UUDENKAUPUNGIN KAUPUNKI Talousarvio 2017 ja taloussuunnitelma 2017-2019 Laadintaohjeet Kaupunginhallitus 20.06.2016
Suunnittelukehys 2017-2019 Kaupungin talousarvion ja taloussuunnitelman tavoitteiden tulee perustua Uudenkaupungin Elinvoimainen uusi kaupunki 2020 strategiaan ja sen kahteen painopistealueeseen: terve talous ja hyvinvoivat asukkaat. Taloushallinnon ohjelma, talousarvioasetelma, kustannuspaikat ja tilit muuttuvat laadintaprosessi on ennallaan Vuoden 2017 talousarvio laaditaan uudella UNIT4 Business World -ohjelmalla. Abilita Oy:n henkilökunta kouluttaa budjetin laatijoita uuden ohjelman käyttöön pelastuslaitoksen atk-luokassa 10.8 11.8.2016. Koulutusryhmiä on kaksi/päivä, yksi aamupäivällä ja yksi iltapäivällä, ja kuhunkin ryhmään mahtuu yhteensä 10 henkilöä. Koulutuskutsu on lähetetty yksiköille 8.6.2016. Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 4.4.2016 uuden talousarvioasetelman vuodelle 2017. Talousarvioasetelma on laadintaohjeiden liitteenä (Liite 1) ja tallennettuna kaupungin intrasivulle. Kaikkien kustannuspaikkojen ja myös suurelta osin tilien numeroinnit muuttuvat vuonna 2017. Vertailutiedot (tp 2015 ja TA 2016) on siirretty vastaavuustaulukoita käyttäen suunnitelmavuosien pohjiin. Vuoden 2017 talousarvion laadinnassa käytettävä talousarvioasetelma (kustannuspaikat ja tililuettelot, Liite 2) löytyvät kaupungin intrasivulta http://intra.ukinet.fi/talous/talousarvio Myös vastaavuustaulukot on tallennettu kaupungin intrasivuille helpottamaan talousarvion tallennustyötä. Suunnittelukehysten perusteet Kaupungin tulot kasvavat vain vähän suunnitelmakaudella, koska verotulojen kasvu on vaisua ja valtionosuudet eivät merkittävästi nouse vuodesta 2016 - kaupungin menotkaan eivät siis saa kasvaa. Maakuntahallinto- ja sosiaali- ja terveystoimen uudistus muuttavat kuntien tehtäviä ja toimintamalleja, mutta kaupunki ei voi jäädä odottamaan muutoksia. vaan toimintojen uudistamista ja rationalisointia on jatkettava. Kaikkia nykymuotoisia palveluita ei nykyisillä resursseilla voi tarjota, vaan sekä työntekijöillä että luottamushenkilöillä tulee olla valmiutta luopua vanhasta ja keskittyä olennaiseen. Toimintojen uudistaminen tarkoittaa mm, että: yksikkökokojen on oltava optimaalisia toiminnassa on keskityttävä olennaiseen työvoima on kohdennettava oikein 1
henkilökunnan on oltava motivoitunutta ja sitoutunutta johtamiskulttuurin on tuettava uudistushalukkuutta ja tehokkuutta Talousarvioesityksen periaatteet Talousarviossa on pyrittävä rakenteellisiin, toiminnallisiin ja tuottavuutta parantaviin muutoksiin. Talousarvion taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden tulee tukea kaupungin strategian toteuttamista. Palvelutoiminnan henkilöstöresursseja ei voida lisätä, vaan on selvitettävä löytyisikö it- ja muita ratkaisuja ja keinoja itsepalvelun lisäämiseksi ja palvelujen tuottamisen tueksi ja avuksi. 2. Talousarvio ja suunnitelmakausi Käyttötalousosa ja investointiosa laaditaan 3-vuotiskaudelle (2017-2019). 3. Käyttötalousosan rakenne a) Palvelukeskus Yhteenveto: tiliryhmät b) Tulosalue/Palvelut: valtuuston hyväksymä sitovuustaso Yhteenveto: Eurot (tulot, menot, toimintakate ja poistot) c) Suoritteet: suoritemäärät, suoritenimet (tallennetaan keskitetysti talouspalveluissa) 1. Toiminta-ajatus 2. Tavoitekehikko (malli liitteenä) 3. Uutta talousarviossa toiminnot numeroituna, henkilöstövaikutukset, määräraha- ja tuloarviovaikutukset 4. Onko joistakin aikaisemmin tuotetuista palveluista luovuttu 5. Perustelut 6. Resurssit 7. Tilivelvolliset d) Tulosalueita/palveluja alemmat budjetin laadintatasot (tasoista 3 eteenpäin) sekä kustannuspaikat: lautakunta tai viranhaltija hyväksyy. Talousarvio laaditaan aina kustannuspaikkatasolla. Eurot, perustelut, tunnusluvut ja yksikön mahdolliset omat tavoitteet (ei hyväksytä valtuustotasolla). Esimerkiksi Unit4 tasot Sivistyspalvelukeskus osasto taso 1 Opetus- ja kasvatuslautakunta osasto taso 2 Perusopetus osasto taso 3 Sitovuustaso ( kv hyväksyy) Peruskoulut osasto taso 4 Hakametsän koulu kustannuspaikka / talousarvion laadintataso 2
Raportteihin tulostuvat voimassa olevan organisaation mukaiset nimet eivätkä budjetin syöttöhierarkian mukaiset tunnukset. 4. Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden on tuettava kaupungin strategian toteuttamista sekä kaupungin prosessimaista toimintamallia. Valtuusto osoittaa talousarviossa resurssit tavoitteiden saavuttamiseksi. Tavoitteiden ja resurssien tulee olla keskenään johdonmukaisia. Tavoitetason tulee olla realistinen ja kannustava. Jokaisen tulosalueen on huolehdittava siitä, että toteuttava yksikkö ja sen henkilöstä on mukana asettamassa tavoitteita ja tuntee sille asetetut tavoitteet. Lautakuntien on talousarviota ja suunnitelmaa laatiessaan huomioitava kaupungin palvelujen ja toiminnan kehittämisen yleisperiaatteet mm. vaihtoehtoiset palvelujen tuottamis- ja järjestämistavat. Toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita ovat määrä-, laatu- ja taloudellisuustavoitteet. Tavoitteet kuvaavat toimintaa, tuloksia ja yksikkökustannuksia. Ne ovat tulosalueita sitovia. Tavoitteiden pitää olla realistisia, selkeitä, mitattavissa olevia ja toimintaa ja sen kehitystä kuvaavia. Hyvä tavoite kertoo, mitä oleellista tulosalueella halutaan saada aikaan. Tarkastuslautakunta ja viime kädessä valtuusto arvioivat toiminnan tavoitteiden toteutumisen. Hyvän tavoitteen tunnusmerkkejä ovat: tavoitteiden on oltava selkeitä ja konkreettisia niillä on oltava toimintaa tiettyyn suuntaan ohjaava vaikutus tavoitteiden toteutumista on voitava seurata (mitattavuus) tulosalueen tai konserniyhteisön on voitava vaikuttaa tavoitteen toteutumiseen ja sillä tulee olla edellytykset sen saavuttamiseksi Hyvän mittarin ominaisuuksia ovat: muuntaa tavoitteen sen etenemistä mittaaviksi tunnusluvuiksi tuottaa tietoa päätöksentekoa varten on selväpiirteinen ja helposti ymmärrettävä on helppokäyttöinen: mittaamisessa tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla, analysointi on vaivatonta luotettava, ei ole helposti manipuloitavissa on omien toimenpiteiden vaikutuspiirissä 3
Hyvän mittarin tunnusmerkit luotettavuus yksiselitteisyys helppolukuisuus olennaisuus Jokaiselle tulosalueelle on asetettava VAIN 3-5 keskeistä, merkittävää/mitattavaa tavoitetta. Tunnuslukuja ovat suoritetavoitteet, tehokkuus/taloudellisuus ja toiminnan laajuustiedot, asiakastyytyväisyys sekä voimavarat. Tavoitekehikkona käytetään vuoden 2017 talousarvion kehikkomallia. Malli liitteenä (Liite 3). 5. Palkat ja henkilöstökulut Palkat Vuoden 2017 palkkaliitteen palkat on laskettu korottamalla vuoden 2016 toukokuun palkkoja 0,5 %. Vuosille 2018 ja 2019 palkkoja on korotettu 0,5 % edellisen vuoden tasosta. Talousarvion palkkaliitteet toimitetaan yksiköille viikolla 24. Sosiaali- ja eläkevakuutusmaksut Eläkevakuutusmaksu KuEl jakautuu palkkamenoperusteiseen, eläkemenoperusteiseen ja varhe-maksuun. Erikseen lasketaan seuraavat: KuEl-eläkemenoperusteinen eläkevakuutusmaksu (tili 4101) lasketaan vuosille 2017-2019 seuraavasti (Lähde Keva): vuosi 2017 vuoden 2016 toteutuma-arvio * 0,95 vuosi 2018 vuoden 2017 summa * 0,95 vuosi 2019 vuoden 2018 summa * 0,95 Varhe-maksu (tili 4102) lasketaan vuosille 2017-2019 seuraavasti: vuosi 2017 vuoden 2016 toteutuma-arvio +15 % vuosi 2018 vuoden 2017 summa vuosi 2019 vuoden 2018 summa Esimerkkilaskelma KuEl-maksu, eläkemenoperusteinen: Kustannuspaikka 001022 talouspalvelujen hallinto tili 4101 = KuEl-maksu, eläkemenoperusteinen Käyttö 1-4/2016 on 2.095 euroa Toteutuma- arvio 2016 = 2.095/4 * 12 = 6.285 euroa Esitys 2017 = 6.285 * 0,95 = 5,971 euroa Esitys 2018 = 5.971 * 0,95 = 5.672 euroa Esitys 2019 = 5.672 * 0,95 = 5.389 euroa 4
6. Sisäiset erät 7. Suoritteet 8. Investoinnit Muut palkkojen sivukulut UNIT4 ohjelma laskee automaattisesti sinne etukäteen tallennettujen prosenttien mukaisesti. Tarkemmin asiasta tiedotetaan budjettikoulutuksen yhteydessä. KuEl-palkkaperusteinen eläkevakuutusmaksu (tili 4100) on 17,3 % palkkasummasta. Opettajien eläkemaksu VaEl (tili 4145) on 21,1 % palkkasummasta. Työttömyysvakuutusmaksu (tili 4160) on 3,74 % palkkasummasta. Sairausvakuutusmaksu sekä muut (tili 4150) on 2,76 % palkkasummasta. Mahdolliset KEVAN ilmoittamat muutokset eläkevakuutusmaksuihin ilmoitetaan yksiköille myöhemmin. Kehyksen sitovuustasona on ulkoinen toimintakate, joka tulostuu raporttiin riville yhteensä. Kaupungin omilta tulosalueilta hankittavat ennalta sovittuun yksikköhintaan perustuvat palvelut, tarvikkeet ym. merkitään talousarvioon asianomaiselle tilille sisäisenä eränä ja myyjälle vastaavasti sisäisenä tulona. Sisäisiä eriä ovat esim. talous- ja henkilöstöhallinto, henkilökunnan työterveyshuolto, toimistopalvelut, kuljetuspalvelut, sosiaali- ja terveyspalvelut, koulutus- ja kulttuuripalvelut, ateriapalvelut, liikuntapalvelut, sisäiset aine- ja tarvikepalvelut, sisäiset vuokrat, puhtaanapitopalvelut, sisäiset koneiden vuokrat ja atk-palvelut. Sisäisten erien tallennus Voit tallentaa sisäiset erät talousarvioesityksiin vuoden 2016 talousarvion mukaisesti. Lopulliset sisäiset erät tallennetaan esityspohjiin syyskuun loppuun mennessä keskitetysti talouspalveluissa. Sisäisiä palveluja tuottavien yksiköiden on ilmoitettava kustannuspaikoittain vuodelta 2017 muilta yksiköiltä laskutettavat euromäärät talouspalveluihin. Talouspalvelut tallentaa keskitetysti talousarvion 2017-2019 kustannuspaikoilla ja osastoilla käytettävät suoritemäärät. Suoritemäärät toimitetaan talouspalveluun liitteenä olevilla taulukoilla (Liite 4). Tiedot on toimitettava viimeistään viikkoa ennen lautakuntien tai johtokuntien esityslistojen julkaisupäivää, jotta suoritemäärät saadaan tallennettua ja sisältyvät lautakuntien raportteihin. Hankinta, esim. kalusto tai saneeraus, jonka arvo on olennainen eli yli 10.000 euroa, kuuluu investointiosaan. Investointeja koskevat esitykset tehdään investointikohteittain. Jokaisesta investoinnista on ilmoitettava vuosittaiset käyttötalousvaikutukset (Liite 5) Investointiesitykset toimitetaan talouspalveluun, joka kokoaa esitykset koko kaupungin osalta. 5
Tilintarkastajat ovat useaan otteeseen kiinnittäneet huomiota siihen, että investointiohjelmassa tulisi esittää vain sellaiset hankkeet, jotka ovat luonteeltaan investointeja, eivätkä sisällä kunnossapitoon kuuluvia käyttötalouden eriä, joita nykyinen ohjelma sisältää runsaasti. Palvelukeskuksia pyydetään huomioimaan tämä investointikohteita esittäessään. 9. Suunnittelukehykset Palvelukeskuksen suunnittelukehyksen sitovuustasona on ulkoinen toimintakate/jäämä, budjettiraporteissa yhteensä rivi. Myös sisäisiä palveluja tuottavien palvelujen osalta sitovuustasona on ulkoisten menojen ja tulojen välinen erotus. 10. Liikelaitokset Liikelaitosten tulosten on oltava suunnitelmakaudella positiivisia. 11. Talousarvion tallennus Yksiköt tallentavat vuoden 2017 talousarvioesitykset ja -suunnitelmat vuosille 2018-2019 suoraan taloussuunnitteluohjelman tietokantaan joko Unit4- desktopilla (pc-versio) tai Unit4Webillä. Luvut vuosille 2017-2019 tallennetaan kustannuspaikoille ja tileille. Talousarvion pohjien esitys-sarake lukitaan 3.10.2016, ja sen jälkeen kaikki muutokset talousarvioesityksiin tehdään keskitetysti talouspalveluissa. Sitovuustason esityksiin liittyvät tavoitteet sekä suoritetaulukot palautetaan talouspalveluun Hannele Aitamurrolle, joka keskitetysti hoitaa tavoitteiden yhdistämisen tulosalueiden talousarvioesitykseen. Tavoitteet toimitetaan talouspalveluun sähköpostin liitteenä tai tallentamalla verkkolevylle. 6
12. Aikataulu Talousarvion tallennusohjeet, kaupunginhallituksen vahvistama raami sekä talousarvion 2017-2019 laadintaohjeet löytyvät osoitteesta intra.ukinet.fi/talous/talousarvio 20.06.2016 Kaupunginhallitus kehykset 20.06.2016 Kaupunginhallitus laadintaohjeet 03.10.2016 Lautakuntien talousarvioesitykset jätettävä keskushallinnolle 03.10.2016 Yksiköiden tallennus tietokantaan sulkeutuu 21.10.2016 Kaupunginjohtajan esitys 31.10.2016 Valtuuston talousarvioseminaari 07.11.2016 Kaupunginhallituksen esitys 13.12.2016 Kaupunginvaltuuston päätös LIITTEET Liite 1 Talousarvioasetelma 2017 sitovuustaso Liite 2 Kustannuspaikat ja osastot Liite 3 Tavoitekehikon malli Liite 4 Suoritemäärien pohjat Liite 5 Investointien käyttötalousvaikutus Liite 6 Kaupunginhallituksen päätös 20.6.2016 (liitetään kaupunginhallituksen päätöksen jälkeen) TALOUSSUUNNITTELUN JA SEURANNAN VUOSIKELLO VUODELLE 2016 Talousarvion 2017-2019 vahvistaminen KV 13.12.2016 Lautakunnat hyväksyvät vuoden 2016 käyttösuunnitelmat Osavuosikatsaus 1-10/2016, KH 14.11.2016 Talousarvioesityksen 2017-2019 hyväksyminen, KH 7.11.2016 Tulovero- ja kiinteistöveroprosentit, KV 31.10.2016 Talousarvioseminaari 31.10.2016 Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Vuoden 2015 tilinpäätöksen ennakkotiedot KH 1.2.2016 Osavuosikatsaus 1-2/2016, KH 11.4.2016 Lautakunnat käsittelevät vuoden 2015 tilinpäätöksen Tilinpäätös, KH 29.3.2016 Kaupunginjohtajan talousarvioesitys 21.10.2016 Lokakuu 2016 Huhtikuu Lautakuntien talousarvioesitykset 2017-2019 / 3.10.2016 Osavuosikatsaus 1-8/2016, KH 19.9.2016, KV 10.10.2016 Syyskuu Toukokuu Osavuosikatsaus 1-4/2016, KH 23.5.2016, KV 13.6.2016 Tulosalueiden talousarviovalmistelu Osavuosikatsaus 1-6/2016, KH 29.8/2016 Elokuu Heinäkuu Kesäkuu Talousseminaari 30.5.2016 Tilinpäätöksen hyväksyminen ja vastuuvapauden myöntäminen, KV 13.6.2016 Talousarvion 2017-2019 laatimisohjeet ja suunnittelukehykset KH 20.6.2016 Talouden toteutumisen seuranta Talousarvion laadinta Tulosalueiden talousarviovalmistelu Tilinpäätöksen valmistelu 7