Tämä lyhyt opas kertoo pääasiat OK-hankkeen elinkaaresta ja toteuttamisesta. Se on tarkoitettu OK-hanketta hakeville ja käynnistäville järjestöille. Hankkeen toteuttajat löytävät tarkempia ohjeita myös Optima-verkkoympäristöstä. Oppaan aiheet: Yhteistyö Vastuuhenkilöt Optima OK-hankkeen elinkaari Hankkeen talous Riskit ja niiden ennakointi Arviointi Hankkeen alussa Toteutus ja seuranta Hankkeen lopussa Lähteitä OK-OPINTOKESKUS 2010 Paasivuorenkatu 2 A 2 00530 HELSINKI p. (09) 4153 4200 ok-opintokeskus@ok-opintokeskus.fi marion.fields@ok-opintokeskus.fi www.ok-opintokeskus.fi
Yhteistyö OK-hankkeessa on oleellista yhteistyö OK:n ja hanketta toteuttavan järjestön välillä. Siinä missä järjestö pääasiallisesti toteuttaa hankkeen, OK kulkee kuitenkin rinnalla koko hankkeen ajan. OK:n henkilökunnan asiantuntemus on hyödynnettävissä hankkeen aikana erityisesti pedagogisissa kysymyksissä ja arvioinnissa. Tämän lisäksi OK tarjoaa järjestölle hankevalmennusta, jossa hankkeiden kesken on mahdollista saada vertaistukea. Kokemuksia voi vaihtaa hankkeiden kesken myös Optima-verkkoympäristössä, jossa hankkeiden hallinnointi myös tapahtuu. OK tiedottaa hankkeesta kotisivujen Hanketorilla ja edistää hankkeen näkyvyyttä omissa tilaisuuksissaan ja muita kanavia käyttäen. Suositeltavaa on, että hankkeesta tiedotetaan myös järjestön www-sivuilla. Yhteisiin tilaisuuksiin osallistuminen on oleellinen osa OK-hanketta, joten niihin tulee varata tarpeeksi aikaa. Tilaisuuksien päivämäärät ilmoitetaan Optimaan liitetyssä päivitettävässä kalenterissa. Järjestöjen on mahdollista toteuttaa hankkeita myös yhdessä. Toteutustapoja on kolme. Ensiksi voidaan toteuttaa yksi hanke, jossa yksi järjestö hoitaa tilinpidon ja rahaa järjestöjen välillä liikutetaan laskujen perusteella. Toinen vaihtoehto on toteuttaa kaksi hanketta, joilla on yhteisiä toimintoja. Koska OK-tukirahaa ei kuitenkaan voi kierrättää hankkeesta toiseen, tämä vaihtoehto vaatii erityistä huolellisuutta varojen käytössä. Kolmas vaihtoehto on, että yksi järjestö toteuttaa hankkeen, mutta koulutuksiin voi osallistua myös muiden järjestöjen edustajia. Kumppaneiden tulee olla OK:n jäsenjärjestöjä tai niiden jäsenorganisaatioita, esim. piirejä. Vastuuhenkilöt OK-hankkeista vastaavat opintokeskuksessa OK:n johtoryhmä, hankekoordinaattori ja hankepäälliköt. Sekä OK:ssa että hanketta toteuttavassa järjestössä johto johtaa hanketta ja hyväksyy sen sisällön sekä on viime kädessä vastuussa oman organisaation toiminnasta. OK:n johtoryhmä määrittelee hankkeiden ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavoitteet sekä hyväksyy hankesuunnitelman. Johtoryhmä nimeää OK-hankkeiden hankepäälliköt ja määrittelee muut hankkeessa tarvittavat henkilöresurssit sekä asettaa tarvittaessa hankkeelle oman johtoryhmän, johon kuuluu myös hanketta toteuttavan järjestön vastuullisia jäseniä. Hankkeen ohjausryhmän muodostavat järjestön hankevastaava ja OK:n hankepäällikkö sekä hankkeen kannalta muut olennaiset toteuttajat. Ohjausryhmän vastuulla on koulutuksen operatiivinen ohjaus ja toteutuksen koordinointi. Hankkeen (taloudellis-) juridinen vastuu kuuluu sille organisaatiolle, jolle rahoitus on hanketta koskevissa viranomaispäätöksissä myönnetty. 2
OK:n hankekoordinaattorin keskeiset tehtävät: Yhteistyön, kokemusten vaihtamisen ja verkostoitumisen mahdollistaminen järjestämällä esimerkiksi hankevalmennukset ja hankefoorumeita Hankkeiden seuranta ja raportointi, sopimusten koordinointi Hankkeiden toteuttamisen, hallinnoinnin ja arvioinnin tukeminen Optima-verkkoympäristön ylläpito OK:n hankepäällikön keskeiset tehtävät: Pedagoginen tuki ja ohjaus ja arvioinnin tukeminen Hankkeen seuranta, ohjauspalaverit ja osaltaan dokumentoinnista huolehtiminen Hankekansion hallinnointi Optimassa Hankkeen edustaminen rahoittajaan päin. Järjestön hankevastaavan keskeiset tehtävät: Yhdyshenkilönä toimiminen OK:n suuntaan ja hankkeen etenemisestä tiedottaminen OK:lle. Lomakkeiden, raporttien ja tilitysten täyttäminen ja tallentaminen Optimaan järjestön omaan kansioon ajallaan Arviointi osaltaan Hankkeesta tiedottaminen eri tahoille ja yhteistyökumppaneille. Hankkeen suunnittelu, johtaminen ja hallinnointi sekä kokoukset Osallistuminen hankkeen edustajana OK:n järjestämiin erilaisiin foorumeihin/valmennuksiin. Optima OK-hankkeen hallinto hoidetaan kokonaan Optima-verkkoympäristössä. Sinne tallennetaan toimintasuunnitelma, koulutuskalenteri, talousarvio, tilitykset ja kaikki tarvittavat raportit. Hankkeen alussa on hanketta toteuttavan järjestön ja OK:n välille laadittu sopimus. Sen nojalla hankkeen toteuttajille myönnetään Optiman käyttäjätunnus, jolloin asiakirjat voidaan tallentaa hankkeen kansioon. Optimassa kukin hanke saa oman kansion alakansioineen, jonne asiakirjoja voi tuoda omalta tietokoneelta. Hankkeessa käytettävät lomakkeet löytyvät hankkeiden työtilasta Lomakepankkikansiosta. Optimassa voidaan myös jakaa kokemuksia hankkeista, ja sinne dokumentoidaan myös hankevalmennuksen materiaalit. Hankkeiden sisäinen tiedotus hoidetaan lähinnä Optiman kautta. Optiman käyttöön opastetaan ensimmäisessä hankevalmennuksessa, ja apua voi kysyä myös hankepäälliköltä. Kirjalliset käyttöohjeet toimitetaan myös käyttäjille. OK-hankkeen elinkaari OK-hanke käynnistyy sopimuksen laatimisella ja toimintasuunnitelman ja talousarvion tekemisellä. Toteutuksen seurannan suhteen noudatamme yhtenäistä aikataulua. Seuraava kuvio kuvaa hankkeen elinkaarta: 3
KOKO HANKKEEN AJAN - Toteutuksen ja talouden seuranta - Arviointi - Työajan seuranta - ym. toimenpiteet ALKU Toimintasuunnitelma Koulutuskalenteri Talousarvio SEURANTA 1 Alkuraportti Kalenterin päivittäminen SEURANTA 2 Koulutuspalautteet Kalenterin päivittäminen SEURANTA 3 Talousseuranta Tilitys ennen palaveria Kalenterin päivittäminen LOPETUS Loppuraportti ja tilitys Tilastot: osall. luettelot & tiedot Kalenterin päivittäminen Hankkeen aluksi laaditaan toimintasuunnitelma, josta hankkeen tavoitteet käyvät ilmi, sekä päivitettävä koulutuskalenteri, johon listataan suunnitellut koulutustapahtumat toteutumistietoineen ja osallistujatilastoineen. Näiden lisäksi Optimaan tallennetaan tarkennettu talousarvio. Hankkeiden käynnistyspäivä vaihtelee vuosittain rahoituspäätösten mukaisesti. Yleensä OK-hankkeet päättyvät kalenterivuoden lopussa. Tästä johtuu, että hankekohtainen jousto on usein hankalaa toteuttaa. Yllä olevassa kuviossa mainittuihin toimintoihin palataan erillisissä luvuissa. Hankkeen talous Hanketta toteuttava järjestö vastaa hankkeen taloudenpidosta. Hankevastaavan tehtävä on toimittaa tilitykset ja niiden liitteet ajallaan Optimaan. Hankkeen tilitykset (2 kpl) tehdään yleensä elo-syyskuun vaihteessa ja joulukuun puolivälissä. Tilitys tehdään täyttämällä tilitys- ja työajanseurantalomakkeet ja tallentamalla ne sekä kirjanpitoraportti Optimaan järjestön omaan kansioon. Alla ohjeita hyväksyttävistä kuluista (tarkemmat ohjeet löytyvät Optimasta): Kouluttajien ja osallistujien matkakulut edullisimman kulkuneuvon mukaan. Osallistujien mahdolliset majoitus- ja ruokailukulut toteuman mukaan Koulutusmateriaali- ja aineistokulut. Jos tuotettu itse, merkitään materiaalin omakustannushinta. Maksetut opetuspalkkiot. Järjestön hankevastaavan ja muun hankkeen opetustoiminnassa mukana olevan järjestön oman työntekijän kohtuulliset palkkakulut henkilösivukuluineen. Tähän merkitään myös järjestön ulkopuolisille maksettavat opetuspalkkiot henkilösivukuluineen sekä lomakorvaukset. Palkkakulujen laskemiseen löytyvät ohjeet Optimasta. Muut maksetut palkkiot. Merkitään järjestön hankevastaavan kohtuulliset palkkakulut siltä ajalta, joka hankevastaavalta kuluu hankkeen hallinnointiin, suunnitteluun yms. Tähän merkitään myös järjestön 4
ulkopuolisille maksettavat palkkiot henkilösivukuluineen (muut kuin opetuspalkkiot) sekä lomakorvaukset. palkkakulujen laskemiseen löytyvät ohjeet Optimasta. Koulutustilojen ja opetusvälineiden vuokrat. Jos ovat omia, merkitään enintään yhtä paljon kuin ulkopuoliselta perittäisiin, tai vuokrakulu jyvitetään todellisesta kuukausivuokrasta. Omien tilojen vuokrakuluista pitää olla kyseisenä ajankohtana voimassa oleva hinnasto. Markkinointi ja tiedotus. Jos materiaali on itse tuotettu, merkitään materiaalin omakustannushinta. Koulutuksen postituskulut sisällytetään tähän erään. Yleiskulut (max. 5 % hankkeen kaikista kuluista). Tällä yleiskululla katetaan muita hankekuluja kuten postitus-, puhelin-, atk-kuluja sekä hallintohenkilöstön panosta. Hanketta varten kannattaa kirjanpitoon avata hankkeelle oma tili. Seurantaa helpottaa huomattavasti, jos hankkeen taloushallinto hoidetaan yhdessä paikassa ja esim. piirien kulut katetaan laskuttamalla liittoa. Järjestön omavastuu OK-hankkeesse on 50 %. Saadakseen hankesopimuksessa sovitun tukimäärän järjestön tulee olla tuottanut hankkeessa vähintään kaksinkertaisesti kuluja. Esimerkki tilityksestä: OK:lta haettava rahoitus (50%) esim. 5000 euroa 5000 euroa : 0,5 = 10 000 euroa = kulut yhteensä. Tämän verran kuluja pitää tilittää, jotta OK:lta tuleva rahoitus olisi tässä tapauksessa 5000 euroa. Omarahoitusosuus 10 000 euroa - 5000 euroa = 5000 euroa. Vapaaehtoista työtä ei merkitä omavastuuosuuteen. Hankkeen edetessä järjestö tekee OK:lle tilityksen/tilityksiä syntyneistä kuluista. OK maksaa järjestölle 50% tilityksen loppusummasta, maksimissaan kuitenkin OK:n myöntämän rahoituksen määrän. Järjestön omarahoitusosuudeksi jää 50% (jos tilityksiä on useampia, jokaisesta tilityksestä jää omarahoitusosuudeksi 50%). Näin omarahoitusosuus kertyy vähitellen. Omarahoitusosuutta ei voi "kerätä" erikseen 100-prosenttisesti, vaan se kertyy jokaisesta tilityksestä vähitellen. Riskit ja niiden ennakointi Kaikkiin hankkeisiin sisältyy erilaisia riskejä. Riskejä voidaan välttää, minimoida tai hallita muuten hyvällä etukäteissuunnittelulla. Riskien tunnistamiseen ja kirjaamiseen kannattaa hankkeen alussa nähdä jonkin verran vaivaa. Näin riskit on tiedostettu ja niistä on helpompi puhua. Järjestön sisällä kannattaa myös etukäteen sopia, kenen vastuulla kunkin riskin hallinta on. Selkeä vastuunjako jo sinällään auttaa riskien hallinnassa. Joissain projekteissa kannattaa myös riskianalyysin tekeminen. Analyysin ulottuvuudet ovat riskin todennäköisyys ja riskin merkitys. Molemmat pisteytetään joko pisteillä 1-3 tai 1-5 niin, että erittäin korkea todennäköisyys tai merkitys saa arvon 5. Nämä kaksi ulottuvuusarvoa kerrotaan toisillaan ja tulokseksi saadaan kullekin riskille oma riskikerroin. Riskien priorisointi tapahtuu kertoimen perusteella. Jos analyysin tuloksena saadaan monia sekä todennäköisiä että suuria riskejä, hankkeen suunnitelmaa joudutaan todennäköisesti muuttamaan perustavasti. 5
Riskinhallinnan keinoja ovat muun muassa ennakointi, eliminointi, jakaminen ja minimointi. Ennakointi on hyvää etukäteissuunnittelua. Riskin eliminointi on esimerkiksi sitä, että epäluotettavaksi tiedetyn yhteistyökumppanin tilalle etsitään uusi. Riskin jakamisella tarkoitetaan sitä, että esimerkiksi koulutustilaisuudella on useampi toteuttaja. Minimoinnilla taas tarkoitetaan sitä, että toteutuvan riskin merkitys pienenee erilaisilla toimenpiteillä: esimerkiksi varavastaava kannattaa perehdyttää hankkeeseen kunnolla. Jos hankevastaava sairastuu, varavastaavan täytyy osata ottaa hanke käsiinsä. OK-hankkeissa seuraavat riskit ovat yleisiä ja niihin varautuminen on suotavaa, vaikka ei niitä olisikaan ennakoinut: Osallistujien puute. Useassa OK-hankkeessa jää tukia käyttämättä, koska hankkeen koulutuksiin ei saada rekrytoitua tarpeeksi osallistujia. Tämän riskin eliminoimiseksi voidaan toteuttaa mm. seuraavat toimenpiteet: Osallistujien profilointi. Keitä osallistujat ovat? Minkä ikäisiä, missä asuvat jne.? Mitkä ovat tämän ryhmän erityistarpeet? Osallistujien sidosryhmiä (esim. maahanmuuttajien yhdistykset) ja viranomaisia kannattaa myös konsultoida. Sairastuneiden tai vammaisten kohdalla voi ottaa yhteyttä myös heidän omaisiinsa. Viestintä. Oikeiden viestintäkanavien löytäminen on tärkeää. Esim. jos koulutuksen kohteet ovat iäkkäämpiä, kutsua ei kannata lähettää pelkästään sosiaalisen median kautta. Koulutuksen tavoitettavuus ja esteettömyys. Esimerkiksi vapaaehtoisten koulutuksen tulisi tapahtua sellaisiin aikoihin, että he pääsevät siihen osallistumaan. Koulutustilojen tulee vastata koulutettavien tarpeita esim. esteettömyyden suhteen. Koulutukseen voidaan järjestää lastenhoitoa jne. Yhteistyökumppanit. Yhteistyökumppani voi muuttaa suunnitelmiaan yllättäen tai vetäytyä hankkeesta, mikä voi johtaa koulutusten peruuntumiseen. Riski voidaan välttää esim. laatimalla kumppanin kanssa etukäteen kirjallinen sopimus. Myös varasuunnitelma on hyvä olla olemassa (esim. varalle on hankittu toinen kouluttaja). Monta toteuttajaa hankkeen sisällä. Jos hankekoulutuksia toteuttaa esim. usea järjestön piiri, on riskinä, että talous- ja muut raportit saadaan liian myöhään tai tieto ei kulje. Hankkeen vetäjän tulee ennalta sopia pelisäännöt toteuttajien kanssa. Mahdollisuuksien mukaan olisi hyvä hoitaa kirjanpito keskitetysti niin, että vain yksi organisaatio (esim. liitto) hoitaa kirjanpidon esim. piirien laskuttaessa tätä organisaatiota omien kulujensa mukaisesti. Jos hankkeen suunnitelmat muuttuvat keskeisesti jonkin riskitekijän takia, hankevastaavan tulisi ensin ottaa yhteyttä omaan hankepäällikköönsä. Myös OK:n hankekoordinaattori ja talouspäällikkö voivat auttaa. Suuret muutokset käsittelee OK:n johtoryhmä. Arviointi Hankkeeseen kuin hankkeeseen kuuluu oleellisesti arviointi. OK-hankkeessa tämä toteutetaan yhteistyössä järjestön ja OK:n välillä. Ennen hanketta vetäjien olisi hyvä pohtia tuekseen jonkinlainen ohjelmateoria: mitä suunnitellut toiminnot tuovat mukanaan ja millainen oletettu vaikutus niillä on? Teorian rakentaminen voi perustua olemassa olevaan tietoon, asiantuntijoiden tai toimijoiden haastatteluihin jne. Tämän jälkeen voidaan toimintasuunnitelman laatia tavoitteet, joita vasten arviointia olisi hyvä toteuttaa hankkeessa on vaikeaa toteuttaa arviointia, jos tavoitteet eivät ole kaikille selvät. Ohjelmateorian laatiminen auttaa myös hankkeiden toteuttajia keskittymään oleelliseen. 6
OK-hankkeissa kehitetään järjestön koulutusta. Koulutustilaisuuksista on hyvä kerätä palautetta. Se voidaan tehdä esim. lomakkeella (OK:lla on tarjolla mallilomake) tai palautekeskustelujen avulla. Usein erilaisten erityisryhmien kanssa keskustelut ovat huomattavasti hedelmällisempi tapa kerätä tietoa koulutuksen onnistumisesta kuin kirjallinen lomake. Epämuodollisempienkin menetelmien tuoma tieto pitää kuitenkin muistaa dokumentoida ja siihen tulee reagoida. Hyvä dokumentointi on arvioijan paras työkalu. Palaute jää järjestölle, mutta siitä käydään keskustelua hankepäällikön kanssa. Hankkeen muustakin sujumisesta on hyvä kerätä tietoa erityisesti oman työn kehittämistä varten. Keskustelujen dokumentointi, omien havaintojen, kokemusten ja ajatusten kirjaaminen jne. ovat tässä hyviä työvälineitä. Myös esimerkiksi kävijämäärien kirjaaminen auttaa arvioinnin toteuttamista. OK arvioi hankkeita seurantapalavereissa, jossa toteuttajien on myös mahdollista antaa palautetta OK:lle saamastaan palvelusta. Lisäksi hankkeen loppuarviointiin on mahdollista saada OK:lta tukea ja apua. Omaa raportointiaan varten OK kerää yhteisesti tietoa hankekoulutusten käyttäjiltä. Keruu tapahtuu sähköisesti, jolloin Optimaan tallennettavaan osallistujaluetteloon tulee liittää osallistujien sähköpostiosoitteet. Osallistujien kanssa voidaan lopuksi tehdä myös esimerkiksi ryhmähaastattelu, jonka toteuttamiseen on mahdollista saada ohjausta tai apua OK:lta. Hankkeen alussa Kun järjestöissä toteutetaan hanke, on huomattava, että niissä korostuu muihin resursseihin verrattuna ihmisten työ, sekä palkattujen että vapaaehtoisten. Tämän takia aluksi on syytä selvittää henkilöiden vastuut ja motivoida myös vapaaehtoiset. Vapaaehtoisten ajankäyttöön tulee myös kiinnittää huomiota: esimerkiksi jos heitä halutaan koulutuksiin, ne tulee pääsääntöisesti organisoida virka-ajan ulkopuolella. Tämä vaatii tietenkin työntekijöiltä muutoksia omaan ajankäyttöön. Hanke voidaan käynnistää esim. seminaarissa, tai siitä voidaan kirjoittaa juttu järjestön lehteen tai avata hankkeelle omat kotisivut jne. Tärkeintä on, että osallisilla on selkeä käsitys siitä, että hanke on käynnistynyt. Seuraavassa esitellään muistilista, jota voi käydä läpi hankkeen aloitusvaiheessa: TOIMINTASUUNNITELMA JA TALOUSARVIO Ovatko valmiina ja aikataulutettu? Onko jakelu kunnossa? Onko taloudelliset resurssit varmistettu? Onko riskit analysoitu ja niihin varauduttu? Onko arviointi suunniteltu? HALLINTO JA TUKITOIMET Onko vastuut sovittu? Ovatko dokumentoinnin periaatteet ja työkalut valmiina? Seuranta? Tietotekniikka: onko kansiot luotu, käyttöoikeudet kunnossa jne.? HANKKEEN KÄYNNISTYS Ovatko aloitustapahtuman järjestelyt kunnossa? Kenet kutsutaan? TIEDOTTAMINEN Onko hankkeesta tiedotettu järjestön lehdessä/nettisivulla ym.? 7
Toimiiko sisäinen viestintä? Onko hankkeella viestintäsuunnitelma? SISÄLTÖ JA VASTUU Tietävätkö kaikki, mitä ovat tekemässä? Onko vastuuhenkilöt nimetty? Ovatko esim. koulutusten sisällöt suunniteltu? Aikataulu. IHMISET Työntekijöiden ja vapaaehtoisten sitouttaminen? Mitä ja miten? Perehdyttäminen: ohjeistukset, koulutukset jne. Onko hoidossa? Onko yhteiset pelisäännöt luotu? VERKOSTOT Onko kumppanit etsitty? Onko työnjako kumppaneiden kanssa sovittu? Kumppaneihin liittyvät riskit. MUUTA, MITÄ? OK-hankkeen onnistuneelle aloitukselle on keskeistä, että koulutukseen tai sen kehittämiseen (esim. materiaalien tuottaminen) suunnatut toimenpiteet saadaan käynnistettyä ripeästi. Tätä varten on hyvä tehdä suunnitelmia jo ennen rahoituksen varmistamista. Hankkeen toteutus ja seuranta Hankkeen etenemistä ja aikataulussa pysymistä seurataan koko hankkeen ajan. Erilaiset seuranta- ja arviointikokoukset niin järjestön sisällä kuin OK:n kanssa ovat tarpeellisia. OK-opintokeskus on aikuisoppilaitos. Opiskelu opintokeskuksen tuella on aikuisopiskelua, joka perustuu lakiin vapaasta sivistystyöstä (1998/632). Hankkeessa tapahtuvan koulutuksen tulee täyttää seuraavat kriteerit: koulutuksen tavoite on selkeästi määritelty ja se tukee hanketta kokonaisuutena koulutuksen kohderyhmä on selkeästi määritelty tilaisuus toteutetaan toimintasuunnitelman mukaan. Koulutusten etenemistä seurataan Optimaan tallennettavan koulutuskalenterin avulla. Kalenteriin kerätään tarvittavat tiedot OK:n tilastointia varten. OK-hanke on suunnitelmallista koulutustoimintaa, joten on tärkeää, että koulutustilaisuudet arvioituine aikatauluineen on päätetty jo hankkeen alkaessa. Aikataulumuutoksista, peruutuksista ym. tulee informoida OK:n hankepäällikköä niin pian kuin mahdollista. Koulutuksista kerätään osallistujaluettelo ja osallistujatietolomake. Niistä saatava tieto on erittäin tärkeää, kun OK raportoi hankkeista viranomaisille, joten niistä huolehtiminen on oleellista. On myös tärkeää, että osallistujilta kerätään osallistujaluetteloon sähköpostiosoitteet, jotta palautteen keräämistä ja arviointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Hanketta toteuttava järjestö arkistoi osallistujaluettelot ja osallistujatietolomakkeet ja kokoaa niistä saatavat tiedot Optimaan keskitetysti vuoden lopussa. Hanke on kehittämistoimintaa, jolloin sen ei tule olla pelkästään sarja koulutuksia. Tavoitteena on yleensä kehittää ja testata uusi koulutusmalli, johon kuuluu materiaalit jne. Mallin dokumentointiin tulee hankkeen edetessä kiinnittää huomiota, että se tukisi järjestön toimintaa myös tulevaisuudessa. Hankkeessa tuotetut aineistot on hyvä tuoda myös OK.n tietoon. 8
SEURANTA OK seuraa hankkeiden etenemistä säännöllisesti ohjaus- tai seurantakeskustelujen avulla. Nämä käydään hankepäällikön ja -vastaavan välillä. Keskusteluissa kerätään tietoa hankkeesta, ja toteuttajien on niiden aikana mahdollista antaa myös palautetta OK:lle ja esittää toivomuksiaan. Yhteismitallisuuden varmistamiseksi keskustelujen runko on kaikille hankkeille sama, mutta keskustelut voivat sisältää muutakin, esim. pedagogista ohjausta. Ohjauskeskustelujen määrää ei myöskään ole rajoitettu, vaikka varsinaisia seurantapalavereja käydään hankkeen aikana kolme. Kaikille yhteiset seurantaan keskittyvät keskustelut ovat aiheiltaan ja aikatauluiltaan seuraavat: 1.: Käynnistys. Miten hanke on lähtenyt käyntiin? Tarpeet? jne. Ajoitus: n. 6-8 viikkoa hankkeen käynnistymisestä. 2.: Koulutukset ja niistä saatu palaute. Tässä neuvottelussa keskustellaan hankkeen koulutuksista ja niiden kehittämisestä. Ajoitus: kun ensimmäiset koulutukset on pidetty ja niistä kerätty palaute. Takarajana on yleensä ollut syyskuun loppu. 3.: Talous. Tässä keskustelussa käydään läpi hankkeen taloudenpitoa. Ajoitus: n. 3-4 viikkoa ensimmäisen tilityksen jälkeen. Seurannassa on oleellista myös hankkeen toteuttajien aktiivisuus. Mahdollisista epäkohdista tulee kertoa OK:lle. Ensisijaisesti otetaan yhteyttä hankepäällikköön. Hankkeen lopettaminen Hanketta lopettaessa on otettava huomioon sekä rahoittajan että oman organisaation tarpeet. OK raportoi hankkeista yhdessä rahoittajalle, mutta OK tarvitsee raporttiensa tueksi tietoa. OK-hankkeen loppuraportointi tapahtuu kahden viikon sisällä hankkeen päättymisestä. Tällöin Optimaan tuodaan loppuraportti, osallistujatiedot ja hyvät käytännöt. Lopputilitys tulee tehdä jo joulukuun puolessavälissä. Hankepäällikkö kirjoittaa hankkeen tuloksista tiivistelmän Hanketorille, ja hankekoordinaattorin tehtävän on raportoida hankkeista eteenpäin rahoittajille. Hyvä raportointi ja dokumentointi auttavat myös hankkeen toteuttajaa kohti uusia projekteja sekä toiminnan kehittämistä. Jos hankkeessa on tuotettu koulutusmateriaaleja jne., olisi hyvä lähettää niistä kopiot OK:lle. Hankkeissa kehitetään järjestöön uutta toimintaa, koulutusmalleja tai kehitetään toimintaa muuten. Että uudet mallit saadaan käyttöön, tähän tulee panostaa. Hankkeen päättäminen on suunnitelmallista ja se kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen hankkeen päättämistä. Tätä varten voidaan tehdä suunnitelma, jossa uusien mallien juurruttamiseksi tehtävät toimenpiteet on nimetty, keinot valittu, aikataulut asetettu ja vastuuhenkilöt nimetty. Juurruttaminen on pitkälti työntekijöiden ja vapaaehtoisten sitouttamista. Keinoja voivat olla esimerkiksi koulutus, viestintä ja konsultaatiot. Uudet asiat edellyttävät järjestössä muutosta ja poisoppimista tai luopumista vanhoista toimintamalleista. Tämä voi herättää myös vastustusta. On tärkeää kuulla jäseniä muutosten hetkillä ja neuvotella heidän kanssaan, koska se yleensä lisää tyytyväisyyttä ja sitoutuneisuutta. Myös järjestön johdon tulee antaa merkki sitoutumisesta hankkeen tuloksiin. 9
Hanketta toteuttaa ja sen toimintoihin osallistuu ihmisiä: järjestön työntekijöitä, vapaaehtoisia ja kumppaneita. Mukana olleita tulee muistaa kiittää, ja kumppanuussuhteita tulee vaalia myös hankkeen jälkeen. Hanke voidaan päättää eri tavoin: tulokset voidaan luovuttaa esim. järjestön johdolle, voidaan järjestää yhteinen seminaari, kirjoittaa tuloksista juttu järjestön lehteen jne. Alla on esitelty muistilista, jota voidaan käydä läpi hankkeen loppuvaiheissa: Hankkeen alasajovaihe Onko olemassa suunnitelma? Ovatko seuraavat asiat sovittu? Dokumentointi ja raportointi Onko kaikki dokumentoitu sovitusti? Arviointi? Ulkoinen ja sisäinen raportointi? Lopettamistilaisuus Järjestetäänkö? Jos, niin Päivämäärät (lopetus, raportointi) Lopettamistavat Seuranta, vaikuttavuuden arviointi Omistajuus : kuka vastaa uusista toiminnoista ym. projektin päätyttyä? Puuttuuko jotain? (varmistus) Onko kaikkia osallisia kuultu? Onko raportti kirjoitettu? Onko ulkoinen raportointi kunnossa? (OK ym. tahot) Entä talousraportointi? Onko järjestöä itseään varten tarpeeksi dokumentointia? (varmistus ja täydentäminen) Onko aika/ paikka sovittu ja varaukset tehty? Muut käytännöt? Materiaalit? Onko kaikki osalliset kutsuttu? Muut vieraat? Onko tilaisuuden funktio selvillä? Sisällölliset asiat Mitä opittiin? Mitä opittavaa jäi? Miten näitä kysymyksiä käsitellään? Päättyikö hanke selkeästi? Jatkon suunnittelu Koulutusmateriaalit? Dokumentointi, jatkokäyttö Muuta, mitä? Seuranta Onko suunnitelmaa? Uusien toimintojen käyttöönoton seuranta? Vaikuttavuusarviointi? ym. Käytäntöjen juurruttaminen Koulutus? Ohjeistukset? Vapaaehtoisten ja Muuta, mitä? työntekijöiden sitouttaminen? Verkostojen ylläpito Yhteistyökumppanit? Oliko yhteistyö hyvää? Halutaanko joistain kumppaneista luopua? Yhteydenpito jatkossa Yhteydenpidon muodot ja tiiviys? Jatkohankkeet? Osallisten palkitseminen ja huolto Miten kiitetään? Sitouttaminen ja motivointi? Muita tärkeitä kysymyksiä? Jälkitoimet? Lahja? Tapahtuma? ym. Miten suunniteltu? Onko jatkokoulutusta? Ovatko rakenteet kunnossa? (esim. vertaiskouluttajien omat ryhmät/foorumit) Onko kaikille vapaaehtoisille mielekkäitä tehtäviä? (varmistus, seuranta, resurssit) Kansioiden siivoaminen tietokoneelta jne. 10
Arviointimateriaalien säilytys? (etenkin, jos arkaluonteista tietoa) Muiden dokumenttien säilytys? Jokainen hanke on oma kokonaisuutensa, jolloin eri asiat painottuvat paitsi suunnittelussa, myös alasajossa ja päättämisessä. On kuitenkin tärkeää, että hanke (tai projekti) saa selkeän päätöksen, eivätkä asiat jää roikkumaan. Hanke voi toki poikia myös jatkohankkeen tai uusia ideoita, jotka vaativat jatkokehittelyä. OK-hankkeet ovat usein pienimuotoisia, jolloin niistä saatavat konkreettiset tulokset ovat usein selkeitä ja hallittavia. Koulutusmallien kaltaisten tuotteiden lisäksi olemme kiinnittäneet huomiota yksittäiseen oppijaan. Vuoden 2008 hankkeiden loppuarvioinnissa hankkeiden osallistujista yli 60 % arveli kykynsä toimia aktiivisena kasvaneen hankkeessa saamansa koulutuksen ja/tai ohjauksen ansiosta. Lisäksi osallistujat arvioivat keskimäärin kymmenen ihmisen hyötyvän heidän saamastaan koulutuksesta. Jo pelkästään hyötyjien määrä on hyvä kannustin hankkeiden toteuttamiseen! Tervetuloa toteuttamaan OK-hanke! 11
Lähteitä Dalhler-Larsen, Peter (2005) Vaikuttavuuden arviointi. Helsinki: Stakes. http://www.sosiaaliportti.fi/file/ba0950a9-1b8a-470f-9957-d58f728288cb/vaikuttavuuden_arv.pdf (10.2.2010). Gaskin, Katharine (2005) Risk Toolkit. How to take care of risk in volunteering. A guide for organisations. Lontoo: Volunteering England. http://www.volunteering.org.uk/nr/rdonlyres/2b108cbd-0bbd-4db3- A4D2-D987B885D1F3/0/Risk_toolkit.pdf (1.4.2008) Karvinen, Matti; Mykrä, Pekka; Paija, Leea & Saarto, Ari (2008) Mahdollisuuksien ja Uhkien Hallinta. Taskuopas. Helsinki: Sosiaali- ja Terveysturvan Keskusliitto ry. Keski-Petäjä, Timo (1999) Vapaa sivistystyö kolmannen sektorin oppimisfoorumi. Opintotoiminnan Keskusliitto. Helsinki. Kettunen, Sami (2003) Onnistu projektissa. WSOY. Helsinki 2003. OK-opintokeskus (2006-2009) Hankevalmennuksen aineistot. Helsinki: OK-opintokeskus. Pelin, Risto (2004) Projektinhallinnan käsikirja. Espoo: Projektijohtaminen oy. Riikonen, Virve (1998) Toteutetaan projekti. Helsinki: Opintotoiminnan Keskusliitto ry. Viitala, Juha-Matti (2007) Projektinhallinta käytännössä Suurpartioleirin ohjelmalaakso Pajavainio. Tampere: Tampereen ammattikorkeakoulu. https://oa.doria.fi/bitstream/handle/0024/29170/viitala.juha- Matti.pdf?sequence=1 (26.3.2008) 12