Office/2 Integroitu Taloushallintoohjelmisto Macintosh:lle ja Windows:lle Manuaali 3: Materiaalihallinto Myynnintuki ja varasto 1998 Hansa Business Solutions Oy Ab, Helsinki, Finland Kaikki oikeudet pidštetššn 1999-31-12
Esipuhe Office/2 on tehokas taloushallinto-ohjelmisto Windows:lle ja Macintosh:lle. Ohjelma on käytännössä katsoen identtinen molemmille käyttöjärjestelmille ja suunniteltu tekemään taloushallinto niin helpoksi ja nopeaksi kuin mahdollista. Niissä kohdin missä Macintosh ja Windows versiot eroavat, tämä manuaali kuvailee molemmat versiot, mutta useimmissa tapauksissa esimerkit on otettu Windows versiosta. Tämä manuaali kattaa Office/2:n myynnintuki ja varastomoduulin. Ennen kuin luet tätä manuaali niin sinun tulisi olla tutustunut Johdatus Office/2;een eli Manuaaliin 1 (sen rekistereihin, valikoihin, painikkeisiin, ikoneihin ja Järjestelmä moduuliin). Lisäksi sinun tulisi olla tutustunut manuaali 2:een, jonka nimi on Taloushallinto. Taloushallinto manuaali kattaa laskutus, ostoreskontra ja kirjanpito moduulit.
Kuinka nšmš manuaalit on organisoitu Manuaali1: Esittely Esittely ja asennus TyšpšytŠ Office/2:n asennus, perusideat Office/2:en peruselementit: moduulit, rekisterit, windows, valikot, toiminnot, painikkeet Office/2 ja yritys Miten Office/2:n asettuu yritykseesi, laskutuksen ja ostoreskontran integroituminen kirjanpitoon Tyšn aloitus Alkusaldojen syöttäminen Asiakkaat Asiakkaat, asiakasryhmät ja asiakasraportit Tuotteet Tuotteet ja palvelut, hinnoittelu JŠrjestelmŠ moduuli Asetukset ja toiminnot. Järjestelmä laaja käyttö. Manuaali 2: Taloushallinto Laskutus Ostoreskontra Kirjanpito Laskut, suoritukset, myyntisaamiset Ostolaskut, maksut ja ostovelat Peruskirjanpito moduuli. Liiketapahtumat ja budjetit Manuaali 3: Materiaalihallinto Myynnin tuki Tilaukset ja toimitukset. Laskut tilauksista. Varasto Toimitukset, saapuvat toimitukset ja varasto-otot. Manuaali 4: LisŠtoiminnot Kalenteri SŠhkšposti Kirjeet TehtŠvŠŠ Tapaamisten seuranta päivä, kuukausi ja kalenteri muodoissa. Sähköpostin lähettäminen ja vastaanottaminen Kirjeiden, sähköpostiviestien luominen ja tulostaminen Tehtävien rekisteröinti ja mieleenpalauttaminen, yhteystietojen hallinta
SisŠllysluettelo Esipuhe...II Kuinka nšmš manuaalit on organisoitu...iii Myynnintuki moduuli...10 Asetukset...10 Toimenpidelajit...10 Toimenpidelajit, EsijŠrj...11 Asiakasluokat...12 Luokittelulajit...13 Asiakastilanne - raportti...13 Toimitustavat...15 Toimitusehdot...16 E-mail asetukset...17 TuoteryhmŠt...17 TyštehtŠvŠt...17 Numerosarjat tilaukset...18 Tilausluokat...19 Toimituspvm...20 Vakiokirjeet...20 Vakiotekstit...21 Myyntitilaukset rekisteri...22 Myyntitilauksen syšttšminen...22 Tilauksen YlŠosa... 25 Kortti 1... 25 Tilauksen alaosa... 27 Kortti 2... 27 Kortti 3... 31 Kortti 4... 32 Kortti 5... 33 Kortti 6... 34 Tilausten tarkistaminen ja muuttaminen...34 Tilausten tulostaminen...35 4
Erikoistoiminta... 36 Toimita...36 Laskuta...38 Tuotetilanne...39 Tulosta tyšmššršys...41 Tilaustilanne...42 Asiakasrekisteri...43 Yhteyshenkilšt rekisteri...44 Tuoterekisteri...46 Hinnat rekisteri...46 Lomakkeet...47 Toimenpiteet... 48 Kirje... 50 Tilausvahvistus... 50 TyšmŠŠrŠykset... 51 Asiakastarrat... 51 Raportit...54 Toimenpiteet, Asiakkaat... 55 Toimenpiteet, henkilšt... 56 Yhteyshenkilšluettelo... 58 Toimitusmahdollisuus... 59 Toimitusluettelo... 61 KATE, tilaukset... 63 Tuoteluettelo... 64 Kirjeet... 64 Tilauskanta... 65 Tilatut tuotteet... 68 Hinnasto... 69 Tilausluettelo... 70 Viennit...72 Toimenpiteet... 72 Yhteystiedot... 74 Tilausrivit... 74 5
Varasto moduuli...76 Asetukset...76 Katelaskenta...76 Numerosarjat - Saapuvat toimitukset...77 Numerosarjat - Toimitukset...78 Numerosarjat Ð Varastovertailu...78 Numerosarjat Ð Varasto-otot...78 Varaston asetukset...78 Toimitukset rekisteri...80 Toimituksen syšttšminen...80 Toimituksen ylšosa... 81 Kortti 1... 82 Kortti 2... 83 Kirjanpidon tositteiden syntyminen toimituksista...84 Toimitusten tarkistaminen ja hyvšksyminen...84 Toimitukset tekeminen laskutuksesta...85 KerŠilylistan ja lšhetteen tulostaminen...85 Erikoistoiminta valikko...86 OK... 86 Tulosta rahtitarrat... 87 Laske paino... 87 Tuotetilanne... 87 Saapuvat toimitukset rekisteri...88 Saapuvan toimituksen syšttšminen...88 Saapuvan toimituksen ylšosa... 89 Kortti 1... 90 Saapuvan toimituksen alaosa... 91 Kortti 2... 91 Kirjanpidon tositteiden syntyminen saapuvista toimituksista...93 Saapuvien toimitusten hyvšksyminen ja tarkistaminen...93 Erikoistoiminta valikko...94 HyvŠksy... 94 Tulosta tarrat... 94 PŠivitŠ hinnat... 95 Varasto-otot rekisteri...97 Varasto-oton syšttšminen...97 Kirjanpidon tositteen syntyminen varasto-otosta...100 6
Erikoistoiminta valikko... 100 Tuotetilanne...101 Varastovertailu... 101 Tuoterekisteri...102 YllŠpito...103 PŠivitŠ kustannushinta... 103 Lomakkeet...105 LŠhete... 106 Koontilista... 107 LŠhete... 107 Varasto-otot... 107 Tuotetarrat... 108 Saap. toimitus... 108 Saap. toimitus-tarrat... 109 Osoitetarrat... 109 Rahtitarrat... 109 Raportit...111 Tuotetarvelaskelma... 112 Toimitusluettelo... 113 Toimituslista... 115 Saapuvat toimitukset... 117 Tuotehistoria... 118 Varasto-ottoluettelo... 120 Varastoluettelo... 121 Varasto-ero luettelo... 123 Inventointialusta... 124 Varasto-sisŠŠnluettelo... 125 Varasto-ulosluettelo... 126 Viennit...127 Varastoluettelo... 127 Hakemisto... 130 7
8
Office/2 Myynnintuki 9
Office/2 Myynnintuki moduuli Myynnintuki moduulia käytetään syöttämään tilauksia ja tekemään toimituksia asiakkaille. Moduuli on integroitu laskutusmoduulin kanssa (Tilaukset voidaan muuttaa laskuiksi) ja varastomoduulin kanssa (Toimitukset voidaan luoda). Asetukset Seuraavat asetukset ovat saatavilla Myynnintuki moduulista. Toimenpidelajit Tässä asetuksessa voit määritellä toimenpidelajit tai tapahtumat joita halutaan seurata: Toimenpidelajeja voi olla kuinka paljon tahansa. Toimenpidelaji kuvailee 10
Myynnintuki tapahtuman luonnetta. Toimenpidelajia voidaan käyttää hakukriteerinä monissa myynnin tuen raporteissa. Toimenpidelajien määrä tulisi pitää vähäisenä ja suurta huomiota tulisi kiinnittään siihen miten toimenpidelajin koodi kuvailee toimenpidettä. Toimenpidelajit: Selaa ikkuna listaa kaikki käytettävissä olevat toimenpidelajit: Syöttääksesi uuden toimenpiteen, klikkaa [Uusi] painiketta painikeriviltä. Toimenpidelaji: Uusi ikkuna ilmestyy: syötä yksityiskohdat ja klikkaa [OK] tallentaaksesi uuden tietueen. Toimenpidelajit, EsijŠrj. On mahdollista saada toimenpiteitä syntymään automaattisesti tietyn toiminnon hyväksymisen jälkeen. Tämä asetus ohjaa kyseistä toimintoa. Toimenpiteitä voidaan laittaa syntymään kirjeitä, tarjouksia ja sopimuksia hyväksyttäessä. Laita rasti kyseiseen rastin paikkaan jos haluat tämän tapahtuvan. Toimenpiteille tulee silloin toimenpidelaji joka voidaan määritellä oikealla. 11
Office/2 Asiakasluokat Tämä asetus mahdollistaa sinun määritellä niin monia asiakasluokkia kuin haluat. Asiakasluokilla voit luokitella asiakkaitasi suhteesi mukaan kullekin asiakkaalle (esim. potentiaalinen asiakas, palvelu asiakas, jälleenmyyjä, jne). Tämä asiakasluokittelu tulee tehdä asiakasrekisteriin asiakkaan korttiin 1 kenttään Luokka. Tähän kenttään voidaan sisällyttää 1 tai useampia luokittelulajeja eroteltuna pilkulla. Joten, esimerkiksi, tietty asiakas voi kuulua sekä potentiaalisen asiakkaan luokkaan ja kyseisellä asiakkaalla voi olla luottoluokitus 3. Asiakasluokittelu tarjoaa erilaisen luokittelu mahdollisuuden kuin asiakasryhmät laskutusmoduulissa. Asiakasryhmät ovat tyypillisimmältään esim. mihin toimialaan ks. asiakas kuuluu. Asiakasluokittelussa asiakas voi olla kohdistettu useisiin luokkiin, mutta kyseinen asiakas voi kuulua vain yhteen asiakasryhmään. Asiakasluokittelua voidaan käyttää hakukriteerinä monissa myynnintuen raporteissa ( ja EU ALV myynti raportissa laskutus moduulissa). Asiakasluokat voidaan jakaa eri luokittelulajeihin, mahdollistaen suuremman joustavuuden. Luokittelulajit on määritelty käyttäen tämän moduulin asetusta luokittelulajit. Asiakasluokat: Selaa ikkuna listaa kaikki käytettävissä olevat asiakasluokat. Syöttääksesi uuden klikkaa [Uusi] painiketta painikeriviltä. Asiakasluokka: Uusi ikkuna ilmestyy: syötä yksityiskohdat ja klikkaa [OK] tallentaaksessi uuden tietueen. Sijoita kohtaan toimintoa voidaan käyttää luokittelulaji kentässä tuomaan luokittelulaji listan. 12
Myynnintuki Luokittelulajit Luokittelulajeja käytetään jakamaan asiakasluokkia ryhmiin. Asiakastilanne - raportti Luokittelulajit: Selaa ikkuna listaa käytettävissä olevat Luokittelulajit: syöttääksesi uuden luokittelulajin, [Uusi] painiketta painikeriviltä: Luokittelulaji: Uusi ikkuna ilmestyy: syötä yksityiskohdat ja klikkaa [OK] tallentaaksessi uuden tietueen. Tätä asetusta käytetään ohjaamaan mitä halutaan näkyviin Asiakastilanne - raporttiin kun raportti otetaan käyttämällä erikoistoimintaa Asiakkaat: Selaa tai Asiakkaat: Tarkista ikkunan olessa aktiivinen. Asetuksella ei ole vaikutusta silloin kun otetaan Asiakastilanne raportti käyttämällä Raportit toimintoa laskutus moduulissa. Erillinen tietue voidaan tallentaa jokaiselle henkilölle, jolloin raportti palvelee käyttäjän (henkilön) tarpeita. Kyseinen tietue saadaan kaksois-klikkaamalla Asiakastilanne-raportti kuvaketta myynnin tuen valinta-alue ikkunassa. Luodaksesi uuden tietueen, klikkaa [Uusi] painiketta painikeriviltä tai aktivoi tietue joka on samanlainen kuin minkä olet luomassa ja paina [kopio]. 13
Office/2 Seuraavanlainen ikkuna aukeaa Syötä käyttäjän etukirjaimet Käyttäjä kenttään, käyttämällä Sijoita kohtaan toimintoa tarvittaessa. Office/2 estää syöttämästä useampia kuin yhden tietueen henkilöä kohden. Ensimmäistä kolumnia käytetään siihen mitä halutaan sisällyttää raporttiin. Mahdolliset vaihtoehdot ovat toimenpiteet, laskut, sopimus ehdotukset ja sopimukset: viimeiset kaksi vaihtoehtoa ovat vain mahdollisia jos sopimus moduuli on asennettu. Toinen kolumni tarjoaa yhden vaihtoehdon jokaiselle ensimmäisen kolumnin rekisterille. Esimerkiksi, laittamalla rasti sisällytä toimenpiteet kohtaan ja kaikki ei hyväksytyt kohtaan varmistaa että kaikki ei hyväksytyt toimenpiteet listautuvat. Laittamalla rastin kohtaan kaikki ei hyväksytyt ja jättämällä rastin pois sisällytä toimenpiteet kohtasta tapauksella ei ole mitään vaikutusta. Laittamalla rastin kohtaan sisällytä laskut ja kohtaan kaikki avoimet aiheuttaa kaikkien (suorittamattomien) laskujen listautumisen raporttiin. Kolmas kolumni taasen antaa yhden vaihtoehdon jokaiselle rekisterille ja vaatii sen että ensimmäisen kolumnin vaihtoehto on valittu. Nämä vaihtoehdot vaativat numeron syötettäväksi: syöttämällä 5 Viimeisimmät hyväksytyt toimenpiteet kenttään aiheuttaa että viisi viimeiseksi hyväksyttyä Toimenpidettä tulostuu raportille. 14
Myynnintuki Toimitustavat Tallentaaksesi Asiakastilanne - raportin asetukset, klikkaa suljerastia ja valitse Kyllä. Toimitustapa asetuksia voi käyttää eri toimitustapojen määrittelyyn. Näitä voidaan käyttää käyttämällä Sijoita kohtaan komentoa Myynnintuki, Laskutus ja Toimitusrekistereissä. Toimitustavat: Selaa ikkuna listaa käytettävissä olevat toimitustavat: Kaksoisklikkaa muuttaaksesi tai klikkaa [Uusi] luodaksesi uuden toimitustavan. Syötä koodi ja lyhyt kuvaus toimitustavasta jokaiseen toimitustapaan. Koodi voi sisältää viisi merkkiä, ja voi vapaasti valita ovatko ne kirjaimia vai numeroita. 15
Office/2 Toimitusehdot Vahvista syöttö klikkaamalla [OK]. Tämän asetuksen kautta voit syöttää erilaisia haluamiasi toimitusehtoja, sellaisia kuin FOB. Toimitusehdot on määritelty tilauksen kortissa 3. Toimitusehdot: Selaa ikkuna listaa käytössä olevat toimitustavat: kaksoisklikkaamalla voit muokata tai klikkaamalla [Uusi] luoda uuden toimitusehdon. 16
Myynnintuki E-mail asetukset TuoteryhmŠt TyštehtŠvŠt Syötä koodi ja lyhyt kuvaus teksti toimitustavasta. Koodi voi sisältää viisi merkkiä, ja voi vapaasti valita ovatko ne kirjaimia vai numeroita. Vahvista syöttö klikkaamalla [OK]. Katso manuaali 4 saadaksesi lisätietoja tästä asetuksesta. Halutessasi lisätietoja tästä asetuksesta, katso "Tuotteet ja Hinnoittelu" kappaletta. Tämä asetus on käytössä yhteyshenkilöt ja kirjeet rekistereissä. On mahdollista raportoida ja lähettää kirjeitä yhteyshenkilöille heidän työtehtäviensä mukaan. On suositeltavaa käyttää yleisiä työtehtävien nimiä kuin 17
Office/2 henkilön oikeaa titteliä (jotka vaihtelevat eri yritysten mukaan). Tämä antaa sinulle mahdollisuuden raportoida tai lähettämään kirjeitä yhteyshenkilöille heidän työtehtäviensä mukaan riippumatta tittelistä. Kaksoisklikkaa työtehtävät asetukista ja seuraavanlainen ikkuna aukeaa- Numerosarjat tilaukset Lisää jokainen uusi työtehtävä omalle rivilleen, kun kaikki on laitettu klikkaa OK painiketta painikeriviltä tallentaaksesi muutokset. Ikkunan voit sulkea tallentamatta muutoksia klikkaamalla sulje rastia. Office/2 ei vaadi ennakolta määrättyjä numerosarjoja tilauksille. Numerosarjojen puuttuessa ohjelma aloittaa tilaukset 1:stä ja jatkaa siitä eteenpäin. 18
Myynnintuki Tilausluokat Halutessasi käyttää omia numerosarjoja, syötä ne tänne asetuksiin. Voit syöttää minkälaisia numerosarjoja vain eri vuosille, eri osastoille, eri tilaustyypeille. Eri numerosarjat eivät saa mennä päällekkäin. Tilausluokat on tarkoitettu tilausten analysoimiseen raportointia tai tärkeysjärjestykseen laittamista varten. Tilausta syötettäessä, kun se on määritelty tilausluokkaan, niin se on nähtävissä Tilaukset: Selaa ikkunaan. Samalla se on määritelty tilauskanta raporttiin. Tilausluokat: Selaa tai Tilausluokat: Etsi ikkuna listaa käytettävissä olevat tilausluokat: kaksois-klikkaa muokataksesi tai klikkaa [Uusi] luodaksesi uuden tilausluokan. Tilausluokat syöttö ikkunassa pitäisi syöttää koodi ja lyhyt kuvaava teksti. Koodi voi sisältää viisi merkkiä ja voit vapaasti valita sekoituksen kirjaimia ja numeroita. Klikkaa [OK] tallentaaksesi muutokset. 19
Office/2 Toimituspvm Tämä asetus mahdollistaa toimituspvm muodon määrittelemisen Myyntitilaksen kohdalla. Riippuen minkä asetuksen valitset täällä, Office/2 tulkitsee syötetyn tiedon päiväyksenä, viikkona, numerona jne. Tätä koodia käytetään valitsemaan erilaisia raportteja, määrää lajittelujärjestyksen. Vakiokirjeet Tätä asetusta käytetään vakiokirjeiden, joita lähetetään tietyille eri tahoille, rakentamiseen. Teksti, kirje: Selaa ikkuna listaa käytettävissä olevat Vakiokirjeet: luodaksesi uuden vakiotekstin, klikkaa painiketta uusi painikeriviltä. Lisää jokaiselle uudelle vakiokirjeelle koodi ja selite joka kuvaa itse tekstiä. 20
Myynnintuki Vakiotekstit Tallentaaksesi vakiotekstin, klikkaa suljerastia ja valitse kyllä. Vakiotekstejä voidaan käyttää vähentämään kirjoitusmäärää erilaisissa kirjeissä. Vakiotekstit, kirje: Selaa ikkunassa näkyy kaikki käytettävissä olevat vakiotekstit: lisätäksesi uuden tekstin klikkaa uusi painiketta painikeriviltä. Vakioteksti, kirje: Uusi ikkuna avautuu: lisää yksityiskohdat järjestyksessä ja klikkaa OK tallentaaksesi uudet tiedot. 21
Office/2 Myyntitilaukset rekisteri! Myyntitilaus systeemin perusta on tietysti tilaukset jotka on syötetty systeemiin. Käytä Myynti tilaus rekisteriä Myynnintuki moduulissa syöttääksesi tai työskennelläksesi tilausten kanssa. Ennen kuin aloitat tilausten syšttšmisen, sinun tšytyy pššttšš tilikausi (kirjanpitovuosi). Tilausten numerosarjat pitšisi myšs olla mššritelty kohdassa Myynnintuki moduuli, Asetukset, Numerosarjat myyntitilaukset. Myyntitilauksen syšttšminen Myynnintuki moduulissa valitse Myyntitilaukset rekisterit valikosta tai kaksoisklikkaa [Myyntitilaukset] kuvaketta valinta-alueella. Tilaukset: Selaa ikkuna on auki näyttäen jo tehdyt tilaukset. Tilaukset on lajiteltu tilausnumeron perusteella: Tämän voi muuttaa klikkaamalla yhtä toisten kolumnien otsikoista. 22
Myynnintuki Tilauksesta näkyy ikkunassa onko se toimitettu tai laskutettu ja asiakkaan numero ja nimi. Viiva laskutettu kolumnissa tarkoittaa, että tilaus on täytetty, mutta jatkotoimenpiteitä ei ole tehty. Tilausta ei voi laskuttaa ennen kuin tilaus on toimitettu ja asiamukaisesti hyväksytty. Tilauksesta tehdyn osatoimituksen ja laskun jälkeen laskutettu kolumniin ilmestyy väkänen ja toimitettu kolumni pysyy tyhjänä mikä tarkoittaa että laskutus on kunnossa tähän asti, mutta että tilausta ei ole kokonaisuudessaan toimitettu. Erikoistoiminta valikon toiminnot on kuvailtu alla. Office/2 tarjoaa useita oikoteitä, jotta tilausten käsitteleminen olisi helpompaa. Esimerkiksi voit syöttää päiväyksen käyttämällä Sijoita kohtaan toimintoa. Tätä toimintoa voidaan myös käyttää tuotenumeroiden, asiakasnumeroiden, maksuehto koodien jne. syöttämiseen. Syöttääksesi uuden Tilauksen klikkaa [Uusi] painikkeesta tai käytä Ctrl-N (Windows) näppäinyhdistelmää tai Command-N (Macintosh) näppäimiä. Vaihtoehtoisesti, valitse samanlainen tilaus minkä haluat tehdä ja klikkaa [Kopio] painiketta. Tilaus: Uusi ikkuna avautuu, tyhjänä jos on klikattu [Uusi] tai kopiona jos tilaus on kopiotu. 23
Office/2! Et ole sidottu oletusarvoihin joita Office/2 ehdottaa. Suurimpaan osaan kentistš voit muuttaa etukšteen laitettuja oletuksia sinulle paremmin sopivaksi. Muutokset jotka on tehty tššllš on voimassa vain tšlle kyseiselle tilaukselle. Tiedon määrä, joka on varastoitu Tilaus ikkunaan ei mahdu yhteen ikkunaan, siksi Tilaus ikkuna on jaettu 6 :een eri korttiin. Jokaisen kortin ylälaidassa on samanlainen yläosa. Yläosa sisältää Tilausnumeron, Asiakasnumeron ja Nimen. Ikkunan alalaidassa on alaosa, joka sisältää erilaisia summia. Jokaisen kortin yläosassa on numeroitu sivun vaihtoa helpottava painike. 24
Myynnintuki Klikkaamalla numeroitua painiketta voit navikoida korttien välillä. Yläosa ja alaosa on aina näkyvissä muistuttamassa minkä asiakkaan tilauksen parissa työskentelet ja alaosa kertoo sen hetkiset summat. Tilauksen YlŠosa Numero Sijoita kohtaan Valitse numerosarjoista Kun luot uuden Tilauksen, Office/2 syöttää seuraavan vapaana olevan numeron numerosarjasta Numerosarjat- Tilaukset kohtaan. Voit muuttaa tätä numeroa, mutta ei siihen mitä on jo käytetty. Työskennellessäsi monikäyttäjä ympäristössä tilausnumero määräytyy kun tilaus tallennetaan. Asiakas Sijoita kohtaan Asiakasrekisteri Syötä Asiakasnumero tai käytä Sijoita kohtaan toimintoa. Painaessasi Enter:ä Asiakkaan nimi, osoite, ja muut tiedot hakeutuvat asianmukaisiin kenttiin. Nimi Asiakkaan hakeutuu sen jälkeen kun olet syöttänyt asiakasnumeron. Suljettu Tarkista tämä laatikko Tilauksen täyttämisen jälkeen. Tämän laatikon tarkastamisen ja tilauksen tallentamisen jälkeen et voi enää tehdä muutoksia Tilaukseen. Jos on olemassa jotain määriä mitä ei ole toimitettu ne peruuntuvat ja eivät ilmesty raportteihin lähettämättöminä määrinä. Kortti 1 Pvm. Sen hetkinen tietokoneen kellon mukainen päiväys ilmestyy oletuksena. 25
Office/2 Toimitusaika Päiväys jona tilaus on suunniteltu toimittaa. Tämän kentän sisältö tulee Toimitusaika asetuksista. Mahdolliset vaihtoehdot tulevat vapaasta tekstistä, päiväyksestä, viikon numerosta tai vuosi/viikko (4 merkkiä). Maksuehto Sijoita kohtaan Myynnintuki- ja Ostotilaus moduulit, Asetukset, Maksuehdot. Oletus tulee Asiakas Maksuehdot, jotka on syötetty tänne seuraavat laskuihin jotka on tehty tästä tilauksesta. Sen lisäksi että oikea Maksuehto ilmestyy laskuihin (Vaikka asiakkaan kielellä jos on tarpeen), maksuehto mahdollistaa myös kassa-alennusten huomioon ottamisen jos suoritus tapahtuu ennen kassaalennuksen eräpäivää MyyjŠ Sijoita kohtaan Järjestelmä moduuli, Henkilöt rekisteri, Oletus tulee Asiakas Myyjä joka on vastuussa Tilauksesta pitäisi syöttää tähän: Myynnintuki- ja Laskutus moduulissa on monia raportteja joita voidaan ottaa Myyjä haulla. Myyjälle on myös mahdollista antaa provisio tilauksesta syöttämällä Provisio % Tuotekortin 4 sivulla olevaan Provisio % kenttään. Viitteemme Käytä tätä kenttää jos sinun tarvitsee tunnistaa kyseinen tilaus muuten kuin tilausnumeron perusteella. Oletus siitä mitä on merkitty ohjelman käyttäjän Järjestelmä moduulissa Henkilöt rekisteriin Henkilön kortin 3 sivulle merkittyyn Viitteemme kenttään merkittyyn Myyntitilauksista syntyneisiin laskuihin kyseinen viite siirtyy automaattisesti. Viitteenne Sijoita kohtaan Yhteyshenkilöt rekisteri, Myynnin tuki moduuli Oletus tulee Asiakas Syötä tähän henkilön nimi (Viittenne) joka pitää mainita jos toimituksia tehdään tästä tilauksesta. Sijoita kohtaan listaa kaikki asiakkaalle merkityt Yhteyshenkilöt. 26
Myynnintuki As.Tilausnro Rekisteröi asiakkaan ostotilausnumero tänne. Se tulee tulostumaan kaikkiin dokumentteihin jotka ovat yhteydessä tähän tilaukseen. Tilauksen alaosa Tilauksen alaosa sisältää erilaisia Summia kuten kuvailtu alla. Milloin tahansa syötät tilauksen tai muutat sitä niin Summa ja yhteensä sarake muuttuu sen mukaisesti. ALV P-arvo Ale-% Ale yht. Summa Maksettava Tilauksen kokonais ALV. Tämä näyttää Tilauksen kokonaissumman mukaan lukien ALV perusvaluutassa (FIM). Se on vain käytössä jos Valuutta kenttä sisältää jonkun arvon. Alennusprosentti Alennuksen määrä yhteensä Kokonaissumma tilaukselle, ei sisällä ALV Kokonaissumma tilaukselle, sisältää ALV Kortti 2 Kortti 2 näyttää Tilauksen rivit, jotka ovat myös näkyvissä kortissa 1. Tilauksen rivi matriisi on jaettu 4 eri pysty korttiin. Jokainen korteista näyttää lisä kolumneja tilauksen eri riveille. Klikatessasi korttin painaketta (Merkitty A-D) kaksi tai kolme viimeisintä kolumneista vaihtuu. 27
Office/2 Ennenkuin lisäät yhtään riviä Tilaukselle, varmista että Valuutta ja Peruskurssit joka on määritelty kortissa 3 ovat oikeat. Jos Peruskurssit on määritelty kaikki hinnat jotka tulevat tuoterekisteristä konvertoituvat. Kuitenkin jos Peruskursseja on muutettu tuoterivien laittamisen jälkeen silloin hinnat eivät konvertoidu.. Lisätäksesi rivejä Myyntitilauksiin klikkaa mitä tahansa tyhjää kenttää ensimmäisellä tyhjällä rivillä ja syötä haluamasi teksti. Poistaaksesi rivin, klikkaa rivin numeroa rivin vasemmassa reunassa ja paina Back Space näppäintä. Lisätäksesi rivin klikkaa rivin numeroa vasemmassa reunassa ja paina Enter näppäintä. Rivejä ei voi poistaa tai syöttää sitten kun toimitukset on muodostettu. Kortti A Tuote Sijoita kohtaan Tuoterekisteri Kursorin ollessa tällä kentällä, syötä tuotenumero tai viivakoodi kaikille tilatuille tuotteille. Hinnoittelu, kuvaukset, ja muu informatio tulee Tuoterekisteristä. Jos jätät tämän kentän tyhjäksi voit syöttää tietoa erittely- ja hintakenttään, ehkä käyttääksesi riviä lisätäksesi jotain lisäkommentteja, jotka haluat tulostuvan Tilauslomakkeelle. Kpl Syötä tilatut kpl määrät. Paina Enter laskeaksesi Summan ja kursori siirtyy seuraavan rivin tuotekenttään Erittely Oletus tulee Tuote Tämä kenttä näyttää tuotteen nimen ja tulee tuoterekisteristä. Halutessasi lisätä ylimääräistä erittelyä voit tehdä niin. Tilaa ylimääräiselle erittelylle on 100 merkkiä per rivi. Office/2 ottaa tekstirivit mitkä on syötetty korttiin 5 tuoterekisterissä ja lisää ne erittely kenttään kuten näytetty alla. 28
Myynnintuki Hinta Á Hinta Tulee tälle asiakkaalle annetusta Hinnastosta. Jos asiakkaalle ei ole määritelty hinnastoa tai tuote tuote ei ole kyseisellä Hinnastolla. Silloin hinta tulee tuotekorttiin merkitystä perushinnasta. Jos Valuutta ja Peruskurssit on määritelty niin silloin luku on kyseisessä Valuutassa. (Jos on Valuutta versio ohjelmasta käytössä). % Alennusprosentti. Jos alennustaulukko sisältää tämän tuotteen ja on kohdistettu asiakkaalle, silloin tämä numero määräytyy tuotenumeron ja kpl määrän mukaan. Se voidaan muuttaa tässä kohdassa suoraan miksi alennus prosentiksi ikinä halutaan. Tälle tilaukselle kohdistuva alennustaulukko näkyy kortissa 3. Summa Rivin kokonaissumma: Kpl kertaa Á Hinta vähennettynä Alennuksella. Tämän summan muuttaminen aiheuttaa muuttaa myös alennusprosenttia. Kortti B Tili Sijoita kohtaan Tilit rekisteri, Järjestelmä moduuli Tämä koodi määrittelee tälle tuotteelle kuuluvan myyntitilin. Tilauksesta syntynyt lasku ja siitä syntynyt tosite sen myyntitilin saldoa joka on merkitty tänne. Oletusta tarjotaan tuoterekisteriin mahd. Merkitystä myyntitilistä. Jos tuotteelle ei ole annettu myyntitiliä niin silloin tili tulee tuoteryhmää merkitystä tilistä. Jos tuoteryhmään ei ole merkitty myyntitiliä niin silloin ohjelma ottaa myyntitilin Laskutuksen asetuksista kohdasta Tiliöinti Myyntilaskut. Tämä oletus voidaan muuttaa tuoteriville jos on tarpeen. 29
Office/2 ALV-k Sijoita kohtaan ALV Koodi asetukset, Kirjanpito Moduuli ALV Koodi, joka on syötetty tänne viittaa a ALV Koodi rekisteriin syötettyihin ALV Koodeihin, jotka löytyvät Kirjanpito Moduulin asetuksista. Tämä koodi määrää millä prosentilla tätä kyseistä tuotetta veloitetaan ja mitä ALV tiliä lisätään kun Lasku tehdään. Oletus tulee tuoterekisteristä. Jos tuotteelle ei ole merkitty ALV koodia, niin silloin Alv koodi tulee Tuoteryhmästä, asiakkaasta tai Tiliöinti myyntilaskujen sivulta 3. Tämä oletus voidaan muuttaa jokaiselle riville tarvittaessa. Kortti C Kust. Hinta Oletus tulee Tuote Kustannushintaa käytetään kate ja katemarginaali laskuissa. Tämä voidaan muuttaa tarvittaessa. Kate Tilauksen kate on laskettu vähentämällä kustannushinta (kerrotuna kappalemäärällä) Summasta. Luku on silloin absoluuttinen ei prosentti. Kortti D KerŠilyssŠ, Toimitettu Toimitettu määrä tulee automaattisesti jokaiselle tilauksen riville kun toimitukset on tehty käyttäen erikoistoiminnan komentoa Toimita. Keräilyssä sisältää sekä hyväksytyt että hyväksymättömät Toimitukset, Toimitettu näyttää ainoastaan hyväksytyt toimitukset. Laskuja ei voida tehdä ennenkuin Toimitukset on Hyväksytty. Laskutettu Laskutettu määrä tulee automaattisesti jokaiselle tilauksen riville kun toimitukset on laskutettu käyttäen erikoistoiminnan komentoa Laskuta. Määrä näyttää sekä hyväksymättömät että hyväksytyt Laskut. Laskuja ei voida tehdä ennenkuin Toimitukset tehty ja hyväksytty. Osatoimituksissa laskuja voidaan tehdä vain toimitetulle määrälle. 30
Myynnintuki Hintakerroin Oletus tulee Tuote Hintakerrointa voidaan käyttää Tuotteen Á Hinnan uudelleen laskemiseen. Esimerkiksi, jos tuote on normaalisti ostettu 24 kappaleen laatikoissa, Hintakerroin voidaan syöttää suoraan tuotekorttiin. Á Hinta for the Tuote viittaa sitten laatikolliseen eli 24 kappaleeseen kyseistä tuotetta. Hintakerroin tulee Tilaukseen tuotteesta ja vaikuttaa summaan toivotulla tavalla. Hintakerrointa voidaan muuttaa ja Office/2 laskee uudelleen hinnan sen mukaisesti. Hintakertoimen kaava on Summa = (Kpl/hintakerroin * Á Hinta). Kortti 3 Valuutta Sijoita kohtaan Valuutat asetus, Järjestelmä moduuli Oletus tulee Pidä huoli että syötät tänne oikean Valuutan (jota tulee käyttää Laskussa myöhemmin) ennen kuin yhtään tuotetta on syötetty Tilaukseen. Tämä täytyy tehdä sen takia, että varmistutaan että hinnat ovat Konvertoituneet oikein. Tuotteiden hinnat jotka on syötetty tilaukseen ennen valuuttaa eivät konveroidu oikein. Jättäessäsi kentän tyhjäksi ohjelma käyttää perusvaluuttaa. Valuuttakurssi Oletus tulee Valuuttakurssit rekisteri, Järjestelmä moduuli Valuuttakurssi tietylle valuutalle tulee tänne Office/2:en syöttämänä. Varmista että valuuttakurssi on oikea ennen kuin laitat tuotteita tilaukseen, jotta ohjelma konvertoi valuutan oikein. 31
Office/2 Kortti 4 Toim. ehdot Toim. tapa Sijoita kohtaan Myynnin tuki Moduuli, Toimitusehdot,Asetukset Toimii oletuksena Asiakkaat Määrittele toimitusehdot tilaukselle täällä. Voit käyttää tätä kenttää esimerkiksi kansainvälisille asiakkaillesi: esimerkiksi kustannus, vakuutus, rahti maksettuna tai Vapaasti laivalla. Sijoita kohtaan Myynnin tuki moduuli, Asetukset, Toimitustavat Toimii oletuksena Asiakas Syötä toimitustapa tälle tilaukselle. Esimerkkinä voisi olla posti, matkahuolto tai jokin jakelukanava jota käytät toimittaaksesi tilauksen tavarat. Varattu Laita rasti tähän laatikkoon jos haluat varata kyseiset tuotteet varastossa. Office/2 tuolloin vähentää varastosaldoista kyseiset tuotteet tilauksen mukaisesti. Tilausluokka Sijoita kohtaan Tilausluokat asetus, Myynnintuki moduuli Syötä Tilausluokka tilaukselle (jos on käytössä). Tilausluokat mahdollistaa tilausten analysoinnin raportoinnin ja priorisoinnin tarpeisiin. 32
Myynnintuki Selite Oletus tulee Asiakas Rekisteröi tänne minkä selitteen haluat tilaukselle antaa: Selite ei tule näkyviin Lähetteisiin, eikä siirry laskuihin. Oletus tulee Asiakasrekisterin Tilausselite kentästä. Tämä kenttä on tarkoitettu omia tilauskohtaisia selitteitä varten. Kortti 5 Laskutusosoite Oletus tulee Asiakas Oletus tulee Laskut Asiakkaan laskutusosoite, kuten se on syötetty asiakasrekisterin korttiin 1. Tarvittaessa voit muuttaa täällä laskutusosoitetta tälle tilaukselle, mutta pysyvät muutokset tulee tehdä Asiakasrekisteriin. Alue Oletus tulee Asiakas Nämä valinta painikkeet näyttävät asiakkaan alueen, joka tulee asiakasrekisteristä. Tiliöinti Myyntilaskut asetus mahdollistaa erilaisten oletus myyntitilien ja ALV tilien asettamisen kullekin alueelle. Asetusta voidaan muuttaa tähän tilaukseen, mutta pysyvät muutokset tulee tehdä Asiakasrekisteriin. 33
Office/2 Kortti 6 Toimitusosoite Oletus tulee Asiakas Oletus tulee Toimitukset Syötä toimitusosoite tänne jos eri kuin laskutusosoite. Tilauksen ollessa valmis, klikkaa [OK] näppäintä tallentaaksesi sen. Ikkunan nimi muuttuu Tilaus: Uusi muodosta Tilaus: Tarkista. Toimituksia ei voi tehdä ennen kuin Tilaus on tallennettu. Tilausten tarkistaminen ja muuttaminen Voit muuttaa Tilausta valinta-alueella milloin vain. Tehdäksesi niin kaksoisklikkaa [Tilaukset] painiketta valinta-alueella ja valitse Tilaukset rekisterit valikosta. Tilaukset: Selaa ikkuna aukeaa listaten kaikki Tilaukset. Kaksois-Klikkaa Tilausta jota haluat tutkia tai muuttaa. Ikkuna Tilaus: Tarkista ilmestyy. Tämä ikkuna on identtinen Tilaus: Uusi ikkunan kanssa joka kuvailtiin edellisessä kappaleessa. Kun Toimitukset tai Laskut on luotu Tilauksesta, joitakin muutoksia ei voi tehdä. Esimerkiksi, Kpl määrää ei voi muuttaa vähemmäksi mikä on jo toimitettu. Uusia rivejä voidaan lisätä milloin vain, mutta rivejä ei voi lisätä tai poistaa kun toimitukset on alkaneet, ei vaikka kyseiseltä riviltä ei vielä olisi toimitettu yhtään kappaletta. 34