PROJEKTINHALLINTA (2ov)

Transkriptio

1 PROJEKTINHALLINTA Mika Ojala FB109 p PROJEKTINHALLINTA (2ov) Luennot keskiviikkoisin klo Pikku Sali Kurssin tavoitteet, rakenne ja järjestelyt. Peruskäsitteistö Projektisuunnitelma, projektin johtaminen ja -viestintä sekä harjoitustyöohjeet Aikataulutus ja aikaohjausmenetelmät. (Marko Seppänen) Kustannusohjaus&-valvonta. Tuloksen arvo - menetelmä. (Marko Seppänen) Vierailuluento: projektipäällikkö Niina Venho (Elqotec) Pääsiäisloma Vierailuluento: n.n Riskienhallinnan periaatteet. Kurssin kertaus ja päätös. 2

2 HARJOITUSTYÖ Harjoitustyö: projektisuunnitelma Tehdään 2-3 hengen ryhmissä Aihe itse valittavissa (miettikää valmiiksi!) Tyypillisiä aiheita ovat olleet mm. häät, muutto, talon rakentaminen vanhat suunnitelmat vaihdelleet laajuudeltaan auton vasemman lyhdyn polttimon vaihdosta (jota kuitenkaan tuskin voidaan aidosti projektina pitää) kerrostalon rakentamiseen Tarkemmat ohjeet ensi viikon luennolla Deadline pe KURSSIMATERIAALI Kurssikirja:Kai Ruuska, Projekti hallintaan (1997 tai uud.) Oheislukemistoksi: Pelin, R. Projektinhallinnan käsikirja Anttonen, K. Tehokasta projektityötä Virtanen, P. Projektityö A Guide to the Project Management Body of Knowledge ISO Quality management: guidelines to quality in project management Artikkelit: saatavilla kurssin www-sivulta ensi viikolla Odotettavissa 2-4 journaaliartikkelia kurssin aihepiiristä 4

3 KURSSIN SUORITUSVAATIMUKSET 1. Tentti (ensimmäinen ) Arvosana Harjoitustyönä projektisuunnitelma pisteet lasketaan tentin pisteiden päälle harjoitustyöstä voi saada joko 0, +1 tai +2 pistettä, tai bumerangi (korjattuna 0p) Harjoitustyö ja pisteet voimassa kolme tenttikertaa! 5 TIEDOTUS Kurssin www-sivulla Teollisuustalouden www-ilmoitustaululla 6

4 Alkutilannekartoitus Tavoitteet ja kokemukset projekteista ja projektinhallinnasta? 7 Projektinhallinta / Mika Ojala ALKUKARTOITUS Miten paljon sinulla on kokemusta projekteista ja projektityöstä? Mitä odotuksia sinulla on kurssilta? Mitä odotat oppivasi? 8

5 KURSSIN TAVOITTEET? Oppia hallitsemaan projektin keskeiset periaatteet ja käsitteet Aikataulun laatiminen Ajallinen ja taloudellinen valvonta Projektin johtaminen ja viestintä projektissa Projektisuunnitelman tekeminen ja käyttö Muodostaa kuva käytännön projektityöstä 9 Projekti sanana Perusta latinassa (proiectum) ja tarkoittaa ehdotusta tai suunnitelmaa: pro (eteen) ja jacere (heittää) Nykyinen erikoismerkitys lähtöisin Englannista Sana englannin kieleen 1300-luvulla, ruotsin kieleen 1500-luvulla ja suomen kieleen 1800-luvulla.varhaiset käännösehdotukset esite, ehdoitelma, esitys ja tuumaus project a plan or scheme French: projet Portuguese: projecto German: der Plan Dutch: project Swedish: projekt Norwegian: prosjekt, plan, Finnish: projekti Hungarian: terv(ezet) Latvian: projekts; plāns Lithuanian: planas, projektas Polish: plan Slovak: projekt Italian: progetto Spanish: proyecto 10

6 Projektin määritelmiä 1 Nykysuomen sanakirjassa projekti määritellään seuraavasti: Hanke, suunnitelma, tutkimus(suunnitelma); nyk. yksityiskohtaisen suunnitelman toteuttaminen kaikkine työvaiheineen lopputulokseen asti. SFS-käsikirja 78 Projektitoimintasanasto Varta vasten muodostetun organisaation määrätarkoitusta varten toteuttama ainutkertainen hanke, jonka laajuus- ja laatutavoitteet sekä aika- ja kustannuspanokset on ennalta määritetty. 11 Projektin määritelmiä 2 Projekti on joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti (ainutkertaisuus!) koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää sovitun aikataulun ja budjetin määräämissä rajoissa. (Project Directors Oy:n koulutusmoniste 1995) 12

7 Projektinhallinnan kevyt historia Projekteja ollut kautta maailmanhistorian, esim. Kiinan muurin rakentaminen, pyramidit Nykymuotoisen projektinhallinnan ja johtamisen juuret 1950 ja 1960-luvuilla Yhdysvalloissa Ilmiötä kutsuttiin projektinjohtamisliikkeeksi, keskeiset yhdistykset liikkeessä International Project Management Association (IPMA) ja Project Management Institute (PMI) Uudet työskentelymenetelmät käytössä avaruushallinnon kuulennoissa ja puolustushallinnon ydinaseteknologian kehittämistyössä mm. Manhattan-projekti 13 Miksi projektinhallintaa? Taustalla yritysten pyrkimys kasvaa ja kehittyä Projekti on linjaorganisaatiota joustavampi ja tehokkaampi tapa hoitaa tietyntyyppisiä tehtäviä Viestintä tehostuu hierarkiarajojen vähetessä Työskentely on muuttunut yhä enenevässä määrin projektimuotoiseksi Milloin tehtävä kannattaa organisoida projektiksi? Kun tehtävä on suhteellisen monimutkainen ja laaja työkokonaisuus, joka edellyttää työn aikana väliohjausta 14

8 Projektiorganisaatio Projektiorganisaatio on tarkoitettu kertakäyttöön Ns. perusorganisaatio delegoi projektille tietyn tehtävän ja sen suorittamiseen tarvittavat valtuudet Tehtävän suoritettuaan projektiorganisaatio puretaan ja projekti päättyy Luonteenomaista tavoitekeskeisyys, joustavuus ja tilapäisyys Organisaatio muuttuu projektin elinkaaren mukana Projektiorganisaation toimivuus edellyttää, että vastuut ja valtuudet on määritelty ja että päteviä henkilöitä on projektin käytettävissä 15 Projektiorganisaatio ja linjaorganisaatio PROJEKTITOIMINTA PROJEKTIN TAVOITE myynti tuotanto tuotekehitys hallinto projektipäällikkö Projektin henkilöt linjaorganisaatiosta 16

9 Toimijoita projektiorganisaatiossa Projektin asettaja on henkilö, jonka päätöksellä projekti käynnistetään Projektipäällikkö vastaa projektin päivittäisjohtamisesta ja siihen liittyvästä päätöksenteosta, asema projektiorganisaatiossa keskeinen Johtoryhmä valvoo ja tukee projektipäällikköä tämän johtamistehtävässä sekä tekee projektin rajausta, aikataulua ja resursseja koskevia päätöksiä Projektiryhmä koostuu asiantuntijoista, jotka vastaavat oman erityisalueensa tehtävistä, tässä sekä projektissa päätoimisesti, että sivutoimisesti työskenteleviä henkilöitä Suurissa projekteissa voi projektipäällikön apuna olla projektisihteeri Mahdollisia myös viiteryhmät (sisältö), laaturyhmät ja aliprojektipäälliköt 17 Projektiorganisaatio Asettaja Johtoryhmä Projektipäällikkö Sihteeri Osaprojekti 1 Osaprojekti 2 Osaprojekti 3 Osaprojekti n Projektiryhmä 1 Projektiryhmä 2 Projektiryhmä 3 Projektiryhmä n 18

10 Mitä sitten on projektinhallinta? Määritelmien mukaan se on Suunnittelua Päätöksentekoa Toimeenpanoa Ohjausta Tehtävien koordinointia Valvontaa Suunnan näyttämistä Ihmisten johtamista 19 Oikeita asioita Oikealla tavalla TOTEUTUSPROSESSI + OHJAUSPROSESSI = PROJEKTINHALLINTA 20

11 Projektin hallinnassa on mitä suurimmassa määrin kysymys ihmisten johtamisesta. Se on tärkein yksittäinen tekijä projektin onnistumisedellytyksiä arvioitaessa. Mikäli tällä alueella on ongelmia, ei projektille voi ennustaa kovin valoisaa tulevaisuutta. Barnes, M. (1990) 21 Projektinhallinta työskentelytekniikoiden näkökulmasta Kovat tekniikat Aikataulujen laadinta Kustannusten arviointi ja seuranta Laadun valvonta Pehmeät tekniikat Ihmisten johtaminen Vuorovaikutus Viestintä Projektityömenetelmien soveltaminen lähtenyt kovalta puolelta suunnittelu- ja seurantamenetelmistä vieläkin usein näillä turhan keskeinen rooli 22

12 Projektin tunnusmerkkejä 1 Selkeät tavoitteet Elinkaari Itsenäinen kokonaisuus vastuun keskittyminen Ryhmätyöskentely Vaiheistus (kasvu, kypsyminen ) projekti on myös oppimista Ainutkertaisuus Muutos vaikuttaa projektin toimintaan Seurannaisperiaate käynnissä oleva vaihe vaikuttaa tulevan vaiheen sisältöön Tilaustyö asiakas asettaa projektille vaatimuksia ja reunaehtoja Yhtenäisyys ja epäyhtenäisyys lukematon määrä toimintaan vaikuttavia muuttujia liittyen teknologiaan, laitteisiin, ihmisiin ja kulttuureihin Alihankinnat Riski ja epävarmuus (Choudhury, 1988) 23 Projektin tunnusmerkkejä 2 Ainutkertaisuus Selkeä tavoite ja tehtävä Ajallinen rajaus Resurssirajaus Oma organisaatio Tilaustyö (Prodictor Oy:n koulutusmoniste 1995) 24

13 PROJEKTITYYPIT Tuotannolliset projektit - tavoite on tarkasti määritelty ja melko konkreettinen - työprosessi etukäteen pääosin tiedossa Tutkimus- ja kehittämisprojektit - lähestymistapana ongelmakeskeinen ajattelu - ratkaisuvaihtoehtoja paljon - työprosessi ei ole tunnettu 25 Lyhyesti projektisuunnitelmasta Projektin hallinta perustuu projektisuunnitelmaan, joka on projektissa keskeinen asiapaperi Projektin organisoinnin ohella tämän dokumentin tekeminen on projektipäällikön ensimmäisiä tehtäviä Johtoryhmän hyväksymisen jälkeen suunnitelma on toimeksianto projektipäällikölle Suunnitelmassa määritellään: mitä projektin on saatava aikaan, missä aikataulussa, paljonko rahaa, henkilöitä ja muita resursseja on käytettävissä ja mitä tiedonvälitys- ja dokumentointiperiaatteita sovelletaan. 26

14 Projektin keskeiset tekijät ALKU RESURSSIT BUDJETTI AIKATAULU LOPPU TAVOITE Projektityön paradoksi Vaikka kaikilla projekteilla on jotain yhteistä, kuten aikataulu, resurssit, budjetti jne., ovat kaikki projektit tavallaan aina uniikkeja, ainutkertaisia. Virtanen 2000: Projektityö, WSOY Yritysjulkaisut 27 Projektin elinkaaren vaiheet Perustaminen Ohjaus Suunnittelu Toimeenpano Päättäminen 28

15 ONGELMIA eli siis haasteita (1/4) Projektiorganisaation sitouttaminen ja jatkuva motivointi Kehittämis- ja projektityötaitojen puutteet Uusien jäsenten sisäänajo Ryhmätyövalmiudet ja ihmissuhdetaidot Projektin ja projektiryhmän väliset roolit ja epäselvyydet Henkilöiden valinta projektiorganisaatioon Vetäjän asiantuntemus ja ihmissuhdetaidot Muiden osallistujien kyvyt ja ajankäyttö Erilaisten työkulttuurien yhteensovittaminen 29 ONGELMIA eli siis haasteita (2/4) Projektin johtamiseen ja ohjaamisen liittyvät Projektin vetäjä jää yksin muiden motivaation laskiessa Projektilla ei ole käytössään sovittua työpanosta/resursseja Vetäjällä ei ole johtoryhmän tukea päätöksenteossaan Työskentelyilmapiiri, yhteistyön ja/tai luottamuksen puute Asettajan sitoutuminen projektiin Muutokset projektissa Oppimisen aiheuttaman kehityksen huomiointi Sisällön ja kohdealueen kurissapito Muutoksiin sitouttava käsittelymenettely 30

16 ONGELMIA eli siis haasteita (3/4) Projektissa esiintyvät poikkeamat Työmäärän arviointivaikeudet Henkilöresurssien puute Ulkoiset olosuhteet Päätöksentekovaikeudet 31 ONGELMIA eli siis haasteita (4/4) Tulosten käyttöönsaantivaikeudet Käyttöönottoa valmistelevien tehtävien tekemättömyys Projektin puutteellinen käsittely päättökokouksessa Projektin arvionti Tulosten arviointi Käyttöönottotoimien ennakkoarviointi Johtoryhmän roolin ymmärtäminen heikosti 32

17 ONGELMAT PROJEKTIN VETÄJÄN KANNALTA Projektin työn käynnistäminen ja motivaation ylläpito Johdon sitoutuminen Projektihenkilöiden valinta, työn- ja vastuunjaon määrittely sekä työpanoksen saanti Reagointi projektin etenemisessä tapahtuviin poikkeamiin Projektin sisältömuutosten ja poikkeamien hallinta Työmäärä-, resurssitarve- ja aikatauluarvioinnin virheet Henkilöstöresurssien sitouttaminen ja hallinta 33 Matkalla projektitoimintaan (1/2) Yhteinen visio ja päämäärä Yhteisten menetelmien kehittäminen, arvostelu ja ylläpito Henkilöstön sijoittaminen (projekti)tiimeihin Omatoimisuuden kannustaminen, aloitteellisuus, yrittäjyys Projektien autonomian kehittäminen 34

18 Matkalla projektitoimintaan (2/2) Projektien vetäminen yleisjohtamista Jatkuvaan kehittymiseen tähtääminen Yhteistyön konkretisointi sidosryhmien kanssa Yhteisten projektitoiminnan tietojärjestelmien hankinta ja käyttöönotto 35 Milloin projekti on onnistunut? 36

19 Tulos Onnistunut projekti? Aika Raha Onnistuneessa projektissa saavutetaan lopputuotteelle asetetut tavoitteet suunnitellun aikataulun mukaisesti ja sovituilla kustannuksilla. 37 Kertauskalvo projektin perusasioista Projekti on yksi tapa hoitaa perusorganisaation tehtäviä Projektointiin ei pidä hurahtaa Projektit ovat organisaatiolle keino vastata ympäristössä tapahtuviin muutoksiin Projekti on investointi, jonka kustannukset ja hyödyt on selvitettävä Projekti on aina tilaustyö Projektissa voi yrittää vain kerran toista kertaa ei tule! Projektityöhön sisältyy sekä ohjausta että toteutusta Projekteilla on luonnollinen taipumus ajautua kohti epäjärjestystä, mikäli projektinhallinta on puutteellista Projektien epäonnistuminen johtuu yleensä hallinnan ja menetelmien riittämättömyydestä, eikä teknisistä syistä Projektin epäonnistuminen tarkoittaa sitä, etteivät projektiin kohdistetut odotukset ole täyttyneet 38

20 Käytännön näkökulmia tuoteprojekteihin elektroniikan sopimusvalmistuksessa Tuotteiden saattaminen tuotantoon asiakkaan tuotesuunnittelun pohjalta (AINUTKERTAISUUS JA TAVOITE) Asiakas lähettää tarjouspyynnön ja spesifikaatiot Myynti / markkinointi yhdessä projektipäällikön ja tarjouslaskennan kanssa tarjoavat Tarjouksen hyväksymisen jälkeen varsinaisesti nimetään projektipäällikkö Projektipäällikkö pitää aloituspalaverin asiakkaan kanssa Projektipäällikkö kasaa projektiryhmän (henkilöitä testauksesta, tuotannosta, tuotantotekniikasta, ostosta, myynnistä, jne.) (OMA ORGANISAATIO) Projektipäällikkö tekee projektisuunnitelman, budjetin ja aikataulun projektiohjeistuksen mukaisella tavalla (AJALLINEN RAJAUS, RESURSSIT) 39 Käytännön näkökulmia tuoteprojekteihin elektroniikan sopimusvalmistuksessa Asiakas Tuotekehitys Projekti Osto Myynti/markkinointi Tuotekehitys Testilaitesuunnittelu Projektipäällikkö Osto Johto Myynti Tuotanto(tekniikka) Ulkoistettu tuotekehitys Taloushallinto 40

21 Käytännön näkökulmia tuoteprojekteihin elektroniikan sopimusvalmistuksessa Tuote sisältää useimmiten piirilevyn, komponentteja, muovia, kaapeleita, ruuveja Elektroniikkaa suunnitellaan, piirilevyversioita tulee useita, komponentteja vaihtuu muutosten ja versionhallinta tärkeää Piirilevy usein se kriittisin ja viimeisin joka valmistuu Usein monia koesarjoja eri versioilla (valmistus, asiakkaan testaus ja mittaukset, muutoksia, uusi koesarja, uudet mittaukset jne.) Mekaniikka riippuvainen osin piirilevyn spekseistä muovien osuus saattaa visuaalisen laadun tai mekaanisen kestävyyden osalta tulla loppumetreillä kriittiseksi Suunnitteluvaiheessa olisi tärkeää saada tuotteen valmistettavuuden kannalta tärkeitä asioita viestitettyä asiakkaan tuotesuunnitteluun Käytännössä usein asiakkaan freezing pointit lipsuvat, mutta yritetään hoitaa itse kirimällä kiinni Tärkeintä on saada tuote kauppaan sovittuun aikaan 41 Lisää haastetta Asiakas hankkii myös tuotesuunnittelun ja teollisen muotoilun valmistuksen lisäksi Tuotanto Itä-Eurooppaan Suunnittelualihankintaa ulkomaisilta yrityksiltä ja konsernin sisällä eri yksiköiltä Uusi toimintamalli sekä asiakkaalle että ko. yritykselle 42