SOLID hankkeiden neuvontatilaisuus Iikka Saunamäki Artsi Alanne Helsinki 2.9.2013 4.9.2013
Neuvontatilaisuuden sisältö Rahastojen tilannekatsaus Rahoituspäätös ja muutokset Hankkeen hallinnointi Hankeraportointi Hanketiedotus Hankkeen valvonta Arviointi Taloudenseuranta ja tukikelpoisuussäännöt 2
SOLID -rahastot Yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskeva yleisohjelma (Solidarity and Management of Migration Flows) SOLID -rahastot ovat: Euroopan pakolaisrahasto (ERF) Kotouttamisrahasto (IF) Paluurahasto (RF) Ulkorajarahasto (EBF) 4.9.2013 3
Rahastojen tilanne Toiminta käyntiin Suomessa 2008 Rahoituskehys yhteensä n. 78 miljoonaa euroa (sis. EBF) Rahoitettu vuosittain 10-15 hanketta ERF ja IF, RF :ssä noin 6 Rahoitusta jaettu vuosittain vajaa 4 miljoonaa euroa (ilman EBF) Vuosiohjelmat 2012: ERF: 22 rahoitettua hanketta IF: 16 rahoitettua hanketta RF: 2 rahoitettua hanketta Toteutusaikaa 30.6.2014 asti Vuosiohjelman 2013 haku avoinna 6.9.2013 asti 4.9.2013 4
Yleistä hankkeen hallinnoinnista Lähtökohtana hankkeen erottaminen organisaation muusta toiminnasta - koskee sekä sisältöä että taloutta Kulujen tulee olla hyväksytyn budjetin mukaisia ja suoraan hanketoimintoihin liittyviä Hankkeen menojen on täytynyt aiheutua jäsenvaltioiden alueella lopulliselle tuensaajalle tai hankekumppaneille Muutoksista sovittava aina etukäteen Monivuotisiksi suunnitellut hankkeet toteutetaan vuosiohjelmien mukaisissa jaksoissa - rahoitusta on haettava uudelleen vuosittain yleisen hakuajan puitteissa 4.9.2013 5
Rahoituspäätös, hankekuvaus ja budjetti Asettavat ehdot hankkeen toteuttamiselle Määrittelevät hankkeen toteutusajan Määrittelevät hankkeen tavoitteet ja toiminnot Määrittelevät hankkeen kustannukset ja rahoitusosuudet Määrittelevät tukikelpoisuusehdot Muutokset hankkeen kestoon, toimintoihin, kohderyhmään, kustannuksiin ja rahoitukseen liittyen hyväksytettävä aina etukäteen rahoittajalla Mikäli hanke ei etene päätöksen mukaisesti, yhteys rahoittajaan 4.9.2013 6
Muutokset rahoituspäätökseen Muutoksista sovittava aina etukäteen! Hae muutosta esim. kun hankkeen toiminnot muuttuvat, kustannuserien välillä siirtoja (yli 10 %:n siirrot), tarve uudenlaisille kustannuksille, suuret matkakulujen muutokset, kohderyhmää koskevat muutokset Hankkeen luonnetta tai kohderyhmää olennaisesti muuttavaa muutosta ei voida hyväksyä Myönnettyä EU-rahoitusta ei voida nostaa Hanketoteuttajan oikeuksia tai velvollisuuksia ei voi siirtää kolmannelle osapuolelle Jatkoaikaa haettava viimeistään kuukautta ennen hankkeen päätöspäivää Toteutusaika enintään 30.6.2014 asti Vähäisissä muutoksissa kirjallinen muutoshakemus ei tarpeen 4.9.2013 7
Hankkeen hallinnointi - hanketoteuttajan tehtävät ja vastuut: Hanketoteuttaja Vastaa hankkeen toteutuksesta rahoituspäätöksen ja rahaston sääntöjen mukaisesti - myös kumppaneiden osalta Vastaa hankkeen hallinnoinnin ja talouden asianmukaisesta ja sääntöjenmukaisesta järjestämisestä Asettaa hankkeelle ohjausryhmän Laatii hankkeen tiedotussuunnitelman ja vastaa EU-rahoituksen näkyvyydestä Vastaa hankkeen asiakirjojen asianmukaisesta säilytyksestä - myös hankekumppaneiden osalta Vastaa hankesopimuksen laatimisesta hankekumppaneiden kanssa 4.9.2013 8
Hankekumppanin rooli Hankekumppani toteuttaa hanketoimintoja hanketoteuttajan kanssa Hankekumppanin kustannuksia sisältyy hankkeen budjettiin, ja hankkeen toteuttajan tulee siirtää osa EU-rahoituksesta hankekumppanille Hankkeen toteuttaja ja hankekumppani tekevät kirjallisen sopimuksen, jossa määritellään kummankin osapuolen osalta hanketoteutuksen ehdot ja velvollisuudet Kolmas osapuoli on taho, joka rahoittaa hanketta, mutta ei osallistu hankkeen toteutukseen, eikä sen kuluja sisälly hankkeen budjettiin. 4.9.2013 9
Ohjausryhmä Jokaisen hankkeen perustettava ohjausryhmä Hanketoteuttaja asettaa Toimii hankkeen tukena, seuraa hankkeen etenemistä, ohjaa oikeaan suuntaan Käsittelee tärkeimmät linjaukset, muutostarpeet, raportit jne. Ihanteellinen koko 4-8 jäsentä Tärkeimmät sidosryhmät mukaan ELY-keskuksen ja rahoittajan rooli Dokumentointi 4.9.2013 10
Hankkeen asiakirjahallinto Hankkeen kaikki asiakirjat tulee säilyttää yhdessä paikassa Hankkeen toteuttajalta tulee löytyä kaikki hanketta koskevat asiakirjat, koskien myös hankekumppaneita Asiakirjojen säilytysaika 10 vuotta hankkeen päättymisestä Säilytettävien asiakirjojen tulee olla alkuperäisiä Hankkeen toteuttajan tulee varmistaa, että myös hankkeen päättymisen jälkeen toteuttajaorganisaatiossa on joku joka tuntee hankkeen ja tietää mistä hankkeen asiakirjat tarvittaessa löytyvät Säilytettävät asiakirjat listattu tarkemmin hankeoppaassa 4.9.2013 11
Esimerkinomainen lista säilytettävistä asiakirjoista Hakemus liitteineen Rahoituspäätös liitteineen Rahoituspäätösten muutoshakemukset ja -päätökset Maksatushakemukset ja -päätökset Ohjausryhmän kokouskutsut ja -pöytäkirjat Päätökset henkilöstöstä (esim. työsopimukset, päätökset työntekijän siirtämisestä työskentelemään hankkeessa, jne) Taloudenseurantalomakkeet Kirjanpidonotteet (pääkirjanotteet ja tuloslaskelmat) Tositteet (mukaan lukien matkalaskut) ALV-ohjaus Hankinta-asiakirjat Työajanseurantalomakkeet Osallistujalistat, kutsut, pöytäkirjat, raportit yms. Väli- ja loppuraportit ja niiden täydennyspyynnöt ja vastineet Julkaisut, muu hankkeessa tuotettu materiaali Hankkeen tiedotusmateriaali Hankkeen kannalta oleellinen kirjeenvaihto (myös sähköpostit) Hankkeen lopettamisilmoitus 4.9.2013 12
Raportointi Väliraportti hankkeen puoliväliä seuraavan 30 päivän kuluessa / kun 70 % 1. rahoituserästä käytetty Loppuraportti 2 kk sisällä hankkeen päättymisestä Sisältää seuraavat: Raportointilomake - hankkeen sisällöllinen toteutuminen Taloudenseurantalomake - kustannusten toteutuminen Otteet hankkeen kirjanpidosta (pääkirjanote ja tuloslaskelma) Allekirjoitettu maksatushakemus Loppuraportin liitteenä myös lopettamisilmoitus Muut asiakirjat tarkastetaan tarkastuskäynnillä Taloudenseurantalomake toimitetaan myös sähköisenä Raportit käsitellään ohjausryhmässä Raportointilomakkeet netissä, taloudenseurantalomakkeen vastuuviranomainen lähettää hanketoteuttajalle 4.9.2013 13
Raportointiohjeita Peilaa toteumaa hankehakemukseen, käytä samaa rakennetta Kuvaile toteutettujen toimintojen sisältö, käytä konkreettisia esimerkkejä Arvioi toimintojen onnistumista: perustele miksi valittu toimintatapa oli hyvä, miksi ei Kuvaile hankkeen aikana havaitut ongelmakohdat sekä korjaavat toiminnot Sisällytä kehittämis- ja parannusehdotuksia Sisältö = kustannukset 4.9.2013 14
Raporttien käsittely Vastuuviranomainen tarkastaa hankkeen etenemisen hankesuunnitelman ja budjetin mukaisesti Vastuuviranomainen tarkastaa kustannusten tukikelpoisuuden Tarvittaessa hakijalle lisätietopyyntö Kuittitarkastus lisätietopyynnön tai tarkastuskäynnin yhteydessä Muita asiakirjoja tarkastetaan hankkeen aikana suoritettavilla tarkastuskäynneillä Mikäli toimitetut tiedot ovat puutteellisia, kustannukset hylätään 4.9.2013 15
Hanketiedotus Viestintä ja tiedotus on osa hankkeen toteutusta Tiedottaminen = hankkeen julkisuus Näkyvyys = mahdollisuus löytää uusia yhteistyötahoja EU-säädökset velvoittavat, että: toiminnan on oltava avointa kun EU-rahaa käytetään, siitä on kerrottava hyviä käytäntöjä pitää levittää EU:n osallistuminen kehittämistyöhön on tehtävä tutuksi myös suurelle yleisölle Hankkeelle on laadittava tiedotussuunnitelma ja tiedotustoiminnot raportoidaan hankeraporteissa Hankkeen toteuttaja vastaa myös hankekumppanien EU-tiedotuksen toteutumisesta 4.9.2013 16
Tiedotuksen näkyvyys EU-logo ja rahaston tunnuslause näkyviin kaikissa hankinnoissa, materiaalissa, varusteissa ja raporteissa. Jos logoa ei ole mahdollista käyttää, tulee tekstissä olla maininta rahaston tuesta hankkeelle. Omaa, järjestön tai kunnan logoa voi käyttää EU-logon rinnalla samansuuruisena ja samalla näkyvyystasolla EU-lippu on määrämuotoinen eikä sitä saa muunnella (ts. värien ja mittasuhteiden on säilyttävä muuttumattomina) 4.9.2013 17
Esimerkki rahaston logon käytöstä Euroopan pakolaisrahasto osallistuu hankkeen rahoittamiseen. Hankkeen kaikessa tiedotuksessa on myös käytettävä lausetta: Euroopan unionin pakolais- /kotouttamis-/ paluu-/ ulkorajarahasto osallistuu hankkeen rahoittamiseen. Logot ovat ladattavissa rahastojen verkkosivuilta www.intermin.fi/rahastot 4.9.2013 18
Hankkeiden tarkastus ja valvonta Tarkastuksia hankkeisiin suorittavat rahaston vastuuviranomainen, tarkastusviranomainen, todentamisviranomainen ja Euroopan komissio Tarkastetaan hankkeen asianmukainen hallinnointi ja tukikelpoisuus: Rahoituspäätöksen mukainen täytäntöönpano Asiakirjojen ja tositteiden säilytys Raportoitujen kustannusten tositteet, kirjanpito ja tukikelpoisuus Hankintojen kilpailutus ja kilpailutuksen dokumentointi Tiedotusvelvollisuudet 4.9.2013 19
Hankkeiden arviointi Komissio edellyttää toimintojen arviointia Sekä vastuuviranomainen että hanke suorittavat arviointia Arvioidaan kriittisesti toimenpiteitä, toimeenpanoa, vaikuttavuutta, tehokkuutta ja merkitystä suhteessa asetettuihin tavoitteisiin Vastuuviranomainen tarkastelee mm. seuraavia: Kohderyhmien osallisuus ja osallistuminen hanketoimintoihin Hankkeiden taloudellisuus ja kustannustehokkuus Hankkeiden toistettavuus ja hyödynnettävyys Hankkeiden tulosten levittäminen Hankkeiden täydentävyys Kumppanuus, yhteistyö Muut ohjelmakohtaiset tavoitteet 4.9.2013 20
Hankkeiden arviointi Hanketoteuttajan järjestettävä hankkeen oma arviointi Arvioinnin aineistot ja menetelmät: Hankesuunnitelmat ja projektissa tuotettu aineisto (ml. pöytäkirjat) Itsearviointiraportit Sisältöanalyysi Teemahaastattelut, palautteet, arviointikysely, arviointipaja jne. 4.9.2013 21
Vastuuviranomaisen yhteystiedot Sisäasiainministeriö Kansainvälisten asioiden yksikkö PL 26 (Kirkkokatu 12) 00023 VALTIONEUVOSTO Sähköposti: SOLID@intermin.fi Verkkosivut: www.intermin.fi/rahastot Yhteyshenkilöt: IF: Ylitarkastaja Kristiina Mauriala, p. 071 878 8275 ERF: Ylitarkastaja Iikka Saunamäki, p. 071 878 8267 RF: Ylitarkastaja Johanna Malmelin, p. 071 878 8265 EBF: Ylitarkastaja Ville Similä, p. 071 878 8279 Taloussuunnittelija Angelika Forsström, p. 071 878 8269 Taloussuunnittelija Artsi Alanne, p. 071 878 8273 Taloussuunnittelija Sonja Lyytikäinen, p. 071 878 8274 Sähköposti: etunimi.sukunimi@intermin.fi 4.9.2013 22