KESKI-POHJANMAAN AMMATTIKORKEAKOULU ONNISTU TIEDOTUSTILAISUUDEN JÄRJESTÄMISESSÄ!
Hyvä ammattikorkeakoulumme henkilöstön jäsen, Tämä ohjeistus on tehty auttamaan ammattikorkeakoulumme henkilöstöä tiedotustilaisuuksien järjestämisessä. Ohjeistusta varten on konsultoitu useiden tiedotusvälineiden edustajia, joilta on saatu arvokkaita vinkkejä siitä, miten hyvä tiedotustilaisuus järjestetään. Onnistunut tiedotustilaisuus edesauttaa tiedottamiemme asioiden uutisoinnissa ja rakentaa hyvää suhdetta tiedotusvälineisiin. Toimituksellinen viesti on moninkerroin uskottavampaa ja tehokkaampaa tiedottamista kuin ilmoitukset ja vieläpä ilmaista näkyvyyttä. Kokkolassa 24.3.2009 Paula Salonen
SISÄLLYS 1. Missä tilanteessa tiedotustilaisuus kannattaa järjestää? 2 2. Tilaisuuden sisältö 3 3. Ketä kutsutaan? 3 4. Milloin tiedotustilaisuus kannattaa järjestää? 3 5. Milloin ja miten kutsutaan? 4 6. Miten tiedotustilaisuus kulkee? 4 7. Check-list 6 2
1. Missä tilanteessa tiedotustilaisuus kannattaa järjestää? Pääperiaatteena on, että tiedotustilaisuus järjestetään silloin, kun on oikeasti jotain tiedotettavaa. Tiedotustilaisuuksien järjestäminen turhanpäiten on oman oksan sahaamista. Jos petämme tiedotusvälineet liian monesti tuhlaamalla toimittajien aikaa sisällöttömillä tiedotustilaisuuksilla, tilaisuuksiin ei tulla silloinkaan, kun meillä on oikeasti tärkeää sanottavaa. Tiedotustilaisuuden sijasta usein on järkevämpää kirjoittaa hyvä tiedote. Hyvät tiedotteet menevät usein tiedotusvälineissä läpi lähes sellaisinaan. Tiedotteen kirjoittamisessa tai ainakin viimeistelyssä on syytä turvautua ammattilaiseen. Ammattikorkeakoulun markkinointi- ja viestintäpalvelut auttavat mielellään tiedotteissa. Se, että ammattikorkeakoulussa on korkea-arvoinen vieras, ei vielä riitä tilaisuuden järjestämiseen. Pelkän vierailun ympärille ei kannata järjestää tiedotustilaisuutta aina pitää olla tärkeä sanoma. Jos sanomaa ei ole, niin on parempi olla järjestämättä tiedotustilaisuutta. Sen sijaan tiedotusvälineille on kohteliasta kertoa vieraan tulosta ja tarjota mahdollisuutta tulla sopivassa välissä tekemään erillistä haastattelua. Tällöin vieraan ja toimittajan tapaaminen tulee olla heidän välisensä, eikä ammattikorkeakoulun väkeä ole haastattelutilanteessa läsnä. Mikäli toimittajia on useampi, niin jokaiselle olisi löydyttävä oma kahdenkeskinen aika haastateltavan kanssa. Mikäli vieras on erityisen merkittävä, kuten opetusministeri, tulisi medialle antaa työrauha tehdä juttu pelkästään ministeristä, eikä muodon vuoksi pakkosyöttää ammattikorkeakoulun asioita. Tärkeiden henkilöiden ja julkkisten sijasta mediaa kiinnostaa monesti enemmän paikalliset ihmiset. Toimittajia kiinnostavat tavalliset ihmiset persoonalliset opettajat ja kiinnostavat opiskelijat. Meidän mielestämme jokin arkipäiväinen luentokin voi olla tiedotusvälineiden mielestä kiinnostava. Tiedotusvälineet ovat monesti kiinnostuneista erilaisista tapahtumista. Mikäli tiedotustilaisuus järjestetään jonkin tapahtuman ympärillä, niin heille tulee kertoa asiasta. Jos esimerkiksi jonkin yrityksen toimitusjohtaja vierailee ammattikorkeakoulussa ja luennoi päivän aikana opiskelijoillemme, tästä kannattaa kertoa, koska tiedotusvälineet ovat todennäköisesti kiinnostuneita myös siitä, mitä vieras sanoo luennolla. Tiedotusvälineitä voi aina myös lähestyä suoraan ja esitellä asiansa ja kysyä mahdollisesta kiinnostuksesta. Näin säästytään monesti turhilta tilaisuuksilta, jonne ei tule yhtään tiedotusvälineiden edustajaa. 3
2. Tilaisuuden sisältö Tiedotustilaisuudella tulee olla yksi sanoma. Yhteen tilaisuuteen ei ympätä monia asioita. Tiedotustilaisuudessa ei sovelleta koskaan periaatetta, että samalla vaivalla kerrotaan monista asioista. Jos on useampia asioita, niin niistä järjestetään sitten omat tilaisuudet tai tiedotteet. Millaiset asiat kiinnostavat tiedotusvälineitä? - Uudet asiat - Mielenkiintoiset ihmiset - Projektit - Tapahtumat - Arkiset asiat - Tarinat - Inhimillisyys Esimerkiksi ammattikorkeakoulun avajaiset eivät ole kiinnostava asia. Jos tiedotustilaisuus järjestetään, niin sisällön tulee olla jotain muuta kuin avajaiset - tulee siis löytää jokin kiinnostava näkökulma. 3. Ketä kutsutaan? Tiedotusvälineitä tulee kohdella tasapuolisesti. Riippuen tiedotettavan asian uutisarvosta valitaan tiedotettavaksi mediaksi alueellinen tai valtakunnallinen laajuus. Tiedotusvälineistä tulee kutsua lehdistö, radio ja harkiten myös televisio. Esimerkiksi Outi Airola tekee paljon uutisia MTV 3:n uutisiin. Varsinkaan Outia ei kannata kuormittaa tyhjänpäiväisyyksillä. Ammattikorkeakoulun markkinointi- ja viestintäpalvelut ovat ammattilaisia tässäkin, ja osaamista kannattaa hyödyntää. Heillä on myös henkilökohtaiset kontaktit tärkeimpiin tiedotusvälineisiin sekä laaja yhteystietoverkosto. 4. Milloin tiedotustilaisuus kannattaa järjestää? Tiedotustilaisuuksien järjestämispäivää ei aina voi valita, mutta jos siihen on mahdollisuus, niin yleisperiaatteena on, että alkuviikko on parempi kuin loppuviikko. Perjantaina ei kannata järjestää tilaisuuksia. Aamupäivä on kiitollinen kaikille tiedotusvälineille, myös radiolle. Kokkolalehdelle parhaita päiviä ovat tiistait ja maanantait, koska lehti ilmestyy keskiviikkona. Kokkolan Sanomille taas keskiviikko on paras päivä, koska lehti ilmestyy torstaina. Kalajokilaakso-lehdelle huonoin päivä tiedotustilaisuuden järjestämiselle on keskiviikko. Kalajokilaakso-lehdessä on suurjakelu keskiviikkoisin, eli tähän lehteen kannattaa tähdätä myös ammattikorkeakoulua koskevat uutiset. Paras päivä tiedotustilaisuudelle on tällöin tiistai. 4
Päivittäin ilmestyvät sanomalehdet haluavat uutisoida mahdollisimman paljon mahdollisimman tuoretta asiaa. Iltapäivällä järjestettävät tilaisuudet ovat esimerkiksi Keskipohjanmaa-lehdelle huonoimpia, kun taas illalla klo 18 on hyvä aika. Kesä on yleensä sellaista aikaa, että uutisia ei meinaa löytyä mistään. Silloin lehtien sivuille pääsee pienemmänkin risauksen ansiosta, mikäli vaan jotakin kerrottavaa lötyy. 5. Milloin ja miten kutsutaan? Tieto tiedotustilaisuudesta on hyvä laittaa alustavasti medialle jo 2-3 viikkoa ennen tilaisuutta. Tiedotustilaisuuden varsinaisesta kutsusta tulee käydä kärkeen ilmi se, mitä halutaan kertoa. Kutsussa tulee ilmoittaa aika, paikka sekä ketä tilaisuudessa on paikalla. Jos tilaisuus on erityisen tärkeä, niin silloin kannattaa myös erikseen soittaa toimituksiin. Etukäteen tulee myös lähettää tiedotettavasta asiasta tiedote. Tiedotteessa tulee itse asian lisäksi olla myös yhteystiedot henkilölle / henkilöille, joilta voi kysyä tarvittaessa lisätietoja. Kyseisen henkilön tulee olla tavoitettavissa. Yhteyshenkilöksi tulee aina nimetä myös viestintäpäällikkö. Tiedotusvälineitä ei pidä kiusata tiedon pihtaamisella niin, että tiedote asiasta jaetaan vasta tilaisuudessa. Jos tiedotettava asia ei perustellusta syystä saa vuotaa julkisuuteen ennen tiettyä päivää ja kellonaikaa, niin tiedotteeseen merkitään, milloin asia on julkaisuvapaa. Media kyllä kunnioittaa tätä toivetta. 6. Miten tiedotustilaisuus kulkee Tiedotustilaisuudessa tulee olla selkeä seremoniamestari, eli henkilö, joka johtaa tilaisuuden kulkua. Hän avaa tilaisuuden: kertoo lyhyesti tilaisuuden aiheen sekä esittelee paikalla olevat henkilöt sekä päättää tilaisuuden. Tiedotustilaisuudessa ei pitäisi olla seremoniamestarin lisäksi kuin 1-2 muuta henkilöä - tiedotettavan asian kannalta avainhenkilö/-t. Suuri joukko ihmisiä haittaa toimittajien työtä sekä tilaisuuden avainhenkilöiden keskittymistä. Ammattikorkeakoulusta ei mielellään ole muita henkilöitä paikalla kuin seremoniamestari. Mikäli avainhenkilöt alustavat asiasta, alustusten tulee olla lyhyitä. Toimittajat arvostavat vuorovaikutusta monologit ovat aina huonoja. Avainhenkilöillä tulisi olla valmius vastata kysymyksiin paikallisesta näkökulmasta. Toimittajille 5
on hyvä tarjota myös mahdollisuus kysellä esimerkiksi tilaisuuden jälkeen avainhenkilöltä asioita siten, että muut eivät kuule. Avainhenkilöiden olisi hyvä myös varautua siihen, että toimittajilta tulee pyyntö henkilökohtaiseen haastatteluun jo ennen tiedotustilaisuutta. Moni toimittaja kun yrittää tosiaan saada haastateltavasta enemmän irti kuin toiset, ja siksi mielenkiintoiseen henkilöön otetaankin yhteyttä jo ennen virallista osuutta. Näin varmistetaan myös muista medioista poikkeava kuva. Avainhenkilön kalenterissa tulisikin olla joustonvaraa, että mahdollisiin pyyntöihin voidaan vastata myöntävästi. Tilaisuudessa tiedotusvälineitä varten tulee olla koottuna yhdelle A4:lle seuraavat asiat: - Mistä asiasta tiedotetaan? - Tilaisuudessa läsnä olevien henkilöiden nimet, tittelit ja organisaatiot Lisäksi tilaisuudessa jaetaan varsinainen tiedote, jossa asiasta kerrotaan napakasti, mielellään yhdellä A4:llä kaikki oleellinen. Mikäli tiedotettavaan asiaan liittyy tilastotietoja tai muita lukuarvoja, tulee lukujen löytyä tiedotteesta. Mikäli tiedotustilaisuuden aihe on jokin isompi raportti, niin on hyvä koostaa aineistosta tiivistelmä, jossa asiasisältö on esitetty. Tiedotteessa tulee olla myös yhteystiedot henkilölle tai henkilöille, joilta voi kysyä tarvittaessa lisätietoja. Jos valokuvaus järjestetään tiedotustilaisuuden yhteydessä, tulee huolehtia siitä, että avainhenkilöiden istumapaikat ovat näkyvyyden kannalta kuvaajalle helpot. Usein parhaat kuvat tulevat, jos ne otetaan erikseen joko ennen tiedotustilaisuutta tai sen jälkeen. Tiedotustilaisuuden kesto on 30 minuutista tuntiin. Tiedotustilaisuus ei ala rupattelulla kahvikupin äärellä, vaan asiaan mennään suoraan. Tiedotustilaisuus ei ole kestitystilaisuus toimittajat ovat tekemässä työtä, eivätkä syömässä. Kahvia voi tarjota, mutta syötävää toimittajat eivät odota. Käytännössä toimittajan on edes vaikea syödä, koska hänen pitää kirjoittaa. Mikäli kuitenkin jotain halutaan tarjota, on suolainen parempi vaihtoehto kuin makea. Jos halutaan tarjota lounas, se tulee tehdä siten, että tilaisuutta ei aloiteta lounaalla, vaan päätetään siihen, jolloin toimittajilla on mahdollisuus aikataulujensa mukaan harkita jäävätkö syömään. Monesti he ovat mielissään lounaasta. Toimittajien tulee tietää etukäteen tästä mahdollisuudesta. 6
7. Check-list 1. Tarvitaanko tiedotustilaisuutta vai riittääkö tiedote? 2. Mieti sanoma yksi asia, mistä kerrotaan 3. Kerro tilaisuudesta 2-3 viikkoa etukäteen kohdellen eri medioita tasapuolisesti 4. Lähetä varsinainen kutsu enintään viikkoa ennen tilaisuutta 5. Lähetä tiedote paria päivää aikaisemmin (tai kutsun yhteydessä) 6. Tiedotustilaisuudessa ovat läsnä toimittajat, 1-2 avainhenkilöä ja seremoniamestari. Statisteja ei tarvita. 7. Seremoniamestari avaa tilaisuuden: esittelee aiheen ja läsnäolijat. Hän pitää myös huolen, että pitkiä monologeja ei pidetä. 8. Tilaisuudessa annetaan toimittajille yhdellä paperilla tilaisuuden otsikko sekä läsnäolijoiden nimet, tittelit ja organisaatiot 9. Tilaisuudessa jaetaan vielä tiedote. 10. Seremoniamestari päättää tilaisuuden. Kaikissa tiedottamiseen liittyvissä asioissa ammattikorkeakoulumme markkinointi- ja viestintäpalvelut auttavat. Ota yhteyttä! Viestintäpäällikkö Paula Salonen GSM 044 725 0086 paula.salonen@cou.fi 7