1 (14) MAINOSTOIMISTOPALVELUT Seutukeskus Oy Häme pyytää Hyria koulutus Oy:n (www.hyria.fi) ja sen tytäryhtiön Hyria aikuiskoulutus Oy:n toimeksiannosta tarjoustanne mainostoimistopalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on yksi (1) vuosi, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana ostajan puolelta kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla/toimittajan puolelta yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla. Hankintakausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) toimittaja. Seutukeskus Oy Hämeestä käytetään termejä tarjouksen pyytäjä/seutukeskus. Hyria koulutus Oy:stä ja Hyria aikuiskoulutus Oy:stä käytetään termejä ostaja/hankintayksikkö/hyria. Tarjouksen tekijästä käytetään termejä tarjoaja/toimittaja. Sopimusosapuolilla tarkoitetaan Hyria koulutus Oy:tä (ja sen tytäryhtiötä Hyria aikuiskoulutus Oy:tä) sekä valituksi tulevaa tarjoajaa. Ostajalla/tarjouksen pyytäjällä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on Hyrian tarvitsemat mainostoimistopalvelut, joista on kuvaus tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Ostajalla on vapaa käyttö-, muokkaus- ja levitysoikeus työn lopputuloksiin sekä muuhun työn aikana syntyvään aineistoon (mukaan luettuna originaalit) kaikissa mahdollisissa levitysmuodoissa rajoittamattoman ajan sekä oikeus edelleen luovuttaa ko. oikeudet (tekijänoikeuslain ja muiden mahdollisten asiaan liittyvien lakien puitteissa). Projektien ja hankkeiden tarvitsemat mainostoimistopalvelut on sopimuskauden aikana tarkoitus hankkia ensisijaisesti valitulta toimittajalta. Ostaja pidättää kuitenkin oikeuden hankkia ulkopuolisen rahoittajan rahoittaman projektitoiminnan tarvitsemia mainostoimistopalveluja sopimuskauden aikana myös muilta toimittajilta kuin valitulta toimittajalta. Projekteissa ja hankkeissa, joissa Hyria ei ole hallinnoijana, vaan osallisena, pidätetään oikeus hyödyntää sopimuskauden hintoja (pidätetään oikeus hankkia mainostoimistopalveluja valitulta toimittajalta), mutta myös oikeus hankkia mainostoimistopalveluja muualta (pidätetään oikeus hankkia mainostoimistopalveluja muilta toimittajilta kuin valitulta toimittajalta).
HANKINTAMENETTELY 2 (14) Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi). Hankintapäätöksen jälkeen Hyria tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu (tarvittaessa osana tarjousvertailua järjestetään tarjoajakohtainen tarjouksen esittelytilaisuus, jonka mahdollisesta järjestämisestä päättää hankintayksikkö) 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN TAI SUPISTAMINEN ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintakauden aikana saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Esimerkiksi jos hankintakauden aikana Hyria perustaa uusia tytär- tai osakkuusyhteisöjä, on uusilla tytär-/osakkuusyhteisöillä oikeus käyttää laadittavaa sopimusta ilman erillistä tarjouskilpailua ja sopimuksen mukaisin ehdoin ja hinnoin. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä toimittajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat asianosaisjulkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee yleensä laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö/tarjouksen pyytäjä tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on hankintayksiköllä/tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta.
SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT 3 (14) Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVE- LUT). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta eikä tarjouksen pyytäjältä korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 5. Tarjous liitteineen Sopimus laaditaan ostajan/tarjouksen pyytäjän sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta toimittajan ja ostajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia tai oman alan ehtoja. Sopimus tulee voimaan, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Jos kumpikaan sopimusosapuoli ei irtisano/pura sopimusta päättyväksi ensimmäisen sopimusvuoden loppuun (irtisanomisen on tapahduttava viimeistään yksi (1) kuukausi ennen ensimmäisen sopimusvuoden loppua), sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana ostajan puolelta kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla/toimittajan puolelta yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla.
4 (14) SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN JA ALIHANKINTA Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle sopimusosapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kuuden (6) kuukauden ajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (14 päivää) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen sopimusosapuolen kannalta kohtuuttomana. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan ohjeiden noudattamatta jättäminen tai toistuvat perustellut valitukset toimittajan toiminnasta. Lisäksi olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan salassapito-ohjeiden laiminlyönti. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on ostajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Mikäli valittu toimittaja ei pysty toimittamaan hankinnan kohteena olevia palveluja sopimuksen mukaisesti sovitussa aikataulussa ja viivästyminen on oleellisesti toimintaa haittaavaa ja/tai viivästykset ovat toistuvia, on ostajalla oikeus purkaa sopimus huomautettuaan siitä kirjallisesti toimittajalle ja jos toimittaja ei ole korjannut virhettään kahden (2) viikon aikana huomautuksesta. Mikäli sopimusrikkomus on olennainen, voi ostaja purkaa sopimuksen välittömästi. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on ostajan kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy tarjoajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on ostajalla oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Toimittajalla ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä toimittajaa käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käyttö on kuitenkin aina hyväksytettävä ostajalla etukäteen kirjallisesti. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta sopimusosapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa.
5 (14) HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN SALASSAPITOVELVOLLISUUS MAKSUEHTO Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 4). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava hinnoittelun osalta täydellisesti täytettynä. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää hinnoittelun osalta puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä (lukuun ottamatta mahdollisia erillishinnoiteltavia tilaustöitä, joiden hinnoittelu on hyväksytettävä ostajalla etukäteen kirjallisesti). Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat hinnat ovat kiinteät ensimmäisen ja mahdollisen toisen sopimusvuoden ajan. Tämän jälkeen hinnoista neuvotellaan erikseen. Hinnankorotusesityksen on oltava aina perusteltu. Hintavaraumia (esimerkiksi erikseen ilmoitettuja matkakuluja, päivärahoja, tms.) ei hyväksytä. Tarjoajan on toimenpiteen tms. suunnitteluvaiheessa esitettävä hinta-arvio, jota ei saa ylittää ilman ostajan kirjallista suostumusta. Kaikki tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. Sopimusosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Maksuehto on 21 päivää netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä.
LASKUTUS 6 (14) Laskutus kuukausittain jälkikäteen/toimenpiteen tms. hyväksytyn toteuttamisen jälkeen. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Jos palvelua ei ole suoritettu sovitulla tavalla, ei ostajalla ole velvollisuutta maksaa laskua. Laskuista on löydyttävä vähintään seuraavat tiedot: - laskutuksen pohjautuessa yksikköhintaan kyseinen yksikköhinta ja laskutettavien yksikköjen määrä toimenpiteittäin - toimenpide-erittely: kampanjan, toimenpiteen, tms. nimi sekä keskeiset toimenpiteet, joista kustannus koostuu - tiedot, joilla ostaja pystyy kohdistamaan laskun oikein ja joilla ostaja pystyy tarkistamaan, että laskutus on sopimuksen mukainen Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUS Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3. Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekee Hyria koulutus Oy (ja niissä on mukana Hyria aikuiskoulutus Oy). Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Aapo.Korte@seutukeskus.fi. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 19.9.2012 klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset mainostoimistopalveluista. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista.
7 (14) TARJOUKSEN ANTAMINEN VASTAUSAIKA VASTAUSOSOITE Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 4). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. Tarjoukset liitteineen on jätettävä 5.10.2012 klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Tarjous mainostoimistopalveluista ). sähköposti: Aapo.Korte@seutukeskus.fi
PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö puolesta 8 (14) TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Markku Syvänen hankintajohtaja LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 Kuvaus mainostoimistopalveluista Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake
KUVAUS MAINOSTOIMISTOPALVELUISTA 9 (14) LIITE 1 Hyrian mainostoimistoyhteistyö on hyvin intensiivistä, työllistävää ja aikataulut ovat usein kiireellisiä, toimeksiannot esimerkiksi ilmoitusmuokkauksesta saattavat tulla samana päivänä, kun jo valmis aineisto tarvitaan lehteen. Tähän ei toki pyritä, mutta arjessa mainostoimistoyhteistyökumppani/sen edustaja on Hyrian markkinoinnille ja viestinnälle kuin yksi tiimin jäsenistä. Hyrian markkinoinnissa ja viestinnässä työskentelee kaksi henkilöä; markkinointisuunnittelija sekä viestintäsuunnittelija. Osa mainituista palveluista tuotetaan omana työnä. Etsimme yhteistyökumppania, jolla on valmiudet suunnitella ja toteuttaa markkinointiviestintää monipuolisesti. Tarvitsemme keskitetysti markkinointiviestinnän palveluita yritysgrafiikan suunnittelusta mediamainontaan sekä painotuotteiden tuotantoon. Edellytämme, että kumppanilla on pitkä kokemus ja kokonaisvaltainen näkemys markkinointiviestinnän suunnittelusta eri medioihin. Luovassa suunnittelussa edetään asiakkaan tarpeet huomioiden. Koska työtahtimme on hektinen, arvostamme kumppanin aikataulullisesti joustavaa palvelua sekä sovituissa aikatauluissa pysymistä. Alla on luettelo mainostoimistopalveluista, joita Hyria mahdollisesti tarvitsee: Osa luetelluista mainostoimistopalveluista (erityisesti erityisosaamista vaativista mainostoimistopalveluista) on hankinnassa optiona, eli Hyrialla on oikeus hankkia niitä tarvittaessa muilta toimittajilta kuin valitulta toimittajalta. Visuaalinen suunnittelu Graafinen suunnittelu Tunnukset (logot) Graafinen ohjeisto Piirroskuvitus Sähköinen viestintä www-sivujen ulkoasu OPTIO Muut sähköiset toteutukset (ohjelmistovisu, esitepohjat, asiakaskirjeet) Painotuotteet Esitteet ja julkaisut Julisteet, postikortit Messu- ja tapahtumamateriaalit OPTIO Yritysgrafiikka Kirjepaperit Koulutusesitepohjat Kirjekuoret Käyntikortit Folderit ja nimilaput Todistuspaperit ja todistusfolderit Kansiot Muita toimenpiteitä mm. Suorakampanjamateriaalit Myynnin tukimateriaalit Vuosikertomus Ilmoitustuotanto (sis. optiona ilmoitustrafiikin, ilmoitustilatarjouspyynnöt) Lehti-ilmoitukset Display-mainonta (bannerit) Kotisivujen bannerit
Integroidut kampanjamateriaalit sis. mm. Lehti-ilmoitukset Display-mainonta (bannerit) Kotisivujen bannerit Autoteippaukset Banderollit Pystystandit Ulkomainonta Mainoslahjat OPTIO Tapahtumat ja tilaisuudet Osastosuunnittelu OPTIO Mainoslahjat Painotuotteet (flyerit, kutsut jne.) Valokuvaus OPTIO Valokuvaus, kuvausten järjestelyt ja valvonta, mallipalkkioista, vedokset Muut Iskulauseet Opasteet Roll-upit, banderollit Salkoliput Tekstituotanto OPTIO 10 (14)
SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 11 (14) LIITE 2 1. Tarjoajayritystä/-yhteisöä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava verovelkatodistus, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 4. Tarjoaja ja sen mahdolliset alihankkijat täyttävät lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) 5 :n mukaiset perusteet. Pyydettäessä yhden (1) viikon sisällä ja viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista on toimitettava selvitys siitä, että tarjoajayritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin. Pyydettäessä yhden (1) viikon sisällä ja viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista on toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. 5. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajayrityksen/-yhteisön tuloslaskelma ja tase kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta. 6. Tarjoajayrityksen/-yhteisön tulee olla vähintään kahden (2) kokoaikaisen henkilön mainostoimisto, eli mainostoimistossa tulee olla töissä kokoaikaisesti tuottamassa mainostoimistopalveluja vähintään kaksi (2) henkilöä. Kyseisiksi henkilöiksi ei lasketa alihankkijoita, eikä freelancereita, vaan kyseisten henkilöiden tulee olla suoraan työsuhteessa tarjoajayritykseen/-yhteisöön. 7. Tarjoajalla on vuosilta 2009 2012 vähintään kolme (3) referenssiä asiakkuuksista, joissa asiakkuus on kestänyt vähintään yhden (1) vuoden ja joista vähintään yksi (1) on vastaavanlainen/-kokoinen oppilaitosasiakkuus, jossa asiakkuus on kestänyt vähintään kolme (3) vuotta. Tarjouksessa on ilmoitettava referenssikohteet ja referenssikohteiden yhteyshenkilöt suorine yhteystietoineen sekä lyhyet kuvaukset referensseistä. 8. Tarjoajan toiminnan sekä työn jäljen ja laadun tulee olla vähintään tarjouspyynnön liitteineen mukaista. Tarjouksen liitteinä on toimitettava vähintään seuraavat tiedot ja työnäytteet: - kuvaus jokaisesta referenssikohteesta (ks. kohta 7), - vähintään yksi (1) työnäyte jokaisesta referenssikohteesta (ks. kohta 7), - vähintään yksi (1) työnäyte referenssikohteen painotuotteesta, sekä - vähintään yksi (1) työnäyte isosta viestintäkokonaisuudesta/kampanjasta mediavalintoineen. 9. Tarjoajan palvelu annetaan suomen kielellä. 10. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta.
HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET 12 (14) LIITE 3 Hankintapäätösperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Peruste Painoarvo Pistemäärä Hinta 30 % 0 30 pistettä Toimintamalli 30 % 0 30 pistettä Tiimin osaaminen 40 % 0 40 pistettä YHTEENSÄ 100 % 0 100 pistettä Hinta Toimintamalli Edullisin hinta saa vertailussa 30 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin hinta / vertailuhinta) * 30 pistettä. Toimintamallin osalta arvioidaan tarjoajan esittämää mainostoimistopalvelujen toimintamallia seuraavien esimerkkien pohjalta: - Miten tarjoaja toteuttaisi Hyrian yhteishakukampanjan (nuorten opiskelijoiden rekrytointi) yhteistyössä Hyrian kanssa Hyrian roolin ollessa koordinointi? Kyseessä on kevään yhteishakukampanja syksyllä alkavaan koulutukseen (nuorten opiskelijoiden rekrytointi; ammatillisen koulutuksen yhteishakuaika helmi-maaliskuussa). Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot, joita arvioidaan: o toimintamalli ja prosessikuvaus - Miten tarjoaja toteuttaisi Hyrian ilmoitustuotannon yhteistyössä Hyrian kanssa tarjoajan roolin ollessa ilmoitustaitto ja trafikointi? Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot, joita arvioidaan: o toimintamalli ja prosessikuvaus - Miten tarjoaja toteuttaisi Hyrian vuosikertomuksen yhteistyössä Hyrian kanssa Hyrian roolin ollessa koordinointi? Tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot, joita arvioidaan: o toimintamalli ja prosessikuvaus Parhaaksi arvioitu toimintamalli koskien Hyrian yhteishakukampanjaa saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun toimintamalliin koskien Hyrian yhteishakukampanjaa. Parhaaksi arvioitu toimintamalli koskien Hyrian ilmoitustuotantoa saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun toimintamalliin koskien Hyrian ilmoitustuotantoa. Parhaaksi arvioitu toimintamalli koskien Hyrian vuosikertomusta saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun toimintamalliin koskien Hyrian vuosikertomusta. Toimintamallin osalta arvioidaan tarjoajan esittämien toimintamallien ja prosessikuvausten toteutuskelpoisuutta, kattavuutta, joustavuutta ja systemaattisuutta.
13 (14) Tiimin osaaminen Tiimin (Hyrialle mainostoimistopalveluja tuottavan tiimin vastuuhenkilö ja hänen varahenkilönsä) osaamisen osalta arvioidaan tarjoajan nimeämän tiimin (vastuuhenkilön ja hänen varahenkilönsä roolit/osaamisalueet tiimissä ilmoitettava) osaamista seuraavien kohtien pohjalta: - tiimin kokemus oppilaitosmarkkinoinnista vuosien 2009 2012 ajalta: o oppilaitosten nimet o oppilaitoskohtaisesti markkinoinnin sisältö ja laajuus o muu mahdollinen kokemus oppilaitosmarkkinoinnista - tiimin kokemus verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä vuosien 2009 2012 ajalta: o asiakasyhteisöjen nimet o asiakasyhteisökohtaisesti verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisen ja kehittämisen sisältö ja laajuus o muu mahdollinen kokemus verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä Parhaaksi arvioitu tiimin kokemus oppilaitosmarkkinoinnista saa vertailussa 20 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun tiimin kokemukseen oppilaitosmarkkinoinnista. Parhaaksi arvioitu tiimin kokemus verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä saa vertailussa 20 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun tiimin kokemukseen verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä. Tiimin osaamisen osalta arvioidaan tiimin kokemuksen määrää, monipuolisuutta ja laajuutta. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.
TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE 14 (14) LIITE 4 Erillinen tiedosto, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/