SATAKUNTALIITTO Postiosoite: PL 260, 28101 PORI Käyntiosoite: Pohjoisranta 11 D, 28100 PORI ASIALISTA Maakuntauudistuksen maakuntien toiminnan käynnistämisen esivalmistelun käynnistyskokous Satakunnassa Aika: Paikka: Keskiviikko, 10.8.2016 klo 9.00, kahvitarjoilu klo 8.30 alkaen Porin yliopistokeskus, auditorio 126 (1. krs) Käsiteltävät asiat 1. Kokouksen avaus, Satakunnan maakuntahallituksen pj. Reijo Kallio Päätös: 2. Kokouksen läsnäolijoiden toteaminen ja järjestäytyminen 2.1 Läsnäolijoiden toteaminen Päätös: 2.2 Kokouksen puheenjohtajan valinta Päätös: 2.3 Kokouksen sihteerin valinta Päätös: 3. Valtionvarainministeriön toimeksiantokirjeen 26.5.2016 toteaminen sekä tilannekatsaus maakuntauudistuksesta 10.8.2016 Maakuntajohtaja Pertti Rajala, Satakuntaliitto Päätös:
SATAKUNTALIITTO Postiosoite: PL 260, 28101 PORI Käyntiosoite: Pohjoisranta 11 D, 28100 PORI ASIALISTA 4. Satakunnan maakuntauudistuksen esivalmistelun alustavan hankesuunnitelman käsittely 4.1. Hankesuunnitelmaluonnoksen esittely: Hallintojohtaja Jukka Mäkilä ja aluekehitysjohtaja Timo Vesiluoma, Satakuntaliitto Päätös: 4.2. Hankesuunnitelman käsittely ja mahdollinen täydentäminen Päätös: 5. Ohjausryhmän asettaminen Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaiheelle 5.1. Päätetään ohjausryhmän työskentelyyn kutsuttavista tahoista ja edustajien lukumäärästä. Päätös: 5.2. Pyydetään ohjausryhmään nimettyjä tahoja ilmoittamaan edustajansa 29.8.2016 mennessä Satakunnan maakuntahallitukselle Päätös: 6. Muut asiat 6.1. Todetaan esivalmisteluvaiheen johtoryhmän ja valmisteluryhmien asettaminen hankesuunnitelman mukaisesti Satakunnan maakuntahallituksessa 5.9.2016. Päätös: 7. Kokouksen päätös Päätös: LIITE 1: Valtionvarainministeriön kirje maakunnille 26.5.2016 LIITE 2: Satakunnan maakuntauudistuksen esivalmisteluvaiheen alustava hankesuunnitelma LIITE 3: Valmisteluryhmien työsuunnitelma LIITE 4: Lista kokoukseen kutsutuista tahoista LIITE 5: Ajo-ohje Porin yliopistokeskukseen
VALTIOVARAINMINISTERIÖ JA SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖ Maakuntauudistus 26.5.206 VM037:00/2016 MUISTIO Maakuntauudistuksen ja maakuntien toiminnan käynnistämisen esivalmistelu Maakuntauudistus (aikaisemmin aluehallintouudistus) ja sote-uudistus ovat Suomen hallintohistoriassa poikkeuksellisen suuria ja laajakantoisia uudistuksia. Niiden toimeenpanoon on perusteltua ryhtyä valmistautumaan jo lainvalmistelun ja lakien eduskuntakäsittelyn aikana. Uudistusten kunnianhimoisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttää suunnitelmallista ja hyvää yhteistyötä maakuntien liittojen, sairaanhoitopiirien, erityishuoltopiirien, pelastuslaitosten, kuntien, muiden uusien maakuntien tehtävien kannalta keskeisten kuntayhtymien, ELYkeskusten ja TE-toimistojen kanssa. Muutoksen valmistelussa on tärkeää, että kaikki edellä mainitut organisaatiot ovat tasapuolisesti ja aktiivisesti mukana. Lisäksi on tarpeen, että muutostyöhön osallistuvat myös aluehallintovirastot ja maakuntien sote-uudistuksen valmistelijat. Hallituksen linjauksissa 7.11.2015 ja 5.4.2016 on otettu kantaa eräisiin muutoksen toimeenpanon kannalta tärkeimpiin seikkoihin. Uudistuksia johtava reformiministerityöryhmä on antanut muun muassa ohjeita sote-muutosvalmistelun käynnistämisestä (7.12.2015, alueuudistus.fi/muutostuki). Tarkoituksena on, että uudet maakunnat aloittavat toimintansa 1.1.2019 lukien. Aikataulu huomioiden on tarpeen, että muiden kuin sote-tehtävien siirtojen toteutusta ja uusien maakuntien toiminnan käynnistämistä ryhdytään valmistelemaan jo nyt ennen kesälomakautta 2016, jotta toiminnan jatkuvuus saadaan turvattua. Hallituksen reformiministerityöryhmässä, joka poliittisella tasolla johtaa sote-uudistuksen ja maakuntauudistuksen valmistelua, on käsitelty uudistusten toimeenpanon tukea. Hallituksen lähtökohtana on maakunnan tason toimijoiden oma-aloitteinen valmistautuminen ja toiminnan kehittäminen. Maakuntia kannustetaan uudistuksen toimeenpanossa oma-aloitteiseen toimintaan laajassa maakunnallisessa yhteistyössä. Toimeenpanon vaiheet Maakuntauudistuksen ja sote-uudistuksen toimeenpano jakautuu neljään vaiheeseen: 1) esivalmistelu (1.7.2017 saakka), 2) maakunnan toimintaa valmisteleva väliaikaishallinto (väliaikainen valmistelutoimielin) (1.7.2017 1.3.2018), 3) maakunnan käynnistymisvaihe (1.3.2018 31.12.2018) ja 4) uuden maakunnan ensimmäinen varsinainen toimintakausi (1.1.2019 alkaen). 1
VALTIOVARAINMINISTERIÖ JA SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖ Maakuntauudistus 26.5.206 VM037:00/2016 (1) Nyt käynnistyvä esivalmistelu kestää sote-järjestämislain ja maakuntalain voimaantuloon 1.7.2017 saakka. Esivalmisteluvaiheessa luodaan edellytyksiä tehtävien ja omaisuuden siirtämiselle uusille maakunnille sekä uusien maakuntien toiminnan käynnistämiselle. Tässä vaiheessa on tarkoituksenmukaista pian lausunnoille lähetettävien lakiluonnosten ja hallituksen linjausten puitteissa tehdä riittävän yksityiskohtaiset esiselvitykset toimenpiteistä, jotka ovat tarpeen maakunnan toiminnan käynnistämiseksi sekä toimintaan liittyvien tukipalveluiden jakamisesta kuntien ja maakuntien kesken sekä siirtämisestä maakunnille. Tukipalveluiden siirtäminen ja jakaminen on välttämätöntä tehdä yhteistyössä kuntien ja kuntayhtymien kanssa. Erityisesti on tarpeen huolehtia ICT- ja tietohallintopalveluiden ja muiden tukipalveluiden uudistamisesta ja jatkuvuudesta sekä jakautumisesta kuntien ja kuntayhtymien sekä uusien maakuntien kesken. Esivalmisteluvaiheessa selvitetään konkreettiset tarpeet ja toteutustavat tietohallintotoiminnoista ja ICT-palveluista, toimitilajärjestelyistä, talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämisestä sekä muutosviestinnästä ja yhteistoiminnasta henkilöstön kanssa. Esivalmistelussa otetaan huomioon hallituksen linjaukset tukipalveluita koskevista valtakunnallisista palvelukeskuksista. ICT-palveluissa huolehditaan yhteentoimivuudesta ja valtakunnallisesti yhtenäisten ratkaisujen sekä valtakunnallisen, yhtenäisen palveluarkkitehtuurin toteuttamisesta. Uuden maakunnan perustamisen ja tehtäväsiirtojen esivalmistelun rinnalla jatketaan toiminnan kehittämistä kuntien ja maakunnallisten toimielinten poliittisessa ja valtion viranomaisten osalta asianomaisten ministeriöiden ohjauksessa. Toiminnan sisällön kehittämisessä huomioidaan sote-uudistuksen ja maakuntauudistuksen keskeiset tavoitteet ja niiden saavuttaminen. Olennainen osa tätä kehittämistyötä on sote-uudistuksen toimeenpanon valmistelu, jota koskevia ohjeita ja muutostuen suunnitelmia on ohjeistettu erikseen (ks. alueuudistus.fi/muutostuki). Sote-uudistuksen toimeenpanoa tukee ja koordinoi muutosjohtaja Sinikka Salo sosiaali- ja terveysministeriössä. Soteuudistuksen toimeenpanon alueellista valmistelua jatketaan uudistuksen aikataulun mukaisesti siten kuin siitä on jo maakuntien alueella sovittu. Käynnistynyttä valmistelua ei näin keskeytetä eikä organisoida uudelleen maakuntien toiminnan yleisen käynnistämisen esivalmistelun käynnistymisen vuoksi. Sote-uudistukselle on asetettu ja maakuntauudistukselle asetetaan toimeenpanon valtakunnallinen valmisteluryhmä, joiden tehtävänä on edistää muutoksessa tarvittavan tiedon jakamista ja eri toimijoiden vuorovaikutusta. (2) Väliaikainen valmistelutoimielin. Sote-järjestämislain ja maakuntalain voimaanpanolain on tarkoitus tulla voimaan 1.7.2017. Tällöin on tarkoitus muodostaa väliaikainen valmistelutoimielin. Väliaikainen valmistelutoimielin vastaa ensimmäisten maakuntavaalien valmistelusta sekä maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen teknisestä valmistelusta siihen saakka, kunnes maakuntavaltuusto on valittu ja maakuntavaltuusto ja sen asettama maakuntahallitus ovat aloittaneet toimintansa. Väliaikaisen valmistelutoimielimen toiminta on luonteeltaan suunnittelua ja teknistä valmistelua, jonka tarkoituksena on varmistaa, että uudella maakuntahallinnolla on edellytykset järjestäytyä ja käynnistää varsinainen toimintansa. Väliaikaisen valmistelutoimielimen tehtävistä ja toimivallasta säädetään voimaanpanolaissa. (3) Maakunnan toiminnan käynnistämisvaihe. Maakuntavaltuuston vaalit on tarkoitus pitää hallituksen linjauksen mukaisesti tammikuussa 2018 presidentinvaalien ensimmäisen kierroksen yhteydessä. Väliaikainen valmisteluelin valmistelee maakuntavaltuuston vaalit. Väliaikainen valmistelutoimielin kutsuu maakuntavaltuuston järjestäytymiskokoukseen ja huolehtii sen teknisestä valmistelusta. Maakuntavaltuuston toimi- 2
VALTIOVARAINMINISTERIÖ JA SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖ Maakuntauudistus 26.5.206 VM037:00/2016 kausi alkaa 1.3.2018. Maakuntavaltuusto valitsee maakuntahallituksen, joka ryhtyy muun muassa valmistelemaan ja täyttämään maakuntajohtajan ja sotejärjestämisjohtajan ja muiden keskeisten viranhaltijoiden valintaa. Maakuntavaltuuston järjestäydyttyä se johtaa muutosvalmistelua ja väliaikaisen valmistelutoimielimen tehtävät päättyvät. Maakuntahallitus valmistelee vuoden 2019 talousarvion ja maakuntastrategian ja sen sisältämän palvelustrategian. Näistä päättää vaaleilla valittu maakuntavaltuusto. (4) Maakunnan toiminta käynnistyy. Hallituksen 5.4.2016 linjauksissa sovitut tehtävät siirtyvät uusille maakunnille nyt valmisteltavana olevan lainsäädännön mukaisesti 1.1.2019 lukien, jolloin uusien maakuntien tulee olla toiminnallisessa valmiudessa. Maakuntavaltuustot päättävät myös palvelutuotannon organisoinnista ja yhtiöittämisestä. Uuden maakunnan käynnistämisen esivalmistelun organisointi Maakuntien alueilla on perusteltua sopia maakunta-aloitteisesti uuden maakuntahallinnon perustamisen yleisen esivalmisteluvaiheen organisoitumisesta. Suositeltavaa ja perusteltua olisi, että kaikissa maakunnissa pyrittäisiin saamaan muutoksen esivalmistelu käynnistettyä ennen kesälomakautta eli kesäkuun 2016 loppuun mennessä. Maakunnan alueen maakunnan liiton, kuntien, sairaanhoitopiirin, erityishuoltopiirin, pelastuslaitoksen, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen ja työ- ja elinkeinotoimiston sekä aluehallintoviraston olisi sovittava esivalmistelun organisoitumisesta. Maakunnan liitto toimii aloitteen tekijänä esivalmistelun käynnistämisessä ja kutsuu keskeisten tahojen johdon käynnistyskokoukseen. Maakuntauudistuksen esivalmisteluvaiheelle on tarpeen perustaa ohjausryhmä, johon kuuluu tasapuolisesti kaikkien keskeisten tahojen edustus. Ohjausryhmä nimeää esivalmisteluvaiheelle alueellisen muutosjohtajan tai muutosprojektin projektipäällikön. On tärkeää, että muutosvalmistelun vetäjä nauttii kaikkien osallistuvien kunnallisten ja valtion organisaatioiden luottamusta. Alueellisen muutosjohtajan tehtävän tulisi olla määräaikainen 30.6.2017 saakka. Esivalmisteluun osallistuvat organisaatiot sopivat muutosjohtajan palkka- ja muiden henkilöstömenojen maksamisesta ja palvelussuhteen ehdoista. Ohjausryhmä ja valmisteluun osallistuvat organisaatiot osoittaa hänen avukseen tarvittavat resurssit niin, että esivalmisteluvaiheen tehtävät saadaan hoidettua. Esivalmistelun organisoinnista Ahvenanmaan maakunnassa käydään erikseen keskustelu Ahvenanmaan valtionviraston kanssa. Tässä tarkoitettu yleinen maakunnan perustamisen esivalmistelu ei korvaa eikä muuta soteuudistuksen alueellista valmistelua tai muuta toimialakohtaista alueellista valmistelua. Yleisessä maakuntauudistuksen muutosvalmistelussa huolehditaan kuitenkin toimialoittaisen ja yleisen valmistelun yhteensovittamisesta. Erityisesti henkilöstöä, hallintoa, omaisuutta, yleistä ICT-infrastruktuuria ja muita yhteisiä toiminnan puitteita ja tukipalveluita koskevissa asioissa on tarpeen pyrkiä yhtenäisiin ja digitaalisuuden toiminnallisia mahdollisuuksia hyödyntäviin prosesseihin. 3
VALTIOVARAINMINISTERIÖ JA SOSIAALI- JA TERVEYSMINISTERIÖ Maakuntauudistus 26.5.206 VM037:00/2016 Maakuntauudistuksessa on hyvä pyrkiä laajaan avoimuuteen ja kansalaisyhteiskunnan sekä erilaisten sidosryhmien ja palveluiden käyttäjien laajaan osallistumiseen. Muutostyössä olisi perusteltua olla tätä koskeva suunnitelma ja pyrkiä aktiiviseen ja suunnitelmalliseen vuorovaikutukseen myös uusilla tavoilla. Maakuntauudistus on hyvä mahdollisuus luoda yhteisöllisyyttä ja osallistumista sekä toteuttaa avoimen hallinnon ja valmistelun periaatteita. Henkilöstön osallistuminen Henkilöstö on sote-uudistuksen ja maakuntauudistuksen tärkeimpiä voimavaroja, uudistukset ja niiden toimeenpano tehdään yhdessä henkilöstön kanssa. Hallituksen 5.4.2016 annetuissa linjauksissa on lähtökohtana, että henkilöstön edustajat osallistuvat maakunnalliseen muutosvalmisteluun. Muutosjohtamisen tuki Valtiovarainministeriöön palkataan muutosjohtaja tukemaan maakuntien toiminnan yleistä käynnistämistä. Valtiovarainministeriö ja sosiaali- ja terveysministeriö sekä työ- ja elinkeinoministeriö valmistelevat yhdessä muiden ministeriöiden kanssa muutostukiohjelmaa tukemaan maakunnallista muutostyötä. Muutostuen muodot ja aineistot tarkentuvat valmistelun edetessä maakuntauudistuksen verkkosivustolle alueuudistus.fi/muutostuki/maakuntauudistus. 4
Satakuntaliitto LIITE 12.7.2016 Maakuntauudistuksen esiselvitysvaihetta valmisteleva työryhmä Versio 0.4 Satakunnan maakuntauudistuksen esivalmistelun alustava hankesuunnitelma 10.8.2016 1.7.2017 Hankesuunnitelmasta käydään 10.8.2016 kokouksessa ohjaava keskustelu. Hankesuunnitelma tarkentuu esisuunnitteluvaiheessa. Lopullisen hankesuunnitelman hyväksyy ohjausryhmä syksyllä 2016. 1. Esivalmistelun tausta Valtionvarainministeriö on kirjeellään 26.5.2016 antanut maakuntauudistuksen esivalmistelun kokoon kutsumisen maakuntien liittojen tehtäväksi. Maakuntauudistuksen esivalmistelu edellyttää hyvää yhteistyötä maakuntaliiton, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen, työ- ja elinkeinotoimiston, sairaanhoitopiirin, pelastuslaitoksen, aluehallintoviraston ja henkilöstöjärjestöjen edustajien kesken. Tärkeää on myös hyvä yhteistyö alueen kuntien ja sote-valmisteluprosessin kanssa. Maakuntauudistuksen ja sote-uudistuksen toimeenpano jakautuu neljään vaiheeseen: 1) esivalmistelu (1.7.2017 saakka), 2) maakunnan toimintaa valmisteleva väliaikaishallinto (väliaikainen valmistelutoimielin ajalla 1.7.2017 1.3.2018), 3) maakunnan käynnistymisvaihe (ajalla 1.3.2018 31.12.2018) ja 4) uuden maakunnan ensimmäinen varsinainen toimintakausi (1.1.2019 alkaen). Esivalmisteluvaihe kestää sote-järjestämislain ja maakuntalain voimaantuloon eli 1.7.2017 saakka. Esivalmisteluvaiheessa luodaan edellytyksiä tehtävien ja omaisuuden siirtämiselle uusille maakunnille sekä uusien maakuntien toiminnan käynnistämiselle. Maakuntauudistuksen esivalmisteluvaiheelle perustaan ohjausryhmä, johon kuuluu tasapuolisesti kaikkien keskeisten tahojen edustus. Satakunnan maakunnan viranomaistahot pitivät 15.6.2016 Satakuntaliiton kutsumana Valtionvarainministeriön 26.5.2016 ohjekirjeen perusteella neuvonpidon maakuntauudistuksen valmistelusta Satakunnassa. Kokous pidettiin Satakunnan ELY-keskuksessa. Neuvonpidossa päätettiin asettaa valmisteleva työryhmä valmistelemaan 10.8.2016 pidettävää Satakunnan maakuntauudistuksen esivalmistelun varsinaista käynnistystilaisuutta. Valmistelevan työryhmän tehtäväksi tuli myös valmistella alustava hankesuunnitelma esivalmisteluvaiheen toteuttamisesta 1.7.2017 saakka. Ryhmän jäseniksi valittiin: - Jukka Mäkilä, Satakuntaliitto, puheenjohtaja - Timo Vesiluoma, Satakuntaliitto - Marja Karvonen, Satakunnan ELY-keskus - Anne Jortikka, Satakunnan ELY-keskus - Päivi Laine, Satakunnan TE-toimisto, (osallistunut Elina Peuralan tilalla) - Pekka Tähtinen, Satakunnan pelastuslaitos - Anna-Leena Seppälä, Varsinais-Suomen ELY, Y-vastuualue Valmisteleva työryhmä on valmistellut tämän hankesuunnitelman saamansa tehtävän mukaisesti.
2. Päämäärä 2.1. Tavoitteet 1) Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaiheen tavoitteena on luoda pohjaa maakuntauudistukselle ja tuottaa maakuntauudistuksen väliaikaisen valmistelutoimielimen, valtion ja muiden sidosryhmien käyttöön riittävän yksityiskohtaiset kuvaukset uuteen maakuntaan siirtyvien tehtävien nykytilanteesta. 2) Lisäksi tavoitteena on varmistaa Satakunnan maakuntauudistuksen osallistava suunnittelu, mukana olevien organisaatioiden, sidosryhmien ja henkilöstön välinen riittävä vuorovaikutus sekä kattava muutosviestintä. Esivalmistelu toteutetaan riittävässä yhteistyössä henkilöstöjärjestöjen kanssa. Valtiovarainministeriön 26.5.2016 kirjeen mukaisesti esiselvitysvaiheessa kiinnitetään myös huomiota maakunnan ICTratkaisujen yhteensopivuuteen kansallisten ICT-ratkaisujen kanssa. Esivalmistelussa huomioitavia periaatteita ovat: - Asiakasnäkökulma ja toiminnot kärkiasioina - Sidosryhmien informointi ja mukana olo valmistelutyössä - Viestintä avointa ja yhdenmukaista niin henkilöstölle kuin sidosryhmillekin (mm. yhteinen portaali sote-uudistuksen sivujen kanssa) - Uudistuksen poliittinen ohjaus varmistetaan - SOTE-valmistelutyön synkronointi maakuntauudistusvalmisteluun - Järjestämisen ja tuottamisen roolien selkeyttäminen - Kuntien osallistaminen sekä uuden maakunnan ja kuntien "rajapinta" pohdittava - Työryhmät pidetään toiminnallisen kokoisina (enintään noin10 hlöä), mutta kuitenkin riittävän edustuksellisina - Työryhmille luodaan yhtenäinen raportointipohja, jonka perusteella kokonaisraportin kokoaminen esiselvitysvaiheesta on mahdollisimman yksinkertaista. 2.2. Tuotokset, tulokset ja vaikutukset Esiselvitysvaiheen tuloksena on 1.7.2017 mennessä riittävän yksityiskohtaiset kuvaukset kohdassa 3.1. 3.4. mainituista tehtävistä.
3. Tehtävät / toimenpiteet Esiselvitysvaiheen toimenpiteitä ovat: 3.1. Järjestäytyä valmisteluprosessina sekä laatia tarkennetut toimintasuunnitelmat valmisteluryhmille johtoryhmän osoittamassa ajallisessa ja toiminnallisessa viitekehyksessä. Lisäksi luodaan valmisteluprosessin käyttöön yhtenäiset raportointimallit ja käytännöt 3.2. Kartoittaa uuteen maakuntahallintoon (nk. non-sote) siirtyvien tehtävien ja toimintojen nykytilanne sekä tuottaa raportit seuraavien osa-alueiden suhteen: o maakuntahallinnolle siirtyvät tehtävät o tehtävien organisointi ja johtamisrakenne o keskeiset toimintaprosessit o käytössä olevat henkilöstöresurssit htv-tasolla o palvelujen asiakkaat ja sidosryhmät o tehtäviin käytettävissä olevat määrärahat o käytössä olevat ICT-ratkaisut o käytössä olevat toimipaikat ja toimitilat o keskeiset yhteistyösuhteet ja rajapinnat o voimassa olevista sopimukset o käytössä oleva irtain ja kiinteä omaisuus 3.3. Tuottaa selvitykset: o asiakkaiden ja sidosryhmien odotuksista koskien tulevan maakunnan toimintamallia, tehtäviä ja palveluita. o henkilöstön koulutustarveodotuksista muutosprosessin aikana. 3.4. Tuetaan maakuntauudistuksen toteuttamista ajantasaisen muutosviestinnän avulla. Tehtäviin lukeutuvat: o esiselvitysvaiheeseen liittyvän muutosviestinnän suunnittelu o eri valmisteluryhmät kattavan muutosviestintätiimin perustaminen. Muutosviestintätiimiä vetää muutosjohtaja o maakuntauudistusta ja hankkeen tuotoksia esittelevän nettisivuston luominen ja päivittäminen sekä informointi sosiaalista mediaa käyttämällä o erimuotoisten infotilaisuuksien järjestäminen o medialle kohdistuva viestintä o yhteistyö Satasote-uudistuksen kanssa
4. Organisointi ja käytettävissä olevat resurssit Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaiheen organisointimalli on esitetty kuvassa 1. Kuva 1: Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaiheen organisointimalli 4.1. Ohjausryhmä Ohjausryhmän kokoonpano: Maakuntauudistuksen esivalmistelutyötä johtaa laaja-alainen ohjausryhmä, johon kutsutaan jäsenet alla luetellusta tahoista. Satakuntaliitto nimeää ohjausryhmälle sihteerin. Satakuntaliitto (4 luottamushenkilöä, johtoryhmä) Kunnat (1 edustajaa jokaisesta kunnasta) Sairaanhoitopiiri (2 edustaja), Pelastuslaitos (2 4 edustajaa, luottamushenkilö ja virkamies) ELY-Satakunta (johtoryhmä, varapuheenjohtaja) Liikenne- ja ympäristö -ELYt (1 2 edustajaa kummastakin) Työ- ja elinkeinotoimisto (4 edustajaa) Alue-hallintovirasto (1-2 edustajaa) Maaseutuhallinnon YTA alueet (4 edustajaa) Lomituspalvelujen paikallisyksiköt 2 edustajaa Satakunnan kansanedustajat/avustajat 1-2 edustajat Henkilöstön edustajat, pääsopijajärjestöt (1 edustaja kustakin järjestöstä: JUKO, JHL, Jyty, Pardia, Super, Tehy) Poliittiset piirijärjestöt (edustaja jokaisesta piirijärjestöstä) Ohjausryhmä on maakuntauudistuksen esivalmisteluhankketta ohjaava elin. Sen tehtäviin kuuluvat valmisteluprosessin ohjaus, seuranta ja arviointi. Jokainen taho vastaa jäsenensä kokous- ja matkakustannuksista itse.
4.2. Johtoryhmä Esiselvitysvaiheen operatiivisesta suunnittelusta vastaa johtoryhmä, joka koostuu seuraavien tahojen edustajista: o Pj. Satakuntaliiton maakuntajohtaja o Vpj. Satakunnan ELY 1 (ylijohtaja) o Satakuntaliiton hallintojohtaja o Satakunnan TE-toimisto 1 o Satakunnan pelastuslaitos 1 o Varsinais-Suomen ELY 1 o Satasote-projektin edustaja 1 o Asetettavien valmisteluryhmien puheenjohtajat (6 henkilöä) o Henkilöstön edustajat (2) o Ohjausryhmän puheenjohtaja 1 o Yhteensä 14 16 jäsentä Johtoryhmän asettaa Satakunnan maakuntahallitus. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii maakuntajohtaja ja varapuheenjohtajana Satakunnan ELY:n ylijohtaja, sihteerinä toimii muutosjohtaja/projektipäällikkö. Johtoryhmä voi täydentää itseään tarvittavilla uusilla jäsenillä ja asiantuntijoilla. Johtoryhmä tarkentaa esiselvitysprosessin käynnistyessä hankesuunnitelmaa ja tehtäviään. 4.3. Valmisteluryhmät Maakuntahallitus asettaa valmisteluryhmät. Valmisteluryhmät ovat esiselvitysvaiheessa keskeisiä sisällön tuottajia, jossa niiden puheenjohtajat ja sihteerit ovat avainasemassa valmistelutyön etenemisen ja raportoinnin suhteen. Työryhmien jäseniltä edellytetään myös aktiivista osallistumista sisällön tuottamiseen. Valmisteluryhmät ovat: 4.3.1. Aluekehitys ja strateginen suunnittelu (vetovastuussa liitto, ELY) o Tehtävät - Tehtävät valmisteluryhmien liitteessä 1 olevan tehtävälistauksen mukaisesti - Ryhmä täsmentää tehtäviään itse valmisteluprosessin alkaessa o Puheenjohtajuus: Satakuntaliitto, aluekehityksen toimialan vetäjä 1, vpj Satakunnan ELY 1 o Jäsenet: o Satakunnan ELY-keskus (strategiatoiminto, EU-rahastojen edustus EAKR, ESR, maaseutu, ennakointi) 5 o Satakuntaliitto: EU-rakennerahastovastaavat (3) ja ennakointi 1 o Henkilökunnan edustajat (2) o Yhteensä 10-12 henkilöä o Valmisteluryhmä voi kuulla asiantuntijoita ja tarvittaessa täydentää itse itseään o Huomioidaan yhteensovitus seuraavien Satasoten työryhmien kanssa: o Kehittämisyksikkötyöryhmä o Kuntien rajapintayhteistyö o Sidosryhmäyhteistyö-ryhmä 4.3.2. Elinkeino- ja työvoimapalvelut/kasvupalvelut (vetovastuussa ELY/ TE, liitto) o Tehtävät o Tehtävät valmisteluryhmien liitteessä 1 olevan tehtävälistauksen mukaisesti
o Ryhmä täsmentää tehtäviään itse valmisteluprosessin alkaessa o Puheenjohtajuus ELY-keskus 1, varapuheenjohtajuus TE-toimisto 1 o Jäsenet o Satakunnan ELY (työvoimakoulutus, yrityspalvelut, maahanmuutto) 3 o TE-toimisto (työvoima- ja yrityspalvelut, osaamisen kehittäminen, tuetun työllistämisen palvelut) 3 o Satakuntaliitto 1 o Henkilöstön edustus 2 o Yhteensä 10-11 jäsentä o Huomioidaan yhteensovitus Satasoten seuraavien Satasoten työryhmien kanssa: o Kuntien rajapintayhteistyö o Sidosryhmäyhteistyö-ryhmä o Aikuis-, päihde- ja mielenterveyspalvelut 4.3.3. Maaseutupalvelut (vetovastuussa ELY, YTA -edustajat) o Tehtävät o Tehtävät valmisteluryhmien liitteessä 1 olevan tehtävälistauksen mukaisesti o Ryhmä täsmentää tehtäviään itse valmisteluprosessin alkaessa o Jäsenet o Puheenjohtajuus sekä varapuheenjohtajuus ELY-keskus pj/maaseutuosasto 2 o Jäsenet o Satakunnan ELY (maaseudun kehittäminen 2, tarkastus -ja valvonta 2) 4 o Kuntien YTA-alueet 4 o Lomituspalvelut 2 o Satakuntaliitto 1 o Henkilöstön edustus 2 o Yhteensä 12 14 jäsentä 4.3.4. Alueiden käyttö, luonnonvarat ja liikenne (vetovastuussa liitto, ELY) o Tehtävät o Tehtävät valmisteluryhmien liitteessä 1 olevan tehtävälistauksen mukaisesti o Ryhmä täsmentää tehtäviään itse valmisteluprosessin alkaessa o Puheenjohtajuus: Satakuntaliitto / alueiden käyttö pj 1., VARS ELY vpj 1 (2) o Jäsenet o Satakuntaliitto (alueiden käyttö ja liikennesuunnittelu) 4 o VARS ELY (alueiden käyttö, vesi- ja ymp. tehtävät 3, liikenne 2 ) o Satakunnan ELY 1 o Henkilöstön edustus 2 (1 Satakunta, 1 Varsinais-Suomi) o Yhteensä 14 jäsentä 4.3.5. Turvallisuus ja varautuminen (vetovastuussa pelastuslaitos, SATSHP ) o Tehtävät o Tehtävät valmisteluryhmien liitteessä 1 olevan tehtävälistauksen mukaisesti o Ryhmä täsmentää tehtäviään itse valmisteluprosessin alkaessa o Jäsenet o Satakunnan pelastuslaitos/pekka Tähtinen laatii ehdotuksen, muille varataan mahdollisuus täydentää. o Huomioidaan yhteensovitus seuraavien Satasoten työryhmien kanssa: o Päivystys 24 h-työryhmä
4.3.6. Talous- ja henkilöstöhallinto, ICT, tilat ja sopimukset (vetovastuu liitto, ELY) o Tehtävät o Tehtävät valmisteluryhmien liitteessä 1 olevan tehtävälistauksen mukaisesti o Ryhmä täsmentää tehtäviään itse valmisteluprosessin alkaessa o Jäsenet o Puheenjohtajuus: Satakuntaliitto, hallinnon toimiala pj 1, kehakeskus vpj 1 o Jäsenet: Kehakeskus 1-2 (edustaa ELY:jä ja TE-toimistoja) Pelastuslaitos 1 Satakuntaliitto 1 Kuntien edustajat: YTA-alueet 1 Lomitustoimi 1 Satasoten ympäristöterveydenhuolto työryhmä 1 Henkilökunnan edustajat (2) Yhteensä 10-11 jäsentä Valmisteluryhmä voi kuulla asiantuntijoita ja tarvittaessa täydentää itse itseään o Huomioidaan yhteensovitus seuraavien Satasoten työryhmien kanssa: o Henkilöstö, kiinteistöt, ICT o Hallinto ja talous o ympäristöterveydenhuolto Muut työryhmät ja huomiot: - Valmisteluryhmät voivat asettaa itselleen alatyöryhmiä - Tärkeää on huolehtia yhteensovituksesta Satasote-työryhmien kanssa - Kaikkiin ryhmiin tulee mukaan henkilöstön edustus: 2 tahoa / alaryhmä. Henkilöstön edustajat sopivat edustajista pääsopijajärjestöittäin. 4.3.7. Muutosjohtaja ja muutosviestintätiimi Muutosviestintätiimi: o Tehtävät o Tiedottaa muutosprosessin etenemisestä o Nettisivut, infot ym. o Vetovastuu Satakuntaliitossa o Muutosjohtaja tiimin vetäjä 1 o Horisontaalinen tiimi: o Edustus jokaisesta valmisteluryhmästä (sihteerit) 6 o Muutosorganisaatioiden tiedottajat 4-5 o Satasoten viestintäryhmän pj:lla on puhe- ja läsnöolo-oikeus tiimin kokouksista o Jäseniä 12-13 jäsentä
Muutosjohtaja o Hankkeelle palkataan muutosjohtaja(t) / projektipäällikkö(t) 1 2 henkilöä: o Satakuntaliitto / maakuntahallitus päättää muutosjohtajan valinnasta. o Muutosjohtajan tehtävät: o huolehtii valmisteluprosessin etenemisestä yhdessä johtoryhmän kanssa. o sparraa alatyöryhmiä ja pitää niiden tavoitteen kirkkaana ja yhteen sovittaa tuotoksia. o varmistaa yhdessä alatyöryhmien puheenjohtajien ja johtoryhmän kanssa yhteensovituksen SOTE-ryhmien ja SOTE-projektipäällikön tavoitteisiin ja tuloksiin. o toimii yhteyshenkilönä valtion suuntaan o toimii muutosviestintätiimin puheenjohtajana 5. Kustannukset ja rahoitus Esiselvitysvaiheen kustannukset ovat ajalla 1.8.2016 1.7.2017 yhteensä noin 160.000 euroa. Kustannukset muodostuvat seuraavista eristä (alustava arvio) - Palkkakustannukset (muutosjohtaja/ muutosjohtajatyöpari, sis. sivukulut, asiantuntijaostopalvelut) 120.000 euroa - Kulut esiselvitysvaiheen tilaisuuksista 10.000 euroa - Viestintä ja tiedotus 20.000 euroa - Muut kustannukset 10.000 euroa - Yhteensä 160.000 euroa Satakuntaliitto huolehtii kokonaisuudessaan esiselvitysvaiheen kustannusten rahoituksesta. 6. Aikataulu Esiselvitysvaiheen toteutus on alkanut alueellisten viranomaistahojen neuvonpidolla 15.6.2016, jonka jälkeen valittu valmisteleva työryhmä työskentelee 10.8.2016 käynnistyskokoukseen saakka. Käynnistyskokouksen 10.8.2016 jälkeen hankkeen toiminta jatkuu 1.7.2016 saakka. Yksityiskohtainen, aikataulutettu työsuunnitelma laaditaan syyskuun 2016 alussa johtoryhmän toimesta liitteen 1 mukaisesti. 7. Raportointi, seuranta ja arviointi Raportoinnin ja seurannan tehtävänä on tuottaa tietoa valmistelutyön etenemisestä. Seurantatiedon perusteella vodaan arvioida sitä, edetäänkö asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Arvioinnin perusteella valmistelun suuntaa voidaan tarkistaa. Ohjausryhmä on esiselvityshankkeen ylin päätöksentekoelin, joka seuraa ja arvioi valmisteluprosessin etenemistä. Valmisteluryhmät toimittavat raporttinsa johtoryhmälle kolmen kuukauden välein. Johtoryhmä seuraa ja arvioi tilanne sekä valmistelee esitykset edelleen ohjausryhmälle. Kukin valmistelussa mukana oleva organisaatio raportoi myös omalle päätöksentekoelimelleen.
8. Tiedottaminen ja viestintä Esiselvitysvaiheen toteuttamista tuetaan ajantasaisen muutosviestinnän avulla. Projektille perustetaan muutosviestintätiimi, joka laatii tarkennetun viestintäsuunnitelman. Suunnitelman pohjalta viestintää toteutetaan sovitulla tavalla. Päävastuu hankkeen tiedottamisesta on johtoryhmällä ja muutosjohtajalla. Heidän tukenaan operatiivisesta viestinnästä vastaavat muutosviestintätiimi ja muutosjohtaja. Projektista tiedottaminen kuuluu kuitenkin osaltaan myös muille valmisteluryhmille sekä kaikille hankkeessa mukana oleville. Hankkeen viestintätehtäviin lukeutuvat mm: - Esiselvitysvaiheeseen liittyvän muutosviestinnän suunnittelu - Eri valmisteluryhmät kattavan muutosviestintätiimin perustaminen. Muutosviestintätiimiä vetää muutosjohtaja - Maakuntauudistusta ja hankkeen tuotoksia esittelevän nettisivuston luominen ja päivittäminen sekä - Yleinen viestintä sosiaalista mediaa käyttämällä - Erimuotoisten infotilaisuuksien järjestäminen - Medialle kohdistuva viestintä - Yhteistyö Satasote-uudistuksen kanssa. 9. Riskien hallinta Esiselvityshankkeelle voidaan tunnistaa useita eri riskejä mm. seuraaviin seikkoihin liittyen: - valtakunnallisen maakuntauudistuksen toteutumiseen liittyen - alueelliseen organisoitumiseen ja toteutukseen liittyen mm. aikatauluun, resursointiin, viestintään, sitoutumiseen, eri osapuolten näkemysristiriitoihin sekä mukana olevien tahojen sitoutumiseen ja asiakkaiden osallisuuteen liittyen. Johtoryhmä kartoittaa hankkeen liittyviä riskejä tarkemmin syksyllä 2016. 10. Liitteet o Liite 1: Valmistelevienryhmien tehtävät ja aikataulutus (luonnos, täydentyy) o Liite 2: Hahmotelma valmisteluryhmien raportointimallista (lisätään)
Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaihe 10.8.2016 1.7.2017 Työryhmä: 7.7.2016 SatLi/TV, JM Taulukko 1/5 Esiselvitystä valmisteleva tr A. Järjestäytyminen ja valmisteluprosessi sekä toimintaympäristö Merkinnät: V = Väliraportti, L = Loppuraportti, VTR= Valmistelevan työryhmän kokous, JR = Johtoryhmän kokous, OR = Ohjausryhmän kokous, M = Muutosviestintätapahtuma, Aikataulu: kk/vuosi Tavoite: Varmistaa ryhmän toiminnan käynnistyminen, riittävä vuorovaikutus ja viestintä sekä kattava raportointi 8/2016 9/2016 10/2016 11/2016 12/2016 1/2017 2/2017 3/2017 4/2017 5/2017 6/2017 Tehtävät: 1. Järjestäytyminen työryhmänä ja osallistuminen esiselvitysprosessin yhteisiin aloitustilaisuuksiin 2. Laadittu ryhmän tarkennettu ja aikataulutettu toimintasuunnitelma johtoryhmän antamassa ajallisessa ja toiminnallisessa viitekehyksessä. 3. Laadittu kuvaus oman toimialansa toimintaympäristöstä 4. Muutosviestinnän tukitoimenpide 5. Väliraportti esiselvitysvaiheen johtoryhmälle sen määrittämän mallin mukaisesti 6. Laadittu loppuraportti ja -arviointi 7. Osallistuminen johto- ja ohjausryhmän kokoukseen Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaihe 10.8.2016 1.7.2017 Valmisteluryhmien tehtävät ja aikataulutus 1
Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaihe 10.8.2016 1.7.2017 Työryhmä 7.7.2016 SatLi/TV, JM Taulukko 2/5 Esiselvitystä valmisteleva tr B. Nykyisen toiminnan tehtävät, toimintaprosessit ja -resurssit Merkinnät: V = Väliraportti, L = Loppuraportti, VTR= Valmistelevan työryhmän kokous, JR = Johtoryhmän kokous, OR = Ohjausryhmän kokous, Aikataulu: kk/vuosi Tavoite: Tuottaa väliaikaisen valmistelutoimielimen, valtion ja muiden sidosryhmien käyttöön riittävän yksityiskohtaiset kuvaukset siirtyvien tehtävien nykytilanteesta 8/2016 9/2016 10/2016 11/2016 12/2016 1/2017 2/2017 3/2017 4/2017 5/2017 6/2017 Tehtävät: 8. Laadittu toimialan osalta selvitys: 8.1. Uuteen maakuntaan siirtyvistä nykyisistä tehtävistä 8.2. Tehtävien organisoinnista ja johtamisrakenteesta 8.3. Keskeisistä toimintaprosesseista 8.4. Käytössä olevista henkilöresursseista 8.5. Asiakkaista ja sidosryhmistä Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaihe 10.8.2016 1.7.2017 Valmisteluryhmien tehtävät ja aikataulutus 2
8.6. Tehtäviin käytettävistä olevat määrärahat Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaihe 10.8.2016 1.7.2017 Valmisteluryhmien tehtävät ja aikataulutus 3
Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaihe 10.8.2016 1.7.2017 Työryhmä: 7.7.2016 SatLi/TV, JM Taulukko 3/5 Esiselvitystä valmisteleva tr C. Verkosto- ja yhteistyösuhteet Merkinnät: V = Väliraportti, L = Loppuraportti, VTR= Valmistelevan työryhmän kokous, JR = Johtoryhmän kokous, OR = Ohjausryhmän kokous Tavoite: Aikataulu: kk/vuosi Tuoda esiin nykyisiin toimintoihin liittyvät yhteistyösuhteet ja -sopimukset 8/2016 9/2016 10/2016 11/2016 12/2016 1/2017 2/2017 3/2017 4/2017 5/2017 6/2017 Tehtävät: 9. Laadittu selvitys omaa toimialaa koskevista keskeisistä yhteistyösuhteista ja toiminnallisista rajapinnoista 10. Selvitetty yhteistyötarve ja muodot Satasote-työryhmien kanssa 11. Laadittu omaa toimialaa koskien selvitys voimassa olevista sopimuksista ja niitä koskevista oikeuksista ja velvollisuuksista Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaihe 10.8.2016 1.7.2017 Valmisteluryhmien tehtävät ja aikataulutus 4
Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaihe 10.8.2016 1.7.2017 Työryhmä: 7.7.2016 SatLi/TV, JM Taulukko 4/5 Esiselvitystä valmisteleva tr D. Talous- hallinnolliset tekijät (yhteistyössä muiden työryhmien ja valtion kanssa) Merkinnät: V = Väliraportti, L = Loppuraportti, VTR= Valmistelevan työryhmän kokous, JR = Johtoryhmän kokous, OR = Ohjausryhmän kokous Aikataulu: kk/vuosi Tavoite: Tukea talous-, hallinto-, henkilöstö-, kiinteistö- ja ICT-työryhmien työtä maakuntauudistuksen valmistelussa 8/2016 9/2016 10/2016 11/2016 12/2016 1/2017 2/2017 3/2017 4/2017 5/2017 6/2017 Tehtävät: 12. Osallistuminen toimialan osalta maakunnille siirtyvän irtaimen ja kiinteän omaisuuden selvittämiseen 13. Osallistuminen maakunnille siirtyvien hallinto- ja palvelutehtävien hoitamista tukevien tieto- ja viestintäteknisten järjestelmien ja ratkaisujen tarpeiden selvittämiseen 14. Muu tarvittava yhteistyötä maakuntauudistuksen hallinto-, henkilöstö-, talous- ja ICT-työryhmän kanssa Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaihe 10.8.2016 1.7.2017 Valmisteluryhmien tehtävät ja aikataulutus 5
Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaihe 10.8.2016 1.7.2017 Työryhmä: 7.7.2016 SatLi/TV, JM Taulukko 5/5 Esiselvitystä valmisteleva tr E. Alustavat näkemykset tulevan maakunnan toiminnasta Merkinnät: V = Väliraportti, L = Loppuraportti, VTR= Valmistelevan työryhmän kokous, JR = Johtoryhmän kokous, OR = Ohjausryhmän kokous Aikataulu: kk/vuosi Tavoite: Luoda alustavia näkemyksiä tulevan maakunnan toimintamallista ja kehittämistarpeista väliaikaisen valmistelutoimielimen hyödynnettäväksi ja jatkovalmisteltavaksi 8/2016 9/2016 10/2016 11/2016 12/2016 1/2017 2/2017 3/2017 4/2017 5/2017 6/2017 Tehtävät: 15. Laadittu kartoitus asiakkaiden ja sidosryhmien odotuksista koskien tulevan maakunnan toimintamallia, tehtäviä ja palveluita. 16. Laadittu kartoitus toimialan henkilöstön koulutustarpeista muutosprosessin aikana 1 Työryhmän työhön liittyviä kommentteja: Satakunnan maakuntauudistuksen esiselvitysvaihe 10.8.2016 1.7.2017 Valmisteluryhmien tehtävät ja aikataulutus 6
LISTA KOKOUKSEEN KUTSUTUISTA TAHOISTA Satakunnan kunnat ja kunnanjohtajat Satakunnan poliittiset piirijärjestöt Satakunnan sairaanhoitopiiri Satakunnan pelastuslaitos Satakunnan ja Varsinais-Suomen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset Satakunnan työ- ja elinkeinotoimisto Länsi-Suomen aluehallintovirasto Satakuntaliiton johtoryhmä Satasoten ohjausryhmän puheenjohtaja Satasoten johtoryhmän puheenjohtaja Satakunnan maakuntahallituksen puheenjohtaja Satakunnan maakuntavaltuuston puheenjohtaja Satakunnan lomituspalvelujen paikallisyksiköt Satakunnan maakuntahallituksen kehittämisryhmä Satakunnan maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alueet Ammattijärjestöt (pääsopijajärjestöittäin) JHL Pardia Juko KoHo Jyty
8 Vaasa 23 Vaasa 8-tielle (23-tielle) Puuvilla Karjarannantie Hallituskatu Valtakatu Porinsilta Linnansilta 2 2 Otavankatu Luvianpuistokatu Isolinnankatu Mikonkatu Itsenäisyydenkatu Vähälinnankatu Paanakedonkatu Tampereentie 8 Rauma Turku 2 Helsinki 11 Tampere Yliopistokeskus sisäänkäynti