Hallinnointikoulutus EU:n sisäasioiden rahastot

Transkriptio

1 Hallinnointikoulutus EU:n sisäasioiden rahastot

2 Tukipäätös valmisteilla Tukipäätös tehty Hanke alkaa Hankkeen toteutus Välimaksatushakemuksien raportointi Talous- ja toiminnallisia tarkastuksia Hanke päättyy Loppumaksatushakemuksen raportointi Talous- ja toiminnallisia tarkastuksia Asiakirjojen säilytysvelvollisuus Velvollisuus osallistua tarkastuksiin ja arviointeihin Hankkeen elinkaari

3 Yleiset velvoitteet Lait ja asetukset sekä ohjeet laki sisäasioiden rahastoista (903/2014) asetus sisäasioiden rahastoista (351/2015) Tuensaajakohtainen tukipäätös liitteineen - hankesuunnitelma ja talousarvio (budjetti) EU:n yleisasetus (horisontaaliasetus) ja rahastokohtaiset erityisasetukset Hallinnointiopas koottu kaikki tärkeimmät säännöt ja ohjeet hankkeiden toteuttamisen tueksi

4 Hankkeen alussa perusta kirjanpitoon hankkeelle oma kustannuspaikka, projektikoodi tai muu tunniste muista hakea ajoissa Verohallinnolta hankekohtainen ALV-ohjaus, jos hankkeen kustannuksiin sisältyy tukipäätöksessä arvonlisävero tulee asettaa ohjausryhmä tulee tehdä päätökset hankehenkilöstön osalta huolehdi asiakirjojen säilytysvelvollisuudesta hankkeen toteuttamisen aloitus hankesuunnitelman ja aikataulun mukaan

5 Hyvä hankehallinto noudata hankesuunnitelmaa ja aikataulua kustannusten seuranta raportointiin valmistautuminen hyvissä ajoin maksatushakemukset on toimitettava määräajassa määräajat tukipäätöksessä myöhässä saapunutta maksatushakemusta ei voida käsitellä ja raportointijakson kustannukset katsotaan tukikelvottomiksi tukipäätöksen muutokset hyvissä ajoin

6 Raportointi maksatushakemuksessa raportoidaan hankkeen edistyminen hankkeen kustannukset raportoidaan EUSA-järjestelmällä välimaksatushakemukset kaksi kertaa vuodessa loppumaksatushakemus hankkeen päätyttyä tarkista raportointiajanjakso ja määräaika tukipäätöksestä elokuun 2019 alussa verkkokoulutus "Maksatushakemusklinikka"

7 EUSA-järjestelmä Vinkit järjestelmän käyttöön Tee luonnokset aina myös erilliselle excel-lomakkeelle (toimii myös varmuuskopiona) Aikakatkaisu= Järjestelmässä tulee 30 minuutin aikana joko tallentaa tehty työ tai siirtyä edellinen ja seuraava-painikkeilla sivulta toiselle, jolloin järjestelmä tallentaa tehdyn työn automaattisesti. Ota talteen vastaanottoilmoitus lähettämisen jälkeen. Lisätietoja ja neuvoja EUSA-järjestelmän opas (myös mahdolliset virheilmoitukset) EUSA-helppi

8 Hankkeen toteuttamisen arviointi Jatkuva hankkeen toteuttamisen arviointi Mitä on tarkoitus tehdä? Mitä tehdään? Mitä on tehty?

9 Ohjausryhmä puheenjohtajana tulisi toimia joku muu kuin hanketyöntekijä kokouksia tulisi pitää ja kokouskutsut tulee toimittaa myös vastuuviranomaiselle kokousten pöytäkirjat liitetään maksatushakemuksiin käsittelee tukipäätöksen muutokset käsittelee loppumaksatushakemuksen: suositellaan kuitenkin kaikkien maksatushakemusten osalta välimaksatushakemukset lähetettävä ohjausryhmälle tiedoksi (uudet hankkeet)

10 Kohderyhmän todentaminen (AMIF) AMIF- rahaston kohderyhmä kolmansien maiden kansalaiset hanketoteuttajalla velvollisuus todentaa, että henkilöt kuuluvat määriteltyyn kohderyhmään kansalaisuustiedot ja niiden todentaminen (lisäohjeistus ja Hallinnointiopas, liite 4) haavoittuvassa asemassa olevien osalta kyettävä osoittamaan kuuluminen haavoittuvassa asemassa olevien kohderyhmään henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa henkilötietolakia ja tietosuoja-asetusta

11 Osallistujalistat järjestettyjen tilaisuuksien kustannusten tukikelpoisuuden edellytys on allekirjoitetut osallistujalistat jos osallistujalistoja ei ole, kyseiseen tilaisuuteen liittyvät kulut katsotaan tukikelvottomiksi osallistujalistoihin sisällytetään ainakin tilaisuuden nimi ja ajankohta osallistujat osallistujien allekirjoitus rahaston logo tietosuoja-asetuksen vaatimukset

12 EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) rahastojen hallinnointivelvoitteista johtuen tuensaajan tulee kerätä ja säilyttää tiettyjä henkilötietoja (mm. hankkeen kohderyhmän todentamiseksi) kun henkilötietoja kerätään (esim. osallistujalistat), tuensaajan tulee kertoa asianosaisille: miksi ja mitä tarkoitusta varten tietoja kerätään kuinka pitkään tiedot tullaan säilyttämään henkilötietoja tulee säilyttää asianmukaisesti tuen saaja vastaa asetuksen ehtojen noudattamisesta

13 Indikaattorit indikaattoritavoitteet määritelty tukipäätöksessä ja toteumat raportoidaan maksatushakemuksissa indikaattorien laskentaperusteet: mihin tietoihin raportoidut luvut perustuvat, todentaminen (esim. osallistujalistat, kehitetyt mallit ja järjestelmät) raportoitavat luvut tulee perustua todellisiin lukuihin luvut tulee olla todennettavissa (dokumentointi)

14 Viestintä ja EU-näkyvyys EU-näkyvyys on tukikelpoisuuden edellytys tiedottamisen muotona hyvien käytäntöjen levittäminen ja myönteisen EU-julkisuuden lisääminen EU-tunnuksen (rahaston logon) puuttuminen ja tiedotusvelvollisuuden noudattamatta jättäminen on peruste tuen hylkäämiselle tai takaisinperimiselle logon käyttöohjeet

15 Hankekumppanuus siirron saaja = hankekumppani, joka toteuttaa hanketta tuen saajan (päätoteuttajan) lisäksi siirron saajalle syntyy hankkeesta kustannuksia ja siirron saajalle siirretään EU-tukea tuen saajan ja siirron saajan on laadittava sopimus tuen saaja on juridisesti vastuussa koko hankkeesta myös siirron saajien osalta

16 Hankekumppanuus päätoteuttajan (tuen saajan) velvollisuudet laatii maksatushakemukset maksaa siirron saajan osuuden maksatushakemuksesta maksatuspäätöksen perusteella tulee säilyttää siirron saajan toimittama hankedokumentaatio osana hankeaineistoa vastaa loppumaksatushakemuksen tilintarkastuksesta (tilintarkastus suoritetaan päätoteuttajan luona) siirron saajan velvollisuudet samat velvollisuudet kuin päätoteuttajalla tulee perustaa kirjanpitoonsa hankkeelle oma tunniste tulee hakea oma alv-ohjaus, jos tarvetta tulee toimittaa hanketoteuttajalle maksatushakemukseen liittyvä dokumentaatio tulee toimittaa muu hankkeeseen liittyvä dokumentaatio

17 Kustannuslajit ja kustannusmallit 17 % kustannusmalli henkilöstökustannukset ostopalvelut (hankinnat) aineet, tarvikkeet ja muut kustannukset käyttö- ja kiinteä omaisuus 15 % kustannusmalli 17% kustannusmallin kustannuslajit matkakustannukset flat rate = välilliset kustannukset 15 % henkilöstökustannuksista flat rate = välilliset kustannukset 17 % henkilöstökustannuksista

18 Mitkä kustannukset ovat tukikelpoisia? hankkeen budjetin mukaiset kirjattu hankkeen kirjanpitoon ja todennettavissa kulutosittein tosiasiallisesti aiheutuneita hankekauden aikana (pl. tilintarkastuskustannukset) hankkeelle lopullisia kustannuksia (esim. alv) maksettu ennen loppumaksatushakemuksen toimittamista

19 ALV-ohjaus jos arvonlisävero jää tuen saajalle lopulliseksi kustannukseksi ja arvonlisävero sisällytetään hankkeen kustannuksiin, tulee hankekohtainen alv-ohjaus toimittaa ensimmäisen maksatushakemuksen yhteydessä alv-ohjausta haetaan Verohallinnolta tulee olla hankekohtainen tulee ulottua koko hankekaudelle siirron saajien haettava oma alv-ohjaus

20 Henkilöstökustannukset työsopimus tai päätös hankkeelle nimeämisestä työaikakirjanpito osa-aikaiselta, jonka perusteella kustannukset kirjataan kirjanpitoon hankkeelle todellisesti tehdyt tunnit (ei %-osuuksia) kuukauden kokonaistyöajan tunnit työntekijän ja esimiehen hyväksyntä työajanseurantalomakkeen mallipohja löytyy rahaston nettisivuilta loma-ajan palkat ja lomarahat: tukikelpoisia siten kuin ovat aiheutuneet hankekauden aikana ja osa-aikaisilta suhteessa hankkeelle kertyneisiin kustannuksiin kustannukset tulee olla kirjanpidossa

21 Henkilöstökustannukset/ kohdentaminen Kokoaikainen hankehenkilö loma-ajan palkka ja lomaraha: tukikelpoista siten kuin ovat aiheutuneet hankekauden aikana sairausloma-ajan palkka: tukikelpoista, mutta mahdolliset KELA-korvaukset tulee raportoida eli vähentää kustannuksista muut lakisääteiset palkat ja lisät: tukikelpoisia, esim. äitiysloma-ajan palkka (3 kk), KELA-korvaus tulee raportoida Osa-aikainen hankehenkilö loma-ajan palkka ja lomaraha: tukikelpoista siten kuin ovat aiheutuneet hankekauden aikana ja suhteessa hankkeelle tehtyihin tunteihin sairausloma-ajan palkat: tai sen jälkeen alkavissa hankkeissa tukikelpoista suhteessa hankkeelle tehtyihin tunteihin

22 Matkakustannukset 15%-kustannusmalli valtion matkustussääntö halvimman julkisen mukaan matkaliput (juna- ja bussiliput, lennoista boarding pass) oman auton, vuokra-auton ja taksin käyttö tulee aina perustella pääsääntöisesti korvataan halvimman julkisen mukaan päivärahat

23 Hankinnat (Hallinnointioppaan liite 1: Hankintatavat) Laki julkisista hankinnoista Rahaston säännöt, kynnysarvot, ilman alv yli euroa, ilman alv» laki julkisista hankinnoista» kopiot asiakirjoista toimitettava vastuuviranomaiselle maksatushakemuksen yhteydessä euroa» vähintään 3 tarjouspyyntöä» asiakirjat oltava todennettavissa tarkastusten yhteydessä euroa» hintavertailu» kustannusten kohtuullisuus pystyttävä osoittamaan tarkastusten yhteydessä (dokumentointi) alle euroa» kustannusten kohtuullisuus oltava perusteltavissa

24 Hankkeen lopussa Hanke pitää olla tilintarkastettu ennen loppumaksatushakemuksen lähettämistä Tilintarkastuskertomusmalli eusa-rahastot.fi Loppumaksatushakemus toimitettava 2 kuukauden kuluttua hankkeen päättymisen jälkeen. Tarkasta määräaika tukipäätöksestä.

25 Viestitoiminto EUSA-järjestelmässä Viestitoiminnolla voi: 1. hakea tukipäätöksen muutosta 2. päivittää yhteystietoja 3. hakea oikaisua tukipäätökseen 4. hakea oikaisua maksatuspäätökseen 5. ilmoittaa liikaa maksetusta tuesta Klikkaa lähetä viesti-linkkiä Valitse viestin tyyppi Kirjoita viesti Liitä liite Lähetä

26 Yhteystietojen päivittäminen Lähetä uudet yhteystiedot viestitoiminnolla, mikäli kyseessä on hankkeen yhteyshenkilö tai organisaation virallinen sähköposti. Nämä sähköpostiosoitteet ovat tärkeitä, koska kaikki viralliset viestit ja päätökset sekä järjestelmän automaattiset viestit lähetetään näihin osoitteisiin.

27 Tukipäätöksen muuttaminen Lue tukipäätöksen muuttamisen reunaehdoista tukipäätöksestä ja hallinnointioppaasta. Huomaa, että muutoshakemus tulee lähettää viimeistään 1 kk ennen muutosten toivottua voimaantulopäivää. Lähetä muutoshakemus eli esitys muutoksista EUSAjärjestelmässä viesti-toiminnolla. Suosittelemme käyttämään muutoshakemuksessa mallipohjaa, joka löytyy eusa-rahastot.fi - etusivulta. Hyvä muutoshakemus = Mallipohjan kaikki kohdat täytetty esimerkkien mukaisesti, ei turhaa tietoa. Mikäli muutosesitys on hyväksyttävä, vastuuviranomainen avaa järjestelmän muutoksien tekemiseksi.

28 Mitä opin? Hallinnointiopas Noudata hankesuunnitelmaa ja aikataulua sekä seuraa hankkeen kustannuksia Hankinnat tulee olla suoritettu lakia / säännöksiä noudattaen ja dokumentoitu Todenna kohderyhmä ja muista tietosuoja-asetus Muista EU-näkyvyys ja tiedotustoimet Valmistaudu raportointiin hyvissä ajoin ja huolellisesti

29 Lisätietoja hallinnointiopas yhteydenotoissa ilmoita aina hankkeen numero (SMDno-201X-XXXX) "EUSA-helppi" neuvontapuhelin

30 Kirkkokatu 12, Helsinki PL 26, Valtioneuvosto Vaihde