Ryhmät ja tiimit 20.11.2014 Kalevi Paldanius Savonia-ammattikorkeakoulu
RYHMÄT JA TIIMIT * verkostot uusina ryhmän ja tiimin muotoina * ryhmä- ja tiimityöskentelyn edut ja haitat
A Joke * There are four people named Everybody, Someone, Anybody and Nobody. There was an important job to be done and Everybody was asked to do it. Everybody was sure Somebody would do it. Anybody could have done it, but Nobody did it. Somebody got angry about that, because it was Everybody s job. Everybody thought Anybody could do it but Nobody realized that Everybody wouldn t do it. It ended up that Everybody blamed Somebody when Nobody did what Anybody could have done.
Ryhmät ja tiimit Monessako pysyväisluontoisessa ryhmässä/tiimissä olet? Kuinka monessa tilapäisessä (projekti-/hanke) tiimissä olet? Mitkä ovat oman työsi kannalta tärkeitä/keskeisiä ryhmiä? Missä niistä viihdyt/missä et? Onko ryhmillä selkeä olemassaolon tarkoitus? Millaista päätösvaltaa ryhmillä/tiimeillä on? Onko johtajuus määritelty & tiedossa? Fyysisesti samassa tilassa, toisistaan erillään toimivia, eri maissa? Tasavertaisuus? Kommunikaation avoimuus varmistettu? Erilaisuuden hyväksyntä ja hyödyntäminen?
Ryhmät ja tiimit: hyvän suoriutumisen ehdot (Levine & Moreland 1998; West 1994/Erey, Jonas, Greitemeyer 2006) Yksimielisyys toisten kohtelua koskevista säännöistä, kyky kommunikoida rehellisesti, kunnioittavat toisiaan, lojaalisuuden osoittaminen Heterogeenisuus (lahjakkuus, kokemukset, koulutus, taustat) Sitoutuminen laadukkaaseen tulokseen & saavutusten eetos Kaikki tuntevat vastuuta ryhmän menestyksestä Ryhmällä itselleen selkeät, tarkat ja korkeat tavoitteet Yhteensopivuus teknisellä & henkilökohtaisella tasolla Kyky hyötyä yksilöllisistä vahvuuksista Kykenee ryhmätarkasteluun, keskusteluihin siitä mikä on hyvää & säilytettävää ja mikä huonoa ja parannettavaa
Ryhmät ja tiimit, miksei em. toteudu Ryhmäharmonian ja yksimielisyyden tavoittelu > epäkriittisen asenteen vahvistuminen > ryhmäajattelu > tukehduttaa mielipiteet ja argumentit > nopea päätöksenteko & luottamus oikeellisuuteen (mutta myös hyvin vääriä päätöksiä) Valheellisen rauhan merkit (kriittisen keskustelun puuttuminen) varoitussignaaleja
Organisaatioista organisoitumiseen (Saastamoinen 2008) TVT:n kehitys > ajan ja paikan suhteet muuttuvat spatiotemporaalinen haaste: Työnteon paikka- ja aikasidonnaisuus vähenee Kommunikaatio tietoverkkojen välityksellä Organisaatiot eivät selvärajaisia kokonaisuuksia > verkosto- ja verkostoitumismetaforat > kompleksisuus organisaatioiden kuvaajana Toimijaverkkoteoria (Action Network Theory/ ANT)
Työprosessit (Alasoini) Tyypillinen kohde liittyy lisääntyneisiin joustavuusvaatimuksiin > työn organisointi, työmenetelmät ja esimiestyö Prosessijohtamisen opit (TQM, lean tuotanto, BPR) -ydinprosessien hyvä hallinta (tuotteiden ja palveluiden ohella)
Prosessi- ja toimintoperustaisen ajattelun yhdistäminen - Prosessit tunnistava: prosessien parantamistiimejä, mutta identifioidutaan toimintojen kautta - Prosessiohjautuva: tunnistettu > omistajat nimetty, resurssit edelleen toiminnoissa > innovaatioioden tuotanto >< epävarmuus ristiriidat - Prosessien hallitsema tapa toimia: toiminnot purettu esim. asiantuntijakeskuksiksi
Työprosessit Toimivuus konkreettinen, helposti havaittavissa oleva asia > avannut silmiä huomaamaan muita kehittämisen tarpeita (työn organisointi, työmenetelmät, palkitseminen, johtaminen ja esimiestyö) Esim. tehokkaampi rikostutkinta > läpäisyajat 55pv (2002) > kolme erikoistunutta tiimiä > läpäisyajat 12 pv. 2005-5 henkilöä vähemmän)
Työprosessien kehittämisen välineet Prosessikartat: ydin- ja tukiprosessit > yksittäiset prosessit työnkulkukaaviot & prosessien toimintataulukot Prosessien tunnistaminen: vaiheiden kuvaaminen, tehtävät, vastuut, suoritteet > yhteisesti hyväksytyt näkemykset ongelmista kehittämisen lähtökohdiksi Prosessien kehittäminen: jatkuvan parantamisen menetelmät Vaativat (asiantuntija-) prosessit: simulaatiot
Oppivat tiimiorganisaatiot Taylorismi torjuva Tiimijaon perusta: prosessiperustainen (prosessin tietystä vaiheesta vastaaminen), teollisuudessa helpompi toteuttaa tuoteperustainen (tuotteen tai asiakkaan mukainen > kehittäminen helpompi integroida)
Tiimityön ristiriidoista Päätöksenteon hajauttaminen toiminnan joustavoittamiseksi lisää tiimien kollektiivista autonomiaa, mutta ei yksilöllistä autonomiaa (Klein 1991) Päätöksenteko tiimien sisällä: tasavertaisuus töiden jakamisessa, tiedon jakamisessa, oppimismahdollisuuksissa, osallistumisessa
Tiimityön kehittäminen Tiimien välinen yhteistyö uusi kehittämisen kohde Yksittäiset pilotit (itsenäisiä yksiköitä, merkittäviä riskejä, resurssit rajalliset, ei välitöntä tarvetta laajaalaisen muutokseen) vs. laaja rintama koko organisaatiossa (nopea kumuloituva oppiminen samassa kehitysvaiheessa olevien tiimien kesken) Vaativampaa kuin työprosessien kehittäminen > päätöksenteko ja vastuunjako muuttuu
Menetelmiä Tiimivalmennus ja koulutus Ryhmäharjoitukset Ideariihet Kehitysryhmätyöskentely Luennot, seminaarit Analyysit ja kartoitukset Muutoksen hyödyt vaikeammin arvioitavissa ja tulevat pidemmällä ajanjaksolla
Tulevaisuuden tiimityö Organisaatiorakenteiden nopeampi muuttuminen Solmutyöskentely tiimityön uusi muoto: solmut asiakasyhteistyön pohjalta syntyviä projektimaisia tiimejä Ei yksiselitteistä keskusta tai auktoriteettia Informaatio toiminnan kohteena (ICT virtuaaliset tiimit)
Esimiestyön muutoksen tarve (Mari Kira 2003) Kontrolliraja (johon työntekijä voi vaikuttaa ja jota hän voi kontrolloida) ja huomioraja (alue työssä, jonka sisällä olevat asiat vaikuttavat työhön ja jotka siksi huomioitava työssä) Kontrollirajan ulkopuolelle ja huomiorajan sisäpuolelle sijoittuva alue kuvaa työn epävarmuusaluetta > voidaan hallita esimiehen ohjeilla/säännöillä Massatuotanto, byrokraattinen työ > suppea ja selkeä kontrolliraja, huomioraja ja siten epävarmuusalue > joustavuus & uudenlaiset ratkaisut laajentaa ja hämärtää em. Rajoja Työn vaatimukset ristiriitaisempia ja ennakoimattomampia
Uudet esimiestyön välineet (tukirakenteet) Institutionalisoituneet työn tukirakenteet: laatujärjestelmät, tietojärjestelmät, palkitsemisjärjestelmät, tiimipalaverit, jatkuvan parantamisen menetelmät Projekti-, verkostomaisuus, virtuaalisuus, nopeus > yhteiset tulkinnalliset viitekehykset organisaation sisälle > vuorovaikutteisuus ja dialogisuus työn tukirakenteiden luomisessa > sitoutuminen johtamisprosessiin vs. käskyt ja säännöt) + ajankäytöllinen väljyys Uudet taidot alaisilta > alaistaidot/ työyhteisötaidot: tukeminen ja auttaminen, vastuullinen resurssien ja delegoidun päätöksenteon käyttö, yhteistyö, kehittäminen
Työyhteisön kitkat ja rajapinnat Dialoginen esimiestyö edellyttää työyhteisön hyväksyntää jaetusta johtajuudesta Kitkat tyypillisiä esimieskeskeisissä organisaatioissa, tehtävien ja toimintojen ehdoilla rakennetuissa Hiljaisen tiedon hyödyntämistä estävien kitkatekijöiden ylittäminen: työkonferenssi, muutoslaboratorio, tulevaisuusdialogi, tutkimusperustainen soveltava teatteri ja hiljaisten signaalien menetelmä
Dialoginen esimiestyö (Alasoini) Tiimiorganisaatioissa rooli työntekijöitä tukeva ja valmentava eikä suoraan ohjaava > tehnyt esimiestyöstä vaativampaa Tarve esimiestyön laadulliseen kehittymiseen ei niinkään määrälliseen