PMhankintajärjestelmä Yleisesitys kumppaneille 19.1.2015 Tuomme tilalle ratkaisut
Sisältö Hankintojen sähköistys projekti Senaatti-kiinteistöissä Ylläpidon hankintatoimen sähköistäminen Hankintajärjestelmän käyttö ja yhdyshenkilöt Hankinnan tekeminen järjestelmässä 2.4.2012 2
PM-hankintajärjestelmä Osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Senaatissa Muut sovellukset Toimittajuuden hallinta Kilpailutus Sopimusten -hallinta Tilaaminen Laskunkäsittely Projekti - Projekti Basware PM Basware IP 2.4.2012 3
Hyödyt Toiminnan laatu/tehokkuus Tehokkaat, yhdenmukaiset ja integroidut prosessit Yhteistyön tehostuminen eri yksiköiden välillä Tyytyväisyys Nykyaikaisuus, helppous, tieto kaikkien käytettävissä Läpinäkyvyys ja ennakoitavuus Läpinäkyvyys hankintoihin, sopimuksiin, prosesseihin ja järjestelmiin Mahdollistaa hankintatoimen kehittämisen Säännöstenmukaisuus Systemaattinen hyväksymismenettely ja auditoitavuus Toimittajayhteistyö ja toimittajien hallinta Toimittajayhteistyön parantuminen Kestävä kehitys Sähköinen toimintatapa Edelläkävijyys 2.4.2012 4
Hankintaprosessin vaiheet PM-järjestelmä (Purchase Management) on käytössä kevään 2012 jälkeen kaikissa Senaatin hankinnoissa Kiinteistöjen ylläpito, investoinnit, hallinto Osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Käyttöönotolla Senaatti edistää omalta osaltaan koko valtionhallinnon hankintojen sähköistämishanketta (Tilha) Kiinteistönhoito / rakennuttajakonsultti - Tiliöinti hankintahetkellä - Tiedot tilauksesta siirtyvät laskulle ja laskulta tilaukselle Hankintaehdotus (tiliöinti) Hyväksyntä ja tiliöinti Tilaus Vastaanotto -kuittaus Täsmäytys ja laskun tarkastus Poikkeamien hallinta Maksatus 5 10.2.2011 2.4.2012 5
Ylläpidon hankintatoimen sähköistäminen Hankkeistamaton: viat ym. Isännöintialueen budjetti Kunnossapitohankkeet TE TE TE Ryhti Hanke TE H 1 H 2 H 3 HTJ Senaattilaiset Senaatti -laiset Kiinteistön - hoito Konsultti Konsultti = TILAUS Urakoitsijat 2.4.2012 6
Hankkeet ja PM Hanke X Hankkeen perustaminen HTK PM Hankintaehdotus/ tilaus Hankesuunnittelu (esim. tutkimukset) Hankintaehdotus/ tilaus Rakennuttaminen ja valvonta Laskutustapa voi erota tilausten välillä: - maksuperusteinen - sopimuslaajuusperusteinen - jne. Sopimus Sopimus 1 Sopimus 1 1 Sopimus 1 Sopimus X Hankintaehdotus/ tilaus Suunnittelu (esim. sähkö) Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 1 (esim. rakennustyöt) Lasku 1 Lasku 2 Lasku X Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 2 (esim. LVI työt) jne. Hankintaehdotus/ tilaus Lisämuutostyöt Hankintaehdotus/ tilaus 1 Lisämuutostyöt 2 23.1.2015 7
Hankkeiden tilaukset 1. Hankkeen perustaminen ja hyväksyntä 2. Senaatti tilaa rakennuttamisen rakennuttajakonsultilta 1. Rakennuttajakonsultti tekee hankintaehdotuksen PM:llä (suunnittelu, urakointi yms.) 2. Hankevastaava tarkistaa hankintaehdotuksen 3. Aluejohtaja/ AP-yksikön johtaja/ hankevastaava hyväksyy hankintaehdotuksen 4. Rakennuttajakonsultti tilaa työn 5. Rakennuttajakonsultti (ja valvoja) tarkastaa laskun 6. Hankevastaava hyväksyy laskut toimivaltuuksien puitteissa 7. Rakennuttajakonsultti tekee vastaanottokuittauksen PM:ssä 7.3.2012 8
PM ja kiinteistönhoidon hankinnat Järjestelmään tehdään hankintaehdotukset sopimushintaan kuulumattomista hankinnoista, mm.: vikakorjaukset ja tarvikehankinnat (Palkki: yli 5h kestävät työt) ulkoalueiden hoitoon liittyvät työt materiaalihankinnat erikoishuollot tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti Hankintaehdotuksen tekee kiinteistönhoito Kiinteistöpäällikkö hyväksyy hankintaehdotukset Pienten ohjelmoimattomien korjausten tilaaminen (max. 2000 e) Palkki-kumppanit ja kunnossapidon puitesopimuskumppanit Yksi tilaus/kohde - yli 5 h kestävät työt (ja niiden tarvikkeet) Tilauksen laatii kiinteistönhoito/senaatti Laskutus toteutuneiden kustannusten tai erillisen tarjouksen mukaan Palkki-sopimuksiin (alle 5 h) kuuluvien töiden materiaalihankinnat Yksi tilaus/kohde Palkki-kumppanilta, voimassa vuoden Tilauksen laatii kiinteistönhoito/senaatti, laskutus kuukausittain 2.4.2012 9
PM-hankintajärjestelmän käyttö Järjestelmää käytetään Internet-selaimen kautta Järjestelmän lisenssit ovat henkilökohtaisia Senaatti-kiinteistöille saapuviin laskuihin laitetaan tilausnumero laskun ja tilauksen kohdistamiseksi Laskutus tilausnumerokohtaisesti Käyttäjätunnusten perustaminen Uusia tunnuksia pyydetään alueellisten PM-yhdyshenkilöiden kautta Sähköpostilla lähetetään ao. henkilöille tunnukset Tietovälineiden kuittauslomakkeen palautus Senaatille Citrix-asennus, jonka jälkeen järjestelmä käytettävissä 2.4.2012 10
Järjestelmän yhdyshenkilöt Hankintajärjestelmään liittyvissä kysymyksissä auttavat: Pohjois-Suomi Ruokanen Heidi p. 0400 344 761 Itä-Suomi Marttila Jari p. 040 545 9069 Kuronen Anna-Maija p. 0400 573 562 Länsi-Suomi Pirilä Taina p. 040 846 8236 Hanna Kumpula p. 040 669 5549 Minna Ahola p. 040 662 5422 Etelä-Suomi Saranpää Marja-Leena p. 040 709 6785 Pääkäyttäjä Rantasuo Pirkko p. 0400 687 166 Sähköposti: etunimi.sukunimi@senaatti.fi 7.3.2012 11
Hankinnan tekeminen järjestelmässä 1. Vapaatekstitilaus uusi hankintaehdotus 2. Hankinnasta syötetään perustiedot: Otsikko Toimittaja Toimitusosoite Hankintatyyppi/laskutustapa Mahdollisesti esimerkiksi: vaadittu toimituspäivä, kommentti toimittajalle, toimittajan viite 3. Hankinta tiliöidään 4. Hankinta lähetetään hyväksyttäväksi 5. Lähetetään tilaus toimittajalle (kun hankintaehdotus on hyväksytty) 6. Tehdään vastaanottokuittaus järjestelmässä, kun työ on tehty tai tavarat saatu 10.2.2011 12
Perustietojen syöttäminen 10.2.2011 13
Perustietojen täyttäminen Otsikko lyhyt ja ytimekäs kuvaus tilattavasta asiasta Kohde/hanke, toimittaja + mitä ollaan tilaamassa Kommentti toimittajalle kenttään pidempi selitys toimittajalle Toimittajan valitseminen Aina toimittajalistalta, jos toimittaja on rekisterissä Vain, jos toimittajaa ei ole rekisterissä, käytetään ns. kertatoimittajaa Hankintatyyppi/laskutustapa ohjaa laskun käsittelyä Jos käyttäjällä ei ole Senaatin IP-laskujenkäsittelyjärjestelmän lisenssiä, valitaan vaihtoehto käyttäjällä ei IP-lisenssiä HUOM. Kategoriat hallinto ja asiantuntijapalvelut vain Senaatin sisäisiin hankintoihin 10.2.2011 14
Tehdään tiliöinti Tehdään alustava tiliöinti hinta (esim. tarjous) tili nimen perusteella mallitiliöinti jos käytössä alv-koodi 223 hankenumero, jos on (projekti) tiliöintiin aina rakennus Viittaus tarjoukseen/hintaan: esim. tuote-kenttään maininta tarjous- /kattohinnasta ja/tai tuntiveloitushinnasta tarjous tilauksen liitteeksi
Lähetetään hyväksyttäväksi hyväksytyn hankinnan tilaaminen 10.2.2011 16
Tilauslomake 10.2.2011 17
Vastaanottokuittaus ja laskujen käsittely Lasku 1 Lasku 3 Lasku 2 Seuranta ja raportointi 10.2.2011 18