Kampsu-teemahanke Koulutus alahankkeille. Leena Karjalainen

Transkriptio

1 Kampsu-teemahanke Koulutus alahankkeille Leena Karjalainen

2 Kampsu -teemahanke Missä olemme nyt: - Hallitus puoltanut rahoitusta 19 hankkeelle Tuensiirtosopimukset allekirjoitettu - Alahankkeisiin liittyvät dokumentit toimitettu ELY-keskukseen - Rakennus/toimenpidelupia vielä puuttuu - Viranomaispäätöstä odotetaan milloin? Kirjalliset aloitusluvat annetaan hakijoille sähköpostilla - Aloittaminen silti omalla riskillä Hankkeiden toteutusaika päättyy Hakija vastaa toteutuksesta hankesuunnitelman mukaisesti Myös laskut pitää olla maksettu tuohon päivään mennessä Jatkoaikoja ei myönnetä

3 Yleistä hanketoteutuksesta Hankkeen vetäjän ja hallituksen väliset pelisäännöt on hyvä sopia hankkeen alkuvaiheessa kirjallisesti ja hyväksyä yhdistyksen hallituksessa: esimerkiksi laskujen hyväksymiskäytännöt, hankintojen teko, talkoovastuut jne. Tuen kohteen on oltava vähintään 5 vuotta samassa käytössä hanketuen viimeisen erän maksamisesta Kirjanpito osana tuen saajan kirjanpitoa Kirjanpito, muistiinpanot ja tositteet säilytettävä vähintään 3 vuotta siitä, kun ohjelman (ei siis hankkeen) viimeinen maksu suoritetaan, arvion mukaan v loppuun Laki määrää myös pidempiä säilytysaikoja (esim. palkkatositteet)

4 Hankkeen toteuttaminen Kun hanke on hyväksytty ELY-keskuksessa, alahankkeelle on hyväksytty kustannusarvio ja hankesuunnitelma, joiden mukaisesti hanke tulee toteuttaa Ennen aloitusluvan saamista tukikelpoisia kustannuksia ovat luvat ja rakentamisen suunnittelun kustannukset (jos kustannukset ovat hankesuunnitelmassa mukana) Laskut tuensaajalle (=yhdistykselle) osoitettuja ja tuensaajan maksamia Älä käytä henkilökohtaisia etukortteja ostoksia tehdessä! Pidä huolta, että talkoita syntyy suunnitellusti.

5 Mahdolliset muutokset toteutuksessa tai kustannuksissa Ilmoitusvelvollisuus Muutosta haetaan JyväsRiiheltä aina etukäteen kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostilla. Jos kustannukset jäävät alle hankesuunnitelman, kysy JyväsRiiheltä lupaa käyttää säästyneitä varoja muuhun, jos se sopii hankesuunnitelmaan Ei muutoshakemuksia kymmenien eurojen takia Jos syntyy ylimääräisiä kustannuksia, ne jäävät yhdistyksen maksettavaksi Huom! Jos talkootyön määrä jää alle suunnitelmassa esitetyn, siitä aiheutuu ongelmia Kampsu-hankkeen kokonaisrahoitukseen.

6 Kirjanpito osana hankkeen toteuttamista Tiivis yhteistyö kirjanpitäjän kanssa. Kopio hankesuunnitelmasta kirjanpitäjälle, jotta hän tietää, mitkä kulut ovat hankkeessa hyväksyttäviä Perusta hankkeelle oma kustannuspaikka Kaikista hankkeen tilitapahtumista on oltava tosite, siis kuitti, lasku tai muu vastaava todiste Tositteeseen tehdään merkinnät: numerointi tilitapahtumittain, mahdollinen kustannuspaikka, tiliöinti, hyväksyjän allekirjoitus Tarvittaessa lisäselvityksiä tositteeseen: esimerkiksi: laskussa lukee lautaa, kirjoita: kylätalon terassin lattia > tositteesta käy ilmi, miten se liittyy hankkeeseen

7 Maksatukset Kuntalainan saajat: kunnat maksavat lainan yhdistyksille vasta viranomaispäätöksen jälkeen Tuki maksetaan jälkikäteen hyväksyttävien ja toteutuneiden kustannusten mukaan Vain hankkeeseen kuuluvat kustannukset - ylitys jää hakijan maksettavaksi Ei ennakkoa, maksatuksen jatkoaikaa tai lisämaksukertoja Alahankkeiden tuki maksetaan sen jälkeen, kun Maaseutuvirasto on suorittanut tuen maksun JyväsRiihelle. Maksuja haetaan annetun aikataulun mukaisesti, kaikki hankkeet yhtä aikaa Hakija raportoi ja toimittaa maksuhakemuksen liitteineen määräaikaan mennessä - tukea ei makseta, mikäli hakemus viivästyy

8 Maksatusten aikataulut Jaksot ja viimeinen hakemuksen jättöpäivä JyväsRiiheen 1. Maksujakso saakka, hakemus Maksujakso , hakemus Maksujakso , hakemus Maksujakso , hakemus Maksuhakemus tehdään kaikilta niiltä jaksoilta, joilla hankkeissa syntyy kustannuksia ei voi harventaa omatoimisesti, mutta nollahakemuksia ei tarvitse jättää Maksuhakemus tehdään Mavin lomakkeella 3316 linkki lomakkeelle ja ohjeet lähetetään hakijoille loppukesästä ja löytyy hankkeen nettisivuilta Yhdistyksen nimenkirjoitussääntöjen mukaiset allekirjoitukset

9 Miten lasken kulut ja haettavan tuen? Kuitilliset kulut ja mahdolliset talkoot lasketaan yhteen Mikä on oman hankkeesi talkootyöprosentti? Laske hankesuunnitelmasta talkoiden suhde kokonaiskustannusarvioon. Esim. 3500/15000=0,2333 (käytä neljän desimaalin tarkkuutta) Kaava talkoiden määrän laskemiseen: Talkoiden määrä = kuitilliset kulut * talkootyöprosentti/(1-talkootyöprosentti) Esimerkki: olkoon maksujakson kuitilliset kulut 6000 Talkoita pitää olla suhteessa näihin kustannuksiin 6000* 0,2333/(1-0,2333) = 1825,75 Siispä maksujakson kustannukset yht. 7825,75 Jos et osaa, kysy neuvoa Tuki maksetaan jälkikäteen tukikelpoisten kustannusten perusteella tukiprosenttien mukaisessa suhteessa: julkinen 60% (josta 80 % ELY-keskuksen tuki (EU+valtio), 20 % kuntaraha), yksityinen 40% (rahallinen osuus ja talkootyö)

10 Maksuhakemuksen liitteet Kirjanpitäjän allekirjoittama ote kirjanpidon pääkirjasta maksatusjaksolta Tositekopiot eli laskut ja tiliotteet Talkootyön tuntikirjanpitolomakkeet, lomake 3322L allekirjoitukset talkoolaisilta ja hyväksyjiltä Kilpailutusasiakirjat yli 2500 yksittäisistä hankinnoista tai jos yhdeltä toimittajalta hankitaan tämän summan edestä Selvitys kustannusten kohtuullisuudesta dokumentoidaan, mikäli selvityksiä (esim. tarjouksia) ei ole toimitettu jo hakuvaiheessa Palovakuutustodistus (rakennushankkeissa, jos ei ole toimitettu jo hakuvaiheessa), kopio rakennustarkastajan loppukatselmuspöytäkirjasta, jos rakennusluvassa vaaditaan Seurantalomakkeet viimeisen maksun yhteydessä täydennetään toteuma samoille lomakkeille, jotka toimitettiin hakemuksen yhteydessä

11 Talkootyö (vastikkeeton työ) Maksuhakemuksen liitteeksi täytetään Talkootyön tuntikirjanpito, lomake 3322L Tässä hankkeessa täytetään talkookerroittain Työn tekijä vähintään 15-vuotias Arvo 15 euroa tunnilta, konetyö + 30 euroa (huomaa lomakkeen täyttö!) Allekirjoitukset sekä talkoolaisilta että hyväksyjiltä (yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omaavat)

12 Lnro 3322L M aaseutuvirasto Talkootyö (vastikkeeton työ) VASTIKKEETTA TEHDYN TYÖN TUNTIKIRJANPITO Lnro 3322L TUENSAAJA Tuensaajan nimi Hankkeen nimi M anner-suomen maaseudun kehittämisohjelma Hankkeen numero Selvitys ajalta EUROOPAN UNIONI Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahasto: Eurooppa investoi maaseutualueisiin HANKKEESSA TEHTY VASTIKKEETON TYÖ Henkilötyötunnit Traktori- ja Päivämäärä Työtehtävien kuvaus konetyötunnit Työntekjän nimi Työntekijän allekirjoitus Yhteensä (t) 0,0 0,0 Henkilötyön arvo (euroa/tunti) 15 Vastikkeettoman työn arvo Yhteensä ( ) 0,00 0,00 Traktori- ja konetyön arvo (euroa/tunti) 30 lomakkeella yhteensä, euroa 0,00 ALLEKIRJOITUS JA VAKUUTUS Vakuutan selvityksessä annetut tiedot oikeiksi ja, että vastikkeetta tehdyn työn tekijät ovat vähintään 15- vuotiaita Paikka ja aika Hyväksyjän allekirjoitus ja nimenselvennys

13 Muista Toimita maksuhakemus JyväsRiiheen mielellään koneella täytettynä, muista yhdistyksen sääntöjen mukaiset allekirjoitukset Vastaa nopeasti mahdollisiin täydennyspyyntöihin Huolellisesti täytetty, täydellinen hakemus nopeuttaa maksatushakemuksen käsittelyä Kampsu-teemahanke käsitellään yhtenä hankkeena maksatuksessa - huolellisuudella edistät myös muiden alahankkeiden maksatusta Varaudu tarkastuksiin niin, että voit esitellä rahoitetun kohteen ja hankkeelle kuuluvat alkuperäiset asiakirjat

14 Viestintä ja raportointi Hankkeen tiedotusmateriaalissa kuten nettisivuilla ja ilmoituksissa on käytettävä seuraavia logoja: EU-lippua ja maatalousrahaston tunnuslausetta EU:n Leader-logoa, kun rahoitus on saatu Leaderryhmältä Lisäksi voi käyttää maaseutu2020-logoa Logot ladataan osoitteesta

15 Viestintä ja raportointi Hankkeen etenemisestä raportoidaan maksuhakemukseen Jokaisesta hankkeesta odotetaan valokuvia maksuhakemuksen liitteeksi ja JyväsRiihen käyttöön Ota kuvia toiminnasta: kun kunnostetussa puistossa on ulkoilijoita, raivaussaha on käytössä, bänditilassa harjoitellaan, rakennettujen esteiden yli hypitään jne kuvaa/hanke Kuvia voidaan käyttää JyväsRiihen markkinoinnissa Muista kuvausluvat Hankkeesta tehdään yhteinen loppuraportti, jonka muoto on vielä avoin Mahdollinen hankeretki kesällä 2018 Hanketoteuttajan viestintäohjeet viestintaohjeet_ pdf

16 Kiinnitä erityistä huomiota: Allekirjoituksiin (pääkirja, maksuhakemukset, talkoolomakkeet) Hankesuunnitelman ja maksatusaikataulujen noudattamiseen Muutoksiin ilmoita esim. halu poiketa hankesuunnitelmasta, nimenkirjoitusoikeuden muutos, yhteyshenkilön vaihtuminen/pitkä poissaolo Hae maksuun vain tukikelpoiset kustannukset, tarvittaessa tositteelle lisätietoja Kustannusten kohtuullisuuteen, muista dokumentointi Raportointiin valokuvien avulla Varaudu tarkastuksiin niin, että voit esitellä rahoitetun kohteen ja hankkeelle kuuluvat alkuperäiset asiakirjat Ohjeiden noudattamiseen ja huolellisuuteen hankkeita on 19, ja kaikki ovat samassa veneessä!

17 Materiaalit Osoitteesta löydät jatkossa - Tämän esityksen - Tarvittavat lomakkeet ja ohjeet - Tiedottaja Jenni Tiaisen ohjeet hankkeen raportointiin kuvien ja videoiden avulla

18 Kiitos!