NAANTALIN KAUPUNGIN HANKINTA- JA LOGISTIIKKATOIMINTOJEN KEHITTÄMINEN

NAANTALIN KAUPUNGIN HANKINTA- JA LOGISTIIKKATOIMINTOJEN KEHITTÄMINEN 17.8.2016

SISÄLTÖ Johdanto Nykytilanne Kehittämisvaihtoehdot Suositus henkilöliikennelogistiikkaa koskevasta jatkoselvityksestä

JOHDANTO Selvitystyön tavoitteena oli: arvioida Naantalin logistiikka- ja hankintatoimintojen nykytilaa tehdä ehdotuksia logistiikka- ja hankintatoimintojen kehittämisestä sekä antaa suositus henkilöliikennelogistiikkaa koskevasta jatkoselvityksestä. Selvitys toteutettiin huhti-toukokuussa 2016. Projektin aikana haastateltiin Naantalin kaupungin johtoa, logistiikkatoimintojen asiakkaita eri hallintokunnissa, keskusvaraston ja hoitotarvikevaraston henkilöstöä sekä kartoitettiin nykytilan toimintaa vierailemalla keskusvarastossa ja keräämällä logistiikan tunnusluvut varastokohtaisesti. Tuloksia esiteltiin Naantalin poliittisille päättäjille toukokuun 2016 lopussa. Lisäksi arvioitiin eri kehitysvaihtoehtoja vierailemalla Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hankinta- ja logistiikkakeskuksessa, haastattelemalla logistiikka- ja varastointipalveluja tarjoavia yrityksiä sekä kuulemalla muiden kuntien edustajia logistiikkaa koskevista toimintamalleista ja yhteistyömahdollisuuksista. Selvityksen tulokset on koottu tähän powerpoint-muotoiseen loppuraporttiin.

NYKYTILANNE Naantalin kaupungilla on kaksi varastoa: keskusvarasto ja hoitotarvikevarasto. Keskusvaraston vuosittainen läpivirtaava volyymi on hieman yli 700 000 eur ja hoitotarvikevaraston noin 400 000 eur. Hoitotarvikevarasto keskittyy nimensä mukaisesti hoitotarvikkeisiin, muita nimikeryhmiä varastossa ei juuri ole. Keskusvaraston pääryhmät on esitelty seuraavalla sivulla, suurin volyymi tulee tekniseltä puolelta, muut tyypilliset keskusvarastonimikkeet ovat toinen merkittävä ryhmä. Molemmat varastot kattavat toimintansa kustannukset lisäämällä tuotteiden hintoihin 15 prosentin varastolisän. Näin ollen keskusvaraston vuosittaiset toimintakustannukset ovat noin 100 000 110 000 eur ja hoitotarvikevaraston noin 60 000 eur, yhteensä varastotoimintojen vuosittaiset kustannukset noin 160 000 170 000 eur. Hankinnat suoritetaan merkittäviltä osin yhdessä muiden seudullisten toimijoiden kanssa, jolloin kilpailutettaessa suurempaa kokonaisuutta päästää yleensä edullisempiin hankintasopimuksiin ja yksikköhintoihin. Esimerkiksi yhteistyö Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kanssa tarjoaa merkittävän edun verrattuna tilanteeseen, että Naantali kilpailuttaisi hoitotarvikkeet itse. Naantalissa on erillinen hankintapäällikön vakanssi, kaupunki on panostanut hankintaa palveleviin tietojärjestelmiin. Euromääräisesti mitattuna suurimmat varastopalveluja käyttävät loppuasiakkaat (mm. vesilaitos) ovat tyytyväisiä saamaansa palveluun ja kustannustasoon. Osa hallintokunnista katsoo, etteivät tarvitse toiminnassaan varastoa, suorat toimitukset toimittajilta nähdään parempana vaihtoehtona.

TAVARALOGISTIIKAN NYKYTILANNE Keskusvarasto vesilaitos 273 386 eur 58,0 % katuosasto 58 205 eur 12,3 % Vaihtuvat investointikohteet, Porhonkallio 49 538 eur 10,5 % Soinistentien saneeraus 26 508 eur 5,6 % vuokratalot (hanat, wc-varaosat, suihku) 16 394 eur 3,5 % tilalaitos (maalit, pensselit, tiivistemassat, yms.) 31 009 eur 6,6 % viher- ja liikuntapuoli 16 286 eur 3,5 % Tekninen yhteensä 471 326 eur siivous 70 607 eur 28,2 % käsi, wc, yms. paperit 43 411 eur 17,4 % keittiöt 51 116 eur 20,4 % vanhustenhuolto, sosiaalitoimi ja nuoriso yms. 84 849 eur 33,9 % Muut yhteensä Keskusvarasto yhteensä 249 983 eur 721 309 eur

TAVARALOGISTIIKAN NYKYTILANNE Hoitotarvikevarasto Hoitotarvikkeita 413 280 eur Ei merkittävästi muita tuoteryhmiä Molempien varastojen toiminta katetaan 15 prosentin varastokatteella.

TAVARALOGISTIIKAN NYKYTILANNE Keskusvaraston ja hoitotarvikevaraston ilmoittamat vuositason tunnusluvut KESKUSVARASTO Saapuva Kpl Yksikkö Lähetys 1272 Lähetys Rivi 2364 tuoterivi Lähtevä Lähetys 3500 lähetys Rivi 11232 Tuoterivi Tila Lämmin 461 m 2 Kylmä 140 m 2 ulko 100 m 2 TERVEYSKESKUS Saapuva lähetys 400 Lähetys Saapuva rivi 2000 Tuoterivi Lähteä Lähetys 450 Lähetys Lähtevä rivi 2250 Tuoterivi Tila 100 m 2

TAVARALOGISTIIKAN NYKYTILANNE Kustannusvaikutukset Keskusvarasto yhteensä 721 309 eur x 15 % = 108 196 eur Hoitotarvikkeita 413 280 eur x 15 % = 61 992 eur Yhteensä 170 000 eur

KEHITTÄMISVAIHTOEHDOT Logistiikka- ja varastopalvelut herättävät ajoittain keskustelua kunnissa: tarvitaanko varastoa, miten logistiikkapalvelut tulisi järjestää. Rambollin näkemyksen mukaan kunnan on vaikeaa toimia täysin ilman varastoa. Varastointia tai muita logistiikkapalveluita ei kuitenkaan välttämättä tarvitse järjestää kunnan omana toimintana, logistiikkatoimintoja voidaan toteuttaa yhdessä naapurikuntien tai esimerkiksi sairaanhoitopiirien kanssa. Logistiikkapalveluja voidaan lähteä kehittämään seuraavien vaihtoehtojen pohjalta: Logistiikkapalvelujen tuottaminen jatkossakin itsenäisesti Naantalin toimesta, oman toiminnan kehittäminen Seudullinen yhteistyö: Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin ky, Hallintokeskus/ Hankinta ja logistiikkapalvelut Muiden kuntien teknisen toimen varastot Varastotoimintojen ulkoistus

KEHITTÄMISVAIHTOEHDOT LOGISTIIKKAPALVELUIDEN TUOTTAMINEN JATKOSSAKIN ITSENÄISESTI NAANTALIN TOIMESTA, OMAN TOIMINNAN KEHITTÄMINEN Keskusvarasto vaatii minimissään kahden hengen henkilöstön, molempien henkilöiden tulisi pääsääntöisesti olla yhtä aikaa paikalla mm. työturvallisuussyistä. Toinen henkilöistä voi olla esimies, joka osallistuu myös varastotyön suorittamiseen. Hoitotarvikevarastossa riittää yksi henkilö. Sitoutetaan henkilöt, käytetään määräaikaisia työsopimuksia harkiten. Kehitetään nykyisiä toimintamalleja pidemmälle, otetaan käyttöön uusia toimintamalleja: sovitaan asiakkaiden kanssa tilaus- ja toimituspäivät harkitusti ja pyritään vähentämään tilaus- ja toimitustapahtumien lukumäärää ja siten varastossa tehtävää työmäärää. Samalla pyritään nostamaan asiakastoimitusten keskimääräistä rivimäärää sekä toimituksen arvoa: mitä vähemmän logistisia tapahtumia ja mitä suurempi on toimituserän arvo, niin sitä pienemmät ovat logistiikkakustannukset ja niiden osuus suhteessa tavaran arvoon. Kehitetään yhteistyötä tavarantoimittajien kanssa, otetaan käyttöön ns. terminaalitoimitus-menettely. Terminaalitoimituksessa tavarantoimittaja kerää tavarat loppuasiakaskohtaisesti ja toimittaa ne keskusvarastoon. Keskusvarasto ottaa terminaalitoimituksen vastaan ja yhdistää sen heti asiakkaille lähteviin kuormiin. Tavarantoimittajan lähetystä ei siis oteta varastoon vaan ohjataan heti eteenpäin. Menettely vähentää varastossa tapahtuvaa työtä, pienentää varaston arvoa ja tehostaa logistiikkaa. Menettelyn käyttöönotto vaatii erittäin tiivistä yhteistyötä tavarantoimittajan kanssa.

KEHITTÄMISVAIHTOEHDOT LOGISTIIKKAPALVELUIDEN TUOTTAMINEN JATKOSSAKIN ITSENÄISESTI NAANTALIN TOIMESTA, OMAN TOIMINNAN KEHITTÄMINEN Naantali tekee jo nykyään hankintaan ja kilpailutukseen liittyvää yhteistyötä sairaanhoitopiirin ja muiden hankintarenkaiden kanssa. Osallistuminen volyymiltään suuriin hankintarenkaisiin edesauttaa edullisten sopimusehtojen ja hintojen saavuttamista. Hankinta- ja kilpailutusyhteistyö tarjoaa merkittävän edun verrattuna tilanteeseen, että Naantali kilpailuttaisi hankintansa itsenäisesti. Naantali on ottanut käyttöön hankintaprosessia tukevia tietojärjestelmiä. Edellä kuvatun perusteella on syytä nostaa esiin joissain muissa kunnissa käytössä oleva malli, jossa kunta on luopunut erillisestä hankintapäällikön toimenkuvasta ja toimialoille on nimetty henkilöt, jotka oman toimensa ohessa toimivat myös edustamansa toimialan hankinta-asiantuntijoina. Logistiikkapalveluiden, erityisesti varastoinnin tuottamista itsenäisesti puoltaa mm. se, että euromääräisesti suurimmat varaston asiakkaat ovat palvelu- ja kustannustasoon tyytyväisiä. Myös kustannustaso on suhteellisen kilpailukykyinen verrattuna muihin jatkossa esitettyihin vaihtoehtoihin. Logistiikka- ja varastotoiminnan kehittämisessä tulee ottaa huomioon asiakkaiden näkökulmat, osa varaston asiakkaista on hyvin tyytyväisiä saamaansa palveluun toisaalta varaston kautta ei ole tarkoituksen mukaista kierrättää tavaroita tilanteessa, jossa varasto ei pysty tuottamaan lisäarvoa, mutta aiheuttaa kustannusten nousua varastolisän muodossa.

KEHITTÄMISVAIHTOEHDOT SEUDULLINEN YHTEISTYÖ Logistiikkapalvelujen tuottaminen seudun muiden kuntien tai esimerkiksi sairaanhoitopiirin kanssa on suositeltavaa, mikäli asiaan on selvä tahtotila kaikilla osapuolilla. Toisaalta on todettava, että ei ole nähtävissä yhtä seudullista ratkaisua joka vastaisi kaikkiin hankintaa ja varastointia koskeviin tarpeisiin: Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hankinta- ja logistiikkapalvelut tarjoavat erittäin potentiaalisen vaihtoehdon sairaalatarvikkeille ja yleiselle keskusvarastotavaralle (paperit, pesuaineet), palvelutasosta riippuen varastolisä on noin kymmenen prosenttia. Teknisen toimen materiaaleille sairaanhoitopiiri ei pysty tarjoamaan ratkaisua. Erittäin alustavasti arvioiden vuosittainen kustannussäästö voi olla noin kolmekymmentä tuhatta euroa. Teknisen toimen varastointitarpeiden osalta mahdollista seudullista yhteistyötä tulisi lähteä etsimään yhdessä naapurikuntien kanssa. Valmista ratkaisua tai toimintamallia johon voisi mennä mukaan ei tällä hetkellä ole, näin ollen on vaikea ennakoida kustannustason alenemista merkittävästi.

KEHITTÄMISVAIHTOEHDOT VARASTOTOIMINTOJEN ULKOISTUS Ramboll teki arvion keskusvaraston vuosittaisten tapahtumamäärien ja volyymien perusteella siitä, paljonko toiminnan toteuttaminen ulkoisen palveluntarjoajan toimesta voisi vuodessa aiheuttaa kustannuksia: 150 000 eur / vuosi (alv 0 %). Lisäksi haastattelimme keskeisiä logistiikkapalvelutuottajia, keskeiset havainnot: On todennäköisesti vaikeaa löytää logistiikkapalvelun tarjoajaa, joka voisi ottaa kokonaisuudessaan esimerkiksi keskusvaraston tekniset nimikkeet ja muut keskusvarastonimikkeet omiin logistiikkatiloihinsa. Perinteiselle keskusvarastotavaralle ja hoitotarvikkeille on saatavissa palveluntarjoaja. Yhtenä mahdollisuutena on säilyttää varasto omissa tiloissa ja hankkia varaston henkilöstö palveluntarjoajan kautta. Alustava arvioi kustannuksista on noin 30 eur/h (alv 0 %), myös tässä tilanteessa varastossa tulisi olla kaksi henkilöä jo työturvallisuusnäkökulmista johtuen. Vuositason henkilökustannukset olisivat tässä toimintamallissa alustavasti arvioiden kahden henkilön osalta 120 000 eur (alv 0 %).

SUOSITUS HENKILÖLOGISTIIKKAA KOSKEVASTA JATKOSELVITYKSESTÄ TYÖN TAUSTA Turun seudun kuntien yhteinen joukkoliikenne Föli palvelee joukkoliikennematkustuksen lisäksi koulukuljetuksia sekä palvelu- ja kutsutaksiliikenteen osalta myös ikäihmisten liikkumistarpeita. Föli-liikenteen lisäksi tarvitaan lakisääteisiä koululaiskuljetuksia sekä vammaisten ja ikäihmisten liikkumisen mahdollistavia kuljetuspalveluita. Näistä erilliskuljetuksista aiheutuvat kustannukset ovat tyypillisesti avoimeen joukkoliikenteeseen käytettävää rahoitusta suurempia. Henkilölogistiikka-selvityksessä kuvattaisiin Föli-liikenteen ja sitä täydentävien Naantalin kaupungin hankkimien henkilökuljetusten muodostaman kokonaisuuden nykytila. Nykytilan kuvauksen pohjalta tuotettaisiin analyysi, jossa tuotaisiin esiin Naantalin henkilökuljetusten kehittämistarpeet ja mahdollisuudet, jotka voisivat liittyä muun muassa kuljetusten järjestämisen periaatteisiin, Föli-liikenteen ja sitä täydentävien liikenteiden väliseen työnjakoon sekä täydentävien liikenteiden suunnittelun ja hankinnan organisointiin ja suunnittelussa käytettäviin apuvälineisiin.

SUOSITUS HENKILÖLOGISTIIKKAA KOSKEVASTA JATKOSELVITYKSESTÄ TYYPILLISIÄ KEHITTÄMISTARPEITA JA MAHDOLLISUUKSIA Suunnittelu Suunnittelutyökalut ja tietojen ylläpito sekä siirrettävyys tarvittaessa henkilöltä toiselle Toimintojen aikataulujen porrastamisella voidaan vähentää tarvittavan kuljetuskaluston määrää Hallinnonalojen välisellä yhteistyöllä voidaan tehostaa kuljetuskaluston käyttöä Hankinta Hankinta- ja substanssiosaamisen riittävyys harvoin tehtävissä kuljetushankinnoissa Sopimuskausien pituuden vaikutus hankintahintaan Oikeanlaisen kaluston käytön vaikutus hankintahintaan, erityisesti taksi ja (pienen) linja-autokaluston erilaiset kustannusten muodostumisperiaatteet Seudullinen yhteistyö Föli on hyvä esimerkki seudullisen yhteistyön toimivuudesta. Olisiko muiden henkilökuljetusten osalta löydettävissä vastaavankaltaista synergiaa