Lahden kaupunki Sähköiseen arkistointiin siirtyminen ja kokemuksia luvanhakuprosessista
SISÄLTÖ: -Sähköisen säilyttämisen lupaprosessi ja kokemuksia siitä -Luvan myöntäminen ja kuinka sähköinen säilyttäminen aloitettiin -Miten organisaation toiminta on muuttunut -Sähköisen arkiston ulottuvuus kuntalaisille (KOmPa-palvelu)
Sähköisen säilyttämisen lupaprosessi Yksinomaan sähköisessä muodossa säilyttäminen edellyttää arkistolaitoksen lupaa (pysyvästi säilytettävät). Lupaprosessilla varmistetaan, että organisaation - sähköisiin asiakirjatietoihin liittyvät prosessit ovat suunnitelmallisia - asiakirjatiedoille tuotetut metatiedot ovat oikeanlaisia ja että - tietojärjestelmän toiminnallisuudet vastaavat SÄHKE-normien vaatimuksia. (Lähde: arkistolaitos) SÄHKE2-mukainen lupa edellyttää aina ulkopuolisen tahon toimittamia SÄHKE2-auditointeja. Toiminta-auditointi toimitetaan organisaatiossa aina kun lupaa haetaan. Sovellusauditointi toimitetaan SÄHKE2-normin mukaiselle tietojärjestelmälle, mikäli luvan kohteena olevalla tietojärjestelmällä ei ole SÄHKE2-sertifikaattia. (Lähde: arkistolaitos)
Sähköisen säilyttämisen lupaprosessi SÄHKE2-mukainen lupa jakautuu seuraaviin vaiheisiin: -Tietoturvatason arviointi -Organisaation itsearviointi -SÄHKE2-toiminta-auditointi (SÄHKE2-auditointien palvelukuvaus) -SÄHKE2-sovellusauditointi (SÄHKE2-auditointien palvelukuvaus) -Lupaa voi hakea vasta kun auditoinnit on saatu hyväksyttävästi valmiiksi.
Sähköisen säilyttämisen lupaprosessi Lahdessa lupaprosessi käynnistyi marraskuussa 2011 Fujitsun suorittamilla sovellus- ja tietoturvatason auditoinneilla ja päättyi helmikuussa 2013. Lupa saatiin vasta kesäkuussa 2013 jolloin ensimmäinen organisaatio siirtyi heti sähköiseen arkistointiin. Kokemukset hakuprosessista: -Auditointiprosessi oli työläs ja pitkäkestoinen, monenlaista selvitettävää riitti eikä auditoijatahokaan aina ollut kartalla mitä pitäisi tehdä -Suurin työ oli tietoturvan kuntoon laittaminen kaupungintasolla -Arkistolaitoksen luvanmyöntöprosessissa oli mielenkiintoisia piirteitä.
Luvan myöntäminen ja kuinka sähköinen säilyttäminen aloitettiin. Lupa sähköiseen säilyttämiseen myönnettiin kesäkuussa, ensimmäinen organisaatio (kiinteistönmuodostus) siirtyi 19.6.2013 sähköiseen säilyttämiseen. 1.9.2013 myös rakennusvalvonta aloitti sähköisen säilyttämisen. Ennen sähköiseen arkistointiin siirtymistä pidettiin ko. organisaatioille tiedotusta ja koulutusta sekä tehtiin tietojärjestelmä- ja toiminta-auditointia. Aloituksen jälkeen seuranta arkistoinnin suhteen on jatkuvaa, tähän mennessä kaikki on sujunut hyvin.
Miten organisaation toiminta on muuttunut? -Dokumenttien tuottaminen on laadukasta ja määrämuotoista -Myös työprosessit on yhtenäistyneet eli laatu prosessissa on noussut -Työn/toiminnanohjaus automatisoi tiettyjä työvaiheita -Koko prosessi käsitellään sähköisesti eli hakemuksesta asiakirjojen lähetykseen kaikki vain sähköisessä muodossa. -Paperin tulostaminen vähentynyt, tämä on myös yksi tulosmittareista. -Dokumenttien löydettävyys ja saatavuus parantunut huomattavasti. -Sähköinen allekirjoitus myös käytössä.
Sähköisen arkiston ulottuvuus kuntalaisille (KOmPa-palvelu) Hakemukset tehdään palvelutarjottimen kautta, hakemus ja siihen liittyvät päätösasiakirjat palautuvat arkistoinnin yhteydessä palvelutarjottimeen. Palvelutarjottimella näytetään myös uudessa KOmPa palvelussa kaikki henkilön omistukset Lahdessa rekisteritietoineen (rakennus- ja kiinteistörekisteri) sekä niihin liittyvät dokumentit. KOmPa palvelu on lahtelaisten käytettävissä ilman kustannuksia. Omistustiedot päivittyvät automaattisesti rekisterien kautta, joten käsin ylläpidettävää työtä ei ole.
Sähköisen arkistoinnin arkkitehtuurikuva palvelunäkökulmasta (Lahti) Tieto- Hakemus Kommentit Kuntalaistilit - kertakirjautuminen Asiakirjojen vastaanotto eli kytkeminen omistukseen TEKLA GIS (TOJ) metatiedot ja asiakirjojen poisto Lyhyt,-pitkäaikais- ja pysyvä säilytys sekä skannatut vanhat asiakirjat 100 000kpl IBM Content Manager varmistuspalvelin Xcity/WebMap