Valtionavustusten digiloikka: tiekartta tavoitetilaan

Transkriptio

1 Valtionavustusten digiloikka: tiekartta tavoitetilaan Nykyisen valtionavustusprosessin digitalisaatio (OKM) Hallinnonalojen yhteinen valtionavustusten digitaalinen palvelualusta Avustustoiminnan ekosysteemin digitaalinen alusta Palveluiden ja asiointikanavien sähköistäminen Operatiivisen toiminnan sähköistäminen ja automatisointi Sähköisen asioinnin komponenttien kehittäminen Analytiikan ja tiedolla johtamisen kehittäminen Yhteisen asioinnin palvelualustan kehittäminen ja asiakasrajapinnan yhtenäistäminen yli hallinnonalojen Eri viranomaisten tieto- ja käsitemallien sekä prosessien yhtenäistäminen Yhteisten tietovarantojen ja analytiikan kehittäminen Julkisen ja yksityisen sektorin yhteinen digitaalinen alusta Avustustoimintaan liittyvän ekosysteemin tukeminen avoimella alustalla Valtionavustusten toimintamallin uudistuminen Hallinnon kustannustehokkuuden kasvu Asiakaskokemuksen parantuminen ja hallinnollisen taakan pienentyminen Avustusten kysynnän ja tarjonnan kohtaanto sekä vaikuttavuuden kasvu Tilaisuus, Esittäjä 1

2 Asiakas Viranomainen Nykyisen valtionavustusprosessin digitalisaatio (1/2) Asiakasohjaus Valmistelu Haku Päätös Käyttö Seuranta Neuvonta Haun valmistelu Päätöksenteon valmistelu ja arviointi Maksatus Haun avaaminen läpikäynti Päätösasiakirjan tuottaminen Tiedonsiirto maksuliikenteen ja kirjanpidon järjestelmiin Hausta tiedottaminen Lisätietojen Tiedoksi antaminen läpikäynti Lausuntojen Toiminnan tarkastus Omatoiminen tiedonhaku Hakuun perehtyminen laatiminen Päätöksen Avustuksen ja käyttö Raportoinnin valmistelu ja tiedonhaku Neuvonnan saaminen Tarvittavien tietojen kerääminen lähettäminen Muutoksenhaku Käytön raportointi Lisätietojen antaminen Toiminnan tarkastuksissa avustaminen Tilaisuus, Esittäjä 2

3 Asiakas Viranomainen Nykyisen valtionavustusprosessin digitalisaatio (2/2) Asiakasohjaus Valmistelu Haku Päätös Käyttö Seuranta Kumuloituva asiakastietovaranto tukee strategista ohjausta Neuvonta Haun valmistelu Vakioistettu sähköinen avaamismenettely Haun avaaminen Hausta tiedottaminen Automaattinen ja kirjaus digitaalisessa muodossa läpikäynti Päätösvalmistelun automatisointi Lisätietojen analytiikan avulla Päätöksenteon valmistelu Valmiit sähköiset ja arviointi asiakirjapohjat Päätösasiakirjan tuottaminen Sähköinen koontikäsittely ja digitaalinen Tiedoksi antaminen allekirjoittaminen Maksatus Sähköinen käsittely Tiedonsiirto maksuliikenteen ja kirjanpidon järjestelmiin Automaattinen tiedonsiirto muihin järjestelmiin Analytiikkaan pohjautuva riskipohjainen seuranta läpikäynti Lausuntojen Toistuvien avustusten automatisointi Toiminnan tarkastus Asiakirjat sähköisessä muodossa läpi prosessin Omatoiminen tiedonhaku Sähköinen reaaliaikainen neuvonta Neuvonnan saaminen Hakuun perehtyminen Tarvittavien tietojen kerääminen Avustuksen Päätöksen Asiointi ja laatiminen tieto prosessin etenemisestä ja sähköisesti ja yhdessä paikassa käyttö Saman tiedon syöttäminen vain yhden kerran Muutoksenhaku lähettäminen Raportoinnin valmistelu ja tiedonhaku Käytön raportointi Lisätietojen antaminen Toiminnan tarkastuksissa avustaminen Tilaisuus, Esittäjä 3

4 Hallinnonalojen yhteinen valtionavustusten digitaalinen palvelualusta Asiakaslähtöisyys ja palvelupolkuajattelu Kokonaiskuva kaikista eri toimijoiden tarjoamista avustuksista yhdessä paikassa ( yksi luukku ). Sopivien avustusten löytyminen perustuen asiakastietoon ja profilointiin. Mahdollisuus hakea kaikkia avustuksia yli hallinnonalojen keskitetysti yhdessä paikassa ja yhtenäisellä tavalla. Kerran toimitettuja tietoja hyödynnetään uudestaan asioinnissa eri toimijoiden kanssa ( asiakasprofiili ). Kokonaiskuva ja tiedot kaikista saaduista avustuksista kootusti yhdessä paikassa. Asiakas Yhteinen valtionavustusten palvelualusta Viranomaiset Viranomainen A Viranomainen B Viranomainen C Viranomainen D Poikkihallinnollinen jaettu tietovaranto ja asiakastieto mahdollistaa tehokkaan analytiikan. Parempi strateginen ohjaus ja koordinointi perustuen kokonaiskuvaan eri avustuksista. Poikkihallinnollisesti yhtenäiset tieto- ja käsitemallit sekä prosessit. Kevyempi seuranta pohjautuen jaettuun tietoon ja riskipohjaiseen analytiikkaan. Yhteisten teknologisten ratkaisujen hyödyntäminen virastokohtaisen kehittämisen sijasta. Poikkihallinnollisuus ja analytiikan hyödyntäminen

5 Avustustoiminnan ekosysteemin digitaalinen alusta Viranomaiset Yritykset Kysyntä: vaikuttavuutta hakeva rahoitus ja avustukset Digitaalinen alusta Tarjonta: Vaikuttavuus ja rahoitustarve (aiemmat tulokset ja nykyiset tavoitteet) Järjestöt ja yhteisöt Hyväntekijät Säätiöt Etsivät avustuskohteita ja tekevät hakuilmoituksen Matching Markkinoivat omaa vaikuttavuuttaan ja hakevat avustuksia Yksittäiset toimijat Julkinen hallinto tarjoaa digitaalisen alustan muodossa puitteet vaikuttavuuteen tähtäävän rahoituksen kysynnän ja tarjonnan yhteensovittamiselle. Markkinaperusteisessa toimintamallissa kysyntä ja tarjonta kohdistuvat yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen: Viranomaiset ja muut toimijat hakevat yhteiskunnallisesti vaikuttavaa toimintaa (esim. nuorison liikunnan lisääminen) ja avustuksensaajat tarjoavat keinoja vaikuttavuustavoitteiden saavuttamiseksi (esim. uudenlainen urheiluseuratoiminta). Avustusten tarvitsijat voivat markkinoida mahdollisuuksiaan vaikuttaa yhteiskuntaan ja löytää uusia rahoituslähteitä sekä verkostoitua keskenään. Digitaalinen alusta mahdollistaa myös yksityisten toimijoiden mukaantuomisen. Avustukset ja päätöksenteko voivat siirtyä osittain julkiselta yksityisen sektorin puolelle. Avustustoiminnan ekosysteemistä tulee dynaamisempi ja tehokkaampi sekä avustuksen tarjoajille (esim. parempi kohdistuminen) että saajille (esim. laajempi rahoituspohja). Julkiset avustukset saattavat kohdentua uusiin kohteisiin, kun muut yhteiskunnalliset toimijat alkavat rahoittamaan toimintaa Tilaisuus, Esittäjä 5