Hyvinvointia työstä
Jatkuvan keskeneräisyyden ja paineen alaisena työskentely Eteneekö työ - ehtyykö ihminen? Työhyvinvointifoorumin alueellinen työpaja, Helsinki 4.12.2012 Luento: Jatkuvan keskeneräisyyden ja paineen alaisena työskentely - Eteneekö työ - ehtyykö ihminen? Tiina Kalliomäki-Levanto, erikoistutkija, psykologi, TkT, Työterveyslaitos
Luennon sisältö 1. Arkipäiväinen työ on muutoksessa keskeytys käsitteen avulla muutoksen jäsentämistä työn keskeytymisen (keskeneräisyyden ja paineen) taustalla olevia syitä muutoksen ymmärtäminen epäjatkuvuus-jatkuvuus mallin avulla 2. Tarvitaan jatkuvuuksien suunnittelua ja johtamista kasvualustaksi työn etenemiselle ja voimavarojen säilymiselle 3. Näkökulma lähellä arkista työn tekemistä: tietoa työstä työpsykologia case-tutkimus: laadulliset selonteot työstä työn vaatimukset työn hallinta -malli 4. caset: tietointensiivinen työ myymälän arkityö vuokratyö päivittäistavarakaupassa työvuorosuunnittelu hoitoalalla
Arkipäiväinen työ on muutoksessa Työpäivän alkaessa joka aamu työyksikössä selvitetään, onko riittävästi henkilöstöresurssia saatavilla ja organisoidaan työ sen mukaan, kunnes ilmaantuu joku muu, esimerkiksi asiakkaalta tuleva yllättävä kysymys, joka muuttaa tilanteen, ja tulee tarve tehdä työ toisin. Joku luopuu meneillään olevasta tehtävästä ja paneutuu asiakkaan kysymykseen. Hetken kuluttua työyksikköön tullut määräaikainen työntekijä, joka ei ole työskennellyt siellä aiemmin, kyselee rutiineista, ja juuri silloin kukaan ei ehdi vastata ja sijainen etenee oman arvionsa mukaan. Vielä samana päivänä työtoveri työyksikön ulkopuolelta tulee kysymään mielipidettä omaan kiireelliseen kysymykseen, joka olikin laajempi kuin aluksi näytti. Samalla työyksikössä on huoli siitä, että pitkällä sairaslomalla olevan tilalla ollut tuttu sijainen lähtee pois ja uusi tulee seuraavalla viikolla. Tieto tuli juuri. Uusi on outo ja hänen työskentelytapojaan ei tiedä mitä tehtäviä voidaan antaa, kuinka paljon pitää opastaa?
Muuttuvaa arkipäiväistä työtä voidaan jäsentää keskeytys käsitteellä. Keskeytyksen määritelmä: Toinen henkilö (kasvotusten tai informaatioteknologian välityksellä) tai tilanne aiheuttaa keskeytyksen, jonka ajoitus ei ole työntekijän hallinnassa. Keskeytys katkaisee työntekijän huomion meneillään olevaan tehtävään ja pakottaa työntekijän kiinnittämän huomion keskeytykseen vaikka vain väliaikaisesti tai siirtymään keskeytyksen mukanaan tuomaan tehtävään ja palaamaan meneillään olleeseen tehtävään myöhemmin.
Mitä keskeytyksistä seuraa? Monimutkaisissa tehtävissä keskeytykset hankaloittavat meneillään olleen tehtävän kognitiivista prosessointia (havainto-, tarkkaavaisuus, muisti- ja ajattelu hankaloituu) hidastavat suoritusta ja lisäävät virheitä lisäävät ponnistelun tarvetta koetaan negatiivisina
Työn sujuminen Työn sujuminen on työn etenemistä tavoitetta kohden ilman kuormittavia keskeytyksiä ja katkoksia
Työ ei etene suunnitellusti vaan keskeytyy - Taustalla on organisaatio systeemisenä kokonaisuutena Työtoverit ja yhteistyökumppanit eri syistä vaihtuvat - Työryhmät ja projektit ja niiden jäsenet vaihtuvat - Työsuhteet määräaikaisia ja tekijät vaihtuvia Asiakkaaseen liittyvä tieto muuttuvaa - Asiakkaan tarpeet muuttuvat - Asiakkaasta välittyvä tieto epätäsmällistä Tuotanto- tai palvelutavassa muutoksia - Ulkoistus (esim. suunnittelu ja tuotanto erilleen) - Jatkuva räätälöinti - Kehittäminen - epätäsmälliset lähtötiedot Yllättävä kysymys työtoverilta: kysymykseen vastaaminen heti Yllättävä virhe jossakin: virheen aiheuttaman tehtävän tekeminen Yllättävä ennakoimaton lisätyö muusta syystä (esim. aikaisemmin kuin oli sovittu) Meneillään oleva aikarajallinen tehtävä keskeytyy Työ etenee Tavoite saavutetaan (jäikö virhe?) Keskitetty ohjaus, suunnitelmat ja sopimukset työn suunniteltu eteneminen kognitiivinen prosessointi hankaloituu (aivojen rajat) Lisäponnistelu työajan venyttäminen Meneillään oleva aikarajallinen tehtävä keskeytyy - tietojärjestelmät ja ohjelmistot - työtila ja ääniympäristö - sisäiset keskeytykset (keskeneräiset työt, huolet) - fyysinen työympäristö vaihtuu Työ ei etene suunnitellusti: LISÄTYÖ Muuttuva ja yllätyksellinen työkuorman kehittyminen Pitkään jatkuessaan sairastumisen riski
Kun työ eteni suunnitellusti (kuvitteellinen malli työstä jossa on vähä muutosta) Keskitetty ohjaus: suunnitelmat ja sopimukset Työn suunniteltu eteneminen vaihe 1: vaihe 3: vaihe 4: vaihe 2: Työ etenee suunnitellusti Tasainen ja ennustettava työkuorma Tavoite: Työ etenee hyvin ja saadaan tulos aikaiseksi: - ennakkoon sujuvaksi suunniteltu - ennakoitavissa oleva työsuoritus - selkeä työnjako - selkeät tehtävän kuvat ja tavoitteet - työ etenee suunnitellusti - työssä on hallinnan elementtejä Työn rakenteena "vanhat" jatkuvuudet: sama paikka, aika, työtoverit, esimiehet, tehtävät, asiakas, palvelu/tuote, välineet/teknologia, toimintaympäristö Tiina Kalliomäki-Levanto, julkaisematon käsikirjoitus, Työterveyslaitos, 2012
Mitä on keskeytysten taustalla? (1) Monta projektia/tehtävää samanaikaisesti Projektien tarpeet kilpailevat tekijän huomiosta. Jos keskeytys ja tehtävästä toiseen vaihtaminen tapahtuu yksittäisen projektin sisällä, keskeytys ei häiritse työtä. Keskeytys voi kantaa mukanaan tärkeää projektiin liittyvää tietoa ja siten edistää työn sujumista. Keskeytyksestä tulee työn sujumista häiritsevä silloin, kun täytyy vaihtaa kokonaan ja pidemmäksi aikaa projektista toiseen ja takaisin. Erityisen häiritsevää vaihtaminen on, jos tehtävät eri projekteissa ovat monimutkaisia
Mitä on keskeytysten taustalla? (2) Organisaation eri osa-alueiden muutokset kantavat mukanaan keskeytyksiä. Työn suunniteltu tekeminen tai aikomus keskeytyy, kun työtoverit ja yhteistyökumppanit erilaisista syistä vaihtuvat (asiantuntemuksen saatavuus vaihtelee) asiakkaan tarpeet muuttuvat ja tuotanto- tai palvelutavat muuttuvat esimerkiksi ulkoistusten myötä.
Mitä on keskeytysten taustalla? (3) Organisaatioiden muutostarpeiden taustalla on myös työn murros laajemmin ymmärrettynä. "vanhat" teollisen työn jatkuvuudet murtuvat jälkiteollisessa työssä jatkuvuuden tilalle tulee vaihtuvuutta, erilaisuutta ja muutosta eli kehkeytyy epäjatkuvuutta
Mitä on keskeytysten taustalla? (4) Työtä keskeyttäviä tapahtumaketjuja lähtee liikkeelle työympäristön ja välineiden ominaisuuksista. Tietojärjestelmät ja ohjelmistot Työtila ja ääniympäristö, esim. avotoimistossa toisten puheen kuuleminen keskeyttää oman työn. Mobiilissa ja monipaikkaisessa työssä fyysinen työympäristö vaihtuu, huomio on kiinnitettävä ensin työympäristöön sitten vasta tehtävään Työtä keskeyttävät lisäksi sisäiset keskeytykset (keskeneräiset työt, huolet, suru)
Keskeytysten hallinta Keskeytykset ovat yksittäin tarkasteltuna pieniä, ennakoimattomia ja vaihtuvia, mutta muodostavat kaikki yhteensä suuren kokonaisuuden, jossa kuluu aikaa. Keskeytystä yksittäisenä ja vähäisenä tekijänä ei voida ottaa esille isoksi asiaksi käsittelyyn esimerkiksi esimiehille tai johdolle päätöksentekoa varten. Keskeytysten taustalla ei ole vain yksittäinen tekijä vaan koko organisaatio systeemisenä kokonaisuutena. Työhön kehittyy kokonaiskuormitusta Miten hallita kokonaisuutta?
Jatkuvuuksien suunnittelu ja johtaminen kasvualustaksi työn etenemiselle ja voimavarojen säilymiselle - Organisaatiotaso tunnistetaan organisaatiossa meneillään olevat muutokset ja tapahtumaketjut joiden kautta muutokset vaikuttavat työyksikön työhön jos kaikilla organisaation osa-alueilla on tarve toteuttaa muutosta, mikä osa-alue voitaisiin työn etenemisen kannalta pitää muuttumattomana
Jatkuvuuksien suunnittelu ja johtaminen kasvualustaksi työn etenemiselle ja voimavarojen säilymiselle - Organisaatiotaso henkilöstöä + asiakkaan hallintaa + ulkoistamista + kehittämistä + tietojärjestelmiä/ohjelmistoja + työtilaa suunnittelevat henkilöt yhteen miettimään: "lähteekö meidän kaikkien alueelta työyksiköihin muutospuroja, jotka keskeyttävät työn etenemisen?"
Jatkuvuuksien suunnittelu ja johtaminen kasvualustaksi työn etenemiselle ja voimavarojen säilymiselle - Organisaatiotaso osaamisen kehittäminen: kokemuksen/osaamisen tunnistaminen ja foorumit osaamisen jakamiselle http://www.ttl.fi/fi/tyoura/tyouran_uurtaja/documents/onnistu_osaamisen_uudistajana.pdf kokemus ja asiantuntemus auttaa epätäsmällisissä lähtötiedoissa (säästyy aikaa) auttaa asiakkailta tulevien kysymysten arvioinnissa ja tiedon/vastausten etsimisessä (säästyy aikaa) toimijat ovat tuttuja keskenään tuttuustyöhön ei kulu aikaa yhteistenmerkitysten luomiseen ei kulu aikaa verkoston tai monen toimijan yhteistyössä, jossa toimijat vaihtuvat tarvitaan uusia keinoja tuttuuden aikaan saamiseen nopeasti
Jatkuvuuksien suunnittelu ja johtaminen kasvualustaksi työn etenemiselle ja voimavarojen säilymiselle - Työyksikkö Toimintatavat: hiljaisen ajan järjestäminen jatkuva työn uudelleen suunnittelu toimintatapana muuttuvien tilanteiden mukaan 5 min pikapalaveri aamuun ja iltapäivän alkuun: ketkä paikalla, mitä töitä, miten edetään töiden tärkeysjärjestys (ei yksittäisen työntekijän harteilla vaan esimiehen tai työyhteisön kanssa yhdessä)
Esimerkkejä vähäisistä "uusista" jatkuvuuksista vanhuspalvelut: vanhustentaloissa/palvelukeskuksissa omat sijaiset varasuunnitelmat: jos joku poissa eikä heti sijaista, työskennellään ko. päivä tehtäväkohtaisesti ja hyvällä resurssilla sitten taas asiakaslähtöisesti päivittäistavarakauppa vuokratyösuhde päivittäistavarakaupassa: työpaikkaan tulijalla esim. sovittautumistaitoja, työpaikalla toiminta jäsentynyttä, työn etenemisen logiikka avautuu katsomalla myymälän arkityö: kokoaikainen työntekijä vaihtuvien osaaikaisten tilalle, myös viikonloppuna
Kirjallisuutta Kalliomäki-Levanto T. 2009. Keskeytykset ja katkokset työn etenemisessä: edeltävät tekijät, epäjatkuvuusolosuhteet ja niistä selviytyminen tietotyössä. Työ ja ihminen Tutkimusraportti 36. Työterveyslaitos, Helsinki. http://www.ttl.fi/fi/tyo_ja_ihminen/documents/tutkimusraportti_36.pdf Kalliomäki-Levanto T. 2010. Työvuorosuunnittelu osastolla. Osa II. Teoksessa Hakola & Kalliomäki-Levanto, Työvuorosuunnittelu hoitoalalla. Ergonomiaa, autonomiaa, hyvinvointia. Kalliomäki-Levanto T. 2009. Työn eteneminen myymälässä. 56. Työterveyspäivät 20.-21.10.2009. Helsinki. Työterveyslaitos Kalliomäki-Levanto T, Lindström K, Kivimäki M, Länsisalmi H: Työyhteisö ja tilapäinen työsuhde - vuokratyösuhde päi vittäistavarakaupassa(english summary: An organization and temporary employment - When an agency hired worker and grocery store meet). Työ ja Ihminen, Tutkimusraportti 12, Helsinki 1998.