TEKSTINKÄSITTELYN ALKEET Tekijät Juuso Sihvola, Tuukka Grönholm, Matti Lehmuskoski, Niko Ollila ja Miikka Alakoski
Sisällys 1 Tiedoston avaaminen ja sulkeminen... 4 1.1 Tiedoston avaaminen... 4 1.2 Tiedoston avaaminen... 5 1.3 Ohjelman sulkeminen... 5 2 Tekstin tuottaminen... 6 3 Tiedoston tallentaminen... 7 4 Aluetoiminnot... 10 5 Tekstin Liittäminen muista lähteistä... 13 6 Kirjasinmuotoilut... 14 6.1 Kirjasinlajin ja Koon muuttaminen... 14 6.2 Merkkitasojen muuttaminen... 14 7 Kirjasintyylit ja -tehosteet... 15 7.1 Kursivointi, Lihavointi, Alleviivaus... 15 7.2 Tekstin värin muuttaminen... 15 7.3 Linkkien poistaminen tekstistä... 15 7.4 Ylä- ja Alaindeksi... 16 8 Merkkien lisääminen... 17 9 Sivun asetukset... 18 9.1 reunuksien tarkistaminen ja muuttaminen, paperin suunnan muuttaminen... 18 9.2 Sarkaimet... 19 9.3 Sisennyksien käyttö... 20 9.4 Riippuva sisennys... 20 9.5 Sisennysten ja välien muuttaminen... 20 9.6 Tasaus... 21 9.7 Rivivälin muuttaminen... 21 9.7.1 Mukautetun rivivälin määrittäminen... 22 9.8 Asiakirjan tunnistetiedot... 22 9.9 Päiväys... 23 9.10 Sivunumerointi ja kokonaissivumäärä... 24 10 Kielen huolto... 25
10.1 Oikoluku... 25 10.2 Tavutus... 25 11 Taulukko toiminnot... 26 11.1 Taulukon luominen... 26 11.2 Rivit ja sarakkeet... 27 11.3 Tietojen syöttäminen ja muokkaaminen... 27 11.4 Muotoilu... 27 11.5 Luettelomerkit ja numerointi... 28 12 Kuvan lisäys... 29 12.1 Kuvan muotoilu... 29 12.2 Tekstin rivitys kuvan suhteen... 29 13 Tulostaminen... 30 13.1 Tulostusasetukset... 30 14 Tiedoston julkaiseminen PDF-muotoon... 31 15 Etsi / korvaa toiminto... 32 16 Ohje-toiminto... 32
4 (32) 1 Tiedoston avaaminen ja sulkeminen 1.1 Tiedoston avaaminen Avaa käynnistä-valikko ruudun vasemmasta alareunasta Valitse Kaikki ohjelmat Avaa kansio Microsoft Office 2013 Avaa ohjelma Word 2013
5 (32) Avaus sivulla näkyy erilaisia tiedostomalleja. Valitse Tyhjä tiedosto. Huom. voit käyttää halutessasi jotain valmista tiedostomallia. 1.2 Tiedoston avaaminen Wordin omalla tiedostomuodolla tallennetun asiakirjan voit avata kaksoisnapauttamalla tiedoston kuvaketta. 1.3 Ohjelman sulkeminen Ohjelman voit sulkea ylhäällä oikealla sijaitsevasta x painikkeesta, tai painamalla alt+f4. (HUOM! MUISTA TALLENTAA TIEDOSTO AINA ENNEN SULKEMISTA)
6 (32) 2 Tekstin tuottaminen Tekstiä tuotetaan näppäimistöllä kirjoittamalla. Word suorittaa rivin vaihdon automaattisesti, kunhan vain jatkat kirjoittamista älä siis tee rivin vaihtoa enter-näppäimellä. Kappaleenvaihto suoritetaan painamalla enter-näppäintä ja sivunvaihto painamalla yhtä aikaa control- ja enternäppäimiä valintaa tai lisää-välilehdeltä klikkaamalla sivunvaihto Manuaalinen rivinvaihto tapahtuu painamalla vaihto/shift- ja enter-näppäintä yhtä aikaa
7 (32) 3 Tiedoston tallentaminen Tiedoston tallentaminen tapahtuu menemällä välilehteen TIEDOSTO Klikkaa sivupalkista kohtaa Tallenna nimellä. Tämän jälkeen valitaan paikka johon tiedosta tallennetaan. Selaa vaihtoehdolla pääset valitsemaan tiedoston tallennuksen tarkan sijainnin. Kun sijainti on valittu nimeä asiakirja selkeällä sisällöstä kertovalla nimellä
Valitse asiakirjan tallennusmuoto tiedoston nimen alapuolelta löytyvästä valikosta ja tallenna 8 (32)
9 (32) Tiedoston uudelleen tallentaminen samaan paikkaan samalla nimellä tapahtuu klikkaamalla oikeasta yläkulmasta löytyvää levykkeen kuvaa tai painamalla control-näppäintä +S Kun haluat tallentaa asiakirjan uudella nimellä uuteen paikkaan mene TIEDOSTO välilehdelle, ja klikkaa sivupalkista kohtaa Tallenna nimellä. Tämän jälkeen valitaan paikka johon tiedosta tallennetaan. Selaa vaihtoehdolla pääset valitsemaan tiedoston tallennuksen tarkan sijainnin. Kun sijainti on valittu nimeä asiakirja uudelleen ja tallenna.
10 (32) 4 Aluetoiminnot Kun asiakirjassa halutaan siirtää, poistaa, kopioida tai korostaa sitä merkkimuotoiluin on alue, johon toiminto kohdistetaan oltava valittuna. Tekstiä voi valita hiirellä pitäen hiiren vasenta painiketta pohjassa ja kuljettamalla halutun tekstin osan päältä. Valittu alue näkyy harmaalla korostettuna Tekstiä voi valita myös muilla keinoin. Valinta sarake joka on tekstin vasemmalla puolella helpottaa alue valintoja. Yksittäinen sana valitaan kaksoisnapauttamalla hiiren vasenta painiketta sanan päällä. Rivi valitaan napauttamalla kerran hiiren vasenta painiketta valintasarakkeessa halutun rivin kohdalla. Virke valitaan painamalla control-näppäintä hiiren vasenta painiketta halutun virkkeen päällä. ja napauttamalla Kappale valitaan kaksoisnapauttamalla hiiren vasenta painiketta valintasarakkeessa halutun kappaleen kohdalla.
11 (32) Koko asiakirja valitaan joko kolmois napauttamalla hiiren vasenta painiketta valintasarakkeessa, tai painamalla control-näppäintä +A Siirtämiseen ja kopiointiin liittyvät työkalut löytyvät aloitus välilehdeltä leikepöydältä Tekstin siirtäminen asiakirjassa uuteen paikkaan tapahtuu valitsemalla haluttu tekstin osa ja painamalla Leikkaa-painiketta Tämän jälkeen siirry asiakirjassa haluttuun kohtaan ja paina Liitäpainiketta Jonkin tekstin osan kopiointi tapahtuu valitsemalla haluttu tekstin osa ja painamalla Kopioi-painiketta
12 (32) Siirry asiakirjassa paikkaan johon teksti halutaan kopioida ja paina Liitäpainiketta Sama pätee myös asiakirjassa oleville kuville. Kaikki leikkaamasi ja kopioimasi osat siirtyvät Leikepöydälle. Voit tarkastella leikepöydällä olevia osia napauttamalla leikepöydän alaosassa sijaitsevaa nuolta Valitun osan leikkaamiseen, kopiointiin ja liittämiseen voi käyttää myös pikanäppäin komentoja + X leikkaa, + C kopioi ja + V liittää
13 (32) 5 Tekstin Liittäminen muista lähteistä Kun liität tekstiin osia muista lähteistä esimerkiksi kuvia, taulukoita tai diagrammeja liittämisasetuksesi leikepöydällä muuttuvat ja sinulla on mahdollisuus valita millaisessa muodossa liität haluamasi osan Liittämisasetukset löydät leikepöydältä Liitä-painikkeen alapuolella olevasta nuolesta painamalla
14 (32) 6 Kirjasinmuotoilut Kirjasinmuotoilut löytyvät Aloitus-välilehdeltä, fontti-ryhmän kohdalta. Samasta paikasta löytyvät myös erilaiset Fonttien tyylit, koot ja väriasetukset. Sekä kursivointi, lihavointi ja alleviivaukset. 6.1 Kirjasinlajin ja Koon muuttaminen Ensimmäisenä Fontti-ryhmässä löytyy fontin tyyli ja sen oikealla puolelta löytyy fontin koko. Molemmat toimivat hiiren vasemmalla näppäimellä. Valitse itsellesi sopiva tyyli ja koko. Valitun tekstin tyyliä voi vaihtaa myös samalla tavalla kuin yllämainitussa ohjeessa. Valitse teksti -> Valitse Fontti tyyli ja/tai koko. (Ctrl + < = pienentää fonttia) (Ctrl + shift + <= Suurentaa fonttia) 6.2 Merkkitasojen muuttaminen Valitun tekstin voi muuttaa käyttäen Muuta Kirjainkoko -näppäimellä, joka löytyy Aloitus-välilehdeltä, Fontti-ryhmästä.
15 (32) 7 Kirjasintyylit ja -tehosteet 7.1 Kursivointi, Lihavointi, Alleviivaus Löytyvät Aloitus-välilehdeltä, Fontti-ryhmästä, Fontti tyylien alapuolelta. Lihavointi painike/ Ctrl+B Kursivointi painike/ Ctrl+I Alleviivaus painike/ Ctrl+U 7.2 Tekstin värin muuttaminen Tekstin värin voi vaihtaa Fontti-ryhmästä löytyvillä painikkeilla. Tekstitehosteet ja typografia Tekstin korostusväri Fontin väri 7.3 Linkkien poistaminen tekstistä Valitaan linkin sisältävät sanat. Napauta hiiren oikeaa painiketta valitun tekstin päällä ja valitaan avautuvasta pikavalikosta poista hyperlinkki
16 (32) 7.4 Ylä- ja Alaindeksi Valitse teksti, jonka haluat muotoilla yläindeksiksi tai alaindeksiksi. Jonka jälkeen valitse Aloitus-välilehden Fontti-ryhmästä Yläindeksi tai Alaindeksi. tai käytä pikanäppäimiä Ctrl + Vaihto +=. (Yläindeksi) Ctrl + =. (Alaindeksi)
17 (32) 8 Merkkien lisääminen Erikoismerkit löytyvät Lisää-välilehdeltä, oikeasta kulmasta Merkitryhmässä. Paina hiiren vasenta painiketta, jolloin saat auki merkit-valikon josta löytyy useimmin käytetyt merkit. Painamalla Enemmän merkkejä kohdasta saat auki alla näkyvän valintaikkunan.
18 (32) 9 Sivun asetukset 9.1 reunuksien tarkistaminen ja muuttaminen, paperin suunnan muuttaminen Mene Sivun Asettelu -välilehdelle. Vasemmalla ylhäällä Sivun asetukset-ryhmästä löytyvät Reunukset- ja Suunta-painikkeet. Reunuksia voi tarkastella ja muuttaa painamalla Reunukset-painiketta. On olemassa valmiiksi valittavia reunustyyppejä ja niiden alta löytyvät mukautetut reunukset, joiden avulla voi itse muuttaa reunuksia. Paperin suuntaa voi muuttaa painamalla Suuntapainiketta.
19 (32) 9.2 Sarkaimet Ota viivain näkyviin Näytä-välilehdeltä. Napauta viivaimen vasemmassa päässä olevaa sarkainvalitsinta, kunnes siinä näkyy haluamasi sarkaintyyppi. Kolme yleisintä sarkainta: Vasen sarkain asettaa tekstin vasemman reunan alkamiskohdan, josta teksti jatkuu oikealle. Keskittävä sarkain asettaa tekstin keskikohdan paikan. Kirjoittamasi teksti asettuu tasan tämän kohdan kummallekin puolelle. Oikea sarkain asettaa tekstin oikean reunan paikan. Teksti siirtyy vasemmalle kirjoituksen aikana. Napsauta viivaimen kohtaa, johon haluat asettaa sarkainkohdan Viivaimelle asetettuja sarkaimia. Voit poistaa sarkainkohdan vetämällä sen pois viivaimesta (ylös tai alas). Sarkain katoaa, kun vapautat hiiren painikkeen. Voit myös siirtää aiemmin asetetut sarkainkohdat toiseen paikkaan vetämällä sarkainta viivaimessa oikealle tai vasemmalle.
20 (32) 9.3 Sisennyksien käyttö Sisennystä voit säätää liikuttamalla viivaimesta löytyviä sisennysmerkkejä. 9.4 Riippuva sisennys Vedä riippuvan sisennyksen merkki (näkyvissä ylemmässä kuvassa) oikealle. Kyseessä on viivaimen alempi kolmio. 9.5 Sisennysten ja välien muuttaminen Valitse muutettava teksti. Avaa Sivun asettelu -välilehti. Siinä voit muuttaa sisennyksiä ja kappalevälejä. Valitse tarvittaessa asetukset ja paina sitten OK. TAI Valitse muutettava teksti. Napauta Kappale-valintaikkunan avainta Aloitusvälilehdessä tai Sivun asettelu-välilehdessä,
21 (32) 9.6 Tasaus Tasaus onnistuu menemällä Sivun asettelu -välilehdelle ja painamalla Tasaa- painiketta. Tasauksia on monia. 9.7 Rivivälin muuttaminen Valitse teksti. Napauta Aloitus-välilehdessä Riviväli-painiketta ja valitse haluamasi asetus.
22 (32) 9.7.1 Mukautetun rivivälin määrittäminen Napauta Riviväli-painiketta ja valitse Rivivälin asetukset tai Kappaleasetukset-painiketta. Rivivälejä voi muokata esim. yhden tai useamman. 9.8 Asiakirjan tunnistetiedot Asiakirjoissa käytetään yleisesti ylä- ja alatunnistetta. Tyypillisiä tunnistetietoja ovat: asiakirjan nimi, päivämäärä, sivunumero ja kirjoittajan nimi. Tunnisteeseen voidaan lisätä asiakirjaan liittyvä kuva tai muuta grafiikkaa. Tunnisteiden luomisen voit aloittaa kaksoisnapauttamalla sivun Ylä- tai alamarginaalia tai Lisää-välilehden ryhmästä Ylä- ja alatunniste
23 (32) 9.9 Päiväys Päiväyksen voi laittaa ylä- ja alatunnisteeseen. Kun jompikumpi tunniste on valittuna, ylös oikealle tulee Ylä- ja alatunnistetyökalut -välilehti. Siellä voit asettaa päivämäärän, klikkaamalla Päivämäärä ja aika - painiketta. Käytettävissä olevia muotoja on monia, kun olet valinnut haluttavan muodon paina OK. Jos haluat, että päivämäärä päivittyy automaattisesti, voit ruksata kohdan Päivitä automaattisesti
24 (32) 9.10 Sivunumerointi ja kokonaissivumäärä Sivunumerot lisätään ylä- tai alatunnisteeseen. Lisää-välilehden ylä- ja alatunniste ryhmästä löytyy Sivunumero-painike, jota painamalla avautuu luettelo, jossa on eri valintamahdollisuuksia numeroinnin sijainnille Kokonaissivumäärä lisätään sivunumeron viereen suluissa. Ylä- ja alatunniste työkalun välilehdeltä löytyy lisää-ryhmästä pikaosatpainike, josta valitaan kohta kenttä. Valitaan kenttäluettelosta NumPages ja muotoilu jota käytetään.
25 (32) 10 Kielen huolto 10.1 Oikoluku Microsoft Office -ohjelma merkitsee kirjoitusvirheet ja sanat joita se ei löydä sanastosta punaisella alleviivauksella ja kielioppivirheet sinisellä alleviivauksella. Tarkastat tekstin käsin menemällä Tarkista-välilehteen ja sieltä painamalla Kieliasun tarkistus. Oikeaan laitaan aukeaa Oikeinkirjoitustyökalu. Sana joka Wordin mukaan on väärin näkyy painikkeiden yläpuolella. Painikkeiden alapuolella olevassa laatikossa näkyvät Wordin korjausehdotukset. Painamalla Ohitapainiketta hyväksyt käyttämäsi sanan. Ohita kaikki-painike sivuuttaa kaikki saman sanan ilmentymät. Lisääpainikkeella sana lisätään Wordin sanakirjaan. Muuta-painike muuttaa sanan Wordin ehdotuksen mukaiseksi. Muuta kaikki-painike muuttaa kaikki saman sanan ilmentymät 10.2 Tavutus Mene Sivun asettelu -välilehteen. Sivun asetukset -ryhmässä paina Tavutus-painiketta ja valitse Automaattinen tavutus.
26 (32) 11 Taulukko toiminnot 11.1 Taulukon luominen Mene Lisää-välilehteen Taulukot-ryhmään ja paina Taulukkopainiketta. Valitse hiirellä kuinka monta riviä ja saraketta (jokainen laatikko vastaa yhtä riviä/saraketta) haluat ja paina hiiren vasenta painiketta. Vaihtoehtoisesti voit valita pikavalikosta Lisää taulukko vaihtoehdon. Jos valitsit Lisää taulukko vaihtoehdon, avautuu alla oleva ikkuna. Tässä ikkunassa voit määrittää rivien ja sarakkeiden määrän. Paina lopuksi OK.
27 (32) 11.2 Rivit ja sarakkeet Paina hiiren vasenta painiketta taulukon päällä, jolloin välilehtiin tulee Taulukkotyökalut-asettelu välilehti. Painamalla sitä löydät työkaluja, joilla pystyt lisäämään tai poistamaan rivejä tai sarakkeita. 11.3 Tietojen syöttäminen ja muokkaaminen Tietoja pääset syöttämään painamalla sitä kohtaa taulukosta johon haluat kirjoittaa. Tekstin muokkaaminen toimii samalla periaatteella kuin muullakin tekstissä. 11.4 Muotoilu Paina hiiren vasenta painiketta taulukon päällä, jolloin välilehtiin tulee taulukkotyökalut-rakenne välilehti. Painamalla sitä aukeaa taulukon muotoiluun liittyviä työkaluja.
28 (32) 11.5 Luettelomerkit ja numerointi Luettelomerkit ja Numerointi -painikkeet löytyvät Aloitusvälilehdestä Kappale-ryhmästä. Valitse kohta, johon haluat merkin ja paina Luettelo tai Numerointi -painiketta. Kirjoita teksti ja paina Enteriä ja saat uuden luettelomerkin tai numeroidun kohdan.
29 (32) 12 Kuvan lisäys Kuvan lisääminen asiakirjaan omalta tietokoneeltasi tapahtuu menemällä Lisää-välilehdelle ja valitsemalla Kuvat-ryhmästä Kuvat-painike. Onlinekuvat-painikkeesta pääset hakemaan Officen ClipArt-kuvia ja käyttämään yleistä hakukonetta kuvien etsinnässä. Kuvien kopioiminen ja liittäminen tapahtuu samalla tavalla kuin muidenkin tekstinosien(katso sivut 10-12). 12.1 Kuvan muotoilu Kuvan ollessa valittuna sen reunoille ilmestyy laatikoita joista vetämällä pystyt muuttamaan kuvan kokoa. Hiiren osoittimen ollessa laatikon päällä se muuttuu kaksisuuntaiseksi nuoleksi. Nuolen suunta kertoo mihin suuntaan kuva suurenee tai pienenee. Kuvan siirtäminen onnistuu viemällä hiiri kuvan päälle, kun hiiren osoitin muuttuu nelisuuntaiseksi nuoleksi, paina hiiren vasenta painiketta ja siirrä kuva haluttuun kohtaan. 12.2 Tekstin rivitys kuvan suhteen Kuvan ollessa valittuna välilehtiin ilmestyy Kuvatyökalut-välilehti, jossa on kuvan muotoiluun käytettäviä työkaluja. Tekstin rivittäminen tapahtuu painamalla Rivitä teksti painiketta, josta valitaan haluttu rivitys.
30 (32) 13 Tulostaminen Avaa Tiedosto-välilehti. Paina Tulosta-painiketta, josta aukeaa tulostusnäkymä ja voimassa olevat asetukset. 13.1 Tulostusasetukset Painamalla Tulostin-painiketta näet mihin tulostimiin tietokoneesi on yhteydessä. Valitse haluamasi tulostin. Muista asetuksista ylimpänä on tulostettavien sivujen valinta. Voit valita, mitkä sivut asiakirjasta tulostetaan. Sivut tulostetaan yksi tai kaksipuoleisina valintasi mukaan. Tulostettavien kopioiden määrä kertoo kuinka moninkertaisina sivut tulostetaan. Voit myös valita paperin koon ja tulostetaanko sivut vaakavai pystysuunnassa Esikatselussa näet minkälainen asiakirjasta tulee tulostettaessa.
31 (32) 14 Tiedoston julkaiseminen PDF-muotoon Tiedoston julkaiseminen PDF-muotoon käy helposti vain tallentamalla nykyinen tiedosto PDF-muotoon
32 (32) 15 Etsi / korvaa toiminto Etsi-toiminnolla voit etsiä tekstiä, kuvia ja kommentteja, Erikoishakutoiminnolla voit etsiä tietyn sanan, korvata kaikki sanat tai yksilöidyn sanan. Siirry toiminnolla voit siirtyä tietylle sivulle nopeasti. 16 Ohje-toiminto Ohje-toiminto löytyy oikean yläkulmasta?-merkistä. Word-ohjeesta löytyy hakusanalla lisätietoa haluamastasi aiheesta esimerkiksi sarkainten määrittäminen