Perheystävällisyyden alkukartoitus 1. Taustatiedot Tämä dokumentti toimii pohjana työpaikan perheystävällisyyden alkukartoituksessa ja ohjaa jatkossa kehittämissuunnitelman laatimista. 1. Alkukartoitus on toteutettu [henkilön/tiimin] toimesta x.x.201x-x.x.201x välisenä aikana. 2. Perheystävällisyyden kehittämisessä mukana ovat organisaatiomme seuraavat yksiköt/osastot: [perustiedot: yksikön nimi, henkilöstömäärä, sijainti, jne.] 3. Aineistona on käytetty seuraavia dokumentteja: [strategiat, suunnitelmat, ohjeistukset, raportit, kyselyt jne.] 4. Liitteinä (huom. Liitteet 1 ja 2 lakisääteisiä yli 30 hengen organisaatioissa) 1) Tasa-arvosuunnitelma 2) Yhdenvertaisuussuunnitelma 3) Organisaatiokaavio ja -rakenne, mukaan lukien eri yksiköissä toimivien määrä ja yksiköiden päälliköiden/esimiesten nimet ja tittelit 4) Toteutetun henkilöstökyselyn, itsearvioinnin ym. tulokset (vaihtoehtoisesti voidaan toteuttaa myöhemmässä vaiheessa; vrt. kehittämissuunnitelma ja seuranta)
2. Alkukartoituksen perustana olevat dokumentit ja ohjeistukset Täyttöohje: Tähän on koottu tiedot niistä dokumenteista ja ohjeistuksista, jotka ovat olennaisia organisaatiomme perheystävällisyyden nykytilan tunnistamisessa. Dokumenttien ja ohjeistusten läpikäynnin tavoitteena on tunnistaa puuttuvia tietoja ja ohjeistuksia, joista voi muodostaa tavoitteita Perheystävällisyyden kehittämissuunnitelmaan. Dokumenteista kerrotaan esim. milloin ne on laadittu/hyväksytty, missä ne ovat saatavilla, miten tietoja/ohjeistuksia on viestitty esimiehille ja henkilöstölle jne. a. Työaikoja koskevat ohjeistukset/käytännöt Työvuorosuunnittelun käytännöt, mm. vuorotyön jaksot ja henkilöstön vaikuttamismahdollisuudet työvuoroihinsa Työaikaseurannan toteutus, ylitöiden/saldojen pitämisen käytännöt Työajan liukumien ja joustojen käyttö yksikössä/organisaatiossa Etätyöskentelyn toteuttamisen käytännöt ja periaatteet Osa-aikatyön/lyhennetyn työajan toteuttaminen käytännössä b. Perhevapaisiin ja perhesyistä tehtäviin järjestelyihin liittyvät ohjeistukset/käytännöt Palkalliset/palkattomat vapaat Miten yhteydenpitoa perhevapaan aikana on ohjeistettu? Millainen ohjeistus on perhevapaalta palaamiseen? Onko paluun yhteydessä perehdytystä? Mahdollisuudet siirtyä eri tehtäviin tai työaikoihin perhetilanteen vuoksi (esim. osittainen hoitovapaa/osa-aikatyö, erittäin vastuullisesta tehtävästä siirtyminen sovituksi määräajaksi toiseen tehtävään ym.) Esimiesten tukeminen henkilöstöä koskevien työn ja perheen yhteensovittamisen kysymysten ratkaisemisessa c. Rekrytointi ja perehdytys Rekrytoinnin haastattelukysymykset: miten perheystävällisyys näkyy rekrytoinnissa; mitä hakijalta kysytään/ei kysytä? Onko käytössä anonyymi (sukupuolineutraali) työhakemus? Perehdyttämisen ohjeistus: miten perheystävällisyys näkyy perehdyttämisessä, mitä uudelle työntekijälle kerrotaan, mistä tarvittavat tiedot löytyvät, kuka on vastuussa perehdyttämisestä ym. d. Kehitys- ja palautekeskustelu Miten perheystävällisyys otetaan huomioon kehitys- ja palautekeskusteluissa? Miten esimies voi tukea työntekijän perhe ja työ -tasapainon saavuttamista: Millä keinoilla konkreettisesti? Millä aikataululla? e. Muut perheystävälliset käytännöt Työntekijän ja hänen perheensä muistamiset perhetapahtumien/kuolemantapausten ym. yhteydessä Työpaikan tilaisuudet, joissa perheenjäseniä voi olla paikalla (esim. perhepäivät, avoimet ovet ym.)
3. Mittarit, indikaattorit ja tunnusluvut Täyttöohje: Tämä osio voi olla myös osa edellistä kokonaisuutta: ks. Kohta 2: Dokumentit ja ohjeistukset. Tämän osion tavoitteena on tunnistaa puuttuvia mittareita ja nostaa niiden käyttö osaksi Perheystävällisyyden kehittämissuunnitelman laatimista ja kehittämistyön tavoitteita. Organisaatiossamme seurataan tällä hetkellä näitä mittareita, indikaattoreita ja tunnuslukuja osana hyvää henkilöstöjohtamista ja perheystävällisyyden toteuttamista: a. Työhyvinvointiin liittyvät mittarit, indikaattorit ja tunnusluvut: Koettu työhyvinvointi/työtyytyväisyys/ilmapiiri (aiempien kyselyjen pohjalta) Lähtövaihtuvuus; irtisanoutumisten syyt, kuinka paljon vaihtuvuudesta selittyy perhesyillä? Sairauspoissaolot: kesto, jakautuminen, yksikkökohtaiset vaihtelut ym., oma sairaus vs. lapsen sairastuminen Kehityskeskustelujen määrä ja laatu: kuinka usein kehityskeskusteluja käydään; perheen ja työn yhteensovituksen kysymykset osana kehityskeskusteluja ja työyhteisön kehittämispalavereja/palautekeskusteluja ym.; kehityskeskusteluista koottujen tietojen dokumentointi b. Välittömästi perheystävällisyyteen liittyvät mittarit, indikaattorit ja tunnusluvut: Perhevapaiden käyttö: vapaiden pituudet ja jakautuminen (naiset/miehet) Kokoaikaiset vs. osa-aikaiset työntekijät (sisältäen lyhennettyä työaikaa tekevät henkilöt, sukupuolijakauma) Vakinaiset vs. määräaikaiset työntekijät: määräaikaisuuksien ketjut, sukupuolijakauma Työaikojen jakautuminen: kokoaikaiset vs. osa-aikaiset työntekijät Etätyön käyttöaste, kuinka paljon etätyötä sallitaan viikossa/kuukaudessa Liukumat/saldot ja niiden käyttö, tunnusluvut (keskiarvo, minimi maksimi): miehet vs. naiset, henkilöstö vs. esimiehet jne. c. Tasa-arvon toteutumiseen liittyvät mittarit, indikaattorit ja tunnusluvut: Perhevapaiden käytön sukupuolijakautuma (erityisesti pitkien yli 3kk perhevapaiden osalta) Pienten lasten vanhempien mahdollisuus siirtyä osa-aikatyöhön: toiveet vs. toteutumat Naisten/miesten uralla eteneminen: sijoittuminen organisaatiossa (mm. jäsenyys johtoryhmässä, esimiesasema, koulutusmahdollisuudet, palkkatasa-arvo, organisaation piilorakenteet, sukupuolittunut viestintä ym.)
4. Henkilöstön näkemys perheystävällisyydestä Täyttöohje: Osana nykytilan tunnistamista tulee selvittää henkilöstön näkemyksiä perheystävällisyydestä. Tämä voidaan tehdä joko: - Erillisenä Perheystävällisyys-henkilöstökyselynä tai - Osana työpaikan työhyvinvointikyselyä tms., johon liitetään lisäkysymyksiä perheystävällisyydestä Henkilöstön näkemyksen kattavuuden varmistamiseksi voidaan tehdä täydentäviä henkilöstöhaastatteluja, itsearviointikeskusteluja tai fokusryhmähaastatteluja. Tavoitteena on aineiston ja tulosten analysoinnin pohjalta tunnistaa organisaation henkilöstön tarpeita, työyhteisön/eri yksiköiden haasteita tai konkreettisia keinoja, jotka kootaan osaksi Perheystävällisyyden kehittämissuunnitelmaa. Esimerkki perheystävällisyys-kysymyksistä osaksi henkilöstökyselyä: (vrt. tarkempi kyselyn sisältö erillisessä henkilöstökysely-dokumentissa) Työn ja perheen yhteensovittamisen tilaa selvittävä kysely toteutettiin koko henkilöstölle x.x.-x.x.201x välisenä aikana. Kyselyyn vastasi xx/xx:sta, jolloin vastausprosentti oli x %. Henkilöstö otti kantaa seuraaviin väittämiin asteikolla: 1 = Täysin eri mieltä, 5 = Täysin samaa mieltä 1. Minun on mahdollista vaikuttaa työaikoihini/työvuorojärjestelyihin 2. Joudun useasti työskentelemään työaikani ulkopuolella saadakseni työni tehtyä 3. Minulla on tarvittaessa mahdollisuus tehdä etätöitä. 4. Minun on helppo olla tilapäisesti pois töistä hoitaakseni omia asioitani tai perheeni asioita 5. Minun on helppo ottaa puheeksi työaikaa koskevia tai muita toiveitani esimieheni kanssa 6. Johto ja esimieheni suhtautuvat myönteisesti työntekijöiden perhe-elämään ja työn ja muun elämän yhdistämisen vaatimuksiin 7. Työpaikallani on henkilöstöresursointi oikealla tasolla suhteessa työmäärään 8. Lapseni tai muun lähiomaisen äkillisestä sairaudesta aiheutuviin työntekijän poissaoloihin suhtaudutaan työpaikallani ymmärtäväisesti 9. Työpaikallani on riittävän selkeät ohjeistukset ja pelisäännöt työn ja perheen yhteen sovittamisesta 10. Yksikössäni on mahdollista tehdä lyhennettyä työaikaa tai osa-aikaista työaikaa perhesyistä 11. Esimieheni kohtelee työntekijöitä tasapuolisesti koskien lomia ja muita vapaita 12. Työn joustojen tai esim. perhevapaiden käyttö ei heikennä työntekijän urakehitystä työpaikallani 13. Läheiseni sanovat, että uhraan työlleni liikaa 14. Pitkälle perhevapaalle jääminen on hoitunut työpaikallani sujuvasti 15. Miten tyytyväinen olet kaiken kaikkiaan juuri nyt mahdollisuuksistasi yhdistää työ ja perhe-elämä? [Asteikolla: 1 = Hyvin tyytymätön, 10 = Hyvin tyytyväinen] 16. Minkälaisia tarpeita ja kehittämisehdotuksia sinulla on työajan, vapaiden tai töiden järjestelyjen suhteen työpaikallasi? Miten työpaikka voisi jatkossa paremmin tukea perheystävällisyyttä? [Avoin kysymys] Avovastausten yhteenveto
5. Yhteenveto organisaatiomme perheystävällisyyden nykytilasta VAHVUUDET KEHITTÄMISEN ALUEET