1 Pelkosenniemi 26.2.2009 Pelkosenniemen-Savukosken kansanterveystyön kuntayhtymä TARJOUSPYYNTÖ HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA Pelkosenniemen ja Savukosken kunnat sekä ko. kuntien perusterveydenhuollon kuntayhtymä pyytävät tarjoustanne kuntalain 9.luvun ja kuntayhtymän tarkastussäännön mukaisista hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista. Tarjoukset toimitetaan jäljempänä mainittuun osoitteeseen määräaikaan mennessä, jonka jälkeen tarjoukset avataan ja pisteytetään yhteisessä tilaisuudessa. Tämän jälkeen tilintarkastajan valinta-asiaa käsitellään normaalimenettelyllä ko. organisaatioiden tarkastuslautakunnissa. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Tarjouspyynnöstä on tehty hankintailmoitus kansallisen kynnysarvon ylittävänä hankintana sähköiseen tiedonvälityskanavaan Hilmaan. 1. Tarkastuspalvelujen ostajat Sodankyläntie 1 A Kauppakuja 2 A 1 98500 PELKOSENNIEMI 98800 Savukoski Pelkosenniemen-Savukosken kansanterveystyön kuntayhtymä Sodankyläntie 202 A 98500 Pelkosenniemi
2 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus on 1 046 (31.12.2008) asukkaan kunta Itä- Lapissa. Kunnan palveluksessa on noin 60 työntekijää. Kunnan talousarvion toimintakulujen vuodelle 2009 on arvioitu olevan noin 7,9 miljoonaa euroa. Kunnan pääelinkeinoja ovat matkailu, rakentaminen sekä yksityiset ja julkiset palvelut. on 1 215 asukkaan kunta Itä-Lapissa Pelkosenniemen rajanaapurina. Kunnan palveluksessa on noin 100 työntekijää. Kunnan talousarvion toimintakulujen vuodelle 2009 on arvioitu olevan noin 8,7 miljoonaa euroa. Kunnan pääelinkeinoja ovat maa- ja metsätalous, erämatkailu sekä yksityiset ja julkiset palvelut. Pelkosenniemen-Savukosken kansanterveystyön kuntayhtymä (jäljempänä kuntayhtymä) on Pelkosenniemen ja Savukosken kuntien perusterveydenhuollon kuntayhtymä, jonka palveluksessa on noin 50 työntekijää. Kuntayhtymän arvioidut toimintakulut vuodelle 2009 ovat noin 3,4 miljoonaa euroa. 3. Tarkastuksen laajuus Tarjous koskee kuntalaissa tarkoitetun lakisääteisen tilintarkastuksen suorittamista ja tarkastuslautakunnan avustamista. Tarkastuspäivien määrä vuositasolla arvioidaan seuraavasti: - 8 tarkastuspäivää - 8 tarkastuspäivää - kuntayhtymä 3 tarkastuspäivää Tilintarkastaja toimii myös ko. organisaatioiden tarkastuslautakunnan sihteerinä. Sihteeritehtäviin kuuluu kokousten asiavalmistelu ja pöytäkirjanpito. Pohjamateriaali kokouksiin valmistellaan kuitenkin kuntien omana työnä tarkastuslautakunnan/ tilintarkastajan pyynnön mukaisesti. Lisäksi tarjouksessa tulee huomioida, että Pelkosenniemen kuntakonsernin tytäryhtiöiden on konserniohjeiden mukaan valittava tilintarkastajakseen kunnan tilintarkastaja. Pelkosenniemen kunnalla tällaisia kuntakonsernin tytäryhtiöitä on kolme (3) vuokrataloyhtiötä. Myös yksittäisten EU-projektien tilintarkastustoimeksianto tarkastuskaudella on mahdollinen. Savukosken kunnalla on vuosittain 1-3 EU projektia, joiden tilit tulee tarkastaa. Savukosken kunnalla on 5 pienehköä vuokrataloyhtiötä, joilla on mahdollisuus valita kunnan konserniohjeen mukaan tilintarkastajaksi kunnan tarkastuslautakunnan jäsen tai kunnan tilintarkastaja.
3 4. Tiedot tarjoajasta ja tarjottavasta palvelusta Vastuunalainen JHTT-tilintarkastaja Tiedot tarjoajasta Tarjouksen hinta Tarjouksessa tulee ilmoittaa vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi esitettävä henkilö organisaatiokohtaisesti ja hänen vaihtoehtonsa sekä heidän kokemuksensa liikevaihdoltaan tai menotaloudeltaan ainakin samansuuruisten yhteisöjen vastuunalaisena tilintarkastajana. JHTT-yhteisö voi perustellusta syystä muuttaa sopimuskauden kuluessa määräystään vastuullisesta tilintarkastajasta. Muutoksesta on neuvoteltava etukäteen tarkastuslautakunnan kanssa. Periaatteessa edellytetään, että työkokonaisuuden tekee per organisaatio yksi ja sama JHTT-tilintarkastaja. - JHTT-yhteisön toiminnan aloittamisvuosi - JHTT-pätevyyden omaavien tarkastajien osuus JHTT-yhteisön koko tarkastushenkilöstön määrästä - yhteisön laadunvarmistusjärjestelmän kuvaus - yleisellä tasolla kuvaus tarkastuksen toteuttamistavasta - kuvaus tarkastuksen raportoinnista - JHTT-yhteisön ansioluettelo sekä tarkastukseen osallistuvien tarkastajien ansioluettelot sekä referenssit Tarjouksesta tulee ilmetä: - JHTT-tilintarkastuksen kokonaishinta/vuosi, sisältäen kaikki tarkastukseen liittyvät kustannukset, ml. matka- ja majoituskustannukset - JHTT auktorisoidun tarkastajan työn osuus kokonaistarkastuksesta - muiden tarkastukseen osallistuvien tilintarkastajien tarkastuspäivän hinta euroina, sisältäen kaikki tarkastukseen liittyvät kustannukset, myös matka- ja majoituskustannukset - JHTT tarkastajan ja muiden tarkastajien tarkastuspäivän hinta tai tuntiveloitus toimeksiannosta käsittäen EU-projektien edellyttämät tilintarkastukset ja mahdolliset asunto-osakeyhtiöiden tilintarkastukset matka- ja majoituskuluineen - kuvaus siitä, millä perustein mahdolliset vuosittain tehtävät hinnantarkistukset suoritetaan Hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina.
4 5. Valintaperusteet ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin: 1. Kokonaishinta sopimuskaudelle sisältäen sihteeritehtävät ja konsernitarkastuksen 35 % 2. Tarkastusyhteisön ja JHTT-tarkastajan kokemus kuntien/kuntayhtymien tarkastamisesta 25 % 3. Vastuullisen JHTT-tarkastajan osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 20 % 4. Tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus 20 % 6. Sopimuskausi ja muut sopimusehdot Sopimus ilman eri irtisanomista koskee valtuuston toimikautta vastaavien vuosien 2009-2012 tarkistusta. Sopimuksen irtisanomisaika kirjallisesti on molemmilla osapuolilla kuusi (6) kuukautta. Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella organisaatiokohtaisesti. Maksuehto 14 vrk netto. Viivästyskorko korkolain mukaan. Alihankinta ei ole mahdollista. Tehtäväsopimus noudattaa yleisiä sopimusehtoja. Tarjoukset hyväksytään organisaatiokohtaisesti tarkastuslautakunnissa. Ko. organisaation lautakunnalla on oikeus hylätä tämän tarjouspyynnön perusteella annettavat tarjoukset ja ottaa asia uudelleen valmisteltavaksi. Tarjoajalla ei ole tämän johdosta oikeutta korvaukseen. Kirjalliset hankintasopimukset tehdään organisaatiokohtaisesti erikseen. Mahdolliset sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Kemijärven käräjäoikeudessa.
5 7. Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina 20.3.2009 mennessä merkinnällä Tilintarkastustarjous osoitteeseen: Tomi Timonen Sodankyläntie 1 A 98500 PELKOSENNIEMI Tarjousten tulee olla voimassa vähintään 31.5.2009 saakka. Ennen varsinaisen hankintapäätöksen tekemistä tarkastuslautakunnat varaavat itselleen mahdollisuuden pyytää tarvittaessa lisätietoja tarjouksen tehneiltä yhteisöiltä. 8. Lisätiedot Tarkastuslautakuntien puolesta: Tomi Timonen kunnansihteeri P. 0400 222 191 tomi.timonen@pelkosenniemi.fi Eeva-Maria Maijala elinkeinoasiamies-kunnansihteeri P. 040 576 0314 eeva-maria.maijala@savukoski.fi Pelkosenniemen-Savukosken kansanterveystyön ky Ulla Reinvuo toimistonhoitaja P. 040 563 7838 ulla.reinvuo@pelsavu.fi