HANKINTATOIMEN NYKYTILA JA TULEVAISUUDEN HAASTEET
TAVOITTEET - Hankintatoimen kansallisen tilan selvitys - Osaamiskartoitus
Tutkimuksen sisältö ja tiedon hankinta - Kohderyhmä: suuret suomalaiset yritykset (50 milj. euron liikevaihto) - Kaikki toimialat - Vastaus-% 17,5 (100/570) - Kyselylomake: - Hankintatoimen asema - Hankintatoimen mittarit ja menetelmät - Hankintatoimi ja tietotekniikka - Hankintatoimi ja osaaminen
Vastaajien asema organisaatiossa 100 % Vastaajan asema organisaatiossa N = 96 90 % 80 % 70 % 60 % 54 % 50 % 40 % 30 % 24 % 20 % 10 % 8 % 8 % 6 % 0 % Osto-/ hankintapäällikkö Osto-/ Logistiikkapäällikkö hankintajohtaja Logistiikkajohtaja Muut
Hankintakustannusten osuus liikevaihdosta N = 91 40 35 34 30 25 20 15 17 21 18 10 5 0 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 1
100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Hankintatoimen asema organisaatiossa Hankintatoimen asema organisaatiossa 77 % 69 % 82 % 81 % 53 % 63 % 67 % 42 % 46 % 26 % 33 % 23 % Organisaatiolla on hankintatiimi Hankinnat on keskitetty yhteen paikkaan Hankintatoimi on osa matriisiorganisaatiota Hankintatoimella on useita osastoja organisaatiossa Hankintatoimella on oma osasto organisaatiossa Tulevaisuudessa (N = 69-79) Nyt (N =76-90) Yksittäiset ostajat eri osastoilla
Hankintatoimen kansainvälisyys Organisaation hankintatoimen kansainvälisyys Ulkomailta tehdään suoria hankintoja Ulkomaisten toimittajien kanssa tehdään yhteistyötä 3,3 3,3 3,7 3,7 Hankintoja tehdään ulkomailla sijaitsevien tytäryritysten tai paikallisten itsenäisten yksiköiden kautta 2,2 2,7 Hankintoja tehdään ulkomaisen hankintaverkoston kautta 1,9 2,4 Nyt (N = 97-98) Tulevaisuudessa (N = 88-92) 1 2 3 4 5 1 = ei lainkaan... 5 = erittäin paljon
Hankintatoimen rooli organisaatiossa N = 98-100 Hankintastrategia on osa liiketoiminta strategiaa 5 % 12 % 14 % 42 % 27 % Organisaation ylin johto korostaa hankintatoimen strategista 5 % roolia 20 % 21 % 34 % 20 % Organisaation liiketoiminnan kehittämisessä 1 %9 % hankintatoimella 21 % 42 % 27 % on merkittävä rooli 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Täysin eri mieltä Osittain eri mieltä ei eri /ei samaa Osittain samaa Täysin samaa %
Tuloksia - Ylin johto osallistuu hankintastrategian suunnitteluun - Ulkoistamispäätökset ja arvoketjun/verkoston johtaminen enemmän ylimmän johdon vastuulla - Tärkeimmät kehittämiskohteet toimittajasuhteet ja prosessien kehittäminen - Toimittajien valintakriteerit perinteisiä (esim. kehittymispotentiaalia ei nähty tärkeänä) - E-busineksella haetaan kustannus- ja ajansäästöä sekä prosessien kehittämistä - Merkittävimmät puutteet osaamisessa olivat kielitaito, toimitusketjun hallinta, hankintatoimen koulutus ja neuvottelutaidot
OSAAMISKARTOITUKSEN SISÄLTÖ 1. Osaamiskartoituksen toteuttaminen 2. Hankintatoimen osaaminen ja tasomäärittelyt 3. Analyysimatriisi 4. Yhteenveto Organisaation osaaminen: esimerkki
OSAAMISKARTOITUKSEN TOTEUTUS Tavoitteena oli kartoittaa hankintatoimen osaamista organisaatioissa Tutkimus toteutettiin case organisaatioissa vuoden 2006 aikana Toteuttamistapa: haastattelut ja vastaajan esitietoihin liittyvä kysely Tulosten analysointi suoritettiin osaamismatriisin avulla
HANKINTATOIMEN OSAAMINEN JA TASOMÄÄRITTELYT 1. Vasta-alkaja: Käsite/toiminto on uusi, ei ole kokemusta/osaamista 2. Juniori Käsitteestä/toiminnosta on perustietoa/- osaamista 3. Seniori Käsitteestä/toiminnosta on hyvä tietämys/osaaminen 4. Ekspertti Käsitteestä/toiminnosta on erinomainen tietämys/osaaminen (Axelsson, Rozemeijer, Wynstra (2005) Developing Sourcing Capabilites)
ANALYYSIMATRIISI tehtävänimike/rooli: Strategia Talous Operatiivinen Substanssi / Oto HANKINNAN OSAAMISALUEET Vasta-alkaja Juniori Seniori Ekspertti 1 2 3 4 ARVO IDEAALI GAP liiketoimintastrategian tuntemus arvoverkkoajattelu strategiaprosessin tuntemus hankintastrategian muodostaminen strategiatyökalujen tunnistaminen / käyttö hankintastrategiaelementtien tunnistaminen toimittajasuhteiden hallinta hankintamarkkinoiden seuranta asiakkuuksien hallinta tuntemus hankintatoimen vaikutuksesta liiketoimen kannattavuuteen kustannushallintamenetelmien tunnistaminen / käyttö hankinnan kustannuskomponenttien tuntemus talouden suunnittelu ja raportointi hankintatoimen suorituskyky ja mittaaminen toimittajavalintaprosessin toteutus toimittajavalinnan ja -arvioinnin menetelmät tilaus-toimitusprosessin toteutus tilaus-toimitusprosessin menetelmät hankintatoimen palvelunkyvyn ja laadun arviointi tietojärjestelmien kehittäminen ja käyttö
ORGANISAATION HENKILÖSTÖN OSAAMINEN: ESIMERKKI ORGANISAATIOTASO liiketoimintastrategian tuntemus tietojärjestelmien kehittäminen ja käyttö hankintatoimen palvelunkyvyn ja laadun arviointi 4,0 3,5 3,0 arvoverkkoajattelu strategiaprosessin tuntemus tilaus-toimitusprosessin menetelmät 2,5 2,0 hankintastrategian muodostaminen tilaus-toimitusprosessin toteutus 1,5 1,0 0,5 strategiatyökalujen tunnistaminen / käyttö toimittajavalinnan ja -arvioinnin menetelmät 0,0 hankintastrategiaelementtien tunnistaminen toimittajavalintaprosessin toteutus toimittajasuhteiden hallinta hankintatoimen suorituskyky ja mittaaminen hankintamarkkinoiden seuranta talouden suunnittelu ja raportointi asiakkuuksien hallinta hankinnan kustannuskomponenttien tuntemus kustannushallintamenetelmien tunnistaminen / käyttö tuntemus hankintatoimen vaikutuksesta liiketoimen kannattavuuteen KA KAIKKI KA IDEAALI
Osaamiskartoituksen laajentaminen organisaatiotasolle Perinteiset osaamiskartoitukset mittaavat hankintatoimen henkilöstön osaamista
Hankinnan erilaiset roolit Oman toimen ohella hankintaan osallistuvat 4 roolia johtajat Toimittajan / tuotteen valintaan osallistuvat Kotiinkutsujat Henkilöt, joiden päätehtävä on muu, mutta työtehtävistä iso osa kuluu hankintoihin Päätoimiset hankintahenkilöt Hankintajohtaja Strateginen ostaja Tilaava ostaja
Henkilökohtaiset taidot A. Vaikuttajien henkilökohtaiset taidot Strategiset ostajat Johtajat B. Muiden hankintaan osallistuvien taidot Oto-ostajat Tilaavat ostajat
Yrityksen kyvykkyys C. Kehittymisnäkökulma Koulutus- ja valmennusohjelmat Kehityshankkeet sisäisesti, konsultointi- ja atk-projektit, muut D. Yrityksen kyvykkyys (rakenteellinen pääoma) Kulttuuri, prosessit, tietojärjestelmät
Mittaustapa Työntekijän ja esimiehen itsearviointi mitattavia henkilöitä usein satoja Yrityksen kyvykkyyttä arvioi toiminnan vastuuhenkilö Ulkopuolinen arviointi pyynnöstä
Yrityksen kyvykkyyden arviointi Johtamisjärjestelmä Tietojärjestelmät 0,85 0,50 0,75 Toimintajärjestelmä en yhteistyö ja viestintä, hankinta 0,44 0,63 Henkilöstön kehittäminen Toimittajien hallinta 0,63 0,78 Sisäinen viestintä, yleinen Hankintojen operatiivinen ohjaus 0,73 0,83 Hankintojen strateginen suunnittelu ja ohjaus
Seuraavat kehitysaskeleet Yrityskohtainen muokkausmahdollisuus - ottaa huomioon toimialakohtaisia eroja