Projektinhallinnan periaatteita ja hyviä käytänteitä - case Leonardo da Vinci
Esityksen sisältö: Hankkeen johtaminen ja partneriyhteistyö Seuranta ja raportointi Levitys ja hankkeen vaikuttavuus Hankkeen arviointi
Hankkeen johtaminen ja partneriyhteistyö Hankkeen tavoitteiden ymmärtäminen samalla tavoin ja työskentely yhteisten tavoitteiden puolesta Partnereiden roolit ja tehtävät hankkeessa Tarvitaanko tarkennuksia hakemukseen? Partnerisopimus? Yhteisten pelisääntöjen luominen hankkeen alussa Selkeät dokumentit, avoin jakelu
Yhteydenpito partnereihin Kokoukset, verkkoympäristö Partnerien tavoitettavuus? Jatkuva yhteyden pito Mahdollisten henkilövaihdosten vaikutukset? Henkilökohtaiset suhteet Hyvin suunniteltu ja vedetty aloituskokous
Projektin seuranta ja sen linkitys raportointiin
Seurannan ja raportoinnin lähtökohdat ja vastuut Väliraportti, loppuraportti, seurannan organisointi Ohjeistus partnereille (mallit, työkalut)
Raportoinnin lähtökohdat Projektin väli- ja loppuraportti luovat puitteet seurannalle Sopija/koordinaattori raportoi kansalliselle toimistolle koko partneriryhmän osalta Partnerit raportoivat koordinaattorille Sisäinen seuranta projektissa Raportoinnin, projektihallinnon ja johtamisen apuvälineenä Koordinaattori rakentaa seurannan Mitä raportoidaan? Miten usein? Millä tavalla? Miten seuranta hyödyttää projektityötä?
Projektin sisäinen seuranta Sopija/koordinaattori vastuussa väli- ja loppuraportoinnista Tarvittavat dokumentit ja tieto kerätään partnereilta Työn ja eri vaiheiden dokumentointi Kokoaikainen seuranta
Seurannan kohteet Työohjelma Aikataulu Partnerin työpanos Partnerin talous Välitulokset, drafts Lopputulokset Testaus Kokoukset, työryhmät Levitys Arviointi Dokumentointi?
Ohjeistus partnereille Tärkeimmät asiakirjat partnereille tiedoksi Pääsopimus liitteineen Partnerisopimus Hakemus: budjetti, työohjelma ja tulokset Talous ja hallinto-ohjeeet Koordinaattorin ohjeistus partnereille valmiit taulukot, lomakkeet ym. seurannan tukena mistä dokumentit löytyvät (verkkoympäristö tm.)? Aikaa läpikäymiselle ensimmäisessä kokouksessa Kertaus on opintojen äiti!
Apuvälineet ja mallit Tarkennetut yksityiskohtaiset aikataulut + deadlinet/virstanpylväät kaikille tiedoksi Mitä tietoa kerätään? Talousseurantataulukot Levitystapahtuma-taulukko Miten dokumentoidaan? Webbiympäristöt? Miten aikataulutetaan? Sisäinen raportointi koordinaattorille esim. 6kk välein (talous, työohjelma, tulokset)
Apuvälineet ja mallit Sisällön seurantaa varten mahdollista pyytää esim. Progress report sovituin väliajoin Vapaamuotoisia raportteja ja työpäiväkirjoja Toimintojen raportointia verkkoymäristössä säännöllisesti Levitysraportteja liitteineen Seurannan säännöistä tärkeä sopia hankkeen alussa Tärkeä pohtia myös mitä tietoja todella tarvitaan, missä vaiheissa ja miksi partnereiden motivointi
Työkalu levityksen seurantaan!
Levitys ja hankkeen vaikuttavuus
Levityksen lähtökohdat Koko partneriryhmän vastuulla Määritelty hakemuksessa resurssointi (, työaika) koordinointi ja vastuut partneriryhmässä konkreettiset toimet hankkeen eri vaiheissa (ks. Levityssuunnitelma & työsuunnitelma) toteutuksen dokumentointi, seuranta ja arviointi Suunnitelman täydentäminen ja tarkentaminen hankkeen aikana = osa hankkeen prosessia!
Mitä ja milloin kertoa projektista? Tiedon jakaminen projektin tavoitteista esite, tiedote, esittelytilaisuudet www-sivut Tulosten kehittäminen, pilotointi ja arviointi Tulosten esittely eri kohderyhmille (seminaarit, artikkelit, tiedotteet, sidosryhmäanalyysi, verkostot ym.) Tuloksien siirtäminen käytäntöön tuotteiden käyttöönotto eri organisaatioissa? saatavuus ym.? Projektin jälkeinen elämä - web-sivujen päivitys, jatkohankkeet ym.?
Levitystoiminnot ja tasot Lehdistötiedote Webbi-sivut, intrat Seminaarit ja näyttelyt Puheenvuorot konferensseissa Raportteja, julkaisuja, lehtijuttuja Paikallisia ja kansallisia verkostoja Viranomaiskontaktit Koulutus, testaus ja pilotointi (tiedon levitystä) Liikkuvuushankkeet (tiedon levitystä) Kaupallistaminen
www.cimo.fi/leonardo -> kehittämishankkeiden hallinto
Levitys ja valorisaatio agendalle jo ensimmäisessä kokouksessa (lähtökohtana hakemus ja sopimus)? Partnereiden yhteiset ja erityiset tavoitteet? Hankkeen tavoitteiden työstäminen konkreettiseksi toiminnaksi myös levityksen ja valorisaation osalta? Alussa esim. web-sivujen rakentaminen & lehdistötiedote? Koordinointi? Perustetaanko tiimi? Tiimin resurssit? Maakohtaiset vastuut? Kuka muistaa muistuttaa? Miten dokumentoidaan? Miten arvioidaan? Tiedotus, levitys ja valorisaatio arvioinnin kohteina?
Vaikuttavuus perusasioista kiinni Hankkeella aito tarve Osaavat ja motivoituneet partnerit Selkeät käyttäjäkohderyhmät Konkreettinen levityssuunnitelma
Tuotteiden käyttöönotto Tulosten testaus/pilotointi Kohderyhmäpalautteen kerääminen, arviointi ja hyödyntäminen, käytettävyyden edistäminen Tulosten esittely sidosryhmille Tuloksien siirtäminen käytäntöön, uusille kohderyhmille ym. Manuaalit, oppaat ym. ohjeistukset käyttöönoton avuksi Projektin jälkeinen elämä Tuotteiden saatavuus ja avoimuus web-sivujen päivitys, jatkohankkeet ym.
Hankkeen arviointi
Arvioinnista Leonardo -ohjelmassa Mitä arvioidaan - arvioinnin kohteet Arvioinnin toteutustavat Arviointitiedon hyödyntäminen
Arvioinnin erityispiirteitä Leonardossa Arviointi osa laadukasta projektijohtamista Arviointi kuvattava/määriteltävä hakemusvaiheessa Ohjelma asettaa vain minimikriteerit arvioinnille Hankkeilla vapaus itse määritellä Mitä arvioidaan? Miten arvioidaan? Milloin arvioidaan? Mitä arviointitiedoilla tehdään? Hyödyntäminen? Vapaus tuo vastuuta Arviointi >< raportointi ja seuranta Parhaimmillaan tukevat ja täydentävät toisiaan
Arvioinnin kohde: mitä hankkeissa tulisi arvioida? Arvioinnilla pitää aina olla määritellyt, selkeät kohteet Arvioinnin kohde voi liittyä joko hankkeen sisältöön, toimintamalliin tai mukana olevien organisaatioiden osallistumiseen Arviointi voi olla sisäistä tai ulkoista Pilotointi ja testaus voi olla arvioinnin osa-alue
Arvioinnin toteutustavat (mallit) - kysymykset Miten hankkeenne arviointi toteutetaan? Miten arviointitietoa kerätään? Keneltä/mistä tietoa kerätään? Kuka tekee arvioinnin? Milloin arviointia tehdään/arvioinnin aikataulutus? Mitä haasteita arvioinnin toteutukseen voi liittyä?
Arvioinnin toteutustavat (mallit) Arviointi tulisi nähdä prosessina, jonka tavoite tulisi määritellä Arviointimalli tulisi valita huolella ja mallin valinnan tulisi liittyä hankkeen sisältöihin Arvioinnissa voidaan hyödyntää vaihtelevia menetelmiä tarpeen mukaan Yksinkertainen ja selkeä arviointilomake on toimiva apuväline Ongelmana saada sidosryhmät mukaan arviointiin Monipuolinen arviointi on tärkeää, mm. keskustelu ja tiedonkeruu
Miten ulkoinen arvioija valitaan, entä mitä arviointi voi maksaa? Jos hyödynnetään ulkoista arvioitsijaa, hänet täytyy perehdyttää kunnolla hankkeeseen Partneriryhmän sisäinen arvioija voi olla liian lähellä hanketta Arvioinnin toteutuksessa tärkeä huomioita resurssit, ne toimivat lähtökohtana toteutukselle
Arvioinnissa tulisi keskittyä yhä enemmän tulosten arviointiin osana laadunvarmistusta Arviointi tulisi nähdä osana arkipäivän toimintaa Arviointi mahdollista toteuttaa webpohjaisen alustan tuella Arvioinnin toteutuksen ei tulisi olla vain yhden henkilön vastuulla
kriittisten kysymysten esittäminen Tuotteiden ristiinarviointi on hyvä toimintatapa Advisory panel/reference group voi tukea arvioinnin toteutusta Miten arvioinnissa tulisi huomioida tulosten vaikutukset eri maissa?
Arviointitiedon hyödyntäminen - kysymykset Miten kerättyä arviointitietoa hyödynnetään esim. hankkeen toteutuksessa/tuotteiden kehittämisessä? Mitä haasteita/ongelmia arviointitiedon hyödyntämiseen liittyy?
Arviointitiedon hyödyntäminen - pohdinnat Arvioinnissa tärkeintä on rakentavan arviointipalautteen antaminen ja hyödyntäminen Keskeistä on systemaattinen seuranta ja arvioinnin kytkeminen projektisuunnitelmaan ja toteutukseen Arviointi voi auttaa projektin kulun ennakoinnissa prosessilähtöisyys tärkeää Ongelmana miten arviointitietoa hyödynnetään ja miten tietoa ehditään hyödyntää projektin aikana? Arviointi pitäisi edistää organisaation oppimista ja sen avulla tulisi tehdä analyysiä korjaavista toimenpiteistä