Hankkeen toiminta ESR-koordinaattori Sanna Laiho Uudenmaan ELY-keskus 28.5.2013
Ohjausryhmä tai erillinen asiantuntijaryhmä (1) Lump Sum hankkeen neuvotteluvaiheessa harkitaan tapauskohtaisesti, tullaanko hankkeelle asettamaan virallinen ohjausryhmä vai riittääkö jonkin olemassa olevan ryhmän tuki hankkeelle. Mikäli hanke velvoitetaan rahoituspäätöksessä asettamaan ohjausryhmä, niin hankkeen toteuttaja tekee ohjausryhmän asettamisesta kirjallisen päätöksen, joka toimitetaan rahoittajalle. Asettamispäätöksessä : nimetään jäsenet ja varajäsenet projektisuunnitelmassa esitetyistä tahoista nimetään rahoittajan edustaja asiantuntijaksi nimetään puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri tai valtuutetaan ohjausryhmä tekemään valinta ensimmäisessä kokouksessa Huom! ohjausryhmän puheenjohtajana ei voi toimia ko. hankkeen projektipäällikkö (esteellisyys) eikä toisen hankkeen projektipäällikkö (intressiristiriita) 2
Ohjausryhmä tai erillinen asiantuntijaryhmä (2) Ohjausryhmällä on hankkeen ohjaus- ja seurantatehtävä projektisuunnitelman toteutumisen seuranta toiminnan ohjaus projektipäätöksen mukaisesti tiedottaminen projektista ja sen tuloksista sekä tulosten levittäminen arviointi Kokouksista tulee pitää pöytäkirjaa kirjataan toteuttajalle tai rahoittajalle tehtävät esitykset numeroidaan juoksevasti toimitetaan allekirjoitettuna (puheenjohtaja + sihteeri) rahoittajalle säilytetään liitteineen asianmukaisesti Vastuu hankkeen toiminnasta on lopulta aina hanketta toteuttavalla organisaatiolla 3
Yhteistyö ja verkottuminen ESR-ohjelman valintaperusteet edellyttävät yhteistyötä ja verkostoitumista kansainvälisen, kansallisen, alueellisen ja/tai paikallisen tason kumppanuus hankkeen toteuttajalla on toteutuksen kannalta oleelliset verkostot ja järjestetty yhteistyö oleellisiin sidosryhmiin Hankkeiden poikkihallinnollisuus ja ylimaakunnallisuus yhteistyön ja verkostoitumisen kehittämisessä Hankkeiden omaehtoinen verkostoituminen Hyvien käytäntöjen levittäminen ja hyödyntäminen 4
Tiedottaminen ja viestintä EY:n tiedottamista ja julkaisua koskevan lainsäädännön noudattaminen Hankkeen tiedotteissa mainittava aina EU:n osallistuminen rahoittajana suositeltavaa mainita myös tuen myöntäjä = kansallinen rahoittaja = Uudenmaan ELY-keskus Hankkeeseen osallistuville on tiedotettava projektin EU-rahoituksesta maininta kaikissa asiakirjoissa (ml. osallistumisasiakirjat ja todistukset) Kaikessa tiedotus- ja viestintätoiminnassa on käytettävä: Eurooppa-tunnusta eli EU-lippua ja siihen liitettynä tekstiä, joka käyttötarkoituksen mukaan on Euroopan unioni Euroopan aluekehitysrahasto tai Euroopan unioni Euroopan sosiaalirahasto. Mikäli hanke saa rahoitusta molemmista rahastoista, tulee molemmat mainita Vipuvoimaa EU:lta -tunnusta suositeltavaa on mainita myös kansallinen rahoittaja viestintäaineisto, tarkemmat ohjeet ja graafiset tunnukset löytyvät internetsivuilta www.rakennerahastot.fi 5
Hankkeen arviointi Arviointia on suunniteltu alustavasti jo hakemusvaiheessa On tärkeää pohtia etukäteen hankkeen alkaessa, millä tavoilla ja menetelmillä arviointia hankkeessa tehdään. Arviointisuunnitelman laatiminen helpottaa arviointityötä. Toteuttamistapoina mm. asiakkailta ja tilaisuuksista kerättävät palautteet, haastattelut, kyselyt, kommentointi, keskustelut, sisäiset palaverit, kokoukset ym. Kysymys on ennen kaikkea siitä, onko eri vaiheissa toimittu järkevästi ja mitä ensi kerralla osataan tehdä paremmin Kerätty tieto on arvokasta myös mahdollista jatkohanketta tai uutta hanketta suunniteltaessa 6
Seuranta ja raportointi (1) Hankkeen toteuttajan on seurattava projektisuunnitelman toteutumista sekä varmistettava toiminnan laatu ja tuloksellisuus Hankkeen seurantaa, raportointia ja valvontaa varten on kerättävä ja säilytettävä riittävät tiedot projektiin osallistuneista mm. osallistujalistoilla Kerättävät osallistujatiedot ja suoritteet on määritelty seurantalomakkeissa Seurattavat tavoiteluvut on ilmoitettu (osin) hakemuksessa. Seurantatiedot raportoidaan rahoittajalle vuoden alkupuoliskolta viimeistään 31.8. ja vuoden jälkimmäiseltä puoliskolta viimeistään 31.1. EURA-järjestelmän kautta. Seurantalomakkeen allekirjoittaa hakemuksessa nimetty vastuuhenkilö tai organisaation virallinen nimenkirjoittaja. 7
Seuranta ja raportointi (2) Lump Sum hankkeissa ei pääsääntöisesti tehdä väliraportointia Loppuraportti kirjoitetaan EURA-järjestelmässä määrämuotoiselle raporttipohjalle hankkeen toiminnan ja tulosten kuvaus on viimeisen rahoituserän maksamisen ehto Loppuraportin allekirjoittaa organisaation virallinen nimenkirjoittaja Huom! Seuranta- ja raportointikoulutuksen (6.5.2013) materiaalit löytyvät osoitteesta http://www.ely-keskus.fi/web/ely/euroopan-sosiaalirahasto 8
Arkistointi ja asiakirjojen säilytys Hallinnoijan on huolehdittava projektiaineiston säilyttämisestä ja ilmoitettava aineiston säilytyspaikasta (osoite ja/tai yhteystiedot) projektin loppuraportissa. Projektimateriaali säilytetään paloturvallisessa arkistossa vähintään 31.12.2020 asti. Rahoittajalla on velvollisuus ilmoittaa, mikäli säilytysaikaa on pidennettävä. Sähköinen arkistointi on mahdollista, mutta tällöin on huolehdittava siitä, että materiaali on käytettävissä ja saatavilla (=päästään varmuudella käsiksi sisältöön) säilytysaikavelvoitteen ajan. 9