Sähköinen asiointi Asioijan käyttöohje, yleiset toiminnallisuudet

Sähköinen asiointi Asioijan käyttöohje, yleiset toiminnallisuudet Kuntien Tiera Oy Tammasaarenkatu 3 00180 Helsinki Y-tunnus 2362180-3 ALV-numero FI23621803 Kotipaikka Helsinki info@tiera.fi www.tiera.fi

Sisällys 1 Asiakirjan tarkoitus... 3 2 Palvelusta yleisesti... 3 3 Kirjautuminen palveluun... 4 4 Omat tiedot... 5 4.1 Henkilötiedot... 5 4.2 Yhteystiedot... 6 4.3 Käyttäjätiedot... 7 4.4 Profiilitiedot... 7 4.5 Toimijan tiedot... 8 5 Omat asiat... 10 5.1 Omien asioiden katselu... 10 5.2 Lisätietopyyntöön vastaaminen... 12 6 Yhdistyksen tai toimintaryhmän puolesta asiointi... 14 6.1 Edustettavan tahon haku... 15 6.2 Uuden jäsen kiinnitys olemassa olevaan tahoon, jossa on jo jäseniä... 16 6.2.1 Uuden jäsenen lisäys... 17 6.3 Uuden toimijan luominen... 19 7 Sähköinen allekirjoitus... 21 7.1 Kutsu sähköiseen allekirjoitukseen... 22 7.2 Tunnistautuminen sähköiseen allekirjoituspalveluun... 23 7.3 Avustushakemuksen allekirjoitus... 23 2/24

1 Asiakirjan tarkoitus Tämä dokumentti on käyttöohje Espoon kaupungin sähköisen asioinnin asioijan käyttöliittymään yleisten toiminnallisuuksen osalta. 2 Palvelusta yleisesti Sähköinen palvelualusta tarjoaa asioijalle henkilökohtaisen asiointitilin, jossa asioija näkee kaikki Espoon sähköisen asioinnin ratkaisussa vireille laittamansa asiat ja voi seurata niiden edistymistä. Asioija voi saada käyttöliittymäänsä myös lisätietopyyntöjä vireille panemaansa asiaa liittyen ja hän näkee siellä asian käsitelyn etenemisen. Hän voi myös poistaa itselleen tarpeettomia, vanhoja vireille laittamiaan asioita omasta näkymästään (esim. vanha avustushakemus). Käyttöliittymässä on myös linkki Espoon kaupungin Toimijarekisterin päivityskäyttöliittymään, jossa ylläpidetään tietoja yhdistysten ja toimijaryhmien jäsenistä, sekä jäsenten allekirjoitusoikeuksista. Toimijarekisterikäyttöliittymässä voi myös luoda uuden yhdistyksen tai toimijaryhmän ja kutsua siihen mukaan uusia jäseniä tai poistaa jäseniä. Palveluun tallentuu asioijan tavoitettavuustietoja VRK-järjestelmästä ja sen lisäksi palvelussa on myös mahdollisuus ylläpitää Espoon kaupungin määrittelemiä muita profiilitietoja, joita voidaan hyödyntää sähköisissä palveluissa. Näistä löytyy aina tarkempi kuvaus palvelussa olevassa rekisteriselosteesta. 3/24

3 Kirjautuminen palveluun Palveluun kirjaudutaan vahvalla tunnistuksella. Vahvana tunnistuksena voi käyttää joko pankkitunnitusta tai mobiilitunnistusta (Kuva 1). Kuva 1 Tunnistuksen jälkeen asioija voi tarkastella ja päivittää yhteystietojaan ja profiilitietojaan. Osaa tiedoista asioija ei voi muuttaa, koska ne tulevat Espoon kaupungin Toimijarekisteristä, jonne ne haetaan VRK.n tietokannasta. Jos nämä tiedot ovat virheelliset, tulee asioijan tehdä muutospyyntö VRK-tietoihinsa maistraatille. 4/24

4 Omat tiedot Omat tiedot jakaantuvat neljään eri osioon: Henkilötiedot Yhteystiedot Käyttäjätiedot Profiilitiedot Lisäksi, jos asiointiprofiiliksi on valittu yhdistys, seura tai toimijaryhmä, näkyvät Omat tiedot osiossa myös Toimijan tiedot. 4.1 Henkilötiedot Henkilötiedot-osiossa asioija näkee omat perustietonsa, jotka tulevat VRK-järjestelmästä vahvan tunnistamisen seurauksena. Henkilötiedot-osiossa asioija voi antaa järjestelmälle luvan lähettää sähköpostiviestejä, jolloin esim. lisätietopyyntökysely lähettää heräteviestin asioijalle määriteltyyn sähköpostiin (Kuva 2). Kuva 2 5/24

4.2 Yhteystiedot Yhteystiedot -osiossa näkyviä tietoja käytetään henkilökohtaiseen viestintään ja kyseiset tiedot ovat käyttäjän itsensä ylläpidettävissä ( Kuva 3). Kuva 3 Asioijan omat yhteystiedot 6/24

Henkilö voi asioida myös yhdistyksen, seuran tai toimijaryhmän puolesta, jonka yhteystietoja voi päivittää myös tässä käyttöliittymässa (Kuva 4). Kuva 4 Yhdistyksen tai toimijaryhmän yhteystiedot, jossa asioija on jäsenenä 4.3 Käyttäjätiedot Tämä osio ei ole vielä käytössä Espoon kaupungin sähköisessä asioinnissa. 4.4 Profiilitiedot Tämä osio ei ole käytössä Espoon kaupungin sähköisessä asioinnissa. 7/24

4.5 Toimijan tiedot Jos profiiliksi on valittu yhdistys tai toimijaryhmä, näkyvät Omat tiedot osioissa myös Toimijan tiedot, eli edustettavan organisaation tiedot. Tämä on vaihtoehtoinen paikka ylläpitää yhdistyksen, seuran tai toimijaryhmän tavoitettavuustietoja. Toimijarekisteri käyttöliittymässä on mahdollista hallinnoida organisaation tavoitettavuustietojen lisäksi myös nimenkirjoitusoikeudellisten jäsenten tietoja ja siihen voi siirtyä Omat tiedot osiosta valitsemalla Siirry tästä organisaatiotietojen ylläpitoon. 8/24

Päivitys tapahtuu valitsemalla Muokkaa (Kuva 5). Kuva 5 Lopuksi tehdyt muutokset talletetaan painamalla Tallenna (Kuva 6) Kuva 6 9/24

5 Omat asiat 5.1 Omien asioiden katselu Omat asiat osiossa asioija näkee, mitä asioita hän on laittanut aiemmin vireille ja missä käsittelytilassa ne ovat (Kuva 7). Omat asiat -näkymässä voi poistaa luonnos -tilassa olevan hakemuksen. Kuva 7 Tila Luonnos tarkoittaa sitä, että hakemuksen tekeminen on keskeytetty ja sitä ei ole lähetetty etenpäin. Tila Odottaa tarkoittaa sitä, että hakemus on tehty ja lähetetty, mutta odottaa edelleen yhtä tai kahta sähköistä allekirjoitusta muilta jäseniltä. Tila Käsittelyssä tarkoittaa sitä, että hakemus on täytetty ja lähetetty ja kaikki tarvittavat allekirjoitukset on suoritettu ja hakemus on Espoon kaupungin käsittelyssä. Tila Odottaa lisätietoa tarkoittaa sitä, että käsittelijä on lähettänyt hakijalle lisätietopyynnön, johon tulee vastata sähköisesti. Tila Suljettu tarkoittaa sitä, että hakemus on käsitelty loppuun saakka. 10/24

Tila Keskeytetty tarkoittaa sitä, että hakemus on saapunut Espoon kaupungin käsittelyyn, mutta hakija on päättänyt vetää hakemuksen takaisin. Jos hakemus on puutteellinen ja siihen ei ole saatu tarkennusta pyynnöistä huolimatta, käsitellään hakemus muiden hakemusten kanssa, mutta avustussummaksi ehdotetaan 0 euroa puutteellisuuden vuoksi. Asioija voi avata vireillepanemansa asian klikkaamalla Asian nimeä. Tällöin hän näkee asian käsittelyn etenemiseen liittyviä tapahtumia ja asian virreillepanoon liittyvät dokumentit (Kuva 8). Kuva 8 11/24

5.2 Lisätietopyyntöön vastaaminen Asioija saa sähköpostiinsa heräteviestin lisätietopyynnöstä, jos asioija on antanut Omat tiedot osion Henkilötiedot -kohdassa suostumuksen siihen, että järjestelmä voi lähettää sähköpostiviestejä. (Kuva 2. sivu 5) Lisätietopyyntö näkyy asioijalle Odottaa lisätietoa tilassa (Kuva 9). Kuva 9 Asioja avaa lisätietopyynnön klikkaamalla hiirellä Asian nimeä tai Odottaa lisätietoa ikonia (Kuva 10). Kuva 10 12/24

Asioija voi avata lisätietopyynnön ja vastata siihen. Vastauksen voi tehdä joko kirjoittamalla vastauksen ja/tai lisäämällä lisätietopyyntöön liitetiedoston tai useita liitetiedostoja. Asioija näkee samalla myös lisätietopyynnön sisällön ja määräajan, johon menessä lisätietopyyntöön tulee vastata. Lopuksi asioija painaa Lähetä, jotta käsittely voi jatkua (Kuva 11). Kuva 11 Yhteen vireillepanoon voi kohdistua useita lisätietopyyntöjä, joihin jokaiseen asioija vastaa erikseen. 13/24

6 Yhdistyksen tai toimintaryhmän puolesta asiointi Yhdistyksille ja toimintaryhmille tarkoitetut avustushakemukset saa näkyviin vaihtamalla omaksi asiointiprofiilikseen halutun yhdistyksen-/toimintaryhmän kohdassa Valitse edustettava taho (Kuva 12). Kuva 12 Kuvassa 12 näkyy, kuinka asioijan henkilökohtaisella profiililla ei näy yhtään avoinna olevaa avustusten hakukautta. 14/24

Kuvassa 13 henkilö on vaihtanut profiilikseen edustamansa yhdistyksen ja näkee yhdistykselle haettavissa olevat avustukset. Kuva 13 Jos edustettavaa tahoa ei löydy Valitse edustettava taho valintalistalta, tulee asioijan saada kiinnitettyä itsensä kyseiseen tahoon, jotta hän voi asioida sen puolesta. Tämän kiinnityksen voi tehdä itse vain silloin, kun tahoon ei ole kiinnitettynä vielä yhtään jäsentä. Kun siihen on kiinnitettynä yksikin jäsen, täytyy kiinnitetyn jäsenen kutsua muut jäsenet mukaan. 6.1 Edustettavan tahon haku Aluksi asioija hakee yhdistystä, seuraa tai toimijaryhmää Toimijarekisterin haku toiminnolla (Kuva 14). Kuva 14 15/24

Hakuja voi tehdä joko y-tunnuksen, nimen tai rekisterinumeron perusteella. Nimihaun (Kuva 15) voi tehdä myös muutamien alkukirjainten avulla, jolloin hakutulos voi palauttaa useita tuloksia. Huom! Jotta hakupalvelu toimii, täytyy siinä valita joko Y-tunnus, Nimi tai Rekisterinumero. Kuva 15 6.2 Uuden jäsen kiinnitys olemassa olevaan tahoon, jossa on jo jäseniä Jos hakutoiminto löysi halutun tahon, saa asioija näkymän (Kuva 16), josta hän näkee siihen jo kiinnitetyt henkilöt ja voi pyytää jonkun heistä kutsumaan itsensä kyseiseen tahoon. Kuva 16 16/24

Tällöin jonkun kyseisistä jäsenistä tulee kirjautua palveluun ja siirtyä siellä Toimijarekisteriin. Henkilö näkee tällöin ne tahot, joihin hän kuuluu jäsenenä ja voi avata halutun tahon tiedot valitsemalla Avaa. Henkilö voi olla jäsenenä eri rooleissa useassa toimintaryhmässä samanaikaisesti (Kuva 17). Kuva 17 6.2.1 Uuden jäsenen lisäys Uusi jäsen kutsutaan mukaan siirtymällä käyttöliittymän alaosaan, jossa valitaan Lisää uusi jäsen (Kuva 18). Kuva 18 17/24

Uusiin tietokenttiin täytetään tarvittavat tiedot ja lopuksi painetaan Tallenna (Kuva 19). Voimassaoloaikaan ei tarvitse laittaa loppumisaikaa. Uusi jäsen saa kutsun palveluun sähköpostin perusteella. Kaikkia tässä annettuja tietoja voi päivittää myös myöhemmin kutsutun jäsenen itsensä toimesta. Kuva 19 Uusi jäsen saa sähköpostiinsa viestin, jossa on linkki palveluun ja ohjeet, kuinka toimia (Kuva ). Kuva 20 18/24

6.3 Uuden toimijan luominen Jos edustettavan tahon haku ei löydä tulosta (Kuva 21), kehottaa käyttöliittymä luomaan uuden toimijan. Kuva 21 Kun asioja luo uuden toimijan, avautuu hänelle lomake, jossa on esitäytettynä vain hänen omat tietonsa, muut tiedot tulee lisätä. Uudelle toimijalle täytetään kaikki pakolliseksi merkityt tiedot (merkitty punaisella tähdellä). Jos yhdistys on rekisteröimätön tai y-tunnusta ei ole vielä tiedossa, laitetaan rasti myös kohtaan Rekisterinumero/y-tunnus ei ole vielä tiedossa. Järjestelmä ei anna tallentaa tietoja, ennen kuin kaikki pakolliset tiedot on annettu. Kohdassa Allekirjoittajien määrä toimijan sääntöjen mukaan valitaan joko yksi tai kaksi allekirjoittajaa. Allekirjoitusoikeudellisia jäseniä voi olla kuitenkin useampiakin ja heidät kaikki voi liittää toimijaan. (Kuva 22). 19/24

Kuva 22 20/24

7 Sähköinen allekirjoitus Yhdistyksen tai toimijaryhmän säännöissä on määritelty yksi tai kaksi allekirjoittajaa ja tämä tulee määritellä käyttöliittymässä kohdassa: Allekirjoittajien määrä yhdistyksen/toimintaryhmän sääntöjen mukaan. Jos yhdistyksen/toimintaryhmän säännöissä vaaditaan yksi allekirjoittaja ja avustushakemuksen tekijällä on allekirjoitusoikeus, menee tehty hakemus suoraan Espoon kaupungin käsittelyyn. avustuksen tekijällä ei ole allekirjoitusoikeutta, lähettää järjestelmä kutsun sähköiseen allekirjoitukseen kaikille niille yhdistyksen/toimintaryhmän jäsenille, joille on määritelty käyttöliittymässä allekirjoitusoikeus. Yksi kirjautuja voi suorittaa sähköisen allekirjoituksen. Jos yhdityksen/toimintaryhmän säännöissä vaaditaan kaksi allekirjoittajaa ja avustushakemuksen tekijällä on allekirjoitusoikeus, lähettää järjestelmä kutsun sähköiseen allekirjoitukseen kaikille niille yhdistyksen/toimintaryhmän jäsenille, joille on määritelty käyttöliittymässä allekirjoitusoikeus. Yksi kirjautuja voi suorittaa sähköisen allekirjoituksen. avustuksen tekijällä ei ole allekirjoitusoikeutta, lähettää järjestelmä kutsun sähköiseen allekirjoitukseen kaikille niille yhdistyksen/toimintaryhmän jäsenille, joille on määritelty käyttöliittymässä allekirjoitusoikeus. Kaksi kirjautujaa voi suorittaa sähköisen allekirjoituksen. Jos järjestelmä lähettää hakemuksen allekirjoitettavaksi toiselle yhdistyksen/toimijaryhmän jäsenelle, näkyy tämä Omat asiat osiossa tilassa Odottaa (Kuva 23). Kuva 23 Tarvittavien allekirjoitusten jälkeen hakemus siirtyy Espoon kaupungin käsittelyyn ja hakemuksen tila muuttuu tilaan Käsittelyssä 21/24

7.1 Kutsu sähköiseen allekirjoitukseen Allekirjoitusjärjestelmä lähettää allekirjoitusoikeuden omaaville henkilöille kutsut allekirjoittamaan kyseiset dokumentit. Sähköpostiviesti sisältää linkin palveluun (Kuva 24). Kuva 24 22/24

7.2 Tunnistautuminen sähköiseen allekirjoituspalveluun Allekirjoittaja kirjautuu järjestelmään pankki- tai mobiilitunnistuksella (Kuva 25). Kuva 25 7.3 Avustushakemuksen allekirjoitus Kirjautuneelle käyttäjälle näytetään hänen keskeneräiset allekirjoitustyönsä (Kuva 26). Kuva 26 Allekirjoittaja voi esikatsella ja ladata omalle koneelleen allekirjoitettavia dokumentteja. Myös allekirjoitustapahtuman tila on nähtävillä. Käyttäjällä on nyt mahdollisuus allekirjoittaa asiakirjat Allekirjoita asiakirjoja painikkeella tai kieltäytyä allekirjoittamasta Hylkää painikkeella. Lisäksi käyttäjä näkee kaikki henkilöt, jotka on kutsuttu allekirjoitustyöhön (Kuva 27). 23/24

Kuva 27 Esikatselunäkymässä dokumentin sisällön lisäksi on nähtävillä jo tehtyjen allekirjoitusten tiedot. Käyttäjän omat asiakirjat ovat selattavissa ja katseltavissa työn säilytysajan puitteissa (Kuva 28). Kuva 28 24/24