28.4.2014 ETELÄ-KARJALAN HANKINTAPALVELUN VASTINE EKSOTEN CHAINANALYTICS ROCELTA TILAAMAAN SELVITYKSEEN HANKINNAN, VARASTOINNIN JA LOGISTIIKAN TOIMINTAMALLEISTA Etelä-Karjalan hankintapalvelut on tutustunut Eksoten tilaamaan selvitykseen hankinnan, varastoinnin ja logistiikan toimintamalleista. Selvityksen toimeksiannossa Chainalalytics ROCE:lle annettiin tehtäväksi selvittää Eksotelle vaihtoehtoiset toimintamallit hankinta-, logistiikka- ja varastopalveluiden osalta ja vertailla niitä nykymalliin. jotta Eksoten tulevaisuutta varten valitsema toimintamalli mahdollistaisi parhaan palvelutason ja kustannustehokkaan hankinta- ja logistiikkatoiminnan. Hankintapalvelut näkemyksen mukaan raportissa vertaillaan hankintapalvelujen tuottamien palvelujen nykytilaa Eksoten ja HUS logistiikan tulevaisuuden visioihin. Raportissa ei sen sijaan tuoda esille, että myös nykyisessä toimintamallissa toimintoja voitaisiin kehittää yhdessä Eksoten kanssa. ROCE:n raportissa tuodaan esille haastatteluihin perustuvia mielipiteitä ja olettamuksia joiden perusteella on tehty pitkälle meneviä johtopäätöksiä. Hankintapalvelut olisi toivonut selvityksen johtopäätösten perustuvan enemmän käytössä oleviin todellisiin kustannuksia ja toimintaa kuvaaviin tietoihin ja lukuihin. Hankintapalveluiden näkemys raportissa esille tuoduista asioista poikkeaa esitetystä monilta osin. Raporttiin sisältyy väittämiä ja vertailulukuja, jotka hankintapalvelujen näkemyksen mukaan ovat virheellisiä ja johtavat siten vääriin johtopäätöksiin. Hankintojen ja logistiikan osalta raportissa vertailtujen eri toimintamallien kustannukset eivät hankintapalvelujen näkemyksen mukaan ole vertailukelpoisia. Jos käytetyt luvut oikaistaan vertailukelpoisiksi, niin nykyinen toimintamalli on kustannuksiltaan edullisin vaihtoehto. Kokonaiskustannusvertailussa arvioidaan taloudellisen hyödyn lähtökohtana olevan HUS Logistiikan kilpailuttamat tarvikehankinnat niiden edullisimpien hintojen vuoksi. Tarvikehankintojen kilpailutus voidaan siirtää HUS Logistiikan hoidettavaksi riippumatta siitä missä organisaatioissa Eksoten muut hankinnat kilpailutetaan. Etelä-Karjalan hankintapalvelut Tullitie 7 D, 53500 Lappeenranta ekhankintapalvelut@ekhankintapalvelut.fi etunimi.sukunimi@ekhankintapalvelut.fi www.ekhankintapalvelut.fi
28.4.2014 Raportissa tuodaan esille puutteita Eksoten sisäisessä hankintojen suunnittelussa ja koordinoinnissa. Myös hankintapalvelujen näkemyksen mukaan Eksoten hankintojen suunnittelu ja koordinointi tarvitsee lisäresursointia ja ohjausta Eksoten oman organisaation sisällä. Tämä parantaisi hankintaprosessien sujuvuutta ja suunnitelmallisuutta nykyisessä toimintamallissa Eksoten ja hankintapalveluiden välillä. Aki Fihlman hankintajohtaja Etelä-Karjalan hankintapalvelut Tullitie 7 D, 53500 Lappeenranta ekhankintapalvelut@ekhankintapalvelut.fi etunimi.sukunimi@ekhankintapalvelut.fi www.ekhankintapalvelut.fi
HANKINNAN, VARASTOINNIN JA LOGISTIIKAN TOIMINTAMALLIEN VERTAILU Poimintoina ROCE:n raportissa havaittuja asioita joista hankintapalveluilla on poikkeava käsitys alla mainituilla perusteilla: 1. Hankintatoimen vastuulla olisi ylläpitää strategista suunnitelmaa hankinnoista ja valvoa / toteuttaa suunnitelmaa operatiivisesti. Näin ollen hankintatoimi muuttuisi enemmän suunnitelluksi ja ad-hoc tyyppinen hankinta vähenisi säästäen kustannuksia. Samalla substanssiosaajien aikaa vapautuisi potilas- / asiakastyölle. Myös hankintapalvelujen näkemyksen mukaan Eksoten hankintojen suunnittelu ja koordinointi tarvitsee lisäresursointia ja ohjausta Eksoten oman organisaation sisällä. Tämä parantaisi hankintaprosessien sujuvuutta ja suunnitelmallisuutta nykyisessä toimintamallissa Eksoten ja hankintapalveluiden välillä. Hankintaprossissa Eksoten substanssiosaajien osaaminen ja työpanos tarvitaan aina hankintojen valmistelussa ja tarjousten laatuvertailuissa, jotta saadaan mahdollisimman hyvä lopputulos. Hankintahenkilöstöllä, riippumatta mihin organisaatioon henkilöstö kuuluu, ei voida olettaa olevan kaikkien Eksoten organisaation eri osa-alueiden substanssiosaamista.. 2. Raportissa esitetyt toimintamallien vaihtoehdot hankinnoissa: 3.1Nykyinen toimintamalli hankintojen ja niiden kilpailutuksen osalta. Mallissa EKSOTE:n henkilöstö valmistelee hankinnan, EKHP tekee teknisen kilpailutuksen ja EKSOTE:n henkilöstö hoitaa sopimusjuridiikan sekä mahdolliset reklamaatiot 3.2 Vaihtoehtoisessa toimintamallissa hankintojen ja niiden kilpailutuksen osalta EKSOTE:n oma henkilöstö veisi koko hankintaprosessin läpi laitteistoille ja palveluille, ja tämä yksinkertaistaisi hankintojen suunnittelua ja toisi niihin läpinäkyvyyttä. Nykyisessä vaihtoehdossa EKHP:n henkilöstö osallistuu esitetystä mallista poiketen hankinnan valmisteluun myös ennen tarjouspyynnön laadintaa (mm. markkinakartoitus, hankinnan määrittely, hankintamenettelyn valinta). Hankintaprosessissa tehdään tietyt työvaiheet riippumatta siitä kenen organisaatioon hankintahenkilöstö kuuluu. Hankintahenkilöstöllä on hankintaosaaminen ja substanssiosaajien tietämystä ei voida korvata muulla henkilöstöllä. Puutteellinen suunnittelu ja koordinointi Eksoten sisällä ei muutu pelkästään omalla hankintahenkilöstöllä vaan prosessien kehittämisellä, joka voidaan tehdä myös nykyisessä toimintamallissa.
3. Kustannukset Hankintojen siirtäminen EKSOTE:n hallintaan lisää hetkellisesti hankinnan kustannuksia. Tietojärjestelmän investointi on kertaluontoinen kustannus ja jos EKSOTE siirtyy HUS logistiikan asiakkaaksi varastointi- ja logistiikkapalveluluiden osalta, tällöin kilpailutuksen kertaerä (4000 ) jää kokonaan pois. Tällöin vaihtoehtoisen toimintamallin vuosikustannus on täsmälleen sama kuin nykymallissa ja silloin elinkaaren hallinta olisi EKSOTE:n omissa käsissä. Raportissa esille tuodut kustannukset hankintaorganisaation osalta: Hankinta-, logistiikka ja varastopalvelut tuottava organisaatio EKHP HUS Hankinnan kokonaiskustannus 249 291 273 000 Jos tarvikehankintojen kilpailutus siirtyy kokonaan HUS:in hoidettavaksi, niin raportissa todetaan sen voivan alentaa Eksoten oman kilpailutuksen kuluja. Samalla tavalla se voi alentaa vastaavasti myös EKHP:n kustannuksia (mikäli tarvikehankintoja kilpailuttavaa henkilöä ei tarvita). Vertailussa käytetään vain EKHP:n nykyistä henkilöstömäärää. Hankintatoimen kustannusvertailussa todettuihin EKHP:n nykyisiin kustannuksiin 249.291 sisältyy Eksoten omien tarvike- ja palveluhankintojen kilpailuttamisen lisäksi Eksoten osuus maakunnallisten yhteishankintojen kilpailuttamisesta. Eksote osallistuu tällä hetkellä 36 maakunnalliseen tavaroiden tai palvelujen yhteishankintaan ja Eksote joutuu jatkossakin maksamaan kyseisistä palveluista. Tämä kustannus tulee kustannusvertailussa lisätä Eksoten osalta hankintatoimen kustannuksiin siinä vaihtoehdossa jossa muu hankintatoiminta siirtyy Eksotelle. Mahdollinen oman tietojärjestelmän investointi ei ole pelkästään kertaluonteinen kustannus vaan siihen liittyy vuosittaisia ylläpitokuluja. Edellä mainittuja asioita ei ole huomioitu yllä olevassa kustannusvertailussa hankintojen osalta. 4. MUITA HUOMIOITA 4.1 EKSOTE:n nykyiset nimikkeet ja niiden rakenne (tuoterakenne) ovat erilaiset kuin HUS:n vastaavat. Siten vertailu koko rakenteen suhteen on hankalaa ja hyvin aikavievää. Hankintapalveluiden näkemys
Onko tarvikkeiden hintavertailussa riittävästi huomioitu erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhoidon erilaiset tarpeet? Nykykäytännössä HUS kilpailuttaa merkittävästi kapeamman tuotevalikoiman kuin mitä Eksote käyttää. Jos suuri osa Eksoten käyttämistä tuotteista jää kilpailuttamatta HUS-logistiikan toimintamallissa, niin miten listahinnalla ostettavien tuotteiden vaikutus on huomioitu hintavertailuun kokonaisuudessa? 4.2 Kokonaiskustannukset ja niiden perusteella tehtävät johtopäätökset Kokonaiskustannusten vertailussa säästöjen nähdään tulevan lähes pelkästään HUS:in kilpailuttamien tarvikehankintojen väitettyjen edullisempien hintojen vuoksi. Ensisijaisena toimenpiteenä Eksote on kuitenkin Eksoten hallituksen päätöksen perusteella luomassa omaa hankintaorganisaatiota, joka kustannusten vertailussakin on nykyistä toimintamallia kalliimpi vaihtoehto. Ero korostuu kun huomioidaan kohdassa 3 esille tuodut hankintatoimen kustannusten vertailuun liittyvät virheet. 5. Toimintamallien vertailu Toimintamallien vertailussa on vertailtu ja pisteytetty EKHP:n nykyinen malli sekä kaksi vaihtoehtoista toimintamallia periaatteella, että parempi vaihtoehto saa yhden pisteen ja huonompi nolla pistettä. Toimintamallien vertailussa ei ole annettu EKHP:lle mahdollisuutta kehittää toimintaa vaan vertaillaan nykytilaa Toimintamalleihin 1 ja 2 jotka ovat saaneet pisteitä oletettavasta toiminnasta (sopimuksen mukaan). 6. Kilpailukyky Logistiikkapalvelujen kustannusten nousuksi raportissa mainitaan että vuodelta 2012 vuoteen 2013 olevan 31 %. EKHP:n laskuttamien kuljetuksien arvo vuodelta 2012 2013 on noussut 4.8 %. Esitetyssä 31 % kustannusnousussa käytettyjä osatekijöitä ei ole yksilöity raportissa. Esitetty luku ei voi perustua EKHP:n laskuttamiin logistiikkakustannuksiin. 7. Logistiikka- ja varastopalveluvaihtoehtojen vertailu Logistiikka- ja varastopalveluvaihtoehtojen vertailussa on verrattu varastoinnin, logistiikan ja maakunnan sisäinen jakelun kustannuksia.
Logistiikka- ja varastopalveluvaihtoehtojen kustannusvertailussa vertailulukuna käytetään EKHP:n Eksotelta v. 2013 laskuttamia logistiikan kokoiskustannuksia. Sen sijaan muissa vaihtoehdoissa kuljetusten osalta huomioidaan vain hoitotarvikeja näytekuljetukset, vaikka EKHP:n lukuihin sisältyy myös välinehuollon, apuvälineiden, verisalkkujen, äidinmaitojen yms. kuljetukset. Jos EKHP:n osalta vertailulukuun otetaan vastaavasti vain tarvike- ja näytekuljetukset, niin logistiikan kustannukset olisivat 158 816, eikä 346 143 kuten raportissa on vertailtu. Lopputuloksena on, että EKHP:n tuottama logistiikka- ja varastointipalvelujen kokonaiskustannukset ovat 661 432 ja vertailussa seuraavaksi edullisin vaihtoehto on 799 399, eli EKHP:n tuottama palvelu on oikeilla vertailuluvuilla 137 967 edullisempi kuin seuraavaksi edullisin vaihtoehto.