L U K I J A L L E Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 1 14.4.2010 Prosessien kehittäminen jatkuu helsingin kaupungin kuvapankki / matti tirri Lukijalle... 1 Talpan asiakkaiden tyytyväisyys tutkittiin... 2 Yleinen kassaohje uusittu... 3 Laskentajärjestelmän määrittelyprojekti päätökseen... 4 Talpa palvelee uudessa Helmi-intrassa... 5 Talpan ostolaskuosaston uudet palvelunumerot... 6 SEPA-tiedote... 6 Ajankohtaista... 7 Hyvät yhteistyökumppanit... 8 Sähköiset vuosiloma- ja poissaololomakkeet... 8 Viraston M2-yhteyshenkilöt... 9 Henkilöuutisia... 9 Talpan ensimmäinen liikelaitosvuosi on päättynyt. Sen aikana toiminta hiottiin liikelaitosmallin mukaiseksi. Vuoden jälkipuoliskoa sävytti muutto uusiin toimitiloihin. Muutto tuli tietoon talousarvion laatimisen jälkeen eikä sitä ollut näin ollen huomioitu talousarviossa. Tämän vuoksi ensimmäisen liikelaitosvuoden tulos jäi alijäämäiseksi. Keskeiset toimintatavoitteet kuitenkin saavutettiin ja toiminnan volyymit kasvoivat edelliseen vuoteen verrattuna. Muuton myötä Talpa saavutti vuokrakuluissa 31,7 % säästön. Viime vuoden sitovana toiminnallisena tavoitteena oli asiakastyytyväisyys vähintään 3,5 (asteikolla 1 5). Asiakastyytyväisyys oli viime syksyn kyselyn pohjalta 3,66. Kiitos kaikille kyselyyn vastanneille. Palaute on meille todella arvokasta toimintamme kehittämiseksi ja toivomme sitä myös kyselyn ulkopuolella. Tänä vuonna panostetaan erityisesti prosessien kehittämiseen prosessien automatisoinnin ja toimintatapojen yhtenäistämisen kautta. Vuorossa on erityisesti henkilöstöhallinnon prosessien kehittäminen ottamalla käyttöön sähköiset poissaololomakkeet ja sähköinen palkkalaskelma. Prosessiriskien hallinta on myös kestoaihe, jota ei sovi unohtaa prosessien kehittämisessä. Toimintatapojen yhtenäistämiseen on pyritty koko Talpan olemassaolon ajan, ja tämä työ on edelleen kesken. Tavoitteena on löytää yksi yhteinen Helsingin kaupungin tapa hoitaa talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja. Kuten kaupungin strategiaohjelmassa todetaan, toimialarajat ylittävien palveluprosessien johtamistapa otetaan käyttöön asiakashyödyn lisäämiseksi ja konsernin resurssien yhteiskäytön tehostamiseksi. Kaupungin yhteisen laskentajärjestelmän uudistusprojekti (laske), joka alkoi viime vuonna suunnittelulla ja kilpailutuksen valmistelulla, jatkuu vuoden 2012 alkuun suunniteltuun käyttöönottoon saakka. Tositoimiin päästään kesälomien jälkeen, jolloin alkaa lopullinen määrittely sekä testauksen, koulutuksen ja käyttöönoton suunnittelu. Hanke on mittava ja vaatii Talpalta huomattavaa työpanosta. Pyrimme resursoimaan projektin siten, ettei siitä ole haittaa päivittäiselle palvelutoiminnallemme. Viime vuonna esittelimme uuden asiakkuudenhallintamallimme. Sen juurruttaminen osaksi toimintaa on myös yksi tämän vuoden teemoista. Myös tähän toivomme asiakkailtamme aktiivista palautetta. Tuula Jäppinen toimitusjohtaja TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE
Talpan asiakkaiden tyytyväisyys tutkittiin Oiva Akatemia toteutti asiakastyytyväisyyskyselyn Talpan palveluista nettikyselynä 16. 27.11.2009. Kysely lähetettiin yhteensä 820:lle Talpan asiakkaalle. Vastauksia saatiin määräaikaan mennessä 263 kappaletta ja vastausprosentti oli 32. Vastaava tutkimus on toteutettu aiemmin vuosittain aina vuodesta 2005 lähtien. Tutkimusasettelu ja kysymykset on vertailtavuuden takia pidetty samana kaikkina vuosina. Tällä kertaa panostettiin kuitenkin palveluiden tarkempaan esittelyyn, lisäksi otantaa suurennettiin (ks. taulukko 1) ja jakelulistat käytiin tarkasti läpi. Uutta oli myös se, että ne vastaajat (4,4 %), joilla ei ollut kokemusta Talpan palveluista, ohjattiin automaattisesti kyselyn loppuun. Yhtä virastoa lukuun ottamatta vastauksia saatiin kaikilta asiakkailta. Opetusviraston vastaajien osuus laski ollen 7,5 % (vuonna 2008 osuus oli 16 %). Vastaavasti kahdeksan pienemmän viraston (hallintokeskus, kaupunginmuseo, kaupunkisuunnitteluvirasto, Metropoli-Lab, nuorisoasiainkeskus, pelastuslaitos, rakennusvalvontavirasto sekä talous- ja suunnittelukeskus) osuudet nousivat hieman viimevuotisesta, talous- ja suunnittelukeskuksen osuus jopa neljä prosenttiyksikköä. Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen osuudet pysyivät suun- Taulukko 1 2009 2008 2007 2006 2005 Otannan koko 820 655 578 564 514 vastaus-% 32 34 34 34 45 Taulukko 2 2009 2008 2007 2006 2005 talpa yleisesti 3,66 3,70 3,62 3,60 3,67 laskutus 3,64 3,65 3,67 3,60 3,63 Ostolaskut 3,57 3,70 3,65 3,61 3,73 palkkiot ja palkanlaskenta* 3,79 3,71 3,75 3,80 3,81 kirjanpito ja maksuliikenne** 3,62 - - - - kirjanpito - 3,78 3,57 3,39 3,56 maksuliikenne - 3,64 3,48 3,60 3,62 * 2005 2008 kyselyissä nimellä Palkanlaskenta ** 2005 2008 kyselyissä mukana erillisinä osastoina tutkimuksessa kysyttiin tyytyväisyyttä palveluihin asteikolla 1-5, jossa 1=erittäin tyytymätön, 2=tyytymätön, 3=ei tyytyväinen eikä tyytymätön, 4=tyytyväinen ja 5=erittäin tyytyväinen. nilleen ennallaan (vuonna 2008 sosiaalivirasto 35 % ja terveyskeskus 12 %). Palvelujen yleisarvosana 3,66 Asiakkaiden tyytyväisyys Talpan palveluihin on pysynyt hyvällä tasolla tutkimuksen ensimmäisestä toteutuksesta lähtien (ks. taulukko 2). Tyytyväisyys on alimmillaan ollut 3,60 ja korkeimmillaan 3,70. Myös eri palvelujen asiakastyytyväisyydessä muutokset ovat olleet suhteellisen pieniä. Tyytyväisyydessä ostolaskupalveluja kohtaan oli pieni notkahdus vuonna 2009 luvun ollessa 3,57 (2008: 3,70). Osin tyytyväisyyden lasku saattaa selittyä ostolaskuosaston organisaatiomuutoksella, joka toteutettiin vuoden 2009 alussa. Parhaat arvosanat kaikilla osastoilla saatiin jälleen henkilöstön palvelualttiudesta ja ystävällisyydestä, henkilöstön ammattitaidosta ja palvelujen luotettavuudesta, heikoimmat puolestaan ohjeiden riittävyydestä ja selkeydestä, palvelujen näkyvyydestä ja henkilöstön tavoitettavuudesta. Tulokset ja palaute hyötykäyttöön Tutkimustulosten kehitystä seurataan Talpassa tiiviisti. Asiakastyytyväisyydestä saatu yleisarvosana vähintään 3,6 on Talpan sitova tavoite talousarviossa. Asiakastyytyväisyys on mittarina myös Talpan tuloskortissa. Tutkimuksen tekijä, kehittämiskonsultti Marita Raitaranta esitteli asiakastyytyväi- tiedottaa 1 2010 2
Tyytyväisyyskysely syystutkimuksen tulokset Talpan johtoryhmälle ja palvelualueiden esimiehille. Lisäksi tutkimusta on käyty läpi osastojen omissa johtoryhmissä sekä tarvittaessa palvelualueilla. Osastopäälliköt olivat jälleen otettuja myös avointen vastausten runsaasta määrästä. Tässä muutamia poimintoja kehityskohteista, joiden parantamiseksi on Talpan osastoilla jo kääritty hihoja: n Ohjeet eivät avaudu tavalliselle käyttäjälle n Ohjeet kirjoitettu ammattikielellä n muutoksista kerrotaan liian myöhään n vaikea hahmottaa, kuka hoitaa ja mitä n palveluasennetta lisää n lisää palautetta ja kehitysehdotuksia virastoille niiden omasta toiminnasta Yleinen kassaohje uusittu Asiakastyytyväisyyskyselyn ohella palautetta ja kehitysideoita Talpan palveluista ja toiminnasta toivotaan tietenkin jatkuvasti. Uuden asiakkuudenhoitomallin myötä on tarkoitus pikku hiljaa vakiinnuttaa Talpan ja sen asiakkaiden tapaamisten tasoja ja näin saada tieto kulkemaan entistä jouhevammin ja oikeiden tahojen välillä. Tavoitteena on entistä järjestelmällisemmin käsitellä asiakkaalta saatuja palautteita myös Talpan henkilökunnan kesken. Talpan asiakastyytyväisyyskyselyyn vastanneiden kesken arvottiin palkinto ja onnetar suosi Carola Fagerlundia hallintokeskuksesta. Onnea ja lämpimät kiitokset kaikille vastaajille! Kassanhoito- ja turvallisuusohje on uusittu (Rj 29.3.2010 71 ). Ohje valmisteltiin yhteistyössä talous- ja suunnittelukeskuksen ja taloushallintopalvelun kanssa. Työssä hyödynnettiin tilintarkastajien, kaupungin sisäisen tarkastuksen sekä virastojen ja liikelaitoksen oman taloushallinnon asiantuntemusta. Uusitussa ohjeessa täsmennetään kassanhoidon yleisiä ohjeita. Ohjeessa esimerkiksi otetaan kantaa yhteiskäyttötunnusten ja yhteisen kassan käyttöön. Myös kassantarkastuksiin ja kassaeroihin sekä niiden selvittelyihin on tehty tarkennuksia. Kaupungin maksuliikenne hoidetaan ensisijaisesti pankkitilien välityksellä käteisen käsittely minimoiden. Käteismaksuja otetaan vastaan vain, mikäli se asiakaspalvelun kannalta tai muun erityisen toiminnallisen syyn vuoksi on välttämätöntä. Kassatoiminnan luonne esim. kassatapahtumien suuruus ja määrä vaihtelee hallintokunnittain ja hallintokuntien eri kassapisteidenkin välillä. Siksi on perusteltua, että hallintokunta itse määrittää jokaisen kassapisteensä osalta ao. kassatoiminnan keskeiset puitteet, ja nyt annettu ohje toimii viraston omien ohjeiden tukena. Uusi ohje on tallennettu Helmi-intraan, Talpan Maksuliikennepalvelut -sivustolle. Linkki ohjeeseen tiedottaa 1 2010 3
Laskentajärjestelmän määrittelyprojekti päätökseen Maaliskuussa 2009 esiselvitysprojektilla aloitettu taloushallinnon järjestelmäuudistus, LASKE, on edennyt suunnitellussa aikataulussa. Hankkeen valmisteluvaiheen määrittelyt saatiin päätökseen huhtikuun 9. päivä. Syyskuussa alkaneessa määrittelyprojektissa tehtiin vaatimusmäärittelyjen tarkennuksien lisäksi virastojen ja liikelaitosten sekä kaupunkiyhteisten seurantakohteiden kuvaus. Seurantakohteiden kuvausten määrittelyissä huomioitiin sekä tämän hetken että tulevaisuuden tarpeet. Seurantakohteiden määrittelyssä ja siihen liittyneessä katselmoinnissa oli mukana henkilöitä kaikista Helsingin kaupungin virastoista ja liikelaitoksista. laske-järjestelmän esiselvitys- ja määrittelyprojekteihin ovat Helsingin kaupungin edustajat antaneet työmäärällisesti suuren panoksen. Pelkästään työpaja-osallistumisia on yhteensä noin 200 henkilötyöpäivää. Työpajojen lisäksi esiselvitys- ja määrittelyprojekteihin on annettu huomattavaa työpanos virastoissa ja liikelaitoksissa. Ilman mukana olleiden aktiivista, asiantuntevaa ja tuloksekasta osallistumista emme olisi päässeet näiden kahden projektin osalta asettamiimme tavoitteisiin. Kiitos kaikille! Laskentajärjestelmän kilpailutus menossa Laskentajärjestelmän hankinta toteutetaan neuvottelumenettelyllä. Kilpailutuksen valmistelu käynnistettiin syyskuussa 2009. Marraskuussa tehtiin hankintailmoitus hilmaan. Osallistumishakemukset saatiin tarjoajilta joulukuussa määräaikaan mennessä. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset täytti kolme tarjoajaa. Tammikuun puolessa välissä lähetettiin neuvottelukutsut tarjoajille. Helmikuun alussa käynnistettiin ensimmäinen neuvottelukierros. Ensimmäinen neuvottelukierroksen neuvotteluja käytiin 21 tuntia toimittajaa kohden eli yhteensä kolme viikkoa. Neuvottelujen anti koottiin yhteen ja tarkennettiin vielä laske-järjestelmän vaatimuksia. Erityisesti tarkennuksen kohteena olivat liittymät ja niiden tietosisällöt sekä raporttivaatimukset. Toimittajilta saatiin alustavat ratkaisukuvaukset maaliskuun puolivälissä, jonka jälkeen alkoi toinen neuvottelukierros. Tämän kierroksen jälkeen tehtiin viimeiset muutokset vaatimuksiin ja tarjouspyyntöön liitettävään materiaaliin. Tarjouspyyntö lähetettiin valituille toimittajille viikolla 14. Tavoitteena on, että hankintapäätös tehdään kesäkuussa ja sopimus elokuussa. Aikataulusuunnitelman mukaisesti toteutusvaihe käynnistetään syyskuussa 2010 ja tuotantokäyttö tammikuussa 2012. Lauri Mattila tietohallintopäällikkö Opetusviraston kirjanpitopäällikkö Eija Hirvikoski on ollut laske-projektissa mukana alusta asti eli maaliskuusta 2009 lähtien, jolloin esiselvitysprojekti käynnistyi. Syksyllä 2009 hän osallistui tiiviisti laskentatunnisteiden määrittelytyöhön. Hirvikoski antaa kiitosta esiselvitysprojektin organisoinnista. Työskentely oli heti aloituspalaverista lähtien hyvin suunnitelmallista, työ eteni hyvällä tempolla ja loogisesti. Lisäksi työryhmien kokoonpanoja vaihdeltiin, mikä nosti esiin uusia ideoita ja näkökulmia. Opetusviraston odotukset uudelta laskentajärjestelmältä ovat selvät. Odotamme käyttäjäystävällistä ja joustavaa järjestelmää, jossa on hyvät raportointi- ja porautumismahdollisuudet. Toisin sanoen toivomme, että valmis tieto on järjestelmästä helposti poimittavissa ja että olemassa olevasta datasta on mahdollista ajaa erilaisia raportteja. Järjestelmän käyttöönotto tulee opetusvirastossa aikanaan olemaan haastavaa. Käyttäjäkuntaan kuuluu yli 300 ihmistä, joista taloushallinnon ammattilaisia on vain murto-osa. Loppukäyttäjien joukkoon kuuluu esimerkiksi rehtoreita ja koulusihteereitä, joiden on uuden järjestelmän myötä opeteltava mm. uudet tiliöintitunnisteet. Tämän tyyppisten asioiden opastamiseen ja omaksumiseen on, itse järjestelmän käyttöopastuksen lisäksi, varattava reilusti aikaa, toteaa Hirvikoski. Opetusvirastossa onkin jo pidetty ensimmäiset suunnittelupalaverit, joissa on mietitty laskentajärjestelmän uusimiseen liittyvää koulutustarvetta ja koulutuksen toteuttamista. tiedottaa 1 2010 4
Talpa palvelee uudessa Helmi-intrassa Talpa oli mukana yhtenä kolmesta pilotista kaupungin intranet-järjestelmän uudistamisprojektissa. Vuoden 2009 alussa käynnistyneessä pilotoinnissa olivat Talpan lisäksi mukana kaupunkisuunnitteluvirasto sekä talous- ja suunnittelukeskus. Helmiintran yhteiset palvelut -kokonaisuus julkaistiin 11.3.2010. Sähköisen työpöydän projektissa rakennetaan kaupungin yhteinen intranet, virastojen omat intrat sekä extranet yhdenmukaisena Helmi-alustalle. Helmi-intra otetaan vähitellen käyttöön kaikissa kaupungin yksiköissä. Talpan vastuulla Helmissä ovat yhteisten palveluiden taloushallinto- ja palkanlaskentapalvelut-sivustot. Näiden lisäksi Talpa ylläpitää ja rakentaa asteittain myös omaa, henkilökunnalle suunnattua intraa. Yhteisten palveluiden palkanlaskenta- ja taloushallintopalvelut-sivuilta löytyy kaikki Talpan ohjeistus. Myös palveluihin liittyvät tiedotteet ja ajankohtaiset asiat viedään Helmi-intraan. Tämän lisäksi ohjeita jaetaan edelleen myös sähköpostitse, mutta yhä enemmän sähköpostissakin on suora linkki intraan, eikä enää suuria liitetiedostoja. Näin ohjetta ei tarvitse erikseen tallentaa omalle koneelle, koska linkin takaa löytyy varmasti aina uusin versio. Kirjanpito- ja maksuliikennepalvelut -sivujen rakennetta ja sisältöä suunnitellut Helena Tunttunen kertoo, että sivuille siirrettiin kaikki Heli-intrassa ollut materiaali, mutta uusi järjestelmä mahdollisti tiedostojen järjestämisen käyttäjäystävällisemmin. Esimerkiksi kirjanpidon ohjeet ja lomakkeet löytyvät nyt asiakohtaisten otsakkeiden alta: Adeeko + ohjeet, Kirjanpito lomakkeet, Kirjanpito ohjeet, Kirjanpito poistosuunnitelmat ja Tilipuitteet. Helena Tunttunen kehottaa ohjeita etsiviä myös hyödyntämään Helmen hakutoimintoa, jonka osumatarkkuus on varsin hyvä. Jokaiseen Talpan ohjeeseen on Helmeen vietäessä lisätty ns. metatietoja, jotka helpottavat tiedon löytymistä. Talpan osastojen yhteystiedot ovat Helmi-intrassa hieman suppeammat kuin Helissä. Tämäkin on tietoinen päätös, koska noin neljänsadan talpalaisen yhteystietoja on ollut haastavaa pitää ajan tasalla, kun kuitenkin samaan aikaan vastaavat tiedot löytyvät Merexistä. Lisäksi palveluiden saatavuutta on parannettu mm. ottamalla käyttöön ostolaskujen palvelunumerot, joten henkilötason yhteystietoja ei ole enää tarkoituksenmukaista erikseen ylläpitää. Tämän takia päädyttiin satsaamaan Merex-tietoihin, joita jokainen osasto ylläpitää puhelinvaihdetta ja kaupungin sisäistä puhelinluetteloa varten, kertoo Talpan Helmi-projektin vetäjä Pirkko Tiainen, joka Talpassa vastaa myös puhelinasioista. Talpan Helmi-intran vastuuhenkilöille voi suoraan antaa sivustoon ja niiden sisältöön liittyvää palautetta ja kehitysehdotuksia: Palkanlaskentapalvelut Taloushallintopalvelut n kirjanpito-, M2 ja maksuliikennepalvelut n laskutuspalvelut n Ostolaskupalvelut Talpan pääkäyttäjät ovat Pirkko Tiainen ja Carita Bardakci. seija Björklund, Tuija Johansson, irmeli Mäkitalo, Petra Kättö kati Toikka, Pirkko Tiainen helena Tunttunen, Tea Tuomala, leena Tyystjärvi anita Andsten, Päivi Lahti suvi Nyberg, Jarkko Kujala tiedottaa 1 2010 5
Talpan ostolaskuosaston uudet palvelunumerot SEPA-tiedote Talpan ostolaskuosasto on ottanut käyttöön uudet asiakaspalvelunumerot. Palvelunumeroita on kolme ja ne on jaettu virastoittain. Oman viraston tai liikelaitoksen palvelunumeroon voi soittaa, jos on kysyttävää ostolaskuihin eli Bip:ssä maksettavien laskujen käsittelyyn liittyen. Neuvontaa saadakseen ei siis tarvitse enää etsiä tietyn henkilön yhteystietoja, vaan soittaa suoraan palvelunumeroon. Numerossa vastataan virka-aikana. Puh. 09 310 25613 n hallintokeskus n henkilöstökeskus n kaupunginkirjasto n kaupunginmuseo n kaupunginorkesteri n keskusvaalilautakunta n korkeasaaren eläintarha n kulttuuriasiainkeskus n liikuntavirasto n nuorisoasiainkeskus n Oiva Akatemia n Opetusvirasto n ruotsinkielinen työväenopisto n suomenkielinen työväenopisto n taidemuseo n talous- ja suunnittelukeskus Tyypillisiä ostolaskuihin liittyviä tiedusteluja ovat esimerkiksi: n Onko lasku maksettu? n kenellä lasku on käsiteltävänä? n Bip-varahenkilöasetus on jäänyt tekemättä. Voisitteko asettaa varahenkilön? n mikä on laskutusosoitteemme? n miksi lasku on / ei ole minulla Bip:ssä kierrossa? n Onko Kosti-tilaukseeni liittyen tullut jo lasku? Palvelunumerot palvelevat seuraavasti: n taloushallintopalvelu n tarkastusvirasto n tietokeskus n työterveyskeskus Puh. 09 310 25614 n sosiaalivirasto Puh. 09 310 25615 n asuntotuotantotoimisto n hankintakeskus n kaupunkisuunnitteluvirasto n kiinteistövirasto n metropolilab n pelastuslaitos n rakennusvalvontavirasto n terveyskeskus n tukkutori n Ympäristökeskus Talpan maksuliikenne on alustavasti sopinut toimittajan kanssa, että Maksuliikenne-ohjelma päivitetään sepa-versioksi 20.5.2010. Ne virastot, jotka lähettävät aineistoja pankkeihin Talpan Maksuliikenne-ohjelman kautta, tulee olla omien ohjelmien toimittajiin yhteydessä (elleivät ole sitä jo tehneet) ja sopia sepa-päivitykset. Ennen kuin aineistoja lähetetään sepa-muotoisina, on oltava sähköpostitse yhteydessä maksuliikenneasiantuntija Taina Purhoseen ja sovittava ajankohta, jolloin muutokset tehdään. Maksuliikenne-ohjelmassa voidaan ottaa sepa-lähetykset käyttöön aineisto kerrallaan. Talpan Maksuliikenne-ohjelman sepa-päivitys ei siis aiheuta muutoksia aineistolähetyksiin heti päivityksen jälkeen. Uuteen iso 20022 Xml -pohjaiseen standardiin on siirryttävä 31.12.2010 mennessä, jolloin nykyiset suomalaiset aineistomuodot (ts, lm02, lm03, lum) lakkaavat olemasta standardeja. Pankit voivat kuitenkin erityispalveluna tarjota nykyisiä kansallisia palveluita 31.10.2011 saakka. Tiliotteiden ja viitteiden käsittely pysyvät myös ennallaan. Reskontran ohi maksettavien maksujen osalta, uudessa versiossa on mahdollista edelleen käyttää kansallista pankkitiliä, ohjelma ibanisoi tilit. Talpan maksuliikenne tulee jossain vaiheessa tätä vuotta muuttamaan maksuosoitus-lomaketta siten, että siihen on jatkossa täydennettävä IBan-muotoinen pankkitili, sekä BIC-koodi. Muutoksen jälkeen on maksun saajalta aina muistettava pyytää IBan-muotoinen pankkitili. Tiedotamme virastoja asiasta, kun muutos on ajankohtainen. Nykymuotoinen kotimainen suoraveloitus loppuu lähivuosina. Pankit voivat tarjota asiakkailleen sepa-suoraveloitusta maksupalvelulain astuttua voimaan (Suomessa aikaisintaan 1.5.2010). sepa-suoraveloitus eroaa merkittävästi nykyisestä kotimaisesta suoraveloituksesta ja Suomessa suoraveloitus pyritäänkin korvaamaan e-laskulla. Taina Purhonen maksuliikenneasiantuntija tiedottaa 1 2010 6
Talpan toimintakertomus 2009 Talpan ensimmäinen toimintakertomus ilmestyy viikolla 15. Julkaisu viedään sähköisenä sekä Helmi-intraan että ulkoisille internet-sivuille. Painetun toimintakertomuksen voit tilata lähettämällä pyynnön ja yhteystietosi osoitteella talpa.viestinta@hel.fi. Verkkopalkka Kaupungin kuukausi- ja tuntipalkkaisten palkansaajien palkkalaskelma muutetaan sähköiseksi 1.4.2010 alkaen. Sähköiseen palkkalaskelmaan eli verkkopalkkaan siirtyvät ne palkansaajat, joiden palkkatili on Nordeassa, Sampo Pankissa, Osuuspankki- tai Säästöpankkiryhmässä tai Handelsbankenissa. Lisätietoja verkkopalkasta saa omalta palkanlaskijalta tai Talpan palvelunumerosta 310 64676 arkisin klo 9 11 ja 13 15. Staran kuukausipalkat Talpalle 1.4.2010 alkaen Staran kuukausipalkat lasketaan Talpassa. Talpan hoidettavaksi Starasta siirtyi reilun 350 kuukausipalkkaisen henkilön palkanlaskenta. Staran kuukausipalkkalaisissa on paljon teknisten sopimuksen piiriin kuuluvia, joiden palkanlaskennasta Talpa omaa runsaasti kokemusta ja ammattitaitoa. Siirtoa valmisteltiin yhteistyössä vajaan parin kuukauden ajan. Starasta tiedot tulevat Talpaan pääsääntöisesti skannattuina. Paperisina tulee vain se, mikä tarvitaan alkuperäiskappaleina (verokortit, lääkärintodistukset tarvittaessa jne). Tilinpäätös-kiitos Kiitos kaikille Helsingin kaupungin tilinpäätöksen 2009 tekemiseen osallistuneille. Prosessi kehittyy vuosi vuodelta parempaan suuntaan, silti prosessia on syytä vielä virtaviivaistaa. Sitä teemme jälleen noin vuoden kuluttua. Excel-laskutuslomake Excel-laskutuslomake (ent. Web-lomake) otetaan käyttöön vaiheittain. Ensimmäisenä lomaketta pilotoidaan nuorisoasiainkeskuksen kesäleirien laskutuksella huhtikuusta lähtien. Käyttö laajenee pilotoinnista saatujen kokemusten jälkeen. Jatkossa excel-laskutuslomake korvaa nykyisen manuaalisen laskutuspyyntölomakkeen. Käyttöönottoa puoltaa sen selkeys ja helppokäyttöisyys. Kuluttajan e-laskumäärät kaksinkertaistuneet Kuluttajan e-laskusopimusten määrä on kaksinkertaistunut viime keväästä. Tällä hetkellä laskun suoraan verkkopankkiin saa 16 101 kuntalaista. Talpa on aktiivisemmin markkinoinut kuluttajan e-lasku vasta viime vuodesta lähtien. Ponnistelut ovat tuottaneet tulosta: kuluttajan e-laskuja lähetettiin vuonna 2009 siis yhteensä 16 101 kappaletta, kun vastaava luku vuonna 2008 oli 7 822 kappaletta (nousua 105,8 %). Yrityksille lähetettiin verkkolaskuja vuonna 2009 yhteensä 38 115, mikä oli 12,3 prosenttia enemmän kuin edellisvuonna. Sähköisten laskujen yhteenlaskettu osuus oli kuitenkin vain 5,05 prosenttia laskuista, jotka Talpa olisi voinut toimittaa asiakkaille sähköisinä laskuina. Haastetta riittää tulevillekin vuosille. Työajanseuranta käyttöön Talpalaiset ovat ottaneet käyttöön uuden työajanseurantajärjestelmän. Tukipalveluja lukuun ottamatta työaikaa seurataan jokaisella palvelualueella ja seurantaa tehdään asiakkaittain ja tuotteittain/tehtävittäin. Kullekin käyttäjälle on räätälöity oma seurantasabluuna hieman riippuen osaston palveluista ja asiakkaista. Tavoitteena on saada tarkempaa tietoa eri tehtäviin käytetystä työajasta. Työajanseurannalla halutaan aikanaan tarjota myös Talpan asiakkaille tarkempaa tietoa eri prosessin vaiheista ja niihin kuluvasta työajasta. Tällä taas tavoitellaan läpinäkyvyyttä; asiakas tietää, mitä kukin palvelu maksaa ja mistä tehtävistä /tehtäväkokonaisuuksista kukin tuote koostuu. tiedottaa 1 2010 7
Hyvät yhteistyökumppanit Sähköiset vuosilomaja poissaololomakkeet Hyväkuntoisia huonekaluja tarjolla Talpan muuton jäljiltä jäi Meritaloon suuri määrä hyväkuntoisia toimistohuonekaluja. Niitä ovat kaupungin eri yksiköt jo käyneet noutamassa, mutta yhä olisi tarjolla n mappihyllyjä, vaalea koivu, 120 cm leveä n sermejä, sini-, harmaa-, vaalea- tai vihreätaustaisina, 80 ja 120 cm levyisinä. Määriä ja noutomahdollisuutta voi tiedustella Talpan vahtimestareilta, puh. 310 25118 tai talpa.vahtimestarit@ hel.fi. Uusia prosessiryhmiä Kevään aikana aloittavat työnsä Konsernitilinpäätös- ja Tilikauden aikana tehtävät työt -prosessiryhmät. Ryhmien tehtävänä on päivittää prosessikuvaukset seliteosineen sekä arvioida prosesseihin liittyviä riskejä. Leena Rautakorpea halaamassa Talpan asiakkuuspäällikkö Päivi Turpeinen. Päivi Turpeinen nimitettiin hallintopäälliköksi 1.4. alkaen. Lähes 40 vuotta Helsingin kaupungin palveluksessa kestänyt työurani päättyi 1.4.2010 jäädessäni eläkkeelle. Tänä aikana olen työskennellyt sekä kaupungin keskushallinnossa että useissa virastoissa. Eteeni on tullut paljon uusia haasteita, jotka olen kokenut myönteisinä ja mielenkiintoisina. Keskushallinnossa työskennellessäni olen saanut tuntuman koko kaupungin toimintoihin ja sosiaali- ja terveydenhuollossa olen ollut mukana useiden organisaatiomuutosten toteuttamisessa ja uusien toimintojen kehittämisessä. Runsaat viisi vuotta sitten tuli tilaisuus tarttua vielä uuteen haasteeseen, kun sain olla mukana talke-projektissa, jossa suunniteltiin kaupungin talous- ja henkilöstöhallinnon keskittämistä. Taloushallintopalvelun toiminnan käynnistymisestä eli vuoden 2004 alusta olen omalta osaltani ollut kehittämässä Talpan toimintoja. Vuoden 2009 alusta lukien Talpan valmistautuessa kunnalliseksi liikelaitoksesi tuli lisää uusia mielenkiintoisia tehtäviä ja vastuita. Talpan kolmen muuton organisoiminen ja niistä vastaaminen on tuonut oman vaativan ja jännittävän lisänsä. Talpa-aikani on ollut haasteellista. Työskentely johtokunnan, toimitusjohtajan, kollegojen ja muun henkilöstön kanssa on ollut antoisaa, mistä kiitokset heille. Yhteistyö asiakkaiden ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa on ollut hyvää, haastavaa ja mielenkiintoista. Olen saanut aivan uudenlaista tuntumaa asiakasvirastojen ja useiden muiden yhteistyökumppaneiden toimintaan. Jättäessäni tehtäväni, haluan esittää suuret kiitokset teille yhteistyökumppanit hyvästä yhteistyöstä. Toivotan teille menestystä vaativissa tehtävissänne. Minä aion nauttia täysillä uudesta elämäntilanteestani. Leena Rautakorpi hallintopäällikkö Sähköisten vuosilomalomakkeiden tuotantokäyttö aloitettiin 1.9.2009. Tällä hetkellä sähköisiä vuosilomalomakkeita käyttää n. 5 300 kaupungin kuukausipalkkaista palkansaajaa yhteensä 29 virastossa ja liikelaitoksessa. Käytännössä sähköinen lomahakemus tarkoittaa sitä, että hakija täyttää hakemuksensa sähköisesti ja lähettää sen esimiehelleen hyväksyttäväksi. Hyväksymisen jälkeen tieto siirtyy suoraan HIJAT-tietojärjestelmään. Palvelun tunnisteena toimii henkilökohtainen Helsinki1- lähiverkon verkkotunnus. Palvelu edellyttää esimiestietojen ylläpitämistä ehijat-järjestelmässä, mistä vastaa ao. virasto tai liikelaitos itse. Muiden poissaololomakkeiden toteutusprojekti on käynnissä Talpan, henkilöstökeskuksen ja ohjelmistotoimittaja Logica Oy:n yhteistyönä. Poissaololomakkeet siirretään samaan palveluun vuosilomalomakkeiden kanssa viimeistään syksyllä 2010. Henkilöstöhallinnon sähköistämisprojektin etenemisestä löytyy uusin tieto Talpan Palkanlaskentapalvelut -sivustolta, Helmi-intrasta. Irmeli Mäkitalo Hijat-tiimi tiedottaa 1 2010 8
Viraston M2-yhteyshenkilöt Jos olet unohtanut käyttäjätunnuksesi tai tunnukset eivät toimi, ota yhteyttä virastosi M2-yhteyshenkilöön. Yhteyshenkilölista löytyy Helmi-intrasta, Talpan M2-sivustolta. Asiakasvirastojen ja -liikelaitosten M2- yhteyshenkilöitä palvelee arkisin klo 9 12 M2-palvelunumero (09 310) 70700. Muistathan, että M2-sivustolta Helmiintrasta löytyy kätevä opastusvideo, jossa näytetään matka- ja kulunhallintajärjestelmän toiminnot juuri siten kuin käytännössä tekisit ne itse. Videosta voit katsoa sopivissa pätkissä vain ne asiat, joissa tarvitset opastusta: n Ohjelman käynnistys ja yleisesittely n matkasuunnitelma/matkalasku/pienkululasku n matkaan liittyvät käytännön järjestelyt n liitteiden lisääminen suunnitelmalle/ laskulle n kuittien ja muiden liitteiden lähettäminen skannattavaksi n suunnitelman/laskun tulostaminen n puolto/tarkastus n hyväksyntä n palautetun suunnitelman/laskun korjaaminen n suunnitelman/laskun korjaaminen n Omien suunnitelmien / laskujen selailu n käsittelemiesi suunnitelmien / laskujen selailu n sijaisuuden määrittely n salasanan vaihtaminen Henkilöuutisia Hallinto n Päivi Turpeinen on nimitetty Talpan hallintopäälliköksi 1.4. alkaen. Kirjanpito ja maksuliikenne n Pasi Rauhaniemi aloitti keskuskirjanpidossa kirjanpitopäällikkönä joulukuussa 2009. n Hilkka Malmberg maksuliikenteestä jäi eläkkeelle vuodenvaihteessa 2009 2010. Laskutus Erillispalvelut n sosiaaliviraston pitkäaikaisen laitoshoidon tulosidonnaisten hoitomaksujen valmistelu ja atj-järjestelmään liittyvät tallennustehtävät on siirretty Talpan laskutuksesta sosiaalivirastoon. Tehtävien ohella sosiaalivirastoon siirtyi kuusi henkilöä. Organisaatiouudistus astui voimaan helmikuun alussa ja taloussihteerit muuttivat Kallion virastotaloon maaliskuussa. terveyskeskuksen pitkäaikaisen laitoshoidon tulosidonnaisten hoitomaksujen valmistelu jää edelleen Talpan laskutuksen erillispalveluiden hoidettavaksi. Ostolaskut n taloussihteeri Saila Nevalainen on siirtynyt täsmäytys- ja kierrätys iii -palvelualueelta kirjanpidon siirrot ja oikaisut -palvelualueelle. n taloussihteeri Pekka Sarniola on siirtynyt sosiaaliviraston palvelukseen ja on Talpasta työlomalla 1.3. 31.12.2010. n taloussihteeri Ritva Kahi on vuosilomalla 4.3. 23.5.2010. Ritva palaa töihin 24.5. 31.5.2010, jonka jälkeen hän siirtyy 1.6.2010 lukien eläkkeelle. Palkanlaskenta Palvelualue 1 n Hannele Hakola on 1.1.2010 alkaen vakinaistettu palkkasihteerin tehtäviin. n 1.1.2010 alkaen ruotsinkielisen lasten päivähoidon palkanlaskenta ja palvelusuhdeasiat siirtyivät palvelualue 3:lta palvelualue 1:n hoidettavaksi, joka aiemmin hoiti vain suomenkielistä lasten päivähoitoa. Palvelualue 10 n Emmi Huttunen aloitti palkkasihteerinä 22.3.2010. Emmin tehtäviin kuuluu 1.4.2010 Talpan hoidettavaksi tulevat Staran kuukausipalkat. Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Internetissä l www.hel.fi/talpa tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, 00099 Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, 00500 Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Kati Toikka, Pirkko Tiainen Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi Vuoden 2010 Talpa tiedottaa -asiakastiedotteen ilmestymiskerrat l Nro 2, vko 24 l Nro 3, vko 38 l Nro 4, vko 48 tiedottaa 1 2010 9
Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 2 17.6.2010 Lukijalle... 1 Miten Talpa varmistaa talous- ja palkkahallinnon osaamisen nyt ja tulevaisuudessa?... 2 LASKE-hankkeen valmisteluvaiheen projektit päätökseen.3 Sähköiset poissaololomakkeet käyttöön 1.9.2010... 4 Taloushallintopalvelun kassoilla (Kallion virastotalossa) ajoittain ruuhkaa... 4 Kevään asiakastapaamiset pidetty... 5 Henkilöstöraportti 2009... 6 Excel-syöttölomake käytössä laskutuksessa... 6 Hankinnasta maksuun -prosessi arvioidaan... 7 Ajankohtaista... 8 Konttori27:n ovet avoinna 5.5... 9 Hyvää kesää!... 10 TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE Tuottavuutta ja laatua osaamisen kehittämisellä Julkishallinnon tuottavuuden nostaminen on tämän hetken yksi kuumista puheenaiheista. Myös Helsingin kaupungin talouden ja toiminnan suunnittelussa korostetaan tuottavuuden kasvattamiseen tähtääviä toimenpiteitä ja tuottavuuden kehittymisen seurantaa. Talpassa tuottavuutta seurataan tuottavuusmatriisilla, jossa tekijöinä on työn tuottavuutta, toiminnan taloudellisuutta ja vaikuttavuutta mittaavia osia. Vuonna 2008 tehtiin vertailututkimus kuuden suurimman kaupungin taloushallinnon palvelukeskusten kesken. Tässä tutkimuksessa Talpa pärjäsi tuottavuudessa hyvin sijoittuen toiseksi. Tutkimuksessa pyrittiin määrittelemään prosessit mahdollisimman yhteismitallisiksi. Tutkimuksessa ei kuitenkaan riittävästi kartoitettu palvelukeskusten asiakkaan päässä tehtävää työtä, jotta kaupunkien talous- ja palkkahallinnon kokonaisvertailu olisi ollut luotettava. Markkinoille on tulossa uusi toimija eli valtakunnallinen kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus. Sen on tarkoitus aloittaa toimintansa jo vuoden 2011 alussa. Uudesta palvelukeskuksesta tullee hyvä vertailukohde Talpalle edellyttäen, että työnjako palvelukeskusten ja niiden asiakkaiden välillä on yhdenmukainen. Mikä sitten on Talpassa riittävä tuottavuuden tavoitetaso kussakin prosessissa? Kuten sanottua, tavoitteen asettamiseen vaikuttaa merkittävässä määrin asiakkaiden ja Talpan välinen työnjako. Ennen kuin L U K I J A L L E lopullista tuottavuustavoitetta voidaan edes asettaa, on löydettävä yhteisymmärrys siitä, mikä on asiakkaan ja Talpan välinen optimaalinen työnjako. Jos asiaa tarkastellaan vain Talpan tai asiakkaan eikä koko kaupungin näkökulmasta, on vaarana joutua tilanteeseen, jossa kaupungin kokonaisetu ei toteudu. Helsingissä on tänä keväänä keskusteltu erityisesti tilauksesta maksuun -prosessin toimintatavoista ja työnjaosta. Työnjaosta sovittaessa on aina pidettävä mielessä prosessin yksinkertaisuus ja luotettavuus. Kukin prosessin osa tehdään siellä, missä tieto syntyy ja on käytettävissä. Muunlainen työnjako johtaa epätaloudelliseen lopputulokseen ja virheiden määrän kasvamiseen. Rinnan tuottavuuden parantamisen kanssa satsaamme palvelujen laadun kehittämiseen. Palvelujen laatu, samoin kuin tuottavuus, ovat sidoksissa osaamiseen ja sen kehittämiseen tulevaisuuden tarpeet huomioiden. Strategiat ovat olleet pohjana sekä Talpan kehittämissuunnitelmalle että tästä johdetulle koulutussuunnitelmalle. Uusia osaamistarpeita syntyy, kun asiakaskunta laajenee ja uusia tietojärjestelmiä otetaan käyttöön. Syksyllä odottavat taas yhteiset uudet haasteet, näistä mittavimpana laskentajärjestelmän suunnittelu- ja toteutusprojekti. Kerätään siihen voimia nauttimalla Suomen kauniista kesästä. Toivotan kaikille Talpan asiakkaille ja yhteistyökumppaneille antoisaa ja virkistävää kesää. Tuula Jäppinen toimitusjohtaja helsingin kaupungin kuvapankki / comma images
Miten Talpa varmistaa talous- ja palkkahallinnon osaamisen nyt ja tulevaisuudessa? Talpan toiminnan tavoitteena on tuottaa tehokkaita ja laadukkaita talousja palkkahallinnon palveluja yhtenäisin toimintatavoin ja järjestelmin, mikä mahdollistaa asiakkaiden keskittymisen omiin ydinprosesseihinsa. Tehokkuuden ja palvelujen laadun varmistamiseksi tarvitaan osaava ja oikein mitoitettu henkilökunta. Talpan visiona on Olla toimialan arvostetuin osaaja ja kumppani. Visiossaan Talpa sitoutuu jatkuvaan osaamisen kehittämiseen, mikä edellyttää ennakointia ja suunnitelmallisuutta. Yksi Talpan strategisista tavoitteista on osaava, oikein mitoitettu ja sitoutunut henkilöstö. Osaamista kehitetään asiakaslähtöisesti Talpan palvelutuotanto perustuu pitkälti talpalaiseen osaamiseen, jonka ylläpidosta ja kehittämisestä huolehditaan osaamisen kehittämis- ja koulutussuunnitelman sekä henkilökohtaisten kehittymistavoitteiden avulla. Myös pitkän tähtäimen henkilöstösuunnittelun tavoitteena on varmistaa strategian mukaisen toiminnan edellyttämä osaaminen ja henkilöstömäärän kehitys kymmenen vuoden aikavälillä. Henkilöstösuunnitelma ja osaamisen kehittäminen ovat kiinteässä yhteydessä toisiinsa: osaamisen johtamisella pystytään vaikuttamaan sekä määrälliseen että laadulliseen henkilöstötarpeen ennakointiin, kertoo Talpan henkilöstöpäällikkö Suvi Tiilikainen. Osaamisen kehittäminen vaikuttaa työnhallintaan, mikä puolestaan lisää työhyvinvointia ja -motivaatiota sekä viime kädessä myös työn tuloksellisuutta. Talpan osaamistarpeet on johdettu suoraan strategisten tavoitteiden edellyttämästä osaamisesta. Lähtökohtana olivat nimenomaan toiminnan tavoitteet, joiden toteutumista osaamisen kehittämisellä Talpassa halutaan tukea. Perinteisen, yksilökohtaisen osaamiskartoituksen sijaan osaamisen kehittämisen painopisteet löydettiin hyödyntämällä tietoja ja tuloksia mm. itsearvioinneista, asiakaskyselyistä, tyhy-kyselyistä, kehityskeskusteluista ja aiemmin tehdyistä osaamiskartoituksista, toteaa Tiilikainen. Yhdessä esimiesten kanssa Talpassa toteutettiin vuonna 2008 itsearviointi, jonka tuloksena yhdeksi parantamisalueeksi nostettiin henkilöstön osaamisen tukeminen ja kehittäminen vuorovaikutteisesti esimiesten kanssa. Tärkeänä viestiväylänä toimii hyvin valmisteltu ja toteutettu tulos- ja kehityskeskustelu. Talpassa on periaatteena, että osaamisen kehittäminen on osa jokaisen talpalaisen kehityskeskustelua ja sen yhteydessä tehtävää henkilökohtaista kehittymissuunnitelmaa, kertoo Tiilikainen. Lähes kaikki Talpan lähiesimiehet ovat osallistuneet Oiva Akatemian järjestämään kehityskeskustelu-valmennukseen. Osaamisen kehittämistä on vahvistettu myös perustamalla osaamisen kehittämisen työryhmä, johon kuuluu jäseniä kaikilta osastoilta ja organisaation eri tasoilta. Ryhmän tehtävänä on koordinoida ja seurata osaamisen kehittämistä Talpassa. Tiilikainen kertoo, että työryhmä käsittelee yhdessä mm. kaikkien osastojen vuosittaiset koulutussuunnitelmat ennen johtoryhmäkäsittelyä. Ryhmän työskentelyn tavoitteena on myös jakaa hyviä käytäntöjä esimerkiksi perehdyttämiseen ja työssäoppimiseen liittyen. Muutokset heijastuvat osaamistarpeeseen Talpan toimintaympäristö muodostuu Helsingin kaupunkikonserniin kuuluvista orga- tiedottaa 2 2010 2
Henkilöstön osaaminen nisaatioista. Asiakaskunta on laaja (31 virastoa ja 6 liikelaitosta) ja asiakkaiden toiminnot erilaisia. Talpan toimintaympäristöön vaikuttavat asiakaskunnassa tapahtuvat jatkuvat muutokset, kuten kaupungin toimintojen organisaatiomuutokset sekä asiakkaiden uudet toiminnot ja tietojärjestelmät. Myös Talpan asiakkaiksi tulevat uudet liikelaitokset tai tytäryhteisöt edellyttävät perusteellista toiminnan suunnittelua. Kaikki muutokset edellyttävät osaamisen varmistamista, jotta Talpa pystyy hoitamaan menestyksellisesti tehtävänsä. Osaamisen ennakoinnin lisäksi on huolehdittava jo olemassa olevan ydinosaamisen ylläpidosta, sanoo Tiilikainen. Ydinosaamisilla tarkoitetaan niitä keskeisiä tekijöitä, joiden varassa organisaation suorituskyky on. Talpan ydinosaamiset voidaan ryhmitellä viiteen eri osa-alueeseen: Asiantuntijuus ja ammatillinen osaaminen n Järjestelmäosaaminen n prosessiosaaminen n projektiosaaminen n vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot Henkilöstöpäällikkö Tiilikainen painottaa, että edellä mainitut osa-alueet koostuvat monesta erilaisesta osaamisesta. Yhteistä koko Talpan tasolla on taloushallinnon eri toimintojen asiantuntijuuden korostuminen. Asiantuntijuus pitää sisällään sekä kokonaisuuden hahmottamisen että tehtävien edellyttämät erityisosaamiset. Kokonaisuuden hallintaan kuuluu myös kaupungin organisaation ja asiakkaiden toiminnan tuntemus. Parempaa asiakaspalvelua Talpan osastot ovat listanneet asioita, jotka ne kokevat tärkeimmiksi henkilöstön osaamis- ja kehittämishaasteiksi: n asiakkaiden toiminnan tuntemus n asiakaspalvelutaidot n kirjanpidon perusosaamisen merkitys koko henkilöstön osalta n syvällinen kirjanpito-osaaminen tietyissä asiantuntijatehtävissä n vero- ym. lainsäädännön syvällinen osaaminen n Tietojärjestelmien kehittäminen ja tehokas hyödyntäminen n vuorovaikutustaidot n projektityöskentelyn ja projektien johtamisen osaaminen n monikulttuurisuuden huomioiminen n pääkaupunkiseudun yhteistyön osaaminen n kustannustietoisuus n ongelmanratkaisutaidot (helpdeskpalvelut) n konsultoiva työote n kielitaito n asiakkuuksien johtamiseen liittyvä osaaminen n Rekrytointiosaaminen n viestintäosaaminen keelle siirtyvien mukana poistuu suuri määrä osaamista, ellei asiaa suunnitella ja ennakoida, sanoo Tiilikainen. Tämän takia Talpan osaamisen kehittämissuunnitelmassa linjattiin, että työssä oppiminen ja kehittyminen on mahdollista toteuttaa ottamalla käyttöön erilaisia työssäoppimisen välineitä kuten esimerkiksi työkierto, sijaisuuksien hoitaminen, erityistehtävät, projektiosallistuminen tai perehdyttäjänä toimiminen. Nämä toimet omalta osaltaan tukevat osaamisen ja hiljaisen tiedon siirtämistä. Oman haasteensa osaamisen hallinnalle asettaa Talpan henkilöstön ikärakenne: 50 59-vuotiaiden osuus henkilökunnasta on 40 prosenttia. Lähivuosien aikana eläkn Talpalaisista 66 % on joko keskiasteen tai alimman korkea-asteen koulutus n Talpan suurimmat ammattiryhmät ovat palkkasihteerit (159) ja taloussihteerit (156) n eri tehtävänimikkeitä on käytössä yhteensä 37 n Talpan henkilöstön keski-ikä on 50,2 vuotta n vakinaisesta henkilökunnasta 45 % saavuttaa eläkeiän vuosina 2010 2020 n Talpan henkilöstö osastoittain 31.5.2010 (voimassa olevat palvelussuhteet): Osasto Henkilöitä Kirjanpito ja maksuliikenne 46 Laskutus 71 Ostolaskut 84 Palkanlaskenta 194 Hallinto 17 Talpa yhteensä 412 LASKE-hankkeen valmisteluvaiheen projektit päätökseen Maaliskuussa 2009 alkanut laskehankkeen valmisteluvaiheen viimeisenä vaiheena ollut kilpailutusprojekti saatiin päätökseen. Rahoitusjohtaja teki hankintapäätöksen laskentajärjestelmän toimittamisesta perjantaina 4. kesäkuuta 2010. Tulevan kesän aikana valmistellaan hankintaan, organisoitumiseen ja toimeenpanoon liittyviä asioita kuten hanketoimiston kokoonpanoa, tietoliikenneyhteyksiä ja muita teknisiä asioita. Syyskuussa alkaa toteutus eli toimeenpanovaihe. Edessä on työntäyteinen syksy ja ensi vuosi. laske on yhteinen ponnistus, johon tarvitaan kaikkia Helsingin kaupungin virastoja ja liikelaitoksia. Lauri Mattila tietohallintopäällikkö tiedottaa 2 2010 3
Sähköiset poissaololomakkeet käyttöön 1.9.2010 Sähköisten poissaololomakkeiden tuotantokäyttö aloitetaan syyskuun alussa. Tämän jälkeen sekä vuosilomat että kaikki muut poissaolot voidaan käsitellä sähköisesti HR-työpöytäpalvelussa. Sähköisten vuosilomalomakkeiden tuotantokäyttö aloitettiin Helsingin kaupungilla 1.9.2009. Tällä hetkellä vuosilomalomakkeita käyttää noin 5 600 kaupungin kuukausipalkkaista palkansaajaa yhteensä 28 virastossa ja liikelaitoksessa. Hakija tekee hakemuksensa sähköisesti ja lähettää sen esimiehelleen hyväksyttäväksi. Hyväksymisen jälkeen tieto siirtyy suoraan hijat-tietojärjestelmään. Palvelun tunnisteena toimii henkilökohtainen Helsinki1 -lähiverkon verkkotunnus, eikä erillisiä käyttäjätunnuksia ja salasanoja tarvita. Palvelu edellyttää esimiestietojen ylläpitämistä ehijat-järjestelmässä ja tästä vastaa ao. virasto tai liikelaitos. Muut poissaololomakkeet siirretään samaan sähköiseen HR-työpöytäpalveluun 1.9.2010 alkaen, jolloin virastot ja liikelaitokset voivat ottaa ne käyttöön. Henkilöstökeskuksessa, kaupunkisuunnitteluvirastossa, Talpassa ja ympäristökeskuksessa otetaan sairausloma/tapaturma-, kuntoutus- ja perhevapaalomakkeet käyttöön kuitenkin jo kesäkuun aikana. Irmeli Mäkitalo erityissuunnittelija Taloushallintopalvelun kassoilla (Kallion virastotalossa) ajoittain ruuhkaa Taloushallintopalvelun kassat (os. Toinen linja 4 A) palvelevat suurta määrää kuntalaisia. Tiettyjen maksupäivien takia kassoilla voi ajoittain olla ruuhkaa. Kassat palvelevat arkipäivisin kello 8.15 16. Loppuvuoden kiireisimmät päivät ovat etukäteen tiedossa. Jos et halua jonottaa, vältäthän paikan päällä asiointia seuraavina päivinä: Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu 28.6. 1.7. 2.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 29.6. 2.7. 3.8. 2.9. 4.10. 2.11. 2.12. 30.6. 5.7. 4.8. 6.9. 5.10. 4.11. 3.12. 6.7. 5.8. 7.9. 11.10. 5.11. 7.12. 12.7. 12.8. 10.9. 12.10. 11.11. 10.12. 13.7. 13.8. 13.9. 14.10. 12.11. 13.12. 15.7. 16.8. 15.9. 15.10. 15.11. 15.12. 16.7. 17.8. 16.9. 27.10. 16.11. 16.12. 28.7. 27.8. 27.9. 28.10. 26.11. 29.7. 30.8. 28.9. 29.10. 29.11. 30.7. 31.8. 29.9. 30.11. 30.9. Lisätietoja antaa palveluvastaava Tuula Autio Talpasta, sähköpostitse tai puhelimitse puh. 09 310 25171. tiedottaa 2 2010 4
Kevään asiakastapaamiset pidetty Talpan uuden asiakkuudenhoitomallin (ks. Talpa tiedottaa 4/2009) mukaisesti tänä keväänä pidettiin sekä asiakkuuden johtoryhmiä että prosessien seurantaryhmiä. Kevään aikana kokoontui kahdeksan asiakkuuden johtoryhmää ja yhteensä kymmenen eri viraston kanssa pidettiin 18 seurantakokousta. Asiakasvirastojen ja liikelaitosten yhteyshenkilöiltä kysyttiin tänä vuonna etukäteen, mikä oli heidän toiveensa tapaamistiheyden ja -ajankohdan suhteen. Osa asiakkaista halusi pitää seurantakokouksen erikseen jokaisesta prosessista, osa taas yhdistettynä, jolloin talous- ja palkkahallinnon prosessiasioita käsiteltiin samassa kokouksessa. Tapaamiset jatkuvat syksyllä samalla konseptilla, kertoo hallintopäällikkö Päivi Turpeinen. Vuoden lopussa arvioidaan, miten uusi asiakkuudenhoitomalli on toiminut. Tavoitteena on edetä asiakkaiden tarpeiden ehdoilla myös tapaamisiin liittyen. Varsinaiset sopimusneuvottelut ja sopimusten allekirjoitukset toteutetaan erikseen ja yhteisesti sovitulla tavalla. Aina sopimuksen teko ei välttämättä vaadi tapaa- mista, vaan asia hoituu sähköpostitse asianosaisten välillä. Helmi-intraan asiakaskohtaisia työtiloja Suunnittelemme Helmi-intran työtilojen hyödyntämistä asiakasyhteistyössä, sanoo Turpeinen. Olemme Ksv:n kanssa sopineet, että lähdemme heidän kanssaan kokeilemaan työtiloja tässä tarkoituksessa. Työtilaan liitetään Ksv:stä ja Talpasta talous- ja palkkahallintoasioissa yhteistyötä tekevät henkilöt, kuten esimerkiksi sopimusyhteyshenkilöt ja prosesseista vastaavat. Asiakaskohtaiset työtilat tarjoavat tehokkaan ja luotettavan kanavan jakaa ja tallentaa tietoa. Sinne voidaan viedä esimerkiksi aina voimassa olevat sopimukset, jolloin sama dokumentti on jatkuvasti kaikkien asianosaisten saatavilla, eikä tulostettuna jonkun mappiin. Myös Talpan osastopäälliköillä ja palveluvastaavilla on pääsy työtiloihin. Prosessin omistajina osastopäälliköt vastaavat oman prosessinsa kehittämisestä ja toimivuudesta yhdessä asiakkaiden prosessivastuuhenkilöiden kanssa. Tässä on yhteisen tiedon jakaminen ja säännöllinen kommunikointi tärkeää, korostaa Päivi Turpeinen. Asiakkuuden johtoryhmä n kokoontuu kerran vuodessa n virastosta/liikelaitoksesta: päällikkö, sopimusvastuuhenkilö ja prosessivastaavat n Talpasta: toimitusjohtaja, palvelupäälliköt ja asiakkuusvastaava Asiakkuuden seurantaryhmä n kokoontuu vähintään kerran vuodessa, tarvittaessa useammin n virastosta/liikelaitoksesta: prosessivastuuhenkilö(t) ja -asiantuntija(t) n Talpasta: palvelupäälliköt, palveluvastaavat ja prosessiasiantuntijat tiedottaa 2 2010 5
Henkilöstöä koskevat tiedot koottu yksiin kansiin Henkilöstöraportti 2009 Henkilöstökeskus on julkaissut Helsingin kaupungin henkilöstöraportin vuodelta 2009. Henkilöstöraportti julkaistaan vuosittain hallintokeskuksen, henkilöstökeskuksen, työterveyskeskuksen ja Talpan yhteistyönä. Henkilöstöraportin julkaisuvastuu on henkilöstökeskuksessa ja raportin tietoja tuottavat henkilöstökeskuksen lisäksi työterveyskeskus, Helsingin Energia ja Talpa. Henkilöstöraportin sisällöntuottamista ohjaa henkilöstökeskuksen vetämä ohjausryhmä, jonka toimintaan osallistuvat työnantajan ja työntekijäjärjestöjen edustajat. Henkilöstöraportin tietosisältöä kehitetään henkilöstöraporttityöryhmässä, jossa on myös Talpan edustus. Henkilöstöraportin laatiminen aloitetaan vuosittain syksyllä, jolloin sovitaan raportin sisällöstä ja aikataulusta. Pääkaupunkiseudun kuntien yhteistyönä sovitaan raportissa julkaistavat Helsingin, Espoon ja Vantaan vertailukelpoiset kuntatunnusluvut. Talpassa kootaan henkilöstöraportissa julkaistavat henkilöstön määrää, rakennetta ja työpanosta kuvaavat tilastot. Tilastotuotantoon Talpassa käytetään pääkaupunkiseudun kuntien yhdessä ylläpitämää henkilöstötietojärjestelmän raportointiohjelmistoa. Kari Kallio järjestelmäpäällikkö Excel-syöttölomake käytössä laskutuksessa Manuaalisista laskutuspyynnöistä ja tietojen tallentamisesta kahteen kertaan päästään vähitellen eroon: excel-syöttölomakkeella tiedot voidaan siirtää virastosta sähköisesti Talpan laskutukseen ja Pro elaskutusjärjestelmään. Excel-syöttölomake on 8.4.2010 alkaen ollut käytössä nuorisoasiankeskuksessa. Huhti-toukokuun aikana olemme laskuttaneet jo satoja laskuja, joiden tiedot on toimitettu meille excel-syöttölomakkeella. Näin prosessi on sujuvoitunut oleellisesti: laskutuksen perustiedot on tallennettu nuorisoasiainkeskuksessa excel-syöttölomakkeelle, excel-tiedosto on lähetetty (nyttemmin salasanalla suojattuna) Talpan laskutukseen ja laskutuksessa tiedot on sisään luettu suoraan Pro elaskutusjärjestelmään. Tietojen uudelleen tallennuksesta Talpassa on siis kokonaan voitu luopua! Excel-syöttölomakkeen käyttöönotto on helppoa, koska excel-taulukon täyttäminen on meistä useimmille entuudestaan tuttua. Haasteena syöttölomakkeen käytössä onkin laskutustietojen huolellinen tallentaminen, sillä taulukkopohjassa ei ole mitään tarkistustoimintoja tietojen oikeellisuuden suhteen. Mahdolliset virheet ilmenevät vasta tietojen sisään luvun yhteydessä, jos silloinkaan. Huolellisuutta edellytetään myös siinä, että samassa tiedostossa voi lähettää vain yhden laskulajin laskutusmateriaalia kerrallaan. Mutta toisaalta, huolellisuuttahan edellytettiin manuaalisten laskutuspyyntöjenkin kanssa! Nuorisoasiainkeskuksen kanssa karikot vältettiin ja excel-syöttölomakkeen käytössä ei ole ollut ongelmia kiitos tästä viraston omalle käyttöönoton panostukselle. Laskutuksen tarjoaman perehdytyksen, diasarjan ja yleisohjeen lisäksi nuorisoasiainkeskuksessa laadittiin oma ohje excel-syöttölomakkeen käyttäjille. Tästä oli varmasti paljon apua. Tällä hetkellä excel-syöttölomaketta käytetään myös suomenkielisessä työväenopistossa ja sosiaalivirastossa. Käyttöönottoa suunnitellaan myös Työterveyshuollon kanssa. Viikolla 23 excel-syöttölomaketta esiteltiin Myynnistä suoritukseen -prosessivastuuhenkilöiden tapaamisessa. Lisätietoja excel-syöttölomakkeesta ja järjestettävistä demotilaisuuksista: järjestelmävastaava Mervi Råman, puh. 310 25306 Elina Tirkkonen palvelupäällikkö n Talpan laskutuksessa luotiin vuonna 2009 virastojen lähettämien manuaalisten laskutuspyyntöjen perusteella 31 950 laskua. n vuoden 2010 sopimuksissa manuaalisia laskuja on asiakasvirastoille myyty 15 536 kpl. n vuonna 2010 manuaalisen laskun hinta 22,50, elektronisen laskun hinta 4,70. n Tavoite 2011: Sähköisten laskutustoimeksiantojen osuus 99 %. tiedottaa 2 2010 6
Hankinnasta maksuun -prosessi arvioidaan Talpan hankinnasta maksuun -prosessi pitää sisällään kaupungille hankittavien tavaroiden ja palvelujen tilaamista, sopimusten tekemistä, menojen kirjauksia ja ostolaskujen käsittelyä eli niiden tarkastamista, hyväksymistä ja maksamista. Prosessi on kallis taloushallinnon prosessi: se on monivaiheinen, se vaatii osaamista ja siinä on yhdenkin tapahtuman osalta useita toimijoita. Hankinnasta maksuun -prosessiin kohdistuu useita vaatimuksia, joista eräs keskeinen on riskienhallinnan näkökulma. Prosessissa käsitellään huomattava määrä kaupungin rahaa, joka maksetaan tavaran tai palvelun toimittajalle. Hankinnasta maksuun -prosessiin osallistuu Talpan asiakasorganisaatioissa vähintään 6 000 kaupungin työntekijää, joten myös siihen käytettävä aika on kokonaisuudessaan merkittävä. Tavoitteena sähköisyys ja yhtenäisyys Hankinnasta maksuun -prosessia on kehitetty voimakkaasti vuodesta 2004 alkaen. Silloin määriteltiin prosessin tavoitteet, joista keskeisimmät olivat prosessin sähköistäminen ja yhtenäisten toimintatapojen käyttöönotto. Lähtökohtana olivat asiakasorganisaatioiden käytännöt, joita sovellettiin aluksi mahdollisuuksien mukaan palvelukeskusympäristössä. Vuonna 2005 käyttöönotettu ostolaskujen sähköinen käsittelyjärjestelmä Bip eli Basware ip ja vuonna 2007 käyttöönotettu sähköinen tilausjärjestelmä Kosti eli Basware pm ovat luoneet edellytykset prosessin sähköistämiselle. Asiakkaan ja Talpan välinen työnjako määriteltiin vuonna 2005, mutta sitä ei koskaan saatu vietyä täysin käytäntöön. Vuonna 2008 Talpan ja asiakasvirastojen yhteinen prosessiryhmä määritteli prosessin tavoitteita ja teki työnjakoon linjaukset, joita on sovellettu vuoden 2009 helmikuusta alkaen. Nykyisessä muodossaan hankinnasta maksuun -prosessia ei voida pitää sisällöltään kaikkien alkuperäisten tavoitteiden mukaisena. Prosessissa on vaihtelua asiakkaittain ja laskutyypeittäin eikä työnjaossa ole päästy yhdenmukaisiin käytäntöihin. Sähköisten järjestelmien kaikkia mahdollisuuksia mm. prosessin turvallisuuden varmistamiseksi ei ole voitu hyödyntää. Asetelma uusiksi vuonna 2009 Talpa aloitti kunnallisena liikelaitoksena vuoden 2009 alusta, mikä muutti asetelmaa tilaaja tuottaja-mallin mukaiseksi. Tämä mahdollistaa sen, että Taloushallintopalvelu -liikelaitoksen omistaja eli Helsingin kaupunki voi uudessa roolissaan tilaajana määritellä, millaisen hankinnasta maksuun -prosessin se haluaa. Talpa ja sen omistajaa edustava talousja suunnittelukeskus ovat perustaneet työryhmän, joka arvioi prosessin nykytilan ja määrittelee sille kaupungin kokonaisedun mukaisen tavoitetilan. Hankinnasta maksuun -prosessi vaatii jatkossakin resursseja sekä asiakkaalta että Talpalta. Kokonaisuutta arvioitaessa tavoitteena on määritellä paras käytäntö ja ideaali työnjako esimerkiksi tiliöinnin osalta. Samanaikaisesti toisessa työryhmässä käydään läpi prosessissa riskienhallinnan näkökulmasta havaittuja puutteita ja arvioidaan mahdollisia muutostarpeita mm. tilausten käsittelyssä ja ostolaskujen tarkastus- ja hyväksymiskäytännöissä. Työryhmät saavat työnsä valmiiksi syksyn aikana. Työn tuloksista tiedotetaan loppuvuoden aikana sekä kirjallisesti että järjestämällä hankinnasta maksuun -prosessin yhdyshenkilöille tiedotus- ja keskustelutilaisuus. Harri Numminen palvelupäällikkö tiedottaa 2 2010 7
Arvonlisäverokannat nousevat heinäkuun alussa Arvonlisäverokannat nousevat Suomessa 1.7.2010 lukien yhdellä prosenttiyksiköllä. Yleinen 22 %:n verokanta nousee 23 %:iin ja alennetut verokannat nousevat siten, että 12 %:n verokanta nousee 13 %:iin ja 8 %:n verokanta 9 %:iin. Lisäksi tarjoilupalveluihin aletaan soveltaa 13 %:n verokantaa yleisen verokannan sijasta. 1.7.2010 lukien voimaan tulevat myös päästöoikeuksien käännetty verovelvollisuus sekä matkatoimistopalvelun veron perusteen laskentatavan tekninen muutos. Verokannat 1.7.2010 lähtien Suoritettava arvonlisävero on verokannan osoittama prosenttimäärä veron perusteesta eli verottomasta hinnasta. Suomessa on käytössä yleisen verokannan lisäksi kaksi alennettua verokantaa. 1.7.2010 lukien yleinen verokanta on 23 %. Tuotteeseen sovelletaan yleis- Kirjanpidon tapahtumien oikaisumuistiot Kirjanpitoon syntyy tapahtumia palkoista, laskutuksesta, ostolaskuista, maksuliikenteestä sekä kirjanpidosta. Jotta tietäisit kenelle lähetät kirjanpitoa oikaisevat korjauspyynnöt ja/ tai korjausmuistiot, olemme keränneet alla olevaan taulukkoon yleisimmät tositelajit ja osoitteet, joihin ne lähetetään tallennettavaksi Talpassa: Tositelaji Korjausmuistion tositelaji Lähetä korjausmuistio talpaan 29 ostolaskut R4-XXxxxxx Talpa ostolaskut, muistiot, pl 246 6A palvelukassat m4-20xxxxx Talpa maksuliikenne, pl 234 6K maksuliikenne m4-20xxxxx Talpa maksuliikenne, pl 234 EF ProE yleislaskut l4-xxxx Talpa laskutus, pl 235 FF Päivähoitolaskut l4-xxxx Talpa laskutus, pl 235 17 kk-palkat p4-xxxxxxx Talpa palkat, pl 231 18 tuntipalkat p4-xxxxxxx Talpa palkat, pl 231 19 palkkiot p4-xxxxxxx Talpa palkkiot, pl 231 k4-xxxxxxx Talpa kirjanpito, pl 232 tä verokantaa, ellei arvonlisäverolaissa ole toisin säädetty. Aiheesta lisää tiedotteessa Arvonlisäverokantojen muutos 1.7.2010, joka löytyy Helmiintrasta: Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Kirjanpitopalvelut > Kirjanpidon ohjeet ja lomakkeet Linkki tiedotteeseen Tilaisuuksia Virastojen ja liikelaitosten henkilöstöpäälliköille ja HR-tukihenkilöille järjestetään elo-syyskuun vaihteessa infotilaisuus, jossa esitellään sähköisten poissaololomakkeiden haku- ja hyväksymismenettely. Tarkemmasta ajankohdasta tiedotetaan mm. Talpan Helmi-intran sivuilla. Nimityksiä Maksuliikenne Maksuliikennesihteeri Silpa Leppänen aloitti 20.5.2010, hän hoitaa opetusviraston maksuliikennettä. Talousarvion toteutumisennusteen laadinta-aikataulua aikaistettu Talousarvion 2. toteutumisennusteen laadintaaikataulua on aikaistettu. Ennusteen tulee olla Talpan Business Planningissa 29.7.2010 klo 16 mennessä. Talpan BP:n 2. ennusteen syöttöpohjat avataan viikolla 24. Toteumapäivitykset tehdään 16.6. ja uudelleen 6.7.2010. Ennusteen syöttöön on saatavilla teknistä tukea viikon 27 loppuun saakka. Lisätietoja: järjes- telmävastaava Pirkko Pakarinen, sähköpostitse tai puhelimitse, puh. 09 310 25270. Laskut maksettava myös loma-aikana varahenkilöasetukset käyttöön BIP:ssä Kesälomien lähestyessä on tärkeää muistaa, että ostolaskut on tarkastettava ja hyväksyttävä myös lomien aikana. Lomalle lähtijä asettaa itselleen Bipjärjestelmään varahenkilön, joka tarkastaa tai hyväksyy laskut lomailijan poissaolon aikana. Varahenkilöksi asetettu henkilö huolehtii vastaavasti varahenkilön asettamisesta oman lomansa ajaksi, mikäli loma-ajat näin edellyttävät. Varahenkilöä asetettaessa on muistettava ottaa asetus myös käyttöön laittamalla rasti käytössä -ruutuun. Ohje varahenkilön asettamisesta löytyy myös Miten-videon hakemistosta: Bip-järjestelmän etusivu, vasen reuna, alimmainen painike. M2-matkalaskut 2 kk:n sääntö voimassa myös kesällä Muistathan, että noudatamme 2 kuukauden sääntöä eli matkalaskun maksamisen edellytyksenä on, että käsittelet ja lähetät matkalaskusi tarkastajalle/ hyväksyjälle viimeistään 2 kuukauden kuluessa matkasta (KVTES 24 ). Ennen kaikkea olisi hyvä, että käsittelet matkaennakolliset matkalaskusi ennen kesälomalle lähtöä. tiedottaa 2 2010 8
Konttori27:n ovet avoinna 5.5. T alpa muutti vuodenvaihteessa uusiin toimitiloihin Sörnäisten rantatielle. Tupaantuliaisia juhlittiin yhdessä asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa toukokuussa. valokuvat Olli-Pekka Kaukonen tiedottaa 2 2010 9
Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Internetissä l www.hel.fi/talpa tiedottaa Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, 00099 Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, 00500 Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Kati Toikka, Pirkko Tiainen Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi Nautinnollista kesää! Vuoden 2010 Talpa tiedottaa -asiakastiedotteen ilmestymiskerrat l Nro 3, vko 38 l Nro 4, vko 48 tiedottaa 2 2010 10
L U K I J A L L E Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa 3 22.10.2010 Lukijalle... 1 Taloushallintopalvelu, laskutus!... 2 Kassa kaupungin sydämessä... 4 Palkanlaskentaa palkitsevasti... 5 Laske siirtyy toteutusvaiheeseen... 7 Edellytä toimittajalta verkkolaskua... 8 Talpan tuottamien palvelujen raportointi asiakkaille... 8 Talpa mukana Arska-projektissa... 9 Palkanlaskennan prosessivastaavat koolla... 9 Kumppanikoodi mikä se on ja mihin sitä tarvitaan?... 9 Ajankohtaista... 10 TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE Tukipalvelutyöntekijästä asiakaspalvelijaksi Taloushallinnossa työskentelevien työ on muuttunut suuresti viimeisen vuosikymmenen aikana. Suurin syy tähän on taloushallinnon ammattilaisten siirtyminen tukityötä tekevistä ammattilaisista ydintoiminnassa työskenteleviin osaajiin. Muutos on tapahtunut taloushallinnon palvelukeskusten perustamisen myötä. Myös prosessien sähköistäminen on vaikuttanut merkittävästi työn sisältöön ja vaadittavaan osaamiseen. Tänä päivänä ei enää riitä, että taloushallinnon ammattilainen omaa hyvät laskentatoimen taidot. Taloushallinnon ammattilaisten uuteen osaamisalueeseen kuuluvat useiden tietojärjestelmien hallinta ja hyvät vuorovaikutustaidot. Vuorovaikutustaidot näkyvät parhaiten asiakaspalvelutilanteissa tapahtui tämä sitten puhelimessa, sähköisesti tai kasvokkain. Edellä kuvattu on suuri haaste Talpalle ja talpalaisille. Meidän on pitänyt opetella uusi rooli kaupungin taloushallinnon kentässä. Tämä on vaatinut uutta näkökulmaa myös Talpan asiakasvirastoissa. Oman roolin löytyminen on vienyt molemmilta osapuolilta oman aikansa. Talpassa palvelutilanteet ovat moninaisia ja edellyttävät laajaa osaamista. Talpan työntekijät tapaavat työssään paitsi kaupungin työntekijöitä, myös suuren joukon muita asiakkaita. Laskutuksessa kohtaamme asiakasvirastojen asiakkaat välillä hyvinkin vaihtelevissa tilanteissa. Ostolaskuissa selvittelemme laskuja eri virastojen sekä tavaran ja palvelujen tuottajien kanssa. Palkanlaskennassa teemme yhteistyötä paitsi kaupungin työntekijöiden niin myös luottamushenkilöiden, eläkkeensaajien, henkilökohtaisten avustajien ja heidän työnantajiensa kanssa. Kirjanpidossa hoidamme asioita mm. virastojen, tilintarkastajien ja verottajan kanssa, maksuliikenteessä selvittelemme epäselviä suorituksia eri tahojen kanssa. Puhumattakaan Kallion virastotalon kassoista, jossa paikan päällä käy runsaasti sekä kaupungin sisäisiä että ulkoisia asiakkaita. Olemme pyrkineet tietojärjestelmien kehittämisessä ottamaan aina huomioon myös asiakaspalvelun tarpeet. Tämä on nyt tavoitteemme myös laskentajärjestelmien uudistamistyössä eli Laske-hankkeessa. Teemme parhaamme miellyttävien ja tuloksellisten asiakaspalvelutilanteiden luomiseksi. Tuula Jäppinen toimitusjohtaja