Sisällys 1 2 3 Lukijalle................................................. 11 Mitä on digitaalinen taloushallinto?....................... 15 1.1 Johdanto............................................ 15 1.2 Taloushallinnon prosessit............................... 15 1.3 Digitaalisuus ja sähköinen asiointi........................ 19 1.4 Digitaalisen taloushallinnon määritelmä................... 23 1.5 Sähköisyyden tilanne ja markkina tänään.................. 28 1.6 Mitä hyötyjä digitaalisuus tuo?........................... 32 Järjestelmät............................................. 34 2.1 Tietotekniikan ja järjestelmien kehittyminen............... 34 2.2 Erilaiset tarpeet ohjaavat järjestelmävalintoja............... 36 2.2.1 ERP-järjestelmät............................... 40 2.2.2 Paketti- ja valmisohjelmistot..................... 41 2.3 Integroidut järjestelmät integroitu taloushallinto........... 42 2.4 Taloushallintojärjestelmien eri hankintavaihtoehdot ja -kanavat............................................ 43 2.4.1 Käyttöpalvelut................................. 45 2.4.2 Pilvipalvelut.................................. 45 2.4.3 Kehittyvä taloushallinnon ekosysteemi............. 49 2.5 Moniyritysympäristöt.................................. 49 Ostolaskut.............................................. 52 3.1 Ostolaskuprosessin määritelmä........................... 52 3.1.1 Sähköinen ostolaskuprosessi...................... 54 3.1.2 Ostotilaukseen perustuvan ostolaskun käsittely....... 55 3.1.3 Ostosopimukseen perustuvan toistuvan ostolaskun käsittely...................................... 57 3.2 Ostolaskujen kehityksen trendejä......................... 58 3.3 Perustietojen ylläpito.................................. 59 Sisällys 5
4 5 3.4 Ostolaskujen vastaanotto............................... 61 3.4.1 Ostolaskujen vastaanottotavat.................... 61 3.4.2 Verkkolasku................................... 62 3.4.3 Skannaus..................................... 64 3.4.4 EDI......................................... 65 3.5 Ostolaskujen tiliöinti, kierrätys ja hyväksyntä............... 66 3.6 Ostolaskujen maksatus................................. 74 3.7 Ostolaskujen täsmäytys ja jaksotus........................ 75 3.8 Toimialaesimerkit..................................... 76 3.9 Hyviä käytäntöjä...................................... 77 Myynti ja myyntilaskut................................... 78 4.1 Myyntilaskuprosessin määritelmä......................... 78 4.2 Myyntilaskujen kehityksen trendejä....................... 79 4.3 Myyntilaskujen sähköistyminen.......................... 80 4.4 Myyntilaskujen perustiedot............................. 84 4.5 Laskun muodostaminen................................ 85 4.5.1 Käteismyynti.................................. 87 4.5.2 Verkkokauppa................................. 88 4.5.3 Tilausperusteinen myynti........................ 89 4.5.4 Sopimusperusteinen myynti...................... 89 4.5.5 Projektiperusteinen myynti....................... 90 4.5.6 Prosessi- tai aikaperusteinen myynti................ 90 4.5.7 Edelleenveloitukset............................. 91 4.5.8 Manuaalilaskutus.............................. 91 4.6 Laskun lähetys vastaanottajalle.......................... 92 4.6.1 Sähköisen laskunlähetyksen kanavat............... 92 4.6.2 Verkkolaskutuksen monet eri standardit............ 95 4.7 Myyntireskontra...................................... 96 4.8 Perintä.............................................. 97 4.9 Myyntilaskujen arkistointi.............................. 98 4.10 Toimialaesimerkit..................................... 98 4.11 Hyviä käytäntöjä..................................... 100 Matka- ja kululaskut.................................... 101 5.1 Matka- ja kululaskuprosessin määritelmä.................. 101 5.2 Rekistereiden ja perustietojen ylläpito.................... 103 5.3 Matkasuunnitelma................................... 105 5.4 Matka- ja kululaskun laadinta ja hyväksyntä............... 105 5.5 Matkalaskujen maksu ja kirjanpitokäsittely................ 108 6 Sisällys
6 7 8 5.6 Luottokorttiostojen käsittely........................... 109 5.7 Matka- ja kululaskujen arkistointi....................... 110 5.8 Matka- ja kululaskujen raportointi....................... 111 5.9 Liittymät ja ohjaustiedot............................... 112 5.10 Toimialaesimerkit.................................... 114 5.11 Hyviä käytäntöjä..................................... 115 Maksuliikenne ja kassanhallinta.......................... 116 6.1 Maksuliikenteen määritelmä........................... 116 6.2 Uloslähtevä maksuliikenne............................. 118 6.3 Sisääntuleva maksuliikenne............................ 121 6.4 Tiliotteiden käsittely.................................. 121 6.5 Konsernin rahavirtojen hallinta......................... 123 6.6 Kassamyynnin rahavirrat.............................. 123 6.7 Verkkokaupan rahavirrat.............................. 126 6.8 Kassaennusteet...................................... 126 6.9 SEPA ja suoramaksut................................. 127 6.10 Toimialaesimerkit.................................... 128 6.11 Hyviä käytäntöjä..................................... 129 Käyttöomaisuuskirjanpito............................... 130 7.1 Käyttöomaisuuskirjanpidon määritelmä ja prosessi.......... 130 7.2 Toimialaesimerkit.................................... 133 Palkanlaskenta......................................... 135 8.1 Palkanlaskentaprosessin määritelmä...................... 136 8.2 Palkanlaskentaprosessin vaiheet......................... 138 8.2.1 Työaika- ja palkkatieto-aineiston kerääminen....... 138 8.2.2 Työaikatapahtumien tulkinta.................... 139 8.2.3 Palkanlaskenta............................... 140 8.2.4 Raportointi.................................. 140 8.3 Henkilö- ja työsuhdetietojen ylläpito..................... 142 8.4 Digitaalisen palkanlaskentaprosessin järjestelmät........... 144 8.5 Toimialaesimerkit.................................... 148 8.6 Hyviä käytäntöjä..................................... 149 Sisällys 7
9 10 11 12 Pääkirjanpito........................................... 150 9.1 Pääkirjanpidon määritelmä............................. 150 9.2 Kirjanpidon perustiedot............................... 153 9.3 Tilikartan ja seurantakohteiden suunnittelun lähtökohdat.... 155 9.4 Pääkirjanpidon tositteiden automatisointi................. 159 9.5 Tilien täsmäytys..................................... 161 9.6 Kauden katkon toimenpiteet........................... 164 9.7 Kansainvälisen raportoinnin tarpeet pääkirjanpidolle........ 166 9.8 Konsernikonsolidointi................................ 167 9.9 Toimialaesimerkit.................................... 169 9.10 Hyviä käytäntöjä..................................... 170 Raportointi............................................. 171 10.1 Raportoinnin merkitys kasvaa jatkuvasti.................. 171 10.2 Ulkoinen raportointi................................. 173 10.3 Sisäinen raportointi / johdon raportointi.................. 176 10.3.1 Talousohjauksen raportointi..................... 177 10.3.2 Budjetointi ja ennustaminen.................... 180 10.3.3 Liiketoimintatiedon hallinta ja analysointi......... 181 10.4 Raportoinnin tietolähteet.............................. 182 10.4.1 Big Data.................................... 182 10.5 Raportointiteknologioiden ja järjestelmien kehittyminen..... 183 10.6 Raporttien jakelu.................................... 184 10.7 Hyviä käytäntöjä..................................... 187 Kontrollit.............................................. 188 11.1 Yrityksen sisäiset kontrollit............................. 188 11.2 Yleiset kontrollit..................................... 190 11.3 Prosessikohtaiset kontrollit............................. 192 11.3.1 Ostolaskujen käsittely ja maksatus................ 192 11.3.2 Matkalaskujen käsittely ja maksatus............... 195 11.3.3 Myyntilaskut................................. 197 11.3.4 Maksuliikenne ja kassanhallinta.................. 198 11.3.5 Pääkirjanpito................................. 199 Sähköinen arkistointi.................................... 200 8 Sisällys
13 14 Taloushallinnon johtaminen ja organisointi............... 204 13.1 Taloushallinnon johtaminen........................... 204 13.2 Taloushallinnon organisointi digitaalisuuden näkökulmasta... 209 13.2.1 Taloushallinnon organisoinnin trendejä............ 209 13.2.2 Hajautetut toiminnot.......................... 210 13.2.3 Keskitetyt toiminnot ja talouspalvelukeskukset...... 211 13.2.4 Ulkoistaminen............................... 214 Taloushallinnon kehittäminen............................ 219 14.1 Siirtyminen digitaalisiin prosesseihin..................... 219 14.2 Suunnitteluvaihe.................................... 221 14.2.1 Kehitystarpeiden analysointi ja hankearviointi...... 221 14.2.2 Nykytilan analyysi............................. 221 14.2.3 Tavoitetilan suunnittelu........................ 222 14.3 Toteutusvaihe....................................... 223 14.3.1 Hankittavan järjestelmän tai palvelun valinta....... 223 14.3.2 Projektin käynnistäminen....................... 224 14.3.3 Käyttöönottovaihe............................ 226 Lähteet................................................ 229 Hakemisto.............................................. 231 Sisällys 9