Leonardo-projektin talous & yhteisten toimintatapojen luominen Case: Kainuun ammattiopisto Sirkka Karjalainen, kehityskoordinaattori Risto Virkkunen, kansainvälisyyspäällikkö Transfer of Pan European Greenkeeping education standards into practise by e-learning - Green-e Toteutusaika: 1.10.2009-29.2.2012, normaalin 2-vuotisjakson päälle haettiin lisäaikaa hankkeen tavoitteiden kannalta oleellisen, helmikuussa 12 järjestetyn tapahtuman vuoksi. Kustannusarvio 254 655 Hankkeen teema: Green-e Kainuun ammattiopiston hallinnoima hanke, jonka tarkoituksena oli löytää yhteisiä eurooppalaisia toimintamalleja golf- ja urheilunurmialojen opetukseen ja testata verkko-oppimisen mahdollisuuksia opetuksessa kansainvälisesti. Green-e Kuka lienee sanonut, mutta totta joka sana Partnerit: Oppilaitospartnerit ovat Skotlannista, Liettuasta ja Tsekin tasavallasta. Lisäksi mukana on Euroopan golfkentänhoitajien yhdistys (Federation of European Golf Greenkeepers Associations FEGGA) = 4 maata, viisi toimijaa Hanketoimijat: Substanssin projektipäällikkö Pirjo Hotti, hallinnollinen projektipäällikkö Risto Virkkunen, hanketuki Sirkka Karjalainen, sisällön tuotannossa IT-asiantuntija Miikka Lippojoki Hyvin toteutettu hanke muodostuu sisällöllisten tavoitteiden saavuttamisesta, jota hankehallinnolliset toimet ovat onnistuneesti tukeneet
Hankkeen vahvuudet ja hyvät Hankkeen vahvuudet ja hyvät Jokaisella partnerilla tietyt nimetyt henkilöt niin substanssi- kuin hallintoasioihin. Säännölliset Adobe-kokoukset, joissa aina mukana myös hankehallinnon edustajat Kokouksista pöytäkirjat ja kokoukset nauhoitettiin Yhteinen alusta, Sharepoint, asiakirjojen yms. säilytykseen. Sharepoint yksi vaihtoehto, ei välttämättä paras, muiden joukossa. ICT-asiantuntijoiden mukanaolo Hankkeen vahvuudet ja hyvät Koordinaattorilla vahva substanssiosaaminen ja selkeä visio siitä, mitä hankkeessa tehdään Koordinaattorilla riittävät resurssit toimia tehtävässään Vastuiden ja tehtävien jako partnereiden kesken, mutta seuranta niiden toteutumisesta koordinaattorilla Koordinaattorilla rohkeus puuttua hankkeen aikana ilmenneisiin ongelmiin Face to face kokoukset sovittu hyvin ajoin Kokouksissa selkeä agenda. Sekä substanssia että hallintoa. Kokouksiin kutsuttiin mukaan myös työelämän edustajia kuulemaan hankkeen etenemisestä Samoin tutustumista alan yrityksiin yms.
Hankkeen vahvuudet ja hyvät Taloushallinnon järjestelyt (ml. kulujen tiliöinti vs. LdV-kululuokat) Hankkeen tulosten levitys helppoa, sillä mukana yksi alan tärkeimmistä yhdistyksistä Euroopassa Tärkein levitystapahtuma FEGGA:n seminaari Hankkeen aikana tehty vertaisarviointi CIMOn tuki hankkeelle, aina voi kysyä ja aina saa vastauksen Tapahtumia raportointikausilla (4 kk) vähän, samoin kululuokkia, ei sinänsä ongelmia jos TOI heti käytössä, olisi myös ohjannut nopeammin oikeisiin kululuokkiin other cost <-> indirect cost, näiden välillä eniten tulkintavaikeutta Tal.raportit 4 kk:n välein, pysyi näpeissä Talouden työkalut Hankehallinnointi perustuu KAOn kehittämisen tukipalvelujärjestelmään, jota sovellettu myös tässä hankkeessa, otettu käyttöön vain tarpeelliset osat (mm ams) Miten ohjeistatte partnereita (talousasioissa) Kustannustenseuranta - budget per Categori Saatiin koko ajan vertailutietoa myös suhteessa käytettyyn aikaan/tot.kustannukset: jos toteumassa epäsuhtaa, tarkistettiin, mistä johtuu Käsiteltiin myös f-to-f -kokouksissa toimi tsekkaustietona TOI:ta täytettäessä (summien täsmäys) Travel cost lomake - hankala täyttää, mutta tal.raportin pohja-aineistona todella hyvä: travel ja subsictense-kulujen erottaminen Hannelen diaesitys hyvä pohja administration-diat, siinä varsinkin to-be-done f-to-f Sähköpostit vierihoitomenetelmällä eli sitä mukaa kun hanke eteni hallinnollisesti Viittaukset aina Handbookiin
Työnjako omassa organisaatiossa talouden osalta (ml. partnerit) Yhteistyö partnereiden kanssa (ml. tuki partnereille, online-kokousten hyödyntäminen hanketyössä jne.) Kun hallinnon vastapelurit partnereilta selvät, hanketuki pääasiassa hoiti talouteen liittyvät asiat Hanketuki toi kuitenkin oleelliset asiat sisäisiin hankekokouksiin jo seurannankin vuoksi Jos epävarmoja tulkinta-asioita, pohdittiin yhdessä ja viimelopussa kysyttiin Hannelelta Kts. Edellä kohta ohjeistus partnereille esitäytetyt tal.raportit -> sähköpostilla tarkistus ennen lopullista kaikki partnereiden ongelmat/kysymykset aidosti mietintään ja pyrkimys kaikille hyvään ratkaisuun. Mm. tulkinnat, voiko jotain kustannusta osoittaa hankkeella ja/tai mihin kululuokkaan Tietojen kerääminen partnereilta & palautteen antaminen partnereille Muuta opittua aiemmasta hankkeesta mitä tekisitte nyt toisin? Kts. Myös Edellä Talousraportit 4 kk:n välein F-to-f kokoukset On line kokoukset Koordinaattorin ja partnereiden laajat verkostot Sähköpostit Yhteinen alusta Sharepointissa Oma www-sivu, julkaisut yms tietysti puhelin Kruununa Fegga-konferenssi Nettisivujen teko kannattaa aloittaa heti Jos mukana ulkoinen arvioija, niin hänet mukaan hankkeeseen heti hankkeen alussa Tal.hallinnossa; Hanketuki mukaan jossain määrin jo suunnitteluvaiheessa jos TOI 2010 Financial Report heti käytössä, rahoittajan edellyttämä lopputulema tiedossa ja ohjaa paremmin toimintatapaa Uudessa hankkeessa parannetaan administration -diojen rakenne
Rahoittajan asiakirjoista hakemuksen ja raporttien otsikointi ja viittausnumerot yms tulisi olla samasta asiasta samat kaikissa asiakirjoissa (ehkä jo ovatkin) Tieto, mitä kysytään ja/tai lomakkeet, joilla raportoidaan (esim. TOI), tulee olla käytettävissä mieluummin jo heti hankkeen alkaessa, koska ne ohjaavat hankehallinnoinnin tiedonkeruuta. Jälkikeruu on hankalaa