Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto
1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistolaitos on vuonna 2000 antanut suosituksen käyttää arkistoinnin perusteena tehtäväluokkaa asiakirjatyypin sijaan. Suositeltavaa on myös kuvata tehtävien hoidon käsittelyprosessit arkistonmuodostussuunnitelmassa. Suositusten mukainen AMS toimii kokonaisvaltaisena tiedonhallinnan suunnitelmana. Käsittelyprosessien yhdenmukaistamiseksi on julkaistu 1.1.2009 kuntien yhteinen tehtäväluokitus. Tehtäväluokituksen ovat laatineet yhteistyössä Arkistolaitos ja kunnat. Kunnissa ollaan siirtymässä enenevissä määrin sähköiseen asiointiin. Sähköinen asiointi tuo kunnan palvelut lähemmäksi kuntalaista, mutta lisäksi se tarjoaa uusia mahdollisuuksia asiakirjahallintaan. Kun asiakirjoja luodaan, vastaanotetaan ja käsitellään sähköisessä muodossa, ei ole tarvetta arkistoidakaan niitä analogisina. Sähköinen käsittely ja arkistointi mahdollistavat prosessien virtaviivaistamisen ja joidenkin käsittelyvaiheiden osittaisen tai täydellisen automatisoinnin. Erityisesti arkistointiin liittyvät toimenpiteet hoituvat sähköisessä käsittelyssä suurelta osin automaattisesti. Pyhäjoen kunnan asiakirjojen arkistointia ohjaa edelleen 28.5.1987 käyttöönotettu arkistointisuunnitelma. Siinä asiakirjat arkistoidaan asiakirjatyypin mukaan eikä asiankäsittely prosesseja ole kuvattu. Se ei siis vastaa Arkistolaitoksen voimassa olevia suosituksia. Kuntien yhteinen tehtäväluokitus on otettu Pyhäjoella käyttöön huhtikuussa 2012 Innofactor Dynasty -asiankäsittelyjärjestelmän hankkimisen yhteydessä. Luokitus ei kuitenkaan ole yhteensopiva arkistointisuunnitelman kanssa, ja sitä käytetäänkin vain asiankäsittelyjärjestelmässä. Järjestelmä on siis kömpelö nykyajan asiakirjahallinnon tarpeisiin, ja osin siitä syystä arkistoon on kertynyt merkittävä määrä seulomatonta materiaalia: asiakirjoja ilman arkistointitunnuksia ja mahdollisesti myös ei-asiakirjallisia dokumentteja, jotka eivät arkistoon kuulu. Tämä luo paineita kehittää arkistointijärjestelmää. 2. Tavoite Pyhäjoen kunnan johtoryhmä on todennut, ettei yhteiskunnan digitalisoituessa ole enää tarkoituksenmukaista laatia kunnan käyttöön uutta analogisen asiakirjahallinnan mallia. Kuntaan ryhdytäänkin nyt valmistelemaan sähköistä asiointia ja luomaan asiakirjahallinnan tueksi yhtenäistä tiedonohjausta. Tavoitteena on siis laatia tiedonohjaussuunnitelma, hankkia tarvittavat ohjelmat ja kehittää kunnan palveluita sähköiseen muotoon. Toisin kuin perinteinen AMS, TOS ei ole ainoastaan arkistointivaiheen työväline, vaan sillä ohjataan asiakirjatietoa koko elinkaaren ajan. Tiedonohjaus nopeuttaa asioiden käsittelyä sähköisessä ympäristössä ja varmistaa, että asiakirjat saavat oikeat metatiedot. Metatietojen oikeellisuus on tärkeää, sillä ne vaikuttavat keskeisesti tietoturvan ja oikeusturvan toteutumiseen. Riittävillä metatiedoilla varustettu asiakirja on myös löydettävissä vaivattomasti, mikä edistää kunnan toiminnan julkisuutta ja kuntalaisten tiedonsaantia.
3. Toimenpiteet 3.1. Aineelliset resurssit Ohjelmistoja hankittaessa on huomioitava tiedonhallinnallinen puoli ja toisaalta asiakasrajapinta. Tiedonhallintaan tarvitaan tiedonohjauksen laajuudesta ja sähköisten palveluiden määrästä riippumatta kolme keskeistä järjestelmää: operatiivinen järjestelmä, jossa asiakirjatietoa käsitellään; tiedonohjausjärjestelmä, jolla ylläpidetään tiedonohjaussuunnitelmaa, ja säilytysjärjestelmä, johon asiakirjat arkistoidaan. Järjestelmien tulee olla keskenään yhteensopivia ja täyttää Arkistolaitoksen SÄHKE2- normin vaatimukset. Parhaiten tämä onnistuu hankkimalla sellaiset järjestelmät, joille on myönnetty SÄHKE2-sertifikaatti. Edellytykset täyttävä operatiivinen järjestelmä kunnalla on jo käytössä. Asiakasrajapintaa varten hankittavissa ohjelmistoissa on enemmän vaihtoehtoja. Kunnalle on hankittu jo aiemmin Kansalaisen asiointitili, mutta sitä ei ole otettu käyttöön. Asiointitili voidaan kytkeä asiankäsittelyjärjestelmään ja osa kunnan palveluista hoitaa sen kautta. Vielä ei ole tarkkaa tietoa kaikista tarvittavista ohjelmista. Tieto tarvittavista ohjelmista ja niistä koituvista kustannuksista täsmentyy projektin edetessä. 3.2. Inhimilliset resurssit Projektin operatiivinen työ on aikaa vievää. Kaikista kunnan tehtävistä on laadittava JHS191-suosituksen mukaiset yksityiskohtaiset prosessikuvaukset tiedonohjaussuunnitelmaan. Kuvausten laatiminen edellyttää vahvaa substanssiosaamista kuvattavasta tehtävästä, jotta lopullisen kuvauksen sisältö vastaa todellista tehtävänkulkua. Siksi kuvattavaa tehtävää hoitavan työntekijän on osallistuttava kuvauksen laatimiseen. Toisaalta kuvauksen laatijan tulee olla tiedonohjaustyöhön koulutettu henkilö, jotta kuvauksen rakenteesta tulee oikeanlainen. Operatiivinen työ vaatii lähes koko ajan vähintään kahden ihmisen työpanoksen. Varovaisen arvion mukaan työhön on varattava 1 2 henkilötyövuotta. Prosessikuvaukset on laadittava siinäkin tapauksessa, että kunnan asiakirjahallinta pidetään analogisena, mikä vaatii myös huomattavan työpanoksen. 3.3. Koulutus Asiakirjahallinnon avainhenkilöt käyvät Arkistolaitoksen Asiakirjahallinnan peruskurssin ja Pysyvästi säilytettävän tiedon elinkaaren ohjaus -kurssin. Kurssit antavat avainhenkilöille valmiudet osallistua tiedonohjaussuunnitelman laadintaan ja ylläpitää valmista TOS:aa. Muun henkilöstön osalta koulutus toteutetaan paikallisesti. Henkilöstön koulutuksessa tärkeintä on opastaa uusiin toimintatapoihin ja asiankäsittelyjärjestelmän käyttämiseen sekä toisaalta muuttaa suhtautumista asiakirjahallintaan: tulevaisuudessa arkistointi ei ole enää erillinen, muista riippumaton työvaihe, vaan tärkeä osa asiankäsittelyä ja jokaisen työnkuvaa.
3.4. Työryhmän perustaminen Johtoryhmä on asettanut työryhmän valmistelemaan sähköistä asiointia ja tiedonohjausta. Työryhmään kuuluu sivistystoimenjohtaja Antero Tervonen, arkistosihteeri Saila Lauronen, lupasihteeri Marika Anttila, ICT-asiantuntija Matti Vuoti sekä siviilipalvelusvelvollinen Jussi Virpiranta. Virpiranta voi edistää projektia täysipäiväisesti. Muut osallistuvat projektiin mahdollisuuksien mukaan normaalin työnsä ohella. 4. Aikataulu a) Valmisteluvaihe marraskuun loppuun saakka b) Päätöksenteko projektin käynnistämisestä joulukuussa c) Operatiivinen työ vuoden 2017 alusta lähtien d) Tiedonohjauksen vaiheittainen käyttöönotto vuoden 2018 alusta lähtien
Liite 1. Käsitteet Arkistointisuunnitelma on vanha termi arkistonmuodostussuunnitelmalle. Tässä sillä viitataan toistaiseksi kunnan käytössä olevaan, asiakirjatyyppiperusteiseen AMS:aan. Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) kuvaa organisaation tehtävien käsittelyprosessit yleisellä tasolla. AMS on ensisijaisesti analogisen asiakirjahallinnan väline. Asiakirja tarkoittaa tietoa, jonka organisaatio tai henkilö on tuottanut tai vastaanottanut osana laillisia velvoitteitaan tai liiketoimintaansa ja jota se säilyttää tietovarantona ja todisteena. Asiakirja koostuu sisällöstä ja metatiedoista. Asiakirjahallinta tarkoittaa asiakirjan elinkaaren hallintaa kaikissa elinkaaren vaiheissa. Koko henkilöstö osallistuu asiakirjahallintaan. Asiakirjahallinto on hallinnon osa-alue, joka vastaa asiakirjojen hallintaprosessien kontrollista. Elinkaari tarkoittaa asiakirjan vaiheita sen luomisesta tai talteenotosta hävittämiseen tai pysyvään säilytykseen. Metatieto tarkoittaa tietoa tiedosta. Asiakirjahallinnassa metatiedoilla tarkoitetaan asiakirjan kontekstia, rakennetta, hallintaa ja käsittelyä kuvaavia tietoja. Riittävät metatiedot takaavat julkisuusperiaatteen, tietoturvan ja oikeusturvan toteutumisen. Operatiivinen järjestelmä eli asiankäsittelyjärjestelmä tarkoittaa tietojärjestelmää, jossa asiakirjatieto syntyy ja jossa sitä käsitellään ja muokataan. Säilytysjärjestelmä on tietojärjestelmää, jossa tietoa ei enää käsitellä tai muokata, vaan sinne tallennetun tiedon käsittely on päättynyt. Tiedonohjaus tarkoittaa organisaation toiminnassa syntyvien asioiden käsittelyprosessien ohjaamista ja näihin liittyvien asiakirjatietojen suunnitelmallista muodostumista, hallintaa ja säilyttämistä. Tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) ohjaa asiakirjallisen tiedon muodostumista, käsittelyä ja hallintaa. TOJ:llä ylläpidetään tiedonohjaussuunnitelmaa. Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on sähköiseen asiakirjahallintaan tarkoitettu kuvaus asiankäsittelyprosesseista sekä niissä syntyvästä asiakirjatiedosta ja metatiedoista. Se ohjaa asiankäsittelyä operatiivisessa järjestelmässä ja antaa syntyville asiakirjoille oletusmetatietoarvot. TOS toimii arkistolain tarkoittamana arkistonmuodostussuunnitelmana mutta on perinteistä AMS:aa yksityiskohtaisempi kuvaus.
Liite 2. Lait ja asetukset Asiakirjahallintoa yleisesti ohjaavat säädökset: Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999) Hallintolaki (434/2003) Henkilötietolaki (523/1999) Erityisesti sähköistä asiakirjahallintoa ohjaavat säädökset: Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011) Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista (317/2009) Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)