3.6.2016 Sivu 1 / 7 Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö mahdollisille palveluntuottajille. ön vastaaminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään kilpailutukseen osallistumiselle. ei velvoita Omniaa toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla ja Omnia voi jättää tarjouskilpailun kokonaan toteuttamatta. ön vastanneille ei makseta korvausta tietopyynnön tekemisestä tai mahdollisiin esittelytilaisuuksiin osallistumisesta. Tällä tietopyynnöllä selvitetään minkälaisia tietojärjestelmiä ja palveluntarjoajia markkinoilla on Omnian tiedonhallintajärjestelmän (EIM) kehittämiseksi sekä siihen liittyvien ylläpito- ja kehittämispalveluiden hoitamiseksi. ä varten luovutetut vastaukset ja niiden liitteet eivät ole julkisia, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille. Pyydämme kuitenkin, että merkitsette suojattavien dokumenttien yläviitteeseen asiakirjaluokaksi luottamuksellinen. 1 Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia Omnia on monialainen ja suuri ammatillisen koulutuksen järjestäjä. Vuosittain Omniassa osallistuu ammatilliseen koulutukseen yli 10 000 opiskelijaa, joista perustutkintokoulutuksessa on noin 5000. Vapaan sivistystyön kursseilla kävijöitä on vuosittain yli 50 000 ja kursseja on noin 3000. Oppisopimuksen kautta opiskelee hieman yli 2700 henkilöä. Aikuislukiossa opiskelijoita on reilu 2000. Henkilöstömäärä on yli 860. Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian jäsenkunnat ovat Espoo, Kauniainen ja Kirkkonummi. Omnialla on merkittävä rooli ammatillisen koulutuksen alueellisessa ja valtakunnallisessa kehittämisessä. Kansalliset ja kansainväliset yhteistyö- ja sidosryhmäverkostot ovat laajat. 2 Tiedonhallintajärjestelmä Espoon seudun koulutuskuntayhtymä hakee dokumenttien-, prosessien- ja toiminnanhallinnan kehittämiseen modulaarista tiedonhallintajärjestelmää (EIM Enterprise Information Management). Pyydämme vastauksianne tähän tietopyyntöön 30.6.2016 kello 12.00 mennessä. Osoitteeseen jani.tuulasvaara@omnia.fi. Viestin otsikkona Tiedonhallintajärjestelmä. 3 Tiedonhallintajärjestelmän tavoitteet Tavoitteena on uusia koko Omnian tiedonhallinnan käytännöt ja toimintamallit sekä käyttöönottaa näitä tukeva nykyaikainen tiedonhallintajärjestelmä. Järjestelmä tulee
3.6.2016 Sivu 2 / 7 toimimaan pääosin operatiivisten tukitoimintojen (esimerkiksi dokumentinhallinta, asianhallinta ja laadunhallinta) tärkeimpänä työkaluna ja prosessien tehostajana. Tiedonhallintajärjestelmällä tulee olemaan noin 900 käyttäjää, joista aktiivikäyttäjiä tulee olemaan ensivaiheessa noin 100-150 henkilöä. 4 Tiedonhallintajärjestelmän toiminnallisuudet ja tekniikka Tiedonhallintajärjestelmä toimii ensimmäisessä vaiheessa Omnian dokumentinhallinnan ja operatiivisten tukitoimintojen keskeisenä prosessien sekä työnkulkujen järjestelmänä. Lisäksi järjestelmän tulee mahdollistaa graafinen raportointi asiakkaan asettamilla parametreilla ja hyvän käytettävyyden yleisimmillä (WP, ios, Android) mobiililaitteilla. Liitteessä yksi on mallinnus mahdollisesti kilpailutettavasta järjestelmäympäristöstä. 4.1 Asianhallinta Asianhallintatoiminnallisuus vastaa valmisteilla olevien asioiden hallinnasta ja päätöksenteosta. Se ohjaa tehtävien suorittamista tiedonohjausprosessin mukaisesti. Asiakirjat kiinnitetään siihen asiaan johon ne liittyvät. Työnkulku, käsittelysäännöt ja metatiedot tulee olla asianhallintaominaisuudessa. Metatiedot tulee voida määritellä SÄHKE2 mallin mukaisesti. Asianhallintaan pitää voida liittää sähköinen allekirjoitus. Sopimustenhallintaominaisuus liittyy hankintaan, myyntiin ja opiskelijahallintaan. Sopimuksiin ja hallintaan tulee voida liittää yksilölliset työnkulut ja metatiedot. Järjestelmässä pitää voida asettaa ja muokata sopimusten uudistamisiin, tarkastamisiin ja päättymisiin liittyviä määräaikoja ja hälytyksiä. Sopimustenhallinnan yhteyteen pitää voida luoda valmiit asiakirjapohjat prosessin käyttöön. Kokoushallintatoiminnallisuuteen tulee järjestelmässä voida koostaa käsiteltävät asiat ja asiakirjat sekä liittää työnkulku ja sähköinen allekirjoitus. Integraatio Microsoft office tuotteiden kanssa pitää olla sujuvaa ja välitallennukset pitää voida tehdä suoraan järjestelmässä. Kilpailutettavassa järjestelmässä pitää voida tuottaa selkeitä näkymiä ja hakuja kokousaineistoon sekä jakeluominaisuudet pitää olla monipuoliset. Viranhaltijapäätökset toiminnallisuuden on tuettava viranhaltijapäätöksiä ja Omnian toimielinten päätöksentekoa. Viranhaltijapäätös tulee voida käsitellä erilaisten käyttöoikeuksien puitteissa ja päätös pitää voida allekirjoittaa sähköisesti. Jos päätöksentekoon liittyy toimielimien käsittelyä, päätös ja kokousaineisto pitää voida linkittää keskenään. Yhteystietorekisteri toimii järjestelmän keskeisenä metatietorunkona. Yhteystietorekisterissä hallitaan toimittaja- ja asiakastietoja. Yhteystietorekisteriin pitää voida lukea muiden tietojärjestelmien yhteystiedot ja muiden järjestelmien pitää voida kyetä hyödyntämään hankittavan järjestelmän rekisteriä. Yhteystietojen metatietorakenne pitää olla muokattavissa ja määriteltävissä tarpeen mukaan. Yhteystieto pitää voida liittää dokumenteille ja asioille. Tiketöinnin (lisäoptio) tarkoituksena on toimia Omnian operatiivisten yksiköiden masterjärjestelmänä. Tiketöinti pitää voida toteuttaa ja personoida eri yksiköiden
3.6.2016 Sivu 3 / 7 tarpeeseen. Toteutettavaan prosessiin pitää voida liittää erilaisia metatietoja, työnkulkuja ja ilmoituksia tapahtumista. Prosessi pitää voida tarvittaessa toimia myös luottamuksellisesti asiakkaan ja vastaanottajan välillä. 4.2 Dokumentinhallinta Dokumentinhallinta tarjoaa Omnian henkilökunnalle virallisen prosessin asiakirjojen tuottamiseen ja hallintaan. Dokumentinhallinnassa pitää voida yksilöidä asiakirjat tarpeen mukaan ja erityyppisille asiakirjatyypeille pitää voida tuottaa tyyppikohtaiset metatiedot (mukaan lukien yksilöllinen asiakirjanumero, versiointi ja väliversiointi), pääsynhallinta ja työnkulut. Asiakirjojen tuottaminen, muokkaaminen, tarkastaminen ja hyväksyminen pitää olla ajasta ja paikasta riippumatonta. Erityyppisille dokumenteille pitää voida tuottaa tyyppikohtaisia asiakirjapohjia, joita ylläpidetään hankittavassa järjestelmässä. Sähköinen arkisto toimii aktiivisena käyttöarkistona ja pysyväisarkistona järjestelmän tietosisällölle. Tämän lisäksi arkistoituja sisältöjä pitää voida hallitusti hävittää SÄHKE2 viitekehyksen mukaisesti. Hankittavassa järjestelmässä pitää olla MS office järjestelmän tuottamille yleisimmille tiedostomuodoille PDF/A tai vastaava pitkäaikaisarkistointiin soveltuva konversio toiminto. Tiedonohjaus (TOJ/TOS) on tukijärjestelmä, joka liitetään dokumentteja tuottavaan järjestelmään. Tiedonohjausjärjestelmässä luodaan ja ylläpidetään arkistonmuodostajan tiedonohjaussuunnitelmaa sekä tuotetaan dokumenttien sähköiseen säilytykseen ja prosessiohjaukseen tarvittavat luokittelutiedot. Rakenne, toiminnot ja metatiedot perustuvat SÄHKE2 viitekehykseen. Media-arkisto (lisäoptio) on Omnian viestinnän ja muun organisaation käytössä oleva aktiivinen kuva (ja mahdollisesti video) -arkisto. Mediatiedostoihin pitää voida liittää kuvakohtaiset metatiedot. Lisäksi kuvat pitää nähdä massana pienkuvina ja esikatselu pitää olla mahdollista. 4.3 Laadunhallinta Auditointitoiminallisuus pitää olla toteutettavissa Omnialle suunniteltuna työnkulkuna. Auditointitapahtumaan pitää voida liittää tiedostoja, asiakaskohtaiset metatiedot ja sähköinen allekirjoitus. Lisäksi auditointitapahtumaan pitää voida liittää/avata havainnoista nostettavat poikkeama -tapahtumat. Poikkeamia pitää voida seurata omana työnkulkuna ja se pitää voida liittää yhteen auditointitapahtumaan. Sekä auditointitapahtumaan että poikkeamaan pitää voida asettaa Omnian vakiomuotoiset asiakirjapohjat prosessin käyttöön. Itsearviointi prosessi perustuu Omnialla EFQM malliin. Prosessin tavoitteena on tuoda esille itsearvioinnissa havaitut kehittämistavoitteet. Yksittäisiä kehittämistavoitteita pitää voida käsitellä järjestelmässä itsenäisinä työnkulkuina, joiden kehitysvastuu pitää voida osoittaa henkilölle päivämäärineen ja tilatietoineen. Kehittämistavoitteet pitää voida raportoida arvolistana valituilla metatiedoilla. Laadunhallinnan prosesseista ja parametreista pitää voida koostaa myös graafisia raportteja.
3.6.2016 Sivu 4 / 7 4.4 Hankinta Hankintaesityksen laadinta on osa Omnian hankintaprosessia. Prosessien tavoitteena on hallita toimintaa yhtenäisesti ja koostaa koko organisaation hankintatarpeet yhdessä paikassa. Hankintaesityksen hallintaan pitää voida liittää muokattavissa oleva asiakirjapohja, asiakaskohtaiset metatiedot, sähköinen allekirjoitus ja työnkulku. Hankintaesityksistä pitää voida koostaa raportteja. 4.5 Projektinhallinta Projektisalkun hallinta (Pakollinen optio) toiminnallisuus tukee Omnian projektienhallinnan luomista, muokkausta, seurantaa, sulkemista ja raportointia. Projektisalkun hallintaan tulee voida liittää Gantt kaavio toiminnallisuus (kohta 4.8), elinkaaren hallinta ja päivämäärin ym. tilasiirtymiin kytkettävät sähköiset ilmoitukset. 4.6 HR Osaamisen kehittäminen ja hallinta (pakollinen optio) toimii Omnian perehdytyksen ja siihen liittyvän dokumentaation hallintatyökaluna. Osaamisen kehittämiseen liittyvät keskeiset parametrit pitää voida raportoida ja esimiehen pitää voida hallita ja hyväksyä työntekijän suoritukset. 4.7 Asiakashallinta Asiakashallinta (CRM) (Lisäoptio) prosessi tukee Omnian asiakkaisiin kohdistuvaa markkinointia ja myyntiä. Järjestelmällä hallitaan ja raportoidaan mm. asiakkuuksiin liittyvää kirjeenvaihtoa, myyntisuunnittelua ja kohdennettua markkinointia. 4.8 Tekniset moduulit Työnkulun-/prosessiohjaus: Järjestelmän pitää tukea prosessikohtaista työnkulun suunnittelua. Työkulut pitää voida toteuttaa osaksi Omnian toimintaa. Erilaisten automaatioiden ja ominaisuuksien lisääminen työnkulkuihin tulee olla määriteltävissä prosessikohtaisesti. Sähköinen allekirjoitus: Sähköinen allekirjoitus pitää voida lisätä valittuihin työnkulkuihin. Sähköisen allekirjoituksen pitää olla luotettava ja yleisesti hyväksytty teknologia. Tarkastamisesta ja hyväksymisestä pitää syntyä kiistaton auditointi loki. Dokumentti version ja väliversion hallinta: Kaikki järjestelmään tuotettava materiaali pitää olla versioitavissa ja väliversioitavissa. Syntyneet erilaiset dokumenttiversiot pitää olla luettavissa ja todennettavissa järjestelmästä käsin. Asiakirjapohjien hallinta: Järjestelmään pitää voida luoda asiakirjapohjia eri dokumenttityypeille. Asiakirjapohjat pitää olla asiakkaalla helposti muokattavissa. Asiakirjapohjiin pitää olla leimattavissa yksilölliset metatiedot esim. yksilöllinen asiakirjanumero.
3.6.2016 Sivu 5 / 7 PDF/A konversio: Pitkäaikaisarkistoitavat dokumentit pitää olla konvertoitavissa PDA/A tai vastaavaan tiedostomuotoon. Hakutoiminnot: Järjestelmän pitää tukea erityyppisiä tiedonhakutapoja, esimerkiksi sanahaku (osumien pisteytystekniikka huomioitava lisäarvo), yhdellä tai useammalla metatietoattribuutilla haku, yleisten hakujen tallennus ja omien suosikkihakujen tallennus. Raportointi: Järjestelmään pitää voida liittää raportointitoiminnallisuus. Raportointiprosessi tuottaa ensisijaisesti Omnian johdolle ja sidosryhmille täsmällisen näkymän raportoitavista kohteista. Raportteja tulee voida muodostaa sekä graafeina että tekstisarakkeina. Raportointitoiminnallisuuteen pitää voida lukea tietoa myös Omnian muista järjestelmistä. Raportit pitää voida julkaista järjestelmässä ja intranet sivustolla (MS sharepoint). OCR: Tekstintunnistus (OCR) menetelmä tai vastaava pitää olla tuettuna järjestelmässä. Projektien Gantt kaavio: Projektisalkun projektit pitää voida visualisoida janakaaviona. Janoista tulee selvitä ainakin projektin alku- ja loppupäivämäärät, projektin nimi, tila, edistymä ja muut projektiin liittyvät tiedot (määritellään erikseen). 4.9 Integraatiot ja muut vaatimukset Järjestelmä integroidaan seuraaviin järjestelmiin: - Opiskelijahallintajärjestelmä (nimet tarkentuvat myöhemmin) o Järjestelmään luettavat tiedot esimerkiksi: opiskelija-, läsnäolo- ja suoritetiedot o Järjestelmästä luettavissa olevat tiedot esimerkiksi: yhteystietorekisteri - Taloushallintajärjestelmä (MS Dynamics AX) o Järjestelmään luettavat tiedot esimerkiksi: kustannuspaikkatiedot - Intranet (MS sharepoint) o Järjestelmästä luettavissa olevat tiedot esimerkiksi: Julkaistut raportit - Henkilöstöhallintajärjestelmä (Populus) o Järjestelmästä luettavissa olevat tiedot esimerkiksi: Henkilöstötiedot - Sähköposti (MS Exchange 2012) o Järjestelmään luettavat tiedot esimerkiksi: yksittäiset sähköpostilaatikot o Järjestelmästä luettavissa olevat tiedot esimerkiksi: dokumenttijakelut ja muut prosesseihin liittyvät ilmoitukset - CRM (MS dynamics CRM) o Järjestelmään luettavat tiedot esimerkiksi: Asiakastiedot Muuta: Järjestelmän pitää toimia yleisimmillä verkkoselaimilla sekä yrityksen sisäverkossa että julkisessa internetissä. Järjestelmään pitää voida syöttää tietoja ja tiedostoja esimerkiksi erillisellä julkisella verkkolomakkeella.
3.6.2016 Sivu 6 / 7 Järjestelmää pitää voida käyttää yleisimmillä mobiililaitteilla ja käyttöjärjestelmillä (ios, WP8, WP10 ja Android). Käytettävyyden pitää olla sujuvaa. Käyttäjähallinta pitää olla rooli- tai ryhmäpohjaista ja sen pitää joustaa erilaisiin tarpeisiin niin yksilö, ryhmä kuin dokumenttitasollakin. Dokumenttien ja tiedostojen tietojen massamuokkaus pitää olla mahdollista. 5 Vastaukset tietopyyntöön Vastaukset tietopyyntöön tulee noudattaa seuraavaa rakennetta: 5.1 Yritysesittely Esimerkiksi yrityksen toiminnan kuvaus, koko, liikevaihto, toimituskyky ja tärkeimmät alihankkijat. 5.2 Referenssit Julkiset referenssit, mielellään julkisen sektorin toimijat (esimerkiksi oppilaitokset ja korkeakoulut), sekä muut tähän tietopyyntöön verrattavat toimijat. 5.3 Järjestelmäympäristön kehittäminen ja toteutus Vastauksen tulee noudattaa tämän asiakirjan neljännen luvun rakennetta. Minkälaisella konseptilla lähtisitte rakentamaan järjestelmää? Minkälainen projektointi on? Suuntaa antava aikatauluarvio tälle työlle. Kuvaus asiakkaalle kohdistuvista toiminnallisista ja teknisistä vaatimuksista. 5.4 Hinnoittelu Minkälaisella hinnoittelumallilla hinnoittelisitte tämän projektin? Lisensointi (voidaan tarjota esimerkiksi osto-, vuokra-, kelluvien ym. lisenssien vaihtoehdot), aktiivikäyttäjien määrä alkuvaiheessa arviolta 100-150, pääkäyttäjiä noin 10 ja kokonaiskäyttäjämäärä noin 900 henkilöä. Järjestelmäympäristö Tarvittavat lisämoduulit ja palvelut Ylläpito ja kehitys Hinnoitteluperiaatteet eri osaamisalueittain (esim. projektipäällikkö, asiantuntija ym.)? 5.5 Muut tiedot Muuta huomioitavaa yrityksestä, järjestelmästä tai projektista?
3.6.2016 Sivu 7 / 7