PROJEKTINHALLINTA

2900050 PROJEKTINHALLINTA Mika Ojala mika.ojala@tut.fi FB109 p. 3115 3250 3.3.2004 1 2900050 PROJEKTINHALLINTA (2ov) Luennot keskiviikkoisin klo 12-14 Pikku Sali 1 3.3 Kurssin tavoitteet, rakenne ja järjestelyt. Peruskäsitteistö. 10.3. Projektisuunnitelma, projektin johtaminen ja - viestintä sekä harjoitustyöohjeet. 17.3. Aikataulutus ja aikaohjausmenetelmät. (Marko Seppänen) 24.3. Kustannusohjaus&-valvonta. Tuloksen arvo - menetelmä. (Marko Seppänen) 31.3. Vierailuluento: projektipäällikkö Niina Venho (Elqotec). 7.4. Pääsiäisloma 14.4. Vierailuluento: toimitusjohtaja Helvi Liukkaala (Aamujakelu) 21.4. Riskienhallinnan periaatteet. Kurssin kertaus ja päätös. 2

Tenttimateriaalin artikkelit Saatavilla viimeistään huomenna www-sivulta Lanza, R.B. 2000. Does Your Project Risk Management System Do the Job? Information Strategy: The Executive s Journal, Fall 2000, pp. 6-12 Leach, L.P. 1999. Critical Chain Project Management Improves Project Performance, Project Management Journal, Vol. 30 No. 2, pp. 39-51. White, D. & Fortune, J. 2002. Current practice in project management an empirical study. International Journal of Project Management 20 (2002), pp. 1-11. Ja kalvotkin tulossa nettiin kunhan ehtii! 3 Tänään ohjelmassa Projektisuunnitelma ja harjoitustyö TAUKO Projektin johtaminen Projektin viestintä 4

Projektin suunnittelu ja seuranta Ellet tiedä minne olet menossa, kaikki tiet ovat oikeita! Hyväkään kartta ei auta, jos et tiedä missä olet! Projektin suunnitteluvaiheessa luodaan edellytykset projektin onnistumiselle Tällöin määritellään aikataulut, varataan tarvittavat resurssit ja sovitaan käytettävistä työmenetelmistä Projektien suunnittelun tulee olla tarkoituksenmukaisella tasolla sen verran kuin on tehtävän kannalta välttämätöntä Suunnittelun on oltava realistista Projektit elävät koko ajan ja suunnitelmia tulee tarkentaa ja muuttaa ajan kuluessa 5 Projektin käynnistämistä edeltävät toimenpiteet 1. Esiselvitys 2. Projektiehdotus 3. Asettamiskirjeen laatiminen 4. Asettaminen 5. Asettamiskirjeen tarkentaminen 6. Projektin lopullinen rajaus 7. Projektisuunnitelman laatiminen 6

Asettamiskirjeen sisältö Kuka projektin on asettanut? Mitä on tarkoitus tehdä ja miksi? Kenelle lopputuote on tarkoitettu? Tavoiteaikataulu Budjetti Johtoryhmän kokoonpano Projektin nimi 7 Projekti ei epäonnistu lopussa vaan alussa. (Karlsson & Marttala, 2001 s.21) 8

Projektin suunnittelu ja seuranta Vain projektin jäljellä oleviin tehtäviin voit vaikuttaa Syyllisten etsiminen projekteissa on ajan haaskausta Virheistä pitää oppia, mutta tärkeämpää on keskittyä ratkaisemaanmaan projektissa ilmenneet pulmat Projektisuunnitelmaa voi verrata sotasuunnitelmaan sitä muutetaan, mikäli taistelutilanne niin vaatii 9 Projektisuunnitelman laatiminen Projektisuunnitelman ensimmäinen versio laaditaan tavallisesti projektin asettamisen yhteydessä Laatimisesta vastaa projektipäällikkö ja sen hyväksyy johtoryhmä Suunnitelmassa suunnitellaan nimenomaan projektin läpivienti eikä ns. projektin lopputuotetta/ -tulosta Suunnitelmassa toki määritellään projektille konkreettiset tavoitteet ja tavoiteltu lopputulos Tarkennetut projekti- ja työsuunnitelmat laaditaan projektipäällikön ja projektiryhmän toimesta projektipäällikkö tekee raamit, rajaa alustavasti tehtäväkokonaisuuksia nämä tarkennetaan asiaan paremmin vihkiytyneiden kanssa 10

Projektisuunnitelman laatiminen Suunnittelu ja organisointi on projektissa jatkuvaa toimintaa, jota tehdään sen koko elinkaaren ajan Projektisuunnitelma koostuu perinteisesti tekstiosasta ja liitteistä 11 Projektisuunnitelma... MAALI OHJAA SITOUTTAA INFORMOI Raamit Sopimus Tietopaketti Yksinkertaisin projektijohtamisen työkalu on pöytäkirja ja sen pitäminen. -Matti Ahvenharju, Innomore Oy A Guide to Project Management Projektisuunnitelma on ohjausväline 12

PROJEKTISUUNNITELMA (1/8) 1. Projektin ja lopputuotteen kuvaus 2. Projektiorganisaatio 3. Projektin ajalliset ja taloudelliset tavoitteet 4. Laadunvarmistus 5. Projektin sidos- ja intressiryhmien hallinta 6. Tiedonvälitys ja projektin etenemisen seuranta 7. Projektin päättäminen 13 PROJEKTISUUNNITELMA (2/8) 1. Projektin ja lopputuotteen kuvaus 1.1 Tausta ja lähtökohdat 1.2 Tavoitteet ja tehtävät 1.3 Rajaus ja liittymät 2. Projektiorganisaatio 2.1 Organisaation esittely 2.2 Vastuut ja päätöksentekoprosessi 14

PROJEKTISUUNNITELMA (3/8) 3. Projektin ajalliset ja taloudelliset tavoitteet 3.1 Osittelu ja vaiheistus 3.2 Aikataulut ja resurssisuunnitelmat 3.3 Budjetti ja kustannusohjaus 15 PROJEKTISUUNNITELMA (4/8) 4. Laadunvarmistus 4.1 Projektissa sovellettavat työmenetelmät, ohjeet ja standardit 4.2 Väli- ja lopputulosten hyväksymismenettely 4.3 Muutosten hallinta 4.4 Dokumentointi 4.5 Projektin etenemiseen vaikuttavat tekijät ja riskien hallinta 4.6 Projektianalyysit ja katselmuskäytäntö 4.7 Projektisuunnitelmaa täydentävät suunnitelmat 4.8 Suunnitelmien tarkistus- ja päivitysajankohdat 16

Kaikki pitää suunnitella siltä kantilta, että se palvelee projektin ohjausta. 17 PROJEKTISUUNNITELMA (5/8) 5. Projektin sidos- ja intressiryhmien hallinta 5.1 Tilaaja 5.2 Käyttäjäorganisaatio 5.3 Linjaorganisaatio 5.4 Tiedon tuottajat ja hyödyntäjät 5.5 Muut projektit 18

PROJEKTISUUNNITELMA (6/8) 6. Tiedonvälitys ja projektin etenemisen seuranta 6.1 Projektin aloitustilaisuus 6.2 Työtilat ja viestintävälineet 6.3 Palaverikäytäntö ja yhteydenpito 6.4 Raportointi ja tiedotus 6.5 Projektikansio 19 PROJEKTISUUNNITELMA (7/8) 7. Projektin päättäminen 7.1 Lopputuotteen luovutus, käyttöönotto ja ylläpidosta sopiminen 7.2 Projektin tuottaman aineiston taltiointi, arkistointi ja säilytysaika 7.3 Projektin virallinen päättäminen 7.4 Lopetustilaisuus 7.5 Projektin loppuraportti 20

PROJEKTISUUNNITELMA (8/8) Liitteet (esim.): Asettamiskirje Projektikuvaus Etenemis- ja työsuunnitelmat Kustannusarvio Organisaatiokaavio Riskilista Luettelo avoimista kysymyksistä 21 We never seem to have time to plan our projects, but we always have time to do them twice. 22

Projektinhallinnan harjoitustyö (1/2) Projektisuunnitelma Tehdään 2-3 henkilön ryhmissä Pituus n. 10 sivua Arvostellaan pistein: 0, +1 tai +2 pistettä Vapaasti valittava aihe Palautuksen takaraja pe 30.4.2004 23 Projektinhallinnan harjoitustyö (2/2) Projektisuunnitelman sisältö esim. Ruuskan mallin (s.118-119) mukaan Tarvittavat liitteet mukaan. Keskeiset ovat: aikataulu resurssisuunnitelma budjetti riskilista 24

Projektin johtaminen Linjaorganisaatio = tilaaja laatutoiminta tukitoiminnot Projekti = toimittaja Operatiivinen projektityö Johtoryhmät Viiteryhmät Käyttäjäorganisaatio = lopputuotteen hyödyntäjä 25 Perusasioita projektin johtamisesta Projektissa on joukko henkilöitä, joilla kaikilla on oma roolinsa, tehtävänsä ja vastuualueensa Projektissa ei varsinaisesti ole esimiehiä eikä alaisia Ei ole olemassa parasta johtamistyyliä Projektia johdetaan viestinnällä Suuri osa johtamisen ongelmista aiheutuu joko kokonaan tai osittain heikosti hoidetusta viestinnästä Projektityöskentelyn ongelmat liittyvät usein päätöksentekoprosessiin Valta ja vastuu tulee olla tasapainossa 26

Projektin johtamisen erityispiirteitä Projekti on tavoiteorientoitunut organisaatio Miten tavoitteet saavutetaan ei ole niin suurta merkitystä Projekti ei koskaan saavuta stabiilia tilaa, olosuhteet muuttuvat nopeasti Johtamistilanteet vaihtelevat projektin vaiheen ja tilanteen mukaan Vaihtelevat tilanteet, muutokset ja epävarmuus vaativat valvonta-, johtamis- ja seurantajärjestelmiltä erilaisia ominaisuuksia kuin ns. perusorganisaatiossa Tehtyjä suunnitelmia on voitava joustavasti muuttaa Usein ihmisläheinen ja osallistuva johtamistyyli sopii paremmin projektin johtamiseen 27 Projektin johtoryhmästä Johtoryhmän tehtävänä on valvoa projektin toimintaa eli etenemistä, aikataulua, kuluja ja voimavarojen käyttöä sekä tehdä näihin liittyviä päätöksiä Johtoryhmä on korkein päätöksiä tekevä elin projektissa Vaihtoehtoisia nimiä tälle ohjausryhmä (Steering group) tai valvontaryhmä Tähän kuuluu suhteellisen rajallinen määrä henkilöitä ja edustusta tulee olla projektin kannalta tärkeistä intressiryhmistä Projektipäällikkö on aina johtoryhmän jäsen Projektista tulisi laatia säännölisin väliajoin tilannekatsaus ja johtoryhmän tulisi kokoontua säännöllisesti 28

Projektipäällikön tehtävästä Projektipäällikkö on projektin operatiivinen johtaja, jonka tehtävänä on saavuttaa asetetut tulokset ja tavoitteet annetuilla resursseilla. Projektipäällikkö delegoi toteutusvastuuta edelleen projektiryhmälle ei tee vaan teettää! Mahdollisia delegoinnin puutteita Tehtävää ei ole täsmennetty riittävän selvästi ja osapuolille jää erilainen käsitys siitä, mitä sovittiin Syystä tai toisesta projektipäällikkö ei luovuta riittävää toimivaltaa tehtävän suorittamiseksi Projektipäällikkö valvootehtävän suorittamísta liian tarkasti Tehtävään sitoutuminen jää luovutuksen yhteydessä heikoksi ja jää hoitamatta muiden etusijalla olevien töiden takia Tehtävä delegoidaan edelleen projektipäällikön tietämättä ja pallotellaan henkilöltä toiselle 29 Projektiryhmästä Projektiryhmällä on pienehkö koko toisiaan täydentävät kyvyt sitoutunut yhteiseen tehtävään suoritustavoitteet työsuunnitelma Johtoryhmä Projektipäällikkö Ryhmän jäsenet (Katzenbach - Smith, 1993) 30

Asiantuntija odottaa työltään.. Mielenkiintoisuutta Kykyjä vastaavuutta Itsenäisyyttä Haasteellisuutta Jatkuvuutta Mahdollisuutta toteuttaa ja kehittää itseään Oikeudenmukaista kohtelua Tunnustusta, arvostusta Miellyttäviä työtovereita Esimiehen tukea (Pauli Juuti, 1989) 31 Millainen on hyvä projektipäällikkö? Osaava ja tietävä Päättäväinen Kommunikointikykyinen Sitoutunut tavoitteisiin Aloitteentekijä Rohkea Riippumaton Älykäs Innostunut Karismaattinen Luova Huumorintajuinen Projektipäällikön ei tarvitse olla kohdealueen asiantuntija! Hänen täytyy olla asiantuntija projektin johtamisessa ja projektin saattamisessa lopulliseen päätökseen! (Ruuska) 32

Projektipäällikön ominaisuudet? Avoin positiivinen asenne rohkaisee kommunikaatiota, motivaatiota ja yhteistyötä Käytännöllisyys järkevät, tehokkaat, eteenpäin vievät ratkaisut. Mieluummin 90% ajoissa kuin 100% myöhään Avomielisyys Uudet ideat, tasavertaisuus Mukautuvaisuus Joustavuus, kyky sovitella Innovatiivisuus Uusia tapoja ratkaista eteen tulevat ongelmat Työtapojen löytäminen, jolla tavoitteet saavutetaan Järkevä riskinottaminen Onnistuneissa projekteissa ei ole uhkarohkeaa projektipäällikköä Oikeudenmukaisuus Sitoutuminen Tavoitteet, asiakas, ryhmätyö (IPMA Competence Baseline, IPMA, 1999) 33 Project Management Competence = Tieto + Kokemus + Asenne (IPMA, 1999, s.16) 34

Viestintä projektissa 35 Kuinka tieto kulkee... (1/5) 1. Ilmoitus pääjohtajalta johtajille: Huomenna klo 09.00 on täydellinen auringonpimennys. Tällaista ei tapahdu joka päivä, joten henkilökunta saa kokoontua toimitalon pihalle, siististi pukeutuneina, sitä katsomaan. Osoittaakseni kiinnostustani asiaan, tulen itse opastamaan heitä. Jos sataa, ei auringonpi-mennystä voi nähdä yhtä hyvin. Siinä tapauksessa henkilökuntaa pyydetään kokoontumaan ruokalaan. 36

Kuinka tieto kulkee... (2/5) 2. Ilmoitus johtajilta tuotantopäälliköille: Pääjohtajan määräyksestä on huomenna klo 09.00 täydellinen auringonpimennys. Jos sataa, emme näe sitä niin hyvin ulkona ja siististi pukeutuneina. Siinä tapauksessa auringon katoamista käsitellään henkilökunnan ruokalassa. Sellaista ei tapahdu joka päivä. 37 Kuinka tieto kulkee... (3/5) 3. Ilmoitus tuotantopäälliköiltä toimistopäälliköille: Pääjohtajan määräyksestä käsittelemme siististi pukeutuneina auringon katoamista henkilökunnan ruokalassa klo 09.00 huomenna. Pääjohtaja kertoo meille, sataako ulkona. Tällaista ei tapahdu joka päivä. 38

Kuinka tieto kulkee... (4/5) 4. Ilmoitus toimistopäälliköiltä vastuuhenkilöille: Jos henkilökunnan ruokalassa sataa huomenna, mitä ei tapahdu joka päivä, pääjohtaja katoaa siististi pukeutuneena klo 09.00. 39 Kuinka tieto kulkee... (5/5) 5. Ilmoitus vastuuhenkilöiltä työntekijöille: Huomenna klo 09.00 pääjohtaja katoaa. Harmi ettei sellaista tapahdu joka päivä. 40

Projektiviestinnän tavoitteet Tulosviestintä Sosiaalinen viestintä Miksi työyhteisössä viestitään? Tuetaan toimintaa tarvitaan tuotteiden tai palvelujen siirtämisessä asiakkaalle Profiloidaan työyhteisöä luodaan organisaatiolle imagoa ja kulttuuria Informoidaan kerrotaan työyhteisön tapahtumista Kiinnitetään työyhteisön palveluksessa olevien perehdyttämiseen ja sitouttamiseen Ollaan vuorovaikutuksessa se nyt vaan on inhimillistä viestiä ja tyydyttää täten sosiaalisia tarpeita (Åberg, 1989) 41 Projektiviestinnän painopiste Perustoimintojen tuki Profilointi Informointi Kiinnittäminen Projektiryhmä X X Johtoryhmä X X Käyttäjä ja tilaaja X X Perusorganisaatio X X (Ruuska, 2001, s.67) 42

Käytännössä viestintä tapahtuu Hallitummin projektin viestintäjärjestelmän kautta Työohjeet ym. Projektin ohjeistukset ja pelisäännöt Kokoukset Keskustelut Palaverit Puhelut Sähköposti (vaikka siinä omat pulmansa) Sosiaalisella kanssakäymisellä Jutustelemalla niitä näitä Kahvipöytäkeskustelut Baarissa (Åberg, 1989) 43 Hyvä kokous? 44

Hyvä kokous? Tarkoitus: informaatio-, ideointi- vai päätöskokous? Selkeä ja rajattu tavoite! Puheenjohtaja! Ajallisesti rajattu (alle 2h) Mieluummin useita lyhyitä kuin yksi massiivinen Osallistujia rajoitetusti (yleensä max. ~6) Kaikkien ei tarvitse osallistua kaikkeen - muitakin keinoja on Aineisto: a) hyvin valmisteltu, b)jaettu & c) tutustuttu etukäteen Päätös saadaan tehtyä Pöytäkirja: tehdään&jaetaan ripeästi 45 Viestinnän kertaus Projekteja johdetaan viestinnän avulla Projektin tavoitteet tulee olla organisaatiossa laajalti tunnettuja, saadaan olemassaolon oikeutus ja vältytään tarpeettomalta kritiikiltä Projektipällikön delegoimat työohjeet ovat tärkein virallinen viestinnän kanava Virllisen viestintäjärjestelmän lisäksi sosiaalinen viestintä ja epävirallinen henkilökohtainen yhteydenpito on tehokkaan toiminnan välttämätön edellytys Kaikkea tietoa ei kannata jakaa kaikille tärkeintä tietää mistä tietoa tarvittaessa saa Projektipäällikön tulee olla selvillä projektiryhmän virallisista normeista voidakseen johtaa tehokkaasti Sähköpostia tulee käyttää projekteissa oikein (jää kirjallinen todiste, jakelu voi olla turhankin helppoa, ei negatiivisia asioita mailitse, mieti väärinkäsityksen mahdollisuutta ja vielä tietoturvakin) (Åberg, 1989) 46

Pelinin projektilait (1/5) 1. Ei ole projektia, jota ei voitaisi suunnitella etukäteen. Joskus vain suunnittelu on vaikeampaa ja epävarmuustekijät suurempia. 2. Niin tärkeätä kuin suunnittelu onkin, harkitse kuitenkin, onko suunnittelun suunnittelun suunnittelu tarpeen, vai joko olisi aika toimia. 3. Jos projekti valmistuu aikataulun ja budjetin puitteissa, niin ihmetellään, miksi projektilla oli niin väljä aikataulu ja suuri budjetti. 47 Pelinin projektilait (2/5) 4. Projektilla on luontainen taipumus jatkua, vaikka projektin tulos on valmis. 5. Projektiorganisaation muodolla ei ole väliä, kunhan se toimii. 6. Mitä teknisesti mutkikkaampi ja laajempi projekti on, sitä vähemmän projektipäällikön tulee tuntea tekniikkaa. 7. Pieleen menevien asioiden lukumäärää ja pieleen menon todennäköisyyttä on mahdollista vähentää ennakoimalla projektin potentiaalisia ongelmia. 48

Pelinin projektilait (3/5) 8. Mitä vähäisempi päätöstilanne on, sitä enemmän päätöksentekoon käytetään aikaa. 9. Jos yksi resurssiryhmä jätetään projektivalvonnan ulkopuolelle, niin tästä ryhmästä muodostuu pullonkaula. 10. Jos projektin tilanneraportointi päätetään tehdä tarvittaessa, tarvetta ei tule koskaan. 11. Työn kestoaika riippuu resurssimäärästä. Tietyssä pisteessä resurssimäärän lisääminen pidentää kestoa. 49 Pelinin projektilait (4/5) 12. Työ vie siihen varatun ajan (Parkinsonin laki). 13. Tehtävä, jolla ei ole vastuuhenkilöä, jää suorittamatta. 14. Projektin johdon ja valvonnan henkilömäärä nelinkertaistuu toteuttavan henkilöstön määrän kaksinkertaistuessa. 15. Jos projektin sisällön annetaan muuttua vapaasti, niin muutosnopeus ylittää edistymisnopeuden. 16. Ellei informaatiojärjestelmästä ole hyötyä käyttäjille, siihen kumuloituu virheitä ja vähitellen järjestelmä hautautuu. 50

Pelinin projektilait (5/5) 17. Projektisuunnitelmasta tapahtuneet negatiiviset poikkeamat uskotaan saatavan jatkossa kiinni. Todennäköisempää kuitenkin on, että poikkeama pahenee. 18. Projektisuunnitelmaan tehtävä muutos on sitä suurempi, mitä lähempänä projektin valmistuminen on. 51