SPORTTIA PALVELUJEN KEHITTÄMISEEN Aloitus Yhteiset hankinnat AikajanaSport-työajanseuranta Suomisport.fi projekti Maksupalvelu Muut asiat 14.9.2016
YHTEISÖN HANKINNAT JULKINEN KILPAILUTUS 14.9.2016
YHTEISET HANKINNAT JULKINEN KILPAILUTUS Miksi yhteisiä hankintoja kannattaa tehdä Miten hankintoja tehdään Julkinen hankinta
YHTEISET HANKINNAT JULKINEN KILPAILUTUS Säästöt ja htp Neuvotteluvoima Toimintatapojen kehittäminen ja oppiminen MIKSI Asiantuntijoiden hyödyntäminen LISÄÄ AIKAA JA RAHAA VARSINAISEEN TOIMINTAAN
YHTEISET HANKINNAT KILPAILUTUKSET - toteutettu tai käynnissä 5 kilpailutusta; lisäksi yksi jatkokilpailutus - lähes kaikissa digitaalisuus mukana ICT-tuki Non-profit-MS LISENSSI- HALLINTA Johtaminen ja viestintä Tietohallinto Henkilöhallinta Tapahtumahallinta Sport.fi-sivuston tekninen toimittaja Työajanseurantajärjestelmä Vakuutusturva - hankintojen arvo 30 t 1+ mio Urheilu Olympiajoukkueen varusteet - julkinen kilpailutusprosessi Liikunta TULOKSET - kustannustehokkaat tukipalvelut ja parhaat toimittajat koko yhteisölle Maksupalvelu Taloushallinto
YHTEISET HANKINNAT KILPAILUTUS 1 TYÖAJANSEURANTA - laki edellyttää työajanseurantaa; liikkuvan työn vaatimukset - markkinoilla valmiita tuotteita - hankinnan arvo 25 000 50 000 - avoin julkinen kilpailutus - selkeä yhteisöhinnoittelu /tt/v Johtaminen ja viestintä Tietohallinto Henkilöhallinta Tapahtumahallinta Urheilu Liikunta Taloushallinto TULOKSET - valmistuotteen räätälöinti yhteisölle Työajanseurantajärjestelmä
YHTEISÖN HANKINNAT KUSTANNUSVAIKUTUS JÄRJESTELMÄTOIMITTAJAT TYÖAIKAJÄRJESTELMÄ 1,2 Transaktiohinta 1. kierros (pun.) ja 2. kierros (sin.) Toimitusmäärä yksi 1-taso 2-taso 3-taso Toimittaja 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0-40 % 1-taso = 300 000 transaktiota/vuosi 2-taso = 500 000 transaktiota/vuosi 3-taso = 800 000 transaktiota/vuosi Integrata 141,86 48,60 42,66 37,41 J.Halttu Oy 96,00 84,00 72,00 60,00 UpCode 313,00 129,50 129,50 129,50 Rauhala 89,88 73,35 63,63 60,15 Sebitti 174,13 29,00 30,25 27,71 Visma 121,54 42,00 42,00 42,00 MaxTech 90,00-50 % 90,00 75,00 60,00 Procomp 116,67 46,45 37,45 34,67 keskihinta /tt/vuosi 142,89 67,86 61,56 56,43
YHTEISÖN HANKINNAT KILPAILUTUS 2 LISENSSIHALLINTA - käytettävyys heikko; kehittäminen hankalaa - ainutlaatuinen, räätälöity palvelu - kehittäjäkumppanin löytäminen - hankinnan arvo 0,5 1,0 m - kilpailullinen neuvottelumenettely - toimittajalla yhteinen intressi LISENSSI- HALLINTA Maksupalvelu Johtaminen ja viestintä Tietohallinto Henkilöhallinta Tapahtumahallinta Urheilu Liikunta Taloushallinto TULOKSET
YHTEISÖN HANKINNAT ASIANTUNTIJAT Kehittäjät Käyttäjät ASIANTUNTIJAT tehtävä yritys Kari Heikkilä kilpailutusasiantuntija, asiakas Rubic Petri Rajamäki asiantuntija, julkiset hankinnat Rubic Timo Sundell toimitusjohtaja, ICT-toimittaja Rubic Juha-Pekka Pirvola myyntijohtaja, ICT-palvelujen asiantuntija ATOS Max Druey teknologia-asiantuntija ATOS Topi Lusenius ICT-erityisasiantuntija, lainsäädäntö Inventio
YHTEISÖN HANKINNAT JULKINEN KILPAILUTUS HANKINTAYKSIKKÖ - julkisrahoituksen osuus yli 50 % taloudesta HANKINNAN ARVO - yli 30 000 (kertahankinta tai sopimus 48 kk) TARJOUSPYYNTÖ - hankinnan kohde, hankintamenettely ja tarjousten arviointikriteerit ilmoitettava Hilmassa TOIMITTAJAN VALINTA - tehtävä kriteerien mukaan tasapuolisesta ja avoimesti HANKINTASOPIMUS - oma, ei toimittajan sopimus - voidaan tehdä varoajan jälkeen Toimittaja Hinta (max 30 p.) Asiakastyytyväisyys (max 20 p.) Palvelu (max. 20 p.) Toimituskyky (max. 30 p.) Yhteensä Integrata Oy 19 13 16 16 64 J.Halttu Oy 27 12 13 13 65 MaxTech Oy 30 10 11 21 72 ProComp Oy 24 15 20 23 82 Rauhala Oy 30 15 13 15 73 Sebitti Oy 14 17 16 19 66 UpCode Oy 10 10 12 18 50 Visma Oy 22 11 14 16 63
HANKINTATOIMEN AJANKÄYTTÖ JA KULUT Raskas prosessi VAIHEET Tarvekartoitukartoituilmoitupyyntö käsittely teko neuvottelu päättäminen Tarjonta- Hankinta- Tarjous- Tarjousten Päätöksen- Sopimus- Hankinnan Katselmus YHTEENSÄ 317 YHTEENSÄ 5 5 4 3 10 20 4 20 2 73 23141 Tiedonkeruu 3 3 1 1 3 2 1 4 18 5706 Dokumentointi 1 1 1 2 7 8 1 10 1 32 10144 Järjestelyt 1 1 2 10 1 6 1 22 6974 Kevyt prosessi Tarvekartoitukartoituilmoitupyyntö käsittely teko neuvottelu päättäminen Tarjonta- Hankinta- Tarjous- Tarjousten Päätöksen- Sopimus- Hankinnan Katselmus YHTEENSÄ VAIHEET 267 YHTEENSÄ 1 3 5 10 1 5 1 26 6942 Tiedonkeruu 1 1 1 1 4 1068 Dokumentointi 1 1 4 4 1 3 1 15 4005 Järjestelyt 1 5 1 7 1869 Sen sijaan, että aikaa käytetään hankintaprosessiin, olisiko järkevä käyttää aikaa tarpeiden tunnistamiseen ja hankintapäätökseen?
HANKINTATOIMEN AJANKÄYTTÖ JA KULUT Sen sijaan, että aikaa käytetään hankintaprosessiin, olisiko järkevä käyttää aikaa tarpeen määrittelyyn ja hankintapäätökseen? SÄÄSTÖPOTENTIAALI - hankintoihin käytettävä aika yli 90 % - ostohinnassa 15 60 % - volyymi kiinnostaa parhaita toimittajia - toiminnassa säästetään satoja työtunteja
JULKINEN KILPAILUTUS SWOT Vahvuudet AVOIMMUUS JA LÄPINÄKYVYYS EDULLISET HANKINNAT ERILAISIA TAPOJA TOTEUTTAA HANKINTA Mahdollisuudet MERKITTÄVÄT SÄÄSTÖT PARANTAA HANKINTOJEN LAATUA JA HANKINTAOSAAMISTA TUOTTAA DOKUMENTAATIOT Heikkoudet Uhat LAIN TULKINNANVARAISUUS - ohje vai määräys? OHJAAKO PROSESSI VAI TAVOITE? - terveen järjen käyttö sallittu DOKUMENTAATION TUOTTAMINEN VALITUS MARKKINAOIKEUTEEN UHKASAKKO JA HANKINNAN UUSIMINEN JULKISEN TUEN TAKAISINPERINTÄ