KIMPSU-teemahanke Koulutus alahankkeille. Leena Karjalainen

Transkriptio

1 KIMPSU-teemahanke Koulutus alahankkeille Leena Karjalainen

2 Kimpsu -teemahanke Missä olemme nyt: - Alahankkeiden hakemukset jätetty mennessä - Hallitus puoltanut rahoitusta 14 hankkeelle Tuensiirtosopimukset allekirjoitettu - Alahankkeisiin liittyvät dokumentit toimitettu Ely-keskukseen - Viranomaispäätöstä odotetaan milloin? Kirjalliset aloitusluvat annetaan hakijoille sähköpostilla - Aloittaminen omalla riskillä Hankkeiden toteutus Hakija vastaa toteutuksesta hankesuunnitelman mukaisesti Alahankkeet tulee olla toteutettuna ja laskut maksettuina mennessä jatkoaikaa ei voi saada

3 Yleistä hanketoteutuksesta Kirjanpito osana tuen saajan kirjanpitoa Kirjanpito, muistiinpanot ja tositteet säilytettävä vähintään 3 vuotta siitä, kun ohjelman ei siis hankkeen - viimeinen maksu suoritetaan, arvion mukaan v loppuun Laki määrää myös pidempiä säilytysaikoja (esim. palkkatositteet) Tuen saajalla ilmoitusvelvollisuus päätöksestä poikkeavasta toteutuksesta Tuen kohteen on oltava vähintään 5 vuotta samassa käytössä hankkeen tuen viimeisen erän maksamisesta Alahankkeen toteuttaja vastaa oman hankkeensa toteutumisesta, perehdy tuensiirtosopimukseen huolella Hankkeen vetäjän ja hallituksen väliset pelisäännöt on hyvä sopia hankkeen alkuvaiheessa kirjallisesti ja hyväksyä yhdistyksen hallituksessa: esimerkiksi laskujen hyväksymiskäytännöt, hankintojen teko ym.

4 Hankkeen toteuttaminen 1/2 Kun hanke on hyväksytty ELY-keskuksessa, alahankkeelle on hyväksytty kustannusarvio ja hankesuunnitelma, joiden mukaisesti hanke tulee toteuttaa Hankesuunnitelmassa on erikseen rakentamisen ja kalustohankintojen kustannusarviot pidä näistä kiinni! Muista toteutusaika hanke toteutettu ja kustannukset maksettu mennessä Ennen aloitusluvan saamista tukikelpoisia kustannuksia ovat luvat ja rakentamisen suunnittelun kustannukset (jos kustannukset ovat hankesuunnitelmassa mukana) Vastikkeeton työ yleishyödyllisissä hankkeissa (talkootyö) Hankkeen toteuttamiseksi tarpeellista työtä, joka kuuluu olennaisesti hankkeen toteutukseen (suunnitelman mukaan) luetaan mukaan kustannuksiin

5 Hankkeen toteuttaminen 2/2 Mahdolliset muutokset Jos hankkeen toteutus ja/tai kustannukset poikkeavat suunnitelmasta, tulee JyväsRiiheltä hakea muutospäätöstä ennen muutoksen toteuttamista. Muutosta haetaan aina etukäteen kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostilla. Jos kustannukset jäävät alle hankesuunnitelman, kysy JyväsRiiheltä lupaa käyttää säästyneitä varoja muuhun, jos se sopii hankesuunnitelmaan Hankesuunnitelmassa on eritelty rakentaminen ja kalustohankinnat. Kustannusten tulee pysyä näissä lokeroissa muutoshakemus ennakkoon mahdollinen Ei muutoshakemuksia kymmenien eurojen takia Huom! Jos talkootyön määrä jää alle suunnitelmassa esitetyn, siitä aiheutuu ongelmia KIMPSU-hankkeen kokonaisrahoitukseen. Huolehdi siis siitä, että haettuihin kustannuksiin sisältyy talkootyötä suunnitelman mukaisesti!

6 Kirjanpito osana hankkeen toteuttamista Tiivis yhteistyö kirjanpitäjän kanssa. Kopio päätöksistä kirjanpitäjälle, jotta hän tietää, mitkä kulut ovat hankkeessa hyväksyttäviä Kaikista hankkeen tilitapahtumista on oltava tosite, siis kuitti, lasku tai muu vastaava todiste Tositteeseen tehdään merkinnät: numerointi tilitapahtumittain, mahdollinen kustannuspaikka, tiliöinti, hyväksyjän allekirjoitus Tarvittaessa lisäselvityksiä tositteeseen: esimerkiksi: laskussa lukee lautaa, kirjoita: kylätalon terassin lattia Vasta kun tositemerkinnät on tehty, kannattaa ottaa kopio/skannata

7 Maksatukset 1/3 Yleistä Maksuja haetaan annetun aikataulun mukaisesti, kaikki hankkeet yhtä aikaa Hakija raportoi ja toimittaa maksuhakemuksen liitteineen määräaikaan mennessä, tukea ei makseta, mikäli hakemus viivästyy Tuki maksetaan jälkikäteen hyväksyttävien ja toteutuneiden kustannusten mukaan Ennakkoa ei ole mahdollista saada Maksatukseen ei voi hakea jatkoaikaa eikä lisämaksukertoja Alahankkeiden tuki maksetaan sen jälkeen, kun Maaseutuvirasto on suorittanut tuen maksun JyväsRiihelle. Tästä syystä hakijoiden on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, miten hankkeen aikaiset maksut saadaan hoidettua! Kuntalainan saajat: kunnat maksavat lainan yhdistyksille vasta viranomaispäätöksen jälkeen

8 Maksatukset 2/3 Maksuhakemukset, aikataulu 1. Maksujakso saakka, hakemus Maksujakso , hakemus Maksujakso (tarvittaessa), hakemus Maksujakso , hakemus Jokaisen alahankkeen on haettava maksatusta kaikilla maksuhakemuskerroilla siihen saakka, kunnes oma hanke on toteutettu ja kaikki maksut haettu Jos siis hankkeellanne maksuja jaksoilla 1, 2 ja 4, pitää myös jaksolla 3 jättää hakemus. Jos kaikki kulut syntyneet jaksoilla 1 ja 2, riittävät näiden jaksojen hakemukset. Maksuhakemus tehdään Mavin lomakkeella 3316 JyväsRiihessä esitäytämme lomakkeen ja lähetämme linkin alahankkeiden yhteyshenkilöille

9 Maksatukset 3/3 Vain hankkeeseen kuuluvat kustannukset - ylitys jää hakijan maksettavaksi Tuki maksetaan jälkikäteen tukikelpoisten kustannusten perusteella tukiprosenttien mukaisessa suhteessa: julkinen 60% (josta 80 % ELY-keskuksen tuki (EU+valtio), 20 % kuntaraha), yksityinen 40% (rahallinen osuus ja talkootyö) Toimita maksuhakemus JyväsRiiheen mielellään koneella täytettynä, muista yhdistyksen sääntöjen mukaiset allekirjoitukset Vastaa nopeasti mahdollisiin täydennyspyyntöihin Varaudu tarkastuksiin niin, että voit esitellä rahoitetun kohteen ja hankkeelle kuuluvat alkuperäiset asiakirjat Huolellisesti täytetty, täydellinen hakemus nopeuttaa maksatushakemuksen käsittelyä KIMPSU-teemahanke käsitellään yhtenä hankkeena maksatuksessa - huolellisuudella edistät myös muiden alahankkeiden maksatusta

10 Maksuhakemuksen liitteet Kirjanpitäjän allekirjoittama ote kirjanpidon pääkirjasta maksatusjaksolta Tositekopiot (lasku/kassakuitti ja varmennus sen maksusta, esim. tiliote) Selvitys kustannusten kohdentumisesta tuettuun toimenpiteeseen, tarvittaessa tositteeseen lisätietoja Käteiskuittien osalta on pystyttävä osoittamaan rahan lähde kirjanpitokirjauksilla, tiliotteilla tai muulla vastaavalla tavalla (vältetään käteisostoja) Kaikkien laskujen tulee olla osoitettu tuensaajalle! Kilpailutusasiakirjat yli 2500 yksittäisistä hankinnoista tai jos yhdeltä toimittajalta hankitaan tämän summan edestä Selvitys kustannusten kohtuullisuudesta dokumentoidaan, mikäli selvityksiä (esim. tarjouksia) ei ole toimitettu jo hakuvaiheessa Palovakuutustodistus (rakennushankkeissa, jos ei ole toimitettu jo hakuvaiheessa) Talkootyön tuntikirjanpito, lomake 3322L allekirjoitukset talkoolaisilta ja hyväksyjiltä Seurantalomakkeet?

11 Talkootyö (vastikkeeton työ) Maksuhakemuksen liitteeksi täytetään Talkootyön tuntikirjanpito, lomake 3322L Tässä hankkeessa täytetään talkookerroittain Työn tekijä vähintään 15-vuotias Arvo 15 euroa tunnilta, konetyö + 30 euroa (huomaa lomakkeen täyttö!) Allekirjoitukset sekä talkoolaisilta että hyväksyjiltä (yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden omaavat)

12 Talkootyö (vastikkeeton työ) VASTIKKEETTA TEHDYN TYÖN TUNTIKIRJANPITO Lnro 3322L TUENSAAJA Tuensaajan nimi Hankkeen nimi M anner-suomen maaseudun kehittämisohjelma Hankkeen numero Selvitys ajalta EUROOPAN UNIONI Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahasto: Eurooppa investoi maaseutualueisiin HANKKEESSA TEHTY VASTIKKEETON TYÖ Henkilötyötunnit Traktori- ja Päivämäärä Työtehtävien kuvaus konetyötunnit Työntekjän nimi Työntekijän allekirjoitus Yhteensä (t) 0,0 0,0 Henkilötyön arvo (euroa/tunti) 15 Vastikkeettoman työn arvo Yhteensä ( ) 0,00 0,00 Traktori- ja konetyön arvo (euroa/tunti) 30 lomakkeella yhteensä, euroa 0,00 ALLEKIRJOITUS JA VAKUUTUS Vakuutan selvityksessä annetut tiedot oikeiksi ja, että vastikkeetta tehdyn työn tekijät ovat vähintään 15- vuotiaita Paikka ja aika Hyväksyjän allekirjoitus ja nimenselvennys Lnro 3322L M aaseutuvirasto

13 Kiinnitä erityistä huomiota: Maksamishakemuksen aikatauluihin jätä hakemus ajoissa ja tarvittaessa tyhjä, hakijan tiedoilla täydennetty ja allekirjoitettu hakemus Allekirjoituksiin: kirjanpidon pääkirja ja tositteet, maksuhakemukset, talkootyölomakkeet Muutoksiin ilmoita JyväsRiiheen esim. halu poiketa hankesuunnitelmasta, nimenkirjoitus-oikeuden muutos, yhteyshenkilön vaihtuminen/pitkä poissaolo Hae maksuun vain tukikelpoiset kustannukset, tarvittaessa tositteelle lisätietoja Kustannusten kohtuullisuuteen, muista dokumentointi Noudata hankesuunnitelmaa ilmoita muutoksista Ota valokuvia! Kts. Erillinen ohje

14 Materiaalit Osoitteesta löydät jatkossa - Tämän esityksen - Esitäytetyn maksuhakemuslomakkeen ja sen täyttöohjeen - Talkootyölomakkeen - Tiedottaja Jenni Tiaisen ohjeet hankkeen raportointiin kuvien ja videoiden avulla

15 Kiitos!