Toiminnantarkastus, miten se tehdään? Taloyhtiötapahtuma 6.4.2016, Messukeskus Juho Järvinen Talous- ja veroasiantuntija Suomen Kiinteistöliitto
Tutkimus- ja kehityspalvelut Kiinteistöliitossa 2
T&K-palvelut Kiinteistöliitossa Kiinteistöalan käytänteiden ja hyvän kiinteistönpitotavan edistäminen Hankkeita noin 20 kpl vuosittain / T&K-Ohjelma 2015 2018 Kiinteistötalous (asumismenot, hoitokulut, talousarvio-ohje, Indeksitalo), verotus, tarkastustoimet, vakuuttaminen Talous- ja veroneuvonta (ma - to klo 13 16) Veroasioiden toimikunta Korjausrakentaminen Barometri kaksi kertaa vuodessa Kehittämishankkeet Korjausrakentamistoimikunta Vuonna 2016: Korjausrakentamisen neuvonta (Ostopalveluna/ Talokeskus Yhtiöt: ma ja pe, klo 12-15) Energia Energiatehokkuus, korjausrakentamisen määräykset Kehittämishankkeet Energianeuvonta jäsenille Jäteasiat (Jätealan strateginen yhteistyöryhmä) Tekijät: Jari Virta, Petri Pylsy, Jukka Kero, Juho Järvinen (+ostopalveluna talous- ja veroneuvontaa jäsenille: Tapio Tikkanen)
Asunto-osakeyhtiöiden suunnitelmallinen kiinteistönpito (KIPI) KIPI-kortit, Taloyhtio.net - palvelussa: http://www.taloyhtio.net/kiinteistonpito/ 4
TOIMINNANTARKASTUKSEN JA TILINTARKASTUKSEN EROT? 5
Tilintarkastus toiminnantarkastus: erot Toiminnantarkastaja Ei ammatillisia kelpoisuusvaatimuksia Ei edellytetä laskentatoimen ja tilintarkastuksen opintoja, kokemusta ja tilintarkastustutkintoa Tilintarkastuksesta laajat ja yksityiskohtaiset kansainväliset normit ->Ei toiminnantarkastuksessa
Tilintarkastus toiminnantarkastus: erot Toiminnantarkastus palvelee ensisijaisesti osakkaiden tiedontarpeita Toiminnantarkastajaa ei ilmoiteta kaupparekisteriin Toiminnantarkastus poikkeaa yleispiirteisyytensä vuoksi yksityiskohtaisesti määritellystä tilintarkastuksesta Molempien suorittama tarkastus laillisuustarkastusta ei arvioi tarkoituksenmukaisuuskysymyksiä
TOIMINNANTARKASTUKSEN SUORITTAMINEN 8
Toiminnantarkastuksen sisältö Yleisluonteinen Arvioi hallinnon järjestämisen ja sekä kirjanpidon ja tilinpäätöksen yleistä asianmukaisuutta Laillisuustarkastusta Onko toimittu asunto-osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen ja kirjanpitolain mukaan Yhtiön talouden ja hallinnon tarkastusta yhtiön toiminnan laadun ja laajuuden kannalta ja osakkeenomistajien kannalta riittävällä tavalla Lähtökohtaisesti vuositarkastusta
Toiminnantarkastuksen sisältö Hallinnon tarkastus esim. Johdon palkkiot ja etuudet yhtiökokouksen hyväksymien periaatteiden mukaisia Onko seuraavat toimet järjestetty hyväksyttävällä tavalla: kiinteistöhuollon ohjaus ja seuranta, maksuvalmiuden seuranta, vastikkeiden ja maksujen perintä, kirjanpito, varainhoito, vakuutukset, osakeluettelo, remonttirekisteri yms. Yhdenvertaisuuden toteutuminen autopaikkojen ja muiden tilojen käyttöoikeuksien jaossa ja yhtiön kunnossapitotöissä
Toiminnantarkastuksen sisältö Kirjanpito ja tilinpäätös esim: Kirjanpidossa tulot, menot ja rahoituserät kuuluvat yhtiölle ja voidaan olettaa, että ne on merkitty kirjanpitoon Tuotot, kulut, varat, pääoma, velat ja yhtiön antamat vakuudet ilmenevät olennaisilta osin tilinpäätöksestä Jaksotusten ja kohdentamisen osalta olennaisimmat tuotto- ja kuluerät: vastikkeet, lämmitys, kiinteistövero, huoltotoiminnan ja isännöinnin kustannukset Kirjanpidon ja tilinpäätöksen yhteys
Toimintakertomuksen tarkastus Toimintakertomuksen tiedot (AOYL 10 luku 5-7 :t) Onko toimintakertomuksessa lain edellyttämät tiedot ja tiedot vastaavat olennaisilta osin tehtyjä tarkastushavaintoja Yhtiövastikkeen käyttö, jos eri perusteita Tiedot kiinnityksistä, missä panttikirjat ovat Talousarvion toteutuminen, tiedot olennaisista tapahtumista, selvitys olennaisista poikkeamista Olennaiset tiedot tilikauden päättymisen jälkeen Arvio tulevasta kehityksestä yms.
Esimerkkejä hallinnon tarkastuksesta Tarkista yhtiökokouksen pöytäkirjasta, että sinut on valittu toiminnantarkastajaksi! Perehdy yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjoihin Onko päätetyt yhtiöjärjestysmuutokset toimitettu rekisteriin ja rekisteröity? Onko johdon ja tilintarkastajan henkilövaihdokset rekisteröity? Tutustu yhtiön keskeisimpiin sopimuksiin Voimassaolo, ehdot ja ehtojen noudattaminen Isännöinti, huoltosopimukset, vuokrasopimukset
Esimerkkejä hallinnon tarkastuksesta Yhdenvertaisuuden toteutuminen, esim. autopaikat Yhtiössä on nykytilannetta vastaava kattava täysarvovakuutus vakuutuskirja Tarvittaessa talkoovakuutus Onko vakuutuskorvaukset haettu ja saatu? Osakeluettelo on olemassa ja muutokset rekisteröity ja käsitelty hallituksen kokouksessa Kunnossapito- ja muutostyörekisteri on olemassa ja merkinnät tehty Onko osakkaiden remontit valvottu Kunnossapitotarveselvitys on laadittu ja esitetty yhtiökokoukselle
Esimerkkejä hallinnon tarkastuksesta Hallituksen kokoukset Onko kokousmenettelyt lain ja yhtiöjärjestyksen mukaisia Pöytäkirjat on laadittu ja allekirjoitettu Tehdyt päätökset laillisia? Toimivalta? Päätökset on laitettu täytäntöön
Tarkastettavia asiakirjoja Yhtiöjärjestys Kaupparekisteriote Yhtiökokouspöytäkirjat Hallituksen kokouspöytäkirjat Pankin saldotodistukset (lainat ja tilit) Tasekirja (toimintakertomus ja tilinpäätös) Tositeaineistot Päivä- ja pääkirja Sopimukset
TOIMINNANTARKASTUSKERTOMUS 17
Toiminnantarkastuskertomus Otsikoitu, päivätty, allekirjoitettu, yksilöity kohteena oleva tilinpäätös Tilintarkastaja ja toiminnantarkastaja antavat eri kertomuksen Tulee luovuttaa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta Velvoite pitää nähtävänä 2 viikkoa ennen yhtiökokousta Esitettävä yhtiökokouksessa
Toiminnantarkastuskertomus Lausunto siitä sisältääkö: tilinpäätös olennaisilta osin yhtiön tuotot, kulut, varat, oman pääoman, velat ja yhtiön antamat vakuudet toimintakertomus olennaisilta osin AOYL 5-7 :ssä tarkoitetut tiedot Huomautettava kertomuksessa, jos yhtiön johto on: syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yhtiötä kohtaan rikkonut lakia tai yhtiöjärjestystä Huomautuksen merkityksen arviointi yhtiökokouksessa
Ei lausuntoa / ehdollinen lausunto Jos toiminnantarkastaja ei voi antaa lausuntoa, toiminnantarkastajan on ilmoitettava tästä toiminnantarkastuskertomuksessa Esim. ei ole voinut suorittaa tarkastusta riittävässä laajuudessa, koska ei ole saanut tutustua yhtiön asiakirjoihin Ehdollinen lausunto: puhdasta puoltavaa lausuntoa ei voida antaa, mutta rajoittavat tekijät eivät ole niin merkittäviä, että ne edellyttäisivät kokonaan kielteisen lausunnon antamista
Kielteinen lausunto Silloin kun ehdollinen lausunto ei riittävällä tavalla tuo esiin tilinpäätöksen tai toimintakertomuksen harhaanjohtavuutta tai puutteellisuutta Toiminnantarkastajan tulee huomauttaa kertomuksessaan, jos tarkastuksessa on ilmennyt, että hallitus, hallituksen jäsen tai isännöitsijä on syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus Kynnys korkea Seurauksena saattaa olla vahingonkorvausvaatimuksen esittäminen johtohenkilöitä vastaan
Keskustelua ja kysymyksiä? Kiitos! Juho Järvinen juho.jarvinen@kiinteistoliitto.fi P. 040-1347236 22
Kiinteistöliitto verkossa Kiinteistoliitto.fi Kiinteistöliitto, Taloyhtio.net @Kiinteistoala 23
Kiinteistöliitto osakkaana ja mukana 24