ITE-juhlaseminaari 23.11.2012 Kuntatalolla Seminaariaineisto
Tervetuloa ITE-juhlaseminaariin! Kuntaliitossa kehitetty työyksikön itsearviointi- ja laadunhallintamenetelmä, ITE täyttää tänä vuonna 20 vuotta. ITE:n juuret ovat 1990-luvun alussa Sairaalaliitossa toteutetuissa laatuhankkeissa. Hanketyönä kehitettiin mm. Laatuyrityksen tunnusmerkit, joista nyt on kasvanut työväline systemaattiseen laadunhallintaan. ITE-menetelmä on vuosien aikana lunastanut paikkansa isompien laadunhallinnan järjestelmien ja kehittämisohjelmien joukossa. Työyksiköiden palaute kertoo, että ITE:n käyttö on helppoa ja innostavaa. Menetelmä tarjoaa pehmeän laskun laatumaailmaan ja auttaa saamaan konkreettisen otteen järjestelmällisestä laadun kehittämistyöstä. Kun menetelmä vakiintuu käyttöön, syntyy yhteinen kehys ja kieli eri yksiköiden tai tiimien laatutyölle. Jokainen voi vaikuttaa toiminnan ja palvelujen parantumiseen. Laatu ei jää juhlapuhetasolle, kun kukin tuo oman näkemyksensä esiin arvioinneissa ja keskusteluissa. Laatu saadaan elämään käytännön työssä. ITE-menetelmän laajassa käyttäjäjoukossa on muun muassa sairaaloita, terveyskeskuksia, vanhainkoteja, hoiva- ja kuntoutusalan yrityksiä, järjestöjä, lastensuojelupalvelujen tuottajia, eri palvelualojen ammatinharjoittajia sekä muita sosiaali- ja terveydenhuollon isoja ja pieniä työyhteisöjä. ITE-menetelmän käyttö on perustunut yksittäisten työyksiköitten omaan kiinnostukseen ja haluun kehittää toimintansa laatua. Työyksiköt ovat suunnitelleet itsearviointiprosessinsa käyttäen apuna julkaisuja, joista ensimmäinen, ITE2, ilmestyi vuonna 1997. Viimeisin julkaisu ITE3:2010 ilmestyi vuonna 2010. Menetelmän käytön tukena ovat olleet myös ITE-käyttäjäpäivät, joita Suomen Kuntaliitossa on järjestetty joka toinen vuosi vuodesta 1998 lähtien. Nyt juhlavuonna ITE-seminaari järjestetään yhdeksännen kerran. ITE-menetelmä ei kilpaile isompien laadunhallintajärjestelmien kanssa (ISO, EFQM, SHQS, CAF) vaan täydentää niitä ja toimii tarvittaessa valmentajana laajempiin järjestelmiin siirryttäessä. ITE-menetelmä on jatkuvasti kehittynyt pyrkien vastaamaan käyttäjiensä tarpeisiin. Työvälineeksi laadunhallintaan kehitettiin jo vuonna 2006 ITE-laskentapohja, joka helpottaa arviointien yhteenvetojen laatimista. Nykyisin laskentapohja, laskentaohjeet sekä ITE-lomakkeet voi hankkia tallennettuna Cd-romille tai muistitikulle.
Merkittävä uudistus on ollut ITE-auditointimallin kehittäminen. Kyse on ulkoisesta tai sisäisestä auditoinnista, jossa osapuolten (auditoijat ja auditoitavat) asiantuntemusta hyödynnetään parhaiden mahdollisten toimintatapojen löytämiseksi. Työyhteisö saa avukseen ulkopuolisen silmän osoittamaan työyhteisön vahvuudet ja parantamista kaipaavat kohdat. ITE-auditoinnissa tarkistetaan, täyttääkö työyhteisön toiminta laadulle asetetut vaatimukset tietyillä toiminnan alueilla käyttäen runkona ITE arviointikriteerejä sekä ITE tarkistuslistaa. ITE-menetelmään on tänä vuonna linkitetty myös sosiaali- ja terveyspalveluja tuottavia yksiköitä velvoittavat omavalvontamääräykset. ITE-tarkistuslistan avulla on nyt mahdollista tarkistaa, miten omavalvontasuunnitelma on toteutunut työyksikössä. ITE-johtoryhmä on ohjannut ja evästänyt Kuntaliittoa menetelmän kehittämisessä vuodesta 2006 lähtien. Johtoryhmä pohti kesällä 2012 ITE:n tulevaisuutta ja esitti näkemyksensä siitä, millaisena ITE-menetelmän tulee säilyä jatkossa. Seuraavia ominaispiirteitä pidettiin säilyttämisen arvoisina: nopeasti ja helposti käyttöön otettavissa ei tarvita ulkopuolista ohjausta eikä lisäkoulutusta, mutta sellainen on saatavilla jos tarvitaan helppokäyttöisyys, selkeys ja yksinkertaisuus sopii monelle alalle sopivan edullinen hinta sopivan lyhyt, kattaa kuitenkin hyvin yksikön toiminnot grafiikka, joka helpottaa tulosten käsittelyä ja analysointia helppo siirtää sähköiseen tietokantaan vertailukelpoisuus muihin isompiin järjestelmiin eri versiot (perus, toimisto, sinkku, järjestö, vapaaehtois) tarkistuslista auttaa täsmentämään, mitä meillä arvioitava asia tarkoittaa yhteisöllinen, vuorovaikutteinen, kaiken kansan menetelmä Kuntaliitossa kehitetyn ITE-menetelmän ylläpito, käytön ohjaus, kehittäminen, markkinointi sekä johtoryhmän toiminta säilyvät toivottavasti jatkossakin Kuntaliitossa. Kuntaliiton sosiaali- ja terveysyksikkö sekä tutkimus- ja kehittämisyksikön laatuverkosto ovat keskeisessä roolissa tulevaisuudessa. ITE-menetelmällä on hyvät menestymisen mahdollisuudet: ITE - 25 askelta hyvään laatuun! Antoisaa seminaaria toivottaen Tupu Holma
1 ISO ja ITE NHG Audit Oy Pirjo Berg
Toimintaympäristön muutokset Laatu ja potilasturvallisuus laissa NHG Audit Oy 2 Terveydenhuoltolain kohdassa 8 Laatu ja potilasturvallisuus sanotaan: Terveydenhuollon toiminnan on perustuttava näyttöön ja hyviin hoito- ja toimintakäytäntöihin.terveydenhuollon toiminnan on oltava laadukasta, turvallista ja asianmukaisesti toteutettua. Kunnan perusterveydenhuollon on vastattava potilaan hoidon kokonaisuuden yhteensovittamisesta, jollei siitä muutoin erikseen sovita. Terveydenhuollon toimintayksikön on laadittava suunnitelma laadunhallinnasta ja potilasturvallisuuden täytäntöönpanosta. Suunnitelmassa on otettava huomioon potilasturvallisuuden edistäminen yhteistyössä sosiaalihuollon palvelujen kanssa. Uusi terveydenhuoltolaki ja sen nojalla annettu yksityiskohtaisempi asetus tarkoittavat, että julkisten sairaaloiden ja terveyskeskusten on perinpohjaisesti paneuduttava siihen, että potilas saa laadukasta hoitoa. Laadukas ja oikeanlainen hoito on sellaista, joka on tutkitusti tehokasta ja vaikuttaa potilaan sairauteen. Laki vaatii erityisesti, että oikeanlainen hoito on myös annettava oikein: hoito tai sairaalassa olo eivät saa aiheuttaa potilaalle haittaa. Lain tarkoittama potilasturvallisuutta heikentävä haitta voi esimerkiksi syntyä, jos hoitaja antaa potilaalle väärän lääkkeen tai liikaa lääkettä. Haittaa voi koitua myös siitä, että potilaita on yhdessä huoneessa liian monta, jolloin potilaan saama bakteeri voi levitä muihin. Henkilökunnan pitää ennakoida vaaratilanteet. Jo sattuneista haittatapahtumista on yhdessä opittava niin, että tehdään muutoksia toimintaan tai otetaan käyttöön suojakeinoja ja tarkistuksia. Ketään ei saa kuitenkaan syyllistää erehdyksistä tai virheistä vaan niitä on käsiteltävä avoimesti, myös potilaan kanssa.
ISO standardit antavat valmiuksia toimia haastavassa toimintaympäristössä ja muutostilanteissa Johtajat ovat vastuussa siitä, että hoito ja hoitaminen ovat potilaalle turvallisia. Johtajien ja esimiesten on tarpeen miettiä, miten kaikki hoitoon osallistuvat henkilöt oppivat tunnistamaan vaaratilanteet ennakolta. On suunniteltava keinot kerätä tietoa haitoista ja haittatapahtumista. Samoin on kehitettävä tavat, joilla henkilökunta yhdessä, esimiesten johdolla ja tuella, oppii ja korjaa toimintaa niin, että vaaratilanteet estetään. 3 Asetus korostaa, että potilasturvallisuus on myös potilaan ja hänen läheistensä asia, vaikkakin vastuu on aina henkilökunnalla. Siksi potilaiden ja heidän läheistensä pitää saada tietoa suunnitelmasta ja mahdollisuuksistaan vaikuttaa laadunhallintaan ja potilasturvallisuuteen.
ISO - International Organization for Standardization keskeiset standardit 4 ISO 9000 Laatujärjestelmät perusteet ja sanasto ISO 9001 Laatujärjestelmät vaatimukset ISO 9004 Laatujärjestelmät suuntaviivat suorituskyvyn parantamiselle ISO 19011 Ohjeet laatu- ja ympäristöjärjestelmien auditoimiseksi ISO 14001 ISO 14001:2004 määrittelee ympäristöjärjestelmän vaatimukset (päivitys aloitettu 2012). ISO 14004:2004 tarjoaa ohjeita ja lisäopastusta ympäristöjärjestelmän rakentajille ja kehittäjille. OHSAS 18001:2007 Työterveys- ja työturvallisuusjohtamisjärjestelmät. Vaatimukset ISO 27001:2005 Tietoturvallisuuden hallintajärjestelmät. Vaatimukset CEN/TS 15224:fi Terveyspalvelut. Laadunhallintajärjestelmät. Opas standardin EN ISO 9001:2000 käyttöön Health services. Quality management systems. Guide for the use of EN ISO 9001:2000 (päivitys) IWA 1:fi Laadunhallintajärjestelmät. Suuntaviivat prosessien parantamiselle terveyspalveluorganisaatioissa (IWA 1:2005) IWA 2:fi Laadunhallintajärjestelmät. Suuntaviivoja standardin ISO 9001:2000 soveltamiselle koulutuksessa (IWA 2:2003)
Asiakastyytyväisyys ISO 9001:2008 - Malli Asiakirjojen valvonta vaatimus 4 Politiikka ja Tavoitteet Jatkuva parantaminen Vaatimuksia Sitoutuminen 5 Johdon vastuu 5 Tavoitteet, mittarit Resurssit vaatimus 6 Mittaaminen, analysointi ja parantaminen vaatimus 8 Input Tuotanto vaatimus 7 Output
Johtajuudessa joku ottaa vastuun ja näyttää suuntaa 6
Vaatimusten täyttäminen edellyttää yhdessä tekemistä (1+1=3) 7 ja yhteistyötä asiakkaiden, potilaiden ja muiden sidosryhmien kanssa
.läpinäkyvyyttä 8 Toiminnan strateginen ja operatiivinen johtaminen sekä potilastyö Jatkuva kehittäminen Strategia - päämäärät Johtamisjärjestelm ä Sisäiset auditoinnit, itsearvioinnit, Vertaisarvioinnit ITE3:2010 Järjestelmän toteuttaminen, toiminta mittarit
9
Ulkoinen arviointi / sertifiointi Lääkehoito Kirjaaminen Prosessit Tilat ja laitteet Tietoturva Omavalvonta Sisäinen arviointi NHG:n tuotepaketti (QESS) QESS -järjestelmä 10 Johtamis-/toimintajärjestelmä Laatu ja potilasturvallisuus Toteuttaminen Osaamisen arviointi
11 Yhteistyöterveisin Pirjo Berg NHG Audit Oy 050-553 5320 Pirjo.berg@nhg.fi
ITE laajempien laadunhallinnan järjestelmien rinnalla ja osana yhteiset ytimet ja rinnakkaiskäyttö Sosiaali- ja terveyspalvelujen laatuohjelma (SHQS) Sirkka Piirola Qualitor Oy
SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUJEN LAATUOHJELMA Social and Health Quality Service (SHQS) 2
SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUJEN LAATUOHJELMA Social and Health Quality Service (SHQS) Perustuu kansainväliseen menetelmään (Accreditation Programme), yhteistyöjärjestönä ISQua (International Society for Quality in Health Care) www.isqua.org Kriteeristöt on sovitettu suomalaiseen sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmään soveltuvaksi, sisältää ISO 9001/2008 standardin keskeiset vaatimukset
SHQS-LAATUOHJELMA SUOMESSA Laatuohjelman mukaisesti on Suomessa suoritettu ulkoisia laaduntunnustusauditointeja, uusinta-auditointeja ja ylläpitoauditointeja vuodesta 1993 lähes 500. Menetelmä on käytössä yli 200 erilaisessa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiossa Laaduntunnustuksen on saanut 97 organisaatiota Ulkoisia auditoijia on koulutettu n. 230, joista yli puolet on pätevöitynyt
SOSIAALI- JA TERVEYS-PALVELUJEN LAATUOHJELMAN VAIHEET Kesto noin vuosi 1. 2. A P C D 3. 4. 5. 6. 7. 1. Laatuohjelman käynnistyminen 2. ja 3. Itsearviointi ja sisäinen kehittämistyö P. Suunnittelu (Plan) D. Toteutus (Do) C. Arviointi (Check) D. Kehittäminen/parantaminen (Act) 4. Auditointiin valmistautuminen 5. Ulkoinen auditointi ja raportointi 6. Mahdollinen laaduntunnustus 7. Laadunhallinnan ja laaduntunnustuksen ylläpitäminen
SHQS LAATUOHJELMAN TAVOITTEET Tarjoaa sateenvarjon aiemmille erillisille laatuhankkeille/kehittämisprojekteille Auttaa laadunhallinnan juurtumista jokapäiväiseen työhön Osallistaa aktiivisesti koko henkilöstön itsearvioinnin avulla kehittämistyöhön Tehostaa moniammatillista työskentelyotetta Tukee johtamistoimintaa organisaation kaikilla tasoilla Laatujärjestelmä rakentuu kehittämistyön ohessa
ARVIOINTI SHQS-KRITEEREILLÄ Kriteerit toimivat sekä itsearvioinnin että sisäisen ja ulkoisen auditoinnin lähtökohtina
SHQS ARVIOINTI-KRITEERISTÖ on SHQS-menetelmän keskeinen työkalu on sosiaali- ja terveydenhuoltoon sovitettu kattaa laajasti sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden palvelujärjestelmän arviointitarpeen, soveltuu hyvin sekä isojen organisaatioiden että pienten yritysten käyttöön noudattaa kansainvälisiä ISQuan linjauksia sisältää ISO 9001/2008 standardin keskeiset vaatimukset
SHQS KRITEEREILLÄ ARVIOIDAAN 1. Johtamisjärjestelmän toimivuutta, mm. miten strategien suunnittelu ja -johtaminen tukee toimintaa miten väestön sekä keskeisten asiakas- ja sidosryhmien odotukset sekä säädösten ja viranomaisten vaatimukset on huomioitu miten taloudellinen vakaus on varmistettu miten organisaation johtamisjärjestelmän toimivuus on varmistettu, miten selkeitä ovat vastuut ja valtuudet miten riskien hallinta ja turvallisuus on varmistettu miten tietojen hallinta ja asiakirjahallinto on varmistettu
SHQS KRITEEREILLÄ ARVIOIDAAN 2. Palveluprosessien toimivuutta, mm. - miten potilas-/asiakaslähtöistä toiminta on, miten asiakkaan/potilaan oikeudet toteutuvat - miten keskeiset prosessit on tunnistettu ja kuvattu ja niiden laatu varmistettu - miten hoidon/palvelun saatavuus on varmistettu - miten asiantuntevasti hoito/palvelu toteutetaan - miten ohjeistus kattaa toiminnan vaatimukset - miten yhteistyö eri tahojen kanssa on järjestetty - miten hoidon/palvelun jatkuvuus on turvattu - miten prosessien tehokkuudesta ja vaikuttavuudesta huolehditaan
SHQS KRITEEREILLÄ ARVIOIDAAN 3. Resurssien hallintaa, mm. - millainen on henkilöstön pätevyys, taidot ja osaaminen ja miten niitä seurataan ja arvioidaan sekä ylläpidetään ja kehitetään - miten tilat, laitteet ja tarvikkeet vastaavat toiminnan ja viranomaisten asettamia vaatimuksia, miten niiden ylläpito varmistetaan - miten innovatiivisuutta sekä kehittämis- ja tutkimustoimintaa tuetaan
SHQS KRITEEREILLÄ ARVIOIDAAN 4. Arviointi ja kehittämiskäytäntöjä, mm. - miten laatujärjestelmä on nivoutunut osaksi toimintajärjestelmää ja on vakiinnuttanut paikkansa organisaation kaikilla tasoilla - miten suunnitelmallista laadunhallinta on - miten sisäisten auditointien ja johdon katselmusten tulokset ovat johtaneet jatkuvaan laadun parantamiseen - miten monipuolisesti organisaation toimintaa mitataan (BSC) ja miten mittaustuloksia hyödynnetään toiminnan kehittämisessä - miten toimintaa verrataan alan vastaaviin tai parhaisiin ja toimintaa kehitetään vertailun perusteella (Benchmarking) - miten jatkuva laadun parantaminen on jäljitettävissä
SHQS ARVIOINTIKRITEERISTÖN RAKENNE JOHTAMINEN Strateginen suunnittelu Johtamisjärjestelmä Henkilöstövoimavarat Tilat, laitteet ja tarvikkeet Palveluprosessit Arviointi ja kehittäminen YHTEISET KRITEERIT Arvot ja tavoitteet Johtamisjärjestelmä Henkilöstövoimavarat Tilat, laitteet ja tarvikkeet Palveluprosessit Arviointi ja kehittäminen JOHTAMISEN TUKIKRITEERIT Asiakkaan/potilaan oikeudet Tietojenhallinta Turvallisuusjohtaminen SANASTO PALVELUKOHTAISET KRITEERIT Valitaan kunkin organisaation arviointitarpeen mukaisesti, esim. asumispalvelut, lastenkodin palvelut, mielenterveys-, kriisi- ja päihdetyön avopalvelut, jne.
KRITEERISTÖ ITSEARVIOINTIVÄLINEENÄ Johtaminen -kriteeristöllä arvioi johto koko organisaation toimintaa. Kaikki työntekijät arvioivat yksikön tai prosessin toimintaa Yhteiset kriteerit -kriteeristöllä sekä toimintaan soveltuvalla palvelukohtaisella kriteeristöllä. Johtamisen tukikriteeristöjä käyttävät itsearvioinnissa johdon lisäksi ne henkilöt, joille ko. asiat on organisaatiossa vastuutettu. Työntekijät tutustuvat ko. kriteeristöihin/ itsearviointeihin
ITE - SHQS
ITE JA SHQS TARTTUMAPINNAT, YHTÄLÄISYYDET JA EROT Sekä ITE-menetelmässä että SHQS-laatuohjelmassa keskeinen työkalu on itsearviointi Sekä ITE- että SHQS-arviointikriteeristö on helposti avautuva, sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstölle tuttua kieltä ITE-menetelmä on käyttökelpoinen ensimmäinen askel laajemman laadunhallintajärjestelmän käyttöönotossa, madaltaa kynnystä SHQS-laatuohjelma on työkalu sekä johdon että henkilöstön käyttöön, toimintaa peilataan yhtä aikaa kahdesta suunnasta. Kriteeristö menee eri arviointialueilla syvemmälle sekä sisältää kattavan tukikriteeristön mm. tiedonhallintaan sekä riskien ja turvallisuuden hallintaan
SHQS-laatuohjelma Huom! ITE vertailuun valittu vain allaolevat alueet Johtaminen ja Yhteiset kriteerit Keskiarvo ITE- arviointikysymys Strateginen suunnittelu 2,8 1, 2, Johtamisjärjestelmä 2,7 3, 6, 13, 18, 22 Henkilöstövoimavarat 3,1 7, 8, 9, 10, 15 Tilat laitteet ja tarvikkeet 2,3 11, 12, 14 Palveluprosessit 2,4 4, 5, 19, Arviointi ja kehittäminen 2,3 16, 17, 20, 21, 23, 24, 25 4,0 3,5 3,0 2,5 2,8 2,7 3,1 2,3 2,4 2,3 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 SHQS-laatuohjelma ja ITE
ITE3:2010 ITE3 tarkistuslista/22.11.2012 omavalvontaa koskevat lisäykset punaisella ITE-tarkistuslistaa käytetään vertaisarvioinnissa, sisäisessä auditoinnissa, konsultoinnissa, ITE-auditoinnissa sekä toiminnan ja palvelujen kehittämisessä. Tarkistuslista perustuu ITE-itsearviointi- ja laadunhallintamenetelmään kuuluvan ITE-peruslomakkeen arviointikohteisiin. ITE-tarkistuslistassa on kolme saraketta. Ensimmäisessä sarakkeessa ovat samat arviointikohteet kuin ITE-arviointilomakkeessakin. Toisessa sarakkeessa on tarkistuskysymyksiä, joissa on otettu huomioon hyvän toiminnan yleisiä vaatimuksia (mm. ISO 9001, EFQM) sekä Valviran omavalvontamääräysten velvoitteita. Kolmas sarake on tyhjä. Sitä voi hyödyntää omiin tarpeisiinsa monellakin tavalla. Siihen voi tehdä esimerkiksi muistiinpanoja kehittämistä vaativista asioista tai tarkentaa, mitä kyseinen kohta tarkoittaa oman työyhteisön toiminnassa. Tilaa voi käyttää myös omien tavoitteiden tai tavoiteltavan käytännön kirjaamiseen; näin me haluamme tämän asian toimivan. Kukin toimiala voi kirjata sarakkeeseen lainsäädännöstä tai valtakunnallisista suosituksesta nousevat alaan kohdistuvat erityisvaatimukset. Vertaisarvioinnissa tarkistuslistaa voi käyttää apuna tilanteissa, jossa kaksi koulutukseltaan ja kyvyiltään samanlaista kollegaryhmää tai samantyyppistä työyksikköä arvioi systemaattisesti toistensa toimintaa. Tarkistuslista auttaa tarkentamaan vertailtavia kohtia, jotka nousevat esimerkiksi ITEarviointikysymyksistä. Benchmarking toiminnassa (esikuva-arviointi) työyhteisö voi peilata omaa toimintaansa ja ITE-arviointinsa tuloksia itsearvioinnissa menestyneempään työyhteisöön. Sisäisessä auditoinnissa tarkistuslista kertoo, mitä kaikkea ITEkysymyskohdissa tulisi ottaa huomioon, kun kyse on hyvin toimivasta työyhteisöstä. Sisäisessä auditoinnissa selvitetään järjestelmällisesti työyhteisön omin voimin, ovatko sen laatutoiminnot ja tulokset suunnitelmien tai sovittujen kriteereiden mukaiset. Sisäisessä auditoinnissa auditoijat (arvioitsijat) ovat työyhteisön omaa, tähän tarkoitukseen koulutettua henkilökuntaa. Sisäisessä arvioinnissa auditoijat eivät kuitenkaan arvioi omaan vastuualueeseen kuuluvaa toimintaa. ITE-auditoinnissa tarkistuslista on ITE-auditoijien työväline, joka toimii mm. auditointikysymysten laadinnan sekä johtopäätösten teon pohjana. ITE-auditointi toteutuu periaatteiltaan samanlaisena kuin muukin ulkoinen auditointi, mutta on konseptina muita auditointimalleja kevyempi ja pienimuotoisempi. ITEauditoijana voi toimia menetelmään ja auditointiin perehtynyt sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilainen. Sovellus ITE-auditoinnista on kollegaauditointi, jossa kollega arvioi toisten kollegojen toimintaa etukäteen sovittujen kriteerien, tässä tapauksessa ITE -kriteerien avulla. ITE-auditoija voi hyödyntää kolmatta saraketta kirjaamalla siihen huomioita ja kommentteja esimerkiksi johtopäätöksiä varten. 1
Työyhteisö Nimi ja päiväys ITE -arviointikohde 1. Toiminta-ajatus Meillä on ajan tasalla oleva, yksikkömme perustehtävän ja toiminnan tavoitteet ilmaiseva toiminta-ajatus. 2. Arvot Keskustelemme säännöllisesti toiminnan päämääristä sekä toimintaa ohjaavista arvoista ja periaatteista. Sovitut asiat kirjataan. 3. Toimintasuunnitelma Vuosittain laaditaan yksikkömme oma toimintasuunnitelma, josta käyvät ilmi toiminnan painoalueet sekä mitattavissa olevat tulos- ja laatutavoitteet. 4. Asiakastarpeet Olemme selvittäneet, millaisia tarpeita ja odotuksia keskeisillä asiakas- ja sidosryhmillämme on palveluitamme ja toimintaamme kohtaan. Olemme selvillä myös muista toimintaamme kohdistuvista vaatimuksista. Tarkistamme ne määräajoin. 5. Prosessit Olemme kuvanneet ja arvioineet yksikkömme keskeiset palveluprosessit ja työkäytännöt sekä osuutemme asiakkaan ja toiminnan kannalta tärkeissä hoito-/palveluketjuissa talon sisällä ja ulkopuolella. Tarkentavat ja täydentävät kysymykset Onko toiminta-ajatus laadittu? Miten toiminta-ajatus on laadittu ja miten sitä hyödynnetään? Missä kirjallista toiminta-ajatusta säilytetään ja onko se kaikkien tiedossa? Näytä millainen se on? Sisältääkö toiminta-ajatus esim. seuraavia seikkoja: mikä on yksikön tehtävä, keille palveluja tarjotaan ja millaisia palveluja tarjotaan? Miten yksikön toiminta-ajatus liittyy koko talon visioon, toiminnan tavoitteisiin, laatupolitiikkaan tai asetettuihin laatutavoitteisiin? Miten talon strategiat ja visiot toteutuvat yksikön tasolla? Käydäänkö keskusteluja toiminnan arvoista ja päämääristä? Kuinka usein tällainen keskustelu toteutuu? Millä tavoin keskustelu käydään, keitä on mukana? Missä päätöksiä, sopimuksia tai muistiinpanoja säilytetään? Ovatko arvot ja periaatteet muidenkin nähtävissä, missä? Miten sovitut arvot / periaatteet näkyvät käytännön toiminnassa? Onko niiden toteutumista arvioitu? Onko olemassa arvojen päivittämissuunnitelma? Missä toimintasuunnitelmaa säilytetään? Näytä millainen se on? Miten toimintasuunnitelma on laadittu? Ketkä osallistuvat? Miten kytkeytyy koko talon toimintasuunnitelmaan? Mikä yhteys toimintasuunnitelmalla on toimintakertomukseen? Näkyvätkö toimintasuunnitelmassa? Näkyvätkö suunnitelmassa toiminnan painoalueet sekä laadun kehittämistä koskevat suunnitelmat? Onko asetettu erityisiä tulos- ja laatutavoitteita? Miten tulos- ja laatutavoitteita mitataan? Onko olemassa omavalvontasuunnitelma mukaan lukien toimintasuunnitelma asiakasturvallisuuden kehittämisestä ja seurannasta? Miten toimintasuunnitelman toteutumista seurataan? Mitkä ovat keskeiset asiakasryhmät ja sidosryhmät (palvelujen käyttäjät, tilaajat, ostajat, sisäiset asiakkaat, muut)? Mitkä ovat ydinasiakkaan (palvelun käyttäjä) palvelutarpeet? Millaisia odotuksia eri asiakasryhmillä on? Mitä he pitävät tärkeänä hoidossa, palvelussa, kuntoutuksessa jne.? Miten odotukset ja palvelutarpeet on selvitetty? Onko selvitetty, mitä muita vaatimuksia kohdentuu palveluihin (esim. Lainsäädäntö, Kansalliset laatusuositukset, Kansalliset ohjelmat, Käypä hoito suositukset, Omavalvontamääräykset ) Mitkä ovat keskeiset palveluprosessit = ydinprosessit, kuten hoito-, kuntoutus, tutkimus-, ohjaus- jne. Onko prosesseja avattu esim. kuvaamalla niitä ja miten? Näytä, millaisia kuvaukset ovat. Onko sovittu menettelystä, jolla toiminnan riskit, kriittiset työvaiheet ja vaaratilanteet tunnistetaan, ehkäistään ja raportoidaan? Onko sovittu menettelystä, miten havaitut epäkohdat ja korjaavat toimenpiteet käsitellään ja korjataan (haitta- ja läheltäpiti -tilanteet)? Miten prosesseja (hoitoa ja palvelua) on parannettu ja kehitetty? Onko sovittu menettelystä, miten henkilöstölle ja tarvittaessa yhtiestyötahoille tiedotetaan korjaavista toimenpiteistä? Onko keskeisistä työmenetelmistä tai työkäytännöistä (esim. toimintakykyä edistävä työtapa) kirjallisia kuvauksia? Miten yhteistyö toimii oman talon ulkopuolisten kanssa, kun on oma asiakas siirtyy muuhun hoitopaikkaan tai muiden palvelujen piiriin (palveluketju)? Mikä on oma osuus palveluketjuissa? Onko olemassa yhteistoimintaa koskevia ohjeita tai sopimuksia? Onko laadittu menettelyohje miten toimitaan, kun todetaan, että asiakasta on kohdeltu epäasianmukaisesti tai loukkaavasti? Onko laadittu kuvaus omavalvontasuunnitelman päivittämisprosessista? Oman työyhteisön näkökulmasta huomioitavaa, tavoitteita, lisävaatimuksia
ITE3:2010 ITE3 tarkistuslista/22.11.2012 omavalvontaa koskevat lisäykset punaisella ITE -arviointikohde 6. Palvelumääritykset Olemme määritelleet palveluvalikoimamme sekä laatineet keskeisistä palveluistamme tarkemmat kuvaukset (palvelukuvaus, palveluseloste tms.). 7. Vastuusuhteet Työyksikössämme on sovittu kirjallisesti henkilöstön työnjaosta, vastuista ja valtuuksista. 8. Kehityskeskustelut Työyksikössämme käydään säännöllisesti esimiehen ja työntekijän välinen kehityskeskustelu mm. työn tavoitteista ja koulutustarpeista. Sovitut asiat kirjataan yhdessä. 9. Koulutussuunnitelma Laadimme vuosittain henkilöstön ja työyksikön tarpeisiin perustuvan henkilöstön kehittämis- ja koulutussuunnitelman. 10. Perehdytysohjelma Uusi työntekijä, sijainen ja opiskelija perehdytään tehtäviinsä sekä toimintaan yhtenäisen perehdytysohjelman mukaan. Tarkentavat ja täydentävät kysymykset Mitä palveluja yksikössä annetaan, ovatko ne lueteltu jossain? Näytä. Mitkä ovat palveluista keskeisimmät? Onko näiden palvelujen (hoito, kuntoutus) sisältöä, tarkoitusta tai laatua määritelty tarkemmin? Onko olemassa tiedot asiakkaan kanssa laadittavasta sopimuksesta ja hoito- ja palvelusuunnitelmasta? Onko olemassa kuvaus, miten hoito- ja palvelusuunnitelmaa seurataan ja päivitetään? Onko kuvattu menettely, miten asiakasta kuullaan ja miten hänen toiveensa otetaan huomioon palvelusta sovittaessa? Onko olemassa tiedot asiakkaan informoinnista sopimuksiin ja niiden ehtoihin liittyvissä kysymyksissä? Mitä palvelut maksavat? Onko palvelut hinnoiteltu tai onko niiden kustannukset arvioitu? Miten? Mistä löytyy tietoa henkilökunnan työnjaosta ja tehtävistä? Mitkä ovat eri ammattiryhmien vastuut ja valtuudet? Ovatko ne paperilla? Ovatko omavalvontasuunnitelman edellyttämät vastuuhenkilöt nimetty: omavalvonnan vastuuhenkilö, asiakasturvallisuudesta vastaava ja tietosuojavastaava? Onko henkilökunta tietoinen omista vastuistaan? Miten ja missä vastuusuhteet on määritelty? Miten sovittua työn- ja vastuunjakoa seurataan ja valvotaan? Miten kehityskeskusteluihin valmistaudutaan puolin ja toisin? Kuinka usein niitä toteutetaan? Onko käytössä keskustelurunko tai vastaava, jos, niin millainen? Tarkistetaanko, että työntekijä on tietoinen, mitä häneltä odotetaan (tulokset, tehtävät, työn vaatimat edellytykset) työssään? Käsitelläänkö kehityskeskusteluissa työntekijän osaamisen riittävyyttä ja kehitystä Missä keskustelun tulokset näkyvät (muistio, henkilökohtainen kehittämistai urasuunnitelma, muu)? Miten kehityskeskusteluja arvioidaan ja parannetaan? Miten henkilöstön kehittämis- ja koulutussuunnitelma laaditaan? Keitä on mukana? Perustuuko koulutussuunnitelma osaamiskartoitukseen. Näkyykö täydennyskoulutussuunnitelmassa, miten työhyvinvointia ylläpidetään ja osaamista johdetaan? Onko suunnitelma paperilla? Tai ainakin tietyt perusperiaatteet koulutukseen hakeutumisesta, määrästä ym. Kuka vastaa suunnitelmien toteutumisesta? Miten arvioidaan koulutusten antia työyhteisölle? Miten muulla tavoin huolehditaan henkilökunnan ammattitaidon ylläpitämisestä ja työssä jaksamisesta? Onko kirjattu henkilöstön määrä, mitoitus, rakenne ja sijaisten käytön suunnitelma sekä rekrytointisuunnitelma, josta käy ilmi, miten tehtävään sopivuus varmistetaan? Miten uusi työntekijä perehdytetään? Miten opiskelijat perehdytetään? Onko laadittu menettelyohje henkilöstön ja opiskelijoiden ohjaamisesta, kouluttamisesta ja perehdyttämisestä asiakastyöhön? Onko sovittu henkilöstön ja opiskelijoiden perehdyttämisestä ja kouluttamisesta laadun, omavalvonnan ja asiakasturvallisuuden toteuttamiseen? Millainen perehdytyskansio tai vastaava on käytössä? Missä säilytetään? Kuka päivittää tiedot? Kuka viimeksi on perehdytetty? Miten toimittiin, miten onnistui? Oman työyhteisön näkökulmasta huomioitavaa, tavoitteita, lisävaatimuksia 3
ITE3:2010 ITE3 tarkistuslista/22.11.2012 omavalvontaa koskevat lisäykset punaisella ITE -arviointikohde 11. Laitteet Koneiden, laitteiden ja työvälineiden käytöstä, säilytyksestä ja huollosta on tarvittavat ja ajan tasalla olevat ohjeet. Toimimme ympäristöystävällisesti ja kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti. 12. Kalibrointi Tutkimus-, hoito-, testaus- ja mittausvälineiltä vaadittava tarkkuus ja täsmällisyys varmistetaan säännöllisesti tapahtuvan kalibroinnin, kirjanpidon ja päivitysmerkintöjen avulla. Myös tietojärjestelmien käyttövarmuus ja tietoturvallisuus on varmistettu tarpeellisin menettelyin ja ohjein. 13. Laatukriteerit Olemme sopineet kirjallisesti hyvistä käytännöistä ja palvelun laadun kriteereistä sekä muista tarpeellisista hyvän hoidon, hoivan ja kuntoutuksen periaatteista. Tarkistamme ne määräajoin 14. Ostopalvelut Tiedän, miten ulkopuolelta ostettavien palvelujen, raakaaineiden tai tavaroiden (koneet, laitteet, työvälineet, tarvikkeet) hankinta meillä tapahtuu ja mistä tarvittavat ohjeet löytyvät. 15. Ilmapiirikartoitukset Yksikössämme selvitetään määräajoin henkilöstön työhyvinvointia ja työyytyväisyyttä.tulokset hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. Tarkentavat ja täydentävät kysymykset Onko laadittu kuvaus toiminnassa käytettävistä tiloista ja niiden käytön periaatteista? Onko kuvattu toimintayksikössä käytössä olevat valvontalaitteet, niiden käytön periaatteet, käytön seuranta ja toimivuuden varmistaminen? Onko laitteista ja välineistä jokin luettelo olemassa? Mitkä ovat sellaisia laitteita ja koneita, joiden käyttö edellyttää käyttöohjeita tai erillistä käyttökoulutusta? Ovatko tarpeelliset käyttöohjeet ulottuvilla? Miten laitevastuut on määritelty? Pidetäänkö kirjaa laitteiden vioista? Onko nimetty toimintayksikölle palvelussa käytettävien terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden turvallisuudesta vastaava henkilö? Onko laadittu toimitiloja, laitteita ja tarvikkeita koskeva kehittämissuunnitelma? Kenen puoleen käännytään, jos tarvitaan huoltoa, korjausta tai tarkempaa ohjausta laitteen käytössä? Mistä tietää, milloin laite tai vastaava on viimeksi korjattu/huollettu? Onko olemassa suunnitelma jätteiden ja pakkausmateriaalin vähentämiseksi vai onko ko. toiminta jo arjen työtä? Seurataanko aineiden ja materiaalien koostumusta ja kulutusta (puhdistusaineet, polttoaineet, vesi, sähkö, uudet ja kierrätetyt materiaalit)? Kuinka kuljetusmuodot valitaan? Mitkä ovat ne välineet, joilta vaaditaan erityistä tarkkuutta? Miten kalibroinnista huolehditaan, jos sitä tarvitaan? Miten on merkitty, milloin laite tai kone on viimeksi kalibroitu? Onko laadittu toimintaohjeita asiakkaiden henkilökohtaisessa käytössä olevien turvalaitteiden toimintavarmuuden seurannasta ja hälytysten vastaanoton käytännöistä sekä vastuista? Miten tietojärjestelmien käyttövarmuudesta ja tietoturvallisuudesta huolehditaan? Miten on minimoitu tietoriskit? Mitä ohjeita on annettu henkilökunnalle? Mistä ohjeet löytyvät? Millaisia hyvän hoidon periaatteita tai vastaavia on käytössä? Mitä muita kriteereitä on laadittu hyvälle toiminnalle (laatulupaus, huoneentaulu)? Milloin laadittu, milloin tarkistettu? Millaisia asioita kriteerit koskevat? Onko esim. sovittu asiakkaan kohtelusta ja palvelusta? Sisältyykö hyvien käytäntöjen kuvauksiin tai laatukriteereihin vaatimus asiakkaan osallisuudesta ja vaikuttamismahdollisuudesta omaan palveluunsa? Onko laadittu toimintasuunnitelma asiakasturvallisuuden kehittämisestä ja seurannasta? Ovatko keskeiset valtakunnalliset laatusuositukset, omavalvontamääräykset sekä keskeinen lainsäädäntö tuttuja ja näkyykö niiden sisältö omissa laatukriteereissä tai hyvän hoidon periaatteissa? Miten on varmistettu että työn ja palvelun laadulle asetettuja kriteerejä noudatetaan? Onko henkilökunta tietoinen talossa vallitsevasta käytännöstä ja siitä, kenen vastuulla asia on? Millä perusteella ja miten laite-, tavara- ym. toimittajat valitaan? Jos ostetaan palveluja, onko laadittu laatukriteereitä ostopalveluille? Millaiset? Onko laadittu luettelo ulkopuolelta ostettavien palvelujen tuottajista? Onko laadittu ostopalvelujen kehittämissuunnitelma? Jos on laadittu kriteerejä ostopalveluille, noudatetaanko vastaavia kriteereitä myös omassa toiminnassa? Miten työhyvinvointia ja työtyytyväisyyttä on selvitetty? Jos kyse oli koko talon ilmapiirikartoituksesta, miten yksikkönne sijoittui? Milloin viimeksi työhyvinvointia on selvitetty? Mistä tulokset löytyvät? Millaisia tuloksia saatiin? Onko tulosten pohjalta tehty parannuksia tai kehitetty toimintaa? Seurataanko tilanteen kehittymistä vertailemalla edellisiin tuloksiin? Mitä mieltä henkilökunta on tehdyistä ilmapiirikartoituksista? Onko työilmapiirin kartoittamistapoja kehitetty omaan yksikköön (esim. pieneen) soveltuvaksi? 4 Oman työyhteisön näkökulmasta huomioitavaa, tavoitteita, lisävaatimuksia
ITE3:2010 ITE3 tarkistuslista/22.11.2012 omavalvontaa koskevat lisäykset punaisella ITE -arviointikohde 16. Asiakaspalaute Hankimme säännöllisesti palautetta palveluja käyttäviltä asiakkailtamme (esim. potilaat) sekä tarvittaessa myös omaisilta. Palautteiden tulokset hyödynnetään. 17. Sisäiset asiakkaat Hankimme säännöllisesti palautetta sisäisiltä asiakkailta, yhteistyökumppaneilta ja muilta tärkeiltä sidosryhmiltä. Palautteiden tulokset hyödynnetään 18. Palveluesitteet Yksikkömme palveluista ja toiminnasta on ajan tasalla olevat esitteet, Internet-sivut tai vastaavat sisäistä ja ulkoista tiedottamista sekä markkinointia varten. 19. Dokumentointi Meillä on käytössämme ajan tasalla olevat kirjalliset ohjeet siitä, mitä ja miten kirjaamme asiakas- ja potilasasiakirjoihin. 20. Tilastot Keräämme toiminnastamme tilastotietoa, joka kuvaa asiakkaitamme, palvelujen määrää ja laatua sekä työmme tuloksia. Tilastoja hyödynnetään toiminnan arvioinnissa, suunnittelussa ja kehittämisessä. 21. Mittarit Käytämme yhdenmukaisia menettelytapoja ja vertailukelpoisia mittareita arvioidessamme palvelujemme ja toimintamme vaikutuksia. Tiedot hyödynnetään toiminnan kehittämisessä. Tarkentavat ja täydentävät kysymykset Ovatko asiakaspalautteen keräämisen ja käsittelyn menetelmät sovittu? Miten ja miten usein asiakaspalautetta kerätään? Onko useampia eri tapoja? Millaisia? Näytä käytössä olevat palautelomakkeet tai muut apuvälineet. Miten suullista palautetta käsitellään? Onko palautteista koottu yhteenveto? Miten palautteiden tulokset käsitellään ja hyödynnetään? Millaisia tuloksia on saatu asiakkaiden palautteista? Onko sovittu menettelystä, miten palautetietoa käytetään toiminnan kehittämisessä? Onko palautteiden tuloksilla ollut vaikutusta käytännön toimintaan? Keiltä yhteistyökumppaneilta palautetta on hankittu? Miten? Kuinka usein? Milloin viimeksi? Näytä käytettävät lomakkeet tai muut palautteen hankintatavat? Millaisia tuloksia on saatu? Onko palautteista laadittu yhteenveto? Onko palautteiden tuloksilla ollut vaikutusta käytännön toimintaan? Miten palautteita on hyödynnetty? Näytä, millaisia esitteitä on käytössä? Onko laadittu omat kotisivut tai ollaanko mukana jonkun muun tahon laatimilla kotisivuilla/palveluinfoissa? Missä esitteitä on tai minne niitä on jaettu? Onko tietoa, mitä mieltä asiakkaat tai yhteistyökumppanit ovat olleet esitteistä ja onko niistä ollut hyötyä? Toteutuvatko ne asiat, joita esitteissä luvataan? Miten yksikön omavalvontasuunnitelma ja muu asiakkaalle tarkoitettu informaatio on laitettu esille julkisesti? Mihin eri paikkoihin (mille lomakkeille, mihin muualle) henkilökunta kirjaa asiakkaiden saamaa palvelua? Onko kirjaamisohjeita myös paperilla? Missä niitä säilytetään? Onko käytetty apuna jotain yleisempää mallia tai jonkun muun yksikön esimerkkejä kirjaamisohjeita laadittaessa? Noudatetaanko salassapitosäännöksiä sekä vaitiolovelvollisuutta asiakastietojen käsittelyssä? Onko huolehdittu siitä, miten tiedonkulku järjestetään muiden asiakkaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien toimijoiden kanssa? Noudatetaanko alan valtakunnallisia suosituksia ja lainsäädäntöä? Nimeä keskeiset omaa yksikköä koskevat? Onko kirjattu perusoikeuksia rajoittavia toimenpiteitä koskevat periaatteet? Onko sovittu menettelystä, miten asiakkaalle annetaan tietoa ja tukea hänen kokemansa haittatapahtuman jälkeen? Informoidaanko asiakasta muistutusmenettelystä? Seurataanko ja arvioidaanko sovitun toteutumista? Mikä ulkopuolinen taho pyytää tilastotietoja? Millaisia? Kerätäänkö sen lisäksi muuta tilastotietoa omasta toiminnasta? Millaista? Saadaanko arviointikohdassa 21. luetelluista asioista koottua tiedot? Tehdäänkö toiminnan toteutumisesta yhteenveto myös tilastoin esimerkiksi toimintakertomuksessa? Millainen yhteenveto toiminnan toteutumisesta on toimintakertomuksessa? Sisältyykö toimintakertomukseen myös tieto omavalvonnan toteutumisesta? Antaako nykyinen tilastointikäytäntö riittävän pohjan toiminnan arvioinnille, suunnittelulle ja kehittämiselle? Millaisia toimintakyky-, hoitoisuus- tai vastaavia asiakkaiden tilaa kuvaavia mittareita on käytössä? Mihin tarkoitukseen eri mittareita käytetään? Kuinka suuri osa (mitkä) käytetyistä mittareista on kansainvälisesti tai kansallisesti testattuja ja arvioituja ja käytössä myös muilla työpaikoilla? Miten on varmistettu, että mittaaminen tapahtuu yhdenmukaisella tavalla? Onko mittaamiskäytäntöjä arvioitu ja kehitetty? Oman työyhteisön näkökulmasta huomioitavaa, tavoitteita, lisävaatimuksia 5
ITE3:2010 ITE3 tarkistuslista/22.11.2012 omavalvontaa koskevat lisäykset punaisella ITE -arviointikohde 22. Ohjeiden valvonta Yksikössämme on varmistettu, että toimintaa ohjaavat tarpeelliset asiakirjat (työ- ja toimintaohjeet, lomakkeet, turvallisuus- ja omavalvontasuunnitelma, laatukäsikirja ym.) ovat ajan tasalla ja hallinnassa. Otamme toiminnassamme huomioon taloudelliset riskit. 23. Itsearviointi Toteutamme yksikössämme säännöllisesti itsearviointia. Arvioinnin tulokset, parantamisalueet ja suunnitellut parannustoimet kirjataan ja niiden toteutumista seurataan. 24. Vertailut muihin Vertaamme toimintatapojamme suunnitelmallisesti muiden vastaavien yksiköitten toimintaan tai eri aloilla toimivien yksiköitten toiminaan ja saavutuksiin. Vertailutulokset kirjataan ja hyödynnetään. 25. Projektit Kehitämme toimintaamme ja toteutamme kehittämishankkeitamme suunnitelmallisesti ja koordinoidusti. Kehittämistyön ja hankkeiden toteutumista seurataan ja tuloksia hyödynnetään toiminnan jatkuvassa parantamisessa. Tarkentavat ja täydentävät kysymykset Missä säilytetään erilaisia toimintaan liittyviä ohjeita ja löytyvätkö ne helposti? Miten päivitetään esimerkiksi asiakkaille annettavat ohjeet? Vastuut ja valtuudet? Miten päivitetään muut henkilökunnan käyttämät työohjeet ym.? Miten päivitetään omavalvontasuunnitelma? Miten omavalvonta-asiakirjat on talletettu ja säilytetään suhteessa muihin yksikön asiakirjoihin, menettely- ja työohjeisiin? Onko kaikkien työntekijöiden tiedossa tarpeellisten omavalvontaasiakirjojen sijainti ja sisältö? Onko käytössä olevista ohjeista jokin luettelo? Onko olemassa laatukäsikirja, toimintakäsikirja tai vastaava, jossa toiminta ja palvelut (toimintajärjestelmä, toiminnan ohjausjärjestelmä) kuvataan? Miten toimitaan, jos ohjeita ei noudateta tai toiminta ei noudata esim. laatukäsikirjassa kuvattua? Mitä itsearvioinnin tapoja on käytössä? Mitä tehdään, kuinka usein, miten? Millaisia tuloksia on saatu? Mitkä ovat vahvuuksia ja mitkä parantamisalueita? Miten parantamisalueita on työstetty edelleen? Onko itsearviointien tulokset kirjattu johonkin? Näytä. Kuka vastaa itsearvioinnin jatkuvuudesta ja jatkuvasta laadun parantamisesta? Sisältyykö itsearviointiin myös omavalvontasuunnitelman toteutumisen arviointi? Miten itsearviointi on vaikuttanut käytännön toimintaan? Millaisia vertailumenettelyjä on käytössä: vertaiskäynti, vertaisten kanssa kehittämispäivä, tunnuslukuvertailut Millaisissa paikoissa on viime vuosina käyty tutustumassa? Onko vierailulle asetettu jokin tavoite ja oliko tutustuttava kohde rajattu? Onko vierailu raportoitu? Näytä. Onko omalla työpaikalla hyödynnetty jotain ideaa tai toimintatapaa muulta työpaikalta? Ollaanko mukana jossakin yhteistyöverkostossa? Miten mukana oloa hyödynnetään omassa toiminnassa? Mitä hankkeita paraikaa on meneillään? Onko näistä hankkeista tehty projektisuunnitelmat? Näytä. Mitä hankkeita on toteutettu viimeisten kolmen vuoden aikana? Onko niistä olemassa raportit? Näytä. Onko ollut hankkeita, jotka ovat jostain syystä lopahtaneet kesken kaiken tai ei muusta syystä ole viety loppuun? Miten hankkeiden suunnittelu liittyy muuhun toiminnan suunnitteluun (millä perusteilla käynnistetty jne.)? Miten hankkeiden tuloksia on hyödynnetty toiminnassa? Kerro esimerkkejä. Miten muulla tavoin (kuin hankkeiden kautta) kehitetään yksikön toimintaa? Oman työyhteisön näkökulmasta huomioitavaa, tavoitteita, lisävaatimuksia Muistinpanoja, kommentteja sekä muita huomiota 6
ITE- juhlaseminaari Kuntatalolla 23.11.2012 CAF- laadunhallintamalli Salme Sundquist, kehityspäällikkö Kuntaliitto
CAF- laadunhallintamalli riippumatta siitä onko kyse valtion tai kunnan organisaatiosta, riippumatta toimialasta, koosta tai rakenteesta, on sen menestyäkseen luotava tarkoituksenmukainen johtamismalli. CAF on tarkoitettu työkaluksi julkisen sektorin organisaatioiden suorituskyvyn arviointiin ja kehittämiseen CAF malli on käytännöllinen arvioinnin ja kehittämisen viitekehys, jonka avulla organisaatio voi ymmärtää keskeiset vahvuudet ja puutteet, muodostaa yhteisen kielen, mikä helpottaa viestintää ja asioiden ymmärtämistä, yhdistää kehitysprojektit ja luo perusrakenteen johtamisjärjestelmälle ts. tarjoaa kokonaisvaltaisen näköalan organisaatioon.
Caf kokonaisvaltaisella laadunarviointimallilla tulosten saavuttamiseen Mallissa organisaation toimintaa tarkastellaan kokonaisvaltaisesti ja samanaikaisesti seuraavien tekijöiden suhteen: strategisen suunnan asiakkaiden palvelujen tuottajien ulkoisten sidosryhmien toimintaympäristön nykytilan kartoituksen resurssien ohjausmekanismien palvelujen/tuotteiden suhteen
Caf uudistuu CAF mallista on tehty uusi versio 2012, joka on julistettu Oslossa syyskuussa 2012 Käännökset valmistuvat 2013 alussa Jos haluat mukaan käännöksen kommentointirinkiin,laita viestiä osoitteeseen CAF@vm.fi
PEF etenee Ulkoisen arvioinnin oganisointi on edennyt hitaasti, mutta varmasti Pef käännetään suomeksi tehdään pilotti vuonna 2013
Suomen parhaiden käytäntöjen valintaprosessi meneillään 2012 2013 kyseessä 7. kerta, kun valitaan Suomen parhaita käytäntöjä liittyy EU- jäsenvaltioiden väliseen yhteistyöhön palvelujen laadun kehittämiseksi osallistua voivat kaikki valtio virastot ja laitokset, kunnat ja kuntayhtymät hakemuksen voi tehdä koko organisaatio, sen osa tai projekti
Aikataulu Hakemukset tulee toimittaa 31.1. 2013 kello 12.00 mennessä valtiovarainministeriöön Tulokset ilmoitetaan osallistuneille 12.4. 2013 mennessä Valintaprosessin organisoi VM ja Kuntaliitto yhteistyössä Arvioinnin tekee ulkopuolinen puolueeton arviointiryhmä Kaikki hakijat saavat kirjallisen palautteen
Julkisen hallinnon asiakkuusstrategia - työ käynnistyi 2012 kesäkuussa - laaditaan julkisten palvelujen järjestäjien yhteinen näkemys siitä, minkä periaatteiden varaan palveluja jatkossa kehitetään ja tarjotaan kehittämisen työkaluja - kommunikoidaan asiakkaille ja kansalaisille palvelutuotannon periaatteista ja edistetään heidän osallisuuttaan niiden suunnittelussa, toteutuksessa ja arvioinnissa - yhteystiedot: www.vm.fi/hankkeet ja tule mukaan! Johtamisen kehittämisverkosto johtamisen laatukriteereiden määrittäminen, lisää työstä www.johtamisverkosto.fi
ITE-juhlaseminaari Kuntatalolla 23.11.2012 OHJELMA 23.11.2012 8.30 Ilmoittautuminen ja tulokahvit Taukojen aikana voi tutustua ITE -aineistoon, ITE -laskentapohjaan, Kuntaliitossa kehiteltävään verkkopohjaiseen arviointityökaluun sekä Kuntaliiton laatuverkostoon. 9.15 Tervetuloa Johtaja Tarja Myllärinen, Suomen Kuntaliitto, sosiaali- ja terveysasiat 9.30 ITE 20 vuotta tähän on tultu! Mistä kaikki alkoi? Alussa oli Fysioterapian palvelupäällikkö Titta Karppinen, Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri ITE -menetelmän huippuhetket ja parhaat palat Erityisasiantuntija Tupu Holma, Suomen Kuntaliitto 10.15 ITE menetelmä omavalvonnan tukena Mistä omavalvonnassa on kyse? Keitä koskee nyt ja tulevaisuudessa? Ensikokemukset omavalvontasuunnitelmien laatimisesta Ylitarkastaja Riitta Husso, Valvira ITE ja omavalvonta rinta rinnan? Omavalvontanäkökulma yrityksen laatujärjestelmässä Omavalvonnan huomiointi ITE arviointilomakkeessa sekä tarkistuslistassa Laatuasiantuntija, yrittäjä Merja Vihma, Johanneskoti 11.15 Jaloittelutauko 11.30 ITE vertaisarvioinnin ja vertailujen välineenä lastensuojelun perhekotien laatupiiritoiminnassa Laatuvastaava, perhekodin äiti Riitta Riekki, Ammatillisten perhekotien liitto 12.00 ITE -auditoinnista vauhtia ja voimaa Kokemuksia ja mahdollisuuksia ITE -auditointimalli sisäisen auditoinnin apuna Laatukouluttaja Riitta Tolvanen, Position Valmennus Tmi 12.30 Lounas 13.30 Asiantuntijat estradilla: Hyvät toimintatavat ITE -menetelmän käytössä, visiot vuoteen 2020 ITE yrityksen voimavarana ja kilpailuvalttina. Toimitusjohtaja, laatuasiantuntija Mari Halkola, Kiimingin Fysioterapia Oy 14.00 ITE laajempien laadunhallinnan järjestelmien rinnalla ja osana yhteiset ytimet ja rinnakkaiskäyttö ISO standardit. Johtaja Pirjo Berg, NHG Audit Oy 14.30 Kahvitauko 15.00 ITE laajempien laadunhallinnan järjestelmien rinnalla ja osana yhteiset ytimet ja rinnakkaiskäyttö SHQS laatuohjelma. Johtava auditoija Sirkka Piirola, Qualitor Oy CAF järjestelmä. Kehityspäällikkö Salme Sundqvist, Kuntaliiton Kuntakehitys ja tutkimus yksikkö 15.30 ITE menetelmän tulevaisuus ITE 25 askelta hyvään laatuun myös tulevina vuosina Erityisasiantuntija Tupu Holma, Suomen Kuntaliitto 16.00 Juhlaseminaarin päätös
ITE arviointi 20v.Mistä kaikki alkoi? Titta Karppinen Fysioterapian palvelupäällikkö ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI
Tekonivelleikatun potilaan fysioterapiakäytäntö v.1990 fysioterapeutit käynnistivät selvityksen tekonivelleikatun potilaan fysioterapiakäytännöstä Selvityksessä mukana Etelä-Saimaan keskussairaala (vs. aoh Sari Hyvärinen) Mikkelin keskussairaala (oh Pirkko Väistö) Päijät-Hämeen keskussairaala (oh Anja Välimäki) Tikkamäen sairaalan fysiatrian osastot Pohjois-Karjala (ei sairaalaliiton jäsen) (oh Sinikka Aalto) ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI
Fysioterapian alueellinen laatujärjestelmä Q-projekti Sairaalaliitto käynnisti projektin 31.9.1991 (Q-projekti) suunnitelma: Tavoitteena luoda sairaanhoitopiireihin laatukulttuuria ja saada aikaan shpiirien eri porrastustasot kattava malli fysioterapiapalvelujen laatutason määrittämiseksi, arvioimiseksi ja varmistamiseksi. (Tupu Holma) projektivastuu hallintoylilääkäri Seppo Leisti ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI
Q-projektin tavoitteita Laatukäsikirja Laatukoulutusohjelma Hoitokäytäntömallit Laatutavoitteet, -standardit, -kriteerit Kirjaamis- ja seurantakäytännöt Asiakaspalautemallit Raportointijärjestelmät ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI
Laatukoulutusta ja projektipalavereja Laadunhallinnan perusteet (17-19.9.1992 Heinola) mukana muitakin: THM Maarit Outinen, ft Ulla Talvitie, kollegoja Kinkomaan sairaalasta, Reumasäätiön sairaalasta, Tampereelta ja fysioterapeuttiliitosta Fysioterapiapalvelujen edistäminen ja turvaaminen sairaanhoitopiirien alueella(30.11.1992 Imatra) Fysiatreja myös mukana Markku Hupli, Risto Pohjola (Valtionosuusuudistus) ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI
Laatukoulutuksia ja projektipalavereja Fysiatrian yksikön tarvitsemat edellytykset, apuvälineet ja toimenpiteet, jotta laatuasiat olisivat hallinnassa (23.4.1993 Mikkeli) Toiminta-ajatus, Laatupolitiikka ja tavoitteet, Laatuvastuut ja valtuudet, Palvelutarpeen selvitys-asiakaskuva, Palvelukuvaukset, Dokumentointiohjeet Mittarit ja Asiakaspalaute ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI
ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI Ensimmäinen versio ITE:stä
ITE arviointilomake ja julkaisuja Ensimmäinen ITE arviointilomake 1993,jossa oli 11 kohtaa Mitä on laatu 15.11.1994 FT-liiton laaturyhmä Laatu hallintaan julkaisu 29.5.1995 Ensimmäinen ITE julkaisu 13.5.1997, jolloin ITE arviointilomakkeessa oli 25 kohtaa ja tarkistuslistaa käytettiin toiminnan arviointiin ja suunnitelmaosiota käytettiin toiminnan kehittämisen suunnitteluun ja korjaustoimenpiteiden vastuuttamiseen ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI
Muuta matkan varrelta 1990 luvulta Fysioterapian laatupäiviä vuosittain helmikuussa 1990-1998, myöhemmin ITE käyttäjäpäivät marraskuussa Q-projektin koulutuksia/tapaamisia 2-3/ vuodessa Tuotteistaminen, kustannuslaskenta ja hinnoittelu 4.11.1992 Sairaalaliitto Tilastointikokeilu 5.4-1.5.1993 Sairaalaliitto Laatuyhdyshenkilöt- Lyhdyt/ fysioterapeuttiliitto 1994 Vertaisarviointia fysioterapian yksiköissä Alueellisia laatukoulutuksia 4 shpiirin alueen fysioterapeuteille ETELÄ-KARJALAN SOSIAALI- JA TERVEYSPIIRI
ITE menetelmä 20 vuotta huippuhetket ja parhaat palat Erityisasiantuntija Tupu Holma Suomen Kuntaliitto
ITE n perusideoita Työyhteisön kaikki jäsenet ovat mukana arvioimassa ja kehittämässä yhteistä toimintaa = työyhteisölähtöinen kehittämisote Tarkastellaan työyksikön toimintaa kaikilla keskeisillä toimintaalueilla (perusteet, suunnittelu ja seuranta, henkilöstö ja johtaminen, varustus ja laitteet, toiminta ja palvelut, viestintä ja yhteistyö, arviointi ja kehittäminen) Arviointikysymykset (25) kattavat pääosan hyvälle toiminnalle asetettavista yleisistä laatuvaatimuksista sekä sisältävät myös keskeiset laajempien laadunhallintajärjestelmien arviointisalueet (EFQM, SHQS, CAF, ISO-standardit), jolloin rinnakkaiskäyttö on mahdollinen Hyvä laatu, laatutavoitteet sekä omaan yksikköön soveltuvat käytännöt ja parannuskeinot määritellään kuitenkin viime kädessä oman asiakaskunnan ja toimintaympäristön kannalta Edetään pienten askelten periaattein omien resurssien puitteissa kohti systemaattista laadunhallintaa tupuholma 2012 2
A ITE-itsearviointilomakkeet Arviointiohje Sanasto Arviointilomake ITEmenetelmän osat B ITE3 CD-ROM 1) Laskentatyökirja - Ohjeet - Raportointimalli - Vastausten käsittely ja analysointi 2) ITE-lomakkeet (Word) 3) ITE-info (Power Point) E Tarkistuslista ITEauditointimalli D Jatkosuunnittelulomake C tupuholma 2012
ITE-arviointiprosessi 7. Parannustoimet ja hankkeet toteutetaan 6. Kehittämissuunnitelma: mitä tehdään, kuka tekee 1. Perehtyminen menetelmään Uusi arviointi + mahdollinen ITE-auditointi 2. Suunnittelu: miten meillä toteutetaan 3. Arviointi: täytetään 25-kohtainen lomake 5. Tulosten pohtiminen yhdessä 4. Yhteenveto arvioinneista ITE tupu holma 2012
ITE-menetelmän kehitysvaiheita Sairaalaliiton Q projekti: laatuyrityksen tunnusmerkit 1992 1997 ITE:n kriteerien aihiot Sairaalaliiton julkaisussa Laatu hallintaan 2005 Kehitystyö laajenee yhteistyöksi eri tahojen kanssa Ensimmäinen julkaisu ITE + lomakkeet ja levyke Esittelyt kansainvälisissä konresseissa (3) Käyttö laajenee: kyselyt käyttäjille, uudet sovellukset, tarkistuslistan käyttöönotto, tutkimustyö 2003 Toinen julkaisu ITE2 + päivitetyt lomakkeet ITE tukiryhmä 2008 Excellaskentatyökirja (CD rom) ITE auditoin -timalli 2010 Testaukset ja kokeilut työyhteisöissä Auditkokeilut, sähköinen kysely Kolmas julkaisu ITE3 + päivitetyt lomakkeet ja CD 2012 20 v. tupuholma 2012 5
Huippuhetkiä! 1992-1994 Q-projekti: laatuyrityksen tunnusmerkit, jotka toimivat pohjana varsinaiselle ITE-arviointimenetelmälle. Hankkeessa syntyi innovaatio hyvin toimivasta työyhteisöstä, jonka kaikki jäsenet osallistuvat arviointiin. Tiedättekö mitä tästä tulee huippujuttu 1999 Maailmankongressi Jokohamassa: Quality improvement process in physiotherapy by the ITE-method. Tätä kyllä kannattaa esitellä muillekin 2006: ITE2-levyke laadunhallintaan 2010 CD-ROM Konkreettinen työväline Työyhteisön oppiminen ja kehittyminen nousee esiin tutkimuksissa ja selvityksissä Tässä väline työyhteisölähtöiseen kehittämiseen Itsearvioinnista pohja auditointiin Näkökulma laajentuu Itsearvioinnista omavalvonnan työkalu Työyhteisö vastaa omasta laadustaan tupuholma 2012 6
Mieleenjääneitä innovaatioita! ITE-arviointialueisiin perustunut laatupalkintokilpailu Lahden Sosiaali- ja terveystoimessa 2006 ITE-arpajaiset Stakesin sosiaalitoimistojen työn kehittämishankkeessa 2005-2007 (HYKE) /Seppänen-Järvelä, Riitta & Vataja, Katri (toim.) (2009): Työyhteisö uusille urille. PS-kustannus. ITE-arviointi- ja yhteenvetolaskentamallin soveltaminen asiakaspalautteen hankintaan (Karhu-kuntien laatuhanke 2007) ITE-menetelmän sovellukset vapaaehtois- ja muuhun, ei niin ammatilliseen toimintaan tavoitteena järjestelmällisempi ote palvelujen ja toimintojen laatuun (SoveLi: liikunnan vapaaehtoistoimijat, Perhehoitoliitto: iäkkäiden perhehoitajat) ITE vahvistaa työyhteisön toimintakykyä: tupuholma 2012 7
Mitä työyhteisössä parhaimmillaan tapahtuu ITE -itsearvioinnin kautta? Kyky ymmärtää omaa toimintaa ja toimintakulttuuria sekä myös muiden toimintaa lisääntyy Yhteinen näkemys asioista vahvistuu Ei ole oikeita ja vääriä arviointivastauksia - itse kunkin omaa, käytännön työssä syntynyttä kokemusta kunnioitetaan Jokaisella työntekijällä on oikeus ajatella ja olla luova osana yhteisöään sekä oikeus ja mahdollisuus ottaa kantaa Rohkeus kyseenalaistaa ja pyrkiä muuttamaan toimintaa lisääntyy vähitellen = lähtökohta kehittymiselle Tupuholma 2009 8
Työyhteisön toimintakykyä voi havainnollistaa esimerkillä kuntoilusta. Tiedetään, että riittävä ja säännöllinen fyysinen kuntoilu, kuten kuntosaliharjoittelu, on tärkeätä ihmisen hyvän toimintakyvyn kannalta. Jotta hyvä toimintakyky säilyy, täytyy kuntosalilla käydä säännöllisesti ja riittävän usein. Liian pitkäksi venähtäneet harjoitteluvälit tuntuvat kehon ruostumisena ja kynnys aloittamiseen nousee. Ihmisen täytyy johtaa ja ohjata omaa kuntoiluaan ja seurattava omaa hyvinvointiaan. Kun kuntoilukäytännöt on säännöllisiä ja osa elämäntapaa, ne rutinoituvat ja alkavat tuntua itsestään selviltä. Toisaalta, jos keho sairastuu ja kipuilee lihastulehduksessa, ei ole aika harjoitella kuntosalilla, vaan hoitaa ja ottaa lääkettä. Kehon tervehdyttyä, on taas tärkeätä jatkaa säännöllistä kuntoilua ja toimintakyvyn ylläpitämistä. Tämä analogia on rinnasteinen työyhteisössä (keho) ja kehittämisessä (kuntoilu). Työyhteisölähtöinen kehittäminen, kuten ITE-prosessi, tarjoaa viitekehyksen säännölliseen työyhteisön toimintakyvyn ylläpitämiseen, mutta ei ole täsmälääke tulehtuneiden henkilöristiriitojen tai jumien korjaamiseen. (mukaellen Seppänen-Järvelä & Vataja) tupuholma 2012 9
Katri Vataja: Kehittyvä työyhteisö. Itsearvioinnin hyödyntäminen työyhteisön kehittämisessä kunnallisessa sosiaalitoimessa. THL 2012 Työyhteisön kehittäminen Itsearviointi Kehittävä arviointi Työyhteisölähtöinen kehittäminen voi tukea organisaatiossa tehtäviä uudistuksia jos päämäärät ovat samansuuntaiset Vuoropuhelua organisaation eri osien ja tahojen välillä pitäisi vahvistaa kehittämistyön jatkuvuuden turvaamiseksi Muutosten toteuttamiseen osallistuminen ja vaikuttaminen edellyttävät myös työyhteisöltä vahvuutta, aktiivisuutta ja osallistumista tupuholma 2012 10
Systemaattinen ITE-toiminta ITE-arviointi perustuu johdon päätökseen menetelmän käytöstä kehittämisen välineenä Itsearviointi ja jatkotyöskentely liittyy työyhteisön muuhun kehittämistoimintaan ja kytkeytyy toiminnan suunnitteluun, strategioihin ja yksikön laatu- ja henkilöstöpolitiikkaan Työyhteisöä valmistellaan arviointiin etukäteen muokataan maaperää riittävästi: miksi, mitä, miten? ITE-arvioinnin tuloksia hyödynnetään työn arjessa: perehdytyksessä, kehityskeskusteluissa, tiimipalavereissa, kehittämishankkeissa Toteutetaan itsearviointiprosessi kokonaisuudessaan: kaikki vaiheet käydään läpi Aiemmin toteutettuihin ITE-tuloksiin palataan uudempien arviointien yhteydessä rakennetaan vanhan päälle Huolehditaan jatkuvuudesta ja järjestelmällisestä toteutuksesta: tulevien arviointien aikataulutus ja suunnittelu muutaman vuoden tähtäyksellä, vastuuhenkilöt, säännöllisyys, raportointi ja raportin liittäminen laatutallenteisiin Varmistetaan riittävät resurssit: aikaa yhteiselle keskustelulle ja jatkotyöskentelylle sekä ideoinnille ja luovuudelle tupuholma 2012 11
tupuholma 2012 12
ITE -menetelmä omavalvonnan tukena ITE -juhlaseminaari 23.11.2012 LM Riitta Husso Valvira 1.3.2013 1
OMAVALVONTA SOSIAALI- TERVEYDENHUOLOSSA Laki yksityisestä terveydenhuollosta (152/1990) 6 Palveluntuottajan on, toimiessaan useammassa kuin yhdessä toimipaikassa, laadittava omavalvontasuunnitelma, jonka sisällöstä Valvira antoi määräykset 1.10.2012. Terveydenhuoltolaki (1326/2010) 8 ja STM:n asetus 341/2011 Terveydenhuollon toimintayksikön on laadittava suunnitelma laadunhallinnasta ja potilasturvallisuuden täytäntöönpanosta. Laki yksityisistä sosiaalipalveluista (922/2011) 6 Yksityisten palveluntuottajan on laadittava toiminnan asianmukaisuuden varmistamiseksi omavalvontasuunnitelma, joka kattaa kaikki palvelujen tuottajan sosiaalipalvelut ja palvelukokonaisuudet. (SHL 17 ) Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (Vanhuspalvelulaki 23 ) tulee voimaan keväällä 2013 Uusi sosiaalihuoltolaki, tulee voimaan asteittain alkaen 2015 1.3.2013 Riitta Husso 2
SOVELTAMISALA Koskee ShL 17 :ssä mainittuja sosiaalihuollon palveluja ja niiden järjestämiseen liittyvää sosiaalialan ammatillista ohjausta ja neuvontaa, joita tuotetaan korvausta vastaan liike- tai ammattitoimintaa harjoittamalla Luvanvaraiset ympärivuorokautiset palvelut Rekisteröitävät ilmoituksenvaraiset, ei-ympärivuorokautiset palvelut Ei rekisteröitävät ilmoituksenvaraiset kotipalvelun tukipalvelut: ShA (607/1983) 9 Yksityinen päivähoito myös yksityinen perhepäivähoito AlvL (1501/1993) 37 : omavalvontasuunnitelma on yhtenä arvonlisäverottoman myynnin edellytyksenä 1.3.2013 Riitta Husso 3
OMAVALVONNAN TAVOITTEET Avoin toimintakulttuuri Asiakkaan osallisuuden parantaminen Yhtenäiset palveluprosessit Palveluprosessien jatkuvan seurannan ja arvioinnin kehittäminen Tarvittavat muutokset saadaan aikaan nopeasti 1.3.2013 Riitta Husso
OMAVALVONTASUUNNITELMA Omavalvontasuunnitelmalla tarkoitetaan laadun ja asiakasturvallisuuden varmistamiseksi suunniteltujen menettelyjen kirjallista kuvaamista ja siinä käytettäviä asiakirjoja Omavalvonnalla tarkoitetaan palvelujen tuottajan omatoimista laadun varmistamista siten, että toiminnassa toteutuvat lainsäädännön, valvontaohjelmien ja laatusuositusten sekä palvelujen tuottajan itse omalle toiminnalleen asettamat vaatimukset. Asiakkaan ja palveluntuottajan välinen sopimus Luvanvaraisessa toiminnassa lupaehdot Linkki: www.valvira.fi>sosiaalihuolto>omavalvonta 1.3.2013 Riitta Husso 5
OMAVALVONTASUUNNITELMA Uusi palveluntuottaja laatii ovs:n 6 kk kuluessa toiminnan käynnistämisestä Julkisesti nähtävänä palvelu/yksikkökohtaisesti Kuvastaa toiminnan läpinäkyvyyttä - informaatiota asiakkaille, omaisille, kunnalle, verottajalle 1.3.2013 Riitta Husso 6
OMAVALVONTASUUNNITELMAN RAKENNE 4.1 OMAVALVONNAN TOTEUTTAMINEN 4.1.1 Palvelujen tuottajaa koskevat tiedot 4.1.2 Toiminta-ajatus, arvot ja toimintaperiaatteet 4.1.3 Omavalvonnan organisointi, johtaminen ja vastuuhenkilöt 4.1.4 Henkilöstön osallistuminen ja perehdyttäminen 4.1.5 Asiakkaan ja omaisten osallistuminen 4.1.6 Riskien tunnistaminen ja korjaavat toimenpiteet 4.2 PALVELUN SISÄLLÖN OMAVALVONTA 4.2.1 Henkilöstö 4.2.2 Toimitilat 4.2.3 Laitteet ja tarvikkeet 4.2.4 Asiakasturvallisuus 4.2.5 Asiakkaan asema ja oikeudet 4.2.6 Asiakastyön sisältö 4.2.7 Asiakastietojen käsittely 1.3.2013 Riitta Husso 7
ASIAKKAIDEN OSALLISTUMINEN Omavalvontasuunnitelmaan kirjataan miten asiakas ja omaiset voivat antaa laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyvää palautetta tavoitteena on, että asiakaspalautetta kerätään systemaattisesti menettely siitä, miten tietoa käytetään toiminnan kehittämisessä VpL:ssa palautetta kysytään palvelujen saajien lisäksi omaisilta ja läheisiltä sekä henkilöstöltä 1.3.2013 Riitta Husso 8
RISKINHALLINTA Omavalvontasuunnitelmaan kirjataan miten riskit, kriittiset työvaiheet ja vaaratilanteet tunnistetaan, ehkäistään, raportoidaan ja tilastoidaan miten korjaavat toimenpiteet tuodaan käytäntöön ja mukaan kehittämistyöhön miten henkilöstölle tiedotetaan korjaavista toimenpiteistä miten asiakkaalle annetaan tietoa ja tukea hänen kokemansa haittatapahtuman jälkeen 1.3.2013 Riitta Husso 9
RISKINHALLINTA Riskien tunnistaminen: prosessikuvauksista, työntekijä- /asiakaspalautteista Riskien arviointi: mietitään, miten vakavasta riskistä on kysymys, arvioidaan toistuvuus Riskeihin vastaaminen: mietitään, miten riskit ennakoidaan, voidaanko varautua, tarvitaanko koulutusta vai riittääkö tiedottaminen, kuka vastaa, mitä resursseja tarvitaan Riskien seuranta ja raportointi: STM:n opas Tunnistamattomia riskejä ei voi hallita 1.3.2013 Riitta Husso 10
ASIAKKAAN ASEMA JA OIKEUDET Omavalvontasuunnitelmaan kirjataan miten ennaltaehkäistään epäasianmukainen kohtelu miten toimitaan, jos sellaista todetaan suunnitelma siitä, miten tarvetta rajoitustoimenpiteiden käyttöön minimoidaan rajoitustoimenpiteisiin liittyvät menettely- ja seuranta ohjeet 1.3.2013 Riitta Husso 11
OMAVALVONNA SEURANTA JA ARVIOINTI Omavalvonnan todentaminen edellyttää suunnitelmallista kirjaamista, seurantaa ja arviointia. Omavalvonta käynnistyy kuvaamalla palvelun prosessit arvioidaan riskit ja kriittiset työvaiheet asetetaan laatutavoitteet sovitaan korjaavista toimenpiteistä laaditaan tarvittavat menettely-/työohjeet sovitaan seurantakäytännöistä sovitaan ov:n asiakirjoista: muodosta, päivittämisestä, hyväksymisestä ja säilyttämisestä 10 v. 1.3.2013 Riitta Husso 12
KUNNAN KOKEMUKSIA Jälkikäteisvalvonnasta etukäteisvalvontaan Palveluntuottajan vastuu lisääntyy ja tulee näkyvämmäksi Helpottaa valvontaa strukturoidulla sisällöllä Vapauttaa resurssia muuhun yhteistyöhön Voidaan nostaa joitain painopistealueita kehittämisalueiksi (auttaa tunnistamaan) Edellyttää asennemuutosta valvonnasta yhteistyöhön ja omavalvontaan 1.3.2013 Riitta Husso 13
1.3.2013 Riitta Husso Kiitos!
Merja Vihma Johanneskoti Oy
Laatujärjestelmää koottu Yhdessä Johanneskodin tarinaa Pitkään, pitkin matkaa Pienin askelin Meidän tarpeista lähtien ISO 9001- sertifikaatti viisi vuotta merjavihma/231112 2
Omavalvontanäkökulma yrityksen laatujärjestelmässä Omavalvonnan myötä entistäkin suurempi paino - asiakkaan huomioimisessa - ennaltaehkäisevässä toimintatavassa - tietoturvassa - mittaamisessa ja seurannassa - jokapäiväisessä toiminnassa Kaikkien asia, jokaisena päivänä merjavihma/231112 3
Koettuja soraääniä Omavalvonta käsite Taas jotain uutta? Hyödyn löytäminen Vain yksityisille, missäs julkinen? Oppaan sisällön ja laatujärjestelmän sisällön yhteensovittaminen Päällekkäisyyttä kaiken muun kanssa merjavihma/231112 4
Omavalvonnan huomiointi ITEarviointilomakkeessa sekä tarkistuslistassa Toimii erinomaisesti! Muistettava kysyä, mitä kukin kohta omassa yrityksessä, laajemmassa merkityksessä tarkoittaa merjavihma/231112 5
ITE - ARVIOINTILOMAKE: Voidaan lisätä arvioitavia kohteita, jotka nimetty omavalvontamääräyksissä (mukaillen Mvihma/Tholma/RTolvanen) Esimerkkejä 19. Dokumentointi. Meillä on käytössämme ajan tasalla olevat kirjalliset ohjeet siitä, mitä ja miten kirjaamme asiakas- ja potilasasiakirjoihin. Lisäys 1: Noudatamme salassapitosäännöksiä, vaitiolovelvollisuutta sekä salassapitosäännöksiä asiakastietojen käsittelyssä. Olemme nimenneet tietosuojavastaavan sekä huolehtineet siitä, miten tiedonkulku järjestetään muiden asiakkaan palvelukokokokonaisuuteen kuuluvien toimijoiden kanssa. Lisäys 2: Meillä on ohjeistus perusoikeuksia rajoittavien toimenpiteiden käytöstä ja vähentämisestä merjavihma/231112 6
ITE - ARVIOINTILOMAKE: Voidaan lisätä arvioitavia kohteita, jotka nimetty omavalvontamääräyksissä (mukaillen Mvihma/Tholma/RTolvanen) 7. Vastuusuhteet. Työyksikössämme on sovittu kirjallisesti henkilöstön työnjaosta, vastuista ja valtuuksista. Lisäys: Myös omavalvontasuunnitelman vaatimat vastuuhenkilöt on nimetty ja tehtävät kuvattu merjavihma/231112 7
ITE - TARKISTUSLISTA: Voidaan lisätä omia tarkennuksia ja omaa alaa koskevien vaatimusten tsekkaamiseksi (THolma) 5. Olemme kuvanneet ja arvioineet yksikkömme keskeiset palveluprosessit ja työkäytännöt sekä osuutemme asiakkaan ja toiminnan kannalta tärkeissä hoito- /palveluketjuissa talon sisällä ja ulkopuolella. MITÄ TÄMÄ ASIA TARKOITTAA MEILLÄ? TUNNISTA, MITÄ MEILLÄ JO ON? MITEN SEN PITÄISI OLLA TAI VOISIKO KO. ASIAN HOITAA VIELÄ PAREMMIN? ONKO ARVIOINTIKYSYMYS RIITTÄVÄ? MITÄ VAATIMUKSIA ITE:ARVIOINNEISSA KÄSITELTYJEN LAATUVAATIMUSTEN LISÄKSI KOHDENTUU PALVELUIHIMME (esim. -Lainsäädäntö, -Kansalliset laatusuositukset, -Kansalliset ohjelmat -Käypä hoito-suositukset -Omavalvontamääräykset merjavihma/231112 8
ITE-menetelmä on yksi hyvä omavalvonnan työväline (mukaillen THolma) 1/2 1. ITE-itsearvioinnin avulla voidaan todentaa, onko omavalvonta ollut toimivaa onko pystytty varmistamaan, että valvottavat asiat ovat OK 2. Valvottavat asiat voidaan sisällyttää itsearviointisablunaan. ITE-menetelmässä niitä voidaan kirjata esimerkiksi arviointikysymysten sisälle, jatkosuunnittelulomakkeeseen (Kaipaako parantamista? Mitä puutteita?) tai tarkistuslistaan (lisävaatimuksia) 3. 3. Omavalvonnan varmistusmenettelyt kuvataan toimintakäsikirjassa tai vastaavassa asiakirjassa. Esimerkki varmistusmenettelystä on ohjeistus, jonka toteutumista esimies seuraa ja jonka noudattamisesta hän vastaa. merjavihma/231112 9
ITE- menetelmä on yksi hyvä omavalvonnan työväline (mukaillen THolma) 2/2 4. Jos toimintayksikössä käytetään jotakin systemaattista itsearviointi- ja laadunhallintamenetelmää (ITE, EFQM, SHQS, ISO), voidaan omavalvontasuunnitelmassa todeta tämä asia 5. Omavalvontasuunnitelman vuosittainen toteutuminen dokumentoidaan laatutallenteisiin tai toimintakertomukseen 6. Omavalvontasuunnitelman toteutumista arvioidaan samalla kuin muidenkin laatuasiakirjojen todenpitävyyttä ja tarkoituksenmukaisuutta esim. vuosittaisessa johdon katselmuksessa. merjavihma/231112 10
Rinta rinnan! (mukaillen Tholma) Toiminnan ohjausjärjestelmä Omavalvontasuunnitelma Laadunhallintasuunnitelma Potilasturvallisuussuunnitelma Systemaattinen laadun parantaminen ja ylläpito ITEmenetelmän sekä myös muiden laatujärjestelmien avulla kattavat varsin laajasti sosiaalipalvelujen omavalvontasuunnitelman ja terveydenhuollon laadunhallinta- sekä potilasturvallisuussuunnitelmien sisällön merjavihma/231112 11
ITE vertaisarvioinnin ja vertailujen välineenä ammatillisten perhekotien laatupiiritoiminnassa Laatuvastaava, perhekodin äiti Riitta Riekki, Ammatillisten Perhekotien Liitto ry Riekki laatupiirit 2012
APKL:n ITE-arviointiprosessi Parannustoimet ja hankkeet toteutetaan Tulosten pohtiminen yhdessä ja kehittämissuunnitelma Perehtyminen ja suunnittelu Yhteenveto arvioinneista Koulutus ja arviointi laatupiireissä Tavoitteena saada liiton jäsenperhekotien näkemys siitä, miten asioita on hoidettu Tunnistaa kehittämistarpeet Tarjota parannustoimia ITE menetelmäksi ammatilliseen perhekotiin Riekki laatupiirit 2012
ARVIOINNIT LAATUPIIREITTÄIN ALUEELLISISTA LAATUPIIREISTÄ (KAHDEKSAN) ON ARVIOITU SEITSEMÄN. Arviointeihin on osallistunut noin sadasta APKL:n kuuluvasta perhekodista 54 ja yhteensä 82 henkilöä. Ennen arviointia oli ITE koulutusta ja perehtymistä menetelmään. Arvioinnin tuloksia tarkasteltiin yhdessä ja laatupiiri itse päättää jatkotoimenpiteistä. Tavoitteena on, että mahdollisimman moni perhekoti ottaa menetelmän käyttöön omassa työyhteisössään. Riekki laatupiirit 2012
ARVIOINNIN TULOKSIA Laatuprofiili antaa kuvan vahvuuksista ja parantamista vaativista alueista. Tulos on laatupiirien yhteinen, yksittäinen perhekoti voi verrata omaa tulostaan liiton yleiseen laatuun. Arvioinnista on tehty raportti ja aineisto esiteltiin syyskoulutuspäivillä. Tuloksia pohdittiin yhdessä noin 50 henkilön voimin ja tehtiin kehittämissuunnitelma. Toiminnan arviointi ja kehittäminen osa-alue nostettiin jatkosuunnitteluun. Riekki laatupiirit 2012
JATKOSUUNNITTELU Tilastot; Mittarit; järjestetään koulutus Itsearviointi; ITE:n jatkuvuus Vertailut muihin;helppo toteuttaa laatupiireittäin, löytyy valmis raportointimalli tallennettavaksi laatukansioon Riekki laatupiirit 2012
MITÄ OPIMME? ITE-tietoisuus lisääntyi ITE otettiin tukemaan liiton laatutyöskentelyä Laatupiirin vertaisjakaminen muutettavissa kehittäväksi vertaisarvioinniksi Osallistujilla on mahdollisuus osallistua ITEauditointiin Riekki laatupiirit 2012
ITE-AUDITOINNISTA VAUHTIA JA VOIMAA Kokemuksia ja mahdollisuuksia ITE-auditointimalli sisäisen auditoinnin apuna ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 1
ITE-AUDITOINTI Täsmämenetelmä mm. toiminnan kehittämiseen tiedon saamiseen siitä, missä mennään laadunhallinnan suhteen valmistautumiseen palvelujen maksajan tarjouskilpailuun tai arviointikäyntiin VAUHTIA: VOIMAA: TOIMINNAN KEHITTÄMISEEN ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen TOIMINNAN TOTEUTTAMISEEN 2
ITE-AUDITOINTI PÄHKINÄNKUORESSA Kehittäminen ja idea Auditointimalli kehitettiin vuosina 2008-2010. ITE-auditointi sisältää kehittävän konsultoinnin piirteitä, mutta auditoinnissa otetaan kantaa vaatimuksenmukaiseen toimintaan ja toimintakäsikirjan luotettavuuteen. Perustuu ITE-arviointialueiden esiin nostamiin asioihin. Kohderyhmät ITE-auditointi on ulkopuolisen asiantuntijan tekemää arviointia niissä työyhteisöissä tai yrittäjän/ammatinharjoittajan toiminnassa, jotka käyttävät ITE-menetelmää välineenä laadunhallinnassaan tai ITE-menetelmään perehtyneen ulkopuolisen asiantuntijan tekemää arviointia missä tahansa työyhteisössä. Toteutus Toimii periaatteiltaan kuin mikä tahansa ulkoinen tai sisäinen auditointi. ITE-auditointiraportti korvaa virallisen todistuksen. Menetelmään perehtyneellä ITE-auditoijalla on koulutus tehtäväänsä, hän on riippumaton auditoitavasta toiminnasta ja toimii yleisen hyvän auditointitavan mukaisesti, noudattaen esimerkiksi salassapitovelvollisuutta. ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 3
ITE-AUDITOINTI Tarkistaa täyttääkö toiminta laadulle asetetut perusvaatimukset ITE-kriteerien pohjalta Selvittää ja varmistaa toimitaanko, niin kuin on luvattu esimerkiksi laatukäsikirjassa, prosessikuvauksissa, toiminta-ajatuksessa tai vastaavissa dokumenteissa Kiinnittää huomiota onko jokin toiminta tai asia sovittu, kirjattu, ajan tasalla, säännöllisesti toteutettu, hyödynnetty Peilaa tehtyjen ITE-arviointien tuloksia ulkopuolisen näkemykseen toiminnan laadusta ja laadunhallinnan tilasta Auditoitavat saavat palautetta toiminnastaan oppiakseen ja kehittyäkseen ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 4
ESIMERKKEJÄ ITE-AUDITOINNIN VALINTAVAIHTOEHDOISTA: 1) Yhden päivän auditointi, sisältönä: Toiminnan perusteet (toiminta-ajatus, arvot, laatukriteerit) Toiminta ja palvelut (prosessit, palvelumääritykset) Toiminnan arviointi ja kehittäminen (asiakaspalaute, mittarit, itsearviointi, vertailut muihin, projektit) 2) Yhden päivän auditointi, sisältönä: Toiminnan suunnittelu ja seuranta (toimintasuunnitelma, asiakastarpeet, vastuusuhteet, dokumentointi, tilastot) Henkilöstö ja johtaminen (kehityskeskustelut, koulutussuunnitelma, perehdytysohjelma, ohjeiden valvonta) Varustus ja laitteet (laitteet, kalibrointi, ostopalvelut) Yhteistyö ja viestintä (sisäiset asiakkaat, palveluesitteet) 3) Toimintakokonaisuudet ja aikataulu työyhteisön valinnan mukaan. ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 5
ITE3:2010 1. TYÖYHTEISÖN PÄÄTÖS 10. Johdon katselmus 11. Auditin arviointi 1. Työyhteisön päätös 2. ITE arvioinnin suorittaminen 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 3. Yhteydenotto ITE yhteyshenkilöön 8. Auditointiraportti Ulkopuolinen, puolueeton näkemys. 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen 5. Auditointisuunnitelma ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 6
ITE3:2010 2. ITE-ARVIOINNIN SUORITTAMINEN 10. Johdon katselmus 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 8. Auditointiraportti 11. Auditin arviointi 1. Työyhteisön päätös Lomakevaihtoehdot: - ITE-perus - ITE-sinkku - ITE-toimisto - ITE-päiväkoti - Vapaaehtois-ITE, liikunta - ITE-järjestö Tulosten analysointi ja raportointi 2. ITE arvioinnin suorittaminen 3. Yhteydenotto ITE yhteyshenkilöön 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen 5. Auditointisuunnitelma ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 7
ITE3:2010 3. YHTEYDENOTTO ITE-YHTEYSHENKILÖÖN 10. Johdon katselmus 11. Auditin arviointi 1. Työyhteisön päätös 2. ITE arvioinnin suorittaminen 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 8. Auditointiraportti ITE-auditoijana toimii ITEvalmentajakoulutuksen käynyt henkilö tai muu ITEmenetelmään ja auditointiin perehtynyt asiantuntija 3. Yhteydenotto ITE yhteyshenkilöön 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen 5. Auditointisuunnitelma ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 8
ITE3:2010 4. ETUKÄTEISVALMISTELUT 10. Johdon katselmus 11. Auditin arviointi 1. Työyhteisön päätös 2. ITE arvioinnin suorittaminen 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 3. Yhteydenotto ITE yhteyshenkilöön 8. Auditointiraportti - auditoinnin kohde - aikataulu - kirjallinen aineisto - käytännön järjestelyt 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen 5. Auditointisuunnitelma ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 9
ITE3:2010 5. AUDITOINTISUUNNITELMA 10. Johdon katselmus 11. Auditin arviointi 1. Työyhteisön päätös 2. ITE arvioinnin suorittaminen 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 3. Yhteydenotto ITE yhteyshenkilöön 8. Auditointiraportti 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen 5. Auditointisuunnitelma ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 10
ITE3:2010 6. AUDITOINTIIN VALMISTAUTUMINEN 10. Johdon katselmus 11. Auditin arviointi 1. Työyhteisön päätös 2. ITE arvioinnin suorittaminen 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 3. Yhteydenotto ITE yhteyshenkilöön 8. Auditointiraportti Henkilövaraukset Materiaali Tilavaraukset 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 5. Auditointisuunnitelma 11
ITE3:2010 7. AUDITOINNIN TOTEUTUS 10. Johdon katselmus 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 8. Auditointiraportti 11. Auditin arviointi 1. Aloituskokous 1. Työyhteisön päätös 2. Sovittujen toimintakokonaisuuksien arviointi 3. Auditoijien kokous 4. Loppukokous 2. ITE arvioinnin suorittaminen 3. Yhteydenotto ITE yhteyshenkilöön 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen 5. Auditointisuunnitelma ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 12
ITE3:2010 8. AUDITOINTIRAPORTTI 10. Johdon katselmus 11. Auditin arviointi 1. Työyhteisön päätös 2. ITE arvioinnin suorittaminen 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 3. Yhteydenotto ITE yhteyshenkilöön 8. Auditointiraportti 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen 5. Auditointisuunnitelma ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 13
ITE3:2010 9. TYÖYHTEISÖN OMAT JOHTOPÄÄTÖKSET 10. Johdon katselmus 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 8. Auditointiraportti 11. Auditin arviointi - auditointiraportin käsittely johto-/laaturyhmässä tai yhteisöpalaverissa 1. Työyhteisön päätös - suunnitelma parannusta kaipaavien asioiden korjaamisesta - suunnitelma korjaavien toimenpiteiden toteutumisen seurannasta - yhteenvetolomakkeen lähettäminen pääauditoijalle - tiedottaminen omassa työyhteisössä 2. ITE arvioinnin suorittaminen 3. Yhteydenotto ITE yhteyshenkilöön 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen 5. Auditointisuunnitelma ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 14
ITE3:2010 10. JOHDON KATSELMUS 10. Johdon katselmus 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 8. Auditointiraportti 11. Auditin arviointi 1. Työyhteisön päätös - auditoinnin tulosten arviointi osana koko toimintakokonaisuutta, myös hyödyt suhteessa kustannuksiin - jatkotoimien tarve ottaen huomioon henkilöstön näkemykset kehittämistarpeista - auditointiraportin liittäminen osaksi laatutallenteita 2. ITE arvioinnin suorittaminen 3. Yhteydenotto ITE yhteyshenkilöön 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen 5. Auditointisuunnitelma ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 15
ITE3:2010 11. AUDITIN ARVIOINTI 10. Johdon katselmus 11. Auditin arviointi 1. Työyhteisön päätös 2. ITE arvioinnin suorittaminen 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 3. Yhteydenotto ITE yhteyshenkilöön 8. Auditointiraportti 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen 5. Auditointisuunnitelma ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 16
ITE3:2010 ITE-AUDITOINTIMALLIN SOVELTAMINEN SISÄISESSÄ AUDITOINNISSA 10. Johdon katselmus 9. Työyhteisön omat johtopäätökset 8. Auditointiraportti 11. Auditin arviointi 1. Työyhteisön päätös Toimii johdon tukena ja työvälineenä antamalla näytön siitä, että olemassa olevat vaatimukset täytetään kaikissa prosesseissa ja toiminnoissa Tarkoitus on omalta osaltaan, organisaation sisällä /omin voimin, selvittää ja varmistaa, että toimitaan niin kuin on luvattu ja myös pohtia, onko järkevää toimia kyseisellä tavalla Arvioidaan myös korjaavan toiminnan tarve / parantamista vaativat seikat arvioitavassa kohteessa Auditoijina / arvioijina toimivat toiset työyksiköt tai työntekijäryhmät tai yksikössä koulutetut sisäiset auditoijat 2. ITE arvioinnin suorittaminen 3. Sisäisen auditoinnin suunnitelma 4. Etukäteisvalmistelut 7. Auditoinnin toteutus 6. Auditointiin valmistautuminen 5. Auditointisuunnitelma ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 17
ITE3:2010 VINKKEJÄ AUDITOIJALLE Vertaa ohjeistusta ja toimintaa Tarkista täyttävätkö työyhteisön toiminta ja käytössä olevat toimintamenettelyt ne perusvaatimukset, joita laadulle yleisesti asetetaan (toimialaa koskevat lait, standardit, suositukset ) käyttäen runkona ITE kriteerejä sekä ITE tarkistuslistaa Etsi näyttöä lupausten tai vaatimusten mukaisesta toiminnasta Selvitä vastuita ja valtuuksia Selkiytä, osoita tarve yhtenäisiin ja järkiperäisiin toimintatapoihin Auta arvioimaan henkilöstön osaamista ja koulutustarpeita Arvioi laitteiden, tilojen ja järjestelmien toimivuutta Vahvista yhteishenkeä, jalosta vahvuuksia Synnytä toiminnan parannusehdotuksia, kannusta kehittämiseen ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 18
ITE3:2010 VINKKEJÄ AUDITOIJALLE AUDITOINNISSA SOVELLETTAVAT DOKUMENTIT Kerää kokoon ja tutustu auditointikohteen toimintaa kuvaaviin oleellisiin dokumentteihin (vaatimusaineistot, tulosdata, palautteet jne.) Dokumentteja ja tulosaineistoja läpikäydessä muista kytkennät auditin tavoitteisiin, mihin dokumentteihin ja tuloksiin keskityt Ota huomioon auditointikohteen laajuus ja monimutkaisuus, paljonko aikaa joudut dokumenttien läpikäyntiin käyttämään Hae auditoinnin tavoitteiden avulla dokumenteista olennaisia seikkoja huomioonotettavaksi Dokumentteihin tutustuessasi tee huomioita myös itse dokumenttien sisällöstä, puutteista, epäselvyyksistä ja saata ne auditointikohteen tietoon auditoinnin yhteydessä ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 19
Vain ani harvat tietävät, miten minkäkin pitää olla ja vain muutamat selviävät kaikesta omin neuvoin. -Tove Jansson- ITE-päivä 2012/Riitta Tolvanen 20
ITE menetelmä 20-vuotta juhlaseminaari 23.11.2012 Kuntatalolla HYVÄT TOIMINTATAVAT ITE-MENETELMÄN KÄYTÖSSÄ, VISIOT VUOTEEN 2020 Mari Halkola KIIFYS OY 1.3.2013
Mari Halkola toimitusjohtaja TtM, ft, MQ laatuasiantuntija ITE YRITYKSEN VOIMAVARANA JA KILPAILUVALTTINA Mari Halkola KIIFYS OY 1.3.2013