Lounaskortti Verkkopalvelu Palvelun käyttöönotto ja määritykset 1.1.2012 1. Kirjautuminen ja yrityksen valinta... 2 2. Yritystilien ja alatilien perustaminen ja poistaminen... 3 3. Lounaskortti Verkkopalvelun yrityskäyttäjien lisääminen... 4 4. Kortinhaltijoiden lisääminen... 5 5. Lounasedun tilauksen aktivointi... 6 6. Lounaskorttien tilaaminen... 6 7. Maksuryhmien perustaminen ja poistaminen... 7 8. Yrityksen tiedot... 8 9. Uloskirjautuminen... 8
1. Kirjautuminen ja yrityksen valinta Kirjautuminen Lounaskortti Verkkopalveluun kirjaudutaan osoitteessa https://tyonantaja.lounaskortti.fi Kirjautumiseen tarvitset henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset. Kirjautumissivu Kun sinut on tunnistettu, avautuu joko Lounaskortti Verkkopalvelun etusivu tai Yritysvalintasivu, jos sinulla on hallinnointioikeudet useamman yrityksen tietoihin. Verkkopalvelun etusivu Yrityksen valinta Jos hallinnoit Lounaskortti Verkkopalvelussa useampaa yritystä, päädyt kirjautumisen jälkeen yritysvalintasivulle. Valitse haluamasi yritys napsauttamalla nimen oikealla puolella olevaa nuolta. Voit käsitellä vain yhden yrityksen tietoja kerrallaan. Jos haluat vaihtaa yritystä, klikkaa oikean yläkulman Vaihda yritystä -painiketta päästäksesi Yritysvalinta-sivulle. 2
2. Yritystili ja alatilien perustaminen ja poistaminen Asetukset-välilehti Yritystilin perustaminen Kun yritys tekee Lounaskortti-sopimuksen, perustetaan automaattisesti yritystili, joka on yrityksen päätili ja joka on nimetty yrityksen nimellä. Kaikki maksuliikenne yrityksen ja Luottokunnan kautta kulkee yritystilin kautta. Päätiliin liittyy myös yrityksen maksuviitenumero, jonka näet Lounaskortti Verkkopalvelun etusivulla. Yritystilin poistaminen Yritystiliä eli yrityksen päätiliä ei voi itse poistaa. Yritystili suljetaan vasta, mikäli yritys lopettaa Lounaskortti-palvelun käytön. Alatilien perustaminen Lounaskortti Verkkopalvelun käyttö ei edellytä alatilien perustamista. Halutessasi voit kuitenkin perustaa alatilin hallinnoinnin helpottamiseksi. Alatilin voi perustaa esimerkiksi toimipisteelle, osastolle, kustannuspaikalle tai vaikkapa käyttöoikeuksien mukaan. Alatilit perustetaan Asetukset-välilehdellä, joka näkyy vain pääkäyttäjille. Alatilien perustaminen 1. Kirjoita alatilin nimi Uusi tili -kenttään. 2. Napsauta Lisää-painiketta. 3. Alatili näkyy välittömästi yrityksen tililistauksessa ja se on heti käytettävissä. Huom! Mahdolliset alatilit kannattaa perustaa ennen muiden Lounaskortti Verkkopalvelun käyttäjien lisäämistä, sillä käyttöoikeudet liittyvät aina tileihin. Alatilien poistaminen Alatilin tietoja et voi muokata tallennuksen jälkeen. Alatilin voi poistaa, mutta ennen poistoa on tiliin liitetyt kortinhaltijat ja maksuryhmät siirrettävä toiseen tiliin. Samoin alatilillä olevat rahat on siirrettävä yritystilille tai toiselle alatilille. 3
3. Lounaskortti Verkkopalvelun yrityskäyttäjien lisääminen Asetukset-välilehti Lounaskortti Verkkopalvelun Yrityskäyttäjien lisääminen sekä tietojen ja oikeuksien päivittäminen tehdään Asetukset-välilehdellä, joka näkyy vain pääkäyttäjille. Napsauta Yrityskäyttäjät-kentässä olevaa Lisää yrityskäyttäjä -kohtaa. Yrityskäyttäjien lisäämiseen tarvitaan etu- ja sukunimi henkilötunnus sähköpostiosoite. Määrittele lisäksi käyttäjän kieli käyttäjän tila (aktiivinen/ei aktiivinen) onko kyseessä peruskäyttäjä vai pääkäyttäjä tilit, joihin peruskäyttäjällä on käyttöoikeudet. Pääkäyttäjällä on oikeudet kaikkiin yrityksen tileihin. Valinnaisia tietoja ovat käyttäjän puhelinnumero käyttäjän osoitetiedot toinen etunimi tai sukunimen etuliite. Huom! Pääkäyttäjän käyttäjätason voi päivittää vain toinen pääkäyttäjä tai Lounaskortti Asiakaspalvelu lounaskortti@luottokunta.fi puh. (09) 6964 607. Käyttäjän omat tiedot Sekä perus- että pääkäyttäjät näkevät omat tietonsa napsauttamalla omaa nimeään yläpalkissa. Jos tiedot muuttuvat, uudet tiedot on ilmoitettava yrityksen Lounaskortti Verkkopalvelun pääkäyttäjälle. 4
4. Kortinhaltijoiden lisääminen Kortinhaltijat-välilehti Voit lisätä kortinhaltijoita Lounaskortti Verkkopalveluun joko yksittäin tai ryhmänä. Kun palveluun lisätään kortinhaltija, hänelle luodaan automaattisesti oma Lounaskortti-tili. Huom! Samalla henkilöllä voi olla vain yksi Lounaskortti-tili yhtä työnantajaa kohden. Kortinhaltijoiden lisääminen ryhmänä Pääkäyttäjä voi lisätä kerralla useita kortinhaltijoita tuomalla tiedot Lounaskortti Verkkopalveluun csv-tiedostona. Usean kortinhaltijan tietojen lisääminen tehdään vain pääkäyttäjille näkyvällä Asetukset-välilehdellä, Lisää kortinhaltijoita tiedostosta -toiminnolla. Huom! Kannattaa varmistaa, että tuotavassa tiedostossa on myös kaikille henkilöille koti- tai työosoite, sillä se sitä tarvitaan jatkossa kortteja tilattaessa. Lisääminen sekä itse mallitiedoston lataaminen on ohjeistettu vaihe vaiheelta erillisessä ohjeessa, joka löytyy verkkopalvelusta. Kortinhaltijoiden lisääminen yksittäin Voit lisätä kortinhaltijoita myös yksittäin joko Lounaskortti Verkkopalvelun etusivulla tai Kortinhaltijat-välilehdellä. Napsauta Lisää uusi kortinhaltija -painiketta Pakollisia kortinhaltijan tietoja ovat etunimi ja sukunimi henkilötunnus osoite sähköpostiosoite kieli (suomi, ruotsi tai englanti) yritystili tai alatili, jonka alle kortinhaltija kuuluu. Valinnaisia lisätietoja ovat sisäinen tunnus yrityksessä, esim. henkilönumero maksuryhmä, johon kortinhaltija kuuluu puhelinnumero toinen etunimi tai sukunimen etuliite. 5
5. Lounasedun tilauksen aktivointi Lounasedun tilauksen aktivointi-välilehti Kortinhaltija voi halutessaan itse tilata lounasetua silloin, kun lounasetu tarjotaan hänelle lounasvähennyksenä. Siirry Asetukset-välilehdelle ja napsauta Kortinhaltijat kentästä Aktivoi lounasedun tilaus -linkkiä Määrittele Lounasedun tilauksen asetukset -sivulta euro- ja päiväkohtaiset rajat lounasedun tilaamiselle Lisää viesti kortinhaltijalle ja napsauta Aktivoipainiketta 6. Lounaskorttien tilaaminen Kun kortinhaltijat on lisätty Lounaskortti Verkkopalveluun, voit tilata heille Lounaskortit. Voit jatkossa tilata kortteja yksittäin, mutta alussa kannattaa tilata Lounaskortit useammalle kortinhaltijalle. 1. Napsauta Tilaa ja uusi kortteja -painiketta Lounaskortti Verkkopalvelun etusivulla. 2. Saat listauksen kaikista palveluun liitetyistä kortinhaltijoista, joilla ei ole korttia. 3. Tarkista, päivitä tarvittaessa ja vahvista jokainen korttitilaus yksitellen. Tarkista erityisesti korttiin painettavan nimen kirjoitusmuoto. Kortin ja henkilökohtaisen tunnusluvun postitusosoitteeksi voit valita joko kortinhaltijan työ- tai kotiosoitteen. Kun tiedot ovat oikein, klikkaa alalaidan Tilaa-painiketta. Saat näkyviin yhteenvedon tilauksesta. Vahvista tilaus painamalla Vahvistapainiketta. Vahvistussivun laskuri kertoo, montako tilausta on vielä jäljellä. Korttien valmistus kestää noin viikon. Kortti ja henkilökohtainen tunnusluku postitetaan erillisissä kuorissa kortin tilauksen yhteydessä määriteltyihin osoitteisiin. Voit lukea verkkopalvelusta myös tarkemman ohjeen Lounaskorttien tilaamisesta. 6
7. Maksuryhmien perustaminen ja poistaminen Lounaskortti Verkkopalvelun käyttö ei edellytä maksuryhmien perustamista. Voit kuitenkin halutessasi perustaa maksuryhmiä helpottaaksesi lounasedun maksamista samantyyppisille ryhmille. Maksuryhmä voi olla esimerkiksi hallinnollinen ryhmä yrityksen sisällä tai tietyn yrityskäyttäjän hallinnoima ryhmä. Maksuryhmän voi perustaa myös henkilöistä, joilla on samankaltainen työprofiili tai samansuuruinen lounasetu. Maksuryhmän kaikille kortinhaltijoille voidaan maksaa samansuuruinen etu, mutta maksettavaa etua voi myös muokata kortinhaltijakohtaisesti. Myös nollamaksut ovat mahdollisia. Maksuryhmä kuuluu aina yhden tilin alle, joko yritystilin tai jonkin alatilin. Yksittäinen kortinhaltija voi kuulua kerralla vain yhteen maksuryhmään. Maksuryhmän perustaminen Aloita maksuryhmän perustaminen klikkaamalla Luo Uusi -painiketta Lounaskortti Verkkopalvelun etusivun Maksuryhmät-kohdassa. Perusta maksuryhmä 1. Anna maksuryhmälle nimi. 2. Valitse tili, johon maksuryhmä liitetään. 3. Määritä oletusmaksutiedot. 4. Lisää haluamasi kortinhaltijat maksuryhmään Lisää kortinhaltijoita maksuryhmään -painikkeella. Maksuryhmän poistaminen Maksuryhmän voi poistaa Maksuryhmät-välilehdellä. 1. Valitse ensin maksuryhmä, jonka haluat poistaa. 2. Napauta vasemman alalaidan Poista maksuryhmä -painiketta. 3. Vahvista poisto Haluatko poistaa maksuryhmän? -vahvistussivulla. 4. Mikäli maksuryhmällä on tulevaisuuteen ajastettuja maksuja, palvelu pyytää sinua ensin peruuttamaan maksut. Huom! Et voi poistaa maksuryhmää, mikäli ryhmään kuuluvilla kortinhaltijoilla on tulevaisuuteen ajastettuja maksuja. Voit lukea verkkopalvelusta myös seikkaperäisen ohjeen Maksuryhmistä. 7
8. Yrityksen tiedot Hallinnoitavan yrityksen nimi näkyy palvelun vasemmassa ylälaidassa koko ajan. Yrityksen kohdalta tallennetut tiedot näet Yritysvälilehdeltä. Jos yrityksen tiedoissa on virhe tai niissä tapahtuu muutoksia, ilmoita ne Lounaskortti Asiakaspalveluun lounaskortti@luottokunta.fi puh. (09) 6964 607. Yritys-välilehti 9. Uloskirjautuminen Lounaskortti Verkkopalvelusta kirjaudutaan ulos oikeassa yläkulmassa olevasta Kirjaudu ulos -linkistä. Palvelu kirjaa käyttäjän automaattisesti ulos, jos palvelua ei käytetä 15 minuuttiin. 8