KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN ESITYSLISTA- 1/2013. Kokouspaikka Jyväskylä, Keskussairaalan koulutustilat, neuvotteluhuone 1

Transkriptio

1 ESITYSLISTA- 1/2013 PÖYTÄKIRJA Tarkastuslautakunta 1 Kokousaika Perjantai klo Kokouspaikka Jyväskylä, Keskussairaalan koulutustilat, neuvotteluhuone 1 Käsiteltävät asiat Asia Liite 1 Kokouksen avaus 2 Tarkastuslautakunnan kokoonpano ja järjestäytyminen 3 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 Tarkastuslautakunnan sihteerin valinta 5 Pöytäkirjan tarkastaminen Tilintarkastusyhteisön valinta 7 Muut asiat 8 Ilmoitusasiat

2 ESITYSLISTA- 1/2013 PÖYTÄKIRJA Tarkastuslautakunta 2 Kokousaika Perjantai klo Kokouspaikka Jyväskylä, Keskussairaalan koulutustilat, neuvotteluhuone 1 Läsnäolijat Esko Tammenoja puheenjohtaja Anna Koivu Tiina Minkkinen varapuheenjohtaja Pentti Kytölä Pia Nyman Mirja Drake Tapani Mäki Simo Jämsä Hellevi Saarenpää Eero Kinnunen Muut läsnäolijat Seija Saarelainen hallintopäällikkö, pöytäkirjanpitäjä Ritva Jylhä hankintapäällikkö Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä sairaanhoitopiirin toimistossa klo

3 3 Tl 1 KOKOUKSEN AVAUS

4 4 Tl 2 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOONPANO JA JÄRJESTÄYTYMINEN Valtuusto valitsee kokouksessaan tarkastuslautakuntaan viisi jäsentä ja heille henkilökohtaiset varajäsenet. Valtuusto nimeää valituista puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tl 2, Päätös: Valtuuston päätös merkitään tiedoksi.

5 5 Tl 3 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS

6 6 Tl 4 TARKASTUSLAUTAKUNNAN SIHTEERIN VALINTA Tl 4, Päätös: Tarkastuslautakunta päättää tarkastuslautakunnan sihteerin valinnasta Kokouksen kuluessa tarkastuslautakunnan sihteeriksi valittiin yksimielisesti hallintopäällikkö Seija Saarelainen.

7 7 Tl 5 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Tl 5, Päätös: Sairaanhoitopiirin tarkastussäännön 3 :n mukaan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Hallintosäännön kokousmenettelyä koskevia määräyksiä noudatetaan valtuustoa lukuun ottamatta kuntayhtymän toimielinten kokouksissa. Hallintosäännössä määrätään, että hallituksen pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä, jollei hallitus ole päättänyt sen tarkastamisesta muulla tavalla. Tarkastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla tehtävään valittua tarkastajaa.

8 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Valtuusto Tarkastuslautakunta Tl 60, Tl 67, Kv 13, Tl 16, Tl 6 TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINTA Tarkastuslautakunta käy alustavan keskustelun tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelusta ja aikataulusta Kokouksessa jaettiin Keski-Suomen sairaanhoitopiirin tarjouspyyntö nro 89/2008. Suomen Kuntaliiton yleiskirjeessä 15/80/2012 on käsitelty kuntalakiin tehtyjä muutoksia. Yksi muutos on se, että luovutaan velvoitteesta valita tilintarkastajat valtuustokautta vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Jatkossa tilintarkastajat voidaan valita kunnan päättämäksi toimikaudeksi, kuitenkin enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten (72 ). Lakimuutokset koskevat myös kuntayhtymiä. Lakimuutosta koskevassa hallituksen esityksessä 24/2012 todetaan, että ehdotuksen mukaan tilintarkastajien toimikausi ei kuitenkaan olisi jatkossa sidottu tarkastuslautakunnan ja valtuuston toimikauteen, vaan tilintarkastajat voitaisiin valita valtuuston päättämäksi enintään kuuden vuoden määräajaksi sen tarkastuslautakunnan valmistelusta, jonka toimikaudella tilintarkastajien valinnan valmistelu tapahtuu. Lakimuutoksen sanamuotoa on tulkittu siten, että ennen tilintarkastuskilpailutuksen tarjouspyynnön julkaisemista valtuuston tulee päättää kilpailutettava toimikausi, joka voi siis olla 1-6 vuotta. Tl 60, Päätös: Tarkastuslautakunta 1. kävi keskustelun tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelusta ja aikataulusta sekä tilintarkastajien toimikaudesta. Keskustelussa todettiin, että nykyiset tarkastuspäivät ovat riittävät. Lisäksi tarjouspyynnössä tulee olla irtisanomismahdollisuus siinä tilanteessa, että sairaanhoitopiirin toiminta lopetetaan. 2. päätti pyytää materiaalitoimen edustajan lautakunnan pidettävään kokoukseen tarjouspyyntöasiakirjojen valmistelemista varten. 3. päätti esittää yhtymävaltuustolle, että Keski-Suomen sairaanhoitopiirin sekä Keski-Suomen Sairaalakahviot Oy:n tilintarkastuspalvelut kilpailutetaan vuosille , minkä lisäksi optiona on kahden (2) vuoden lisähankintamahdollisuus. Ehdotettu kahden vuoden optio mahdollistaa sen, että sopimusta voidaan jatkaa kuuteen vuoteen saakka. Tilintarkastaja Paula Hellén-Toivanen poistui esteellisenä (palvelussuhdejäävi) kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Petri Jussila poistui kokouksesta klo ennen asian käsittelyä. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Pia Nyman

9 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Valtuusto Tarkastuslautakunta Tl 67, Luonnos tarjouspyyntöasiakirjaksi jaetaan esityslistan LIITTEENÄ Hankintapäällikkö Ritva Jylhä on kokouksessa esittelemässä tarjouspyyntöasiakirjoja ja tilintarkastuspalveluiden kilpailutusta. Tl 67, Päätös: Tarkastuslautakunta teki tarjouspyyntöasiakirjoihin tarvittavat muutokset ja hyväksyi ne. Tilintarkastaja Paula Hellén-Toivanen poistui esteellisenä (palvelussuhdejäävi) kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi Kv 13, Tarkastuslautakunnan ehdotus: Valtuusto päättää, että Keski-Suomen sairaanhoitopiirin sekä Keski-Suomen Sairaalakahviot Oy:n tilintarkastuspalvelut kilpailutetaan vuosille , minkä lisäksi optiona on kahden (2) vuoden lisähankintamahdollisuus. Ehdotettu kahden vuoden optio mahdollistaa sen, että sopimusta voidaan jatkaa kuuteen vuoteen saakka. Kv 13, Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti Tl 16, Sairaanhoitopiirin ja Keski-Suomen Sairaalakahviot Oy:n hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen hankintaa koskeva ilmoitus julkaistiin sähköisessä HILMA -palvelussa osoitteessa Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palvelun hankinta, joka toteutettiin avointa menettelyä käyttäen. Tarjouspyynnössä määritettiin hankintaan ja tarjoajaan liittyvät vaatimukset sekä perusteet kilpailusta pois sulkemiseen. Valitun palvelun tuottajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus, joka kattaa toimitavuosien tarkastuspalvelut, minkä lisäksi tilaajalla on oikeus jatkaa sopimusta kahdella optiovuodella vuosi kerrallaan ilmoittamalla siitä kirjallisesti kolme kuukautta ennen toimintavuoden loppua. KSSHP:llä on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus päättymään kolmen (3) kuukauden ja toimittaja kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Hintojen on oltava kiinteitä sopimuskauden kaksi ensimmäistä vuotta. Toimintavuosien 2015 ja 2016 sekä optiokausien tarkastuksille voi toimittaja antaa hinnantarkistusesityksen kuusi (6) kuukautta ennen niiden ehdotettua voimaantuloa.

10 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Valtuusto Tarkastuslautakunta Tarjousten jättöaika päättyi klo Tarjouksensa jätti määräaikaan mennessä BDO Audiator Ab ja KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarjousten avaaminen, kelpoisuustarkastelu, tarjousvertailu ja päätöksen valmistelu suoritettiin hankintatoimistossa. Kelpoisuustarkastelun perusteella molemmat tarjoukset voitiin hyväksyä tarjousvertailuun. Tarjouspyynnössä tarjousten valintaperusteeksi määritettiin halvin hinta. Tarjoajat asetettiin tarjouspyynnön mukaisten perusteiden mukaisesti paremmuusjärjestykseen. Tarjousten avauspöytäkirja on LIITTEENÄ 16.1 ja vertailu LIITTEENÄ Liitteet jaetaan kokoukseen osallistuville. Hankintapäällikkö Ritva Jylhä on kokouksessa läsnä esittelemässä asiaa. Hankinta-asiakirjat ovat nähtävinä kokouksessa. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta 1. merkitsee tiedoksi LIITTEENÄ 16.1 olevan tarjousten avauspöytäkirjan sekä LIITTEENÄ 16.2 olevan tarjousvertailun. 2. päättää jättää tarjousten yhteenvedon uuden tarkastuslautakunnan valmisteltavaksi valtuustolle Tilintarkastaja Paula Hellén-Toivanen poistui esteellisenä (palvelussuhdejäävi) kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Tl 16, Päätös: Ehdotus hyväksyttiin. Kv 10, Tarjousten avauspöytäkirja on LIITTEENÄ 10.1 ja tarjousvertailu LIITTEENÄ Liitteet jaetaan valtuuston kokoukseen osallistuville. Tässä valtuuston kokouksessa asiakohdassa 9 valittu tarkastuslautakunta kokoontuu valtuuston kokouksen ollessa keskeytettynä ja tekee valtuustolle ehdotuksen tilintarkastusyhteisön valitsemiseksi kaudelle , minkä lisäksi optiona on kahden (2) vuoden lisähankintamahdollisuus.

11 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Valtuusto Tarkastuslautakunta Tl 6, Tarjousten avauspöytäkirja on LIITTEENÄ 6.1 ja tarjousvertailu LIITTEENÄ 6.2. Tarjoukset ovat nähtävänä tarkastuslautakunnan kokouksessa. Hankintapäällikkö Ritva Jylhä on kokouksessa läsnä esittelemässä asiaa. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tl 6, Päätös: Tarkastuslautakunta päättää valtuustolle tehtävästä JHTT-yhteisön valintaa koskevasta esityksestä Kokouksen kuluessa tarkastuslautakunta päätti esittää valtuustolle, että sairaanhoitopiirin tilintarkastusyhteisöksi kaudelle valitaan KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Lisäksi optiona on kahden (2) vuoden lisähankintamahdollisuus.

12 12 KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN Tl 7 MUUT ASIAT

13 13 Tl 8 ILMOITUSASIAT Esko Tammenoja Puheenjohtaja Seija Saarelainen Sihteeri Pöytäkirjan tarkastajat Tiina Minkkinen Tapani Mäki