Valtiknttri Ohje 1 (7) Kieku-yksikkö Prsessikehitystimist 3.10.2013 Henkilöstöhallinnn allekirjitettavat / dkumentinhallintajärjestelmään vietävät asiakirjat Ohje Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 09 77 251, Faksi 09 772 5208, www.valtiknttri.fi
2 (7) Asiakirjan muutshistria versi päiväys tekijä Muutshistria 0.1 3.9.2013 Sinikka Ollikainen 0.2 17.9.2013 Sinikka Ollikainen Sisällön täydentäminen ja stilisintia 1.0 3.10.2013 Sinikka Ollikainen Sisällön täydentäminen ja stilisintia
3 (7) Sisällysluettel 1 Jhdant... 4 2 Henkilöstöhallinnn allekirjitettavat / dkumentinhallintajärjestelmään vietävät asiakirjat... 4 3 Henkilöstöhallinnn asiakirjat, jiden käsittelyyn riittää prtaalissa kierrättäminen ja hyväksyminen. 4 4 Pissalt... 5 4.1.1 Ei harkinnanvaraiset pissalt... 5 4.1.2 Harkinnanvaraiset pissalt... 6 5 Asiakirjjen tulstaminen... 7 6 Henkilöstöhallinnn tulstettavat asiakirjat Kiekusta tarve erillisille wrd-phjille... 7
4 (7) 1 Jhdant Tämän hjeen tavite n selkiyttää henkilöstöhallinnn asiakirjjen käsittelyä. Kiekussa. Talus- ja henkilöstöhallinnn referenssiryhmä kävi 24.1.2013 kkuksessa läpi henkilöstöhallinnn allekirjitettavia /dkumentinhallintajärjestelmään vietäviä asiakirjja. Ohjeessa esitellään nämä asiakirjat. Ohjeessa kerrtaan lista pissalista, ei harkinnanvaraisista ja harkinnanvaraisesista pissalista. Lisäksi hjeessa kerrtaan mistä löytyy tarkka hjeistus asiakirjjen tulstamiseen sekä mahdllisista tilanteista millin vi tulla tarve laatia asiakirjasta erillinen wrd-phja. 2 Henkilöstöhallinnn allekirjitettavat / dkumentinhallintajärjestelmään vietävät asiakirjat Talus- ja henkilöstöhallinnn referenssiryhmässä käytiin läpi asiakirjat, jiden käsittelyyn prtaalin kautta kierrättäminen ja hyväksyminen ei le riittävä menettely. Prtaalissa ei le sähköistä allekirjitusta ja tästä syystä seuraavat asiakirjat n prtaalikäsittelyn tai taustajärjestelmään tallentamisen lisäksi tulstettava, allekirjitettava/ vietävä dkumentinhallintajärjestelmään. Palvelussuhteen alitus, määräaikaisen palvelussuhteen alitus (nimittämiskirja) Harkinnanvarainen virkavapauspäätös, myös sittaiset virkavapaudet Työajan muuts; spimukset tehtävä kirjallisesti tai tdistettavasti Palkan muuts (klme lmaketta) Tehtäväkhtaisen palkan muuts Palkan lisien muuts Muu palkan muuts Tdistus irtisanutumisesta Spimus lman pitämisestä lyhennettynä työaikana 3 Henkilöstöhallinnn asiakirjat, jiden käsittelyyn riittää prtaalissa kierrättäminen ja hyväksyminen Seuraaville henkilöstöhallinnn asiakirjille riittää prtaalissa kierrättäminen ja hyväksyminen: Ei harkinnanvaraiset pissalt Lmarahavapaaspimus
5 (7) Säästövapaaspimus Vusilman siirtämisspimus 4 Pissalt Pissalt n jaettu kahteen ryhmään, ei-harkinnanvaraisiin ja harkinnanvaraisiin. Ei-harkinnanvaraisilla tarkitetaan valtin yleisessä virka- ja työehtspimuksessa svittuja pissalja, jista tavallisimpia vat sairauspissalt ja perhevapaat. Harkinnanvaraisilla pissalilla tarkitetaan virkavapauksia/työstä vapautuksia, jiden myöntämiseen työnantajalla n harkinta- ja päätösvalta. Esimerkkejä ei harkinnanvaraisista ja harkinnanvaraisista pissallajeista: 4.1.1 Ei harkinnanvaraiset pissalt Ei harkinnanvaraisia pissalja vat mm seuraavat pissallajit: Asevelvllisuus (pissallaji 5010) Erityisäitiysvapaa (pissallaji 5040) Hitvapaa (pissallaji 5100) Isyysvapaa, palkatn (pissallaji 5110) Isyysvapaa, palkallinen (pissallaji 5115) Maanpulustus ja kriisivalmennus (pissallaji 5150) Kuntutus (pissallaji 5180) Ottlapsen vanhempainvapaa (pissallaji 5420) Merkkipäivät ja lähimaisiin liittyvät pissalt (5280) Sairaus (pissallaji 5480) Tilapäinen hitvapaa (pissallaji 5530) Työtapaturma/ammattitauti (pissallaji 5600) Vanhempainvapaa (pissallaji 5620) Väkivallasta aiheutunut työkyvyttömyys (pissallaji 5660) Äitiysvapaa (pissallaji (pissallaji 5680)
6 (7) 4.1.2 Harkinnanvaraiset pissalt mm. seuraavat pissallajit vat harkinnanvaraisia pissalja: Ay-kulutus, pv (pissallaji 5020) EU-virkamiesharjittelu palkallinen (pissallaji 5060) Osittainen hitvapaa (pissallaji 5101) Kansallinen asiantuntija (pissallaji 5125) Kriisinhallintakulutus (pissallaji 5140) Kriisinhallinta (pissallaji 5145) Lapsen vaikea sairaus (pissallaji 5220) Virka/tehtävä muualla, palkatn (pissallaji 5290) Muu virkavapaus, palkallinen (pissallaji 5290) Virka/tehtävä muualla, palkallinen (pissallaji 5291) Virka/tehtävä muualla, sapalkallinen (pissallaji 5252) Muu virka/tehtävä, ma virast (pissallaji 5300) Muu virkavapaus, palkatn (pissallaji 5310) Osittainen virkavapaus (pissallaji 5320) Muutn valmistelutimenpiteet (pissallaji 5330) Muuttvapaa (pissallaji 5340) Opintvapaa, palkatn (pissallaji 5350) Opintvapaa, palkallinen (pissallaji 5351) Opintvapaa, sapalkallinen (pissallaji 5352) Pliisikulutus, pintvapaa (pissallaji 5440) Siviilikriisinhallinta (pissallaji 5495) Siviilipalvelu (pissallaji 5500) Timinta EU:ssa (pissallaji 5540) Työsujelukulutus (pissallaji 5570) Työsujelun yhteist kul (pissallaji 5590) Urheilued. palkall (pissallaji 5610)
7 (7) Urheilued. palkatn (pissallaji 5611) Ulkmaan työ, kv.järj. (pissallaji 5615) Vurtteluvapaa (pissallaji 5650) 5 Asiakirjjen tulstaminen Yksityiskhtaiset hjeet asiakirjjen tulstamiseen löydät Palvelussuhteenhallinnan ja Vusilmasuunnittelun käsikirjista. 6 Henkilöstöhallinnn tulstettavat asiakirjat Kiekusta tarve erillisille wrd-phjille Kaikki henkilöstöhallinnn allekirjitettavat / dkumentinhallintaan vietävät asiakirjat vat tulstettavissa järjestelmästä. Kiekun tulstettavat asiakirjat vat pdf-mutisia, mikä estää pääsääntöisesti virastn mien tekstien tai lgjen lisäämisen asiakirjalle. Mikäli virastlla n välttämätön tarve täydentää valmiin asiakirjan sisältöä, n virastn laadittava asiakirjasta ma wrd-phja.