Sähköisen kilpailutusjärjestelmän toteuttaminen: Millaista järjestelmää ollaan kilpailuttamassa ja missä vaiheessa kilpailutus on? Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumi 17.11.2011 KL-Kuntahankinnat Oy Tapio Koivisto, ICT-hankintapäällikkö
Sähköinen kilpailutusjärjestelmä KL-Kuntahankinnat Oy Kilpailutusjärjestelmä ja sen hyödyt Kilpailutusjärjestelmäprojekti Organisoituminen Hankkeen tilanne Lisätietoja 18.11.2011 Kilpailuttamisjärjestelmä 2
KL-Kuntahankinnat Oy KL-Kuntahankinnat Oy Suomen Kuntaliiton omistama, voittoa tavoittelematon kansallinen yhteishankintayksikkö ei jaa osinkoa omistajalleen tulouttaa hyödyn asiakkailleen hyvänä palveluna ja alhaisempana kustannustasona Tehokas organisaatio 5 ½ työntekijää, erikoisosaamista ulkopuolisilta toimijoilta näin kiinteät kulut voidaan pitää toiminnan alkuvaiheessa matalina toiminnan laajentuessa resurssitarvetta kohtuullisesti Kulut katetaan sopimustoimittajien maksamilla palvelumaksuilla alussa 2 %, nyt keskimäärin 1,2 % linjaus: palvelumaksu alenee kun sopimuskanta riittävä 18.11.2011 Kilpailuttamisjärjestelmä 3
KL- Kuntahankinnat Oy Painopisteet keskittyy kilpailutuksiin, joissa suuremmilla volyymeillä on saatavissa hinta- ja prosessisäästöjä hoitaa tilauksesta hankintoja, joissa yhdellä sopimuksella saadaan aikaan laaja peitto (mm. KuntaIT- hankkeet, työterveyshuollon järjestelmä) osallistuu kehittämishankkeisiin resurssiensa rajoissa 3.11.2011 KL-Kuntahankinnat Oy 4
Kilpailutusjärjestelmä Järjestelmä mahdollistaa tarjouspyyntöjen, tarjousten, tarjousvertailujen ja hankintapäätösten tekemisen sähköisesti Tukee hankintayksiköitä kilpailutuksen teossa sekä yrityksiä niiden osallistuessa kilpailutuksiin Tukee palveluiden ja tuotteiden kilpailuttamista yleisesti käytetyillä hankintamenettelyillä Järjestelmän hyödyt Tehokkuutta kuntien kilpailutusprosessiin Sähköinen tarjouslomake ja tarjouskäsittelyn automatisointi tehostavat merkittävästi kilpailutusprosessia Helpottaa myös tarjouspyyntöihin vastaamista Laadukkaampia kilpailutuksia Virheiden ehkäisy tarjouspyynnössä ja vertailussa Virheiden ehkäisy tarjotessa Yhteiskäyttöisyys ja -toiminnallisuus hankintayksiköissä ja niiden välillä Mahdollisuus hyödyntää mallipohjia, kriteerikirjastoja 18.11.2011 Kilpailutusjärjestelmä 5
Kilpailutusjärjestelmäprojekti Taustaa Laaja valmistelutyö Kunta-IT:n Kiva projekteissa Määrittelytyö Liiketoiminta- ja hinnoittelumalli Toteutusprojektin aikataulu Projekti käynnistettiin 1.7.2011 Päättyy 30.6.2013 Periaatteet Projektilla Julk-ICT:n rahoitus Palvelun omistaja Kuntahankinnat Palvelusta puitesopimus kilpailutuksen perusteella 18.11.2011 Kilpailuttamisjärjestelmä 6
Projektin tehtävät Projektin tehtävät Päivittää aikaisemmin tehdyt kilpailutusjärjestelmän tekniset ja toiminnalliset vaatimusmäärittelyt Määritellä kilpailutusjärjestelmän käytön palvelu- ja hinnoittelumalli Valmistella kilpailutusjärjestelmän hankinnan tarjouspyyntödokumentaatio Toteuttaa järjestelmän hankinta Kehittää valittu ratkaisu hankinnan vaatimuksia vastaavaksi Auditoida ja pilotoida ratkaisu ja koota käyttäjäpalautetta Laatia järjestelmän jatkokehityssuunnitelma Toteuttaa projektin eri vaiheissa tarvittavat markkinointi- ja viestintätoimenpiteet Tukea ja ohjeistaa projektin aikaisia järjestelmän käyttöönottoja mm. koulutuksin 18.11.2011 Kilpailuttamisjärjestelmä 7
Projektin organisointi JulkICT Projektin koordinointi Kuntahankinnat Projektivastuu Palvelun omistaja Projektiryhmä Palvelumäärittelyjen täsmennys Sitoutuneiden organisaatioiden edustus Ohjausryhmä Projektin ohjaus Sitoutuneiden organisaatioiden edustus Seurantaryhmä Projektin aikana järjestetään esim. valtion ja kuntaorganisaatioiden edustajille sekä elinkeinoelämän etujärjestöille (mm. Kauppakamari, Suomen Yrittäjät, EK) ja tarjoajayrityksille informaatiotilaisuuksia 18.11.2011 Kilpailuttamisjärjestelmä 8
Projektin organisointi Projektiryhmä Helsingin kaupunki Vantaan kaupunki Itä-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Kirkkohallitus KL-Kuntahankinnat Oy Ohjausryhmä Vantaan kaupunki Helsingin kaupunki Virtain kaupunki HUS-logistiikka VM, JulkICT Kuntaliitto, tietoyhteiskuntayksikkö, KL-Kuntahankinnat Oy 18.11.2011 Kilpailuttamisjärjestelmä 9
Hankinnan sisällön periaatteet yhteiskäyttöinen järjestelmä yhdeltä toimittajalta kilpailutusjärjestelmä toteutetaan palveluna (SaaS) selainpohjainen tukee palveluiden ja tuotteiden kilpailuttamista yleisesti käytetyillä hankintamenettelyillä (dynaaminen hankintajärjestelmä on jatkokehityskohde) Sopimuskausi: 4 v. + optiona 4 vuotta Käyttäjäorganisaatio (hankintayksikkö) maksaa Käyttöönottomaksu Käyttäjämäärään perustuva kuukausimaksu Mahdollinen lisämaksu sähköisestä huutokaupasta Mahdolliset integraatiot omiin järjestelmiin Mahdollinen lisäkoulutus 18.11.2011 Kilpailuttamisjärjestelmä 10
Projektin aikataulu ja tehtävät 1. Projektin valmistelu ja käynnistäminen 2. Määrittelyjen päivittäminen ja hankinnan valmistelu 3. Palvelu- ja hinnoittelumalli Q2/11 Q3/11 Q4/11 Q1/12 Q2/12 Q3/12 Q4/12 Q1/13 Q2/13 5-6/11 5-8/11 8-9/11 4. Hankinnan toteutus Sopimus 8-12/11 TaPy 9/11 15.1.2012 5. Järjestelmän kehittäminen ja toteutus 6. Integraatiot muihin järjestelmiin 1-4/12 1-3/12 7. Järjestelmän auditointi 8. Käyttöönottopilotointi 3-6/12 4/12 9. Käyttöönotot 10. Jatkokehityssuunnitelma ja jatkokehitys 4/12-6/13 5/12 -> 11. Projektin päättäminen 6/13 Projektinhallinta Markkinointi ja viestintä
Hankeen tilanne Projekti Ohjausryhmä, projektiryhmä ja seurantaryhmä toiminnassa Projektiryhmässä määritelty palvelun sisältö vastaamaan kuntien tarvetta Tekninen vuoropuhelu käynnistetty ennakkoilmoituksella, useita kierroksia Viestintä- ja markkinointitoimenpiteiden suunnittelu Hankintailmoitus julkaistu 1.11.2011, tarjouspyyntö tarjoajille Tarjousten vastaanotto 19.12.2011 Palvelun aikataulu Sopimustoimittajan valinta vuoden 2011 aikana Pilotit maaliskuussa ja käyttöönotot toukokuussa 2012 Osa ominaisuuksista 12 kk sopimuksen käynnistymisestä Jatkokehitystä vuoteen 2013 asti 18.11.2011 Kilpailuttamisjärjestelmä 12
Miten hyödyntämään Ilmoittautuminen ja sitoumus Useita suuria ja pieniä organisaatioita jo mukana kilpailutuksessa Kuntaorganisaatio voi liittyä palvelun käyttäjäksi myös puitesopimuskauden aikana Sitoumus puitesopimukseen liittymisestä Kuntahankinnoille Sitoumuspohja saatavissa www.kuntahankinnat.fi/sopimukset Kilpailutusjärjestelmäpalvelun käyttöönotosta asiakaskohtainen palvelusopimus palveluntarjoajan kanssa 18.11.2011 Kilpailuttamisjärjestelmä 13
Lisätietoja Valtiovarainministeriö, JulkICT KL-Kuntahankinnat Oy Projektin omistajuus/ohjaus: Raili Hilakari, ohjausryhmän pj, raili.hilakari@kuntahankinnat.fi, 050 544 7262 Projektin tekniset kysymykset: Tapio Koivisto, tapio.koivisto@kuntahankinnat.fi, 050 305 7716 Maria Saari, maria.saari@kuntahankinnat.fi, 050 413 7331 18.11.2011 Kilpailuttamisjärjestelmä 14