eage maisterivalinnan hakukohteen akateemisen arvioijan koulutus

Transkriptio

1 eage maisterivalinnan hakukohteen akateemisen arvioijan koulutus Page 1 Mari Riihiaho

2 Kirjautuminen ja käyttöoikeudet Järjestelmään kirjaudutaan Aalto tunnuksella (käyttäjätunnus ja salasana) Käyttöoikeudet muodostuvat pääkäyttäjän (opintotoimisto) lisäämien roolien perusteella (Akateemisen arvioijan rooli). Akateemisen arvioijan roolilla pääset päivittämään Akateemisen arvioinnin lomaketta. Page 2

3 Hakijoiden tunnistaminen Hakijoilla on järjestelmässä yksilöivä tunniste, joka on järjestelmän luoma ID (Tunniste). Hakijoiden käyttäjätunnuksena järjestelmässä toimii sähköpostiosoite. Hakijalla voi olla vain yksi hakemus järjestelmässä, viimeisin hakemus on voimassa oleva. Page 3

4 Käyttäjän eri näytöt Odottavat Hakijat löytyvät Odottavat näytöltä vasta sitten, kun hallinnollinen tarkastus on tehty ja lomake on lähetetty akateemiseen arviointiin. Odottavat näytöltä löytyvät kaikki hakukohteeseen hakeneet kelpoiset hakijat. Odottavat näytöllä voi järjestää hakijoita otsikkotietojen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Page 4

5 Käyttäjän eri näytöt Käsittelyssä olevat Käsittelyssä olevat näytöltä löytyvät kaikki itselläsi klukittuna olevat hakemukset. Page 5

6 Käyttäjän eri näytöt Arkisto Arkisto näytöltä löytyvät aina kaikki hakukohteen hakemukset. Page 6

7 Käyttäjän eri näytöt Raportit Kaikki hakijat (myös muiden hakukohteiden hakijat) saadaan näkyville Raportit toiminnon kautta. Järjestelmään on määritelty erilaisia raporttipohjia, joita voidaan hyödyntää. Page 7

8 Hakuprosessin lomakkeet Käyttäjän valikko Sähköpostin lähetys hakijalle Käsittelyn kaikki vaiheet nähtävillä Käsittelijöiden väliset kommentit Käsittelyprosessin vaiheet Page 8

9 Asian tiedot välilehti Asian tiedot välilehti: hakijalle voi lähettää sähköpostia, joka tallentuu järjestelmään. näkyvissä hakemuksen käsittelijöiden historiatieto (kaikki lukitukset ja lukituksien purkamiset näkyvät Käsittelyhistoriassa). käsittelijöiden kesken voi lisätä Kommentteja (kommentit eivät näy hakijalle). Page 9

10 Asian lukitus Jos haluat käsitellä hakijaan liittyviä tietoja, asia tulee ensin lukita itselleen painamalla Lukitse asia itsellesi. Tietoja pääsee katselemaan myös ilman lukitusta. Page 10

11 Asian lukitus toiselta käsittelijältä Jos hakemus on käsittelyssä jollakin henkilöllä, on hakemuksen edessä lukittu merkki. Lukituksen voi purkaa toiselta valitsemalla hakemuksen ja painamalta sivun yläosasta Lukitse itsellesi painiketta. Page 11

12 Akateeminen arviointi Lukituksen jälkeen Akateemisen arvioinnin lomake näkyy punaisella värillä. Lomake näkyy punaisena niin kauan kunnes lomakkeelle on kirjoitettu ja tallennettu jotakin. Pakollisia täytettäviä kohtia ei Akateemisen arvioinnin lomakkeella ole. Muita lomakkeita pääsee katselemaan, mutta ei päivittämään sinne tietoja (Lukuoikeus/Muokkausoikeus). Page 12

13 Skannatut liitteet Koulutusohjelma voi halutessaan skannata hakemukseen liitteitä valitsemalla Lomakkeet > Skannatut liitteet. Sivulla on toiminto Lisää tiedosto (tiedoston maksimi koko on Kt) Kauppakorkeakoulussa on hakemuksen muut dokumentit skannattu valmiiksi. Muita dokumentteja ovat mm. kurssikuvaukset, CV, todistuksia, ym., joita on edellytetty toimittamaan hakemuksen lisäksi. Page 13

14 Akateeminen arviointi Akateemisen arvioinnin lomakkeella näkyvät mm. hakijan kielitaito, yliopisto, tutkintotiedot sekä motivaatiokirje (useimmilla). Lomakkeella voidaan arvioida hakijan eri osa alueita numeroin tai sanallisesti. (Huom! Lomakkeella näkyvä keskiarvo on opiskelijan itsensä merkitsemä) Arvioitavat osa alueet ovat hakukohdekohtaisia. Hakukohteen käyttämä pisteskaala löytyy pisteytysotsikon info kuvakkeesta. Page 14

15 Akateeminen arviointi raporttien hyödyntäminen Jos käytetään pistearviota, voidaan järjestelmästä ottaa excellista, jossa nähdään hakijoiden järjestyminen esim. annettujen pisteiden perusteella. Raporttipohjaan voidaan asettaa kaava hakukohteen pisteytyksestä, joka tuottaa muodostuvaan exceliin kaavan mukaisen tuloksen hakijoista. Pyyntö kaavan lisäämisestä tehdään osoitteeseen (vain järjestelmässä akateemista arviointia tekeville hakukohteille) Page 15

16 Raportit raporttipohjan lataaminen Lataa raportti valikosta löytyvät valmiit raporttipohjat. Raporttipohjan saa ladattua klikkaamalla raportin nimeä. AA, Evaluation marks (xx) raporttipohjalle tulevat ao. hakukohteen arvioitavat osa alueet. Raporttia voidaan käyttää akateemisessa arvioinnissa haluttaessa nähdä arvioinnin lopputulos koko hakijajoukosta. Page 16

17 Raportit raporttipohjan lataaminen Raporttipohjaan määritellyt tiedot tulevat näkyville Sarakkeet osioon. Voit poistaa raportilta tietoja valitsemalla sarakkeen edessä olevan punaisen rastin. Raporttiin voi määritellä kaavan tai suodattimen Lisää kaavasarake tai Lisää suodatin painikkeiden edessä olevista vihreistä + painikkeista. Lopuksi valitse raportin muoto (Excel, Open office, Html) ja paina Luo raportti painiketta. Page 17

18 Raportit oman raportin lataaminen Voit luoda raportille haluamiasi asioita valitsemalla tiedon klikkaamalla Lomakkeiden kentät osiosta haluttua tietoa. Page 18

19 Perustietojen hakeminen oman hakukohteen hakijoista Valitaan raporttipohja Perustiedot/Basic information. Määritellään suodattimet, jotta raportille ei tule kaikkia Kauppakorkeakouluun hakeneiden tietoja. Page 19

20 Perustietojen hakeminen oman hakukohteen hakijoista Valitaan Lisää suodatin kohdasta vihreä + painike > asetetaan ehdot suodattimelle > painetaan Lisää suodatin. Ehdot esimerkkihakukohteen International Business Communication suodattimesta, määritellään vaihe: [perustiedot] Vaihe = Akateeminen arviointi sekä määritellään hakukohde: ja [Hakulomake] Hakukohde = International Business Communication Page 20

21 Perustietojen hakeminen oman hakukohteen hakijoista Suodattimien lisäämisen jälkeen muodostuu niistä lauseke määrittelyosion alapuolelle. Raportti saadaan luotua valitsemalla raportin tyyppi sekä Luo raportti painike. Mitä raportille tulee? Raportille tulevat perustiedot hakijoista, jotka ovat akateemisessa arvioinnissa ja heidän hakukohteensa on International Business Communication. Page 21

22 Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta ja arviointiryhmän logiikka Hakukohteet on liitetty arviointiryhmään, joka on tyypillisesti koulutusohjelma. Akateeminen arvioija pääsee merkitsemään oman arviointiryhmänsä arvion Korkeakoulu tietokantaan, jolloin arviointi näkyy tämän arviointiryhmän hakukohteiden hakijoiden akateemisen arvioinnin lomakkeella. Kaikilla hakijoilla, jotka ovat hakeneet samasta korkeakoulusta saman arviointiryhmän hakukohteisiin, on näkyvissä sama arvio heidän korkeakoulustaan. Page 22

23 Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Akateemisen arvioinnin lomakkeelta linkistä Korkeakoulun arviot päästään Korkeakoulutietokantaan, jonne voidaan lisätä oman hakukohteen arviointiryhmän arvio korkeakoulusta. Arviointiryhmä voi arvioida yliopistoa joko numeerisella arvosanalla tai kommentoida sanallisesti. Page 23

24 Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Akateemisen arvioinnin lomakkeella olevan linkin lisäksi Korkeakoulutietokantaan pääsee myös valikosta kohdasta Ylläpitokanta > Korkeakoulu. Page 24

25 Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Korkeakoulu löytyy joko kirjoittamalla nimen osan Korkeakoulun nimi sarakkeeseen tai painamalla vain Hae painiketta, jolloin tietokanta hakee kaikki korkeakoulut. (Mikä tahansa merkki on *) Page 25

26 Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Korkeakoulun perustiedot näkyvät tästä. (päivitetään hakijapalveluissa) Arviointilistaan pääsee sivun alaosasta tai kaikki tehdyt arviot löytyvät kohdan Arviointi lista kautta Hae painikkeen avulla. (päivitetään korkeakouluissa) Page 26

27 Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Annetut arviot korkeakouluista näkyvät kohdasta Arviointi lista. Kaikkien arviointiryhmien arvioita pääsee selaamaan, mutta päivitysoikeus on vain omien hakukohteiden arviointiryhmiin. Jos korkeakoulua ei löydy arviointilistasta, ei kyseistä koulua ole aiemmin arvioitu minkään arviointiryhmän kannalta. Page 27

28 Korkeakoulussa tehtävät toimet 1/2 Korkeakoulun tulee minimissään tehdä seuraavaa: 1. Valita hakijat, joita esitetään hyväksyttäviksi 2. Merkitä valintaesitys lomakkeelle valintaesitys, mikäli hylkäävä merkittävä myös hylkäyksen syy: Koulutusohjelmakohtaiset halukelpoisuusehdot eivät täyty Hakijan saamat valintapisteet eivät riittäneet valituksi tulemiseen tänä vuonna 3. Tarkistaa Raportit toiminnon kautta, että kaikille hakukohteen hakijoille on valintaesitys merkitty Page 28

29 Korkeakoulussa tehtävät toimet 2/2 Korkeakoulun ei tarvitse lähettää asioita enää eteenpäin järjestelmässä, vaan se tehdään Hakijapalveluiden toimesta valinta ajon yhteydessä. Hyväksyttyjen ja hylättyjen hakijoiden hakupaperit säilytetään korkeakoulussa. Page 29

30 Yhteystiedot Mari Riihiaho, p tai Wiki sivut: Page 30