KIRKKONEUVOSTO 4/2013 KIRKKONEUVOSTON KOKOUS 3.4.2013

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA KIRKKONEUVOSTO 4/2013 KIRKKONEUVOSTON KOKOUS 3.4.2013 sivu 30. Hautaus- ja kiinteistötoimen työkoneella suoritettavien töiden hankinta... 2 31. Peurasaaren hautausmaan huoltorakennuksen piirustukset... 4 32. Toimintakertomus ja tilinpäätös 2012... 6 33. Veteraanipäivä ja kaatuneitten muistopäivä... 7 34. Muut asiat... 8

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2013 2 (8) 30. Hautaus- ja kiinteistötoimen työkoneella suoritettavien töiden hankinta Talousjohtaja on valmistellut ja kilpailuttanut koneella suoritettavien kiinteistö- ja hautausmaatöiden hankinnan. Hankinta on toteutettu käyttämällä avointa hankintamenettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilmailmoituskanavassa 23.1.2013. Hankinnan kohteena olevien töiden sopimuskausi 1.5.2013-30.4.2016. Määräaikaan 28.2.2013 klo 15.00 mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat tarjoajat: - Maanrakennus Juhani Suorsa Oy - Pekka Tolvanen Oy - Jarkimo Oy. Tarjouspyynnön mukaan tarjousten avaamisen jälkeen tehdään määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi hankintalain mukaisesti. Tarkistuksen vaiheet ovat: - tarjoajien lakisääteisten kelpoisuusvaatimusten tarkistaminen - tarjoajien taloudellista ja teknistä suorituskykyä osoittavan kelpoisuuden toteaminen - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. Tarjouspyynnön mukaan vaihtoehtoisia tarjouksia tai osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jota koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten eläkevakuutus- tai sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa tarjoajan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö edellyttää, että tarjoajan liikevaihto hankintasopimuksen kohteena olevalta toimialalta on ilman alihankkijoita vähintään 300.000 euroa. Tarjoajalla tulee olla esittää kolme referenssiä vastaavantyyppisistä urakoista. Hankinnan kohteena olevien töiden suorittajien täytyy kommunikoida suomen kielellä. Tarjoajalla on oltava työhön soveltuva kalusto ja riittävä vastuuvakuutus tai tarjoajan täytyy sitoutua hankkimaan nämä sopimuskauden alkuun mennessä. Tarjoajan on annettava selvitys tilaajavastuulain mukaisista velvoitteista. Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailusta myös muiden hankintalain 54 :n mukaisten perusteiden nojalla. Lisäksi tarjouspyynnössä asetettiin vaatimus, että tarjoajan on ennen tarjouksen jättämistä osallistuttava hankintayksikön järjestämälle opastuskierrokselle, jolla tutustutaan hankinnan kohteena oleviin työkohteisiin. Tarjousten tarkastamisen yhteydessä todettiin, että Maanrakennus Juhani Suorsa Oy:n edustaja ei ole osallistunut tutustumiskierrokselle. Koska tarjouspyynnössä asetettu vaatimus on ehdoton, on Maanrakennus Juhani

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2013 3 (8) Suorsa Oy hylättävä tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi. Lisäksi todettiin, että Pekka Tolvanen Oy:n ja Jarkimo Oy:n tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia ja että tarjoajat täyttävät asetetut kelpoisuusvaatimukset. Tarjouspyynnön mukaan urakoitsijaksi valitaan hinnaltaan edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja. Hinnat ilmoitetaan liitteenä olevalla hintalomakkeella ilman arvonlisäveroa. Varsinaisten työohjelmassa mainittujen töiden hinta on ilmoitettava kokonaisurakkahintana. Lisäksi on ilmoitettava lomakkeessa mainittujen muiden töiden yksikköhinnat. Tarjouksien hinnat painotetaan siten, että urakkahinta saa 80 % painotuksen ja muiden töiden yksikköhinnat yhteenlaskettuna saavat 20 % painotuksen. Kummassakin kohdassa edullisin tarjous saa maksimipistemäärän. Muiden tarjousten pisteet määräytyvät seuraavalla kaavalla: (edullisin vertailuhinta / vertailuhinta) x maksimipistemäärä. Vertailussa Pekka Tolvanen Oy sai urakkahinnasta enimmäismäärän 80 pistettä ja Jarkimo Oy 57,78 pistettä. Yksikköhintojen vertailussa Jarkimo Oy sai enimmäismäärän 20 pistettä ja Pekka Tolvanen Oy 18,70 pistettä. Kokonaispistemäärät: Pekka Tolvanen Oy 98,70 Jarkimo Oy 77,78 Esitys taljo: Kirkkoneuvosto hylkää Maanrakennus Juhani Suorsa Oy:n tarjouskilpailusta, koska yhtiön edustaja ei ole osallistunut tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla hankintayksikön järjestämälle opastuskierrokselle työkohteisiin. Kirkkoneuvosto valitsee koneella suoritettavien kiinteistö- ja hautausmaatöiden urakoitsijaksi Pekka Tolvanen Oy:n ajalle 1.5.2013-30.4.2016. Ensimmäisen sopimusvuoden hinta on 47.400 euroa (ALV 0%) tarjouspyynnön liitteenä olevassa työohjelmassa kuvatuista lumi- ja kaivuutöistä. Päätettiin valtuuttaa talousjohtaja allekirjoittamaan urakkasopimus. Kirkkoneuvosto tarkastaa pöytäkirjan asian kokouksessa.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2013 4 (8) 31. Peurasaaren hautausmaan huoltorakennuksen piirustukset Kirkkoneuvosto 31.1.2013 Peurasaaren hautausmaan uuden huoltorakennuksen rakentamisen aloituskokous pidettiin Insinööritoimisto Juha Kupari Oy:n tiloissa 25.1.2013 klo 9.00 alkaen. Kokouksessa käsiteltiin uuden huoltorakennuksen suunnittelun aloitukseen ja rakentamisen aloitukseen liittyviä asioita ja alustava aikataulu. Aikataulu tarkentuu Kemin seurakunnan hallinnon päätösten mukaisesti. Hankkeen viralliseksi nimeksi päätettiin Peurasaaren hautausmaan huoltorakennus 2013. Kokouspöytäkirja on esityslistan liitteenä. Esitys taljo: Kirkkoneuvosto merkitsee Peurasaaren hautausmaan huoltorakennus 2013 aloituskokouksen tiedoksi. Samalla kirkkoneuvosto päättää, että pöytäkirjan mukaisesti talousjohtaja Matti Aho toimii Kemin seurakunnan edustajana suunnittelukokouksissa ja tuo suunnitteluvaiheen päätökset kirkkoneuvostolle tiedoksi. Talousjohtajaa suunnittelukokouksissa avustavat tarvittaessa rakennettavien tilojen käyttäjien edustajat Pekka Malinen ja Eeva Vuolukka. Kirkkoneuvosto päättää, että rakenne-, LVI- ja sähkösuunnittelijan valinnasta päättää kilpailutuksen jälkeen Kemin seurakunnan puheenjohtajisto yhdessä kirkkoherran ja talousjohtajan kanssa. Päätös tuodaan kirkkoneuvostolle tiedoksi. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että rakenne-, lvi- ja sähkösuunnittelijan valinnan jälkeen se oikeuttaa kirkkoneuvoston hyväksymään lopulliset rakennuspiirustukset, kilpailuttaa rakennusurakan ja päättää rakennusurakoitsijan valinnasta. Lisäksi kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se antaa kirkkoneuvostolle oikeuden lainata hautainhoitorahastolta enintään 300.000 euroa vuoden 2013 toimintasuunnitelman mukaisesti. Laina-aika on 15 vuotta ja sitä lyhennetään tasalyhennyksin puolivuosittain. Lainan korko on lainan nostopäivän 12 kk:n euribor +0,75 %. Kirkkovaltuusto 28.2.2013 Peurasaaren huoltorakennuksen alustava rakennuspiirustus LI B esitellään kokouksessa Esitys kn: Kirkkovaltuusto oikeuttaa kirkkoneuvoston hyväksymään Peurasaaren huoltorakennuksen lopulliset rakennuspiirustukset. Kirkkovaltuusto antaa kirkkoneuvostolle oikeuden lainata hautainhoitorahastolta enintään 300.000 euroa vuoden 2013 toimintasuunnitelman mukaisesti. Laina-aika on 15 vuotta ja sitä lyhennetään tasalyhennyksin puolivuosittain. Lainan korko on lainan nostopäivän 12 kk:n euribor +0,75 %. Merkittiin, että kirkkovaltuustolle jaettiin ennen kokousta huoltorakennuksen alustava rakennuspiirustus LI B.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2013 5 (8) Kirkkoneuvosto 3.4.2013 Kemin seurakunnan valitsemat arkkitehti-, LVI-, sähkö- ja rakennesuunnittelijat ovat saaneet valmiiksi Peurasaaren hautausmaan huoltorakennuksen piirustukset. Laadittujen piirustusten perusteella voidaan hakea rakennuslupa ja kilpailuttaa varsinainen rakennusurakka. Esityslistan liitteenä asema-, pohja- ja julkisivupiirustukset. Täydellinen piirustussarja on nähtävissä kokouksessa. Esitys taljo: Kirkkoneuvosto hyväksyy Peurasaaren hautausmaan huoltorakennuksen piirustukset ja antaa toimeksiantopäätöksensä mukaisesti Juha Kupari Oy:lle tehtäväksi kilpailuttaa varsinainen huoltorakennuksen rakentaminen laadittujen piirustusten pohjalta. Kirkkoneuvosto valitsee rakennusurakoitsijan erillisellä päätöksellä. Kirkkoneuvosto tarkastaa pöytäkirjan asian kokouksessa.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2013 6 (8) 32. Toimintakertomus ja tilinpäätös 2012 Kirkkoneuvosto 21.3.2013 Esityslistan liitteenä tasekirja ja muut tilinpäätösasiakirjat Esitys taljo: Kirkkoneuvosto kuulee kirkkoherran ja talousjohtajan selostukset vuoden 2012 tasekirjasta. Kirkkoneuvosto hyväksyy vuoden 2012 tasekirjan ja muut tilinpäätösasiakirjat ja allekirjoittaa Tasekirjan 2012 sekä luovuttaa ne tilintarkastajille tilintarkastusta varten. Merkitään, että Tasekirjaan 2012 liittyvät erilliset muut tilinpäätösasiakirjat jäävät ainoastaan kirkkoneuvoston päätöskäsittelyyn. Kirkkoneuvosto kuuli kirkkoherran ja talousjohtajan selostukset sekä kävi keskustelun 2012 tasekirjasta. Tasekirjaa täydennetään mm. Karihaaran piirineuvoston toimintakertomuksella ja asia siirrettiin kirkkoneuvoston seuraavaan kokoukseen. Kirkkoneuvosto 3.4.2013 Esityslistan liitteenä Karihaaran piirineuvoston toimintakertomus Esitys taljo: Kirkkoneuvosto hyväksyy vuoden 2012 tasekirjan ja muut tilinpäätösasiakirjat ja allekirjoittaa tasekirjan 2012. Kirkkoneuvosto luovuttaa laaditut tilinpäätösasiakirjat tilintarkastajan tarkastettavaksi. Merkitään, että tasekirjaan liittyvät muut tilinpäätösasiakirjat jäävät kirkkoneuvoston päätöskäsittelyyn ja tilintarkastajan tarkastettavaksi. Kirkkoneuvosto edellyttää, että tulevia vastuuryhmiä ohjeistetaan toimintakertomuksen laadinnasta.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2013 7 (8) 33. Veteraanipäivä ja kaatuneitten muistopäivä Veteraanipäivänä 27.4.2013 lasketaan seppele sankarihaudoille kirkkopuistossa klo 10 pidettävän jumalanpalveluksen jälkeen. Kaatuneitten muistopäivänä 19.5.2013 on klo 9.15 seppeleenlasku vakaumuksensa puolesta kaatuneiden muistomerkillä Peurasaaressa sekä klo 10 pidettävän jumalanpalveluksen jälkeen seppeleenlasku ja puhe sankarihaudoilla kirkkopuistossa. Esitys vs. khra:kirkkoneuvosto sopii seurakunnan edustajat veteraanipäivän ja kaatuneitten muistopäivän seppeleenlaskuihin. Veteraanipäivän seppeleenlaskuun sovittiin seurakunnan edustajiksi Aulikki Hentonen ja Anne Vilmi. Kaatuneitten muistopäivän seppeleenlaskuun sovittiin Jaakko Alamommo ja Osmo Happonen. Puheen sankarihaudoilla pitää Osmo Happonen.

KEMIN SEURAKUNTA ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA 4/2013 8 (8) 34. Muut asiat Pöytäkirjan nähtävilläolo Esitys: Kokouksesta tehty ja allekirjoitettu pöytäkirja valitusosoituksineen laitetaan nähtäville taloustoimistoon 8. 22.4.2013. Ilmoitus nähtävillä olosta laitetaan kirkkoherranviraston ilmoitustaululle 4.4.2013. Kokouksen päättäminen, oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.05. Veisattiin virsi 555.