Kajaanin kaupungin hankintojen ohjeet kansalliset kynnysarvot alittavissa pienhankinnoissa Hyväksytty kaupunginhallituksen päätöksellä 23.11.2010 (päivitetty 26.08.2013)
Sisältö 1. Yleistä 3 2. Hankintaohjeiden soveltaminen 3 3. Hyvien toimittajien kartoittaminen 4 4. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 4 5. Laatutekijät 4 6. Hankintamenettelyt 5 6.1 Avoin menettely 5 6.2 Rajoitettu menettely 6 6.3 Neuvottelumenettely 6 6.4 Suora hankinta 7 7. Tarjouspyyntö 7 8. Tarjouskilpailun / hankkeen keskeytys 7 9. Tarjousten käsittely 8 10. Hankintapäätös ja sen kirjaus 8 11. Oikeusturvakeinot 9 12. Hankintasopimus 9 13. Toimitusten ja laskutuksen valvonta 9 14. Hankinnasta päättäminen ja tilausvaltuudet 9 15. Hankinta-asioiden julkisuus 10 16. Ohjeiden voimaantulo 10 2
1. Yleistä Kansalliset kynnysarvot alittavissa pienhankinnoissa ei sovelleta hankintalakia muutoin kuin hankintaoikaisua koskevan muutoksenhakusäännöksen osalta (HankL 83 ). Niissä noudatetaan muun lainsäädännön velvoitteita ja hyvän hallinnon yleisiä periaatteita sekä näitä pienhankintaohjeita. Pienhankinnat tulee ensisijaisesti toteuttaa käyttämällä keskitetysti kilpailutettuja yhteishankintayksikön tekemiä sopimuksia ja puitejärjestelyjä (hankintakalenteri). Hankintatoimen sivustoilla tiedotetaan avoimista ja arvoltaan yli 15 000 euroa tarjouspyynnöistä (tarjouspalvelu.fi). Hallintolain, kuntalain sekä EY:n perustamissopimuksen mukainen avoimuus, tasapuolisuus ja syrjimätön kohtelu sekä suhteellisuus periaatteet koskevat kansallisen kynnysarvon alittavia siinä missä sen ylittäviäkin hankintoja. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2009 TAVARAT) ja palvelu-hankinnoissa (JYSE 2009 PALVELUT) uudistettiin syksyllä 2009. JYSE 2009 ehtojen soveltuvuus ja käytettävyys on ratkaistava tapauskohtaisesti, miten ohjeen ehtoja otetaan osaksi pienhankintojen hankintasopimusta. 2. Hankintaohjeiden soveltaminen Näitä ohjeita sovelletaan tavara- ja palveluhankinnoissa, jotka ovat arvoltaan 5 000 euroa 30 000 euroa ja, joille ei ole kilpailutettua sopimustoimittajaa (puitejärjestelyt > hankintakalenteri). Kaikki 15 000 euroa ylittävät hankinnat toteutetaan keskitetysti hankintatoimen kautta (tarjouspalvelu.fi). Hankintalain mukaiset kansalliset kynnysarvot: Hankintalaji Hankinnan arvo (euroa) ilman alv vähemmän kuin Tavara- ja palveluhankinnat 30 000 Suunnittelukilpailut 30 000 Käyttöoikeussopimukset 30 000 Hankintalain liitteen B (ryhmä 25) terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana 100 000 Rakennusurakat 150 000 Käyttöoikeusurakat 150 000 Lisäksi Kajaanin Vesi soveltaa vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista annettua lakia eli ns. erityisalojen hankintalakia, jonka mukaan on käytössä vain EU- kynnysarvot, joita pienempiin hankintoihin sovelletaan näitä pienhankintaohjeita. Hankinnan arvot on ilmoitettu alla olevassa taulukossa seuraavasti: 3
Hankintalaji Hankinnan arvo (euroa) ilman alv. vähemmän kuin Tavara- ja palveluhankinnat 387 000 Rakennusurakat 5 000 000 Hankinnat yksityiseen käyttöön kaupungin laskutuksen kautta tai varastoista ovat kiellettyjä. Jos hankkeiden rahoittajien ohjeet poikkeavat näistä hankintaohjeista, noudatetaan rahoittajan antamia ohjeita. Jos hankintarenkaan kilpailuttamat yhteishankintatuotteet (hankintakalenteri - http://www.kajaani.fi/palvelut/hankintatoimi/kilpailutuskalenteri/) eivät sovellu hankkeiden/ yksiköiden erityistarpeisiin, on yksiköillä oikeus itse kilpailuttaa hankinta. Pääsääntö on kuitenkin, että pienhankinnat tulee ensisijaisesti toteuttaa käyttämällä keskitetysti kilpailutettuja hankintayksikön tekemiä sopimuksia ja puitejärjestelyjä. 3. Hyvien toimittajien kartoittaminen Hankintayksikön ajankohtainen tieto markkinoilla olevasta tarjonnasta ja potentiaalisista toimittajista on keskeinen ohjaava tekijä, jonka pohjalta arvioidaan mahdollisen ilmoittamisen tarve ja laajuus sekä päätetään, kuinka monelta ja miltä toimittajilta tarjouksia pyydetään. Alueen yritysten tarjonnan mahdollisuutta tulee valmistelussa selvittää. Päämääränä on kuitenkin todellisen kilpailun aikaansaaminen, joten potentiaalisten tarjoajien määrä on oltava riittävä. 4. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Hankintoja, joissa perinteinen tarjoajien soveltuvuuden hankintakohtainen arviointi voi olla tarpeellista, ovat rakennusurakat ja erilaiset konsultti- ja koulutuspalvelut. 5. Laatutekijät Laatutekijät voidaan pienhankinnoissa ottaa huomioon tehokkaasti siten, että hankinnan minimivaatimustaso määritellään tarkasti hankinnan kohteen kuvauksessa ja teknisissä erittelyissä. Tällöin hinta voi olla ainoa vertailuperuste. Mitä paremmin hankkija on perehtynyt markkinoilla olevaan tarjontaan, kestävien hankintojen periaatteisiin ja tunnistanut tarpeensa, sitä helpompaa laadulliset tekijät on sisällyttää hankinnan kohteen kuvaukseen ja minimivaatimuksiin. Kestävän kehityksen periaatteet ja ympäristövaikutukset otetaan hankinnoissa mahdollisuuksien mukaan huomioon kilpailuttamisessa esimerkiksi tarjousten arviointikriteerinä tai tarjoajan soveltuvuusehdoissa. Hankinnoissa huomioidaan mahdollisuuksien mukaan hankinnan koko elinkaaren aikaiset vaikutukset muuan muassa materiaalien kierrätys ja uudelleenkäyttö tuotteen elinkaaren lopussa. 4
6. Hankintamenettelyt Lähtökohtaisesti pienhankinnat tulee kilpailuttaa, koska merkittävä määrä hankintoja jää hankintalain ulkopuolelle. Pienhankinnat on tehtävä tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Hyvän hankintatoimen periaatteisiin kuuluu, että pienhankinnat perustuvat hankintasuunnitelmaan ainakin yleisellä tasolla. Pienhankintoja tulee keskittää toimialojen ja liikelaitosten kesken, missä se on vain mahdollisista ja tarkoituksenmukaista. Hankintojen jakaminen osiin kansallisen kynnysarvon alittamiseksi on kielletty hankintalaissa. Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta koko kilpailuttavalle sopimusajalle ilman alv:tä. Lisäksi hinta arvioitaessa on otettava huomioon mahdollinen optio/optioaika. Hankintayksiköllä on tarvittaessa velvollisuus osoittaa, että hankintoja ei ole keinotekoisesti jaettu ja toteutettu suorahankintana kilpailuttamisvelvoitteen välttämiseksi. Pienhankinnat voidaan tehdä tilaajan valinnan mukaan joko tarjouskilpailulla tai suorahankintana. Hankintamenettelyksi valitaan se tapa, joka on hankintaan nähden mahdollisimman tarkoituksenmukainen ja taloudellinen. Jäljempänä on kuvattu eri menettelytavat. Kajaanin kaupungin hankintojen kilpailutus on voitu hoitaa sähköisenä menettelynä vuoden 2011 alusta (tarjouspalvelu.fi). Uudistuksen tarkoituksena on ollut, että kaikki hankintaan liittyvät asiakirjat voidaan lähettää ja vastaanottaa sähköisesti. Kyseinen menettelytapa nopeuttaa hankintamenettelyjä. Tätä toimintatapaa tulee käyttää myös pienhankinnoissa, joiden arvo ylittää 15 000 euroa. Tällöin tehdään kilpailutuksesta toimeksianto hankintatoimelle. 6.1 Avoin menettely Varsinkin lähellä kansallista kynnysarvon rajaa olevista hankinnoista on suositeltavaa ilmoittaa. Ilmoituksen perusteella kaikilla hankinnasta kiinnostuneilla toimijoilla on mahdollisuus tehdä tarjous. Kansallisen kynnysarvot alittavien hankintojen ilmoittaminen HILMA - järjestelmässä on myös mahdollista (www.hankintailmoitukset.fi). Tällöin Kajaanin kaupungin hankintatoimi suorittaa kilpailutuksen yhdessä substanssiosaajan kanssa (tarjouspalvelu.fi). Tarjouspyynnöt ja tarjoukset tehdään avoimessa menettelyssä sähköisesti (www.tarjouspalvelu.fi). Hankintaprosessi pääpiirteittäin avoimessa menettelyssä on seuraava: 1. Hankinnan kohteen määrittely 2. Hankinnasta ilmoittaminen 3. Tarjouspyyntöjen julkaiseminen 4. Tarjouksen vastaanottaminen ja vertailu 5. Hankintapäätös 6. Tiedoksianto 5
6.2 Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään etukäteen hyviksi ja luotettaviksi arvioiduilta toimittajilta ja hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella. Potentiaalisten toimittajien kelpoisuuden arviointi ja valinta tehdään pääsääntöisesti ennen varsinaisen hankintaprosessin käynnistämistä. Hankintaprosessia voidaan yksinkertaistaa ja joustavoittaa kun tarjoajien kelpoisuusarviointi tapahtuu etupainotteisesti ja kilpailutus keskittyy varsinaiseen hankittavaan hyödykkeeseen. Koska toimittajien valinta perustuu jo hankittuun markkinatietoon, hankkijalla olisi tässä menettelyssä myös oikeus valita ja rajata potentiaalisten toimittajien määrää ainoastaan valitsemiinsa toimittajiin. Suositeltavana määränä pienissä hankinnoissa voidaan pitää vähintään kolmea toimittajaa. Rajaamisoikeus perustuu siihen, että tarjousten määrän kasvaessa myös hankintaprosessin välilliset kustannukset kasvavat ja vaikuttavat suoraan kilpailutuksesta saatavissa olevaan hyötyyn. Rajoitetussa menettelyssä tarjousten sisältöä ja tarjouspyynnön vaatimuksia täsmentävä vuoropuhelu on myös mahdollista. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Rajoitettua menettelyä käytetään silloin, kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden soveltuvuuteen ja kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella. Hankinnan arvosta, luonteesta ja markkinatilanteesta riippuen menettelyn eri vaiheita voidaan painottaa tarpeen mukaan. Hankintaprosessi pääpiirteittäin rajoitetussa menettelyssä on seuraava: 1. Hankinnan kohteen määrittely 2. Sopivien tarjoajien valinta 3. Tarjouspyyntöjen lähettäminen 4. Tarjouksen vastaanottaminen ja vertailu 5. Hankintapäätös 6. Tiedoksianto 6.3 Neuvottelumenettely Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa voi löytyä perusteet toteuttaa hankinta myös neuvottelemalla. Menettelytavan käyttäminen on tarkoituksenmukaista etenkin silloin jos tarpeen ratkaisemiseksi löytyy vaihtoehtoisia toteuttamistapoja (esim. konsulttipalveluissa). Jos hankintayksiköllä ei ole tietoa tarjoajista, voidaan suorittaa kevyt markkinakartoitus. Ehdokkaiden soveltuvuutta arvioidaan markkinatiedon pohjalta ja neuvotteluihin valitaan vähintään kaksi. Neuvottelumenettely voi tapahtua usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen heidän kanssaan ilman tarjousmenettelyä. Neuvottelujen pohjaksi on hyvä määritellä hankintaan liittyvät tarpeet ja tavoitteet. Neuvotteluista tehdään muistiinpanot ja perustelut, joiden pohjalta hankinta tehdään. Hankintapäätöksen ja muutoksenhaun osalta noudatetaan samoja periaatteita, kuin muista vastaavankokoisista hankinnoista hankintayksikön hankintaohjeissa on määritelty. 6
6.4 Suora hankinta Suorassa hankinnassa tilaaja suorittaa hankinnan ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. Myös pienhankinnoissa kannattaa aina hyödyntää kilpailua ja markkinoilla olevaa tarjontaa. Hankinnan arvo, luonne ja tarjonta markkinoilla määräävät, milloin kilpailuttamista ei enää voida pitää tarkoituksenmukaisena. Jos kilpailutuksesta aiheutuvat kustannukset ylittävät näkyvissä olevan taloudellisen tai muun hyödyn, voidaan perustellusti kyseenalaistaa kilpailutuksen tarkoituksenmukaisuus. Kun yksittäisen hankinnan arvo on erityisen pieni, on kyseessä todennäköisemmin ostos kuin varsinainen hankinta. Suora hankinta on mahdollista silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa. Muita erityisiä syitä suoralle hankinnalle voivat olla esim. erityinen kiire tai tilanne, jossa mahdollisia tarjoajia on poikkeuksellisesti vain yksi. Tällöin kilpailuun tähtäävien hankintamenettelyjen soveltaminen olisi epätarkoituksenmukaista ja menettelyistä aiheutuva viive aiheuttaisi enemmän haittaa kuin kilpailutuksesta saatavissa oleva hyöty. Kun tilaaja päättää tehdä pienen hankinnan suorana ostona, on päätöksen perustuttava markkinatietoon olemassa olevasta tarjonnasta ja vallitsevasta hintatasosta. Tavara- ja palveluhankintaa voidaan pitää lähtökohtaisesti vähäisenä, jos se on alvittomana alle 5 000 euroa. Kaupungin hankintoja ei saa tehdä lainkaan organisaatiossa kiertäviltä kauppiailta. 7. Tarjouspyyntö Tarjouspyynnöt pienhankinnoissa tehdään kirjallisina ja dokumentoidaan. Näin varmistetaan hankintapäätöksen taustalla olevan tiedon jäljitettävyys. Tarjouspyyntölomakemalli löytyy osoitteesta http://kajintra2.kainuu.fi/talous/hankinnat/lomake/ 8. Tarjouskilpailun / hankinnan keskeytys Hankinnan keskeyttämisen tulee perustua todellisiin syihin ja se on aina poikkeuksellista. Keskeyttämistä on tarkasteltava aina yksittäistapauksittain. Tilaajan on keskeyttäessään hankintamenettelyn tehtävä keskeyttämisestä hankintapäätös ja huolehdittava siitä, ettei tarjoajien syrjimätön ja tasapuolinen kohtelu vaarannu. Keskeytyspäätöksessä ei julkaista tarjottuja hintoja. Hankintapäätökseen on liitettävä muutoksenhakuohjeet. 7
9. Tarjousten käsittely Kirjalliset tarjoukset tulee avata vasta tarjousten jättöajan jälkeen. Avaamisen suorittaa vähintään kaksi hankintaa valmistelleen yksikön nimeämää henkilöä. Avaamisesta laaditaan avauspöytäkirja, johon liitetään vertailu saaduista tarjouksista sekä saadut tarjoukset varmistettuina läsnäolevien nimimerkein, päivämäärin ja kellonajoin. Avauspöytäkirjamalli löytyy. osoitteesta http://kajintra2.kainuu.fi/talous/hankinnat/lomake/ Hankinnasta päättävällä on oikeus hyväksyä tai hylätä saadut tarjoukset perusteiden mukaisesti. Tarjous on hylättävä mm. - jos se on tarjouspyynnön vastainen, - jos tarjoushintaa ei ole annettu yksiselitteisesti tai tarjouksessa ei ole esitetty vaadittuja hintaerittelyjä (yksikköhinnat) ja - jos tarjous on saapunut määräajan päättymisen jälkeen. Hyväksytyt tarjoukset on vertailtava tarjouspyyntöön sisältyvien kaikkien ehtojen mukaisesti. Tarjouksia vertailtaessa ei saa ottaa mukaan uusia arviointiperusteita, joita ei ole mainittu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tarjouksia vertailtaessa on suositeltavaa tehdä vertailutaulukko, jotta eri arviointiperusteet muistetaan tehdä jokaisen tarjoajan kohdalta kaikkien tarjouspyynnössä mainittujen valintakriteerien osalta. Tarjoukset on käsiteltävä viipymättä. Mahdollisista käsittelyn viivästymisistä on suositeltavaa ilmoittaa tarjoajille. Tarjouksista on hyväksyttävä joko se, joka asianomaista hankintaa koskevan valintaperusteen mukaan on kokonaistaloudellisesti edullisin tai se, joka on hinnaltaan halvin. Kokonaistaloudellista valintaperustetta käytettäessä on sovellettava kaikkia tarjouspyynnössä mainittuja vertailuperusteita. 10. Hankintapäätös ja sen kirjaus Kirjallinen ja perusteltu hankintapäätös on suhteutettava hankinnan arvoon. Pääsääntöisesti alle 5 000 euron hankinnasta ei tarvitse tehdä erillistä kirjallista hankintapäätöstä. Kun pienhankinnan arvo ylittää 5000 euroa, tulee hankinnasta tehdä hankintapäätös muutoksenhakuohjeineen ja antaa se tiedoksi. Päätökseen tulee kirjata yritysvaikutusarviointi (linkki YRVA ohjeeseen). Mikäli rahoittajan ohjeet edellyttävät muuta menettelytapaa, niin silloin noudatetaan sitä. 8
11. Oikeusturvakeinot Hankintaoikaisu Hankintalaissa on muutoksenhakua ja virheen korjaamista koskeva menettely, hankintaoikaisu. Hankintayksikön itsensä tai asianosaisen huomatessa virheen hankintamenettelyssä hankintapäätöksen lainvoimaiseksi tulon jälkeen voidaan virhe korjata nopeasti hankintaoikaisulla. Hankintapäätöksen tai toimenpiteen korjaaminen ei edellytä asianosaisen suostumusta. Asianosaisen vaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai toimenpiteestä. Hankintayksikön omassa harkinnassa on ottaa asia käsiteltäväkseen ilman tehtyä hankintaoikaisuvaatimusta 60 päivän kuluessa siitä, kun päätös tai toimenpide on tehty. Hankintaoikaisua ei voida käyttää, jos sopimus on jo tehty. Menettelyyn osallistuvien oikeussuojan kannalta hankintaoikaisussa on tehtävä uusi hankintapäätös. Oikaisuvaatimus Hankintayksikön päätökseen voi hankintaoikaisun ohella tehdä myös kuntalain 89 :ssä tarkoitetun oikaisuvaatimuksen. Oikaisua on vaadittava 14 päivän kuluessa siitä kun oikaisuvaatimuksen tekijä on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. 12. Hankintasopimus Kirjallista hankintasopimusta pienhankinnoista ei ole välttämätöntä tehdä. Sopimus on kuitenkin suositeltavaa tehdä, jos hankinta on suuri, hankinta tapahtuu pitkän ajan kuluessa / kuluttua tai hankintaehdoista voi syntyä tulkintaa. 13. Toimitusten ja laskutuksen valvonta Tulosyksikköjen ja liikelaitosten tulee 1) seurata käyttämiensä tavaroiden tarkoituksenmukaisuutta, laatua ja hintaa sekä esittää näitä koskevat kokemuksensa ja toivomuksensa hankintatoimelle, 2) huolehtia vastaanotosta, vastaanottotarkastuksesta ja reklamaatioista sekä siitä, että toimitukset ja laskutus tapahtuvat tilauksen mukaisesti sekä 3) huolehtia kuljetuksesta tai tuotteen laadusta mahdollisesti aiheutuvien korvausvaatimuksien tekemisestä asianmukaisesti ja ajoissa. 14. Hankinnasta päättäminen ja tilausvaltuudet Hankintoja tekevät vain henkilöt, joilla on siihen valtuudet. 9
15. Hankinta-asioiden julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen osalta on noudatettava viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain ja asetuksen säännöksiä. Hankintayksikön tulee päätöksen jälkeen antaa päätös tiedoksi kilpailuun osallistuneille tarjouksen tekijöille. Asianosaisille toimitettuun päätökseen on liitettävä kaikki päätöksentekoon vaikuttaneet tiedot, jotta heillä on mahdollisuus arvioida päätöstä ja käyttää lakisääteisiä oikeusturvakeinoja. Tarjoukseen liittyvän kokonaishinnan lisäksi myös yksikköhinnat ovat julkisia. Hankintakilpailuun osallistuneilla tarjoajilla on oikeus saada tieto myös muista tarjousten vertailuun ja päätöksen tekemiseen vaikuttaneista keskeisistä seikoista, jotta heillä olisi mahdollisuus tarvittaessa hakea muutosta päätökseen. 16. Ohjeiden voimaantulo Pienhankinnoista annetut ohjeet ovat tulleet voimaan 23.11.2010 kaupunginhallituksen hyväksyttyä hankintaohjeistuksen. Ohjeita on päivitetty 08/2013. Lähteet: Oksanen Antero (2010), Kuntien hankintaohjeet, Kuntaliitto Pekkala Else, Pohjonen Mika (2010), Hankintojen kilpailuttaminen www.hankinnat.fi http://www.kajaani.fi/etusivu2/hankintatoimi/ 10