Kirkon hallintovirkamiehet ry. kevätkokous Hyvä henkilöstöjohtaminen muutoksessa * Nina Kurola *connectedthinking PwC
q Johdanto q Muutosesteiden tunnistaminen q Tärkeimmät askeleet onnistuneen muutoksen toteuttamiseen q Yhteenveto Muutos on pysyvää, ja projektien määrä ja tyypit kompleksikoituvat. Muutoshaasteet ja esteet ja sitä kautta hyötyjen realisoinnin riskit kasvavat. Slide 2
Muutoksen suuntaa vauhti, määrä ja koko kasvavat Ajurit Kilpailu jäsenistä Yhteistyön tiivistyminen Kansainvälistyminen Kulttuurien kohtaaminen Toimintojen keskittäminen ja yhdistäminen Asiakaslähtöisemmät palvelut Kulttuurin ja toiminnan uudistaminen Slide 3
q Johdanto q Muutosesteiden tunnistaminen q Tärkeimmät askeleet onnistuneen muutoksen toteuttamiseen q Yhteenveto Suuri osa hankkeista epäonnistuu hyötyjen realisoimisessa, eikä vastaa johdon odotuksiin. Useimmat riskit ja menestystekijät liittyvät siihen, kuinka henkilöstön ja organisaation muutosta hallitaan. Slide 4
Tutkimusten osoittamat seikat eivät ole yllätys Yleisimmät syyt muutoshankkeiden epäonnistumiseen: 1. Huono johtamistyyli 2. Riittämätön kommunikaatio 3. Puutteelliset resurssit 4. Puutteelliset taidot (PM ja CM) 5. Työntekijöiden vastustus 6. Epäselvät vastuut 7. Riittämätön koulutus 8. Strategian puute 9. Ei kunnollista projektisuunnitelmaa 10. Henkilöstövaikutukset aliarvioidaan 11. Riittämättömät systeemit 12. Vision puute 13. Palkitsemisjärjestelmät eivät tue projetin tavoitteita 14. Järjestöjen vastustus 15. Kompetensseja ei kehitetä vastaamaan uusia tavoitteita Lähde: Managing best practise: Change Management, Industrial Society (Survey of 578 companies) Slide 5
Syy: Ihmiset saavat aikaan muutoksen, mutta transformaatio aiheuttaa aina epäjatkuvuuskohdan Vain harva henkilö on niin tottunut muutoksiin, ettei kokisi epäjatkuvuuden tunnetta, ja etteikö kysymyksiä ja huoli omasta tulevaisuudesta ja asemasta nousisi esiin. Mitä suurempi organisaatio, sitä enemmän tämä kertaantuu. Slide 6
Epävarmuus ja sekaannus johtavat suorituskyvyn laskuun Organisaation Suorituskyky Korkeat odotukset Haasteiden tajuaminen Valoa tunnelin päässä Aika Sekaannus ja hämmentynyt johto Moraalin lasku Tavoitteiden epäselvyys Avainhenkilöiden menetys Palvelutason lasku Asiakkaiden luottamuksen menetys Slide 7
q Johdanto q Muutosesteiden tunnistaminen q Tärkeimmät askeleet onnistuneen muutoksen toteuttamiseen q Yhteenveto Muutoshallinta on paljon muutakin kuin kommunikointia. Riittävän kattavilla aktiviteeteillä edesautetaan henkilöstön ja uuden organisaation nopeaa sopeutumista ja suorituskyvyn ylläpitoa (ja kasvua). Slide 8
Muutosvalmiuden kartoittaminen jo aikaisessa vaiheessa Henkilöstön muutosvalmiuden tunnistaminen on tärkeä tehdä mahdollisimman aikaisin. Tarvittavat muutos ja henkilöstöhallinnan aktiviteetit tulee integroida kiinteäksi osaksi integraatio /implementointisuunnitelmaa Saavutettavat hyödyt Vision, strategian ja suunnitelmien selkeys, toimeenpano ja hallinta Sitouttaminen ja kommunikoinnin tehokkuus Muutosjohtamisen tehokkuus Organisaation ja roolien selkeys Toimintatapojen ja kulttuurin yhdenmukaisuus Tarvittavat osaamiset & osaajat Tarvittavat korjaustoimenpiteet Slide 9
Pysyvä muutos vaatii toteutuakseen riittävästi aikaa tietoisuus ja ymmärrys luovat perustan muutoksille Positiivisuus Sidosryhmien asennoituminen/tulokset Korkeat odotukset Haasteiden tajuaminen Epätoivo Tuloksia alkaa näkyä Parempi kuin aikaisemmin Valoa tunnelin päässä Muutosten toteuttaminen Ei johdettu muutos Johdettu muutos Negatiivisuus TIETOISUUS YMMÄRRYS HYVÄKSYMINEN SITOUTUMINEN Slide 10
Yksilö kohtaa muutospaineen, kun muutos on suurempi kuin henkilökohtainen käsittely ja vastaanottokyky Oireita Aggressiivisuus Sairaudet Sabotaasi Juoruilu Huoli omasta asemasta Taistelu Luottamuksen puute Vetäytyminen Seuraus Stressi Energian suuntautuminen sisäänpäin Moraalin lasku Työkyvyn lasku Työyhteisön negatiivinen kehitys Slide 11
Muutosvastarinnan muodot Aktiivinen vastustus Passiivinen vastustus = MUUTOKSEN TESTAAMINEN Avarakatseinen kyseenalaistaminen Erimieltä oleminen Erilaisten ratkaisujen esittäminen ja lobbaaminen = SABOTAASI Poissaolo Kiire Vaihtoehtoisten palaverien järjestäminen Vaihtoehtoisten aloitteiden tekeminen Taktiikka Kuuntele Tue Haasta Taktiikka Ymmärrä Kohtaa Slide 12
Muutosvastarinnan taustalla useimmiten huoli omasta jaksamisesta, osaamisesta, kokemuksista ja tiedon janosta Kohtaaminen Kuuntele Ymmärrä Vahvista Ideoi uusia vaihtoehtoja Haluttomuus Kyvyttömyys Kohtaaminen, positiiviset ja negatiiviset sanktiot, neuvottelu Koulutus, tuki Tietämättömyys Kommunikaatio Slide 13
Kykyä käsitellä muutoksia on entistä tärkeämpi henkilöstön osaaminen ja sitä voi oppia Tavoitteen selkeys Tiedän mitä haluan tältä muutokselta" Itsetunto Saan, mitä haluan tältä muutokselta Organisointi Tiedän, kuinka saada se aikaan" Joustavuus Jos tämä ei onnistu, koetetaan jotain muuta" Tukiverkko Tiedän keneltä kysyä apua ja tukea" Toiminta Otan tarvittavat askeleet, priorisoin ne" Oppimishalu Muutos on uusi mahdollisuus oppia" Slide 14
Onnistuneen muutoshankkeen aktiviteettejä ovat mm. hyvä johtaminen, selkeät tavoitteet, viestintä ja koulutus Johdon sitoutuminen Selkeä visio ja tavoitteet Muutoksen aito johtaminen Tehokas viestintä Osaamisen kehittäminen Riittävät resurssit Muutosten varmistaminen Ylimmän johdon ja esimiesten sitoutuminen ja osallistuminen Esimerkkinä toimiminen ja suunnan näyttäminen Jalkautuminen ja keskusteluyhteys henkilöstöön Selkeä visio siitä mitä hankkeen seurauksena saadaan aikaan millaiseksi muututaan? Muutostarpeen tunnistaminen miksi pitää muuttua? Mitattavien tavoitteiden asettaminen ja toimenpiteiden suunnittelu miten muutos toteutetaan? Esteiden, haasteiden ja muutoksen edistäjien tunnistaminen Muutosjohtamisen ammattitaitoinen suunnittelu (sitouttaminen, viestintä, koulutus jne.) Käytännön toimenpiteiden oikea aikainen toteutus ja henkilöstön mukaan ottaminen Selkeä viestintä muutostarpeista, tavoitteista ja muutoksen vaikutuksista Hyvin suunniteltu ja kohdennettu viestintä eri kanavien avulla Oikea viesti, oikeaan aikaan, oikealle kohderyhmälle Uusien roolien ja osaamisvaatimusten tunnistaminen ja määrittely Koulutusten ja valmennusten tehokas suunnittelu ja toteutus Asenne ja prosessikoulutus olennaista, ei ainoastaan teknistä koulutusta Resurssit ja budjetti ovat riittävät suhteessa hankkeen aikatauluun ja laajuuteen Sisäisten ja ulkoisten resurssien käyttö suunniteltu huolella Hankkeen avainresurssien sitouttaminen ja motivointi Kannusta muutokseen ja tue muutosten toteuttamista Uudista palkitsemisjärjestelmä tukemaan muutosta Koordinoi ja valvo muutosten toteutumista vaadi ja käske aina tarvittaessa Slide 15
Esimerkki muutosjohtamisen karkean tason suunnitelmasta tarkka suunnitelma pohjautuu hankesuunnitelmiin Arviointi (Assess) Suunnittelu (Design) Toteutus (Construct) Implementointi (Implement) Muutosvision rakentaminen Muutosjohtamisen kokonaisuuden suunnittelu Muutosvision konkretisointi (vaikutusten ymmärtäminen) Sidosryhmien tunnistaminen Jatkuvan kehittämisen suunnittelu Johdon sitouttamisen suunnittelu Sitouttaminen ja muutososaamisen kehittäminen johdon toiminnallistaminen (innostaminen, selkeyttäminen) Organisaation, roolien ja vastuiden suunnittelu Viestinnän suunnittelu Koulutusten suunnittelu Organisaation, roolien ja vastuiden rakentaminen ja toteuttaminen Ulkoisen ja sisäisen viestinnän toteuttaminen Koulutusten valmistelu ja toteuttaminen (hanketiimin koulutus, kouluttajien koulutus, loppukäyttäjäkoulutus) Suorituksen johtaminen (tavoitteet, mittarit, seuranta, palaute ja palkitseminen) Slide 16
q Johdanto q Muutosesteiden tunnistaminen q Tärkeimmät askeleet onnistuneen muutoksen toteuttamiseen q Yhteenveto Slide 17
Ihmiset tekevät muutoksen! Rakenna muutosvisio Kehitä johtajuutta Sitouta ja osallista Sopeuta organisaatio ja kulttuuri Hallitse ohjelma Kehitä osaamista Slide 18
Muutoksesta tuloksiin! 2007. All rights reserved. refers to the network of member firms of International Limited, each of which is a separate and independent legal entity. *connectedthinking is a trademark of LLP (US). PwC