Vauhtia hankkeeseen. Hankkeen aloittaminen ja dokumentointi

Transkriptio

1 Vauhtia hankkeeseen Hankkeen aloittaminen ja dokumentointi

2 Vastuut ja velvollisuudet Hankkeesta vastaa aina hakija = yhdistyksessä hallitus! Hakijalla on velvollisuus perehtyä rahoitusehtoihin. Hankkeen vetäjän ja hallituksen väliset pelisäännöt (vastuut, oikeudet, velvollisuudet) on hyvä sopia hankkeen alkuvaiheessa kirjallisesti ja hyväksyä yhdistyksen hallituksessa. Tallenna muistio hankemappiin Kannattaa sopia myös, miten hankkeen tavoitteiden ja kustannusten toteumaa seurataan hallituksessa.

3 Hakijan velvollisuudet Velvollisuuksiin kuuluu mm. hallintoasioiden hoitaminen ja hankkeen toteuttaminen päätöksen mukaisesti: hankkeen toimintaedellytykset: tilat, välineet, väliaikaisrahoitus, henkilöresurssit jne. työantajavelvollisuudet hankkeen talous ja kirjanpido: hankkeelle saa syntyä ainoastaan rahoituspäätöksessä hyväksyttyjä kustannuksia ja ne on pystyttävä erottelemaan hakijan muusta kirjanpidosta hankkeen sisällöstä hankkeen hallintoasioista: toiminta- ja loppuraportoinneista sekä virallisten hankeasiakirjojen tallettamisesta tiedottamisesta

4 Hankkeen aloitus Tutustu tukipäätökseen! Tukiehdot kannattaa käydä läpi hallituksessa ja kirjanpitäjän kanssa Toimita kopio päätöksestä, hankesuunnitelmasta ja kustannusarviosta kirjanpitäjälle. Jos joku asia mietityttää kysy tulkinta-apua JyväsRiihestä Toteuta hanke hyväksytyn suunnitelman mukaan! Mikäli hanke näyttää toteutuvan suunnitelmasta poiketen tai kustannukset eivät mene suunnitelman mukaan ota yhteys JyväsRiiheen -> merkittävistä muutoksista on tehtävä muutoshakemus

5 Hankkeen aikataulun seuranta Laadi muistilista hankkeen aikataulusta tai tee vuosikello ja seuraa toteutusta kuukausittain: Kirjaa ylös mitä tehty, mitä on saatu aikaan, miten tavoitteisiin edetään Kerää talkoolistat, tuntikirjanpidot, matkalaskut. Nämä helpottaa seurantatietojen ja vuosiraportin kirjoittamista! Tarkista vähintään puolivuosittain / tai maksuhakemuksen yhteydessä että hanke etenee hankesuunnitelman mukaan Pidä kirjaa kustannuksista ja siitä, että laskut tulevat perille ja ne maksetaan ajallaan Hankkeen kulut on maksettava toteutusajalla Viivästyskorot eivät ole tukikelpoisia

6 Toteutusaika Jos yhtään epäilyttää että hanketta ei ehdi toteuttaa päätöksen mukaisessa aikataulussa hae jatkoaikaa HYVISSÄ AJOIN ENNEN HANKKEEN PÄÄTTYMISAIKAA Jatkoajan hakemiselle tulee olla hyvä syy, joka ei ollut tiedossa toteutusajasta päätettäessä ja jatkoaika on tavoitteisiin pääsemisen kannalta välttämätön Jatkoaikaa voi hakea enintään vuodeksi kerrallaan.

7 Hankkeen tulosten seuranta Perehdy hankesuunnitelmaan, konkretisoi tavoitteet ja tulokset, joihin pyritään Mieti miten kuvaat, dokumentoit ja seuraat tehtäviä Kerää aineistoa järjestelmällisesti hankkeen alusta lähtien Kehittämis- ja koulutushankkeissa alkuvaiheessa tärkeää kirjata ylös mitä alueella alkuvaiheessa tapahtuu tai mitä osataan: (kyselyt, kylän aiempien tapahtumien osallistujamäärät, kirjoitettujen lehtijuttujen määrät jne) Mitä et voi määritellä, et voi mitatakaan. Mitä et voi mitata, et voi myöskään johtaa

8 Hankkeen dokumentointi Kerää osallistujalistoja tai kirjaa osallistujat muistioon kaikista hankkeen järjestämistä tapahtumista, kokouksista, tapaamisista jne Säilytä sekä omien että muiden järjestämien tilaisuuksien osallistumisista kutsut, tilaisuuden ohjelmat, ilmoitukset, seminaarimateriaalit Säilytä hankkeen tiedotteet, ilmoitukset, painatukset Ostopalveluissa (esim asiantuntijat, ulkopuoliset palvelut) dokumentoi hintatason selvitys, perustele hankinta muistiolla Ota kuvia, printtaa tärkeitä sähköpostikeskusteluja, Tee tarvittaessa päivämäärällä varustettu muistio, johon kirjaat mitä asioita tapaamisessa käsiteltiin ja mistä sovittiin ja ketä oli läsnä (myös puhelinkeskustelut)

9 Talkootyön raportointi Talkootyön tuntikirjanpito 3322L Muista kerätä tietoja talkootyölomakkeelle heti hankkeen alusta lähtien Täydennä lomake huolellisesti, esim työtehtävien kuvaus kannattaa tehdä huolella - Kuvaa konkreettista tekemistä - Muista allekirjoitukset!

10 Raportointi Maksujaksoittain toimintaraportti Vapaamuotoinen -> kannattaa laatia loppuraporttipohjan mukaan Loppumaksun yhteydessä loppuraportti Tehtävä viim. 4 kk toteutusajan päättymisestä Määrämuotoinen, tarkista sisältörunko päätöksestä

11 Seurantatiedot eli indikaattorit Monivuotiset hankkeet kerran vuodessa tammikuun loppuun mennessä Alle vuoden kestävät hankkeet loppumaksun yhteydessä Seurantatiedot annettava lisäksi kaksi vuotta hankkeen päätyttyä Maaseutuviraston pyytäessä tai myöhemminkin

12 Työantajavastuut Jos hankkeessa palkataan työntekijä Julkinen haku, jos palkataan yli 12 kk kestävään työsuhteeseen Printtaa ja tallenna pdf-muotoon työntekijän hakuilmoitus Tee kirjallinen työsopimus (myös osa-aikaiset tai lyhytaikaiset työntekijät) Hankkeesta palkkaa saavien on pidettävä päiväkohtaista työpäiväkirjaa -> lomake 3321L Yhdistys vastaa työnantajavelvoitteista sopikaa kirjallisesti kuka on esimies, työajanseurantojen ja matka-laskujen hyväksyminen ja mistä asioista /hankinnoista hankevetäjä voi päättää itsenäisesti

13 Allekirjoitukset Hyrrässä sähköisesti maksuhakemus, muutoshakemus Sääntöjen mukaan! Tarvittaessa kaksi henkilöä Loppuraportti tai muut raportit Työtuntikirjanpito: työntekijän että työnantajan allekirjoitus Matkalasku: laskuttaja ja hyväksyjän (pj?!) allekirjoitus Kirjanpidon raportit: Kirjanpitäjä Talkoolistat: talkootyöntekijän ja hyväksyjän (aiemmin yhdistyksen viralliset allekirjoittajat) allekirjoitukset. Muista ilmoittaa mikäli yhdistyksen virallinen nimenkirjoittaja vaihtuu!!

14 Hanketietojen säilytysvelvollisuus MUISTA! Hankepaperit on säilytettävä 10 vuotta tuen viimeisen erän maksamisesta sekä kolme vuotta Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelman viimeisestä komission suorittamasta maksusta eli ainakin vuoden 2027 loppuun saakka.

15 Investointihankkeet Koskee rakentamisen kohteita, rakenteita, hankittua kalustoa, koneita, laitteita, aineettomia oikeuksia

16 Käytä hankenumeroa raporteissa, työaikaseurannoissa, talkootyölistoissa, muutoshakemuksissa HANKENUMERO!!!

17 Päätöksen erityisehdot Noudata erityisehtoja!

18 Hanketoiminnan riskit Hanke ei ole riskitön "Ei saatu mitä haluttiin" Hanke voi toteutua toisin kuin on suunniteltu, mennä osin pieleen tai jotkin hankkeelle asetetut tavoitteet jäävät saavuttamatta. "Tuki oli luvattua pienempi" Hanke voi toteutua suunniteltua pienempänä, suurempana, vähemmillä talkootunneilla, huomattavilla ylimääräisillä työtunneilla tai se voi sisältää paljon arvioitua suurempia ostokustannuksia tai yllättäviä menoeriä. Kaikki nämä vaikuttavat kokonaisuuteen. Edelleen maksuhakemuksesta voidaan hylätä kustannuksia, joita halutaan hakea maksuun, mutta jotka eivät kuitenkaan ole tukikelpoisia.

19 Onnistuneen hankkeen avaimet Vastuut ja velvollisuudet on selkeästi sovittu On sisäistetty mitä hankkeessa voi tehdä ja mitä ei Kaikki osapuolet pitävät kiinni sovitusta Ei pidetä raportointia ylimääräisenä työnä Hankkeen vetäjille riittää innostusta ja asiantuntemusta JyväsRiihi 19