Reeta Aula Tiina Hetemaa Tiina Muilu Heli Piiroinen Lea Strengell Katja Sulisalo Helsingin terveyskeskus Oulunkylän terveysasema Hyvä vastaanotto Loppuraportti 12.9.2012 1
Sisältö Johdanto... 3 Lähtötilanne syksyllä 2011... 3 Tavoitteet... 4 Hyvä vastaanottohankkeen toteutus käytännössä... 4 Mittaukset... 5 Pohdinta ja jatkosuunnitelmat... 7 Kiitokset... 8 2
Johdanto Oulunkylän terveysasema avattiin 1993. Se sijaitsee Pohjois-Helsingissä ja palvelee 17 000 asukasta. Palvelualueeseen kuuluvat Itä-Pakila, Patola, Oulunkylä, Tuomarinkartano, Veräjämäki ja Veräjälaakso. Terveysaseman yhteydessä toimii hammashoitola, kotihoito ja neuvola erityistyöntekijöineen. Lisäksi terveysasemalla toimii psykiatrinen sairaanhoitaja, päihdetyöntekijä ja avovastaanottoa pitävä fysioterapeutti. Muilta osin fysioterapiayksikkö siirtyi Suursuon sairaalan tiloihin kesäkuussa 2012 ja psykiatrinen poliklinikka Malmille uusiin tiloihin huhtikuussa 2012. Laboratorio sijaitsee terveysasemaa vastapäätä ostoskeskuksen tiloissa ja lähin radiologinen kuvantamispaikka Kätilöopiston sairaalassa parin kilometrin päässä. Jo vuosia suunniteltu Koskelan ja Oulunkylän terveysasemien yhdistyminen toteutuu ensi maaliskuussa. Mittava remontti yhdistymiseen liittyen on alkanut Oulunkylän terveysasemalla huhtikuussa 2012 ja sen arvioidaan jatkuvan tammikuun lopulle 2013. Terveysasema on avoinna koko remontin ajan lukuun ottamatta kesän 8 viikon supistetun toiminnan aikaa, jolloin toimimme Koskelan terveysaseman tiloissa yhdessä Koskelalaisten kanssa. Toiminta remontin keskellä asettaa suuria haasteita terveysaseman perustyölle. Sosiodemograafisten tekijöiden suhteen alueen väestö vastaa melko hyvin Helsingin keskivertoväestöä. Tosin keskivertoa paremmin koulutettuja asuu alueellamme hieman enemmän ja työttömyysprosentti on alhaisempi kuin Helsingissä keskimäärin. Alueemme sisälläkin löytyy eroja, mm. Veräjälaakson alueella asuu paljon lapsiperheitä ja maahanmuuttajia verrattuna Oulunkylän terveysaseman muihin palvelualueisiin. Oulunkylän terveysasema toimii työparimallin mukaisesti. Työpareja on kaikkiaan yhdeksän, joista ylilääkäri ja osastonhoitaja muodostavat yhden. Tosin loppukeväästä 2012 lähtien osastonhoitajalla on ollut sijainen kliinisen työn tekemiseen, koska hänen työpanoksensa menee remontin vaatimien asioiden organisointiin. Lähtötilanne syksyllä 2011 Oulunkylän terveysaseman pitkäaikainen ylilääkäri jäi virkavapaalle syyskuussa 2011 ja hänen sijaisenaan aloitti Tiina Hetemaa. Hän oli tutustunut jo Hyvä Vastaanotto -hankkeeseen toimiessaan Malmin terveysasemalla aiemmin. Osastonhoitajakin oli vaihtunut saman vuoden helmikuussa ja talon pitkäaikaisimpiin työntekijöihin kuuluva terveydenhoitaja Lea Strengell oli valittu osastonhoitajan toimen sijaiseksi. He molemmat ovat olleet Hyvä vastaanotto -hankkeessa mukana. Lisäksi työryhmään kuului lääkäri, kaksi terveydenhoitajaa ja perushoitaja toimistosta. Hankkeen aikana toinen terveydenhoitajista siirtyi työterveyshuollon palvelukseen ja toinen muutti pois paikkakunnalta. Lisäksi tiimimme lääkäri synnytti pojan alkusyksystä, joten hänkin jäi pois toiminnastamme jo kesällä. Lähtötilanteessa ajanvarausjonojen pituus lääkäreille oli 33 44 päivää ja omahoitajille noin 14 päivää. Yhteydensaanti terveysasemalle puhelimitse oli ajoittain ruuhkautunut. Terveydenhoitajien työpohjia oli yhtenäistetty työparimalliin siirryttäessä, mutta kaikki omahoitajat eivät olleet vielä sisäistäneet yhtenäisten työpohjien tarkoitusta. Erityisesti maanantaisin oli ruuhkaa päivystävän terveydenhoitajan vastaanotolle ja sinne ohjautui virheellisesti myös ei-kiireellistä 3
hoitoa tarvitsevia potilaita sekä potilaita, jotka piti kuitenkin ohjata lääkärin arvioon. Lääkäreillä oli ennen nk. listamalliin siirtymistä, toukokuussa 2011, sovittu yhtäläisyyksiä työpohjiin liittyen mm. aamulla akuuttipotilaiden vastaanotto alkaa kaikilla klo 10.00. Kaikki lääkärit tekevät n. 10 % työajasta neuvolavastaanottoa ja neuvolaa pidettiin myös maanantaisin. Lisäksi toimenpideaikoja saatettiin varata kaikille viikonpäiville, eikä kohdun sisäisen ehkäisimen asettamisaikoja ollut laitettu peräkkäin. Toimenpiteissä avustavalle henkilökunnalle eli toimiston perushoitajille tämä aiheutti turhia katkoja työpäivään. Tavoitteet Otimme tavoitteiksi, että: 1. lääkärin ja omahoitajan kiireettömälle vastaanotolle pääsee 5-7 päivän sisällä 2. kiireelliset potilaat hoidetaan saman päivän aikana 3. työviihtyvyys parantuu - tavoitearvoksi > 8 asteikolla 4-10 Hyvä vastaanottohankkeen toteutus käytännössä Osallistuimme innostaviin työseminaareihin 12 13.10.2011, 18 19.1.2012, 25 26.4.2012 ja 12.9.2012. Ryhmämme kokoontui aluksi lähes säännöllisesti kerran viikossa, perjantaisin klo 11 11.30. Välillä kokouksemme venyi klo 12.00 asti. Pyrimme jakamaan tehtäviä ryhmässämme tasaisesti. Toteutimme viikoittaisen työhyvinvointi -mittauksen keväällä, minkä tulokset käsittelimme yhdessä joka viikko. Tuloksen laitoimme esille taukohuoneen ilmoitustaululle. Mittaustulokset vaihtelivat välillä 7.5 8.5. Lisäksi vastauskaavakkeissa oli mahdollisuus kirjallisesti kertoa tuntemuksistaan, ehdottaa uutta tai antaa vain palautetta. Pidimme Rohtopajan liittyen Hyvä vastaanotto -hankkeeseen, missä suunnittelimme ryhmissä hoitajille ja lääkäreille uudet työpohjat, jotka vastasivat mittauksissa todettua kysynnän tarvetta. Rohtopajassa kävimme yhteisesti läpi hoidon tarpeen arvioinnin kriteereitä, jotta potilaat ohjautuisivat oikealle ammattihenkilölle heti ensimmäisen yhteydenoton jälkeen. Pyrimme myös innostamaan työntekijöitä hyödyntämään konsultaation mahdollisuutta arviota tehdessä. Hoitosuunnitelmien laatimista yksilöllisiksi korostettiin kautta linjan. Erityisen tärkeänä pidimme niiden selkeää kirjaamista ja painotimme myös hoitosuunnitelmien lukemisen ja noudattamisen tärkeyttä, jotta hukkatyöltä vältyttäisiin. Lisäksi Koskelan terveysaseman Hyvä vastaanotto-hankeen ryhmäläiset esittelivät omia hyviä kokemuksia ja fantastisia saavutuksia Rohtopajassamme. Henkilökuntaa motivoimme osallistumaan hankkeeseen terveysasema- ja ammattiryhmäkokouksissa sekä kahvitauoilla. Mittaustulokset olivat posterina esillä työpaikalla. Rohtopajan yhtenä tavoitteena oli henkilökunnan sitouttaminen hankkeeseen itse osallistumalla. 4
Hoitajakokouksessa laadimme yhteiset työpaikan pelisäännöt, minkä hoitajat kokivat hyödyllisenä. Toimiston perushoitajien työtä muutettiin luopumalla lisähyötyä tuottamattomista töistä kuten potilaspapereiden toimittamisesta automaattisesti lääkärin vastaanotolle potilaan seurantakäynnin yhteydessä. Henkilökunnan vaihtuvuus hankkeen aikana toi lisähaasteita. Nyt loppuraporttia tehdessä Hyvä vastaanotto hankkeen työryhmä on kutistunut puoleen alkuperäisestä. Mittaukset Kahden viikon pituisen kysynnän ja tarjonnan mittauksen teimme lääkäreille marraskuussa, tosin ensimmäisenä maanantaina puhelimet eivät toimineet, joten jouduimme mittaamaan yhden maanantain lisää kolmannelta viikolta. Hoitajille vastaava mittaus tehtiin tammikuussa 2012, mutta koska tammikuun ensimmäinen viikko oli normaalia hiljaisempi, niin hoitajille tehtiin vielä viikon pituinen uusintamittaus myöhemmin. Mittaustemme perusteella suunnitellun ja toteutuneen työajan suhteen tasapainolaskuri antoi arvoksi lääkäreille +1 % ja hoitajilla +71 %. Vaihtelua esiintyi viikonpäivien suhteen. ks. kuviot alla. 5
T3 Mediaanit lääkäreillä ja hoitajilla 6
Pohdinta ja jatkosuunnitelmat Kesäsulun aikana saimme purettua kaikki ajanvarausjonomme. Hyvän hoidon tarpeen arvion ja muuttuneen ajanvarauskäytännön ansiosta olemme saaneet pidettyä tilanteemme hyvänä. Viikolla 36 hoitajien T3 ajan mediaani oli 6 ja lääkäreiden 9. Lääkärivaje on syksyn ajan ollut 35 %. Onneksi lokakuun aikana kaikkiin lääkärin virkoihin tulee työntekijä eli tilanteemme helpottuu hetkeksi. Ensi vuoden alussa tarvitsemme jälleen kolme uutta lääkäriä töihin. Hoitajien tilanne on ollut koko ajan melko hyvä, vaikka vaihtuvuutta on ollut n. 40 50%, mikä on lisännyt perehdytyksen tarvetta ja vähentänyt tilapäisesti suoritteita. Tällä hetkellä kaikki omahoitajien toimet ovat täytettyinä. Muutimme ajanvarauksemme niin, että annamme kiireettömiä aikoja vain kuusi arkipäivää eteenpäin sekä lääkäreille että hoitajille. Olemme kuitenkin joustaneet ajanvarauksessa muistisairaiden ja psyykkisesti sairaiden potilaiden kohdalla, jotta hoidon jatkuvuus ei kärsisi. Lääkärivajeesta johtuen kroonisten sairauksien seurantakäynnit on siirretty pois alkusyksystä, joten loka-joulukuussa lääkäriaikojen kysyntä tulee olemaan normaalia suurempaa. Potilaat ovat olleet iloisesti yllättyneitä kun ovat saaneet ajan jo parin päivän päähän. Jonkin verran olemme saaneet myös potilailta ihmettelyä, miksi aikaa ei voi saada esimerkiksi kahden viikon päähän. Potilaiden informoiminen ajanvarauskäytännöstä ja sen tavoitteesta hoitoon pääsyn turvaamisesta on ensiarvoisen tärkeää. Takaisinsoitto alkaa terveysasemallamme 5.10. Tämä lisää varmasti jonkin verran kysyntää, kun kaikkiin soittajiin otetaan yhteyttä eli kaikki puhelut pääsevät läpi. Olemme varautuneet kysynnän lisäykseen sillä, että lääkärit voivat halutessaan tehdä lisätöitä. Toivottavasti saamme juuri sopivasti lisättyä tarjontaamme lokakuun aikana. Jatkossa mittaamme viikon ajalta niiden potilaiden määrän, joille ei ole ollut tarjota kiireetöntä lääkäriaikaa 6 arkipäivän sisällä. Näihin ei lasketa niitä, joille tarjottu aika ei ole sopinut. Haluamme näin mitata sitä, olemmeko todella saavuttaneet näin hyvät tulokset vai johtuuko osa tuloksesta siitä, että potilaat joutuvat soittamaan uudelleen terveysasemalle saadakseen ajan vastaanotolle. Henkilökunta, erityisesti lääkärit ovat kokeneet työnsä hallinnan parantuneen kun olemme päässeet pitkistä jonoista vastaanotolle eroon. Esimiehien on myös helpompi reagoida joustavasti erilaisiin yllättäviin muutoksiin esimerkiksi pitkiin sairaslomiin ja yhteisten koulutustilaisuuksien järjestämiseen. 7
Kiitokset Ensisijaisesti haluamme kiittää työkavereitamme heidän uskollisesta kaavakkeiden täyttämisestä lukuisten mittausten aikana, ideoista, joita saimme matkan varrella ja yhteen hiileen puhaltamisesta - ilman yhteistä panostamme tästä ei olisi tullut yhtään mitään. Haluamme kiittää koko Hyvä vastaanotto -hankkeen projektiryhmää kannustavasta ja ammattitaitoisesta tuesta koko työskentelymme ajan. Erityisesti haluamme kiittää Tuija Kumpulaista hienosta ohjauksesta seminaarien aikana. Kiitämme Helsingin terveyskeskuksen terveysasemaosaston johtoa mahdollisuudesta osallistua työtämme jatkuvasti kehittävään hankkeeseen. Lea Strengell haluaa kiittää myös aina lojaalia poikaansa Joonatania, joka on antanut hienoja vinkkejä ja kannustusta läpi koko hankkeen. 8