Innovaatioiden pilotointi infrahankkeissa Uusien ratkaisuiden käyttöönoton nopeuttaminen Laura Apilo1.8.2006
Pilotoinnin tavoitteet Luodaan infra-alalle toimivat markkinat ja hankintamenettelyt, jotka mahdollistavat kilpailun uusilla ratkaisuilla. Kartutetaan osaamista tekemisen kautta. Käytännön kokeilujen tarkoituksena on tukea innovaatioiden syntymistä ja nopeuttaa uusien ratkaisuiden käyttöönottoa sekä edistää innovaatioiden kaupallistamista. Pilotointi on usein ehdoton edellytys uusien ratkaisuiden saamiselle markkinoille. Pilotointiprosessit ovat tarpeen, jotta uusille ratkaisuille syntyy kysyntää kokeilukohteita on riittävästi tarjolla ja kehitys- ja kokeilutoiminta on jatkuvaa riittävät taloudelliset resurssit on varmistettu kohteiden toteuttamiseen ja seurantaan riskit on ennakoitu ja niiden jakamisesta sovittu Uusien ratkaisuiden käyttöönoton nopeuttaminen ja tukeminen on tarpeen, jotta innovaatiot muuttuvat kannattavaksi liiketoiminnaksi ja niillä on mahdollista saavuttaa kilpailuetua, mikä on edellytyksenä yritysten kehittämistoiminnalle alalle saadaan laadukkaampia, pitkäaikaistaloudellisempia ja kohteen vaatimuksiin räätälöityjä ratkaisuja.
Onnistuneen koetoiminnan edellytyksiä Toimintatapa on määritelty ja osapuolten tiedossa pilotointiprosessin kuvaus eri tilanteissa kustannusten jako tilaajan ja toteuttajien välillä riskien jako tilaajan ja toteuttajien välillä seuranta ja tulosten hyödyntäminen ratkaisujen kaupallistamisessa tulosten julkistamisen periaatteet Testattavia uusia ratkaisuja on tarjolla toimitusverkoston eri osapuolet voivat tarjota markkinoille uusia ratkaisuja aluksi esim. Infra 2010-ohjelman kautta innovaatio voi perustua uutuuteen esim. tuottavuuden parantamisessa, uusissa tuotteissa ja palvelussa, IT-teknologiassa, koneautomaatiossa, infran elinkaaren hallinnassa ja hankintamenettelyissä Koekohteita on tarjolla erilliset uusia ratkaisuja painottavat urakat esim. innovaatiot kilpailutekijänä urakkakilpailussa kokeilujen toteuttaminen osana normaaleja töitä
Uudet ratkaisut parantavat alan tuottavuutta Uudet ratkaisut ovat käyttöönottovaiheessa yleensä perinteisiä vaihtoehtoja kalliimpia mm. kehityskustannuksien ja laadukkuutensa vuoksi. Kehittämisen kautta syntyy uutta osaamista, joka parantaa alan kokonaistuottavuutta. NYKYINEN KYSYNTÄ Perinteiset ratkaisut Uusi osaaminen parantaa tuottavuutta Hintakilpailu Perinteiset ratkaisut halpenevat SUUNNITTELU UUSIEN RATKAISUIDEN KÄYTTÖÖNOTON KYSYMYKSIÄ Toteutus- kustannusten jako Riskien jako Seuranta TOTEUTUS UUSI KYSYNTÄ Uudet ratkaisut Osaamisen kehittyminen Laatukilpailu Korkea hinta
Pilotointihankkeet alustana uuden oppimiselle ja uusien ratkaisuiden käyttöönotolle PILOTTIHANKE Infra 2010-koordinointi HANKKEEN OSAPUOLET: Tilaaja Urakoitsija Suunnittelija Muu toimittaja Kehittävä työntutkimus OPPIMINEN -toimintatapa -yhteistyö -kumppanuus TEKNINEN RATKAISU -tuote -järjestelmä -tuotantotapa Uudet ratkaisut: toimitusverkoston yritykset
Pilottikohteiden valinnan vaihtoehdot CASE 1 CASE 2 Tilaaja kilpailuttaa tietyn valitun kohteen painottaen tarjouspyynnössä kohteen kannalta merkityksellisiä ominaisuuksia (esim. IT-teknologiaa, koneautomaatio, mobiili tiedonsiirto, elinkaari). Kilpailu perustuu ensisijaisesti sisältöön eli toimittajien kykyyn tuottaa tavoitteiden mukaista lopputuotetta ja toimivuutta. Sopimus on kiinteähintainen. Riskien jaosta sovitaan erikseen. Tilaaja määrittelee vaaditun lopputuotteen ominaisuudet sekä toimivuuden ja valitsee toteuttajan hintaa painottaen. Urakan voittanut toimitusverkosto voi myöhemmin liittää kohteeseen jonkin uuden, tilaajan hyväksymän, ratkaisun kokeilun. Tilaaja osallistuu kokeiluosuuden toteutuksen kustannuksiin urakkahintaan kuulumattomalla lisärahoituksella. Ratkaisun tulee täyttää kohteelle asetetut tavoitteet. Riskien jaosta sovitaan erikseen.
Pilotointi PerusCASE 1: Urakka kilpailutetaan uusia ratkaisuja painottaen Miten uusia ratkaisuja voidaan testata käytännössä hankkeissa, joissa halutaan erityistä laatua tai toimivuutta? Uusia ratkaisuja painottavan kohteen valinta Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen: - innovaatio- ja toimivuusvaatimukset - ulkopuolinen asiantuntija, joka tuntee painotettavan näkökulman Testattavien ratkaisuiden valinta ja tarjoaminen TILAAJA TOIMITTAJA TILAAJA JA TOIMITTAJA YHDESSÄ Tarjousten vertailu ja pisteytys: - tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella, hinnan ohella sisältöä painotetaan - ulkopuolinen asiantuntija mukana Toteutus - kiinteähintainen sopimus, ottaa huomioon pilotoinnin rakentamiskustannukset Seuranta Mahdollinen ylimääräinen ylläpito
Pilotointi PerusCASE 2: Uusien ratkaisujen käytöstä sovitaan toteuttajan valinnan jälkeen Miten uusia ratkaisuja voidaan testata käytännössä hankkeissa, joiden toteuttaja on valittu ratkaisun hintaa painottaen? Kohde urakkaohjelmaan sisältyvä Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen: - lopputuote- ja toimivuusvaatimukset -maininta mahdollisuudesta liittää myöhemmin kokeilua urakkaan Tarjoaminen - standardiratkaisut TILAAJA TOIMITTAJA TILAAJA JA TOIMITTAJA YHDESSÄ Tarjousten vertailu: - tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella, hinta painottuu valinnassa Vaihtoehtoisten ratkaisujen valinta - tilaaja hyväksyy uudet ideat Toteutus: - tilaaja osallistuu ylimääräisiin rakentamiskustannuksiin Seuranta Mahdollinen ylimääräinen ylläpito
Uusien ratkaisuiden kokeilu CASE 1: Vaihtoehtoja laatukilpailutukseen (1/2) Vaihtoehtoisia menettelytapoja a) Kehittäminen konsortiona tilaaja palvelun tarjoaja tilaaja osoittaa kohteen / ongelman ja pyytää tarjouksia, jotka sisältävät teknisen ratkaisun ja tarjoajan oman kehityspanoksen tilaaja tarjoaa bonuksia hyvästä ratkaisusta, joten toimittajalla on mahdollisuus saada rahoitusta omiin kehityskustannuksiinsa b) Ranskalainen urakka: tilaajalla on tietty summa käytettävissä kohteeseen, menettelytapavaihtoehtoina rajattu laajuus (esim. x km tietä), tilaaja asettaa toimivuusvaatimukset ja laadullisesti paras tarjous voittaa c) Urakkaan sisällytetään kehitysosio kehitys ja testaus samassa kohteessa kehittämisen kustannukset lisätään tarjoushintaan (tarjouspyynnössä määritelty x % urakkahinnasta) kehitysosiolla voi olla kynnysmerkitys, x % laatupisteistä tukee palvelun tarjoajien verkottumista; kehitysosion toteuttaminen edellyttää usein kumppaneita TAI tilaaja asettaa tekniset vaatimukset ja halvin tarjous voittaa (eli se, joka toimittaa samalla hinnalla määrällisesti eniten)
Uusien ratkaisuiden kokeilu CASE 1: Vaihtoehtoja laatukilpailutukseen (2/2) d) Tarjoajien esivalintamenettely tilaaja asettaa esivalintakriteerit, jotka tarjoajien on täytettävä Kriteereinä mm. toimituskyky (asiantuntemus, kokemus uusien ratkaisuiden toimittamisesta, kehittämistoiminnan referenssit) ja laatu (ympäristöystävällisyys) e) Kilpailullinen neuvottelumenettely tilaaja kuvaa ongelman ja neuvottelee ratkaisuvaihtoehdoista lopputuotevaatimukset ilmoitetaan tarjouspyynnössä, mutta ne täsmentyvät neuvottelujen edetessä tarkoitettu käytettäväksi monimutkaisissa hankinnoissa, joissa tilaaja ei pysty ennalta määrittelemään hankinnan oikeudellisia, rahoituksellisia tai teknisiä yksityiskohtia. f) Suorahankinta ei edellytä kilpailuttamista hankintalain menettelytapojen mukaisesti tutkimus- ja kehittämispalvelut, tunnusmerkkeinä mm. tutkimuksen avoimuus ja tutkimuksen laaja hyödynnettävyys
Toimijoiden näkemyksiä laatukilpailutuksesta Laatukilpailutuksessa aina erityisen tärkeää, että valintakriteerit ilmenevät selvästi tarjouspyynnöstä valintakriteerien keskinäiset painoarvot valintakriteereittäin kynnystasot eri laatupisteille (esim. 0-5) toimivuusvaatimusten arvioinnin säännöt toimivuuden todentaminen jälkikäteen Avoin ja tasapuolinen menettely, paljon parempi kuin uusien ratkaisuiden tuominen hintakilpailulla ratkaistuihin urakoihin Toimivuusominaisuuksilla kilpailuttaminen vastaa pyrkimykseen edistää uusien ratkaisuiden kehittämistä ja tuottaa hinnaltaan selvästi erilaisia ratkaisuja. Riski kohdistuu kuitenkin aina koko hankkeeseen. Soveltuvat käytettäviksi erityisesti silloin, kun uuden ratkaisun käyttöönotto on tilaajalähtöistä: tilaajalla on tietämys ja halu käyttöönottaa uusia ratkaisuja esim. hankinnan pilotointikohteet, elinkaaripilotit Hyviä esimerkkejä laatukilpailutuksesta on: benchmarking ja parhaiden käytäntöjen käyttöönotto Palvelun tarjoajan omien ratkaisuiden käyttöönotto vaikeaa, jos ne eivät kohtaa tarjouspyynnössä olevien kohteiden vaatimuksia. Hyvät ratkaisut saattavat jäädä vaille kokeilumahdollisuutta.
Pilotointi Case 1: Urakka kilpailutetaan uusia ratkaisuja painottaen Selvitettäviä kysymyksiä Miten tilaajaorganisaatiot organisoivat pilotointikohteiden löytämisen ja erilaisten innovaatioiden kokeilumahdollisuuksien järjestämisen? Mitkä ovat keskushallinnon ja piiriorganisaation roolit ja työnjako? Miten innovatiivisuutta painottavat vaatimukset määritellään innovaatioja toimivuuslähtöisesti tarjouspyyntöasiakirjoissa? Onko toimivuusvaatimukset riittävän selvästi määritelty eri tilanteisiin ja osataanko tarjous pyytää toimivuusvaatimusten perusteella? Miten varmistetaan riittävä asiantuntemus, jotta tarjouspyynnöt ohjaavat toimittajia tarjoamaan halutun kaltaisia ratkaisuja? Miten vaihtoehtoja vertaillaan niin, että haluttu innovatiivisuus painottuu oikein?
Uusien ratkaisuiden kokeilu CASE 2: Hintakilpailutus Uusien ratkaisujen käytöstä sovitaan toteuttajan valinnan jälkeen tavoitteena toteuttajan innovaatioiden kokeilu, tulokset salaisia menettelytapana neuvottelu tilaajan ja toteuttajan välillä tilaaja valmis maksamaan osan kokeilukustannuksista, jos tulokset ovat sille mielenkiintoisia (esim. 3D-malli)
Toimijoiden näkemyksiä pilotoinnin lisäämisestä hintakilpailutettuun kohteeseen Menettely ei ole läpinäkyvä ja aiheuttaa helposti spekulointeja, riitoja ja valituksia. Pilotointiin kytkettävä tilaajan lisärahoitus ongelma. Onnistuu vain, jos koko alan ilmapiiri on kehityshakuinen ja kokeilumyönteinen. Tukee palvelun tarjoajan omien ratkaisuiden käyttöönottoa ja mahdollistaa toteuttajavetoisen kokeilemisen joustavasti. Edellyttää kuitenkin tiivistä yhteistyötä tilaajan ja toteuttajan välillä. Kokeilu voidaan toteuttaa suppeana, mikä rajaa riskit koskemaan vain osaa hanketta.
Pilotointi Case 2: Uusien ratkaisujen käytöstä sovitaan toteuttajan valinnan jälkeen Selvitettäviä kysymyksiä Miten tilaaja varaa rahoitusta mahdollisten uusien ratkaisujen kokeiluun eli rakentamiskustannuksiin ja riskivarauksiin? hankekohtaisesti tai hankeryppääseen varaus X esim. 1 % urakkasummasta, jos ei käytetä palaa perustienpitoon Miten jaetaan tilaajan ja toteuttajan kesken ylimääräiset rakentamiskustannukset, jotka eivät sisälly urakkasopimukseen?
Pilotoinnin molemmat caset: Selvitettäviä kysymyksiä Miten kokeiltavien uusien ratkaisujen toimivuus varmistetaan etukäteen? tuotehyväksyntämenettely hidas ja kallis toteuttajan vastattava osin riskeistä (tasapaino etukäteistestauksen ja riskinoton välillä) Miten kokeilusta aiheutuvat ylimääräiset kustannukset jaetaan tilaajan ja toteuttajan kesken, esim. 50%:50%? seurantakustannukset riskivaraukset, jos uuden ratkaisun käyttöikä on odotettua lyhyempi ja korjaustoimenpiteitä tarvitaan ennakoitua aikaisemmin tai kalliimpina Seuranta kuka mittaa ja raportoi? mikä tieto on julkista, mikä jää yrityksen tuotekehitykseen perustuvaksi pääomaksi? Ylläpito ja luovutus miten ylimääräisestä kunnossapitotoimenpiteestä päätetään? miten jäännösarvo määritetään? miten luovutuskunto saadaan vastaamaan laatutasoa?
Toimijoiden näkemyksiä riskienjaosta ja seurannan järjestämisestä RISKIT Riskin kantaa toimittaja. Tarjoajan sana kestoiästä riittää, jos takuuaika on riittävän pitkä Jos takuu on lyhyt (3-5 vuotta), tuotehyväksyntä esim. asiantuntijalausuntojen perusteella (lausunnot ilman taloudellista vastuuta) Tarjoaja käyttää kestoiän määritykseen parhaan oman osaamisensa ja ulkopuolisen tietämyksen (laboratoriokokeet, asiantuntijalausunnot); toimivuus määritettävissä kohtuullisen luotettavasti, vaikka menetelmien arviointi onkin vaikeampaa kuin tuotteiden SEURANTA Tilaaja huolehtii seurannasta. Elinkaarenaikainen toimivuuden seuranta rakennusvaiheessa laaditun suunnitelman mukaisesti. Kilpailuetua toimittajalle muutaman vuoden ajan, minkä jälkeen ratkaisun tiedot avoimia ylläpidon ja kunnossapidon tarpeisiin.
Hallituksen esitys hankintalaiksi: kolmiportainen malli EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat - 5,3 milj. rakennusurakat - 211 000 tavarat ja palvelut Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat - 100 000 rakennusurakat - 15 000 tavarat ja palvelut Direktiivien mukaiset kilpailuttamismenettelyt EU-laajuinen ilmoittaminen Valitusoikeus markkinaoikeuteen Hankintojen kilpailuttamisvelvoite Kevennetyt menettelyt; lisää neuvottelumenettelyn käyttömahdollisuuksia Ilmoitusvelvoite kaikkiin hankintoihin Valitusoikeus markkinaoikeuteen Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Lain soveltamisalan ulkopuolelle Hankintayksiköiden omat säännöt Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen Oikaisuvaatimus mahdollinen
Ehdotus pilotointikäytännöksi ESIVALINTA + KILPAILULLINEN NEUVOTTELUMENETTELY Urakka kilpailutetaan uusia ratkaisuja painottaen Uusia ratkaisuja painottavan kohteen valinta TILAAJA Vaihe 1 Esivalinta Tarjoajien esivalintakriteerien laatiminen: - innovaatioiden toimituskyky - laaduntuottokyky Esitarjoutuminen TOIMITTAJA TILAAJA JA TOIMITTAJA YHDESSÄ Tarjoajien valinta, jotka hyväksytään kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn Vaihe 2 Kilpailullinen neuvottelumenettely Tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen: - ongelman kuvaus - alustavien lopputuotevaatimusten määrittely Neuvottelu ratkaisuvaihtoehdoista - lopputuotevaatimusten täsmentäminen Vaihtoehtojen vertailu ja toteuttajan valinta Toteutus - kiinteähintainen sopimus, -ottaa huomioon pilotoinnin -rakentamiskustannukset Seuranta Mahdollinen ylimääräinen ylläpito
Benchmarking: Innovaatioiden käyttöönotto Texasissa Menestyksekkään käyttöönoton taustalla Organisaatioiden kaikki tasot mukana kehittämisessä Pilotointiohjelmat, joiden erityisenä tarkoituksena on tuoda uusia ratkaisuita markkinoille Kokeneet projektipäälliköt Projektien yhteenvetoraportit, joissa kerrotaan pilotointikokemuksista Vuosittaiset katsaukset parhaista innovaatioista Erityisesti pilotointitarkoituksiin suunnattu kehitysrahoitus Arvio kehittämistoiminnan vaikuttavuudesta 3 vuoden ajanjaksolla: panos-tuotos suhde = 1:5 Lähde: Griffith, Krugler: Research Implementation and Information Dissemination, Transportation Research Record no.1885, TRB 2004.
Tutkimustoiminnan organisoituminen T&K-hallitus Toimialan yhteisten tarpeiden tunnistus Pilotoitavien innovaatioiden valitseminen ja rahoitus Tutkimuksen operatiivinen johtoryhmä Tekninen tukiryhmä Hanke-esitysten valmistelu operatiiviselle johtoryhmälle Tutkimuksen tavoitteiden määrittäminen Valitsee ja hyväksyy projektit Valvoo tuloksia Eri osaamisalueiden tuntemus Projektiryhmät Projektien toteutus Osallistuttaminen käytännön tasolla