Ideasta hankkeeksi Kulttuurihankkeen suunnittelu Novgorod 2013 Marianne Möller 23.9.2013 Hankeidea Esityksen sisältö Hankesuunnitelma budjetti yhteistyösopimus Hankkeen toteuttaminen tavoitteet ja välitavoitteet viestintä ja tiedotus Hankkeen tulokset ja raportointi Hankkeen vaikuttavuus 1
Hankkeen idea ja tavoitteet Määrittele idea ja tavoitteet Mitä uutta ideassa on? Onko samanlaista jo tehty muualla? Miksi se tulisi toteuttaa kahdenvälisenä hankkeena? Nykytilanteen hahmottaminen (mahdollisuudet/ongelmat) Kohderyhmien määrittely - Ketkä hyötyvät hankkeesta? Kumppaneiden määritteleminen ja valinta Tarvittavat resurssit (omat ja muiden) Keskeiset tukimuodot ja rahoituslähteet Hankesuunnitelma Suunnitelman teko on hankkeen tärkein vaihe ja saa viedä aikaa! Suunnittelussa oltava mukana hankkeen yhteistyökumppanit Suunnitelman tulee kattaa hankkeen kokonaisuus ja eri vaiheet Hankkeen tavoitteet ja siitä koituva hyöty kohderyhmille Tavoitteiden ja välitavoitteiden määrittely - hankkeen etenemisjärjestys Kunnon keskusteluja työnjako- ja vastuukysymyksistä Määriteltävä kuka on nk. lead partner (organisaatio + vastuuhenkilö), jolla on vastuu: Apurahojen tms. hakemisesta ja tilittämisestä Budjetista ja budjetinseurannasta, hankkeen lopullisesta tilinpäätöksestä Sopimuksista, joita tehdään kolmansien tahojen kanssa Suunnittelutyön ajaksi voidaan tehdä esisopimus ja jäädä odottamaan esim. rahoituspäätöksiä. Kun resurssit ovat varmistuneet, hanke sovitetaan niiden mukaiseksi. Resurssoinnin jälkeen tehdään lopullinen sopimus kumppaneiden kesken. 2
Suunnitelma sisältää 1 Hankkeen sisältö (mitä?) Hankkeen tavoite ja välitavoitteet/tulokset (mihin pyritään?) Ketkä tulevat hyötymään hankkeen tuloksista (kenelle?) Kohderyhmät (kenelle?) Hankkeen aika (milloin?) Ketkä osallistuvat hankkeeseen kumppaneina (kenen kanssa?) Projektinjohto (kuka vastaa?) Hankkeen vastuuhenkilöt (johtoryhmä?) Budjetin seuranta (kuka vastaa?) Suunnitelma sisältää 2 Viestintä ja tiedotus (miten kohderyhmät tavoitetaan?) Hankkeen kieli/kielet? Mitä ja miten kerromme? Miten hankkeen tuloksia esitellään/niistä raportoidaan? Saavutetut tavoitteet? Seminaari, julkaisu, näyttely, julkaisusopimukset tms. Mitä uutta osaamista, mitä uusia verkostoja, työtapoja? Miten tilitys hoidetaan? Miten hanke arvioidaan? 3
Eritelty talousarvio Hankkeen menot ja tulot Hankkeen budjetti Taloudelliset resurssit/raha Kumppaneiden hankkeeseen sijoittamat varat Apurahat ja tuet Sponsorointi yms. Muut resurssit (in kind) Oma rahoitus, työpanos, tilat, henkilöstö, materiaalit, oikeudet jne. joille voi määritellä arvon Kirjanpidon kieli ja valuutta? Yhteistyösopimus 1 Lopullisen hankesuunnitelman pohjalta laaditaan kumppaneiden välinen sopimus siitä, miten hanke organisoidaan ja miten siinä toimitaan, mm: Vastuualueet? Yhteydenpito hankkeen aikana? Miten ratkaistaan ongelmatilanteet? Miten jaetaan taloudellinen hyöty/tappio? esim. myyntivoitto, oikeuksien myynti jne. 4
Yhteistyösopimus 2 Miten toimitaan jos hanke keskeytyy? Miten tulokset ja/tai taloudellinen tappio jaetaan? Missä ratkaistaan mahdolliset kiistat? Sovittelu vai oikeuslaitos? Yhteistyösopimuksen laatimiseen varattava aikaa! Tekstiä voi pallotella edestakaisin moneen kertaan Saadaan epäselvät kohdat päivänvaloon Eroavaisuudet työkulttuureissa tulevat esiin ja niistä voidaan keskustella ja löytää etenemistie Hankkeen toteuttaminen Selkeät välitavoitteet, edetään asia kerrallaan Tarkat aikataulut eri vaiheille Työtapojen kehittäminen välitavoitteiden kokemusten perusteella Budjettiseuranta vaiheittain Yhteydenpito kaikkiin, jotka ovat mukana hankkeessa Vasta kun toteutus on suunniteltu ja kaikki tietävät tehtävänsä, voi improvisoida ja tehdä nopeita muutoksia. Sudenkuopat: Luullaan, että muut osaavat lukea ajatuksia...työnjako puuttuu Sekavaa tai puutteellista viestintää Lyhytjännitteinen suunnittelu, kyllä kaikki järjestyy kun ollaan paikan päällä... 5
Viestintäsuunnitelma 1. Hankkeen sisäinen viestintä Miten hankkeen kumppanit aikovat hoitaa yhteydenpitoaan? 2. Muu viestintä Määriteltävä tärkeimmät kohderyhmät ja tahot Mitä kerrotaan? Missä medioissa? 3. Viestintä on kaksisuuntaista hyvä, jos tulee kommentteja, ideoita, kritiikkiä...miten hoidetaan viestinnästä tuleva palaute? Tiedotusstrategia Tiedotusta ja uutisia hankkeen etenemisestä ja tuloksista Tekniset alustat suhteessa kohderyhmiin: Printtimedia, tietoverkot, FB jne. Miten tavoitetaan eri sektorit, jotka liittyvät hankkeeseen? Julkisuuden hoito, PR Miten julkaistaan ja levitetään hankkeen tuloksia? Julkaisu, konsertti, näyttely, seminaari, konferenssi? 6
Raportointi Hankkeesta tulee tehdä loppuraportti ja tilitys Miten hanke onnistui suhteessa tavoitteisiinsa? Tavoittiko hanke ja/tai sen tulokset keskeisiä kohderyhmiään? Mitä opittiin, saatiin aikaiseksi, mitä jäi uupumaan? Jos hanketta arvioidaan, se tulee tehdä suhteessa hankkeen tavoitteisiin, eikä muihin myöhemmin keksittyihin tavoitteisiin. Hankkeen vaikuttavuus? Jo ideavaiheessa tulee miettiä, miten hankkeen tulokset voidaan hyödyntää Miten viedä tuloksia eteenpäin ja kehittää edelleen? esim. tuloksina uudet verkostot, työtavat, kohderyhmät, käyttäjät, markkinat Hankkeen yllättävät vaikutukset? Onnistunut hanke? 7