Kh:n liite n:o 2/18.11.2014 SEUDULLISEN KUNTAPALVELUTOIMISTON PALVELUSOPIMUS Sivu 1 / 10
KUNTAPALVELUTOIMISTON PALVELUJEN PALVELUSOPIMUS 1. Sopimuksen sisältö Tämä sopimus kuuluu erottamattomana liitteenä Oulunkaaren kuntayhtymän kuntapalvelutoimiston puitesopimukseen tilaajan, kunnan / kaupungin ja tuottajana toimivan Kuntapalvelutoimiston välillä. Tilaajaosapuolia ovat Iin kunta, Pudasjärven kaupunki, Simon kunta, Utajärven kunta ja Vaalan kunta. Tällä sopimuksella sovitaan seuraavien palveluiden tuottamisesta tai järjestämisestä 1.1.2015 alkaen. Sopimuksen lähtökohtana on Oulunkaaren kuntayhtymän kuntapalvelutoimiston palvelutuotanto. Jatkossa kuitenkin tämän sopimuksen kohteena oleva palvelutuotanto voidaan liittää osaksi laajempaa palvelutuotantokokonaisuutta parempaan palvelutasoon ja kustannustehokkuuteen pyrittäessä. Palvelutuotannon tuotannon siirtämisestä kolmannelle osapuolelle sovitaan kaikkien sopimusosapuolten yksimielisellä päätöksellä. Sopimus koskee henkilöstö-, talous ja tietopalveluja: Henkilöstöpalvelut Palkanlaskenta erillisen sopimuksen mukaan palkka- ja eläkeasiamiespalvelut Talouspalvelut Laskutus ja reskontrat Kirjanpito, talousarvio ja tilinpäätös Maksuliikenne Käyttäjien hallinta Talousjohdon palvelut Sivu 2 / 10
Tietopalvelut HelpDesk-palvelu työasemakanta ja käyttäjähallinta palvelimet tietoliikenne tulostimet ja muut oheislaitteet lisenssit sovellukset puhelinpalvelut Tietopalveluissa palvelusopimuksen ulkopuolelle jäävät kulunvalvontaan ja kiinteistönhuoltoon kuuluvat laitteet ja ratkaisut. 2. Sopimuksen vastuuhenkilöt Tilaajan vastuuhenkilö sopimushetkellä henkilöstöpalvelut: kunnan/kaupungin edustaja Tilaajan vastuuhenkilö sopimushetkellä talouspalvelut: kunnan/kaupungin edustaja Tilaajan vastuuhenkilö sopimushetkellä tietopalvelut: kunnan/kaupungin edustaja Sivu 3 / 10
Tuottajan vastuuhenkilö sopimushetkellä: Toimi: Oulunkaaren kuntayhtymä, vs. hallintojohtaja Juha Torvinen 08 5875 6113 juha.torvinen@oulunkaari.com Tilaaja nimeää organisaatiostaan yhdyshenkilön, joka osallistuu kunkin palvelualan henkilöstön kanssa tehtävään kuntakohtaisen toimenpidesuunnitelman laatimiseen ja toteuttamiseen. Tilaajan nimeämä yhdyshenkilö henkilöstöpalvelut: Tilaajan nimeämä yhdyshenkilö talouspalvelut: Tilaajan nimeämä yhdyshenkilö tietopalvelut: Sivu 4 / 10
3. Palvelupisteet Kuntapalvelutoimisto on keskitetysti johdettu, hajautetusti toteutettu. Hajautetun kuntapalvelutoimiston palvelupisteet ovat lissä, Pudasjärvellä, Simossa, Utajärvellä ja Vaalassa. 4. Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen Tämä sopimus on voimassa 1.1.2015 alkaen toistaiseksi. Sopimuksen sisältöä tarkistetaan vuoden jaksoissa. Sopimus voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle kaikkien sopimusosapuolten yksimielisellä sopimuksella. Sopimusosapuoli voi irtisanoa sopimuksen. Irtisanomisaika on 12 kuukautta. 5. Palveluiden sisältö ja vastuunjako Palveluiden yksityiskohtainen sisältö ja vastuunjako kuvataan prosessikuvauksilla ja vastuunjakotaulukoilla sekä näiden lisäksi ovat voimassa puitesopimuksessa luetellut yleiset sopimusosapuolten vastuut. Prosessikuvaukset ja vastuunjakotaulukot ovat palvelusopimuksen liitteenä. Vastuunjakoa tarkastellaan vuosittain kesäkuun loppuun mennessä. 6. Palveluiden saavutettavuus Henkilöstöpalveluiden saavutettavuus Palvelu on arkisin klo 8.00 16.00 ja puhelinpalveluaika arkisin klo 9-11 Varallaolosta voidaan sopia erikseen. Sivu 5 / 10
Talouspalveluiden saavutettavuus Palvelu on arkisin klo 8.00 16.00 Varallaolosta voidaan sopia erikseen.. Tietopalveluiden saavutettavuus Tietopalveluiden tuottaminen perustuu keskitetysti johdettuun tukipalveluun. Kaikki tukipalvelupyynnöt osoitetaan HelpDeskiin joko puhelimitse tai sähköpostilla. HelpDesk on avoinna arkisin klo 8.00-16.00 Työasemakäyttäjien palveluaika on arkisin klo 8.00-16.00 Palvelupyynnöt suoritetaan kiireellisyysjärjestyksessä. Priorisointi perustuu vikatilanteen haittavaikutuksen laajuuteen ja vakavuuteen. Yleisenä luokituksena käytetään seuraavia prioriteettikertoimia: Sosiaali- ja terveyspalvelut, prioriteettikerroin 1,5 Hallinto, prioriteettikerroin 1 Oppilaitoksen, prioriteettikerroin 0,5 Palvelun vasteaika määräytyy siitä hetkestä, kun tukipalvelu otetaan vastaan HelpDeskissä ja vastuutetaan it-asiantuntijalle tai suunnittelijalle. Vastaanotettujen tehtävien ohjaaminen työn suorittajalle tapahtuu arkisin klo 8-16, jolloin vasteaika tukipyynnön vastuuttamiselle on enintään 1 tunti. Varsinaisen tehtävän suorittamiselle asetetaan vasteaikatavoitteet arkisin klo 8-16 seuraavasti: Sosiaali- ja terveyspalvelut, vasteaika 4 tuntia Hallinto, vasteaika 24 tuntia Oppilaitoksen, vasteaika 72 tuntia. Palvelimien palveluaika on arkisin klo 8.00-16.00. Varallaolosta voidaan sopia erikseen. Sivu 6 / 10
7. Palveluiden organisointi, mitoitus ja kehittämistehtävä Kuntapalvelutoimisto osoittaa tuotantoon riittävän määrän henkilöresursseja, jotta sovittu palvelutaso voidaan saavuttaa. Kaikki henkilöresurssit tuottavat palveluita koko palvelualueelle. Tietopalveluissa henkilöstö sijoittuu palvelualueille siten, että jokaisella tilaajalla on ns. lähituki saatavilla. Lisäksi sosiaali- ja terveyspalveluiden tietotekniikan kehittämiseen on resursoitu 2 henkilöresurssia, joiden työpanos, tehtävät tai kustannukset eivät ole tämän palvelusopimuksen kohteena. Kuntapalvelutoimiston tavoitteena on laajentaa yhteistyötä kuntakonsernissa ja kehittää toiminnan sisältöä. Oulunkaaren kuntayhtymä ja sen jäsenkunnat ovat Kuntien Tiera Oy:n osakkaita. Yhtiön osakkuuden tavoitteena on Oulunkaaren alueen tietohallinnon kehittäminen kansalliset kehittämishaasteet ja tavoitteet huomioiden myös tietoteknisten investointien vaikuttavuuden parantaminen. Kehittämisen kannalta merkittävää on kyetä luomaan ja käyttöönottomaan sellaisia tietoteknisiä ratkaisuja, joiden avulla on mahdollista tehostaa palvelutuotannon prosesseja hallinnossa sekä sosiaali- ja terveyspalvelutuotannossa. 8. Palveluiden hinnoittelu Palveluista veloitetaan tilaajalta suhteellinen osuus kuntapalvelutoimiston talousarvion ja tilinpäätöksen mukaisista kustannuksista. Palvelutoimisto ei tuota liiketaloudellista voittoa. Kuntapalvelutoimiston kunnilta laskutettaviin kustannuksiin sisältyy kuntapalvelutoimiston toiminnosta maksettavat varhe-maksut, joiden määrä selviää Kevan laskuista, mutta laskutukseen ei sisälly eläkemenoperusteisia maksuja. Sivu 7 / 10
Ennakkolaskut laskutetaan edellisen vuoden toteutuneiden määrien mukaisesti. Kustannukset ja maksuosuudet tarkistetaan ao. vuoden tilinpäätöstietojen ja toteutuneiden suoritetietojen mukaisesti. Lopulliset maksuosuudet maksetaan tai liikaa peritty maksuosuus palautetaan seuraavan vuoden heinäkuun loppuun mennessä. Tilaajalta veloitetaan erillissopimuksella lisäpalveluista, jotka ylittävät palvelusopimuksessa hyväksytyn palvelutason. Veloitusperusteena on käytetty työaika. Toimintolaskennassa laskentaperusteet olisivat jatkossa seuraavat: Henkilöstöpalvelut Palkkalaskelma, automaattisesti kirjautuva Palkkalaskelma, käsin syötettävä Matkalasku Projektiselvitys Todistukset ja palveluaikalaskelmat Asiantuntijapalvelut Projektit Talouspalvelut Ostoreskontra Paperiostolasku Sähköinen ostolasku Laskutus Pro Economican Toistuvaislasku Pro Economican Kertalasku VesikantaPlus-laskuuts Jätelaskutus LämpökantaPlus-laskutus Myyntireskontra Sivu 8 / 10
Myyntireskontra Perintä (maksumuistutukset kuntapalv.tstolta) Kirjanpito Kirjanpidon automaattivienti Kirjanpidon manuaalinen vienti Kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätös Konsernitilinpäätös Liikelaitosten tilinpäätös Asiantuntijapalvelut Projektit Tietopalvelut Käyttäjähallinta (käyttäjätunnus) Työasemapalvelut hallinto toimisto Effica tekninen oppilas (EES) Asiantuntijapalvelut Projektit Palvelutason pääperiaatteiksi sovitaan niin, että sosiaali- ja terveystoimen työasemat määritellään palveluprioriteettiluokituksessa kiireelliseksi ja tasoa kuvataan kertoimella 1,5, muut hallinnon työasemat kertoimella 1 ja oppilastyöasemat kertoimella 0,5. Näitä kertoimia käytetään myös perusteena palveluiden laskutukselle ellei erikseen muusta laskutusmallista sovita. Palveluajan ulkopuolella tehdyn työn kustannukset laskutetaan aiheuttamisperusteisesti tilaajaorganisaatioita. 9. Palvelun laatu ja sen valvonta Sivu 9 / 10
Palvelun laatua seurataan ja arvioidaan sekä suoritusperusteisesti (tapausten lukumäärä, toteutunut vasteaika) että laadullisesti loppukäyttäjille suunnatuilla palautekyselyillä. Arviot esitetään tilaajalla kaksi kertaa vuodessa käytävien ns. kuntaneuvotteluiden yhteydessä. 10. Puitteet Kuntapalvelutoimiston työntekijöiden tarvitsemista työtiloista sovitaan eri vuokrasopimuksella. 11. Liitteet Henkilöstöpalveluiden prosessikuvaukset ja vastuunjakotaulukot (liite 1) Talouspalveluiden prosessikuvaukset ja vastuunjakotaulukot (liite 2) Tietopalvelujen sisältö ja vastuunjako (liite 3) Talous- ja henkilöstöpalvelujen käyttämien ohjelmistojen listaus (liite 4) 12. Allekirjoitukset kunta/kaupunki Kunnan/Kaupunginjohtaja Oulunkaaren kuntayhtymä Kuntayhtymän johtaja Sivu 10 / 10