Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen tutkimuksen metodit 4. Arkistonhallinta 14.1.2010 MRV 2 1
1.Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä Asiakirja, asiakirjatieto Asiakirjahallinto / records management Asianhallinta, asiankäsittely Arkistotoimi, arkistonhoito / archives management, archival function Arkisto Arkistonhallinta 14.1.2010 MRV 3 Asiakirjahallinto records management q asiakirjahallinto yleishallinnon osa-alue ohjaa ja valvoo asiakirjojen tuottamista ja hallintaa q asiakirjahallinta asiakirjahallinnan käytännön prosessit asiakirjatiedon elinkaaren hallinta => jatkuvuus sisältää myös arkistotoimen tehtävät 14.1.2010 MRV 4 2
Asiakirjahallinto, asiakirjahallinta, arkistotoimi (Jaana Kilkki 2008) Organisaatio ja sen liiketoiminta Normiympäristö Asiakirjahallinto - liiketoiminnan tukeminen ja sen todennettavuuden varmistaminen Arkistoauktoriteetti - arkistotoimen vaatimukset ASIAKIRJAHALLINTA = asiakirjojen hallintaprosessit 14.1.2010 MRV 5 Asiakirjahallinnan prosessit (SFS-ISO standardi 2007) talteenotettavien asiakirjojen määrittäminen säilytysaikojen määrittäminen asiakirjojen talteenottaminen asiakirjajärjestelmään asiakirjojen rekisteröinti (metatiedot) luokittelu fyysinen säilyttäminen ja käsittely asiakirjojen käyttö säilyttämis- ja hävittämistoiminnot 14.1.2010 MRV 6 3
Organisaation tiedonhallintakulttuuri Tiedonhallinta- ja hakujärjestelmät asiakirjajärjestelmä diaarit ja rekisterit asianhallinta-/-käsittelyjärjestelmät arkistonmuodostussuunnitelma arkistoluettelot arkistokuvailut arkistotietokannat 14.1.2010 MRV 7 Asiakirjahallinnan jatkuvuus asiakirjahallinto = organis. toimintaa tukevien asiakirjojen laadinnan, käsittelyn, säilyttämisen ja hävittämisen suunnittelua, toteuttamista ja valvontaa 100% arkistotoimi = tiedonhakua ja tutkimusta palvelevien asiakirjojen käytettävyyden ja säilymisen varmistamista säilytysarvon määrittelyä tarpeettoman aineiston hävittämistä käyttöpalvelua 10-15% 14.1.2010 MRV 8 4
2. Archival Methods Arkistolliset organisointi- ja hallintametodit: perinteiset q järjestäminen, luettelointi, seulonta (arvonmääritys), säilyttäminen/hävittäminen uudet q kuvailu, indeksointi, metatietojen tuottaminen, tietokannat, digitointi, verkkojulkaiseminen tulevat? 14.1.2010 MRV 9 3. Arkistotieteellisen tutkimuksen metodit ja kohteet historiantutkimuksen ja arkistototieteellisen tutkimuksen suhde ja erot tutkimuskohteet q arkistotiede: asiakirjatiedon tuottamisprosessit ja kontekstit, asiakirjan ominaisuudet, asiakirjahallinta, arvonmääritys, arkistojen muodostaminen, käyttö ja käytettävyys, hyödyllisyys tutkimusmenetelmät q arkistotiede: yhteiskuntatieteen, hallintotieteen, suunnittelututkimuksen tutkimusmenetelmät, q kyselyt, haastattelut, käyttäjä- ja toiminnan tutkimus q monimetodiset tapaustutkimukset, järjestelmä ja työprosessi-analyysit,... 14.1.2010 MRV 10 5
4. Arkistonhallinta? arkistoinstituutio (esim. JyMA) q säilytettävien aineistojen hallinta q aineistojen, tilojen, hlöstön ja talouden hallinta ja johtaminen organisaatio/viranomainen q arkistoaineiston hallinta q päätearkiston toiminnan hallinta onko käyttäjällä arkistonhallintaa? q arkistonkäytön hallinta q arkistoaineistojen tietosisällön hallinta 14.1.2010 MRV 11... arkistonhallinta googletus: 214 osumaa arkistonhallintaohjelmat: q arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen ja ylläpito q arkistojen kuvailuasiakirjojen laatiminen q arkisto-, siirto- hävitysluetteloiden tekeminen q arkistoinnin ratkaisut q käyttöoikeuksien hallinta 14.1.2010 MRV 12 6
... on siis asiakirjahallintaa arkistonhallinnan alue ja kattavuus q asiakirja ja asiakirjahallinta kaikkine ulottuvuuksineen kaikissa konteksteissa organisaatioiden toimintaympäristö arkistoinstituutioiden säilyttämis-käyttöympäristö q asiakirjojen tietosisältö käytettävyys, saatavuus, käyttö- ja tulkintakysymykset laaja sateenvarjokäsite 14.1.2010 MRV 13 Kirjallisuus Archival Science, 14Nrs 3-4, 2004, Special Thematic Issue: Research Methods Duranti, Luciana (1997), Archival science. In Encyclopedia of Library and Information Science. Vol 59. Supplement 22. New York: Marcel Dekker. Gilliland-Swetland, A.& McKemmish, S. (2004), Building an Infrastructure for Archival Research, Archival Science 4. 149-197. SFS-ISO 15489-1, Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä. 2007. Research in records management, Records Management Journal, Volume 17, Number 3, 2007. Asiakirjahallinnon tutkimuksen teemanumero. Williamson, K. (2000), Research Methods for Students and Professionals. Information Management and Systems. Centre for Information Studies. Quick Print: Wagga Wagga. 14.1.2010 MRV 14 7