Merenkulkulaitoksen julkaisuja 11/2005 Tietohallintostrategia 2005-2008 Helsinki 2005 ISBN 951-49-2108-9 ISSN 1456-7814
Merenkulkulaitoksen julkaisuja 11/2005 Tietohallintostrategia 2005-2008 Helsinki 2005 ISBN 951-49-2108-9 ISSN 1456-7814
ISSN 1456-7814 Merenkulkulaitos, Helsinki 2005
Julkaisija KUVAILULEHTI Julkaisun päivämäärä 12.1.2005 Tekijät (toimielimestä: toimielimen nimi, puheenjohtaja, sihteeri) Projektin ohjausryhmä: Jukka-Pekka Suonikko, puheenjohtaja Rolf Bäckström Anna Jokela Pasi Mäkinen, Capgemini Ritva Punta Harri Toivonen Tiina Tuurnala Ari Vanninen, Capgemini, sihteeri Julkaisun laji Raportti Toimeksiantaja Toimielimen asettamispäivämäärä Julkaisun nimi Tietohallintostrategia 2005-2008 Tiivistelmä Merenkulkulaitos on asettanut tavoitteeksi laitosyhtenäisen toimintatavan ja eräänä sen toimenpiteenä on laitostasoisen tietohallintostrategian laatiminen. Tämä tietohallintostrategia vastaa sekä Merenkulkulaitoksen ulkoisiin että sisäisiin toimintaympäristön muutoksiin. Ulkoisia muutospaineita syntyy merenkulun kansallisten ja kansainvälisten yhteistyöelimien työstä sekä valtion tietohallinnon ohjauksen kehittämisestä. Merenkulkulaitoksen rakennemuutos useine lähiajan organisaatiomuutoksineen aiheuttaa myös muutoksia tietohallinnon palveluille. Tässä tietohallintostrategiassa kehitetään tietohallinnon ohjaukseen ja hallintaan liittyviä toimenpiteitä. Tällä pyritään yhtenäiseen toimintamalliin, parempaan tietohallinnon hankkeiden hallintaan, kustannustietoisuuteen ja asiakastyytyväisyyden kasvuun. Merenkulkulaitoksen tietohallinnon visio määriteltiin seuraavasti: Merenkulkulaitoksen tietohallinto tukee Merenkulkulaitosta ylläpitämään ja kehittämään kauppamerenkulun ja muun vesiliikenteen perustoimintaedellytyksiä tiedon hallinnan, teknologian ja yhteentoimivien tietojärjestelmien avulla. Asiakaslähtöisten tavoitteiden toteutumisen kansainvälistyvässä ympäristössä turvaavat tehokas toiminta ja henkilöstön osaaminen. Työssä määritettiin seitsemän Merenkulkulaitoksen tietohallinnon strategista tavoitetta: 1) Tietohallinnon palvelut tukevat ja tehostavat toiminnan prosesseja 2) Yhteisesti sovitut kehittämisen ja johtamisen toimintatavat 3) Tuorein tieto on kaikkien tarvitsijoiden käytettävissä 4) Yhteensopivat tietojärjestelmät 5) Oikein mitoitettu ja kohdennettu osaaminen 6) Sähköinen asiointi 7) Tietoturva otetaan huomioon kaikessa toiminnassa Kullekin näistä tavoitteista esitettiin kuvaus, vaikuttavuus, toimenpiteet tavoitteen saavuttamiseksi ja toimenpiteiden mittarit. Tietohallintostrategiassa määriteltiin Merenkulkulaitokselle tietohallintotyön ohjaamiseksi tietohallinnon hallintomalli. Lisäksi laadittiin ehdotus strategian toteutumista tukeviksi toimenpiteiksi ja projekteiksi vuosille 2005-2008. Avainsanat (asiasanat) Tietohallinto, strategia, toiminnan ohjaus Muut tiedot Sarjan nimi ja numero Merenkulkulaitoksen julkaisuja 11/2005 Kokonaissivumäärä Kieli 53 suomi Jakaja Merenkulkulaitos ISSN 1456-7814 Hinta Kustantaja ISBN 951-49-2108-9 Luottamuksellisuus julkinen
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 3 (38) Sisältö 1. Tiivistelmä... 5 1.1 Tausta tietohallinnon strategiatyölle... 5 1.2 Merenkulkulaitoksen tietohallinnon visio... 5 1.3 Merenkulkulaitoksen tietohallinnon strategiset tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit... 5 1.4 Merenkulkulaitoksen palvelukorit... 10 1.5 Merenkulkulaitoksen tietohallinnon hallintomalli... 12 1.6 Ehdotus strategiatyön toimenpiteiden aikatauluksi... 13 1.7 Yhteenveto... 13 2. Johdanto... 14 2.1 Tausta tietohallinnon strategiatyölle... 14 2.2 Strategiatyön organisointi ja työn läpivienti... 14 3. Keskeiset käsitteet... 16 3.1 Tietohallinnon määritelmä tässä työssä... 16 3.2 Tietohallinnon viitekehys... 17 3.3 Meriliikenteen telematiikka ja tietohallinto... 18 4. Merenkulkulaitoksen toiminnan vaatimukset tietohallinnolle... 19 4.1 Meriliikenteen kasvu ja meriliikenteessä vaadittavat seurantajärjestelmät... 19 4.2 Logistiset kuljetusketjut ja turvatoimien hallinta... 19 4.3 Navigointitarpeet, merikarttatuotanto ja merikartoitusaineiston turvaaminen... 20 4.4 Valtion tietohallinnon ohjaus... 21 4.5 Merenkulkulaitoksen sisäiset organisaatiomuutokset... 21 5. Tietohallinnon nykyinen palvelevuus... 23 6. Merenkulkulaitoksen tietohallinnon visio... 24 7. Merenkulkulaitoksen tietohallinnon strategiset tavoitteet... 25 7.1 Tietoturvan merkitys... 26 8. Strategisia tavoitteita tukevat toimenpiteet... 28 9. Tietohallinnon strategisten tavoitteiden mittarit... 29 10. Merenkulkulaitoksen palvelut tietohallinnolliset korit... 32 11. Tietohallinnon hallintomalli... 35 11.1 Seurantakokous... 35 11.2 Tietohallinnon ohjausryhmä... 36 11.3 Projektin ohjausryhmä... 37 11.4 Arkkitehtuuriryhmä... 37
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 4 (38) 11.5 Laitosjohtoryhmä... 37 12. Toimenpiteiden aikataulutus... 38 12.1 Ehdotus strategiatyössä suunniteltujen toimenpiteiden aikataulusta... 38 Kuvat Kuva 1. Merenkulkulaitoksen palvelukorit... 11 Kuva 2. Merenkulkulaitoksen tietohallinnon hallintomalli... 12 Kuva 3. Ehdotus strategiatyön toimenpiteiden aikataulusta... 13 Kuva 4. Tietohallinnon viitekehys... 17 Kuva 5. Merenkulkulaitoksen palvelukorit ja niiden keskeinen ominaisuus... 32 Kuva 6. Cobit-kypsyysmallin kehitysportaat... 32 Kuva 7. Operatiiviset liikenteen hallintapalvelut - ja logistiikka- ja liikennetietopalvelut korit... 33 Kuva 8. Tuotannolliset palvelut ja hallinnolliset palvelut -korit... 34 Kuva 9. Merenkulkulaitoksen tietohallinnon hallintomalli... 35 Kuva 10. Ehdotus toimenpiteiden aikataulusta... 38 Liitteet Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Arvio nykytilasta Merenkulkulaitoksen tietojärjestelmät (ei tässä raportissa) Strategisia tavoitteita tukevien toimenpiteiden kuvaukset Toimenpiteiden riippuvuus toisistaan Strategisia tavoitteita tukevat toimenpiteet Cobit-kypsyysmalli
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 5 (38) 1. Tiivistelmä 1.1 Tausta tietohallinnon strategiatyölle Merenkulkulaitos on asettanut tavoitteeksi laitosyhtenäisen toimintatavan ja eräänä sen toimenpiteenä on laitostasoisen tietohallintostrategian laatiminen. Tietohallintotyötä tehdään keskitetyn tietohallintoyksikön lisäksi monessa toimintayksikössä, kuten telematiikkayksikössä, merikartoituksessa ja väylänpidossa. Tietohallintotyö on siis Merenkulkulaitoksessa hajautunut. Tämä strategiatyö koskee koko laitoksen tietohallintoa. Tämä tietohallintostrategia vastaa sekä Merenkulkulaitoksen ulkoisiin että sisäisiin toimintaympäristön muutoksiin. Ulkoisia muutospaineita syntyy merenkulun kansallisten ja kansainvälisten yhteistyöelimien työstä sekä valtion tietohallinnon ohjauksen kehittämisestä. Merenkulkulaitoksen rakennemuutos useine lähiajan organisaatiomuutoksineen aiheuttaa myös muutoksia tietohallinnon palveluille. Tässä tietohallintostrategiassa kehitetään tietohallinnon ohjaukseen ja hallintaan liittyviä toimenpiteitä. Tällä pyritään yhtenäiseen toimintamalliin, parempaan tietohallinnon hankkeiden hallintaan, kustannustietoisuuteen ja asiakastyytyväisyyden kasvuun. 1.2 Merenkulkulaitoksen tietohallinnon visio Merenkulkulaitoksen tietohallinto tukee Merenkulkulaitosta ylläpitämään ja kehittämään kauppamerenkulun ja muun vesiliikenteen perustoimintaedellytyksiä tiedon hallinnan, teknologian ja yhteentoimivien tietojärjestelmien avulla. Asiakaslähtöisten tavoitteiden toteutumisen kansainvälistyvässä ympäristössä turvaavat tehokas toiminta ja henkilöstön osaaminen. 1.3 Merenkulkulaitoksen tietohallinnon strategiset tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit Työssä määritettiin seitsemän Merenkulkulaitoksen tietohallinnon strategista tavoitetta. Seuraavissa nelikentissä on esitetty kunkin tavoitteen kuvaus, vaikuttavuus, toimenpiteet tavoitteen saavuttamiseksi ja toimenpiteiden mittarit. 1) Tietohallinnon palvelut tukevat ja tehostavat toiminnan prosesseja
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 6 (38) Tavoitteen kuvaus Toiminnan prosessit on kuvattu ja toiminnan tarpeet tietohallinnolle on määritelty. Tietohallinnon palveluita kehitetään yhteistyössä toiminnan kehittämisen kanssa. Tietohallinto vastaa osaltaan toimintaympäristön muutoksiin. Tavoitteen vaikuttavuus Kun toiminnan prosessit on kuvattu, ne antavat lähtökohdan prosessien jatkuvalle kehittämiselle toimintaympäristön muutoksien mukaan. Toimintojen ja tietohallinnon yhteistyöllä pystytään määrittämään ne prosessin kohdat, joissa tietohallinnon tuki mahdollistaa tehokkaan toiminnan. Tietohallinnon hallintomalli varmistaa toimintojen ja tietohallinnon panostukset toiminnalle tärkeisiin kohteisiin. Tavoitetta tukevat toimenpiteet Toiminnan prosessien kuvaaminen yhtenäisellä tavalla Tietohallinnon toimintamallin sopiminen Nykyisten palvelutasojen selvitys Palvelutasojen sopiminen kattavasti Asiakastyytyväisyyskyselyjen käyttöönotto Nykytilan arkkitehtuurin kokoaminen Omistajuuden määrittely Poikkeamien kirjaaminen ja käsittely Tavoitteen seurantamittarit Toiminnan prosessit on kuvattu yhtenäisellä tavalla Tietohallinnon palvelutasot on määritelty Vuoden aikana käytyjen seurantakokousten määrä Nykytilan arkkitehtuuri on koottu mm. tietomalli ja järjestelmäkartta on kuvattu Asiakastyytyväisyyskyselyjen tulokset
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 7 (38) 2) Yhteisesti sovitut kehittämisen ja johtamisen toimintatavat Tavoitteen kuvaus Tietohallinnon hankkeita kehitetään, seurataan ja priorisoidaan Merenkulkulaitoksen ja yhteistyöalueiden toiminnan lähtökohdista yhteisillä toimintamalleilla. Tietohallintoa johdetaan tehokkaasti ja tuloksellisesti sekä Merenkulkulaitoksen henkilöstöstrategian mukaisesti Tavoitetta tukevat toimenpiteet Tietohallinnon toimintamallin sopiminen ja käyttöönotto Omistajuuden määrittely Tietohallinnon kustannusten nykytilan selvittäminen Tietohallinnon kustannusten seurantajärjestelmän suunnittelu ja käyttöönotto Yhteisen projektityömallin laatiminen ja käyttöönotto Keskitetyn sopimusten ja lisenssien hallinnan käyttöönotto Tavoitteen vaikuttavuus Tietohallinnon hallintomalli varmistaa toiminnan ja tietohallinnon resursoinnin Merenkulkulaitoksen toiminnalle tärkeisiin kohteisiin. Toiminnan prosesseilla on omistajat, jotka vastaavat prosesseja tukevien tietojärjestelmien kehittämisestä ja ylläpidosta koko järjestelmän elinkaaren ajan. Tietohallinnon palveluita kehitetään laitoksessa yhtenäisellä tavalla kustannustietoisesti ja kokonaisuutta koordinoimalla. Toimintaympäristöön kohdistuvia muutoksia voidaan hallita paremmin. Tavoitteen seurantamittarit Ohjausmallin mukaisten kokousten lukumäärä Jokaiselle järjestelmälle on määritelty omistaja Kustannuksia seurataan laitostasolla Laitostasoinen projektityömalli on kuvattu ja otettu käyttöön Projektien aikataulujen pitävyys Tietohallintohenkilöstön työtyytyväisyys Tietohallintopalvelusopimukset ja lisenssit ovat keskitetysti hallinnassa 3) Tuorein tieto on kaikkien tarvitsijoiden käytettävissä Tavoitteen kuvaus Tiedon tarvitsijat tietävät mitä tietoa on olemassa, käytettävissä ja mistä tieto on saatavissa - tiedon löytäminen on helppoa. Tavoitetta tukevat toimenpiteet Nykytilan arkkitehtuurin kokoaminen Tavoitetilan arkkitehtuurin suunnittelu Merenkulkulaitoksen tietohakemiston laatiminen Omistajuuden määrittely Keskitetyn sopimusten ja lisenssien hallinnan käyttöönotto Tavoitetilan arkkitehtuurin suunnittelu Asiakastyytyväisyyskyselyjen käyttöönotto Tietoturvapolitiikan jalkauttaminen Tavoitteen vaikuttavuus Merenkulkulaitoksella on käytössä koko laitoksen tietomalli, joka kuvaa keskeiset tietojoukot. Tiedoille on määritelty omistajat, joilla on tietojen ylläpitovastuut. Tiedoille on määritelty tietoturvatasot, jotka osaltaan määrittävät tietojen käytön ja saatavuuden. Organisaation toimintaan vaikuttavat tiedot ovat saatavissa ja helposti löydettävissä. Asiakastyytyväisyyttä mittaamalla voidaan tietoon liittyviä palveluita seurata ja kehittää. Tavoitteen seurantamittarit Laitostasoinen tietomalli on laadittu tiedon arkkitehtuuri Tiedoille (tietovarastoille, organisaatiotieto) on määritelty omistajat Esim. puhelinluettelolla on vastuuhenkilö Tietohallinnon yhteyshenkilöiden tiedot on helposti löydettävissä esim. tiedot intranetissa Asiakastyytyväisyys Intranet-hakujen kehittäminen ja tiedon löytäminen Tietohallintopalvelusopimukset ja lisenssit ovat keskitetysti hallinnassa
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 8 (38) 4) Yhteensopivat tietojärjestelmät Tavoitteen kuvaus Tietohallinnon toimintamalli ja tiedon hallinnan rakenteet mahdollistavat yhteistoiminnan kansallisesti ja kansainvälisesti. Järjestelmät on integroitu toimintojen tarpeiden mukaan. Tavoitteen vaikuttavuus Laitostason tietohallinnon arkkitehtuurit on kuvattu ja niiden pohjalta on mahdollista suunnitella kansallisten ja kansainvälisten järjestelmäpalvelujen toteutuksia. Arkkitehtuuria voidaan kehittää valtion tietohallinnon ohjauksen suuntaan valtionhallinnon yhteisten prosessien (taloushallinto jne.) osalta sekä kauppamerenkulun logistista ketjua tukevaksi. Tavoitetta tukevat toimenpiteet Toiminnan prosessien kuvaaminen yhtenäisellä tavalla Tietohallinnon toimintamallin sopiminen ja käyttöönotto Väylävirastojen yhteistyömuotojen selvittäminen METO-yhteistyö Nykytilan arkkitehtuurin kokoaminen Tavoitetilan arkkitehtuurin suunnittelu Yhteisen projektityömallin laatiminen ja käyttöönotto Tavoitteen seurantamittarit Projektityömalli on laadittu ja sitä sovelletaan laitoksen projektityössä kokonaisohjaus toimii Tietomalli ja järjestelmäkartta on kuvattu Tavoitetilan arkkitehtuuri on kuvattu Työasemien lukumäärä / käyttäjä Mitä vähemmän työasemia, sitä vähemmän on erilaisia teknisiä ratkaisuja Sovellusten lukumäärä Erityisesti päällekkäiset sovellukset Tiedonsiirto tapahtuu automaattisesti rajapintojen hoito Yhteistyömuodot väylävirastojen kanssa on selvitetty 5) Oikein mitoitettu ja kohdennettu osaaminen Tavoitteen kuvaus Osaaminen keskittyy määriteltyihin Merenkulkulaitoksen tietohallinnon ydintoimintoihin. Käyttäjien ja tietohallinnon henkilöstön osaaminen on johdettua ja toiminnan tavoitteiden mukaista. Tavoitteen vaikuttavuus Merenkulkulaitoksessa tunnetaan tietohallinnon osaamistarpeet ja nykyinen osaamistaso. Osaamista kehitetään suunnitelmallisesti toimintojen tavoitteista lähtien. Toimintamalli tukee myös käyttäjien osaamista, jota voidaan seurata järjestelmien käytön palautteista. Osaamisen kehittyminen lisää tietohallintohenkilöstön työmotivaatiota ja parantaa osaltaan työilmapiiriä. Tavoitetta tukevat toimenpiteet Määritellään Merenkulkulaitoksen tietohallinnon ydintoiminta Tietohallintohenkilöstön tunnistaminen Tietohallinnon osaamistarpeiden kartoitus Tietohallinto-osaamisen kartoitus Asiakastyytyväisyyskyselyjen käyttöönotto Poikkeamien kirjaaminen ja käsittely Tietohallinnon toimintamallin sopiminen Vaihtoehtoisten tuotantomallien soveltaminen Tavoitteen seurantamittarit Tietohallinnon henkilötyöpäivien määrä Konsultoitavan / ostettavan työn määrä Koulutettujen lukumäärä vuodessa Asiakastyytyväisyys Tietohallintohenkilöstön ilmapiiri Tietohallintoresurssin kohdistuminen määriteltyihin ydintehtäviin
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 9 (38) 6) Sähköinen asiointi Tavoitteen kuvaus Lisätään tarpeellisten sähköisten asiointipalvelujen määrää eri sidosryhmille. Kehitetään sähköisen asioinnin prosesseja niin, että palveluilla tehostetaan sekä palvelujen käyttäjien että Merenkulkulaitoksen työtä ja nopeutetaan palvelua. Tuetaan voimakkaasti asiakkaan itsepalvelua. Sähköisen asioinnin palvelut ovat helppokäyttöisiä ja ne parantavat osaltaan Merenkulkulaitoksen julkisuuskuvaa. Tavoitetta tukevat toimenpiteet Toiminnan prosessien kuvaaminen yhtenäisellä tavalla Kehitetään itsepalvelua tukevia prosesseja ja ratkaisuja Tietohallinnon toimintamallin sopiminen ja käyttöönotto Väylävirastojen yhteistyömuotojen selvittäminen Tavoitetilan arkkitehtuurin suunnittelu Tietoturvapolitiikan jalkauttaminen Yhteisen projektityömallin laatiminen ja käyttöönotto Kustannus- / hyötymallin laatiminen Tavoitteen vaikuttavuus Merenkulkulaitoksen sähköisen asioinnin (ulkoiset ja sisäiset) tarpeet ja kehittämisen painopisteet ovat selvillä. Sähköisten palveluiden toteutuksessa käytettävä arkkitehtuuri ja ratkaisut (esim. tunnistaminen) perustuvat valtion tietohallinnon tai väylävirastojen / hallinnonalan yhteisesti kehitettyihin standardiratkaisuihin. Sähköiset asiointipalvelut on kytketty tietoturvallisesti toiminnan prosesseihin. Palvelut muuttuvat tehokkaiksi sekä ympärivuorokautisiksi ja kustannukset alenevat. Tavoitteen seurantamittarit Asiakastyytyväisyys Markkinatutkimus tarpeista ja palvelujen toteutusten jälkeen käytöstä Sähköisten asiointipalvelujen (ulkoiset ja sisäiset) tarpeet on määritelty Sähköisten asiointipalvelujen käytön ja käyttäjien lukumäärä Manuaalisten ja sähköisten itsepalvelujen välinen suhde Sähköisten asiointipalvelujen lukumäärä Sähköisiin asiointipalveluihin kohdistuneet kustannukset Löydetyt yhteistyökohteet väylävirastojen kanssa Kustannus- / hyötymalli on käytössä 7) Tietoturva otetaan huomioon kaikessa toiminnassa Tavoitteen kuvaus Merenkulkulaitoksella on toimintaa tukeva tietoturvapolitiikka, jonka mukaan toimitaan. Toimintojen ja teknisten ratkaisujen tietoturvatasot on määritelty ja tekninen tietoturva on toteutettu vaatimuksien mukaisena. Tavoitteen vaikuttavuus Laitostasolla noudatetaan yhteistä kaikille viestittyä ja ymmärrettyä tietoturvapolitiikkaa. Tietoturvapolitiikka on jalkautettu toiminnan prosessien käytännön toimenpiteiksi (esim. HRtoiminto, tietoturvan huomiointi henkilövaihtuvuudessa). Tiedoille on määritelty tietoturvatasot, jotka osaltaan määrittävät tietojen käytön ja saatavuuden. Tavoitetta tukevat toimenpiteet Tietoturvapolitiikan jalkauttaminen Omistajuuden määrittely Tavoitetilan arkkitehtuurin suunnittelu Poikkeamien kirjaaminen ja käsittely Väylävirastojen (hallinnonalan) yhteistyömuotojen selvittäminen Tavoitteen seurantamittarit Havaittujen tietoturvaongelmien määrä ja niistä seuranneet toimenpiteet Tietoturvakoulutuksen saaneiden määrä politiikka-asiat sekä muu koulutus Tietoturvayhteistyön määrä väylävirastojen kesken Tietoturvayhteistyömuodot on selvitetty väylävirastojen ja hallinnonalan osalta
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 10 (38) 1.4 Merenkulkulaitoksen palvelukorit Merenkulkulaitoksen tietohallinnon palvelut on mallinnettu tietohallinnon vaatimuksien sekä erilaisten ominaisuuksien (esim. omistajuus) mukaan koreiksi, joille on määritelty tietohallinnon palvelujen kehittämistasot. Korit auttavat kehittämään tietohallinnon palveluja kokonaisuutena. Operatiiviset liikenteen hallintapalvelut Koriin kuuluu: VTS-toiminta (Pohjanlahti, Saaristomeri, Suomenlahti ja Saimaa, kanava-automaatio) ja talvimerenk. avustaminen, merivaroitusjärj. Tälle ympäristölle tyypillistä on ympärivuorokautinen toiminta ja näin ollen tietohallinnon palvelujen jatkuva saatavuus (järjestelmien toimintavarmuus 24/7 ja palvelujen päivystykset). IT-hallinnan asiat ja ratkaisut ymmärretään syvällisesti ja kauaskantoisesti. Koulutusta ja viestintää tuetaan johtavin konseptein ja tekniikoin Kaikki ongelmat ja poikkeamat tutkitaan syy-seuraus analyysein ja niille laaditaan ja toteutetaan korjaavat toimenpiteet Riskit ja hyödyt on määritetty Ulkopuolisia asiantuntijoita hyödynnetään ja vertailuja käytetään ohjauksessa. Seuranta, itsearviointi ja viestintä hallinnan tavoitteista on jatkuvaa toimintaa. Logistiikka- ja liikennetietopalvelut Koriin kuuluu: Kauppamerenkulun alus-, tavara- ja henkilövirrat Palvelujen tavoitteena on kauppamerenkulun logistiikkaketjun tukeminen ja kehittäminen yhteistyössä yhteisöjen ja toimijoiden kesken. Tavoitteellinen palveluaika tämän korin tietohallintopalveluille on 06-22. IT-hallinta-asiat ymmärretään kaikilla tasoilla ja niitä tuetaan koulutuksella IT-prosessit ovat linjassa toiminnan prosessien ja IT-strategian kanssa Syy-seuraus analyysi on käytössä. Prosesseja kehitetään jatkuvasti; parhaat sisäiset käytännöt on ohjeistettu
Tuotannolliset palvelut TIETOHALLINTOSTRATEGIA 11 (38) Koriin kuuluu tuotannolliset palvelut + seur. yksiköiden palveluita: Väylänpito, Merikartoitus, Yhteysalusliikenne, Meriturvallisuus, Alusrekisteripalvelut, Tilastopalvelut ja eri viranomaisjärjestelmät Tässä korissa olevien järjestelmien ja palveluiden palveluaika on virka-aika ja leimaa-antavana on kerättyjen tietojen turvallinen säilytys varmistukset, toiminnan jatkuvuus ja tiedon jalostaminen informaatioksi. IT-hallinta-asiat ymmärretään kaikilla tasoilla ja niitä tuetaan koulutuksella IT-prosessit ovat linjassa toiminnan prosessien ja IT-strategian kanssa Syy-seuraus analyysi on käytössä. Prosesseja kehitetään jatkuvasti; parhaat sisäiset käytännöt on ohjeistettu i Hallinnolliset palvelut Koriin kuuluvat mm: Ohjaus- ja tukitoiminnot + seur. yksiköiden palveluita: Taloushallinto, Henkilöstöhallinto, Tietohallinto, Yleishallinto, Viestintä, Sisäinen valvonta ja tarkastus, T&K-toiminta, Hankintatoimi Palvelujen kehittämistä ohjaa kustannustehokkuus sekä valtion ja hallinnonalan tietohallinnon ohjaus. IT-hallinnan tarve ja sen käyttö on ymmärretty ja hyväksytty Kaikki prosessit on kuvattu (nykyinen toiminta) Mittarit on määritelty ja niitä seurataan IT-BSC ajatukset on omaksuttu, soveltaminen jätetty yksilöille Poikkeamia korjataan yksilötasolla, syy-seuraus analyysia sovelletaan joskus. Kuva 1. Merenkulkulaitoksen tietohallinnon palvelukorit
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 12 (38) 1.5 Merenkulkulaitoksen tietohallinnon hallintomalli Eräs työn keskeisiä tuotoksia on Merenkulkulaitoksen tietohallinnon hallintomallin kuvaus. Hallintomallin tavoitteena on jäntevöittää nykyistä toimintaa ja sen toimintaedellytyksenä on toimijoiden selkeät roolit ja vastuut sekä kehitettävät laitostason ohjausvälineet (arkkitehtuurit, projektityömalli). LVM TIME Tekniset muutokset Kansalliset ja kansainväliset muutokset Hankkeita Hankeehdotuksia Tietohallinnon ohjausryhmä Periaatteellisten asioiden valmistelu, lausunnot MKL laitosjohtoryhmä Hankkeet, toimeksiannot, linjauspäätökset Koordinointi Yksikkö B Yksikkö A Koordinointi Seuranta Projekti B Projekti A Seurantakokous TH TO Toimeksianto Suunnitelmat, lausunnot, määrittelyt Projektin ohjausryhmä*) TH TO TH Uusi ryhmä Olemassa oleva ryhmä (ainakin osittain) Tietohallinnon edustus Muu työryhmä Arkkitehtuuriryhmä TO Toimittajan edustus *) Projektit voivat olla yhden tai useamman toiminnon kattavia Kuva 2. Merenkulkulaitoksen tietohallinnon hallintomalli
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 13 (38) 1.6 Ehdotus strategiatyön toimenpiteiden aikatauluksi Strategiatyön toimenpiteet keskittyvät vuosille 2005-2006. Strategian päivitys tulee tehdä viimeistään elo-syyskuussa 2006, jotta uudet toimenpiteet tietohallinnon suunnalle voidaan määrittää. Kuvassa 3 olevassa aikataulussa joitakin hankkeita on kytketty yhteen vuoden 2005 toiminnan strategisten hankkeiden (kuvassa keltaisella) kanssa. Näillä hankkeilla voi olla synergiaa keskenään. Toiminnan hanke 2005 Johtaminen ja organisointi Merenkulun turvallisuuden hallinnan selvittäminen Tietohalinnon toimintamallin sopiminen Johtamisen välineet 2006 Omistajuuden määrittely Meriliikenteen ohjauksen uuden operatiivisen mallin suunnittelu ja toteutus MKL:n halintomallin määrittely 2005 Kustannusten nykytilan selvitys Kustannusten seurantajärjestelmä Sisäisen laskennan uudistaminen Tietohalintohenkilöstön tunnistaminen Tietohallinnon ydintoiminnan määrittely Tietoturvapolitiikan jalkauttaminen Tietohallintoosaamistarpeen ja -osaamisen kartoitus Yhteisen projektityömallin laatiminen Laitostason projektityömalli Vaihtoehtoisten tuotantomallien soveltaminen Tietohalinnon toimintamallin toteuttaminen Yhteisen projektityömallin käyttöönotto Kustannus- / hyötymallin laadinta Nykyisten palvelutasojen selvitys Keskitetty sopimusten ja lisenssien hallinta käyttöön 2007 Palvelutasojen sopiminen kattavasti Poikkeamien kirjaaminen ja käsittely Seurantamittariston laatiminen Strategian päivitys 09/2006 Seurantamittariston käyttöönotto Asiakastyytyväisyyskyselyjen käyttöönotto Nykytilan arkkitehtuurin kokoaminen Arkkitehtuuri Tavoitetilan arkkitehtuurin suunnittelu 2008 Tietohakemiston laatiminen Toiminnan prosessien kuvaaminen Visio 2008 2007 2006 2005 Kuva 3. Ehdotus strategiatyön toimenpiteiden aikataulusta 1.7 Yhteenveto Strategiatyö käynnistää muutoksen ja antaa suunnan, jota kohti jatkotoimenpiteiden avulla pyritään. Toimenpiteiden arviointi ja niiden koostaminen projekteiksi vaativat päätöksiä. Muutosvoiman jatkuva ylläpitäminen edellyttää onnistumisia ja positiivista viestintää. Edellytykset tietohallinnon jatkuvalle kehittämiselle ovat olemassa.
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 14 (38) 2. Johdanto 2.1 Tausta tietohallinnon strategiatyölle Merenkulkulaitos on asettanut tavoitteeksi laitosyhtenäisen toimintatavan ja eräänä sen toimenpiteenä on laitostasoisen tietohallintostrategian laatiminen. Muita tunnistettuja tarpeita ja vaatimuksia työlle olivat: Merenkulkulaitoksen organisaatiomuutokset 2002 2004 Merenkulkulaitoksen laitostasoinen strategiatyö 2003 2004 Tietohallintoyksikön rooli muuttunut valtakunnalliseksi tukipalveluksi Tiedon hallinnan kasvava merkitys Merenkulkulaitoksen muuttuessa Kasvava tarve tietohallintoyksikön ja Merenkulkulaitoksen muiden yksiköiden ja toimintojen tietohallinnon yhteistyön linjaamiseksi, laajentamiseksi ja syventämiseksi Eri yksiköillä on runsaasti järjestelmiä ja niiden kehittämishankkeita, mutta kokonaistilanteen koordinointi puuttuu Projekti- ja hankehallinnan periaatteet vaihtelevat tapauskohtaisesti Uudet haasteet, esim. verkkopalveluiden ja sähköisen asioinnin kehittäminen, asettavat uusia osaamisvaatimuksia Tarpeet tietohallintoyksikön toiminnan tehostamiseksi Kansallisen paikkatietostrategian huomiointi väyläkartoituksen tietohallintotyössä 2.2 Strategiatyön organisointi ja työn läpivienti Strategiatyön lähtökohtana oli toimintalähtöisyys. Tästä syystä työn alussa tehtiin laaja johdon haastattelukierros, millä haettiin toiminnan tarpeita ja vaatimuksia tietohallintotoiminnolle sekä sitoutumista itse työhön. Laitoksen lukuisten samaan aikaan käynnissä olleiden hankkeiden takia jälkimmäinen tavoite jäi osaltaan saavuttamatta. Laitosjohtoryhmässä pyydettiin yksiköitä osoittamaan työhön osallistuvat ja kaikki sellaisen osoittaneet ovat olleet työssä mukana. Työn tekivät ohjausryhmä, työryhmä sekä Capgeminin konsultit Ari Vanninen ja Aki Siponen. Ohjausryhmän kokouksia pidettiin kolme kappaletta ja niihin osallistuivat: Matti Aaltonen, Meriliikenteen ohjaus, Rolf Bäckström, Meriliikenteen ohjaus, Aimo Heiskanen, Tuotanto, Anna Jokela, Viestintä, Pentti Junni, Merikartoitus (Tiina Tuurnalan sijalla), Ritva Punta, Henkilöstön edustaja, Jukka-Pekka Suonikko, Tietohallinto, Harri Toivonen, Väylänpito (Keijo Kostiaisen sijalla), Tiina Tuurnala, Merikartoitus ja Pasi Mäkinen, Capgemini.
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 15 (38) Työryhmän kokouksia pidettiin kahdeksan ja niihin osallistuivat: Anne Ilola, Keskushallinto, Mika Imponen, Meriliikenteen ohjaus, Ismo Kohonen, Järvi-Suomen merenkulkupiiri, Maarit Mikkelsson, Merikartoitus, Rainer Mustaniemi, Merikartoitus, Seppo Mäkinen, Henkilöstön edustaja, Jouni Patrakka, Saaristomeren merenkulkupiiri, Jouko Roppola, Suomenlahden merenkulkupiiri, Jukka-Pekka Suonikko, Tietohallinto, Simo Teirilä, Tietohallinto, Harri Toivonen, Väylänpito, Jouko Vuoristo, T&K toiminta ja Timo Vähämaa, Saaristomeren merenkulkupiiri. Työpajoja pidettiin neljä ja niihin osallistuivat ohjaus- ja työryhmän henkilöiden lisäksi: Bo Fagerholm, Meriturvallisuus, Juha Korhonen, Merikartoitus, Pekka Sinkkilä, Liikenne- ja viestintäministeriö, Åke Tötterström, Talvimerenkulku. Laitosjohtoryhmässä on esitelty projektin tilannekatsauksia työn edetessä. Intranetiin on tehty myös katsauksia aika ajoin. Viestintää koordinoi Anna Jokela ja toteutuksesta vastasivat Tomi Lehtola ja Henri Hakkarainen. Työn tuloksena syntynyt raportti käsitellään YT-neuvottelukunnassa ennen laitosjohtoryhmän hyväksymistä.
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 16 (38) 3. Keskeiset käsitteet 3.1 Tietohallinnon määritelmä tässä työssä Tässä projektissa tukeudutaan Valtioneuvoston periaatepäätökseen valtionhallinnon tietohallinnon kehittämisestä VM0087:00/02/02/1999. Tietohallinnolla tarkoitetaan toimintoja, joilla kehitetään ja ylläpidetään organisaation tietovarantoja, tietotekniikkapalveluja ja tietoprosesseja. Tietohallintotehtäviä ovat: Tietotekniikkapalvelujen, tietovarantojen ja tietoprosessien kehittäminen ja ylläpito. Tietojenkäsittelytehtävien suorittamisen sekä niissä käytettävien tietojärjestelmien, verkkojen ja palvelujen hankinnan, kehittämisen, käytön ja ylläpidon taloudellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistaminen. Tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ja -sopivuuden varmistaminen ja kehittäminen. Tietovarantojen ja -prosessien yhteiskäyttöisyyden varmistaminen. Tietoturvallisuuden ohjaus ja kehittäminen. Vaikuttaminen hallinnon toimintatapojen ja työmenetelmien kehittämiseen. Teknologian sekä tieto- ja tietoliikennetekniikan markkinoiden kehityksen seuranta ja analysointi.
TIETOHALLINTOSTRATEGIA 17 (38) 3.2 Tietohallinnon viitekehys Prosessi Johtaminen Hankehallinta Kehitys ja ja tuotteistus Toteutus Käyttöönotto Asiakaspalvelut Tuotantopalvelut Tietopalvelut Hankinta Sisältää Strategian ja ja arkkitehtuurin määrittäminen Teknologian seuranta, hankesalkun hallinta Riskien, muutosten ja ja laadun hallinta, Toiminnan ja ja resurssien suunnittelu Tietohallinnon toiminnan kehitys Hankkeiden suunnittelu- ja ja toteutusmenetelmien kehittäminen, Hankkeiden johtaminen ja ja tukeminen Tietojärjestelmien määrittely, suunnittelu, ylläpito (mahd. tuotteistus) Infrastruktuurin ja ja tietojärjestelmien toteutus ja ja testaus sisältäen integroinnin Käyttöönoton suunnittelu, käyttöönotto, koulutus ja ja ohjeistus Asiakassuhteiden hallinta (mm. palvelutarpeet, palvelusopimukset), Käyttäjätuki, ongelmien selvitys, koulutus Infrastruktuurin suunnittelu ja ja ylläpito, Käyttöpalvelut Muutosten, konfiguraation, lisenssien, kapasiteetin, käyttöoikeuksien ja ja teknisen tietoturvan hallinta Tiedon hyväksikäyttöön liittyvät palvelut ja ja tiedon hallinta (mm. määrittely ja ja eheys) Infrastruktuuriin (verkot, työasemat, palvelimet ja ja alustat) liittyvät hankinnat Sovelluksiin ja ja tietoon liittyvät hankinnat Toimittajasuhteiden hallinta Asiakkaat Toiminnot Toiminnan prosessit Mahdollinen Tarpeet, palvelutasosopimus rahoitus (SLA) TH- Asia- Tuokehitys- Tietokastantoohjelmpalvelupalvelupalvelut Johtaminen Hanke- Henkihallinta Tieto löstö Tietojärjestelmät Kehitys ja tuotteistus Toteutus Hallinto Käyttöönotto Infrastruktuuri palvelut Tunnusluvut, Rekrytointi, Tietohallinnon prosessi Viestintä Työssä on käytetty tietohallinnon viitekehyksenä Capgeminin kehittämää tietohallintomallia, joka sisältää tietohallinnon prosessit yleisellä tasolla. Tällä on pyritty saamaan keskustelun pohjaksi yhteinen näkemys siitä alueesta, jonka tietohallinto kattaa. Mallissa on tukeuduttu alan parhaisiin käytäntöihin, joita ovat mm. ITIL 1 ja Cobitmallit. Materiaali Tieto Hankinta Tietohallinnon tuotannontekijä Kuva 4. Tietohallinnon viitekehys 1 ITIL (Information Technology Infrastructure Library) on best practice-viitekehys, joka sisältää kokoelman parhaita käytäntöjä tietohallintopalveluiden tuottamiseen. Ensimmäinen versio ITIL:stä kehitettiin 1980-luvun loppupuolella Ison-Britannian julkisen sektorin käyttöön. Tätä nykyä ITIL koostuu laajasta materiaalista, jota käytetään ympäri maailmaa. CobiT (Control Objectives for Information and related Technology) on tietohallinnon prosessien hallinto-, kontrolli-, tarkastus- ja maturiteettimalli. CobiT:n tavoitteena on varmistaa, että tietohallinnon resurssit ovat linjassa (liike)toiminnan tavoitteiden kanssa niin, että tietohallinnon palvelut ja informaatio vastaavat laadullisia, taloudellisia ja turvallisuusvaatimuksia. CobiT on ISACA:n (Information Systems Audit and Control Association) ja IT Governance Institute:n kehittämä.