Valtiokonttori Liite 4 Hallinnon ohjaus 1 (15) Valtion verkkolaskutuspalvelu Liite Valtiokonttorin 5.3.3012 antamaan ohjeeseen Valtionhallinnon ostolaskut verkkolaskuiksi (Dnro 66/03/2012) Sisällysluettelo 1 Valtion verkkolaskutuspalvelun käyttöönottoprosessi ja käyttötarkoitus... 2 2 Portaalin käyttö... 3 2.1 Portaaliin kirjautuminen... 3 2.1.1 Toimittajan rekisteröityminen portaalin käyttäjäksi... 5 2.1.2 Rekisteröintipyynnön hyväksyminen kirjanpitoyksikössä (pääkäyttäjät)... 7 2.2 Laskun tekeminen portaalin kautta... 9 2.3 Laskun historiatietojen katselu... 11 2.4 Neuvontapalvelut toimittajille ja kirjanpitoyksiköille... 13 2.5 Kirjanpitoyksiköiden tietojen ylläpito portaalissa... 14 2.6 Muutostöiden tilaus ja hinnoittelu Baswarella... 14 3 Vastuunjako eri osapuolien välillä... 15 Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 18, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 744, www.valtiokonttori.fi
2 (15) 1 Valtion verkkolaskutuspalvelun käyttöönottoprosessi ja käyttötarkoitus Valtiokonttori on tarjonnut 4.4.2011 alkaen verkkolaskutuspalvelun (jäljempänä portaali) niiden valtion toimittajien käyttöön, joilla ei ole järjestelmää tuottaa verkkolaskuja. Toimittaja voi tehdä portaanlin kautta verkkolaskuja sekä liittää laskujen mukaan liitteitä. Portaalista ei ole liittymää toimittajien omiin taloushallinnon järjestelmiin. Portaalin käyttöönotto edellyttää toimittajan rekisteröitymisen portaalin käyttäjäksi ja kirjanpitoyksikön hyväksynnän rekisteröitymiselle. Portaalin käyttöönoton yhteydessä portaaliin luotiin valmiiksi valtionhallinnon organisaatiorakenne verkkolaskuosoitteineen. Kun toimittaja tekee rekisteröintipyyntöä tai laskua, valitsee hän laskutettavan kirjanpitoyksikön tai siihen kuuluvat organisaation portaalissa olevalta valintalistalta. Portaalia käyttävän toimittajan ei tarvitse tietää esimerkiksi vastaanottajan verkkolaskuosoitetta, välittäjätunnusta tai y-tunnusta, koska nämä tiedot ovat valmiina valitun kirjanpitoyksikön tai siihen kuuluvan organisaation tiedoissa. Laskutusportaali on osa tilaustenhallintajärjestelmää, Tilha ja sen toimittaja on Basware. Portaalin käyttöönotto ei edellytä tässä vaiheesssa kirjanpitoyksiköltä tai toimittajalta Tilhan käyttöönottoa tai käyttöä. Portaalia käytetään tietokoneelta selaimella ja sinne kirjaudutaan seuraavan linkin kautta https://bsp.basware.com/supplierportal/login.aspx. Linkki löytyy lisäksi www.valtiokonttori.fi/verkkolaskutus -sivulta (Maksuton verkkolaskutuspalvelu). Valtiokonttorin sivuilta löytyvät myös portaaliin käyttöön liittyvät ohjeet sekä toimittajille tarjottavan Baswaren maksullisen neuvontapalvelun puhelinnumero.
3 (15) Portaali koostuu seuraavista osista: Rekisteröityminen Toimittaja rekisteröityy portaalin käyttäjäksi Kirjanpitoyksikkö tai Palkeeet hyväksyy tai hylkää toimittajan rekisteröintipyynnön Tietojen ylläpito Laskutus 2 Portaalin käyttö 2.1 Portaaliin kirjautuminen Kirjanpitoyksikkö ylläpitää omia verkkolaskuosoitteita sekä muita yhteystietoja Kirjanpitoyksikkö voi selata toimittajatietoja Toimittaja ylläpitää yrityksen tietoja Toimittaja voi selata asiakastietoja Basware ylläpitää laskulomakepohjaa Toimittaja tekee ja lähettää laskuja Toimittaja selaa laskujen historiatietoja Basware lähettää portaalissa tehdyt verkkolaskut valtion laskujen välityspalvelun toimittajalle Itella Information Oy:lle, joka välittää ne edelleen Rondo hakemistopalvelimelle Kohdassa 2 on kuvattu portaalin käyttö toimittajan näkökulmasta yleisellä tasolla sekä pääkäyttäjätoiminto rekisteröintipyynnön hyväksymisen tai hylkäämisen osalta. Pääkäyttäjätoimintoihin liittyvä tarkempi ohje jaetaan pääkäyttäjille järjestettävän koulutuksen yhteydessä. Toimittajat ja kirjanpitoyksiköiden pääkäyttäjät kirjautuvat portaaliin selaimella, osoite https://bsp.basware.com/supplierportal/login.aspx tai www.valtiokonttori.fi/verkkolaskutus (Maksuton verkkolaskutuspalvelu). Osoitteen kautta avautuu seuraava näkymä.
Näkymässä valitaan ensimmäiseksi kieli (esim. Finnish / Suomi). 4 (15)
5 (15) Toimittajat, jotka eivät ole vielä rekisteröityneet portaalin käyttäjäksi, valitsevat kielivalinnan jälkeen näkymän oikeasta ylälaidasta toiminnon Rekisteröidy. Toimittajalla ei ole tässä vaiheessa vielä käytössä käyttäjänimeä eikä salasanaa. Kirjanpitoyksiköiden pääkäyttäjät ja portaaliin jo hyväksytyt (rekisteröityneet) toimittajat antavat näkymässä käyttäjänimen ja salasanan sekä hyväksyvät valinnat toiminnolla Kirjaudu sisään. 2.1.1 Toimittajan rekisteröityminen portaalin käyttäjäksi Toimittaja rekisteröityy vain kerran portaalin käyttäjäksi. Rekisteröinnin yhteydessä toimittaja valitsee kirjanpitoyksikön tai -yksiköt ja niihin kuuluvat organisaation, joita laskuttaa. Rekisteröitymisen jälkeen toimittaja voi lähettää uusia rekisteröintipyyntöjä kirjanpitoyksiköille, jotka liittyvät hänen asiakkaiksi myöhemmin. Alla on näkymät rekisteröintipyynnön tekemisestä, asiakkaan valitsemisesta sekä pyynnön lähettämisestä. Rekisteröintipyynnön tekeminen: Toimittaja täyttää näkymään vähintään punaisella tähdellä merkityt pakolliset tiedot. Järjestelmä muodostaa automaattisesti toimittajan y-tunnuskentässä olevasta tiedosta toimittajan verkkolaskuosoitteen, jota tarvitaan verkkolaskun lähettämiseen (lähettäjän välittäjätieto). Y-tunnuskenttään voi y-tunnuksen sijasta tallentaa henkilötunnuksen, jos toimittajan on ammatinharjoittaja ja hänellä ei ole y-tunnusta.
6 (15) Asiakkaan valinta: Asiakkaan valinta käynnistetään keltaisesta tähdestä (Lisää asiakas), jolloin avautuu Asiakas-valintalistan päätaso. Tämän jälkeen päätasolla siirrytään kohtaan Valtionhallinto. Valtionhallinnon edessä olevalla + valinnalla aukeaa seuraava asiakastaso, johon on listattu kirjanpitoyksiköt ja niiden alaiset organisaatiot.
7 (15) Tarkemmat ohjeet rekisteröintipyyntö-näytön tietokenttien sisällöstä ja niihin tallennettavista tiedoista löytyvät www.valtiokonttori.fi/verkkolaskutus - sivustolla olevasta toimittajaohjeesta sekä näytön ylälaidassa olevasta infopainikkeesta. Rekisteröintipyynnön lähettäminen: Kun toimittaja on täyttänyt kaikki rekisteröintiin liittyvät tiedot järjestelmään, lähettää hän pyynnön näytön ylälaidassa olevalla Lähetä-toiminnolla. Mikäli rekisteröintitiedoista puuttuu jokin pakollinen tieto tai tieto on virheellinen, ei rekisteröintipyyntö lähde järjestelmästä vaan se jää edelleen rekisteröitymisnäkymään ja puuttuvan tai virheellisen tiedon perään on tullut punainen neliö merkiksi virheestä. Toimittaja täydentää puuttuvan tai virheellisen tiedon ja lähettää sen jälkeen pyynnön uudelleen Lähetä-toiminnolla. Tämän jälkeen toimittaja saa hyväksyttäväksi Baswaren sopimusehdot, jotka toimittaja kuittaa OK-toiminnolla. Lisäksi näytölle tulee järjestelmätoimittajan y-tunnuksesta muodostama verkkolaskuosoite (0037 ja toimittajan y-tunnus ilman väliviivaa), jonka toimittaja hyväksyy OK-toiminnolla. Toimittaja saa lähettämästään rekisteröintipyynnöstä automaattisen sähköpostiviestin Basware Supportilta, jossa ilmoitetaan, että pyyntö on välitetty eteenpäin sekä vahvistetaan käyttäjänimi ja salasana. 2.1.2 Rekisteröintipyynnön hyväksyminen kirjanpitoyksikössä (pääkäyttäjät) Toimittajan lähettämästä rekisteröintipyynnöstä tulee automaattisesti rekisteröinnin hyväksymispyyntö kirjanpitoyksikölle sähköpostiosoitteeseen, joka on kirjanpitoyksikön tiedoissa portaalissa. Sähköpostiviestissä on tieto kirjanpitoyksiköstä tai sen alaisesta organisaatiosta, jolle rekisteröintipyyntö on osoitettu sekä linkki portaalin sisäänkirjautumisnäkymälle. Kirjanpitoyksikön pääkäyttäjä kirjautuu portaaliin omilla tunnuksillaan ja hakee rekisteröintipyynnön lähettäneen toimittajan seuraavilla hakutekijöillä:
8 (15) Asiakas: Valtionhallinnon perässä olevan kolmen pisteen kautta aukeaa valionhallinnon organisaatiorakenne, josta valitaan kirjanpitoyksikkö tai siihen kuuluva organisaatio, jolle rekisteröintipyyntö on osoitettu. Tila: Tilaksi valitaan Odottaa aktivointia. Haku käynnistetään Etsi toiminnolla ja sen tuloksena tulee seuraava näkymä, jossa on rekisteröintiä pyytäneen toimittaja tiedot. Kirjanpitoyksikkö tarkistaa, että toimittajan yrityksen nimi vastaa kaupparekisterissä olevaa nimeä. Tiedon voi tarkistaa osoitteesta http://www.ytj.fi/yrityshaku.aspx?path=1547;1631;1678&kielikoodi=1. Mikäli nimi ei vastaa kaupparekisterissä olevaa, hylkää kirjanpitoyksikkö pyynnön ja ilmoittaa hylkäyksen syyn. Lisäksi kirjanpitoyksikkö tarkistaa, että verkkolaskuosoite-kentässä on 0037 ja yrityksen y-tunnus sekä kohdassa laskutus on ruksi. Jos ruksi puuttuu, täydentää kirjanpitoyksikkö ko. tiedon. Tietojen täydennyksen jälkeen tiedot tallennetaan toiminnolla Tallenna. Kun toimittajan tiedot ovat oikein, hyväksyy kirjanpitoyksikkö toimittajan valinnalla Aktivoi.
9 (15) 2.2 Laskun tekeminen portaalin kautta Palkeiden rekisteriryhmä vastaa Palkeiden asiakkaina olevien kirjanpitoyksiköiden rekisteröintipyyntöjen käsittelystä. Kun toimittajan rekisteröintipyyntö on hyväksytty, saa toimittaja siitä automaattisen ilmoituksen sähköpostiinsa ja toimittajan käyttäjänimi sekä salasana aktivoituvat. Tämän jälkeen toimittaja voi kirjautua portaaliin ja luoda siellä laskuja sekä ylläpitää omia tietojaan. Toimittaja käynnistää laskun tekemisen toiminnoilla Laskut Luo laskuja. Tämän jälkeen toimittaja valitsee laskutettavan asiakkaan, jos hänet on hyväksytty useamman kirjanpitoyksikön laskuttajaksi laskutyypin, joka voi olla lasku tai hyvityslasku pankkitilin, jos toimittajalla on käytössä useita pankkitilejä Kun tiedot on valittu, kuittaa toimittaja valinnat toiminnolla Seuraava.
10 (15) Tämän jälkeen toimittaja siirtyy automaattisesti portaalissa olevaan valmiiseen laskulomakkeeseen, johon toimittaja tallentaa laskun tiedot. Lomakkeella on laskun minimitiedot määritelty pakollisiksi tiedoiksi ja ne on merkitty punaisella tähdellä. Toimittaja voi hyödyntää laskun pohjaksi myös aiemmin portaalin kautta lähettämäänsä laskua. Laskun tiedot Laskulomakepohja jakautuu kahteen osaan: Laskun tiedot ja Laskurivit. Laskun tietoihin tulee automaattisesti näkyviin portaalissa olevat vastaanottajan tiedot sekä toimittajan perustiedot. Toimittaja täydentää näiden lisäksi muut tarvittavat tiedot esimerkiksi maksuviitenumeron, vastaanottajan organisaation nimen, tilaus- tai sopimusnumeron ja kirjanpitoyksikön antamat tiliöintitiedot. Tiliöintitiedot voi tallentaa Selite-kenttään.
11 (15) Laskurivin tieto aktivoidaan näytön vasemmassa alalaidassa Laskurivit kohdan alapuolella olevasta keltaisesta tähdestä. Rivitietoihin tallennetaan laskutettavaan tuotteeseen tai palveluun liittyvät varsinaiset hinnoitteluun liittyvät tiedot. Laskurivit Tarkemmat ohjeet laskulomakkeella olevien tietokenttien sisällöstä ja niihin tallennettavista tiedoista löytyvät www.valtiokonttori.fi/verkkolaskutus - sivustolla olevasta kenttien täyttöohjeesta sekä näytön ylälaidassa olevasta info-painikkeesta. Kun toimittaja on tallentanut laskun tiedot lomakkeelle, lähettää toimittaja laskun Lähetä-painikkeella eteenpäin, jonka seurauksena lasku lähtee portaalijärjestelmästä vastaanottajalle. Käytännössä lasku lähtee verkkolaskuna Baswarelta valtion laskujen välityspalvelun toimittajalle Itellalle, joka välittää laskun edelleen Rondo-hakemistopalvelimelle. Mikäli laskua ei pystytä välittämään vastaanottajalle, saa toimittaja tästä ilmoituksen sähköpostiinsa. 2.3 Laskun historiatietojen katselu Toimittaja voi katsoa portaalissa lähettämiään laskuja kolmen kuukauden ajan. Tämän jälkeen Basware poistaa ne järjestelmästä. Kirjanpitoyksiköiden tulee ohjata toimittajia tallentamaan lähettämänsä laskut lähettämisen jälkeen omaan tietokoneympäristöön. Toimittaja voi hakea tallentamiaan ja lähettämiään laskuja Hae laskuja - toiminnolla. Laskun tilaksi voi valita Kaikki laskut, Tallennetut laskut tai Lähetetyt laskut. Portaalissa on näiden laskun tila-valintojen lisäksi myös muita laskun tiloja, mutta nämä eivät ole käytettävissä valtionhallinnon toimittajille.
12 (15) Alla on näkymä lähetetyn laskun hakutuloksesta. Hakutuloksesta aukeaa seuraava näkymä, jossa voi tarkastella varsinaisen laskun tietojen lisäksi laskun visuaalista kuvaa sekä laskuun mahdollisesti liitettyjä liitteitä. Portaali muodostaa automaattisesti portaalissa tehdystä laskusta visuaalisen kuvan (htm-muotoinen tiedosto), jonka voi avata Laskun kuvat -näkymästä.
13 (15) Visuaalisesti lasku on samanlainen laskun lähettäjällä ja vastaanottajalla: Toimittaja voi tallentaa laskun kuvan omaan tietokoneympäristöön tai tulostaa tarvittaessa paperille. 2.4 Neuvontapalvelut toimittajille ja kirjanpitoyksiköille Portaaliin käyttöönottosopimukseen (Valtiokonttori Basware) liittyy toimittajille suunnattu Baswaren tuottama puhelimitse toimiva suomen- ja ruotsinkielinen neuvontapalvelu. Neuvontapalvelun puhelinnumero on 0600 97 373. Puhelun hinta on 2,51 /min + pvm ja palveluaika ma-pe klo 8 17. Kirjanpitoyksikön tulee ohjata toimittajat käyttämään tätä palvelua kirjanpitoyksikön tarjoaman neuvonnan lisäksi. Valtiokonttorin yhteystietoja ei tule jatkossa antaa toimittajille. Basware Support tarjoaa kirjanpitoyksiköiden pääkäyttäjille neuvonta- ja ylläpitopalvelun portaalin käyttöön ja ylläpitoon liittyvissä asioissa. Neuvontapalvelu on maksuton. Neuvontapalvelun sähköpostiosoite on bc.servicedesk.fi(at)basware.com ja puhelinnumero 0209 3410 030. Basware Supportin yhteystietoja ei tule antaa toimittajille.
14 (15) 2.5 Kirjanpitoyksiköiden tietojen ylläpito portaalissa Portaaliin on perustettu kaikki kirjanpitoyksiköt ja niihin kuuluvat organisaatiot portaalin käyttöönoton yhteydessä. Kirjanpitoyksikön pääkäyttäjä voi ylläpitää portaalissa kirjanpitoyksikön ja siihen kuuluvien organisaatioiden verkkolaskuosoitteita ja yhteystietoja. Muut muutokset (uuden organisaation perustaminen tai vanhan poistaminen) kirjanpitoyksikkö tilaa Baswarelta. Ohessa on näkymä kirjanpitoyksikön tiedoista portaalissa, joihin kirjanpitoyksikön pääkäyttäjä voi tehdä muutoksia. Muutokset tallennetaan toiminnolla Tallenna. 2.6 Muutostöiden tilaus ja hinnoittelu Baswarella Basware laskuttaa muutostyöt tilaustenhallintajärjestelmän, Tilha sopimuksen tuntihintojen mukaisesti, joka on 154 /h. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Työ laskutetaan kuun lopussa jälkikäteen kun työt on suoritettu. Muutokset tilataan Baswarelta sähköpostilla osoitteesta bc.servicedesk.fi(at)basware.com. Kirjapitoyksikkö voi tarvittaessa pyytää Baswarelta työmääräarvion ennen varsinaisen työn tilaamista. Työmääräarvion pyytämisessä käytetään samaa sähköpostiosoitetta kuin tilauksessa.
15 (15) 3 Vastuunjako eri osapuolien välillä Basware Valtiokonttori Palkeet toimittajat Kirjanpitoyksikkö Toimittajien neuvonta portaalin käytössä Portaalissa olevien mahdollisten virheiden raportointi kirjanpitoyksiköt Pääkäyttäjätunnusten luominen ja poistaminen kirjanpitoyksiköiden toimeksiantojen perusteella Portaalissa olevien kirjanpitoyksikkötietojen perustaminen ja ylläpito kirjanpitoyksiköiden toimeksiantojen perusteella Pääkäyttäjien neuvonta Portaalissa olevien mahdollisten virheiden ja niiden korjausaikataulujen raportointi Versiopäivitysten testaus Versiopäivitysten ilmoittaminen kuukautta ennen päivityksen tuotantoonsiirtoa Toimittajaohjeiden ylläpito portaalissa Muihin kirjanpitoyksiköiltä tuleviin toimeksiantoihin vastaaminen Kirjanpitoyksiköiden ohjaus ja ohjeistus Portaalin kehityksen koordinointi Rekisteriryhmä: Asiakasvirastojen rekisteröintipyyntöjen hyväksyminen Toimittajien kysymyksiin vastaaminen laskun perille tulosta Palkeiden ulkopuoliset kirjanpitoyksiköt: toimittajien rekisteröintipyyntöjen hyväksyminen Kirjanpitoyksikön verkkolaskuosoitteiden ja yhteystietojen muutosten hallinta Pääkäyttäjätunnusten ja organisaatiomuutosten tilaaminen Basware Supportilta Toimittajien neuvonta verkkolaskuun siirtymisessä ja portaalin käytössä